Transcript Avställning och överlämnande av personakter inom

Region- och Stadsarkivet Göteborg
2013-06-24
Dnr 173/12 613
Katarina Lennartsson, tel. 031-701 50 55
[email protected]
Christer Hjärpe, tel 031-701 50 25
[email protected]
Avställning och överlämnande av
personakter inom socialtjänsten i
Göteborgs stad
Arkivmyndighet för Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad
RegionRegion- och Stadsarkivet Göteborg
Regionarkivet Vänersborg
Box 2154, 403 13 GÖTEBORG
Besök: Otterhällegatan 5
Tel: 031-701 50 00
Fax: 031-13 09 96
E-post: [email protected]
Box 297, 462 23 VÄNERSBORG
Besök: Niklasbergsvägen 14
Tel: 0521-27 84 00
Fax: 0521-27 84 03
E-post: [email protected]
Innehållsförteckning
AVSTÄLLNING OCH ÖVERLÄMNANDE AV PERSONAKTER INOM
SOCIALTJÄNSTEN ................................................................................................4
AVSTÄLLNING 2013........................................................................................ 4
TIDPLAN .......................................................................................................... 4
VARFÖR SKALL PERSONAKTER INOM SOCIALTJÄNSTEN AVSTÄLLAS OCH
ÖVERLÄMNAS TILL REGIONARKIVET? ......................................................... 4
TRESERVA GALLRINGSMODUL – RUTIN FÖR AVSTÄLLNING..................... 5
AVSTÄLLNING PER SDN – PERSON – VERKSAMHETSGREN..................... 6
PERSONLIG DOSSIE ........................................................................................ 6
DIGITAL AVSTÄLLNING – ÖVERSIKT ........................................................... 6
PLOCKLISTAN.................................................................................................. 7
UNDANTAG FRÅN AVSTÄLLNING ................................................................. 8
PRAKTISKA ANVISNINGAR 1 – ARBETSFLÖDET I RUTINEN ..................... 10
PRAKTISKA ANVISNINGAR 2 – DELNING AV SOTIS-DOSSIE .................. 10
PRAKTISKA ANVISNINGAR 3 – HANTERING AV AVVIKELSER ................. 11
Manuell registrering av undantag .................................................................11
Om akten eller dossien saknas i hyllan .........................................................12
Om endast del av befintlig akt saknas ..........................................................12
Om tidigare saknad akt återfinns..................................................................12
Akter som saknas på plocklistan, men som förekommer fysiskt och har sista
ärendeavslut 2007 eller tidigare.....................................................................12
Felaktiga uppgifter: Datum för ärendestart och –avslut ............................13
SKYDDADE PERSONUPPGIFTER .................................................................. 13
AKTER FRÅN ENSKILD VERKSAMHET ......................................................... 14
AKTER FRÅN KOMMUNALA VERKSAMHETER SOM ÄR UTFÖRARE ........... 14
FÖRBEREDA DOSSIÉER INFÖR LEVERANS .................................................. 14
HANDLINGAR SOM FINNS DIGITALT .......................................................... 16
PACKA OCH MÄRKA FLYTTLÅDOR .............................................................. 16
LEVERANS TILL REGIONARKIVET .............................................................. 17
FÅR SOCIALTJÄNSTEN TILLGÅNG TILL AKTERNA EFTER ÖVERLÄMNANDE
TILL REGIONARKIVET? ................................................................................ 17
GALLRINGSBESLUT OCH DOKUMENTHANTERINGSPLAN......................... 17
KONTAKTUPPGIFTER ................................................................................... 18
CHECKLISTA VID PACKNING AV SOCIALAKTER......................................... 18
2
HANDLINGAR I PERSONAKTER UPPRÄTTADE PÅ ANNAT ÄN PAPPER
(UNDANTAGET UPPGIFTER I WEBBSOTIS OCH TRESERVA).................... 19
LITEN ARKIVORDLISTA ................................................................................ 23
3
Avställning och överlämnande av personakter
inom socialtjänsten
Avställning 2013
Årets avställning gäller dossier i vilka den senast avslutade akten har avslutsdatum
(ärendeavslut) under 2007 eller tidigare. Det är också den första avställningen som görs
från Treserva. I år är det dock, i princip, endast Historikmodulen som berörs.
Från och med årets avställning tillkommer ett moment i hanteringen av SOTISakterna/-dossierna. Det beror på att avställningen, även från Historik, utgår från de
förutsättningar som gäller i Treserva:
• Avställning per person och verksamhetsgren
• Personliga dossier – varje ärendebärare/huvudperson är sin egen
registerledare.
Dessa nya förutsättninar innebär att familjevisa SOTIS-dossier som innehåller en eller
flera gallringsmogna akter behöver delas upp i samband med utplockningen. Varje
aktbärare skall ha sin egen dossie. Det är lämpligt att dossien i sin helhet delas upp vid
utplockningstillfället, även om inte alla akter i ursprungsdossien är gallringsmogna.
Under våren pågår utvecklingen av rutinen Digital avställning i Treservas
gallringsmodul. Avställningsrutinen kommer i leveransen av Treserva version 3.11,
som beräknas bli installerad i september. Underlaget för årets avställning kommer
därför att endast finnas i pappersform – plocklistor – till dess att version 3.11 är
tillgänglig.
Tidplan
Tidplan för avställningen kommer att anges i en senare version av dessa
anvisningar.
Varför skall personakter inom socialtjänsten avställas och
överlämnas till Regionarkivet?
Enligt socialtjänstlagen 12 kap 1 § skall socialtjänstens personakter – med vissa
undantag enligt SoL 12 kap 2 § - gallras fem år efter det att sista anteckningen gjordes i
akten. Gallringen skall vara avslutad senast kalenderåret efter det att
gallringsskyldigheten inträdde.
4
I socialtjänstlagen och framförallt i socialtjänstförordningen (7 kap 2 §) föreskrivs ett
totalbevarande av personakter inom socialtjänsten och av tillhörande personregister i
de kommuner som ingår i Östergötlands, Gotlands och Västernorrlands län samt i
Göteborgs kommun (regionala urval) och i övriga kommuner beträffande ett
representativt urval av personer (individurval). Individurvalet gäller alltså inte
Göteborgs kommun – här skall alla personakter bevaras oavsett födelsedatum!
Eftersom det regionala urvalet (Göteborgs kommun) och individurvalet undantas från
gallring endast för forskningens behov, inte för socialtjänstens behov, får de av
integritetsskäl inte vara tillgängliga för socialtjänsten. De undantagna handlingarna ska
därför överlämnas till arkivmyndigheten vid den tidpunkt då de annars skulle ha
gallrats.
