Transcript Styrelsemötesprotokoll Europeiska

Europeiska ungdomsparlamentet (EUP)
Sverige
Styrelsemötesprotokoll
Sammanträdesdatum
2012-04-21
Plats och tid:
Holländargatan 27, Stockholm, kl. 11.00–18.00
Närvarande:
TS
Therese SIVERTSSON (ordförande)
AE
CT
GD
HJ
JR
HS
KW
Axel ELLUNG (ordinarie ledamot; sekreterare)
Cecilia TENGBERG (ordinarie ledamot)
Gustaf DANIELSSON (ordinarie ledamot; kassör)
Hanna JERNDAL (ordinarie ledamot)
Jonas RUNBERG (adjungerad ledamot; lärare)
Henrik SKALLBERG (ordinarie ledamot; lärare)
Katarina WARG (ordinarie ledamot)
NB
MC
PD
SF
FM
SR
JW
Noura BERROUBA (medlem)
Maria CHALOUB (medlem)
Philip DANIELSSON (medlem)
Sigrun FAGERFJÄLL (medlem)
Felix MAKAROWSKI (medlem)
Soran RABIN BOZORG (medlem)
Johan WALLIN (medlem; kanslist)
CM
KJ
Caleb MORELL (ordinarie ledamot)
Karolina JÖNSSON (ordinarie ledamot)
Frånvarande:
Underskrifter:
Paragrafer:
Sekreterare
Axel Ellung (AE)
Stockholm den 4 maj 2012
Ordförande
Therese SIVERTSSON (TS)
Stockholm den 7 maj 2012
Justerare
Cecilia Tengberg (CT)
Stockholm den 7 maj 2012
Sekreterares signatur
Ordförandes signatur
Justerandes signatur
Sida
1 (7)
§§ 1-35
Europeiska ungdomsparlamentet (EUP)
Sverige
Styrelsemötesprotokoll
Sammanträdesdatum
2012-04-21
Sida
2 (7)
Inledning
§ 1. Mötets öppnande
Föreningens ordförande TS hälsade mötesdeltagarna välkomna och öppnade mötet.
§ 2. Val av ordförande för mötet
Styrelsen beslutade att utse TS till mötets ordförande.
§ 3. Val av sekreterare för mötet
Styrelsen beslutade att utse AE till mötets sekreterare.
§ 4. Val av justerare för mötet
Styrelsen beslutade att utse CT till mötets justerare.
§ 5. Föregående mötesprotokoll
AE redogjorde för det föregående mötesprotokollet. Detta lades därefter till handlingarna.
§ 6. Förslag till dagordning
Styrelsen godkände den av ordförande föreslagna dagordningen med ändringen att punkten ”Slutrapport:
upprättande av kansli och anställning av kanslist” flyttades till andra punkten under det första blocket
”Föreningsangelägenheter”, punkten ”PR-ansvarig” flyttades som första punkt i blocket ”Övrigt”.
I. Föreningsangelägenheter
§ 7. Val av huvudorganisatörer till nästkommande nationell uttagningsprocess
Styrelsen hade intervjuat samtliga kandidater. Intervjuerna hade dels hållits för att avgöra vilka kandidater
som var bäst lämpade, men även för at kandidaterna skulle få lära känna styrelsen och få en tydlig bild av vad
uppdraget som huvudorganisatör skulle innebära.
Styrelsen beslutade att utse Mathilda Stenmark och Josefine Wallenå som huvudorganisatörer för EUP
Sveriges första nordliga regionala session.
Styrelsen beslutade att utse Filippa Bengtsson som huvudorganisatör för EUP Sveriges andra södra
regionala session.
Styrelsen beslutade att utse Astrid Vikström och Jessika Karlsson som huvudorganisatörer för EUP
Sveriges andra östra regionala session.
Styrelsen beslutade att åter öppna ansökningsprocessen för EUP Sveriges andra västra session.
Ansökningsprocessen skulle startas på nytt för att ge redan sökande chans att komplettera sin ansökan,
samt för att ge nya sökande chans att inkomma med ansökningar. Ny sista ansökningsdag skulle vara den 13
maj. Intervjuer skulle ske löpande och beslut om rekrytering kunde ske innan sista ansökningsdag. AE
skulle utlysa den nya ansökningsperioden. TS skulle kontakta hittills sökande för att be dessa inkomma med
omarbetade ansökningar.
