Transcript Разработка корпоративной информационной системы ГУ-ВШЭ Основные принципы и подходы Директор по ИТ Симаков О.В. Москва-2004

Разработка корпоративной
информационной системы ГУ-ВШЭ
Основные принципы и подходы
Директор по ИТ Симаков О.В.
Москва-2004
Студенты и преподаватели ГУ-ВШЭ пользуются
совокупностью информационных ресурсов:
- уникальной библиотекой ГУ-ВШЭ с медиатекой,
- выходом в Интернет,
- электронной подпиской на сотни ведущих зарубежных
научных журналов.
Сегодня в ГУ-ВШЭ учатся 11 тысяч студентов и 300
аспирантов, 5000 слушателей дополнительного
профессионального образования, работают 1200
преподавателей и научных сотрудников, более полутора
тысяч человек обеспечивают повседневную работу
университета.
- ГУ-ВШЭ это более 2000 компьютеров, более 70 серверов,
17 учебных площадок в четырех городах РФ (Москва,
Санкт-Петербург, Нижний Новгород, Пермь).
Электронные ресурсы и библиотека
Госкомстат России
Банк статистических
данных ГУ-ВШЭ
The World Bank
Общий фонд – 274788 экз.
Зарубежные издания – 55977 экз.
Зарубежная периодика – 2419 экз.
Интернет
7000+ наименований полнотекстовых
журналов и газет
ЭЛЕКТРОННАЯ
БИБЛИОТЕКА
рефераты из 700+
экономических журналов
10000+ полнотекстовых
книг
Основные предпосылки автоматизации ГУ-ВШЭ
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Значительная территориальная разобщенность учебных площадок;
Необходимость занимать лидирующие позиции в использовании передовых
технологий в образовательном процессе, обеспечить процесс преподавания
современными источниками информации, в т.ч. в интерактивном режиме;
Необходимость обеспечить максимальную информационную открытость и
прозрачность;
Сложность управления динамично развивающимся ГУ-ВШЭ
(наука-образование-дополнительное образование);
Отсутствие информационной системы ограничивает
аналитические возможности бухгалтерского и управленческого анализа;
Разобщенность и дублирование информации и, как результат,
противоречивая информация о контингенте обучаемых в различных формах
образования в рамках локальных баз данных;
Управление документооборотом и контроль исполнения приказов и
поручений обеспечивались до 2004 года только организационными мерами.
Значительные объемы обрабатываемой информации и высокие требования к
параметрам ее обработки в отдельных бизнес-процессах (например,
приемная комиссия, составление и согласование учебных планов и т.д.).
Потребность в широком использовании интернет-технологий в оперативном
доведении информации до студентов, ППС и сотрудников.
Основные компоненты КИС
(целевая архитектура приложений)
Общехозяйственные функции (ERP)
К
Управление
Управление
Управление
о
складом
финансами
договорами
р
Управление
п
Управление
основными
закупками
о
средствами
р Работа с
Управление
Управление
выпускниками,
а
приемом
кадрами
работодателями
т
Управление
и Система поддержки
учебным
EAI
в принятия решений
процессом
(ситуационный
н
Портал
Управление
ы центр)
ГУ-ВШЭ
НИР и НИОКР
е PR-деятельность
Управление
с Специфические
Контроль
для ГУ-ВШЭ
ИТ-ресурсами
знаний
и функции
(ITIL/ITSM)
с
Документационное
т
обеспечение
е
управления
м
(документооборот)
ы
Общесистемные и вспомогательные функции
О
т
р
а
с
л
е
в
ы
е
с
и
с
т
е
м
ы
EAI - Enterprise Application Integration (Средства интеграции приложений)
Структурные элементы КИС
Система поддержки
принятия решений
Система Документационного
Обеспечения Управления
ERP-система
Репозиторий Б-П и ЭАР
Портал ГУ-ВШЭ
Хозяйственный Академический
блок
блок
Прикладные задачи
автоматизации бизнес-процессов
ГУ-ВШЭ
Средства разграничения доступа
Инфраструктура
Инфраструктура
ИС
Сервисы общего назначения
(ЭП, офисные приложения,
обмен данными/телефония)
Система управления
ИТ (ITIL/ITSM)
Система управления
ИТ (ITIL/ITSM)
ИТ-инфраструктура
Мясницкая, д.20
МЭРТ
ВOЛС
Кирпичная, д.5
Сервера
SAN
LAN
LTP
WAN
ВOЛС
T T
Сервера
SAN
LAN
LTP
WAN
TT
Площадки ГУ-ВШЭ
в Москве
Канал связи
MPLS512kb
Канал связи
MPLS 512kb
Филиал ГУ-ВШЭ
СПбФ
НФ
ПФ
Элементы успешной стратегии
Ясные и
долгосрочные
цели
Объективная
Оценка
Собственных
способностей и
возможностей
Эффективная
реализация
Глубокое
Понимание
Конкурентной
среды
Успешная
стратегия
