Transcript Motion angående mötesteknik/föreningsformalia Den här motionen

Motion angående mötesteknik/föreningsformalia
Den här motionen innehåller ett antal förslag på hur vår samfällighetsförening kan fungera bättre,
främst hur våra årsstämmor kan förlöpa smidigare. Den innehåller inga märkvärdigheter, merparten är
sådant som är en självklarhet i de flesta föreningar. Styrelsen kan välja att själv införa de regler som
föreslås och i så fall behöver motionsförslagen inte tas upp på stämman.
Röstkort
Alltför få av föreningens medlemmar deltar tyvärr på stämman. Bland de som kommer är intresset förstås
större och i många fall deltar flera från samma familj. Vid omröstningar inför beslut är det oklart vilka som
egentligen är röstberättigade och om någon begär sluten omröstning åtgår alltför lång tid åt genomgång
av upprop, kontroll av rösträtt och utdelning av röstkort. Därför yrkas
1. att röstkort utdelas till röstberättigade stämmodeltagare i samband med starten av
stämman genom att deltagare hos styrelsen prickas av i närvarolista (utifrån debiteringslängden och
ev fullmakt) och tilldelas röstkort.
Stämmoordförande
Det kan inte begäras att föreningens styrelseordförande som, tillsammans med sin styrelse ska svara på
föreningsmedlemmars frågor och stå till svars för sitt agerande under året, samtidigt
sitter ordförande på årsstämman. Ibland deltar stämmoordföranden i diskussioner och driver
stämmofrågorna utifrån sin styrelseordföranderoll samtidigt som stämmodeltagarna ibland riktar sig
ordförande i dennes roll som stämmoordförande och ibland i dennes roll som styrelseordförande.
Det kan inte heller självklart förväntas att en styrelseordförande ska klara av att hantera det större
sammanhang som en stämma utgör.
I samfällighetslagen står om detta:
10 § Föreningsstämman öppnas av styrelsens ordförande eller av den som styrelsen har
utsett. Ordförande vid föreningsstämma utses av stämman. osv.
Därför yrkas:
2. att stämman beslutar om ett stadgetillägg enligt följande: Stämman öppnas av styrelsens ordförande
som sen överlämnar stämmoordförandeskapet till en av stämman vald stämmoordförande som ska
vara annan är föreningens ordförande. I valberedningens uppdrag ingår att till stämman föreslå
stämmoordförande.
Alternativyrkande:
3. att för den händelse att deltagandet på stämman är för lågt för att föreslå stadgeförändringar – vilket
det alltid brukar vara – stämman istället uttalar som sin uppfattning att stämman
ska öppnas av styrelsens ordförande som sen överlämnar stämmoordförandeskapet till
en av stämman vald stämmoordförande som ska vara annan är föreningens ordförande. I
valberedningens uppdrag ingår att inför stämman föreslå stämmoordförande.
Valberedningens arbete
Valberedningen har ett tungt ansvar vad gäller att förslå stämman personer som kan ingå i förningens
styrelse. Styrelsen ska arbeta på uppdrag av medlemmarna och en styrelses sammansättning bör därför
spegla sammansättningen hos dessa samtidigt som nya styrelsemedlemmar ska kunna bilda ett bra team
tillsammans med gamla. I vår förening bör styrelsesammansättningen bl.a. vägas mot
• boende i Kalvsvik, Storvik, Hummelmora
• inlandstomter, sjötomter
• landsvägsboende, boende längs småvägarna
• kön
• båtägare/icke-båtägare
• fastboende/fritidsboende
För att även ge medlemmarna möjlighet att bedöma valberedningens förslag yrkas
4. att valberedningens förlag sänds ut i samband med kallelsen till årsstämman
För att underlätta valberedningens svåra uppdrag att hitta lämpliga och inte minst villiga personer yrkas
5. att styrelsen bland röstberättigade medlemmar genomför en enkät och efterfrågar deras intresse för
att ingå i valberedning, styrelse eller annat föreningsuppdrag (hamnkaptener, badplatsansvariga, etc.)
