Transcript pptsx - Faculty of Liberal Arts Mahidol University

Faculty of Liberal Arts
ใช้ อีเมลติดต่ องานอย่ างไร
ให้ มีประสิทธิภาพ
อาจารย์ ชนกพร พัวพัฒนกุล
[email protected]
Faculty of Liberal Arts
เขียนอีเมลติดต่ องานอย่ างไร
ให้ เริ่ด และไม่ แรง
อาจารย์ ชนกพร พัวพัฒนกุล
[email protected]
www.facebook.com/may.armu
Faculty of Liberal Arts
ข้ อดีของการสื่อสารด้ วยอีเมล
•
•
•
•
•
•
ง่ าย
เร็ว
สะดวก
ประหยัด
(ไม่ )เป็ นทางการ
มีหลักฐานอ้ างอิง
ฯลฯ
Faculty of Liberal Arts
ข้ อผิดพลาดที่พบบ่ อยเวลารับ-ส่ งอีเมล
ขึน้ ต้ น
เนือ้ หา**
คาลงท้ าย
ชื่อ/หน่ วยงานผู้ส่ง
Faculty of Liberal Arts
10 ข้ อผิดพลาดที่พบบ่ อยเวลารับ-ส่ งอีเมล
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
อีเมลแอดเดรสและชื่อไม่ น่าเชื่อถือ / ส่ งผิดคน
ส่ งถึงคนเป็ นล้ าน / cc ไปทั่ว / cc คนที่ไม่ เกี่ยวข้ อง / จะฟ้องคนอื่นไปเพื่อ (?)
ไม่ ใส่ ช่ ือเรื่ อง / ชื่อเรื่ องไม่ ชัดเจน / สับสนระหว่ างอีเมลกับ SMS
ไม่ ขนึ ้ ต้ น ไม่ ทักทาย
เนือ้ หาไม่ ถูกต้ อง ไม่ ครบถ้ วน ไม่ เหมาะสม – คนอ่ านไม่ เข้ าใจ / เข้ าใจผิด
ภาษาไม่ ถูกต้ อง นา้ เสียงไม่ เหมาะสม – เสียภาพลักษณ์ คนอ่ านไม่ พอใจ
รู ปแบบไม่ เป็ นทางการหรื อเป็ นทางการเกินไป / หน้ าตาเหมือนเมลขยะ
ไม่ ลงท้ าย / ไม่ ระบุช่ ือผู้ส่ง
แนบเอกสารผิด / ตัง้ ชื่อเอกสารแนบไม่ ชัดเจน / แนบแต่ ไฟล์ อย่ างเดียว
อ่ านแล้ วไม่ ตอบ / reply all ตลอดทัง้ ที่ไม่ จาเป็ น / คิดว่ าอีเมลเป็ น “ความลับ”
Faculty of Liberal Arts
1. ปั ญหา e-mail address
gap.mahidol.edu
Faculty of Liberal Arts
ตัวอย่ าง e-mail address แบบต่ างๆ
•
•
•
•
•
•
•
•
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
Faculty of Liberal Arts
ตัวอย่ างชื่ออีเมลที่ดีและไม่ ดี
Faculty of Liberal Arts
2. To | Cc: | Bcc: ใช้ อย่ างไร?
To:
CC:
Bcc:
ถึงคนที่ต้องการให้ ทราบ/ทา/ตอบ
ถึงคนที่อยากให้ ทราบ (เฉยๆ)
ถึงคนที่อยากให้ ทราบด้ วย (แบบลับๆ)
Faculty of Liberal Arts
ตัวอย่ างการใช้ To และ Cc ที่ถูกต้ อง
Faculty of Liberal Arts
3. หัวข้ อนัน้ สาคัญไฉน?