Styrelsen beslutade att utse Leo Podov, Phelan Chatterjee och Love Lyssarides till huvudorganisatörer för
EUP Sveriges nationella session.
Sekreterares signatur
Ordförandes signatur
Justerandes signatur
Europeiska ungdomsparlamentet (EUP)
Sverige
Styrelsemötesprotokoll
Sammanträdesdatum
2012-04-21
Sida
3 (7)
§ 8. Slutrapport: upprättande av kansli och anställning av kanslist
PD föredrog en slutrapportering av sin och Fredrik Bauers projektanställning. PD redogjorde för arbetet
med att upprätta ett kansli och anställa en kanslist. PD gick även igenom de avtal som föreningen
undertecknat. Styrelsen godkände slutrapporten. För fullständig slutrapport se bilagan ”Slutrapport EUPSE
Office 2012-04-21”.
PD och Fredrik Bauer föreslog styrelsen att föreslå årsmötet arvodering av styrelsens ordförande för det
ökade arbetet att leda kanslistens arbete. Styrelsen skulle ha detta i åtanke när man föreslog den nya
arvoderingspolicyn för årsmötet.
§ 9. Organisatörsguide
Organisatörsguiden hade inte färdigställts till mötet. Delar av guiden var dock författad. Ett första utkast
skulle vara färdigställt till den 13 maj för att då kunna skickas på remiss.
§ 10. Ny hemsida
AE presenterade förslag på en ny hemsida via tjänsten wordpress.com. AE uppdrogs att presentera ett
färdigt förslag till styrelsen den sista maj. AE skulle löpande uppdatera styrelsen om arbetet. Vid detta
datum skulle ett abonnemang tecknas med wordpress.com. Kostnaden skulle vara 99USD per år (cirka 660
SEK). Den nya hemsidan skulle presenteras för föreningens medlemmar under årsmötet i juni.
§ 11. Årsmöte
Föreningens årsmöte skulle ske den 16 juni. AE skulle författa och publicera en kallelse till årsmötet senast
den 28 april.
Valberedningen skulle bestå av de avgående styrelseledamöterna CT, CM och KJ, samt valberedningens
ordförande Helena Landelius.
AE skulle författa föreningens verksamhetsberättelse. Denna skulle presenteras för styrelsen senast tre
veckor innan årsmötet, samt presenteras för föreningens medlemmar senast två veckor innan årsmötet.
GD skulle sammanställa föreningens bokslut till den 30 april för presentation för föreningens revisor.
Förslag till årsmötet skulle inkomma senast två veckor innan årsmötet.
Helena Landelius hade inkommit med en promemoria till styrelsen gällande en omstrukturering av
valberedningen inför framtiden. Helena Landelius föreslog att föreningens stadgar skulle ändras så att
framtida valberedningar skulle väljas av årsmötet istället för att bestå av avgående styrelsemedlemmar. Detta
skulle öka valberedningens oberoende, samt ge valberedningen bättre kontakt med föreningens medlemmar.
Styrelsen beslutade att presentera dessa förslag på stadgeändringar för föreningens medlemmar för beslut på
årsmötet. Möjligtvis skulle undantag göras för avgående lärare, då styrelsen bedömde att det annars skulle
vara svårt att rekrytera lärare till valberedningen. Se bilaga ”Promemoria: Utredning av valberedningens roll”
Medlemmar som ej bodde i Stockholmsområdet och skulle delta vid årsmötet skulle beviljas ett resebidrag
om 400 kronor vid inlämning av kvitto och ersättningsblankett. Medlemmar som kandiderade till styrelsen
skulle erbjudas full reseersättning vid inlämning av kvitto och ersättningsblankett.
