Risicomanagement als integraal onderdeel van de gemeentelijke organisatie

Nienke Maas, TNO Dirk Pereboom, Deltares

Inhoud

> Complexiteit en spanningsveld gemeentelijke organisatie > Gereedschap voor risicomanagement: – onzekerheid reduceren – methodiek voor overheidsorganisaties > Implementatie Risicomanagement – waarom? Discussie 1 – (belemmeringen en voorwaarden) > Wat zijn de voordelen?

> Organisatorische inbedding – De rol van cultuur, vertrouwen en motivatie bij de inbedding – Stellingen! Discussie 2

Nienke Maas & Dirk Pereboom

Complexiteit van (gemeentelijke) bouwprojecten

Nienke Maas & Dirk Pereboom

Spanningsveld

> De dynamische grenzen van het project als onderdeel van de ruimtelijke omgeving > Het maatschappelijke krachtenveld (gebruikers openbare ruimte, omwonenden en direct belanghebbenden, toekomstige gebruikers, MKB in de omgeving) en het bevoegd gezag > De interne organisatie en externe organisatie (gemeente, adviseurs, ontwikkelaar, aannemer) > De politieke context (B&W, gemeenteraad, raadscommissies)

Nienke Maas & Dirk Pereboom

Welk gereedschap zet je in om onzekerheid te reduceren?

> Voor de belangrijkste ongewenste gebeurtenissen willen we in feite: – reductie van de kans op optreden ( ( preventief correctief ) ) – beperking van eventuele gevolgen

Nienke Maas & Dirk Pereboom

Welk gereedschap zet je in om onzekerheid te reduceren?

> Voor de belangrijkste ongewenste gebeurtenissen willen we in feite: – reductie van de kans op optreden ( ( preventief correctief ) ) – beperking van eventuele gevolgen

Nienke Maas & Dirk Pereboom

Welk gereedschap zet je in om onzekerheid te reduceren?

> Voor de belangrijkste ongewenste gebeurtenissen willen we in feite: – reductie van de kans op optreden ( ( preventief correctief ) ) – beperking van eventuele gevolgen > Maatregelen!

Nienke Maas & Dirk Pereboom

Welk gereedschap zet je in om onzekerheid te reduceren?

– – preventief?

correctief?

> Maatregelen Gereedschap: > Opzet en toepassing is ontwikkeld in Delft Cluster project Implementatie Risicomanagement > Methodiek voor overheidsorganisaties

Nienke Maas & Dirk Pereboom

projecttypering

Click to edit Master title style

risico D-base kwant./prior.

Gewenst effect – Second level > Third level – Fourth level Fifth level Oriëntatie en afbakening Risico’s benoemen, prioriteren en verdelen kostenafweging Maatregelen benoemen en kiezen planning Acties benoemen en uitvoeren raamwerk Monitoren en Rapporteren Opzet risicoanalyse, Projectprofiel, Actorenanalyse, Randvoorwaarden, Uitgangspunten Risicodossier Risicoprofiel: Risico’s met kans en prioriteit Set beheersmaatregelen en geschatte besparing Acties en planning; Eventueel extra maatregelen Risicodossier Risicodossier Risicodossier Bondige rapportage Volledig risicodossier

Waarom Implementatie Risicomanagement?

Discussie 1

3 vragen: 1. Wat heb je er echt aan?

2. Welke manieren heb je om het organisatorisch in te bedden?

3. Welke rol speelt cultuur, vertrouwen en motivatie erbij?

Nienke Maas & Dirk Pereboom

Waarom Implementatie Risicomanagement?