•
•
•
•
(ไม่ มีช่ อื เรื่อง) หรือ (No Subject)
ยาวเกินไป-สัน้ เกินไป
ใช้ หวั ข้ ออีเมลแบบเดิมซา้ ๆ
อ่ านแล้ วเข้ าใจผิด / ไม่ ร้ ู เรื่อง
รู้เรื่ อง รู้ (คร่ าวๆ)ว่ าอีเมลเป็ นเรื่องเกี่ยวกับอะไร
รู้ (อย่ างย่ อๆ)ว่ าผู้ส่งจะให้ ทาอะไร
สามารถอ้ างอิงหรือสืบค้ นได้ ง่าย
• บอกทุกอย่ างในหัวข้ ออีเมลหมดแล้ ว (ไม่ ใช่ SMS นะ)
• ใช้ ภาษาผิดๆ หรือเป็ นกันเองเกินไป
• ถูกกรองไปลงกล่ อง “เมลขยะ” เช่ น ฟรี!!! “แบ่ งชาระ 0%”
Faculty of Liberal Arts
ตัวอย่ างหัวข้ ออีเมลที่ดีและไม่ ดี
Faculty of Liberal Arts
ตัวอย่ างหัวข้ ออีเมลที่ดีและไม่ ดี
Faculty of Liberal Arts
หัวเรื่องที่มีประสิทธิภาพ
• กรณีร้ ู วัตถุประสงค์ ชัดเจน ควรขึน้ ต้ นด้ วยคากริ ยา เช่ น ส่ ง
ขอให้ แจ้ ง ขออนุมัติ ขอเชิญ ชีแ้ จง ขอหารื อ ตอบข้ อหารื อ
ฯลฯ
• กรณีเป็ นเรื่องกว้ างๆ หรือมีหลายประเด็น อาจขึน้ ต้ นด้ วย
คานาม เช่ น การจัดทาแผนกลยุทธ์ คณะศิลปศาสตร์
• เป็ นวลีหรือประโยคสัน้ ๆ ไม่ ควรเป็ นคาคาเดียว เช่ น KM
• ชัดเจน ตรงประเด็น ตรงกับเนือ้ หาในอีเมล โดยเฉพาะสรุ ป
• ไม่ ซา้ กับเรื่องอื่นๆ เช่น ตังชื
้ ่อว่า “ขอเชิญประชุม”
• สุภาพ เหมาะสม คิดถึงจิตใจ-รักษานา้ ใจผู้รับ*
Faculty of Liberal Arts
4. ไม่ ขนึ ้ ต้ น ไม่ ทกั ทาย
• แบบเป็ นทางการ
เรียน
กราบเรียน +
• แบบไม่ เป็ นทางการ
(เรียน
+
สวัสดีค่ะ/ครับ)
ตาแหน่ ง
ตาแหน่ งวิชาการ/คุณ
+ชื่อ+ตาแหน่ งบริหาร
ชื่อกลุ่ม/สังกัด*
(คานาหน้ า/คาเรียก)
ชื่อจริง/ชื่อเล่ น
Faculty of Liberal Arts
5. เนือ้ หา...ถูกต้ อง ครบถ้ วน เหมาะสม
•
•
•
•
•
•
•
จะให้ ใคร(บ้ าง)
ทาอะไร
ทาที่ไหน เมื่อไร
ทาอย่ างไร (อธิบายย่ อๆ)
ทาไมต้ องทา
(เขาเป็ นใคร เราเป็ นใคร) เรามีหน้ าที่บอก(ให้ เขาทา)หรือไม่
มีวธิ ีการอื่นที่จะบอกเขาได้ ดีกว่ าอีเมลหรือไม่
Faculty of Liberal Arts
ตัวอย่ างการสร้ างเนือ้ หาอีเมล
Faculty of Liberal Arts
ชวนคิด! มาลองเขียนอีเมลกัน
สถานการณ์ :
วันนี ม้ ีอบรมเขียนอีเมลตอน 13.30 น.
เราอยากจะไปเข้ าร่ วมอบรม แต่ ยังไม่ ได้ ขออนุ ญาตหัวหน้ า
เขียนอีเมลไปขออนุญาตจะดีมัย้ นะ?