Stadsdelsnämnderna i Göteborgs stad skall därför årligen avställa de av socialtjänstens
personakter, där fem år gått sedan sista anteckning och överlämna dessa till sin
arkivmyndighet - Regionarkivet.
Av rättssäkerhetsskäl skall enligt 12 kap. 2 § SoL följande handlingar bevaras under
obegränsad tid:
1. utredning om faderskap eller föräldraskap enl 1 kap 9 § föräldrabalken
2. utredning om adoption
3. handlingar som kommit in eller upprättats i samband med att ett barn har
placerats eller tagits emot i ett hem för vård eller boende, i ett familjehem, i
sådant boende som avses i 5 kap 7 § tredje stycket eller i ett annat enskilt hem
som inte tillhör någon av föräldrarna eller någon annan som har vårdnaden om
barnet.
De akter som bevaras av rättssäkerhetsskäl kan enligt Regionarkivets leveransrutiner
överlämnas till Regionarkivet efter överenskommelse.
Hantering av personakter enligt lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade
Motsvarande regler om bevarande som för socialtjänstens personakter finns även för
LSS-akter enligt lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade 21c och 21d §§
samt förordningen om stöd och service till vissa funktionshindrade 12 §. Som nämnts
ovan är Göteborg en sådan kommun där handlingar angående samtliga klienter
undantas från gallring.
Treserva Gallringsmodul – Rutin för avställning
Gallringsmodulen – Digital avställning – ger stöd för avställning inom IFO,
Äldreomsorg, Funktionshinder/LSS och Flykting.
I en senare version av rutinen kommer även utförarakter och resursregister att ingå.
Avställningen görs samordnat från Historik och Treserva. Personens hela ärendestock
inom en verksamhetsgren skall vara gallringsmogen i både Historik och Treserva för
att avställning skall kunna ske.
5
Avställningsunderlaget – plocklistan – innehåller således ärenden från både Historik
och Treserva. I denna första avställning är dock i princip alla ärenden från Historik.
När rutinen är ”helt” implementerad, 2014, kommer avställningsarbetet att starta
under andra halvan av januari månad, vilket eliminerar förekomsten av
återaktualiserade akter. (Akter i vilka ett nytt ärende startats inom 5-årsfristen) Därför
behövs inte längre någon kontrollkörning för bevakning av återaktualiseringar.
Avställning per SDN – Person – Verksamhetsgren
Avställning från Treserva (inkl Historik) görs per person och verksamhetsgren.
Personens samtliga ärenden inom verksamhetsgrenen skall vara gallringsmogna innan
avställning kan ske. I Treserva finns följande sex verksamhetsgrenar.
•
•
•
•
•
•
IFO
FH (funktionshinder)
ÄO (äldreomsorg)
Flykting
Familjerätt
Adoption
Leverans till Regionarkivet skall ske med en svit per verksamhetsgren. En och
samma svit kan innehålla dossier från både Historik och Treserva.
Personlig dossie
Tillskillnad från tidigare system använder Treserva inga akt- och dossiebegrepp, som
t ex akttyp, akt-id och registerledare. För att få en enhetlig struktur anpassas den
fysiska arkivbildningen till Treserva:
•
•
•
Personlig dossie. Varje huvudperson (ärendebärare) har egen dossie.
En huvudperson är alltid sin egen registerledare.
En dossie per verksamhetsgren. En och samma person kan ha flera
dossier. Exempelvis en dossie för IFO och en för FH.
Anpassning av arkivstrukturen handlar fr a om att dela upp SOTIS-dossierna, från
familjevis till personlig, samt uppdelning per verksamhetsgren. Se avsnittet Praktiska
anvisningar 2 – Delsning av SOTIS-dossie, nedan.
Digital avställning – Översikt
Kommer i en senare version av dess anvisningar.
6
Plocklistan
Plocklistan är en utskrift av underlaget i bilden Bevara/Gallra-Lista. Listan innehåller
både Historik- och Treservaärenden. (I denna första avställning är dock i princip
samtliga ärenden från Historik)
Plocklistan får inte behållas efter genomförd avställning, utan skall biläggas
leveransen till Regionarkivet.
Innan listan skrivs ut kan man sortera den på huvudperson (ärendebärare) eller
registerledare.
Förklaringar till fälten på plocklistan
Personnummer:
Huvudpersonens (ärendebärarens) personnr.
Person:
Huvudpersonens (ärendebärarens) namn.
Registerledare:
Registerledarens personnummer. Fältet används endast för
Historik-ärenden.
Öppningsdatum:
Ärendets startdatum.
Avslutsdatum:
Ärendets avslutsdatum.
Ärendetyp:
Typ av ärende
7
Akt:
Akt-id för den personakt som ärendet tillhör. Fältet används
endast för Historik-ärenden
Organisation:
Den organisatoriska enhet där ärendet avslutades. För Historikärenden redovisas SDN-numret.
Handläggare:
Senaste handläggaren i ärendet.
Undantas:
Fältet är inte en markering av formellt undantag från gallring,
utan är en möjlighet att – av något skäl – undanta ett ärende från
avställning och radering ur Treserva/Historik.
Bör bevaras:
Markerad ruta innebär att ärendet föreslås för bevarande enligt
gällande gallringsregler i SoL, SoF och LSS. Markeringen finns på
samtliga ärenden eftersom Göteborg är en av de kommuner som
skall bevara alla personakter oavsett födelsetid.
Regel:
Regel för undantag – Anger vilken typ av undantag ärendet
utgör.
• Regonalt urval / ”Geografiskt urval” = Alla
personakter, oavsett födelsetid, skall bevaras för
forskningens behov.
• Adoption = Av rättssäkerhetskäl skall handlingar
rörande utredning om adoption undantas från gallring i
samtliga kommuner.
• Faderskap/Föräldraskap = Av rättssäkerhetskäl
skall handlingar rörande utredning om faderskap
/föräldraskap undantas från gallring i samtliga
kommuner.
• Placering = Av rättssäkerhetskäl skall handlingar
rörande placering av barn utanför det egna hemmet
undantas från gallring i samtliga kommuner.
Bevarat:
Rutan markeras automatiskt när ärendet har markerats som
bevarat i fönstret Bevara, eller genom att rutan
Markera/avmarkera alla som bevarade har markerats i bilden
Bevara/Gallara-Lista.
