Transcript mall avseende processkartläggning av karlskrona

Datum
Handläggare
Er beteckning
Telefon
Vår beteckning
2012-07-05
MALL AVSEENDE PROCESSKARTLÄGGNING AV
KARLSKRONA KOMMUNS SAMLADE VERKSAMHET.
Bakgrund
Riksarkivets (RA) fattade 2009 beslut om en övergång till processbaserad
arkivredovisning. Övergången ska vara genomförd senast vid utgången
av 2013. I system för långsiktig informationsförsörjning (e-arkiv) är
processbeskrivningen det som skapar sammanhang mellan verksamhet
och arkiv.
Den nya verksamhetsbaserade redovisningen innebär att alla allmänna
handlingar som myndigheten arbetar med ska redovisas tillsammans med
de processer som ger upphov till dem. Informationen knyts på så sätt
tydligt till myndighetens uppdrag och verksamhet. Eftersom det är samma
styrande principer i hela ”livscykeln” kan kommunen skapa
sammanhängande lösningar för hela dokumenthanteringen. Det gör det
lättare att hantera, förvalta och söka handlingar. Den
verksamhetsbaserade redovisningen ska omfatta myndighetens hela
handlingsbestånd, oberoende av verksamhetsområde och medium.
Metod
Metoden för att processkartlägga Karlskrona kommuns samlade
verksamhet har vi hämtat från en avhandling som heter ”Självbeskrivning
och tjänstekognition - Om processkartläggning på Arbetsförmedlingen” av
Martin Fransson, konsult och forskare vid Centrum för tjänsteforskning
(CTF) vid Karlstads universitet.
Det vanliga är att dokumentationen sker som ett led i arbetet med
ständiga förbättringar. All information samlas i en slags heltäckande
modell över verksamheten, lätt tillgänglig och tydligt strukturerad så att
alla kan leta sig fram till aktuell instruktion. Ingen ska kunna hävda att de
inte vet vad som gäller.
Processkartläggning kan ske genom en metod som kallas bottom-up
genom att arbetslaget själva kartlägger processerna och, på eget initiativ
Kommunledningsförvaltningen
Postadress
371 83 KARLSKRONA
Besöksadress
Östra Hamngatan 7 b
Telefon
0455-30 30 00
Telefax
0455-30 30 00
E-postadress
[email protected]
Internetadress
www.karlskrona.se
2011-11-04
med stöd av ledningen, genomför förändringar. Den andra metoden som
kan användas kallas för top-down. Denna metod innebär att processerna
kartläggs från strategisk nivå. Denna metod är sällan framgångsrik.
Bottom-up metoden
Att systematiskt prata igenom, kartlägga, och författa texter om hur
verksamheten bäst utförs, ger en bredd, fördjupning och kännedom om
såväl detaljer som helhet i verksamheterna.
Det är viktigt att processerna inte blir för detaljerade (dokumentera
normalflödet). Varje nämnd/bolag ansvarar för att deras verksamhet blir
processkartlagd.
Under processkartläggningen ska följande göras:

”Flödesbilder” med därtill hörande texter som beskriver
aktiviteternas utförande (se exempel i bilaga 1).
En ”flödesbild” görs som beskriver en verksamhetsprocess med en
definierad kedja av händelser som har en början och ett slut!
En beskrivning i text görs till flödesbilden. Denna ska kunna användas
som ett processtöd för verksamheten och vid verksamhetsutveckling

I samband med att en beskrivning görs av verksamhetens
processer ska en inventering och förteckning av dokumenten
som kan kopplas till processerna göras. I detta sammanhang
upprättas en bevarande- och gallringsplan.

Under arbetets gång är det viktigt att säkerställa – vem är ägare till
processerna? Vem ska slutligen fatta beslut i dessa samt även
fatta beslut om förändringar?