Процессный взгляд на стратегию
Глубокое
Понимание
Конкурентной
среды
Миссия
Ценности
Анализ внешней среды
Анализ конкурентов
Анализ интересов
заинтересованных сторон
Анализ рентабельности
Объективная
ресурсов
Оценка
Собственных
Анализ организационных
способностей и
способностей и
возможностей
возможностей
Выработка стратегических
решений
Долгосрочные
стратегические
намерения
Процессный взгляд на стратегию
Опт: КПР
Песс: КПР
Инвестпланы
Мониторинг эффективности
реализации
Реал: КПР
Оперпланы
План, бюджет
Объективная
Оценка
Собственных
способностей и
возможностей
Сценарные
условия и
цели
Операционализация стратегии
Глубокое
Понимание
Конкурентной
среды
Выработка стратегических
решений
Долгосрочные
стратегические
намерения
КИС: поддержка стратегического процесса
Анализ интересов
заинтересованных сторон
Анализ рентабельности
Объективная
ресурсов
Оценка
Собственных
Анализ организационных
способностей и
способностей и
возможностей
возможностей
А: КПР
Б: КПР
В: КПР
План, бюджет
Анализ конкурентов
Сценарные
условия и
цели
УЧЕТНО-АНАЛИТИЧЕСКИЕ
СИСТЕМЫ, ИНФОХРАНИЛИЩЕ
Мониторинг эффективности
реализации
Анализ внешней среды
Операционализация стратегии
Глубокое
Понимание
Конкурентной
среды
Выработка стратегических
решений
Долгосрочные
стратегические
намерения
КИС: поддержка стратегического процесса
Б: КПР
В: КПР
СИСТЕМЫ
МОДЕЛИРОВАНИЯ
Мониторинг эффективности
реализации
А: КПР
План, бюджет
Объективная
Оценка
Собственных
способностей и
возможностей
Сценарные
условия и
цели
Операционализация стратегии
Глубокое
Понимание
Конкурентной
среды
Выработка стратегических
решений
Долгосрочные
стратегические
намерения
КИС: поддержка стратегического процесса
Б: КПР
В: КПР
СИСТЕМЫ
ПЛАНИРОВАНИЯ и
БЮДЖЕТИРОВАНИЯ
Мониторинг эффективности
реализации
А: КПР
План, бюджет
Объективная
Оценка
Собственных
способностей и
возможностей
Сценарные
условия и
цели
Операционализация стратегии
Глубокое
Понимание
Конкурентной
среды
Выработка стратегических
решений
Долгосрочные
стратегические
намерения
КИС: поддержка стратегического процесса
Б: КПР
В: КПР
МОНИТОР
КОРПОРАТИВНОЙ
РЕЗУЛЬТАТИВНОСТИ
Мониторинг эффективности
реализации
А: КПР
Стратегический
план, бюджет
Объективная
Оценка
Собственных
способностей и
возможностей
Сценарные
условия и
цели
Операционализация стратегии
Глубокое
Понимание
Конкурентной
среды
Выработка стратегических
решений
Долгосрочные
стратегические
намерения
Система стратегического управления должна
позволить:
• Быстро реагировать на происходящие изменения и корректировать
курс на основе определенных показателей
• Жестко увязывать стратегию с операционной деятельностью
• Оценивать результаты, используя сбалансированные и
надлежащим образом измеряемые параметры
• Интерпретировать стратегический замысел и видение перспектив
развития высшим руководством
• Формулировать стратегические задачи и транслировать их на все
уровни организации
• Задавать направление для принятия важных ежедневных,
еженедельных и квартальных решений
• Эффективно распределять ресурсы
• Определять наиболее важные проекты и расставлять приоритеты
СТРАТЕГИЧЕСКОЕ УПРАВЛЕНИЕ:
Система
сбалансированных
показателей
Результаты планирования,
прогнозирования и
моделирования ситуаций
подсистемы
Ситуационный центр
ВИЗУАЛИЗАЦИЯ ИНФОРМАЦИИ
Анализ экономического
состояния и результатов
деятельности вуза
Информация для внешних
заинтересованных сторон
Роли и защита от
несанкционированного
доступа
Мониторинг внешней
среды и отраслевой
конкуренции
ХРАНЕНИЕ И ДОСТУП К ИНФОРМАЦИИ
Хранилище
бизнес-информации
СБОР ИНФОРМАЦИИ
Транзакционные информационные системы
Стратегические задачи Вуза
• Реализация продуктовой стратегии: долгосрочное
управление портфелем программ и специальностей
• Реализация операционной стратегии: обеспечение
эффективного использования преподавательских и научных
кадров, площадей и других материальных ресурсов
• Реализация системы качественной и количественной оценки
учебного процесса, научно-исследовательских работ и
проектов развития
• Реализация географической стратегия вуза: развитие
филиалов
• Реализация стратегии вертикальной интеграции:
исследовательский университет, довузовское и
дополнительное образование.