II. Skolrekrytering
Sekreterares signatur
Ordförandes signatur
Justerandes signatur
Europeiska ungdomsparlamentet (EUP)
Sverige
Styrelsemötesprotokoll
Sammanträdesdatum
2012-04-21
Sida
4 (7)
§ 12. Partnerskolor
JR och HR presenterade ett förslag om att låta skolor bli partnerskolor till föreningen. Skolor som deltagit
vid minst två regionala sessioner skulle få ansöka om att bli partnerskolor. Partnerskapet skulle gälla på
årsbasis och endast förnyas för de skolor som deltog vid regionala sessioner.
Partnerskolor skulle bland annat få visa partnerskapsloggan på sin hemsida och använda partnerskapet i sin
marknadsföring. Varje år skulle det finnas möjlighet för partnerskolorna att söka två stipendier om vardera
3000 kronor för skolaktiviteter i EUP:s anda.
Partnerskapet ska gälla från regional session till regional session. Partnerskap skulle erbjudas retroaktivt för
de skolor som deltagit vid de första regionala sessionerna.
§ 13. Skolrekrytering
Under det kommande ordförandegruppsmötet skulle skolrekrytering diskuteras. CT uppdrogs att
projektleda skolrekrytering och sammanställa en tidsplan. HS och JR skulle författa ett brev som skulle
skickas till lärare. AE och HJ skulle sammanställa informationsmaterial som skulle användas av
lokalkommittéerna i rekryteringen.
§ 14. Informationsbroschyr
Informationsbroschyren var ej färdigställd. Denna skulle färdigställas snarast möjligt av AE och HJ.
III. Projekt inom EUP
§ 15. EMYP
Huvudorganisatörerna MC och NB föredrog hur arbetet gått med EMYP. Organisatörerna hade sökt
pengar från flera håll, bland annat från Ung och aktiv, Stockholm stads utbildningsförvaltning och
kulturförvaltning, Svenska Institutet, TCO, och stiftelser. Huvudorganisatörerna väntade på besked från
Ung och aktiv, detta skulle komma snart. Huvudorganisatörerna hade hoppats ha kommit längre med
fundraisingen.
Sessionen skulle arrangeras på Kungsholmens gymnasium. Kungsholmen hade lovat att låna ut sina lokaler
under höstlovet. Ett möte för skolans lärare pågick då och därför skulle föreningen inte behöva betala för
vaktmästare. Kanske skulle det finnas möjlighet att få mat tillagad av skolans bespisningspersonal i skolans
matsal.
Huvudorganisatörerna hade tagit kontakt med Götheinstitutet i Alexandria i Egypten för att få hjälp med
val av delegater från mellanöstern och Nordafrika. Man räknade med att visumansökningar för deltagare
från dessa områden skulle ta lång tid. Det var därför viktigt att man snart började bjuda in deltagare, detta
kunde dock inte ske innan någon form av finansiering av sessionen var säkerställd.
Man sökte organisatörer till sessionen. Platserna hade utlyst och man hoppades ha ett färdigt
organisatörslag innan slutet av maj. Huvudorganisatörerna ville att organisatörerna skulle vara mycket
involverade i planeringen av sessionen, därför rekryterades organisatörer tidigt i processen. Organisatörerna
skulle delta under en längre tid och ha egna ansvarsområden.
Huvudorganisatörerna hade fördelat arbetet mellan sig enligt följande:
Sekreterares signatur
Ordförandes signatur
Justerandes signatur
Europeiska ungdomsparlamentet (EUP)
Sverige
Styrelsemötesprotokoll
Sammanträdesdatum
2012-04-21
Sida
5 (7)
Dora och Noura skulle ansvara för funktionärsdagarna, teambuilding och kommittéarbete samt
produktsponsring. Aktiviteterna inom deras ansvarsområden skulle främst äga rum på Kungsholmens
gymnasium.
Maria och Lena skulle ansvara för generalförsamlingen, fundraising och kontakt med företag, ambassader,
och deltagare.
Medan man väntade på besked gällande finansering skulle man förberedda inbjudningar av talare och
liknande så att inbjudningarna skulle kunna gå ut så fort besked om finansiering kom.
Styrelsen ville att organisationskommittén skulle utse en budgetansvarig, samt löpande uppdatera den
budget som nu fanns. Huvudorganisatörerna skulle ta hjälp av GD och inkomma med en uppdaterad budget
till den 11 maj.