Verktyg för processkartläggning som ska användas är VisAlfa samt
manual för vilka figurer som ska användas.
2 (12)
2011-11-04
3 (12)
2011-11-04
4 (12)
2011-11-04
5 (12)
2011-11-04
6 (12)
2011-11-04
Exempel
Process nr 1: registrering av ärende
7 (12)
2011-11-04
Syfte
Registrering/diarieföring av ett ärende på ett enhetligt, rättssäkert och effektivt sätt. Ärendet ska när det
är registrerat/diariefört lämnas vidare för handläggning.
När ärendet är avslutat ska det arkiveras.
Förkortningar i detta dokument:
Sekreterare – Nämnd/bolagssekreterare
Aktivitet
Dokument
1. Inkommande/utgående/
upprättad handling
Ett ärende initieras, d v s en
handling kommer in, upprättas eller
expedieras till/ från myndigheten.
Kontrollera att handlingen är
stämplad med myndighetens namn
och datum.
2. Registrera ärende
Handlingen ska registreras i
ärendehanteringssystemet – en
digital akt skapas. Diarienummer
påförs handlingen.
2.a Registrera nytt ärende
En akt skapas. Följande uppgifter
ska skrivas i akten: myndighet
(nämnd/organ), diarienummer – år
– löpnummer,
diarieplansbeteckning,
datum – år – mån – dag,
ärendebeskrivning/ärendemening.
2.b Registrera på befintligt
ärende
Handlingar skrivs in i akt under
fältet: till ärendet hörande
handlingar med datum samt ev
protokollshänvisning fylls i rätt fält!
Se - Riktlinjer för
ärendehantering i
Karlskrona
kommuns
samlade
verksamhet
Bevarande och
gallringsplan
Ansvar
Registrator
Beslutsfattare/
Ägare
Förvaltnings-/
bolagschef
Se manual för
ärendehanterings
systemet!
Stöddokument:
registreringsplan
Se manual för
ärendehanterings
systemet!
Stöddokument:
registreringsplan
Se bevarandeoch gallringsplan
för respektive
ärendetyp
Registrator
Förvaltnings-/
bolagschef
Se bevarandeoch gallringsplan
för respektive
ärendetyp
Registrator
Förvaltnings-/
bolagschef
Se manual för
ärendehanterings
systemet!
Stöddokument:
registreringsplan
Se bevarandeoch gallringsplan
för respektive
ärendetyp
Registrator
Förvaltnings-/
bolagschef
8 (12)
2011-11-04
Aktivitet
Dokument
Bevarande och
gallringsplan
Se bevarandeoch gallringsplan
för respektive
ärendetyp
Ansvar
3. Handläggning av ärende
Handling överlämnas för
handläggning av ärende
Förvaltnings-/bolagschef
bestämmer vem som handlägger
ett ärende.
Handläggare av ärendet registreras
i ärendehanteringssystemet som
då får tillgång till sitt ärende.
Handlingar som inte kan fås digtalt
skannas in i ärendehanteringssystemet.
Pappersoriginal läggs i pappersakt.
4. Handling expedieras
Efter att handlingen expedierats så
registreras detta i
ärendehanteringssystemet. En
papperskopia av expedierad
handling läggs i pappersakt.
5. Avsluta ärende
Ärendet avslutas när inget mer
finns att tillföra i ärendet eller när
det vunnit laga kraft. Två gånger
om året kör registrator ut en lista
på oavslutade ärenden per
handläggare. Listan delges
respektive handläggare.
Pågående ärenden bör inte vara
mer än 5 år gamla. Innan ett
ärende avslutas i
ärendehanteringssystemet ska
handläggaren rensa och
komplettera akten.
6. Arkivera ärende
När ärendet har avslutats så
arkivläggs akten.
Vid årsskiftet körs en lista i
pappersformat ut från
ärendehanteringssystemet över
ärenden som skapats under året.
Denna lista arkivläggs.
Se - Riktlinjer för
ärendehantering i
Karlskrona
kommuns
samlade
verksamhet
Se - Riktlinjer för
ärendehantering i
Karlskrona
kommuns
samlade
verksamhet
Se - Riktlinjer för
ärendehantering i
Karlskrona
kommuns
samlade
verksamhet
Se bevarandeoch gallringsplan
för respektive
ärendetyp
Handläggare/
registrator/
sekreterare
Handläggare/
