Transcript Bruksanvisning

Hotell – receptionist och servicepersonal
Kommunikationsplattformen BusinessPhone
Användarhandbok
Grafik på framsidan
Placera grafiken direkt på sidan, bry dig inte om att få in
den i textflödet. Välj Grafik > Egenskaper och gör
följande inställningar:
•
Bredd: 15,4 cm (Viktigt!)
•
Höjd: 11,2 cm (Kan vara mindre)
•
Överkant: 5,3 cm (Viktigt!)
•
Vänster: -0,3 cm (Viktigt!)
Denna text ska sedan vara dold.
?
SV/LZTBS 160 385 R1A
© Ericsson Enterprise AB 2003
2
BusinessPhone – Hotell
Innehåll
Innehåll
sida
Välkommen ...................................................... 5
Beskrivning ...................................................... 7
Reception/Allmänt .......................................... 15
Reception/Besvara och ringa samtal .............. 19
Reception/Rumsstatus ................................... 21
Reception/Incheckning ................................... 23
Reception/Utcheckning .................................. 28
Reception/Larm ............................................. 30
Reception/Väckning ....................................... 32
Reception/Spärra samtal mellan rum .............. 35
Reception/Aktuell samtalskostnad .................. 36
Reception/Meddelanden ................................ 37
Servicetelefoner ............................................. 47
Städning ........................................................ 49
Inställningar .................................................... 52
Installation – Telefon för receptionen ............... 55
Ordlista .......................................................... 66
Index .............................................................. 69
Snabbguide – Receptionist ............................ 73
BusinessPhone – Hotell
3
Innehåll
4
BusinessPhone – Hotell
Välkommen
Välkommen
Välkommen till användarhandboken till BusinessPhone för hotell, en
del av kommunikationsplattformen BusinessPhone från Ericsson.
Kommunikationsplattformen består av BusinessPhone 50,
BusinessPhone 128i och BusinessPhone 250.
Telefonen är försedd med programmerbara knappar så att du kan
använda funktioner och slå nummer som du ofta behöver bara
genom att trycka på en enda knapp. Funktionerna som beskrivs
i denna användarhandbok gäller version 5.1 eller högre av
kommunikationsplattformen BusinessPhone. Vissa av dem kanske
inte fungerar i tidigare versioner av systemet, och/eller skyddas av
ett maskinvarulås som måste köpas separat.
Obs! Systemtelefonen kan bara användas med en
företagstelefonväxel från Ericsson som hanterar denna typ
av telefon.
Beskrivningar av funktioner som inte kräver att du talar i luren
beskrivs med luren av, om inget annat anges. I stället för att trycka
på knappen Avsluta kan du alltid lägga på luren. Du hittar mer
information om telefonens övriga funktioner i Executive-telefonens
eller telefonistkonsolens användarhandbok.
Den senaste versionen av användarhandboken kan hämtas från:
http://www.ericsson.com/enterprise/
BusinessPhone – Hotell
5
Välkommen
Copyright
Med ensamrätt. Ingen del av denna handbok får återges, lagras,
eller överföras i någon form eller på något sätt, elektroniskt eller
mekaniskt, inklusive fotokopiering och inspelning, utan uttryckligt
skriftligt medgivande från utgivaren. Följande undantag ges:
Om denna handbok görs tillgänglig på Ericsson-media medger
Ericsson att användaren får hämta och skriva ut innehållet i denna
fil endast för privat bruk och inte för vidare spridning. Innehållet i
detta dokument kan ändras utan föregående meddelande. Ericsson
påtar sig inget ansvar för skador som uppstår till följd av otillåtna
ändringar i dokumentet.
Garanti
ERICSSON LÄMNAR INGA SOM HELST GARANTIER GÄLLANDE
DETTA MATERIAL, INKLUSIVE, MEN UTAN BEGRÄNSNING TILL,
GARANTIER AVSEENDE PRODUKTENS ALLMÄNNA LÄMPLIGHET
OCH LÄMPLIGHET FÖR ETT SÄRSKILT ÄNDAMÅL. Ericsson svarar
inte för fel i materialet eller för skador i samband med eller till följd
av anskaffandet eller användningen av detta material.