Styrelsen betonade att det var viktigt att forumet skulle engagera många svenska medlemmar.
§ 16. Alumni weekend
Medlemmarna Soran Rabin Bozorg, Sigrun Fagerfjäll och Noura Berrouba presenterade hur arbetet hade
gått med förslaget om en alumni weekend. De hade kontaktat Bokningsbolaget för att få hjälp att boka
kursgården/lägret Fiskeboda. Inget datum var ännu satt, men organisatörerna siktade på den 31 augusti till 2
september.
Styrelsen ville att organisatörerna skulle utse en budgetansvarig. De skulle ta hjälp av GD med att
sammanställa budgeten. När organisatörerna inkommit med en budget och ett schema skulle styrelsen ta
beslut.
IV. Uppföljning av föregående möte
§ 17. Feedback-policy
Förslaget på en ny feedback-policy var ännu inte färdigställt. TS skulle inkomma med förslag till styrelsen så
fort det var färdigställt, för beslut via e-post.
§ 18. Arvoderingspolicy
Förslaget på en ny arvoderingspolicy var ännu inte färdigställt. TS skulle presentera förslaget för styrelsen så
fort det var färdigställt. Minst två veckor innan årsmötet skulle förslaget presenteras för föreningens
medlemmar för beslut vid årsmötet.
§ 19. Resebidrag till huvudorganisatörer
Huvudorganisatörerna för årets föregående sessioner hade informerats om möjligheten att söka bidrag för
deltagande vid en session i Europa. Ännu hade endast en huvudorganisatör inkommit med ansökan om
bidrag.
§ 20. Resestipendium
JR och HS presenterade ett förslag på ett resestipendium för resor till EUP-sessioner i Europa. Två gånger
per år skulle alla medlemmar som varit med i föreningen i över ett år kunna söka stipendiet. JR och HS hade
tagit fram kriterier för beviljande av ansökningar.
Ansökningar skulle innehålla ett personligt brev och ett rekommendationsbrev från en lärare,
utskottsordförande, editor eller president. I ansökan skulle den sökande presentera sina professionella och
Sekreterares signatur
Ordförandes signatur
Justerandes signatur
Europeiska ungdomsparlamentet (EUP)
Sverige
Styrelsemötesprotokoll
Sammanträdesdatum
2012-04-21
Sida
6 (7)
personliga motiv. Medlemmar som beviljades stipendium skulle presentera en reseberättelse. Styrelsen
skulle vara fri att redigera stipendiatens reseberättelse innan publicering.
Styrelsen skulle besluta till vilka sessioner det skulle vara möjligt att söka stipendium. Lärarna i styrelsen
och styrelserepresentanten med internationellt ansvar skulle besluta om beviljande av stipendium.
Beslut skulle tas enhälligt och inte kunna överklagas. Beslutet skulle inte behöva motiveras för andra än
styrelsen.
JR och HS skulle sammanställa ett dokument med riktlinjer för stipendieansökan och beviljande av
stipendier. Detta dokument skulle presenteras för styrelsen den 20 maj för beslut via e-post.
§ 21. Arbetsgrupper
Förslaget på att strukturera föreningens arbete i arbetsgrupper skulle presenteras och diskuteras under
ordförandesgruppsmötet den 22 april. TS skulle till dess sammanställa en skiss över arbetsformen.
V. Lokal verksamhet
§ 22. Möte ordförandegruppen
Ordförandesgruppsmöte skulle hållas den 22 april. CT och HJ skulle leda mötet, övriga styrelseledamöter
skulle delta under de punkter som berörde deras respektive portföljer.
§ 23. Europadagen
CT och HJ skulle under ordförandegruppsmötet föreslå att lokalkommittéerna skulle anordna aktiviteter
för föreningens medlemmar under Europadagen den 9 maj.
VI. Nationell uttagning
§ 24. Ung och aktiv-ansökan
CM och KW hade författat ansökan om bidrag från Ung och aktiv i kategorin ”Möten mellan unga och
beslutsfattare”. Temat för ansökningen skulle vara ”Youth Leading the Change”. Ansökan hade skickats till
styrelsen för korrekturläsning.