Raderat:
Resurs:
Underresurs:
Kommenteras ej här
Kommenteras ej här
Kommenteras ej här
Undantag från avställning
För att avställningsrutinen skall fungera fullt ut, bl a med avseende på undantagen,
krävs att vissa inställningar görs i Inställningar-Gallring och InställningarGrundinställningar. För närvarande sköts inställningarna centralt.
8
För SOTIS-ärenden är reglerna för undantag delvis programmerade i Historikmodulen.
I underlaget och på den utskrivna plocklistan anges undantagen i kolumnen Regel.
Obs! Ärendestock som innehåller undantagskriterium (faderskap, adoption, placering)
kommer ej med i underlaget direkt när gallringsmognad inträder, utan först när
ålderskriteriet är uppfyllt. För närvarande 25 år.
• Utredning om faderskap, eller föräldraskap enl 1 kap 9 §
Föräldrabalken.
Historik: U-akten innehåller beslut om faderskap/föräldraskap.
(Ärendekod 60, 62, 63)
Treserva: Ärendetyp Faderskap – Föräldraskap
I avvaktan på att avställningsrutinen kompletteras med ålderskriterium för den
tidpunkt när ärendestock innehållande faderskap skall komma med i underlaget,
används en gallringsfrist på 20 år.
• Utredning om adoption
Historik: A-akten innehåller beslut om adoption. (Ärendekod 70, 72-77)
Treserva: Händelsetyp Adoption, Uppföljningsraport, respektive beslutstyp
Samtycke fortsatt adoptionsff 6:14 SoL har markerats för bevarande.
I avvaktan på att avställningsrutinen kompletteras med ålderskriterium för den
tidpunkt när ärendestock innehållande faderskap skall komma med i underlaget,
används en gallringsfrist på 18 år.
• Placering av barn
Historik: 10-ärendet innehåller beslut avs placering av barn utanför det egna
hemmet. (Familjehem, HVB-hem, §12 –hem). Alternativt, för äldre
ärenden: I-akten har förvaringskod xxA999. (T ex 01A999)
Treserva: Aktuella genomförandeformer har markerats för bevarande.
Ärendestocken kommer med i underlaget när personen fyllt 25 år, och
akten/akterna skall avställas.
• Undantag p g a att återkrav finns
Används ej!
Som en förberedelse inför stängningen av webbSOTIS och laddningen av Historik
genomförde SDF en reglering av samtliga återkrav i SOTIS.
I Treserva kommer ärenden inte att kunna avslutas om de innehåller oreglerat
återkrav.
Med anledning av ovanstående justeringar finns inte längre behov av
undantagstypen.
9
• Akten har blivit aktuell igen
Används ej! (Kod 5 i SOTIS)
Underlaget för avställning kommer fortsättningsvis att sammanställs under andra
halvan av januari månad, vilket eliminerar risken för återaktualisering inom femårsfristen.
• Undantag p g a samordning med annan akt
Används ej! (Kod X i SOTIS)
Avställning från Treserva (inkl Historik) görs utifrån förutsättningen att varje
huvudperson (ärendebärare) har egen dossie, samt att avställning sker per
verksamhetsgren. Om personens ärendestock, inom verksamhetsgrenen,
innehåller undantag kommer ärendena inte med i underlaget förrän ålderskriteriet
är uppfyllt, och det är dags att avställa.
Därmed upphör behovet att samordna familjens/personens aktbestånd.
Praktiska anvisningar 1 – Arbetsflödet i rutinen
Kommer i nästa version av dessa anvisningar, i samband med att Treserva
version 3.11 installeras. Preliminärt i september månad.
Praktiska anvisningar 2 – Delning av SOTIS-dossie
Från och med årets avställning tillkommer ett moment i hanteringen av SOTISakterna/-dossierna. Det beror på att avställningen, även från Historik, utgår från de
förutsättningar som gäller i Treserva:
• Avställning per person och verksamhetsgren.
• Personliga dossier – varje huvudperson (ärendebärare) har egen dossie, och
är sin egen registerledare.
• Dossie läggs upp för varje verksamhetsgren. En och samma person kan
således ha flera dossier – t ex en för IFO och en för ÄO.
• Leverans till Regionarkivet sker med en svit per verksamhetsgren.
Dessa nya förutsättningar innebär att familjevisa SOTIS-dossier som innehåller en eller
flera gallringsmogna akter behöver delas upp i samband med utplockningen. Varje
aktbärare skall ha sin egen dossie – per verksamhetsgren. Det är lämpligt att dossien
i sin helhet delas upp vid utplockningstillfället, även om inte alla akter i
ursprungsdossien är gallringsmogna.
Anvisningar för delning av dossie
SOTIS-dossie som endast innehåller akter för en person (= en aktbärare)
1. Fördela aktbeståndet på verksamhetsgren
2. Gör en dossie för varje verksamhetsgren
3. Infoga varje akt i den dossie vars verksamhetsgren akten tillhör
10
4. Gallringsmogen dossie infogas i sin leveranssvit, och eventuell icke
gallringsmogen dossie insorteras i hyllan
Om personen endast förekommer i en verksamhetsgren, behöver naturligtvis ingen
uppdelning göras!
Om flera verksamhetsgrenar är aktuella, kan ursprungsdossien användas för en av
dem.
SOTIS-dossie som innehåller akter för flera personer (= flera aktbärare)
1. Fördela dossiens aktbestånd på aktbärare
2. Fördela varje aktbärares akter på verksamhetsgren
3. Gör en dossie för varje verksamhetsgren där aktbäraren förekommer
4. Infoga respektive aktbärares akter i den dossie vars verksamhetsgren akten
tillhör
5. Gallringsmogna dossier infogas i sina leveranssviter, och eventuella icke
gallringsmogna dossier insorteras i hyllan
Ursprungsdossien kan naturligtvis återanvändas!
Uppdelning av en SOTIS-dossie med flera aktbärare (familjedossie) innebär att
respektive nybildad dossie får ny registerledare, d v s aktbärarens personnummer.
Därmed uppstår en avvikelse gentemot Historik, som ju inte kan uppdateras. Om en
dossie inte kan återfinnas på den registerledare som anges i Historik , får det således
förutsättas att den angivna ursprungsdossien har delats upp.
Praktiska anvisningar 3 – Hantering av avvikelser
I avvaktan på att Treserva version 3.11 blir installerad under september månad,
kommer det digitala underlaget inte att vara tillgängligt. Endast plocklista i
pappersform kommer under denna period att kunna användas. Om det uppstår behov
av korrigering eller komplettering av underlaget får noteringar göras manuellt på
plocklistan respektive särskilt avsedd blankett – se under respektive rubrik nedan.
