Transcript Instrukcja USOS Stypendia wersja 24.04.2015 by Marek Opacki 1. Okresy stypendialne Formularz okresów stypendialnych, dostępny jest z menu: Stypendia -> Dziekanat -> Stypendia w dziekanacie.

Instrukcja USOS
Stypendia
wersja 24.04.2015
by Marek Opacki
1. Okresy stypendialne
Formularz okresów stypendialnych, dostępny jest z menu: Stypendia -> Dziekanat -> Stypendia w
dziekanacie. W najwyższej tabeli dostępne są wszystkie aktualnie dodane okresy stypendialne
zawężone do jednostki wybranej z listy powyżej. Dodanie nowego okresu odbywa się standardowo po
wciśnięciu klawisza F6 lub ikony z plusem. Wymagane dane to nazwa okresu, zwyczajowo jest to
nazwa miesiąca, następnie numer miesiąca i roku oraz kod jednostki.
1.1 Okresy stypendialne – typy stypendiów
Okres stypendialny zawiera w sobie przynajmniej jeden typ stypendium umieszczony pod tabelą
okresów. Aktualnie dostępne typy odzwierciedlają fundusze, z których stypendia są wypłacane, przy
czym Fundusz Pomocy Materialnej został podzielony na przeznaczony dla studentów i doktorantów.
Typy dodajmy wybierając je z listy rozwijalnej. Każdy typ można niezależnie zatwierdzać, zamykać,
archiwizować i blokować za pomocą znajdujących się po prawej stronie pól przeznaczonych do
zaznaczania.
1.2 Okresy stypendialne – stypendia
Po wybraniu któregoś typu stypendium poniżej, na zakładce Stypendia, dostępna jest lista
stypendiów opłacanych z danego funduszu. Nowe stypendia dodaje się wybierając je z listy
rozwijalnej. Poniżej tabeli widoczny jest opis stypendium oraz pola umożliwiające określenie sposobu
zaokrąglania. W kolumnie Przyznano podawana jest łączna suma przyznanych stypendiów. Przyciski
po prawej stronie pozwalają przejść do kolejnych formularzy.
1.3 Okresy stypendialne – potrącenia
Po wybraniu któregoś typu stypendium poniżej, na zakładce Potrącenia, dostępna jest
lista potrąceń na konkretne stypendia. Potrącenia wybierane są z listy rozwijalnej. Po
wciśnięciu przycisku Potrącenia, otworzy się formularz z listą osób, w którym wpisuje
się ręcznie wysokości potrąceń. Wartości te powinny być ujemne oraz dla każdej osoby
powinno być zaznaczone pole Przelew.
1.4 Okresy stypendialne – przepisywanie
Po zdefiniowaniu pierwszego okresu stypendialnego, kolejne można kopiować za
pomocą automatycznego mechanizmu. Po prawej stronie znajduje się przycisk
Przepisz okres, po wciśnięciu którego otwiera się nowe okno dialogowe. W szarym
polu opisany jest wybrany okres do skopiowania, zaś w białych polach propozycja opisu
nowego okresu. Po wciśnięciu przycisku Zastosuj otworzy się jeszcze jedno okno
dialogowe z ustawieniami kopiowania. Zaznaczamy opcję Przepisz cały okres,
konieczne może się okazać zaznaczenie opcji Przepisz również nieuprawnionych
oraz Przepisz również dodatkowe listy.
2. Stypendia oparte o średnie dochody
Stypendia socjalne oraz na wyżywienie, zarówno dla studentów jak i doktorantów,
oparte są o średnie dochody na jednego członka rodziny. Dane te wprowadzane są za
pomocą formularza wywoływanego z menu Stypendia -> Dziekanat -> Średnie
dochody. Dla wybranych studentów wpisujemy dane ze złożonych deklaracji. Średni
dochód powinien dotyczyć jednego członka rodziny miesięcznie.
2.1 Stypendia oparte o średnie dochody
- definiowanie progów
Po wprowadzeniu danych o średnich dochodach konieczne jest zdefiniowanie progów
określających wysokość przyznanego stypendium. W formularzu okresów
stypendialnych wybieramy odpowiednie stypendium i wciskamy przycisk Def. Progów
styp. W kolejnych wierszach podawane są wysokości progów, a więc maksymalna
wysokość średniego dochodu oraz odpowiadające im kwoty stypendium.
2.2 Stypendia oparte o średnie dochody
- algorytm stypendialny
Po zdefiniowaniu progów można przystąpić do wyliczenia stypendiów. W tym celu z formularza
okresów stypendialnych przechodzimy do nowego okna za pomocą przycisku Algorytmy styp.