Konformitetsdeklaration
Ericsson Enterprise AB, 131 89 Stockholm, förklarar härmed att denna
telefon uppfyller de grundläggande kraven och andra tillämpliga regler
i R&TTE-direktivet 1999/5/EC.
Ytterligare information:
http://www.ericsson.com/sdoc
6
BusinessPhone – Hotell
Beskrivning
Beskrivning
Receptionstelefonen
Dialog 4223 Professional
1
18
2
17
3
4
5
10
11
6
7
8
9
13
14
12
15
16
16
16
Obs! En del av telefonens funktioner används inte i
hotellmiljö. I det här avsnittet beskrivs hur telefonen är
programmerad som standard. Mer information finns i
användarhandboken till telefonen Dialog 4223 Professional.
BusinessPhone – Hotell
7
Beskrivning
8
1
Teckenfönster
3 x 40 tecken.
2
Menyknappar
Knapparnas funktion varierar. De aktuella funktionerna visas
på nedersta raden i teckenfönstret. Uppmanas du att ”(se
teckenfönstret)” ska du trycka på menyknappen under namnet
på den funktion du vill använda.
3
2:a
Denna knapp ger dig tillgång till knapparnas andrafunktioner (dvs.
den funktion som står på andra raden vid varje knapp).
4
Meddelande / Info
a. Används för att skicka och ta emot meddelanden. Se avsnittet
”Reception/Meddelanden” på sidan 37.
b. Används för att ange information.
5
Programmerbara knappar med dubbla funktioner
För lagring av nummer och programmering av funktioner.
6
Överflyttning / Vidarekoppling
a. Flytta över pågående samtal.
b. För att beställa/avbeställa vidarekoppling.
7
Förfrågan / Konferens
a. Används för att göra en förfrågan både internt och externt.
b. För initiering av konferenssamtal.
8
Linje 2 / Läs &
a. Linjeknapp 2 för inkommande och utgående samtal.
b. Läsa textinformation.
9
Linje 1 / Spara/Repetition
a. Linjeknapp 1 för inkommande och utgående samtal.
b. Spara ett externt nummer eller ringa upp det på nytt.
10
Sekretess
För inkoppling eller bortkoppling av mikrofonen.
11
Högtalare på/av
För inkoppling eller bortkoppling av högtalaren.
12
Headset
13
Volym
För inställning av ljudvolymen. Används även för blanksteg/backsteg
i skrivläge.
BusinessPhone – Hotell
Beskrivning
14
Avsluta
För att avsluta samtalet, eller nollställa teckenfönstret vid
programmering.
15
Mikrofon
16
Extra knappsats som tillval
17 programmerbara funktionsknappar med dubbla funktioner per
knappsats. Fyra knappsatser kan anslutas.
Obs! Använd endast extra knappsatser av typen
DBY 419 01.
17
Högtalare
18
Lur med hörhjälpmedel
Obs! Lurens högtalardel kan dra till sig små metallföremål.
BusinessPhone – Hotell
9
Beskrivning
Receptionstelefonen
Dialog 3213 Executive
1
18
2
3
4
17
11
12
13
14
5
6
5
7
8
9
10
5
15
16
16
Obs! En del av telefonens funktioner används inte i
hotellmiljö. I det här avsnittet beskrivs hur telefonen är
programmerad som standard. Mer information finns i
användarhandboken till telefonen Dialog 3213 Executive.
10
BusinessPhone – Hotell
Beskrivning
BusinessPhone – Hotell
1
Teckenfönster
3 x 40 tecken.
2
Menyknappar
Knapparnas funktion varierar. De aktuella funktionerna visas
på nedersta raden i teckenfönstret. Uppmanas du att ”(se
teckenfönstret)” ska du trycka på menyknappen under namnet
på den funktion du vill använda.
3
2:a
Denna knapp ger dig tillgång till knapparnas andrafunktioner (dvs.
den funktion som står på andra raden vid varje knapp).
4
Meddelande/Info
a. Används för att skicka och ta emot meddelanden. Se avsnittet
”Reception/Meddelanden” på sidan 37.
b. Används för att ange information.
5
Programmerbara funktionstangenter med dubbla funktioner
(A–N)
För lagring av nummer och programmering av funktioner.
