Transcript Protokoll för ÅRSMÖTE Utrikespolitiska Föreningen Stockholm

Protokoll
för ÅRSMÖTE
Utrikespolitiska Föreningen Stockholm, tisdagen den 7 februari 2012, 18.00,
Nordenskiöldsalen, plan 3 hus U, Stockholms universitet
1 § Årsmötet öppnas kl.18.34 av Johan Turell.
2 § Johan Turell väljs till mötesordförande.
3 § Sara Andegiorgis väljs till mötessekreterare.
4 § Kaan Korkmaz och Anna Takman väljs till protokolljusterare tillika rösträknare.
5 § Röstlängden fastställs till 34 rösträttsberättigade.
6 § Det fastställs att mötet utlystes stadgeenligt. Föreningens ordförande Evelina Irstad
meddelade om årsmötet senast fyra veckor innan årsmötet. Utlysningen gjordes på föreningens
hemsida samt på Facebook. Möteshandlingar tillgängliggjordes två veckor innan årsmötet.
7 § Mötesordförande föreslår ändring i dagordningen; paus efter 13 §. Mötet bifaller förslaget
och den nya dagordningen.
8 § Redogörelse av styrelsens verksamhetsberättelse och ekonomiska berättelse.
Föreningens ordförande Evelina Irstad berättar kort om det gångna verksamhetsåret
Året har varit fyllt med många aktiviteter, resor och strukturella förändringar. Arbetet i
föreningen har rationaliserats för att bättre vara tillgänglig för medlemmar. Det har förts många
diskussioner om hur föreningen bäst ska utvecklas och detta har utmynnat i föreningens fokus på
medlemmar. Med denna tydliga vision, att värna om medlemmarna och att rekrytera nya, ökade
också medlemsantalet.
Sedermera har förändringar inom styrelsen skett på grund av avhopp. Föreningen har genom PRansvarig Boris Ajeganov blivit bättre på att kommunicera via Twitter, Facebook och annan press.
Därtill har en blogg skapats som har visat sig vara mycket uppskattad. Aktivitetsgruppen har
fungerat bra och besökt nya ställen som har varit mer kulturinriktade. Vidare gjorde två
medlemsresor under året. Den förra Reseansvariga Niosha Esfahani ordnade en mycket
uppskattad resa till Berlin där många besök gjordes. Under hösten organiserade den nuvarande
Reseansvariga Maria Chalhoub en resa till Istanbul. Resan lockade till sig många intresserade och
slutligen åkte 16 personer. Även Mentorskapsprogrammet har varit väldigt populärt bland
medlemmarna. Programutskottet har bjudit på en balanserad mix av föreläsningar med olika stora
namn – allt för att locka svårflörtade Stockholmare.
Tidningen har genomgått stora reformer; nya skribenter har tillkommit, språket har bytts till
engelska och världshändelser har analyserats ur nya perspektiv. Den nya bloggen har varit
framgångsrik och fungerat som ett komplement till tidningen.
Föreningens Kassör Viktoryia Kromchanka berättar kort om den ekonomiska berättelsen
Många aktiviteter har genomförts och det innebär mycket pengar och många kostnader.
Intäkterna överstiger ändock kostnaderna. Föreningen väntar på nya bidrag och nya bidrag har
också sökts. Bokföringsprogrammet Visma har införskaffats och använts, men det har inte varit
användarvänligt, varför ett förslag till tillträdande kassör är att se efter ett lämpligare
bokföringsprogram.
På en fråga om huruvida föreningen har fått något specifikt bidrag för resorna svarar Viktoryia
nekande. Styrelsen har prioriterat resorna och därför gjort det till en egen budgetpost.
På en fråga om hur mycket Utrikespolitiska Institutets (UI) tidning kostar svarar Viktoryia att den
kostar 50kr för medlemmar. På frågan om huruvida tryckkostnaderna för tidningen har varit lägre
i år än förra året svarar Viktoryia att dem har varit lite lägre.
Slutligen tillägger Evelina att Arktisprojektet samt seminariet med Cecilia Malmström har glömt
att tas upp i verksamhetsberättelsen.
9 § Revisorernas berättelse över styrelsens förvaltning
Föreningens revisor Denice Kihlberg berättar följande om styrelsens förvaltning:
Revisorns uppdrag är att kontrollera att stadgarna efterlevs och att bokföringen sköts. Den
avgående styrelsen har gjort ett bra jobb! Styrelsen har vidare varit duktig på att söka bidrag.