Sprawdzamy czy zaznaczona jest opcja Algorytm progowy, a następnie na zakładce Parametry i
statystyki odznaczamy opcję Czy system podań oraz podajemy odpowiednią wartość w polu Ile
miesięcy. Po wciśnięciu przycisku Oblicz otrzymujemy statystyki podsumowujące przyznanych
stypendiów, zaś na zakładce Osoby można dokładnie skontrolować wysokości przyznanych kwot.
Wyliczone kwoty wymagają jeszcze zapisania, jeśli nowe dane mają zastąpić dotychczasowe kwoty
konieczne jest zaznaczenia pola Wyczyść aktualnie przyznane stypendia, w przeciwnym
przypadku pole to pozostaje puste, a nowe dane zostaną dodane do już istniejących. Na koniec
należy wcisnąć przycisk Zatwierdź, czynność ta zapisuje wyliczone kwoty.
2.3 Stypendia oparte o średnie dochody
- przyznania
W formularzu okresów stypendialnych dostępny jest jeszcze przycisk Przyznania. Otwiera on nowe
okno, w którym widoczna jest pełna lista osób z przypisanymi stypendiami. Listę tę można dowolnie
modyfikować łącznie z rzeczywistymi kwotami stypendiów. Możliwe jest również ręczne dodawanie
osób do listy. Ważne aby każda osoba miała stypendium wypłacane za pośrednictwem przelewu, w
tym celu konieczne jest zaznaczenie pola Przelew. W celu przepisania wartości obliczonych do
wartości rzeczywistych, po wciśnięciu przycisku Opcje, w nowym oknie dialogowym, wybieramy opcję
Przepisz wartości obliczone na wartości rzeczywiste. Pod przyciskiem Raport dostępna jest lista
osób, którym przyznano stypendium. Listę tę można przefiltrować pod względem programu studiów,
etapu oraz cyklu dydaktycznego.
3. Stypendia oparte o średnią ocen
- rankingi
Stypendia za wyniki w nauce, zarówno dla studentów jak i doktorantów, oparte są o
średnią ocen uzyskaną w zadanym okresie. Dane o średnich pobierane są z wcześniej
przygotowanych rankingów. Edycja rankingów odbywa się w formularzu dostępnym z
menu Rankingi -> Rankingi. Temat ten został szczegółowo opisany w oddzielnej
instrukcji.
3.1 Stypendia oparte o średnią ocen
- definiowanie progów
Z formularza okresów stypendialnych przechodzimy do nowego okna za pomocą przycisku Def.
progów styp. Definiowanie progów odbywa się identycznie jak we wcześniejszym przypadku. Z
Różnica dotyczy wartości progów. Przy stypendiach naukowych jako progi definiujemy kolejne zakresy
procentowe obejmujące poszczególne grupy stypendialne. Aktualnie trzy grupy obejmują 6%, 9% i
15% studentów, a więc narastająco progi będą miały wartości 6, 15 i 30. Dla każdego progu podajemy
odpowiednią wartość kwoty.
3.2 Stypendia oparte o średnią ocen
- algorytm stypendialny
Z formularza okresów stypendialnych przechodzimy do nowego okna za pomocą przycisku Algorytm
styp. Prawidłowe skonfigurowanie wymaga wybrania opcji Algorytm progowy, jako typ wybieramy
Progi procentowe, wpisujemy minimalną średnią (aktualnie 3,9) oraz kod aktualnego cyklu
dydaktycznego. Ostatni parametr jest kodem cyklu, na którym student aktualnie studiuje i na którym
ma otrzymywać wyliczane stypendium. Na zakładce Parametry i statystyki dostępna jest opcja
Wyczyść aktualnie przyznane stypendia, zaznaczenie tej opcji usunie dotychczasowe wyliczenia
stypendium. Pozostawienie pola pustego dołączy nowe wyliczenia do już istniejących.
3.3 Stypendia oparte o średnią ocen
- algorytm stypendialny cd.
Na zakładce Osoby, tego samego formularza konieczne jest wybranie, wcześniej przygotowanego,
rankingu. Po wciśnięciu przycisku Oblicz osobom z listy zostaną przydzielone stypendia zgodnie z
wprowadzonymi progami. Osoby, które nie otrzymają stypendium mimo wysokiej średniej,
prawdopodobnie nie spełniają warunków. Wciśnięcie przycisku Zatwierdź powoduje zapisanie
wyliczonych wartości.