Observera att kompletteringar och justeringar av underlaget alltid skall anges på
plocklistan eller särskilt avsedd blankett – även i de fall uppdatering görs i Treserva.
Manuell registrering av undantag
Ärendestock som innehåller undantagskriterium (faderskap, adoption, placering)
kommer ej med i underlaget direkt när gallringsmognad inträder, utan först när
ålderskriteriet är uppfyllt, och det är dags att avställa. För närvarande innebär
ålderskriteriet att personen skall ha fyllt 25 år, när det gäller placeringar. För faderskap
och adoption gäller t. v. istället en förlängd gallringsfrist på 18 år.
Det går ej att manuellt åsätta eller ta bort undantagsmarkering på ett ärende i
underlaget.
►
Om det finns behov av att åsätta undantag i syfte att förhindra avställning, kan
11
rutan i kolumnen Undantas bockas i. Tänk på att personens samtliga
ärenden då skall markeras.
►
I avvaktan på Treserva 3.11: Markera rutan Undantas på plocklistan. Uppdatera
sedan underlaget i Treseva när version 3.11 är på plats.
Om akten eller dossien saknas i hyllan
Ärendet/ärendena finns med på plocklistan men saknas i hyllan.
► Treserva: Bocka i rutan i kolumnen Fysisk akt saknas. Gör en markering för
varje ärende i akten/akterna.
► Plocklistan: Ange xxAXXX (t ex 01AXXX) på raden för varje ärende i den
saknade akten/akterna.
Om endast del av befintlig akt saknas
►
►
►
Treserva: --Plocklistan: --Blankett: När enstaka handlingar saknas i en akt skall blanketten Saknade
handlingar ifyllas.
Om tidigare saknad akt återfinns
►
►
►
Treserva: --Plocklistan: --Blankett: Akter som saknats vid tidigare avställning, men återfunnits, förtecknas
på blanketten Återfunna personakter.
Obs! Dessa akter skall levereras i en separat svit för akter som saknas i
systemet/leveransfilen.
Akter som saknas på plocklistan, men som förekommer fysiskt och
har sista ärendeavslut 2007 eller tidigare
_________________________________________________________________
Obs! Avlidna personers akter , avslutade senare än 2007, skall inte levereras
nu, utan först när akterna är gallringsmogna
_________________________________________________________________
• Kontrollera om personen har förekomst i Historik eller Treserva och/eller om
personen har fysisk dossie inom samma verksamhetsgren som den upphittade
akten. Om så är fallet – kontakta Regionarkivet. (Kontaktuppgifter sid 1)
•
Om personen saknar förekomst i systemet och fysisk dossie inom samma
verksamhetsgren som den upphittade akten:
► Treserva: --► Plocklistan: --► Blankett: Akter som saknats vid tidigare avställning, men återfunnits,
förtecknas på blanketten Återfunna personakter.
12
Forts. nästa sida!
Obs! Dessa akter skall levereras i en separat svit för akter som saknas i
systemet/leveransfilen
Felaktiga uppgifter: Datum för ärendestart och –avslut
Gäller om uppgifterna på plocklistan är felaktiga.
► Treserva: --► Plocklistan: --► Blankett: Korrekta uppgifter anges på blanketten Rättning av felaktiga
uppgifter avs ärendestart och -avslut.
Skyddade personuppgifter
Generellt gäller att fysiska akter avseende personer som är skyddade, eller kan antas
vara skyddade, vid avställningstillfället skall levereras åtskilt från huvudleveransen.
Akterna överlämnas personligen av särskilt utsedd personal från stadsdelsförvaltningen, efter överenskommelse med Regionarkivet.
Leveransen av skyddade akter behöver delas upp i två sviter.
1. Svit för akter vilkas ärenden har hanterats i systemet och som
därmed förekommer i den digitala leveransfilen.
2. Svit för akter vilkas ärenden har hanterats utanför systemet och
därför inte förekommer i systemet.
I övrigt gäller följande för akter avseende skyddade personer.
Ärenden som har hanterats utanför systemet (Treserva eller webbSOTIS)
Den manuellt upprättade akten bör förvaras åtskilt från förvaltningens övriga
aktbestånd, även efter att skyddet upphört.
• Om personen, efter att skyddet upphört, blir aktualiserd i systemet skall den
gamla, manuella akten, hållas åtskild från den nya akten.
• Bevakningen av gallringsmognad för den manuella akten får göras manuellt.
• Om personen fortfarande är skyddad/antas vara skyddad vid avställningstillfället skall den manuella akten levereras åtskilt från huvudleveransen. (Se
ovan)
• Om skyddet har upphört vid avställningstillfället skall den manuella akten ingå
i huvudleveransen, och i den särskilda sviten för akter som saknas i systemet.
Ärenden som har hanterats i systemet (Treserva eller webbSOTIS)
Hela den fysiska dossien bör förvaras åtskilt från förvaltningens övriga bestånd så
länge skyddet pågår. När skyddet upphör kan dossien infogas i det övriga beståndet.
• Om personen fortfarande är skyddad/antas vara skyddad vid avställningstillfället skall den fysiska dossien levereras åtskilt från huvudleveransen. (Se
ovan)
• Om skyddet har upphört vid avställningstillfället skall den fysiska dossien ingå i
huvudleveransen.
13
Akter från enskild verksamhet
Den 1 april 2008 trädde vissa ändringar i SoL och LSS i kraft – se SoL 7 kap 3 och 3 a
§§ och socialtjänstförordningen 7 kap 2 § samt LSS 23 a och 23 b §§ och förordningen
om stöd och service till vissa funktionshindrade 12 §. Dessa ändringar innebär att
handlingar som tillhör personakter i enskild verksamhet i bland andra Göteborgs
kommun skall överlämnas till den kommun som beslutat om insatsen. Överlämnandet
skall enligt huvudregeln ske två år efter senaste anteckning.
När akter från enskild verksamhet kommer in till socialtjänstens arkiv skall dessa
sorteras in i respektive klients dossié. Akten från enskild verksamhet skall ligga i
dossién i ett eget aktomslag så att den inte blandas ihop med övriga handlingar i
dossién.
Akter från kommunala verksamheter som är utförare
Om det är en nämnd som beslutar om en insats och det är en annan nämnd som
genomför insatsen skall även den nämnd som genomför insatsen upprätta en egen
personakt angående klienten. Klienten får alltså en akt hos den beslutande nämnden,
där den information utföraren bedömer att den beslutande nämnden skall få översänt
till sig kommer att ingå, och en komplett akt hos utföraren. Mer om detta finns att läsa
i Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd, SOSFS 2006:5.
