Transcript Skapa funktionalitet som underlättar hantering av - IT

Beställning
Datum:2010-03-31
IT-enheten
Karoline Westerlund
Projekt
IT-strategiska insatser, delprojekt IT och lärande
Aktivitet
Ansvarig för aktiviteten
Anonyma tentamina
Roger Jacobsson, Umdac
Beskrivning
Mål
Skapa funktionalitet som underlättar hantering av avidentifierade tentor.
Uppdrag
Skapa macro för att automatisera numrerade tentor. Lösningen ska skapas enligt
systemförslag daterat 2010-03-30, se bilaga. Verktyget ska vara fritt tillgängligt
i tjänstekatalogen.
Uppg. 1
Skapa och fastställ en lösning som fungerar för Juridiska institutionen.
Kontaktperson är Viola Boström, bitr. prefekt. April månad
Uppg. 2
Göra lösningen generell för övriga intressenter. Maj månad.
Avgränsning
Verktyget kommer att fungera i Word 2003 och Word 2007.
Aktivitetens resultat
Ett generellt verktyg som underlättar arbetet vid framtagandet av anonyma tentor.
Fakturainfo
Ref: 7512ANM. Projekt 751220300, ingen aktivitet.
Planeringsdata
Startdatum
Planerat
Rapporterat
Planerat
2010-04-01
2011-05-31
Färdigdatum
Rapporterat
För kännedom: Sören Berglund, Åsa Nordström IT-enheten
Resursåtgång i timmar
Planerat
Rapporterat
33
Sid 1 (1)
Umdac
Roger Jacobsson
Systemförslag
2010-03-30
Makro för att automatisera numrering av tentor
Bakgrund
Juridiska institutionen efterlyser, via sin bidrädande prefekt Viola Boström, funktionalitet som
underlättar hanteringen av avidentifierade och därför numrerade tentor.
I dagsläget har man tagit fram instruktioner för hur man i Word skapar ett kopplat dokument med
tentamensfrågorna i huvuddokumentet och en Excel-fil som datakälla. I Excel-filen skapas en
nummerserie med lika många rader som antalet tentor som beräknas behövas.
Från det kopplade dokumentet skapas en PDF-fil som i normalfallet skickas till Print&Media för
tryckning och häftning (häftningsintervallet ställs in efter en enskild tentas sidantal).
Den beskrivna processen innehåller ett antal moment som kan te sig krångliga och ej så intuitiva för
även mera vana användare. Ett citat från webben om kopplad etikettutskrift:
The great Christmas card debacle of 2002 demonstrated to many people what a dog's
breakfast Microsoft has made, of what was a relatively simple procedure in Word 97/2000 ….
the Word 2002/3 mail merge to mailing labels.
The interface has been completely redesigned, and simple functions have been replaced with
unnecessary complexity.
http://www.gmayor.com/mail_merge_labels_with_word_xp.htm
Förslag
Jag utvecklar ett makro som inkapslar krångligheterna i ett ”paket” som, förhoppningsvis är enkelt att
använda.
Utvecklingen sker i Word 2003, vilket innebär att det kan användas i Word 2003 och Word 2007.
Verktyget distribueras via web i form av en självuppackande exe-fil som innehåller ett
installationsdokument (NumreradeTentorInstallation.doc) samt själva makrofilen
(NumreradeTentor.dot). Användaren öppnar installationsdokumentet, dubbelklickar på knappen
Installera, varefter verktyget NumreradeTentor.dot kopieras till den mapp som i Word är inställd som
sökväg till filtypen Autostart.
Efter denna installation visas ett nytt verktygsfält med en knapp för att numrera tentor (i Word 2007
återfinns verktygsfältet i fliken Tillägg/Add-ins).
För att numrera en tenta öppnar man dokumentet med tentamensfrågorna och klickar sedan på den
nya knappen för numrering. Då visas en dialogruta i stil med följande:
Sid 1 (3)
Umdac
Roger Jacobsson
Systemförslag
2010-03-30
Dokumentet med tentamensfrågor ska innehålla en unik platshållare, exempelvis [*Nr*] för alla
ställen i dokumentet där tentamensnummer ska visas i de färdiga dokumenten. En naturlig plats är
naturligtvis sidhuvudet.
Då makrot startas skapas en temporär textfil som innhåller en rubrikrad med texten TentaNr och
sedan ett antal rader innehållande den önskade nummerserien.
Därefter byts alla förekomster av platshållaren i tentamensdokumentet mot MailMerge Fields med
namnet TentaNr,
MainDocumentType sätts till wdFormLetters,
OpenDataSource sätts till namnet på den temporära filen med vald nummerserie,
Destination sätts till wdSendToNewDocument.
Slutligen exekveras MailMerge-kommandot så att det kopplade dokumentet skapas.
Som ett tillval kan också skapandet av PDF-fil automatiseras (förutsätter Acrobat).
Sid 2 (3)
Umdac
Roger Jacobsson
Systemförslag
2010-03-30
Sid 3 (3)
Tidsåtgång (tentativ)
Åtgärd
Datum
Tidsåtgång
(tim)
Möte med personer på Juridik
Besök Socialt arbete för att fräscha upp minnet om ett makro som
används där1
100326
1,5
Skapande av prototyp som har ovan nämnd funktionalitet
(bortsett från byte av platshållare mot MailMerge Fields)
100329
1
Författande av detta dokument
100330
2
Kontroll att platshållare finns samt i så fall byte av dem mot
MailMerge Fields (skall göra i flera ”stories”, body samt headers
och footers av olika typer)
1004??
3
Installationsdokument
1004??
2
Felhantering mm
1004??
2
Tester och därav följande förändringar
1004??
3
Översyn av och eventuell inkorporering av socialt arbetes makro
1004??
6
Dokumentation
1004??
4
Oförutsedda gotchas
1004??
8
Summa
1
32,5
Detta makro skapar numrerade tentor och skickar dem en och en till skrivare med häftningsfunktion.