6
Programmerbar funktionsknapp med dubbel funktion (C) /
Headset-knapp
a. För lagring av nummer och programmering av funktioner.
b. Headset-funktionen är bara tillgänglig då tilläggsenheten
(DBY 410 02) är installerad. Headset-knappen programmeras
av systemadministratören.
7
Överflyttning / Vidarekoppling
a. Flytta över pågående samtal.
b. För att beställa/avbeställa vidarekoppling.
8
Förfrågan / Konferens
a. Används för att göra en förfrågan både internt och externt.
b. För initiering av konferenssamtal.
9
Linje 2 / Läs &
a. Linjeknapp 2 för inkommande och utgående samtal.
b. Läsa textinformation.
10
Linje 1 / Spara/Repetition
a. Linjeknapp 1 för inkommande och utgående samtal.
b. Spara ett externt nummer eller ringa upp det på nytt.
11
Volym
För inställning av ljudvolymen. Används även för blanksteg/backsteg
i skrivläge.
12
Sekretess
För inkoppling eller bortkoppling av mikrofonen.
11
Beskrivning
13
Högtalare på/av
För inkoppling eller bortkoppling av högtalaren.
14
Avsluta
För att avsluta samtalet, eller nollställa teckenfönstret vid
programmering.
15
Mikrofon
16
Extra knappsats (A–Q)
17 programmerbara funktionsknappar med dubbla funktioner per
knappsats.
Fyra knappsatser kan anslutas.
Obs! Om en eller två knappsatser används kan
expansionsknappsatsen DBY 409 01 användas. Om
tre eller fyra knappsatser används måste däremot alla
expansionsknappsatser vara av typen DBY 409 02.
17
Högtalare
18
Lur med hörhjälpmedel
Obs! Lurens högtalardel kan dra till sig små metallföremål.
12
BusinessPhone – Hotell
Beskrivning
Knappar på Dialog 4223/Dialog 3213
I tabellen visas en översikt över de olika knapparnas utseende på
telefonerna Dialog 4223 Professional och Dialog 3213 Executive.
I denna handbok visas endast knapparna på Dialog 4223.
Se tabellen nedan om du använder Dialog 3213 Executive. Där ser
du vilka knappar som motsvarar knapparna i handboken.
Knapp
Avsluta
Headset
Dialog 4223
Dialog 3213
í
X
Í
h
Â
s
É
m
Ô
g
ì V
Headset
Högtalare
Sekretess
Programmerbar
funktionsknapp
Volym
BusinessPhone – Hotell
13
Beskrivning
Lampindikeringar
Knapplamporna på telefonen visar det pågående samtalets eller
funktionens aktuella status.
Ô
ÕÔ
ÖÔ
ÖÔ
ÕÔ
14
Lampan är släckt
Funktionen är inte aktiv.
Lampan lyser med fast
sken
Funktionen är aktiv.
Långsamt blinkande
lampa
Linjen (eller funktionen) är parkerad.
Hastigt blinkande lampa
Ett inkommande samtal eller
meddelande som väntar.
Tänd med korta
uppehåll
Pågående samtal.
BusinessPhone – Hotell
Reception/Allmänt
Reception/Allmänt
Receptionen är centrum för hotellets verksamhet. I det här avsnittet
beskrivs hur man använder receptionens Dialog 4223 Professional/
Dialog 3213 Executive-telefon för hotellets särskilda behov.
Obs! Man kan även använda Dialog 4224 Operator/
Dialog 3214 som receptionstelefon. Det finns ingen separat
beskrivning för detta eftersom procedurerna som används
är likvärdiga.
Hotellbokföringssystem
Kommunikationsplattformen BusinessPhone kan användas
tillsammans med ett bokföringssystem för hotell. Det är mycket
viktigt att du tar hänsyn till följande om du har tillgång till ett
hotellbokföringssystem.
Du bör använda bokföringssystemet av följande skäl:
•
Du kan arbeta med tangentbord och skärm vilket underlättar
hanteringen.
•
De två systemen – BusinessPhone och bokföringssystemet –
måste kunna utbyta data, så att båda systemen arbetar med
samma information. Styr du funktionerna via bokföringssystemet
vet du att båda systemen alltid har tillgång till samma information.