Ett problem när det gäller avställningsrutinen är att det finns verksamheter i
Göteborgs Stad som är utförare, men som ännu inte har möjlighet att registrera sina
akter i Treserva. Man måste när det gäller utförarakter från kommunala verksamheter
manuellt hålla reda på när avställningsmognaden inträder, eftersom inga utförarakter
alls än så länge kommer med på några plocklistor. Akter från varje utförare, vars
verksamhet ingår i en stadsdelsnämnd, skall, när det är dags, levereras separat
och var för sig från den stadsdelsnämnd, som är huvudman för respektive
utförare, till Regionarkivet.
En del utförare har inte bara pappershandlingar, utan använder också andra
datasystem än Treserva för att lagra information om klienterna. Det är viktigt att man
inte bara levererar pappershandlingar till Regionarkivet, utan också kontrollerar
om akterna har digitala delar. Kontakta Regionarkivet om ni har sådana andra
datasystem som ni skall leverera uppgifter ur! (Läs mer nedan i styckena
”Handlingar som finns digitalt” och ”Handlingar i personakter upprättade på annat än
papper”.)
Förbereda dossiéer inför leverans
Arkivboxar, dossiéomslag och aktomslag
Personakterna eller dossiéerna, som finns med på plocklistan, skall levereras i
personnummerordning i aktomslag och arkivboxar.
14
Om en dossié är tjock och behöver delas upp använd flera aktomslag och sedan ett
aktomslag runt allt som rör samma person eller registerledare. Aktomslagen märks
med personnummer som skrivs med arkivbeständig bläck- eller kulspetspenna uppe i
högra hörnet, så att det går lätt att leta fram rätt akt i boxen.
Arkivboxarna skall vara välfyllda utan att bågna (halvtomma arkivboxar tar för mycket
plats på våra hyllor). Det går bra att packa flera tunna dossiéer i samma box så länge
hela leveransen är i personnummerordning. En riktigt tjock dossié kan behöva delas
upp på flera boxar. Boxarna märks med förvaltningens namn, verksamhetens namn
samt första och sista födelsedatum i boxen. Använd mjuk blyertspenna till detta.
Gamla upphittade akter, som inte finns med på plocklistan och som borde varit
levererade tidigare levereras i en svit för sig, och de skall som vanligt levereras i
dossiéomslag med flikar vid kortändorna som håller handlingarna på plats och som går
att ställa direkt på hyllan. Tänk på att alltid ha handlingarna i ett aktomslag, som
skyddar dem mot pappen i dossiéomslaget. Personnummer och namn skrivs med
arkivbeständig penna på dossiéomslaget. Finns redan etiketter med namn och
personnummer klistrade på dossiéomslagen, går det bra att leverera dem så. Finns det
någon särskilt tjock dossié bland dessa gamla akter kan den läggas i en arkivbox
förutsatt att den fyller boxen väl utan att denna bågnar.
Om du hittar lösa gamla papper som utgör en akt, skall du lägga dem i ett
dossiéomslag i enlighet med ovanstående stycke.
Gallring
Inga gallringsbara handlingar får överlämnas till Regionarkivet. Handläggaren ansvarar
för att handlingar av tillfällig eller av uppenbart ringa betydelse gallras ur personakten
vid arkivering. Övriga handlingar som enligt dokumenthanteringsplanen får gallras
skall plockas ur akterna före leverans och därefter finnas kvar ute på förvaltningarna
till dess att gallringsfristen har uppnåtts. Detta gäller t.ex. viss ekonomisk redovisning i
förmedlingsärenden. (Se även rensning).
Rensning
Innan akterna överlämnas till Regionarkivet ska de även rensas från kladdar,
arbetsmaterial, dublettkopior, överexemplar, tomma blanketter, tillfälliga noteringar
och referensinformation som inte tillför sakuppgift till ärendet. Dessutom ska metall
och plast, såsom gem och plastfickor, tas bort eftersom det annars kan förstöra
papperet på längre sikt. (Det är dock inte nödvändigt att ta bort häftklamrar!)
Plastfickorna skall ersättas av aktomslag. Det skall vidare inte finnas några post-itlappar på handlingar, arkivboxar, dossié- eller aktomslag.
Finns information (som hör till personakten) på CD- eller DVD-skivor eller på andra
databärare som inte består av papper, så skall dessa plockas ur ärendet och förvaras
skilt från pappershandlingarna i akten. Inför leveransen skall databärarna läggas i smala
arkivboxar. Dessa boxar med databärare på annat medium än papper skall levereras
separat. (Se nedan under rubrik ”Handlingar som finns digitalt”).
15
Handlingar som finns digitalt
När information skapats i digital form är utgångspunkten att bevara i digital form. I
allmänhet behöver man därför inte skriva ut den information som finns i sin
fullständiga form i webbSOTIS eller Treserva. Detta gäller t ex även journalbladen.
Trots att all överföring som medför informationsförluster för användaren ses som
gallring, kan analog arkivering genom utskrift av digitala handlingar på papper ändå
ibland vara motiverad t.ex. om den digitala långtidslagringen inte är säkerställd.
Information på USB, CD- eller DVD-skivor etc. som hör till ett ärende skall därför i
mesta möjliga mån skrivas ut på papper och sorteras in i respektive akt. Är detta inte
möjligt dvs. om informationen som hör till ärendet ändå bevaras digitalt på andra
databärare som inte består av papper, så skall dessa ska förvaras skilt från
pappershandlingarna i akten.
Obs! Finns informationen (som skall bevaras) på USB-minne skall informationen
antingen skrivas ut på papper eller överföras till och sparas på CD-R eller DVD-Rskivor. USB-minnen får aldrig överlämnas till Regionarkivet!
På varje box skall anges till vilket ärende/ärenden som informationen på databärarna
hör; registerledarens/registrerledarnas personnummer (om t.ex. information som hör
till flera ärenden bränts på samma CD-skiva), vilken SDN den hör till, vilken
verksamhetsgren, vilket år den levererats samt att arkivboxen innehåller t.ex. CDskivor och/eller DVD-skivor alternativt andra databärare annat än papper.
Gör en notering i WebbSotis alternativt i Treserva, där det framgår att det finns fler
handlingar i akten på annat medium än papper och i IT-stödet. Lägg ett papper i den
fysiska akten, där det framgår att det finns fler handlingar i akten på annat medium,
hänvisa även till förteckningen.