Protokollföringen och bokföringen får dock lite kritik och hanteringen bör förbättras.
Vad gäller protokollen är det viktigt att de publiceras på nätet så att allmänheten kan ta del av
föreningen. Revisorn rekommenderar även att sekreteraren renskriver protokollen direkt efter
varje möte samt att sekreteraren ansvarar för att publicera protokollen på nätet.
Vad gäller bokföringen fattades några kvitton vid genomgången. Därtill bör det finnas tydligare
instruktioner om hur kassan ska redovisas. Denice föreslår att ett bokföringsprogram används för
att förenkla arbetet och kommunikation. Vidare efterlyser revisorn ett större stöd till kassören av
resten av styrelsen, då det kan vara ett krävande jobb för kassören att hantera ekonomin.
Evelina föreslår att den tillträdande styrelsen ser över verksamhetsberättelsen.
Slutligen fastställs verksamhetsberättelsen och ansvarsfrihet för styrelsen år 2011.
10 § Mötet fastställer att den avgående styrelsen får ansvarsfrihet.
11 § Mötet fastställer medlemsavgiften till 50kr.
12 § Fastställande av verksamhetsplan samt behandling av budget för det kommande
verksamhets-/räkenskapsåret
Avgående ordförande Evelina meddelar i verksamhetsplanen förhoppningarna inför det
kommande verksamhets-/räkenskapsåret. Det övergripande syftet bör vara att fortsätta sprida
kunskap om utrikespolitik samt att länka samman akademi och arbetsliv. Föreningen bör fortsätta
med att vara tydlig i sin kommunikation så att medlemmar förstår vad föreningen vill.
Utrikespolitiska dagen är som en mässa för att länka samman akademin och arbetslivet är en bra
satsning. Mer information om när den går av stapeln kommer. PR-arbetet har utvecklats och
utvecklas konstant. Mentorskapsprogrammet är eftertraktat och fungerar bra som det är nu. Det
är bara att fortsätta i samma takt . Vad gäller resorna inför kommande verksamhetsår, är det en
bra grej då det även är bra PR för föreningen. En rekommendation till redaktörerna är att
fortsätta i samma anda med tidningen.
Det finns en preliminär budget på hur mycket pengar som kommer att komma in under 2012.
Det är främst medlemsintäkter som är osäkert.
På en publikfråga om huruvida det har funderats på ett samarbete med Stockholms studentkår,
svarar Evelina att det redan finns ett samarbete då föreningen syns på kårens hemsida, samt att
föreningen får pengar av kåren.
Mötet fastställer verksamhetsberättelsen.
13 § Behandling av styrelsens förslag och i rätt tid inkomna motioner
Inga motioner har inkommit.
Paus i ca 30 minuter.
Anna Takman, som sitter i UFS valberedning, en samarbetsorganisation för alla utrikespolitiska
föreningar, meddelar att UFS letar efter nytt presidium. Kontakta Anna för mer information.
Vidare söker UFS en projektledare till Almedalen och sista ansökningsdagen är den 19:e februari.
Joakim Henriksson meddelar att det kommer att hållas ett konvent den 20-21 april i Lund. Temat
för konventet är ”resurs och säkerhet”. Konventet är öppet för UF-medlemmar. Platserna är
begränsade och man anmäler sig under mars.
Mötet återgår kl 20.04 efter pausen.
Notering: Rösträkning begärs. Röstlängden räknas till 36st rösträttsberättigade.
14 § Fastställande av antalet styrelseledamöter
Louiza Azoyan i valberedningen meddelar
Valberedningen har kommit fram till att 14 poster utan suppleanter har utlysts. Den avgående
styrelsen rekommenderar dock att en suppleant till aktivitetsansvarig tillsätts. Den avgående
styrelsen föreslår Sophia Wallin till denna post. Valberedningen anser inte att det behövs en
suppleant till aktivitetsansvariga eftersom inga fler aktiviteter har genomförts och att styrelsen
därför bättre får delegera arbetet till föreningens medlemmar.
Valberedningen föreslår även att sekreteraren ska ha ansvaret för att söka bidrag eftersom att
mentorskapsprogramansvarig/bidragsansvarig kommer att vara full sysselsatt med
mentorskapsprogrammet.