Faculty of Liberal Arts
6.1 ภาษาถูกต้ อง
สะกดถูก
ไวยากรณ์ ถกู
ระดับภาษาถูก
Faculty of Liberal Arts
สะกดผิดแบบไหน...ไม่ รอด
• สะกดชื่อ-นามสกุลผิด
• เขียนตาแหน่ งวิชาการ/ตาแหน่ งบริหารผิด
• เขียนชื่อหน่ วยงาน/องค์ กรผิด
เช่ น คระศิลปะศาสตร์ หมาวิทยาลัย
• คาอื่นๆ ที่มักเขียนผิด เช่ น อีเมล อินเทอร์ เน็ต อนุญาต
สังเกต เป็ น เห็น จริง รังเกียจ นะคะ ขอบคุณค่ ะ
• ระวัง! Ctrl+C และ Ctrl+V ทาพิษ
Faculty of Liberal Arts
ไวยากรณ์ ผิด...อะไรยังไง?
• โรคชอบเขียนให้ ยาก
“...ฝ่ ายเลขานุการจัดการประชุม ขอส่งเชิญประชุม คณะกรรมกร
ประจ าคณะศิ ล ปศาสตร์ ครั ง้ ที่ 10/2556 ในวั น อั ง คารที่ 22
ตุลาคม 2556 เวลา 9.00 น. ณ ห้ อง VIP โดยในส่วนของการส่ง
ไฟล์ เ อกสารประกอบการประชุ ม นัน้ ได้ ถูก แนบมาด้ ว ยแล้ ว ใน
E-mail ก่อนหน้ านี ้ หากเอกสารได้ ไปถึงท่านเรี ยบร้ อยแล้ ว กรุ ณา
แจ้ งกับฝ่ ายเลขาธิการด้ วย...”
Faculty of Liberal Arts
ไวยากรณ์ ผิด...อะไรยังไง?
• โรคคาเชื่อมอักเสบ
เนื่องด้ วยคณะศิลปศาสตร์ โดยหน่วยจัดการความรู้ ซึ่งเป็ นส่วน
หนึ่งของงานแผนพัฒนาคุณภาพได้ จดั การอบรมเขียนอีเมลซึ่ งเป็ น
การจัดการความรู้ภายในคณะรู ปแบบหนึ่งเพื่อให้ บคุ ลากรในคณะ
ซึง่ มุ่งที่จะเป็ นองค์กรแห่งการเรี ยนรู้ได้ แลกเปลี่ย นเรี ยนรู้ ซงึ่ กันและ
กัน ซึ่งนอกจากจะทาให้ บุคลากรที่มีความรู้ ความสามารถที่เป็ นที่
ยอมรับได้ แบ่งปั นความรู้ ให้ แก่บุคลากรในคณะซึ่งมีปั ญหาในการ
ใช้ อีเมลในการติดต่องานแล้ ว ยังทาให้ เกิดวัฒนธรรมการเรี ยนรู้ขึ ้น
ในคณะอันจะทาให้ คณะสามารถบรรลุเป้าหมายที่ตงไว้
ั ้ ได้ ด้วย
Faculty of Liberal Arts
ระดับภาษา...สาคัญกว่ าที่คิด
• ราชาศัพท์
• ระดับพิธีการ - ทางการ – กึ่งทางการ – กันเอง – สนทนา
• คาสรรพนาม ข้ าพเจ้ า ผม ดิฉนั หนู พี่ ชื่อเล่น
• คาลงท้ าย
ครับ คะ/ค่ะ จ๊ ะ/จ้ า นะ นะยะ มัย้ แหละ
• คาศัพท์ เฉพาะ เช่น เนื่องด้ วย/ตามที่ อนุเคราะห์ อนึง่
หนังสือราชการ
เรี ยน กราบเรี ยน นาเรี ยน
• คาศัพท์ ท่ วั ไป เช่น 10 โมง, ห้ อง VIP, น ้าท่วม-อุทกภัย
• คาศัพท์ สแลง เช่น จุงเบย ชิมิ เมพ ฮาฟว์ บ่องตง อุ๊ตะ อัลไล
ฝุดๆ โอ ฟิ น เป๊ ะเฟ่ อ หรา... อะ ปะ ช่ะ
Faculty of Liberal Arts