Följ anvisningarna för ”Handlingar i personakter upprättade på annat än papper”
nedan.
Packa och märka flyttlådor
Använd vanliga flyttlådor (med hål för händerna), som ej behöver tejpas i botten för
att hålla. Arkivboxarna innehållande akter packas i lådorna i personnummerordning
från vänster till höger – börja från vänster med boxar angående de äldsta personerna.
Packa bara en rad i varje låda. Akter angående personer födda på 1800-talet sorteras in
före dem som är födda på 1900-talet.
Dossiéomslagen med gamla akter packas för sig i en egen personnummerordning från
vänster till höger. Akter angående personer födda på 1800-talet sorteras in före dem
som är födda på 1900-talet. Lägg dossiéerna med ”ryggen” nedåt.
Flyttlådorna skall numreras, märkas med stadsdelsnämndens namn, verksamhetsgren
samt födelseår för de personer som har den första respektive sista akten i lådan (skriv
inte ut hela personnummer). Skriv stort och tydligt på papper i minst A5-format,
vilka fästs på lådorna. Rör det sig om ”gamla” akter (som ej finns på plocklistan)
alternativt arkivboxar med CD-skivor etc. skall även det anges när lådorna märks.
16
Leverans till Regionarkivet
Alla plocklistor skickas med leveransen till Regionarkivet. Du skall inte behålla en kopia
av listan. Socialtjänstlagens mening är att socialtjänsten inte skall veta att de avställda
akterna funnits.
Ordentliga reversal (kvitton), av vilka det framgår varifrån akterna kommer (dvs. vilken
SDN och verksamhetsgren), vem som skickat dem (ansvarig för överlämnandet),
flyttlådornas nummer samt födelseår (ej personnummer) för de personer som har den
första respektive sista akten/dossién i varje låda, skall medfölja leveransen till
Regionarkivet.
Det är bra om du levererar akterna så snart som möjligt. Hör av dig till Regionarkivet
och boka tid för när leverans skall ske. Detta är mycket viktigt så personal är på plats
och kan ta emot leveransen!
Leveransen till Regionarkivet skall ske under betryggande former – flyttlådorna får inte
stå öppet eller obevakat så att obehöriga kan få tillgång till innehållet.
Se även ”Checklista vid packning av socialakter”.
Får socialtjänsten tillgång till akterna efter överlämnande
till Regionarkivet?
Akterna är undantagna från gallring och ska bevaras hos Regionarkivet för
forskningens behov. Sekretess gäller mellan kommunala myndigheter, såväl som
mellan kommunala myndigheter och allmänheten, för uppgifter om enskilds personliga
förhållande (se offentlighets- och sekretesslagen 26 kap 1 §). Den överlämnande
myndigheten har därför endast tillgång till akterna om det enligt offentlighets- och
sekretesslagen står klart att uppgifterna kan röjas utan att den enskilde eller någon för
honom eller henne närstående lider men.
Gallringsbeslut och dokumenthanteringsplan
Handlingar som är inkomna eller upprättade och förvarade på en myndighet är
allmänna handlingar. De allmänna handlingarna kan antingen vara offentliga eller
hemliga/sekretessbelagda eller innehålla både offentliga och sekretessbelagda uppgifter.
Observera att inga allmänna handlingar får förstöras utan att man har ett formellt
gallringsbeslut! Dokumenthanteringsplanen styr bl.a. bevarande och gallring. Av
planen framgår vilka handlingar som får gallras (d v s förstöras/raderas) och vilka som
skall bevaras, t ex i socialtjänstens personakter.
Socialtjänsten i Göteborgs stad ska tillämpa följande gemensamma
gallringsbeslut/dokumenthanteringsplaner:
•
•
Gemensam dokumenthanteringsplan för stadsdelsnämnder i Göteborgs stad
(arkivnämndens beslut 2011-09-28, 38 §, dnr 134/11 73).
Gallring i Göteborgs stad av handlingar som är av tillfällig eller ringa betydelse
(servicenämndens beslut 1998-11-11, 92 §).
17
Gemensamt gallringsbeslut för handlingar som är av tillfällig och ringa betydelse och
dokumenthanteringsplanen för Göteborgs stadsdelsnämnder finns på Regionarkivets
hemsida.
Länk till Regionarkivets hemsida: www.arkivnamnden.se
Arkivansvarig
Varje förvaltning skall ha en arkivansvarig. Om du har frågor om hur du ska tolka
dokumenthanteringsplanen, inte har tillgång till den eller om du har övriga frågor om
arkiv- och dokumenthantering på din arbetsplats bör du i första hand kontakta
arkivansvarig.
Informera arkivansvarig om du upptäcker handlingstyper som saknas i
dokumenthanteringsplanen för stadsdelsnämnderna. På så sätt kan planen förbättras
vid nästa revidering.
Kontaktuppgifter
Frågor som rör packningen och den fysiska leveransen av personakterna besvaras av
Katarina Lennartsson, tfn 701 50 55,
E-post: [email protected]
Har Ni frågor som rör listan eller dataregistret kontakta Christer Hjärpe, tfn 701 50 25,
E-post: [email protected]
Checklista vid packning av socialakter
•
Akterna ligger i arkivboxar. Arkivboxen skall vara välfylld (halvtomma
arkivboxar tar för mycket plats).
•
Inga plastfickor eller gem. Använd aktomslag för att dela upp arkivboxens
innehåll i olika akter och för att skydda handlingarna. Inga post-it-lappar på
handlingar, aktomslag och arkivboxar. Personnummer skrivs uppe i högra
hörnet på aktomslagen (arkivbeständig bläck- eller kulspetspenna). En av
kortsidorna på arkivboxen märks med förvaltning, verksamhet, första och sista
födelsedatum i boxen (mjuk blyertspenna).
•
Akterna ligger i personnummerordning. Akter angående personer födda på
1800-talet sorteras in före dem födda på 1900-talet.
•
Lämpliga flyttlådor används.
•
I flyttlådan är arkivboxarna väl packade i en rad från vänster till höger. (Det
skall inte ligga fler boxar ovanpå, då lådan kan bli för tung och/eller rörig.)
18
•
Akter avslutade 2007 eller tidigare som inte finns med på plocklistan levereras
separat och i dossiéomslag med flikar vid kortändorna. Dossiéomslagen är
märkta med personnumer. Handlingar i dossién skyddas av aktomslag. Enstaka
särskilt tjocka akter kan läggas i arkivboxar (förutsatt att de fyller arkivboxarna
väl utan att de bågnar).