Mötesordförande frågar mötet om föreningen ska godkänna en suppleant till aktivitetsansvarig,
varpå mötet bifaller förslaget om en suppleant.
15 § Val av ordförande för en tid av ett år
Valberedningens förslag är Sofia Salejeva. Valberedningen beskriver Sofia som en utåtriktad
person som vet vad UF behöver och som har en plan för hur styrelsen ska utvecklas. Sofia
engagerar andra och har förmåga att leda andra.
Sofia har inga motkandidater.
Sofia presenterar sig som en driven person som vill inspirera andra. Det var en föreläsning om
mänskliga rättigheter som fick henne att vilja engagera sig i UF.
På frågan om hur Sofia ska få insyn i föreningen då hon inte har någon bakgrund i föreningen
svarar Sofia att hon avser prata mycket med avgående ordförande Evelina och andra medlemmar.
På frågan om hon planerar att åka utomlands under verksamhetsåret, svarar Sofia nej.
På frågan om hon har lett en större grupp tidigare, svarar Sofia att hon gjorde det i Holland i ett
sammanhang.
På frågan hur hon ser på situationer där alla drar åt olika håll, svarar Sofia att hon är diplomatisk
men även stark. Hon är inte rädd att fatta beslut.
På frågan hur det känns att jobba med en relativt ny styrelse svarar Sofia att hon själv är ny och
den nya styrelsen får hjälpas åt.
På frågan hur hon ser på samarbetet mellan ordförande och vice ordförande svarar Sofia att hon
ser det som ett team som gör arbetet ihop.
Sofia beskriver sig slutligen sin ledarkaraktär som diplomatisk, entusiastisk och krävande
(En ytterligare person ansluter till mötet kl 20.37.)
Notering: Röstlängden kontrolleras igen då en person lämnade mötet. Rösträknarna räknar
antalet rösträttsberättigade till 36 st.
Sofia Salejeva framröstas till den nya ordföranden.
16 § Val av övriga ledamöter i styrelsen för en tid av ett år
Efter diskussioner om hur förfarandet av framröstningen av styrelsen ska gå till – om man ska
röstas in som styrelseledamot eller till en viss given post – enas mötet om att man klumpväljer till
de styrelseposter där det bara finns en kandidat. Därefter röstar mötet om de styrelseposter där
motkandidater som finns.
Kriterierna som valberedningen har gått efter när den har utsett kandidater till styrelsen är
engagemang i föreningen, förståelse för föreningen, tid att engagera sig i föreningen samt
gruppdynamik. Valberedningen föreslår följande: Jon Gjønnes (vice ordförande), Rickard
Björkén (sekreterare), Anna Ehnhage (aktivitetsansvarig), Dennis Besseling
(mentorskapsansvarig), Elin Liljenbladh (medlemsansvarig), Gabriella Sá Gustafsson
(programansvarig), Anna Savolainen (programansvarig suppleant), Carl Jensfelt (PR-ansvarig),
Sanna Hyvönen (PR-ansvarig suppleant), Jesper Lundin (reseansvarig), Meenakshi Malik
(redaktör), Lisa Backman (redaktör suppleant) och Henrik Berg (kassör)
Därtill föreslås Sophia Wallin som aktivitetssuppleant.
Till posten som reseansvarig finns två motkandidater; Vladislav Ban och Julia Bodiakova. Till
posten som kassör finns en motkandidat; Belgin Aksak. Till posten som aktivitetsansvarig är Juni
Fagerman motkandidat.
Samtliga kandidater som valberedningen föreslår presenterar sig kort:
Jon Gjønnes: Har suttit i styrelsen som sekreterare under hösten 2011. Jon har tidigare varit aktiv
i UPF Lund.
Gabriella Sá Gustafsson: Har erfarenhet från UPF Lund. Hennes ambition är att nå ut till
studenter på tvärvetenskapliga utbildningar.
Sanna Hyvönen: Har tidigare varit aktiv i UF och har ett stort intresse för PR. Pluggar för tillfället
media.
Carl Jensfelt: Har inte tidigare varit engagerad i UF.
Dennis Besseling: Har inte tidigare varit så engagerad i föreningen. Hans ambition är att stärka
kopplingen mellan studier och arbetsliv.
Anna Savolainen: Har inte varit så aktiv i föreningen sedan tidigare.
Rickard Björkén: Har erfarenhet av posten från fotbollslaget.
