Cesty v.3 Cestovní náhrady, knihy jízd Ing. Radek Kedruš Tel.:577 212 800 E-mail: [email protected] • Softwarová aplikace CESTY je určena všem, kteří potřebují – – – – – – – evidovat firemní autopark.
Download ReportTranscript Cesty v.3 Cestovní náhrady, knihy jízd Ing. Radek Kedruš Tel.:577 212 800 E-mail: [email protected] • Softwarová aplikace CESTY je určena všem, kteří potřebují – – – – – – – evidovat firemní autopark.
Cesty v.3 Cestovní náhrady, knihy jízd Ing. Radek Kedruš Tel.:577 212 800 E-mail: [email protected] • Softwarová aplikace CESTY je určena všem, kteří potřebují – – – – – – – evidovat firemní autopark a jeho stav (vč. servisu) vést knihy jízd sledovat a plánovat náklady na firemní autopark plánovat a optimalizovat obsazenost fir.autoparku plánovat a evidovat pracovní cesty počítat a vyplácet cestovní náhrady (vč.soukromých vozidel) vytvářet přiznání k silniční dani. • Aplikace vyniká – přehledným a úplným seznamem všech nezbytných evidencí – jednoduchým a intuitivním ovládání – výstupem sestav, dokumentů, přehledů nejen na tiskárnu, ale i do výstupních souborů XLS (Microsoft Excel), libovolně přenositelných souborů PDF (Acrobat Leader), či jednoduchých textových (CSV,TXT ) souborů. Firemní autopark Pracovníci evidence vozidel, knihy jízd, nákupy PHM, evidence a plánování servisu vozidel Evidence pracovníků a soukromých vozidel Výkaz prací Evidence cest výpočet a vyúčtování cestovních náhrad, vyčíslení nákladů Provedené práce na prac.cestách, fakturační podklady Plánování cest Číselníky Plánování cest, tvorba cestovních příkazů, hlídání dostupnosti vozidel na daný termín, rezervace vozidel - Databáze tras, okruhů -Státy (světové měny, kurzy) - Sazby stravného (zahr. sazby) - Prům.ceny PHM - Základní sazby (amortizace) Tiskové sestavy CESTY v.3 -Výstupní sestavy -Exportní soubory -On-line stažení kurů ČNB Lokální nebo síťová tiskárna Acrobat Reader Výstupní soubory ve formátu PDF MS Excel Internet Explorer Automatické připojení na stránky ČNB a stažení aktuálních kurzů zahraničních měn Výstupní soubory ve formátu XLS Export do jiných aplikací (např. Perm ver.3) (Nákup PHM, Servisní kniha) (dle požadavků uživatele) - kontrola úplnosti knihy jízd - možnost generování knih jízd - kontrola nákupů PHM a knihy jízd - hlídání platností STK - plánování servisních akcí - přehledy vytíženosti vozidel - přehledy nákladů na vozidla ( Základní údaje, Technické údaje, Výbava vozidla) - možnost evidence i jiným kódem mimo SPZ (vozidla u prodejců v autosalónech) - zařazení vozidel do různých kategorií (dle způsobu používání vozidla) - nezbytné údaje pro automatický výpočet silniční daně - nezbytné údaje pro servisního technika - údaje o výbavě vozu (např. pro inzerát při prodeji vozidla) - ukládání fotografií do databáze (např. poškození vozidla, z havárie apod.) - ukládání skenovaných dokumentů (technický průkaz vozidla, dokumenty pojišťovny apod) - ukládání textových dokumentů (MS Word, např. o hmotné odpovědnosti) - další různé dokumenty ( faktury o nákupu, výkazy prací ze servisu apod) (možnost využití generátoru záznamů) - plánování pracovníků a vozidel - tvorba cestovních příkazů - automatická tvorba cestovních výkazů Znázornění plánu v měsíci Plán cest vybraného firemního vozu v daném období Měsíční plán cest Místo pro poznámky pracovníka v průběhu pracovní cesty Podpisy zodpovědných pracovníků pro nařízení a schválení pracovní cesty • • Část „Autodoprava“ softwarové aplikace CESTY umožňuje – evidovat jednotlivé akce týkající se autodopravy (přeprava zboží, odtahová služba, přeprava osob apod.) – je zaměřená na evidenci konkrétních vozidel (nákladní vozidla, tahače, návěsy, dodávky, autobusy atd.) a jimi realizovaných cest – umožňuje na základě evidence (cena přepravy, nákupy PHM, ostatní náklady, kalkulované náklady na řidiče a vozidlo) ekonomicky vyhodnotit danou akci – lze vytvořit finanční přehledy za dané vozidlo, pracovníka, zakázku, středisko (měsíční,roční) – automaticky se plní kniha jízd daného vozidla a kniha nákupů PHM – automaticky se počítá stravné (i zahraniční) – na základě nákupů PHM a stavů nádrže lze určit skutečná spotřeba PHM přepravy. Část „Autodoprava“ – využívá všech potřebných číselníků a evidencí aplikace „Cesty 3“ a je její součástí – pro rok 2012 je bonusovou částí aplikace „Cesty 3“ a nezvyšuje cenu licence – mimo několik standardních sestav se výstupní sestavy se vytvářejí na základě potřeb uživatele (za velmi mírný poplatek), samozřejmě i do formátů XLS (Microsoft Excel), a PDF (Acrobat Leader), či jednoduchých textových (CSV,TXT ) souborů. Základní údaje, Časová údaje, stravné, Cena