แทนตัวเองด้ วยชื่อจริง
เวลา fwd ไม่ ควรปล่ อยให้ มีข้อความเดิมติดมา
ตัวอย่ างข้ อบกพร่ องในการใช้ ภาษา
Faculty of Liberal Arts
6.2 นา้ เสียงเหมาะสม
•
•
•
•
•
•
•
•
ไปกินข้ าว
ไปกินข้ าวเดี๋ยวนี ้
ไปกินข้ าวซะ
ไปกินข้ าวสิ
เมื่อไหร่ จะไปกินข้ าว
ทาไมไม่ ไปกินข้ าว
ไปกินข้ าวเถอะ
ไปกินข้ าวได้ แล้ ว
•
•
•
•
•
•
•
•
กินข้ าวมัย้
กินข้ าวมัย้ ยะ
จะกินข้ าวมัย้ เนี่ย
นี่จะกินข้ าวหรือเปล่ า
เธอต้ องกินข้ าว
เธอควรจะกินข้ าว
ได้ โปรดกินข้ าวเถอะนะ
ต้ องให้ จุดธูปมัย้
Faculty of Liberal Arts
นา้ เสียงในอีเมล
• คุณ ก ตอนนี ้ผมกาลังประชุมอยู่ ไม่ได้ เอาไฟล์นาเสนอแผนกลยุทธ์ติดมา
ด้ วย คุณส่งมาให้ ผมเดี๋ยวนี ้เลยนะ
• ก ตอนนีพ้ ี่มาประชุมอยู่ที่ OP แต่ลืมเอาไฟล์ แผนกลยุทธ์ มาด้ วย พอดี
จะต้ องนาเสนอในอีก 10 นาทีนี ้ ก ช่วยส่งเมลมาให้ พี่ทีได้ มยคะ
ั้
• เรี ยน อาจารย์ ก ที่เคารพ...ตามที่อาจารย์ได้ มอบหมายให้ หนูมาประชุมกับ
กองแผนฯ ในวันนี ้ พอดีทางกองแผนฯ เพิ่งแจ้ งว่าจะต้ องให้ นาเสนอเรื่ อง
แผนกลยุทธ์ ด้วยแต่หนูไม่ได้ ขอ save ไฟล์มาจากอาจารย์ หนูลองโทรหาพี่
อ แล้ วแต่ติดต่อไม่ได้ และจะต้ องนาเสนอในอีกประมาณ 10 นาทีนี ้แล้ ว จึง
อยากจะขอความกรุ ณาอาจารย์ช่วยส่งไฟล์แผนกลยุทธ์ มาให้ หนูทางอี เมล
[email protected] ตอนนี ้ได้ เลยมัยคะ
้ ขอบพระคุณอาจารย์มากๆ ค่ะ
Faculty of Liberal Arts
ประเภทของนา้ เสียงที่พบบ่ อย
•
•
•
•
•
•
•
•
•
แจ้ งเพื่อทราบ(เฉยๆ)
อธิบาย แนะนา สั่งสอน
ขอร้ อง อ้ อนวอน ง้ อ อ่ อนข้ อ
ยกย่ อง ขอบคุณ
เห็นใจ ห่ วงใย
ขอให้ ทา สั่ง ทวง
เตือน ตักเตือน ตาหนิ ขู่ ข่ ม
เชิญ เชิญชวน ชักชวน โน้ มน้ าว
ล้ อเลียน เสียดสี ประชดประชัน
Faculty of Liberal Arts
ตัวอย่ างที่ 1
เรื่อง ขอเชิญประชุมคณะกรรมการประจาคณะฯ ครัง้ ที่ 9/2556
เรี ย น คณะกรรมการประจ าคณะฯ และผู้ เข้ าร่ วมประชุ ม
ฝ่ ายเลขานุการจัดการประชุม ขอส่งหนังสือเชิญประชุม และเอกสาร
ประกอบการประชุมคณะกรรมการประจาคณะฯ ครัง้ ที่ 10/2556 ในวัน
อังคารที่ 22 ตุลาคม 2556 เวลา 9.00 น. ณ ห้ องบรรยาย SC2-LA-230
ชัน้ 2 คณะศิลปศาสตร์ ตามไฟล์เอกสารที่แนบมาพร้ อมนี ้
Faculty of Liberal Arts
ตัวอย่ างที่ 2