Wyliczone stypendia wymagają jeszcze przepisania do wartości rzeczywistych w formularzu
Przyznania. Operacja dokładnie opisana w punkcie 2.3.
4. Stypendia wprowadzane ręcznie
Stypendia mieszkaniowe, specjalne, sportowe, zapomogi oraz zagraniczne i ministerskie
przyznawane są ręcznie i nie ma możliwości zautomatyzowania tego mechanizmu. W przypadku tych
stypendiów nie działa przycisk Algorytmy styp. W formularzu Przyznania ręcznie wprowadza się
konkretnych studentów, wybiera program studiów, których dane stypendium dotyczy oraz wprowadza
odpowiednią wartość rzeczywistą. Konieczne jest również zaznaczenie opcji Przelew.
5. Decyzje stypendialne
Przegląd wszystkich aktualnie przypisanych studentowi stypendiów można obejrzeć w formularzu dostępnym z menu Stypendia ->
Dziekanat -> Stypendia studenta w cyklu. W celu uzyskania listy konkretnych stypendiów konieczne jest ustawienie zakresu
miesięcy, czyli pierwszy i ostatni okres stypendialny, odpowiedni typ stypendium oraz jednostkę. Wciśnięcie przycisku Decyzje pozwala
wydrukować pozytywną lub negatywną decyzję przyznania danego stypendium.
W celu prawidłowego wydrukowania decyzji stypendialnych konieczne jest ograniczenie listy studentów za pomocą Filtruj po etapach,
z podaniem konkretnego programu, etapu i cyklu. Dodatkowo istnieje możliwość wyboru dowolnych uzasadnień poprzez ich
zaznaczenie. Domyślnie zaznaczone są uzasadnienia aktualnie wybranego stypendium. Zaznaczenie innych uzasadnień pozwoli na
drukowanie decyzji dotyczących większej liczby stypendiów. Wszystkie uzasadnienia mogą być ręcznie modyfikowane, zaś słowa
zaczynające się od &p_ zostaną automatycznie zastąpione przez system odpowiednimi wartościami.
5.1 Decyzje stypendialne
Przed wydrukiem decyzji konieczne jest wskazanie stypendiów, których decyzja ma
dotyczyć. Maksymalnie można wybrać cztery stypendia. W przypadku decyzji
pozytywnej, wygenerowana zostanie lista osób, którym przyznano przynajmniej jedno z
wybranych stypendiów, zaś w przypadku decyzji negatywnej, wygenerowana zostanie
decyzja dla aktualnego studenta z wszystkimi wybranymi stypendiami.
5.2 Decyzje stypendialne
W przypadku obu raportów, pozytywnego i negatywnego, dostępne są opcje dotyczące
automatycznie zastępowanych parametrów.
W celu parametrów dotyczących średniej konieczne jest podanie wartości minimalnej
średniej oraz wskazać ranking, z którego średnie będą pobierane.
Wyliczenie dochodu wymaga podania roku, którego średni dochód dotyczy.
6.1 Stypendia zaległe
W przypadku, gdy w kolejnych okresach rozliczeniowych pojawi się konieczność dodania zaległego
stypendium należy postępować w następujący sposób. W aktualnym miesiącu należy przyznać
studentowi stypendium, a następnie dodać w kolumnie Zaległe wartość stypendium za wcześniejsze
niewypłacone miesiące.
Konieczne jest również uzupełnienie wcześniejszych miesięcy. W tym celu konieczne jest w pierwszej
kolejności otwarcie takiego miesiąca odznaczając pole Zamk. W odpowiednim typie stypendium.
6.2 Stypendia zaległe
Następnie przechodzimy do przyznań stypendiów i przełączamy się na listę numer 1.
Poniżej w Przyznaniach, dodajemy osoby z zaległymi stypendiami, określamy prawidłowy program i kwotę zaległego stypendium, a
następnie zaznaczamy pole Niewypłacone i odznaczamy pole Przelew.
Po dodaniu wszystkich osób wracamy do wcześniejszego formularza i ponownie zamykamy okres stypendialny przetwarzanego typu
stypendium.
Dzięki powyższym czynnościom nie zmienią się listy przelewowe, a tak dodane stypendia nie będą wykazywane w żadnych
zestawieniach ani nie będą kopiowane do kolejnych okresów. Będą za to wykazywane podczas eksportu danych do systemu POL-on,
dzięki czemu znajdzie się tam faktyczny stan otrzymywania stypendiów w poszczególnych miesiącach.