registrator/
sekreterare
Se bevarandeoch gallringsplan
för respektive
ärendetyp
Handläggare/
registrator/
sekreterare
Handläggare/
registrator/
sekreterare
Se - Riktlinjer för
ärendehantering i
Karlskrona
kommuns
samlade
verksamhet
Se bevarandeoch gallringsplan
för respektive
ärendetyp
Registrator/
arkivredogö
rare
Utsedd enligt
delegation
arkivansvarig
för nämnd
och bolag
Handläggare
9 (12)
Beslutsfattar
e/Ägare
Förvaltnings-/
bolagschef
2011-11-04
Exempel
Process nr 2: handläggning av ärende
10 (12)
2011-11-04
Aktivitet
Dokument
1. Utredning av ärende
Handläggare får tillgång till sitt
ärende i ärendehanteringssystemet. En utredning av
ärendet görs. Samråd med
annan förvaltning/bolag kan ske.
Handläggning av ärendet sker i
ärendehanteringssystemet.
Papperskopia ska finnas i
pappers akt.
2. a Delegationsbeslut
Efter att beslut har fattats enligt
delegationsordning registreras
detta i ärendehanteringssystemet. Ärendet expedieras.
Papperskopia läggs i akt.
Beslutet ska anmälas till
nämnd/bolagsstyrelse.
Se - Riktlinjer för
ärendehantering i
Karlskrona
kommuns
samlade
verksamhet
Se manual för
ärendehanterings
systemet!
2. b Förslag till beslut
Efter utredning upprättas ett
förslag till beslut som skickas till
nämnd/bolagsstyrelse. Förslag
till beslut består av
tjänsteskrivelse och
beslutsunderlag. De skrivs i
ärendehanteringssystemet i
befintlig mall.
3. Nämnd/bolags beslut
När beslut har fattats så
expedieras detta. Det kan också
återemitteras eller avslutas utan
åtgärd.
4. Expediering av beslut
Efter att beslutet expedierats så
registreras detta i ärendehanteringssystemet. En
papperskopia av expedierad
handling läggs i pappersakt.
Se - Riktlinjer för
ärendehantering i
Karlskrona
kommuns
samlade
verksamhet
Delegationsordning för
förvaltning/bolag
Se - Riktlinjer för
ärendehantering i
Karlskrona
kommuns
samlade
verksamhet
Se manual för
ärendehanterings
systemet!
Se - Riktlinjer för
ärendehantering i
Karlskrona
kommuns
samlade
verksamhet
Se - Riktlinjer för
ärendehantering i
Karlskrona
kommuns
samlade
verksamhet
Bevarande och
gallringsplan
Se bevarandeoch gallringsplan
för respektive
ärendetyp
Ansvar
Handläggare
Se bevarandeoch gallringsplan
för respektive
ärendetyp
Handlägg- Handläggare/
registrator/
are/
registrator/ sekreterare
sekreterare
Se bevarandeoch gallringsplan
för respektive
ärendetyp
Handlägg- Handläggare/
are/
förvaltningschef
sekreterare /bolagschef
Se bevarandeoch gallringsplan
för respektive
ärendetyp
Förvaltnings- Nämnd/bolag
chef/bolagschef
Se bevarandeoch gallringsplan
för respektive
ärendetyp
Sekreterare Nämnd/bolag
11 (12)
Beslutsfattare/
Ägare
Förvaltnings-/
bolagschef
2011-11-04
Aktivitet
Dokument
5. Avslutning av ärende
Ärendet avslutas när inget mer
finns att tillföra i ärendet eller när
det vunnit laga kraft. Innan ett
ärende avslutas i
ärendehanteringssystemet ska
handläggaren rensa och
komplettera akten.
6. Arkivera ärende
När ärendet har avslutats så
arkivläggs akten.
Vid årsskiftet körs en lista i
pappersformat ut från
ärendehanteringssystemet över
ärenden som skapats under året.
Denna lista arkivläggs.
Se - Riktlinjer för
ärendehantering i
Karlskrona
kommuns
samlade
verksamhet
Se - Riktlinjer för
ärendehantering i
Karlskrona
kommuns
samlade
verksamhet
Bevarande och
gallringsplan
Se bevarandeoch gallringsplan
för respektive
ärendetyp
Ansvar
Beslutsfattare/
Ägare
Handläggare Handläggare/
registrator
Se bevarandeoch gallringsplan
för respektive
ärendetyp
Registrator
/
arkivredog
örare
12 (12)
Utsedd enligt
delegation
arkivansvarig
för nämnd
och bolag