Возможности для руководителей:
• Реализация продуктовой стратегии: долгосрочное управление
портфелем программ и специальностей
• Увязать КПД со стратегией и приоритетами по принципу
«причина-следствие»
• Сбалансировать КПД по осям «краткосрочные – долгосрочные»,
«финансовые – нефинансовые», «ведущие – ведомые», «внешниевнутренние»
• Ограничить число отслеживаемых КПД до минимального. Один
работник должен отвечать не более, чем за 3-5 показателей
• Обеспечить регулярное обновление КПД, чтобы реагировать на
изменения
• Четко определить КПД и обеспечить общее понимание, что
оценивается
• Превратить оценку факта и планирование в интегрированный
процесс
• Увязать компенсации и вознаграждения с результативностью
Системы сбалансированных показателей
(BSC)
Финансовая перспектива
Задачи
Эффективное распределение и
использование финансовых ресурсов
Обеспечение достаточного финансового
потенциала для поддержания и
повышения качества образования
Диверсификация финансового
обеспечения
Клиентская перспектива
Задачи
Качество обучения и сервиса
соответствует ожиданиям студентов
Признание образовательной и научной
средой вклада университета в создание
новых знаний
Признание государством и обществом
работы университета на благо страны
Внутренние бизнес-процессы
Стратегическая цель:
Занять лидирующее
положение на рынке
образовательных
услуг
Перспектива саморазвития
Задачи
Подбор и удержание высококвалифицированного персонала
Открытие и развитие новых курсов и
специальностей
Повышение профессионального уровня
сотрудников
Задачи
Улучшение качества образовательных
услуг
Создание эффективной системы
формирования отчетности
Вовлечение ППС в процесс учебного
планирования
Формирование системы ключевых
показателей результативности вуза (KPI)
Кадровый состав
Образовательные
программы
НИР
Финансы
Социальная сфера
Библиотека и
информатизация
Обеспечивающие
подразделения
Процессный подход к анализу ГУ-ВШЭ
Консультирование, информационная поддержка
Абитуриенты,
родители
ФДП
набор
прием
«дипломитрудозачисление обучение
рование» устройство
учебнометод.
работа
НИР,
Полит.
проекты
Обеспечивающие, хозяйственные и вспомогательные процессы
Работодатели
Учреждения
дальнейшего
образования
Процессный поход и ФСА как основа концепции
автоматизации ГУ-ВШЭ
Выпуск
$ 520 000
Консультирование, информационная поддержка
набор
прием
зачисление обучение
Специальность А
$ 320 000
набор
«дипломитрудорование» устройство
$ 320 000
$ 15 200
$ 45 000
$ 9 800
учебнометод.
работа
$ 22 000
Труд,
Труд,
Труд,
Материалы МатериалыМатериалы
Косвенные КосвенныеКосвенные
НИР,
Полит.