samt deras förslag på andra tänkbara medlemmar för dessa uppdrag
6. att enkätresultaten överlämnas till valberedningen
7. att styrelsen inför nästa stämma utreder möjligheten av en slags ”samfällighetstjänst” som skulle
innebära att röstberättigade medlemmar roterar föreningsuppdragen så att var och en/en majoritet åtar
sig att inneha ett uppdrag under åtminstone 1 á 2 år
Motioner
Stämman är medlemmarnas forum för ”att deltaga i handhavandet av föreningens angelägenheter”
(Samfällighetslagen). Detta kan göras på olika sätt, t ex genom att ställa frågor till styrelsen som denna har
juridisk skyldighet att besvara: ”Styrelsen är skyldig att på föreningsstämma lämna de upplysningar om
föreningens verksamhet som medlem begär och som kan vara av betydelse för medlemmarna.”. Ett annat
sätt är att skriva motioner. Enligt våra stadgar skall ”styrelsen bereda avgivna motioner och hålla dem
tillgängliga för medlemmarna tillsammans med förvaltningsberättelsen”. Flera gånger under senare år har
styrelsens beredning inte delgivits medlemmarna förrän under sittande stämma.
8. att stämman uttalar som sin mening att stadgans skrivning om styrelsens beredning ska tolkas så att
styrelsens beredning av inkomna motioner ska framgå i utskicket inför stämman och bifogas
respektive motion
Stämmoprotokoll
Protokoll kan vara av olika slag – beslutsprotokoll, diskussionsprotokoll och förklaringsprotokoll. Ett
beslutsprotokoll är kortfattat och det viktigaste är att alla beslut tagna på stämman framgår. Ett
diskussionsprotokoll är en utförlig beskrivning av alla förslag med vidhörande diskussioner och beslut. Ett
förklaringsprotokoll innehåller förutom tagna beslut även kortare referat av viktigare yrkanden och
uttalanden från stämmodiskussionen.
Syftet med ett protokoll är att dokumentera vad som avhandlats under ett möte. Ett protokoll
är ett viktigt dokument som arkiveras. Ett välgjort protokoll är till stor hjälp för dem som inte närvarat
samtidigt som det ska ligga till grund för styrelsens arbete det närmsta året. Därför yrkas
9. att stämmoprotokollen i fortsättningen skrivs i form av förklaringsprotokoll
Förutom alla de beslut som tas av styrelsen vid styrelsemöten tas viktiga beslut vid årsstämman. För att
följa upp vad som händer med dessa och för att friska upp minnet hos oss alla yrkas
10. att stämmans stående dagordning utökas med punkten ”Föregående års protokoll”. I samband med
denna görs dels en genomgång av de beslut som fattades, dels en redovisning av hur dessa verkställts.
Efter att själv på nära håll ha följt de senaste årens märkliga turer kring upprättandet av stämmoprotokoll
och för att undvika förhandlingar och tidsutdräkt i samband med justering yrkas
11. att stämmoordförande och sekreterare undertecknar protokollet för vidare befordran till justerarna
12. att justerarna vid behov tar en kontakt med stämmoordföranden för att utröna om man kan komma
överens om en skrivning där ev oenighet råder
13. att justerarna därefter godkänner protokollet i befintligt skick eller anmäler avvikande uppfattning
genom justeringsanmärkning antingen i kanten av aktuell protokollpunkt (vid kortare anmärkningar)
eller i egen bilaga (vid längre anmärkningar)
Styrelseprotokoll
Många viktiga beslut tas vid styrelsemöten. En del kommer aldrig medlemmarna till del, andra väldigt
sent, kanske först i samband med nästa års stämma. Vår samfällighet lyder bl a under lagen om
ekonomiska föreningar och därför är styrelseprotokollen ingen offentlig handling. Det hindrar dock inte att
styrelsen – likt Boda samfällighetsförening – väljer att ge dem viss offentlighet. Vid beslut som gäller
enskilda medlemmar eller upphandlingsinformation som skulle innebära snedvriden konkurrens om
beslutet blev offentligt, kan styrelsen välja att till medlemmarna endast delge informationen ”fråga
gällande enskild medlem” eller ”fråga gällande konkurrensbegränsande upphandlingsinformation”. I alla
andra frågor – merparten av styrelsebesluten – skulle öppenhet kring styrelseprotokollen ge oss
medlemmar möjlighet till insyn i vår förening och med all sannolikhet öka intresset för föreningens
verksamhet. Därför yrkas
14. att stämman uttalar som sin uppfattning att man önskar att styrelseprotokollen läggs ut på föreningens
hemsida under lösenordsskyddad medlemsinformation
Kalvsvik 2012-06-27, Inger Malmström, Kalvsvik 1:75