Anna Ehnhage: Har inte varit så aktiv i föreningen tidigare.
Lisa Backman: Har bott mycket utomlands och har erfarenhet av att jobba åt en journalist i New
York.
Meenakshi Malik: Har ambitionen att engagera sig mer i föreningen genom sin styrelsepost.
Elin Liljenbladh: Tycker att UF behöver mer pepp på föreläsningar etc. och har ambitionen att
vara föreningens egen ”cheerleader”.
Efter en omröstning godkänns de kandidater som inte har några motkandidater som nya
styrelsemedlemmar.
Valberedningens motivering till nomineringen av Jesper Lundin (reseansvarig):
Jesper har visat stort engagemang, kreativitet och lägger stor vikt på medlemmarna. Han skulle
passa in gruppen.
Jesper presenterar sig själv: Har bott utomlands och har förmåga att lösa uppstådda problem.
Hanna och Henrik vill lägga ett gott ord för Jesper, då han visade stort engagemang under
Istanbulresan.
Julia Bodiakova - motkandidat till posten som reseansvarig - presenterar sig:
Julia är en språkmänniskas som är social och har vistats mycket utomlands. Hon arrangerade en
skolresa till Barcelona på gymnasiet. På frågan om hon har erfarenhet från UF svarar Julia att hon
inte har så mycket erfarenhet av föreningen. Vidare säger Julia att St Petersburg och Tunisien är
länder dit hon gärna skulle göra resor till med UF.
Vladislav Ban – ytterligare en motkandidat till posten som reseansvarig – presenterar sig:
Vladislav har erfarenhet av att vara ledare i många sammanhang. Han har bott i Tel Aviv i 5 år
och har därför ett stort kontaktnätverk i staden. På frågan om han är villig att bidra med sina
kunskaper om och kontakter i Tel Aviv även om han inte blir vald, svarar Vladislav ja. Vladislav
avslutar med att säga att drömresan skulle vara en resa till Belgrad.
Kaan och Anna föreslår sluten omröstning med lappar, efter att alla motkandidater till alla poster
presenterats. Mötet godkänner förslaget.
Henrik Berg – valberedningens förslag till kassör:
Henrik har ett stort intresse för ekonomi; han läser företagsekonomi samt driver ett eget företag.
Han menar därför att han tillföra styrelsen mycket. På frågan om han har tid att avsätta för att
vara kassör, svarar Henrik ja.
Belgin Aksal – motkandidat till posten som kassör:
Belgin beskriver sig själv som noggrann. Hon arbetar som kassör och som receptionist. Ser sig
själv som ett tillskott för hela föreningen. Viktoryia Kromchanka, avgående kassör, lägger ett gott
ord för Belgin.
Sophia Wallin - aktivitetsansvarig suppleant:
Sofia har tidigare varit aktiv i PGU och vill nu prova på styrelsearbetet. Hennes ambition är att
utveckla det sociala livet i Stockholm till att likna studentlivet i Lund.
Juni Fagerman – motkandidat till posten som aktivitetsansvarig:
Juni är helt ny i UF. Hon vill lära känna föreningen bättre och vill skapa en socialare miljö i
Stockholm. Hon har erfarenhet av att kontakta människor från ett gymnasieprojekt där hon
gjorde en intervjubok. På frågan vad den spontana kandidaturen beror på svarar Juni att hon vill
engagera sig i föreningen.
Notering: Röstlängden förändras när två lämnar mötet. Nu är 34st rösträttsberättigade.
Efter en sluten omröstning väljs Jesper, Henrik och Sofia.
17 § Val av revisor jämte revisorsuppleant för en tid av ett år
Valberedningens föreslår Emma Lundstedt till revisor och Evelina Irstad till suppleant.
Mötet godkänner valberedningens förslag.
18 § Val av valberedning till höstmötet
Valberedningen föreslår Lukus Fondin som tidigare har varit aktiv i föreningen. Vidare
kandiderar Maria Chalhoub och Svante Hultman till valberedningen.
Mötet godkänner Lukus, Maria och Svante som den nya valberedningen.
19 § Övriga frågor
Inga övriga frågor ställs.
20 § Mötets avslutats kl 22.48
________________________
Sara Andegiorgis,
Sekreterare
________________________
Kaan Korkmaz
Justerare
_____________________
Anna Takman
Justerare