เรื่อง แจ้ งงดติดต่ อราชการหน่ วยกิจการนักศึกษาและ
กิจกรรมพิเศษ ในวันอังคารที่ 29 ตุลาคม 2556
เรียน คณาจารย์ และเจ้ าหน้ าที่ คณะศิลปศาสตร์ ทุกท่ าน
เนื่องจากเจ้ าหน้ าที่งานกิจการนักศึกษาต้ องเข้ าร่ วมอบรม ในวัน
อั ง คารที่ 29 ตุ ล าคม 2556 จึ ง ท าให้ ไม่ มี เ จ้ าหน้ าที่ ที่ อยู่
ประจาการ ดังนันหน่
้ วยกิจการนักศึกษาและกิจกรรมพิเศษจึงขอ
แจ้ งงดการติดต่อราชการในวันดังกล่าว
Faculty of Liberal Arts
ตัวอย่ างที่ 3.1
Faculty of Liberal Arts
ตัวอย่ างที่ 3.2
Faculty of Liberal Arts
ตัวอย่ างที่ 4
อ.เมย์ ครับ
นี่อี๊ดนะครั บ อาจารย์ ครั บเมื่อไหร่ อาจารย์ จะส่งแบบฟอร์ มเรื่ อง
CSR มาให้ ผมซะที กองแผนฯ โทรมาทวงผมอีกแล้ ว ถ้ าจะอาจารย์
จะส่งช้ าขนาดนี ้ผมว่าส่งไม่สง่ ก็คงไม่ตา่ งกันหรอกครับ เหอะๆ
ยัง ไงขอภายในวัน นี ก้ ่ อ นสี่ โ มงนะครั บ ส่ ง แล้ ว โทรบอกผมด้ วย
เพราะผมไม่ได้ อยู่หน้ าคอมตลอด อย่าเลทนะครับเพราะผมต้ อง
เอารถไปซ่อมแถวจุฬาฯ เดี๋ยวรถติดครับ
อี๊ดสุดหล่ อ
Faculty of Liberal Arts
ตัวอย่ างที่ 5
กราบเรียน ท่ านผู้ช่วยคณบดีฝ่ายพัฒนาคุณภาพและสื่อสาร
องค์ กรคณะศิลปศาสตร์ ท่ เี คารพรักเป็ นอย่ างสูงยิ่ง
อี๊ดเองนะครับ ผมทราบดีครับว่าช่วงนี ้อาจารย์งานยุ่ง มาก แต่ผมมี
ความจาเป็ นที่จะต้ องขอความกรุ ณารบกวนเวลาของอาจารย์สั ก
เล็กน้ อย ไม่ทราบว่าอาจารย์จะพอสละเวลาอันมีค่าของอาจารย์
ช่วยกรอกแบบฟอร์ มเรื่ อง CSR ของกองแผนฯ ที่ผมได้ เคยนาเรี ยน
อาจารย์ไปเมื่อครัง้ ก่อนได้ บ้างหรื อไม่ครับ พอดีว่าทางกองแผนฯ
ได้ โทรมาสอบถาม ซึง่ ผมก็ได้ เรี ยนไปแล้ วว่าอาจารย์มีภาระ แต่...
Faculty of Liberal Arts
ตัวอย่ างที่ 6
เรื่อง แจ้ งเตือนบุคลากรทุกท่ านเข้ าร่ วมฟั งการบรรยาย
เรียน คณาจารย์ และเจ้ าหน้ าที่ คณะศิลปศาสตร์ ทุกท่ าน
เนื่องด้ วย คณะศิลปศาสตร์ มหาวิทยาลัยมหิดล ได้ จัดโครงการ
บรรยายพิเศษเรื่ อง ...ในวันพุธที่ 24 กรกฎาคม 2556 เวลา 13.3016.30 น. ณ ห้ องบรรยาย SC1-LA-133 ชัน้ 1 อาคารที่ทาการ
ชั่วคราว คณะศิลปศาสตร์ ...จึงเรี ยนมาเพื่อโปรดเข้ าร่ วมฟั งการ
บรรยายในวัน เวลา และสถานที่ดงั กล่าวโดยพร้ อมเพรียงกัน
Faculty of Liberal Arts
ขอให้ ทาหรือสั่ง?