Onderzoek bij: > Gemeente Reeuwijk > Provincie Gelderland > Gemeente Leiden > Gemeente Scheveningen Project Management Bureau, Gemeente Leiden: > Aanleiding: – Behoefte aan meer grip op projecten door ambtelijke organisatie en het bestuur > Doelstelling: – Risicobewustzijn verankeren en verbreden door implementatie van risicomanagement in de werkprocessen

Nienke Maas & Dirk Pereboom

Belemmeringen en voorwaarden

Belemmeringen Voorwaarden Gebrek aan risico bewustzijn Gebrek aan risico management benefits Angst voor risico transparantie Moeilijk om risicomanagement toe te passen Gebrek aan begrip van risicomanagement Gebrek aan risicomanagement concepten en tools Gebrek aan risicomanagement bench marks Heldere doelen stellen Bewustzijn van consequenties en benefits Heldere (contractuele) verantwoordelijkheden Risicomanagement relateren aan ander management Alle stakeholders erbij betrekken Middelen ter beschikking stellen Begrip van risicomanagement Begrip van teamrollen Begrip van organisatiecultuur Project fit van risico management concepten en tools Zie verder Martin van Staveren, 16.30 uur, over Risico, innovatie & verandering Nienke Maas & Dirk Pereboom

Wat zijn de voordelen (tijd, geld)?

> Faalkosten 10 % - 20 % van uitvoeringskosten > In Nederland faalkosten in de infrastructuur (uitvoering)zo’n 800 millioen euro per jaar (SBR 2003) > Betuwe Route, Waardse Alliantie, Traject Sliedrecht-Gorinchem Circa 25 millioen euro kostenbesparing > In the UK: John Pier Tunnel 2 km long, 3 m diameter tunnel – 20 % quicker than planned – 10 % cost savings > 10:1 benefit - cost ratio > 4-22 % total cost savings > Voordeel 1: reductie van faalkosten > Voordeel 2: optimalisatie

Nienke Maas & Dirk Pereboom

Wat zijn de voordelen? Reeuwijk en Leiden

> Bewuster met projectdoelen en risico’s om gaan > Risico’s bijtijds signaleren en tijdig bijsturen > Focus > Communicatie over risico’s – Geeft draagvlak en houvast – Bevordert samenwerking – Helderheid in het projectteam – Dezelfde taal spreken > Totaaloverzicht risico’s en maatregelen binnen projecten > Inzicht in gemeenschappelijke risico’s en raakvlakrisico’s > Bewustwording van nut & noodzaak > Enthousiasme

Nienke Maas & Dirk Pereboom

Organisatorische inbedding en resultaat

> Reeuwijk: Training en learning on-the-job op projectniveau, eenmalige externe bijdrage > Gelderland: op niveau van afdeling Wegen, externe bijdrage bij scan van projecten, vervolg nog te bepalen > Leiden: Formatie leidende coalitie op niveau van PMB, externe bijdrage, ook in fase 2 (verbreden en consolideren) + fase 3 (nazorg) > Scheveningen: op project- / afdelingsniveau, eenmalige externe bijdrage + verzorgen interne opleiding, legitimatie vanuit project- / afdelingsniveau

Zie verder Martin van Staveren, 16.30 uur, over Risico, innovatie & verandering Nienke Maas & Dirk Pereboom

De rol van cultuur, vertrouwen en motivatie bij de inbedding

Zorg voor: > Trekkers binnen de organisatie die de voordelen inzien en daarin investeren. Bij voorkeur aanjagers die een bepaalde invloed binnen de organisatie hebben > Bereidheid tot investeren in tijd en geld > Een informele en open sfeer, ruimte voor alle individuele teamleden om hun mening te kunnen inbrengen > Training on the job op basis van een reële casus > Tools beperkt tot eenvoudig en de essentiële voor het project > Aansluiting bij bestaande werkprocessen

Zie verder Martin van Staveren, 16.30 uur, over Risico, innovatie & verandering Nienke Maas & Dirk Pereboom

De rol van cultuur, vertrouwen en motivatie bij de inbedding

Discussie 2

3 stellingen: 1. Cultuur – inbedding van risicomanagement vereist een cultuuromslag naar open staan voor innovaties, waarbij het experiment niet wordt geschuwd 2. Vertrouwen - voor de invoering van risicomanagement moet het gezegde niet verwijzen naar een belemmering ("de kosten gaan voor de baat uit"), maar naar het resultaat: "een goed begin is het halve werk" gevolgd door "de aanhouder wint" 3. Motivatie - om risicomanagement geïmplementeerd te krijgen heeft de medewerker een prikkel op maat nodig!

Nienke Maas & Dirk Pereboom