§ 25. Inkludering av unga med begränsade möjligheter
För att locka nya skolor att delta i EUP skulle punktinsatser ske för att locka skolor från socialt utsatta
områden att delta i den nationella uttagningsprocessen. Förslagsvis kunde man anordna mini-sessioner på
dessa skolor för att presentera EUP. Varje lokalkommitté skulle i rekryteringsprocessen kontakta minst en
skola i ett socialt utsatt område. Föreningen skulle möjligtvis bekosta dessa skolors deltagaravgift vid
sessionerna. Beslut om detta skulle tas vid nästa möte.
§ 26. Regional session – antal dagar
Styrelsen beslutade att de regionala sessionerna skulle vara två dagar långa. De regionala sessionerna skulle
äga rum under helgerna 10-11, 17-18, 24-25 november. Den östra och västra sessionen kunde inte äga rum
under 10-11 november, eftersom skolor från Göteborg och Stockholm under de datumen skulle delta vid
den internationella sessionen i Amsterdam.
§ 27. Organisatörsträning
En träningshelg för alla huvudorganisatörer skulle äga rum den 19-20 maj i Stockholm. KW och CM skulle
ansvara för att planera och leda träningen.
Sekreterares signatur
Ordförandes signatur
Justerandes signatur
Europeiska ungdomsparlamentet (EUP)
Sverige
Styrelsemötesprotokoll
Sammanträdesdatum
2012-04-21
Sida
7 (7)
VII. Ekonomi
§ 28. Ekonomisk policy
GD skulle revidera föreningens ekonomiska policy. Det skulle krävas en omfattande revidering för att
anpassa policyn till föreningens nya ekonomiska förutsättningar. GD skulle presentera ett utkast av den nya
policyn, inget datum sattes för när detta skulle ske.
§ 29. Lokalkommittéer
GD skulle delta vid ordförandegruppsmötet och presentera budgeten för nästa verksamhetsår.
Lokalkommittéerna skulle under mötet få möjlighet att komma med synpunkter på budgeten. Som förslag
skulle varje lokalkommitté få 10 000 kronor till sin löpande verksamhet, samt möjlighet att söka upp till 50
000 kronor för projekt. Projektbidragsansökan skulle inkomma till styrelsen i god tid. GD skulle författa
ett förslag på regler kring ansökan om projektbidrag.
§ 30. Budget för nästa verksamhetsår
GD presenterade ett förslag på en budget för nästa verksamhetsår. Styrelsen godkände budgeten som ett
utkast för nästa verksamhetsår.
VIII. Övrigt
§ 31. PR-ansvarig – tjänst?
TS föreslog att man skulle utse någon i föreningen att ansvara för PR. Denna person skulle möjligtvis
arvoderas. Styrelsen beslutade att bordlägga frågan tills nästa möte.
§ 32. BNC-möte 11-13 maj
AE och GD skulle delta vid BNC-mötet i Berlin den 11 till 13 maj. Där skulle de presentera föreningens
kommande sessioner. Det fanns inga övriga frågor som styrelsen ville lyfta på BNC-mötet. När
dagordningen för mötet presenterats skulle AE och GD informera övriga styrelsen.
Avslutning
§ 33. Övriga frågor
Visitkort
Styrelsen beslutade att föreningen skulle införskaffa visitkort för föreningens styrelse och kanslist. TS
uppdrogs att ansvara för detta.
Sommarsessioner
Styrelsen beslutade att urval av delegater till alla sommarsessioner och forum skulle samordnas.
Förhoppningen var att fler svenska medlemmar skulle åka på sessioner utomlands under sommaren om
informationen om dessa fanns samlad. Till dessa sessioner skulle man i framtiden kunna ansöka om de
planerade resestipendierna. Styrelsen uppdrog KJ att ansvara för detta. TS skulle informera KJ.
§ 34. Nästa möte
Styrelsen beslutade att hålla nästa möte i Stockholm den 16 juni. Den 14 maj klockan 19.00 skulle styrelsen
hålla ett avstämningsmöte via Skype.
§ 35. Avslutande
TS tackade alla för att de kommit och förklarade mötet avslutat.
Sekreterares signatur
Ordförandes signatur
Justerandes signatur