проекты
Специальность Б
$200 000
Группа Б1
$ 110 000
Группа Б2
$ 90 000
$ 24 400
Петрова Б2
$ 6 300
$ 35 600
Труд,
Материалы
Косвенные
$ 48 000
Информационно-технологический
ресурсный
центр
Кадровый ресурсный
центр центр
Финансово-бухгалтерский
ресурсный
Инфраструктурный
центр
Функциональныересурсный
подразделения
Иванов Б2
$ 4 500
Труд,
Материалы
Косвенные
Сидоров Б2
$ 4 200
Процессный поход и ФСА как основа концепции
автоматизации ГУ-ВШЭ
Выпуск
$ 520 000
Консультирование, информационная поддержка
набор
прием
зачисление обучение
Специальность А
$ 320 000
набор
«дипломитрудорование» устройство
Специальность Б
$200 000
$ 320 000
$ 62 200
учебнометод.
работа
Группа Б2
$ 90 000
Иванов Б2
$ 4 500
$ 25 400
Показатели процессов:
$ 80 000
$ 12 800
$ 26 000
Группа Б1
$ 110 000
Петрова Б2
$ 6 300
$ 65 600
Труд,Количественные
Труд,
Труд, измерители процесса:
Труд,
Труд,
НИР,
время Материалы
(цикл) выполнения процесса:
часов
Материалы Материалы
Материалы Материалы
НИОКР
Косвенные Косвенные
Косвенные
Косвенные Косвенные
стоимость
процесса:
рублей
$ 48 000
Информационно-технологический
центр
Качественные
измерители
процесса:
Кадровый
ресурсный ресурсный
центр
Финансово-бухгалтерский ресурсный центр
Инфраструктурный
центр
Функциональныересурсный
подразделения
целесообразность:
соответствие стандартам:
да/нет
да/нет
Сидоров Б2
$ 4 200
Целевая система управления КИС
Пожелания
Услуги
Претензии
Требования,
финансирование
Пользователи КИС
Показатели
Планирование
предоставления
услуг
эффективности
Эксплуатация
Пожелания БП
Административноорганизационные
вопросы
SLA, ТЗ, регламент, план
ИС, документация
бюджет
Стандарты,
Стратегия развития
и взаимодействия
с подразделениями
заказчиками
Разработка и
внедрение
Модель службы ИТ
Пользователи
Рекомендуемая
архитектура КИС
Эксплуатация
КИС
Услуги
Приложения
Инфраструктура
Организация
Процессы
Программная архитектура КИС
Спектр возможных решений
поставщики
«Университет»
REDLAB
COSINUS
МФТИ
СПбГУ
ЛЭТИ
ПГУ
другие
системы и ВУЗы
…
разработчики
платформы
технологии
Microsoft
Oracle
Informix
Interbase
…
Microsoft BizTalk
MS Transaction Server
Oracle 10i AS ProcessConnect
IBM WebSphere
J2EE, COM, DCOM, Web Services
…
решения
Уровни управления вузом
Крупные
интегрированные Четвертый
системы
уровень
(SAP R3,
- Приоритеты смещаются
Oracle
в сторону качества
E-business Suite) образовательного и
Средние
интегрированные
системы
Частично(MBS
интегрированные
Attain/Axapta, Третий уровень
функциональноPeopleSoft) - Формализованные
процессы
ориентированные
- Процессы
Локальные,
системы
документированы,
неинтегрированные
(1С, Парус,
стандартизованы и
программы
объединены в единый
Галактика)
информационный поток
коробочные или
Второй уровень
- Возможность
собственной
- Рост устойчивости
оперативного получения
разработки
информации о качестве
Первый уровень
- Хаотичность и
нестабильность
- Зависимость от личных
качеств руководителя
или небольшой группы
единомышленников
- Непоследовательность
- Постоянная нехватка
времени и сил
- Отсутствие
планирования
- Становление базовых
процессов, основные
процессы повторяемы и
управляемы
- Рост возможностей
успешной реализации
стратегических замыслов
- Появляется оперативное
планирование и
контроль
- Основные цели
сопровождаются
ключевыми
показателями
результативности
использования ресурсов
и проведения анализа по
основным аспектам
управленческой
деятельности
- Постановка
долгосрочных целей
базируется в основном
на показателях
предшествующего
периода (преобладает
аналитический аспект)
- Начинает развиваться
управление
корпоративными
знаниями.
научного продукта.
Качество необходимо
вузу для сохранения
своей рыночной
привлекательности
своей доли рынка
- Формируются
внутривузовские
стандарты, цель
которых
количественное
измерение качества
всех процессов
- Стратегические планы
получают
количественную оценку.