přepravy, Ostatní náklady, Zálohy - evidence stavu a nákupů PHM - evidence tachografu - kalkulované náklady aj. (strávený čas dle států) (vypočtené stravné za jednotlivé dny, možnost poskytnutí kapesného) (ceny přepravy dle partnerů-firem, datumy vykládky/nakládky) (evidence např. parkovné, mýtné apod.) (nákupy PHM v průběhu cesty) Zahájení a ukončení cesty - místo zahájení (sídlo firmy, bydliště pracovníka) - datum a čas zahájení - datum a čas ukončení cesty jízda tam Cíl cesty - místo určení (sídlo firmy partnera) jízda zpět - automatická generace jízd (využití databáze partnerů a tras) - kopie cesty pro spolujezdce - automatické výpočty (stravné, krácení stravného, náhrady při použití vlastního vozidla) - automatický zápis do knihy (při použití firemního vozidla) 1.den Zahájení a ukončení cesty - místo zahájení (sídlo firmy, bydliště pracovníka) - datum a čas zahájení - datum a čas ukončení cesty 3.den Cíl cesty 1. - místo určení (sídlo firmy partnera 1) Cíl cesty 2. - místo určení (sídlo firmy partnera 2) - editace jednotlivých jízd (datum a čas výjezdu a dojezdu) - evidence poskytnutých záloh - evidence nákladů na ubytování - evidence ostatních nákladů (parkovné, jízdné MHD apod.) - kombinace různých způsobů dopravy (AUV, AUS, VLAK, BUS atd.) 2.den Zahájení a ukončení cesty - místo zahájení (sídlo firmy, bydliště pracovníka) - datum a čas zahájení - datum a čas ukončení cesty zahraniční část cesty vnitrostátní část cesty Hraniční přechod - datum a čas přejezdu hranice Cíl cesty v zahraničí - místo určení (sídlo firmy partnera) - editace jednotlivých jízd (datum a čas výjezdu, přejezdu hranic a dojezdu) - evidence poskytnutých záloh (v různých měnách), vratky záloh (v různých měnách) - evidence ostatních nákladů (v různých měnách) - evidence denních kurzů měn (automatické stažení z internetu) - přepočty a finální vyúčtování v KČ Vnitrostátní letiště datum a čas odletu Zahájení a ukončení cesty - místo zahájení (sídlo firmy, bydliště pracovníka) - datum a čas zahájení - datum a čas ukončení cesty vnitrostátní část cesty zahraniční část cesty Cíl cesty v zahraničí - místo určení (sídlo firmy partnera) Letiště v zahraničí - datum a čas odletu do ČR zahraniční část cesty vnitrostátní část cesty Hraniční přechod - datum a čas přejezdu hranice Zahájení a ukončení cesty - místo zahájení (sídlo firmy, bydliště pracovníka) - datum a čas zahájení - datum a čas ukončení cesty „AUS“ Cíl cesty v zahraničí - místo určení (sídlo firmy partnera) „AUS“ Letiště v zahraničí (země „A“) - datum a čas odletu do „B“ „BUS“ „LET“ Letiště v zahraničí (země „B“) - datum a čas odletu zpět do „A“ Výstupní sestavy Časové údaje Jednotlivé jízdy z-do Přehled výdajů Přehled náhrad Rozlišení nákladovosti • Výstupní sestavy je možno směřovat buď na připojenou lokání či síťovou tiskárnu nebo nasměrovat do výstupních souborů typu *.pdf (Acrobat Reader) , *.xls (Microsoft Excel) nebo *.csv resp. *.txt (textové soubory) • Vzhled výstupních sestav lze měnit změnou šablony (např. barevný tisk, s logem firmy nebo bez, rozmístění údajů, orámování atd.) • Výstupní soubory (pdf, xls, csv) mají názvy dle daných sestav a lze je ukládat do předem nadefinovaných adresářů (nastavení parametrů aplikace) • „Skenované“, pracovníkem doplněné „Cestovní příkazy“ je možno archivovat v databázi dokumentů • Pro potřeby sledování nákladovosti jsou k dispozici přehledy dle „nákladových středisek“, „zakázek“, „firemních vozů“ ad. • Aplikace nabízí hesly zabezpečený přístup do aplikace (systém hesel je tříúrovňový) : - administrátor (má neomezený přístup do všech částí aplikace, zadává parametry aplikace a přístupová hesla pro ostatní) - vedoucí (má přístup všech částí aplikace a do všech dat jednotlivých pracovníků mimo přístupu do nastavení aplikace a zadávání přístupů - osobní (má přístup do zpracování svých pracovních cest) • Data jsou zpracovávána SQL serverem, což zajišťuje konzistenci dat i při výpadku proudu • Je možno zaktivovat tzv. „aktualizační protokol“, zajistí sledování všech aktivit, které jednotliví uživatele na datech provádějí • Aplikace má i vlastní zálohovací rutinu pro vytváření záložních kopií dat (mimo SQL) • Prvotní zaškolení uživatelů v rozsahu 3 hodin • Automatická aktualizace programu dle platných norem a vyhlášek (minimálně 1x ročně) • Informace o změnách a nových verzích programu, download nových verzí programu na www.kvasar.cz • Telefonické poradenství (hot-line) – práce s programem, legislativní poradenství, metodická pomoc • Zasílání dotazů a připomínek na [email protected] • Servisní a poradenské práce u uživatele i na naší adrese : K Pasekám 3679, 760 01 Zlín