•
•
•
•
จึงเรียนมาเพื่อทราบและดาเนินการต่ อไปด้ วย
จึงเรี ยนมาเพื่อโปรดทราบและดาเนินการต่อไปด้ วย
จึงเรี ยนมาเพื่อโปรดทราบและดาเนินการต่อไปด้ วย จะขอบคุณยิ่ง
จึงเรี ยนมาเพื่อโปรดทราบและพิจารณาดาเนินการต่อไปด้ วย
จักเป็ นพระคุณยิ่ง
• จึงเรี ยนมาเพื่อโปรดทราบและพิจารณาดาเนินการต่อไป
ตามแต่จะเห็นสมควร จักเป็ นพระคุณยิ่ง
Faculty of Liberal Arts
ทวงอย่ างไรให้ “เนียน”
ธนาคารขออ านวยความสะดวก
ให้ ท่ านโดยส่ งข้ อมู ล บั ต รเครดิ ต
SCB ลงท้ ายด้ วย xxx ยอด xx,xxx.xx
ขัน้ ต่า 1x,xxx.xx ครบกาหนด 30/09
ชาระได้ ท่ สี าขาเพียงแจ้ งหมายเลขบัตร
ขออภัยหากท่ านชาระแล้ ว
Faculty of Liberal Arts
การเลือกใช้ นา้ เสียง
• เราเป็ นใคร
• เขาเป็ นใคร
• เราต้ องการอะไรจาก
อีเมลฉบับนี ้
• เราต้ องการให้ เขา
รู้ อะไร คิดอะไร ทาอะไร
• มีวิธีอ่ ืนที่ดีกว่ าหรื อไม่
Faculty of Liberal Arts
ชวนคิด! มาลองเขียนอีเมลกัน
สถานการณ์ : อาจารย์ ทุกคนจะต้ องส่ งเกรดภายในวันที่ 18
ตุลาคม แต่ ตอนนีเ้ ลยกาหนดแล้ ว จะเขียนอีเมลไปทวงเกรด
จากอาจารย์ โดยกาหนดเส้ นตายด้ วยว่ าต้ องส่ งไม่ เกิน วันนี ้
(21 ต.ค.) เพราะคณะจะประชุมเกรดวันพรุ่ งนี ้ (22 ต.ค.)
Faculty of Liberal Arts
มารยาทที่สาคัญอื่นๆ
7. รูปแบบไม่ เป็ นทางการหรือเป็ นทางการเกินไป / หน้ าตา
เหมือนเมลขยะ
8. ไม่ ลงท้ าย / ไม่ ระบุช่ ือผู้ส่ง
9. การแนบเอกสาร
อย่ าลืมแนบ / แนบให้ ถูก / อย่ าแนบแต่ เอกสาร
ระบุด้วยว่ ามีเอกสารแนบ
ตัง้ ชื่อเอกสารแนบให้ ส่ ือความหมาย(ดีๆ)
10.จะ reply หรือ reply all ดี?
Faculty of Liberal Arts
เคล็ดลับ! เทคนิค 5 นาที
เมื่อเขียนอีเมลเสร็จแล้ ว
กด save draft ไว้ ก่อนแล้ วไปทาอย่ างอื่น
จากนัน้ อีก 5 นาทีกลับมาอ่ านทบทวน
เนือ้ หา และ ภาษา ในอีเมลอีกครัง้
แล้ วดูว่าถ้ าเราเป็ นคนอ่ าน จะอ่ าน รู้เรื่องไหม
อ่ านแล้ ว รู้สึกอย่ างไร
เมื่อแน่ ใจแล้ วจึงกดส่ ง
Faculty of Liberal Arts
อีเมลที่เหมาะสาหรับ mobile devices
Faculty of Liberal Arts
ตัวอย่ างเพิ่มเติม
Faculty of Liberal Arts
Faculty of Liberal Arts
Faculty of Liberal Arts