Принятия плановых
решений опирается на
явные знания,
которыми обладает вуз
- Стратегические и
оперативные планы
взаимоувязаны.
Обратная связь делает
возможным
эффективное
согласование между
оперативным и
стратегическим уровнем
управления.
ERP-системы - затраты или инвестиции?
Годовой оборот
вуза
30 млн. долл.
ERP-системы доступны
по финансам, но
избыточны по
функциям
?
20 млн. долл.
10 млн. долл.
ERP-системы могут
стать стратегическими
и эффективными
инвестициями
Вузу необходимо
сконцентрировать усилия
на достижении
стабильности и росте
Первый
уровень
Второй
уровень
ERP-системы могут
оказаться «тяжелой
ношей» для вуза
Третий
уровень
Четвертый
уровень
Уровни организационной зрелости
Пример решения для ERP-системы
Система «Университет»:
решения для высшей школы и научных исследований
Организационное
управление
Управление связями с основными
клиентами
Стратегическое
управление
Информационное
обеспечение принятия
решений
Исследование
и анализ рынка
Разработка учебных
программ
Управление
Планирование, заявление и
предварительное присуждение
Академические и
студенческие
службы
Управление
документацией
Управление
персоналом
Планирование учебных
мероприятий, занятий и
экзаменов
Академическое
консультирование и служба
трудоустройства
Определение папок и потока
операций
Управление
организационноштатной
структурой
Бухгалтер-ский
учет и
отчетность
Администрирование
студентов
Управление научными
исследованиями
Материальнвя
помощь
Управленческий учет
Проживание
Набор новых
сотрудников
Администрирование
персонала
Управление наличнными и временно свободными
средствами
Материально-
Управление
процессом
закупки
Управление договорными
взаимоотношениями
Управление
рабочим
временем и
отпусками
Профессиональный
рост и обучение
Управление основными средствами и
недвижимым имуществом
Управление товарноматериальными
запасами
Управление оборудованием и
вспомогательными средствами
Учеба
Отчет перед спонсором и
завершение проекта
Услуги библиотеки и
средств массовой
информации
Электронная подпись
Отрасле-вая
отчетность
Организационное
развитие
Преподавание и
контрольные
мероприятия
Взаимодействи
со
спонсором
Обслуживание комнат и
оборудования в
общежитиях
Мониторинг
документооборота
Управление
поступлением
денежных средств
Обслуживание
клиентов
Управление личными
счетами студентов
Бухгалтерское
обеспечени
спонсируемых объектов
Исполнение
документооборота
Организационноадминистратив-ное
обеспечение
техническое
обеспечение
Исполне-ние
бюджета
Маркетинг
Управление продажами
продукта и управление маркетинговыми
программами
Преподавание и
обучение
исследованиями и
грантами
Бюджет-ное
планирование
Услуги
студенческого
городка
Поиск информации
Управление
поощрениями и
вознаграждениями
Расчет
заработной
платы
Администрирование командировок
Управление
платными
услугами
Управление парком
транспортных
средств
Ключевые факторы успеха реализации
стратегии внедрения КИС
Четкие цели
и рамки проекта
Участие
руководства
Минимизация
рисков
Успешная
реализация
Обучение
пользователей
Вовлечение
сотрудников
Измерение
результативности
проекта
Основные направления развития проектов ИТ
Разработка
в ГУ-ВШЭ
корпоративных и
вспомогательных
подсистем
ГУ-ВШЭ
Разработка
Концепции и ТЗ
КИС ГУ-ВШЭ
Разработка
ИТ- стратегии
ГУ-ВШЭ
2003-2006
Разработка
БП и ЭАР
ГУ-ВШЭ
2004
2003
Создание
инфраструктуры
ГУ-ВШЭ
ТС, сети, СУ
ГУ-ВШЭ
в Москве
2003-2005
2003-2005
ТС, сети, СУ
ГУ-ВШЭ
в филиалах
2004-2006
Разработка
Техпроекта
КИС
2004
Внедрение
ERP
ГУ-ВШЭ
2004-2005
Разработка
Портала
ГУ-ВШЭ
2004-2005
Внедрение
отраслевых
подсистем
ГУ-ВШЭ
2005-2006
Разработка корпоративной информационной
системы ГУ-ВШЭ
Основные принципы и подходы
Москва-2003