•
Information som lagrats på t.ex. USB, CD, DVD eller andra databärare skall i
mesta möjliga mån skrivas ut på papper. Är det inte möjligt (t.ex. information
på ljudband eller ljudfiler) skall databärarna som informationen lagras på läggas
i smala arkivboxar och märkas enligt anvisningar i detta dokument. Arkivboxar
skall levereras separat. (Obs! USB-minnen får aldrig levereras.)
•
Flyttlådorna är märkta med stadsdelsnämndens namn, verksamhetsgren samt
födelseår (inte hela personnummer) för de personer som har första
respektive sista akten i lådan. Lådorna skall vara numrerade. Uppgifterna finns
på ett papper i minst A5-format, vilket fästs på lådan. Om leveransen
inkluderar ”gamla” akter (som ej finns på plocklistan) eller boxar med CDskivor etc skall även det framgå av flyttlådornas märkning.
•
Leveransreversal och plocklista skickas med leveransen. Det skall också bifogas
en förteckning över de akter som levereras separat (d v s gamla akter som
missats i tidigare leveranser samt över eventuella arkivboxar med CD-skivor
etc).
•
Hör av er till Regionarkivet och boka tid för när (leveransen) överlämnandet
skall ske.
•
Leveransen skall ske under betryggande former så att obehöriga inte får
tillgång till handlingarna.
Handlingar i personakter upprättade på annat än papper
(undantaget uppgifter i webbSOTIS och Treserva)
Enligt gallringsbeslut ”Gallring i Göteborgs stad av handlingar som är av tillfällig eller
ringa betydelse” (Servicenämndens beslut 1998-11-11, 92 §) får exempelvis följande
handlingar som är av tillfällig betydelse gallras genom att innehållet har överförts till
nya databärare eller genom att handlingarna på annat sätt har ersatts av nya handlingar:
•
Handling som inkommit till eller expedierats från myndigheten i elektronisk form,
t.ex. e-post, raderas om handlingen har överförts till annat format eller annan
databärare, t ex genom utskrift på papper. En förutsättning är att överföringen
endast har medfört ringa förlust. För att förlusten skall anses ringa, krävs att
handlingen inte är autenticerad (äkthetsgaranterad) genom elektronisk signatur eller
motsvarande. Den får inte heller vara strukturerad på ett sådant sätt att betydande
bearbetningsmöjligheter går förlorade.
19
•
Handling som inkommit till myndigheten i form av meddelande i röstbrevlåda,
telefonsvarare och motsvarande, och som tillfört ett ärende sakuppgift, raderas
under förutsättning att innehållet dokumenterats i en tjänsteanteckning som
tillförts övriga handlingar i ärendet.
Information på USB, CD-/DVD-skivor etc. skall i mesta möjliga mån skrivas ut på
papper och sorteras in i respektive akt. Är detta inte möjligt (t.ex. pga. att den digitala
informationen är så strukturerad att betydande bearbetningsmöjligheter därmed skulle
gå förlorade, se ovan) skall nedanstående anvisningar för handlingar i personakter
upprättade på annat än papper följas:
CD/DVD-skivor, USB-minnen, videoband, kassetter, negativ, bilagor till akter i form
av föremål och andra databärare som inte består av papper, ska förvaras skilt från
pappershandlingarna i akten.
En anteckning om att handlingar (t.ex. uppgifter på CD-R eller DVD-R-skiva) förvaras
i särskild ordning införs i WebbSotis eller i Treserva och i akten. Obs! USB-minnen får
inte användas för lagring av uppgifter som skall bevaras. Finns informationen (som
skall bevaras) på USB skall dokumenten antingen skrivas ut på papper eller överföras
till och sparas på CD-R eller DVD-R-skivor.
Frågan om det fysiska formatet (på vilket media filerna lagras) är naturligtvis viktig,
men av minst lika stor vikt är frågan om det logiska formatet (filformatet). Om man
t.ex. använder instabila eller ”okända” filformat spelar det mindre roll om
informationen lagras på godkänt lagringsmedia – informationen riskerar ändå att gå
förlorad.
1. Använd lagringsmedier och filformat som är etablerade och följer
internationella ISO-standarder
2. Sträva efter en enhetlig hantering inom hela myndigheten både vad gäller
lagringsmedia och filformat. Detta underlättar på sikt och möjliggör framtida
överföring till ny lagringsmedia.
3. Vid användandet av komprimerade filformat är det bra att använda ickeförstörande komprimering eller så låg komprimeringsgrad som möjligt.
4. Följ leverantörens rekommendationer gällande inspelning, förvaring, vård och
övrigt handhavande av lagringsmedia.
Digitalt lagrade dokument bör arkiveras i så stabila, standardmässiga och öppna
filformat som möjligt. Detta för att säkerställa en framtida konvertering till nästa
generation stabila, standardmässiga och öppna filformat.
Följande filformat betraktas i dagsläget som de bästa:
Typ
Kontorsdokument (t.ex. doc, xls)
E-postmeddelanden*
Bilder
Rörlig bild
Filformat
•
PDF/A (SS-ISO 19005-1:2005)
•
PDF/A (SS-ISO 19005-1:2005)
•
TIFF (ISO 12639:2004)
•
JPEG 2000 (ISO/IEC 15444), ISO
10918-1
•
MPEG-4 (ISO/IEC 14496) eller
MPEG-2
20
•
Ljud
MP3 = MPEG-1 audio layer 3
ISO/IEC 11172-3, ISO/IEC 13818-3
* I första hand rekommenderar ändå Regionarkivet att e-post med bilagor som ska
bevaras skrivs ut på papper, se Servicenämndens beslut, ovan.
•
•
Ge varje fil en unik beteckning
Ge varje databärare med elektroniska handlingar som ska bevaras en unik
beteckning (löpnr/år)
Rekommendationer för hantering av CD- och DVD-skivor
•
Använd märkesskivor av god kvalitet
Kvaliteten på olika optiska skivor skiftar. Märkesskivor (t.ex. KODAK) brukar
hålla högre kvalitet än icke märkesskivor. Använd inte skivor där leverantören
är okänd.
•
Använd brännare av god kvalitet
Det är viktigt att själva brännaren är av god kvalitet. Följ alltid leverantörens
råd avseende inställningar, skivor m.m.
•
Bränn inte med för hög hastighet och i en vibrationsfri miljö
Hastigheten ska inte vara den maximala för vad brännaren klarar, det ger dålig
kvalitet. När uppgifterna brännts över till en CD- eller DVD-skiva skall
uppgifterna raderas från datorns hårddisk. Det möter inget hinder att bränna filer
som hör till flera ärenden som skall bevaras på samma skiva.
•
Märkning av skivan och fodralet
Båda sidorna är känsliga, men framförallt den sidan med tryck på. Skriv därför
försiktigt med CD-penna eller mjuk vattenfast penna med rund spets i mitten av
skivan. Märk både skivan och fodralet med förvaltning, ärende, löpnr, år och
ev. andra uppgifter som behövs för återsökning.
•
För en förteckning över CD-R och DVD-R (motsv.)
En förteckning tjänar som sökingång till skivorna. Förteckningen/liggaren över
skivorna bör finnas i anslutning till skivornas förvaring.
I förteckningen bör finnas uppgift om:
-
Förvaltning
Verksamhet
Enhet (motsv.)
Lagringsmedium
Skivans (motsv.) löpnr/år
Datum för bränning
Filformat
21
-
-
Vilket/vilka ärenden skivan innehåller (ange regledare, aktkod,
uppläggningsdatum, ärendekod samt datum för öppnande och avslut,
ärendebärarens personnummer)
Leveransdatum
Exempel:
Förvalt- Lagrings Löpnr/
ning/
-medium år
Verksamhet
SDN
CD-R
1/2013
Angered
Socialtjänsten
IFO
•
Datum för FilÄrende/
Leveransbränning format Ärenden
datum
(om
CD/DVD)
2013-02-18 PDF-A Regled:xxxxxx2013-05-27
xxxx, I 030219,
Ärende 10 030219
Avslut 070217
Persnr: xxxxxxxxxx
Förvaring av CD/DVD-skivor
CD/DVD-skivor ska inte förvaras tillsammans med papper. Förvara i en säker och
dammfri miljö som är torr, sval och mörk, t.ex. i en godkänd arkivlokal eller i ett
låsbart och brandsäkert skåp. Temperaturen bör vara ca. 18°C och den relativa
luftfuktigheten om möjligt 30 %. Skivorna ska förvaras stående i fodral av
hårdplast eller andra förvaringsboxar. De bör inte staplas på varandra i högar.
Överlämnade (leverans) av handlingar i personakter upprättade på annat än
papper
1. Gör en notering i WebbSotis alternativt i Treserva, där det framgår att det
finns fler handlingar i akten på annat medium än papper och i IT-stödet.
2. Lägg ett papper i den fysiska akten, där det framgår att det finns fler handlingar
i akten på annat medium, hänvisa även till förteckningen.
3. Informationsbärarna läggas i smala arkivboxar.
4. På varje arkivbox anges vilken SDN den kommer ifrån, vilken
verksamhetsgren, registerledarens personnummer, samt vilket år den levererats.
5. Dessa boxar skall levereras separat.
6. Bifoga ovan nämnda förteckning över de CD- eller DVD-skivor etc. som
överlämnas.
22
Liten arkivordlista
Akt = sammanhållna handlingar i ett och samma ärende (se även Dossié)
(I SOTIS terminologi kan samma akt innehålla flera ärenden om samma person)
Aktomslag = förvaringsmedel, bestående av papper eller papp, som omsluter och
avskiljer handlingar* (se även Dossiéomslag)
Arkiv = bestånd av handlingar/uppgifter som har tillkommit i en myndighets
verksamhet och som har arkiverats
Arkivansvarig = person som formellt ansvarar för arkivverksamheten vid en
myndighet (t.ex. stadsdelsnämnd)
Arkivbildare = varje förvaltning, bolag eller stiftelse genom vars verksamhet ett arkiv
uppstår
Arkivbildning = ett arkivs successiva framväxt genom att handlingar kontinuerligt
förs samman i planerad och strukturerad form
Arkivbox = förvaringsmedel för arkivhandlingar i form av box med flik, lock eller
annan tillslutsanordning avsedd att ge skydd åt handlingar (tillverkad av syrafri
kartong)*
Arkivmyndighet = Myndighet som har att utöva tillsyn gentemot andra myndigheters
arkivfunktion och arkivbildning
Arkivera = tillföra arkivet handlingar/uppgifter
Arkivläggning = Placering av handlingar i en viss förutbestämd ordning sedan ett
ärende avslutats
Avställa = rutin att plocka ut information ur det system där den finns och spara den i
ett sådant format att den kan läsas under en överskådlig framtid eller att ta ut inaktuella
pappershandlingar som redan givits en bestämd ordning, för att ge dem en annan
ordning för långtidsbevarande
Bevara = handlingen skall bevaras för all framtid
Dokumenthanteringsplan = styrinstrument för arkivbildning hos en arkivbildare,
innehåller vägledande uppgifter om bl.a. arkivläggning och gallring
Dossié = sammanhållna handlingar eller akter i samma ämne under en längre
tidsrymd. En dossier kan innehålla flera akter (se även Akt)
Dossiéomslag = förvaringsmedel, bestående av papper eller papp, som omsluter och
avskiljer handlingar eller akter under en längre tidsrymd. Obs! De dossiéomslag som
stadsdelsförvaltningarna vanligen använder uppfyller inte arkivkravet för
förvaringsmedel för handlingar på papper – därför skall inneliggande handlingar
förvaras i ett aktomslag av papper som uppfyller kravet i Svensk Standard
SS 62 81 07:2004, utgåva 2 (se även aktomslag)
Gallra = förstöra/radera allmänna handlingar/uppgifter (omöjligt att återskapa) enligt
ett i förväg fattat gallringsbeslut/dokumenthanteringsplan (se även Rensa)
Gallringsbeslut = Formellt beslut om vad som får gallras i ett arkiv och under vilka
former det skall ske. I Göteborgs stad fattas gallringsbeslut vanligen i form av en
dokumenthanteringsplan
Gallringsfrist = Tidsrymd mellan gallringsbeslut och verkställande av gallring
Leveransreversal = följesedel vid leverans av arkivhandlingar
Leverera = att fysiskt överföra arkivhandlingar (hela eller delar av arkiv) till
centralarkiv eller arkivmyndighet (se även Överlämna)
23
Rensa = avskilja sådana handlingar/uppgifter som inte är allmänna och som inte skall
arkiveras (se även Gallra)
Sekretess = Begränsning av rätten att ta del av allmän handling regleras i
tryckfrihetsförordningen och offentlighets- och sekretesslagen
Överlämna = att formellt överföra ansvar för arkiv (se även Leverera)
* På Regionarkivets hemsida www.arkivnamnden.se finns listor över arkivprodukter
för myndigheter inom Göteborgs stad.
24