I synnerhet följande funktioner bör skötas via hotellbokföringssystemet
(om systemet hanterar dem):
BusinessPhone – Hotell
•
Incheckning
•
Utcheckning
•
Visa aktuell samtalskostnad
•
Mata in eller ändra gästdata
15
Reception/Allmänt
Vanliga procedurer
I det här avsnittet beskrivs vanliga procedurer för receptionen.
Funktionsknappar
Check-in/out
Väckning
Spärra interna
Retur
Larm
2:a
Läs &
16
Ô
Ô
Ô
Ô
ÖÔ
Ô
Ô
í
Du kan låta systemadministratören programmera in funktioner
som du ofta använder på telefonens och knappsatsens
dubbelfunktionsknappar. När du sedan vill använda funktionen
trycker du bara på knappen.
Tryck för att checka in eller ut någon (förprogrammerad).
Knappen används för att aktivera följande funktioner:
•
Visa och uppdatera rumsstatus
•
Incheckning
•
Visa och ändra gästdata
•
Utcheckning
•
Visa aktuell samtalskostnad
Tryck för väckning (förprogrammerad).
Knappen används för:
•
Inmatning av väckningstid
•
Ändring av väckningstid
•
Avbeställning av väckning
Tryck för att spärra samtal mellan rum (förprogrammerad).
Funktionen används för att spärra samtal mellan gästrummen.
Tryck för att bekräfta inmatade data (förprogrammerad).
Den här knappen har samma funktion som #-knappen. Använd #
om telefonen inte har någon förprogrammerad returknapp.
Tryck för att avläsa var ett larm har utlösts (förprogrammerad).
Knappen visar de katalognummer som har utlöst ett larm.
Tryck för att använda knappens andrafunktion.
Håll knappen intryckt för att läsa information.
Tryck för att avsluta den aktuella proceduren.
BusinessPhone – Hotell
Reception/Allmänt
Teckenfönster och menyknappar
I telefonens teckenfönster visas ledtext och indikatorer som
vägledning.
12 Maj 10:35
GÄSTRUMSNR?
+15°
avsluta
På teckenfönstrets nedre rad visas de funktioner som är tillgängliga
i det aktuella trafikläget.
12 Maj 10:35
î
ledigt
+15°
spärrad
214
städat
åter
Välj ett alternativ genom att trycka på en av de fyra
menyknapparna nedanför teckenfönstret.
Med menyknapparnas hjälp kan du bland annat göra följande:
retur
Avbryta med ändring (se teckenfönstret).
Spara alla uppgifter som bekräftats med Retur (eller #) och avbryta
proceduren.
avsluta
Avbryta utan ändring (se teckenfönstret).
Avbryta proceduren utan att spara de angivna uppgifterna.
åter
Återgå till föregående inmatning (se teckenfönstret).
Gå tillbaka till föregående steg utan att spara inmatningen.
nästa
Nästa gästrum (se teckenfönstret).
Fortsätta mata in uppgifter för nästa gästrum.
ändra
Rätta (se teckenfönstret).
Tryck på den här knappen om du vill ändra en uppgift.
BusinessPhone – Hotell
17
Reception/Allmänt
Skriva text
Du använder knappsatsen för att skriva, t.ex. om du vill skicka ett
textmeddelande eller mata in gästuppgifter. Du har valt textläge.
Välj tecken genom att trycka upprepade gånger på
sifferknapparna.
Antal knapptryckningar
Knapp 1
1
2
3
4
5
6
7
8
9
0
*
ì
ì
#
18
2
3
4
5
A
B
C
2
D
E
F
3
G
H
I
4
J
K
L
5
M
N
O
6
P
Q
R
S
T
U
V
8
W
X
Y
Z
9
-
.
!
:
1
7
0
?
Obs! Knapp
1 är reserverad för nationella tecken.
Tryck på volym upp-knappen för att skriva in tecknet.
Flyttar fram markören ett steg. Används även för mellanslag.
Tryck på volym ned-knappen för att radera den senaste
siffran om du har slagit fel nummer.
Tryck för att bekräfta inmatningen.
Har telefonen en förprogrammerad returknapp kan du trycka på
den i stället för #. Båda knapparna fungerar likadant i det här
avseendet.
BusinessPhone – Hotell
Reception/Besvara och ringa samtal
Reception/Besvara och ringa samtal
Besvara samtal
u
Linje 1
ÖÔ
Â
í
BusinessPhone – Hotell
Vid inkommande samtal ljuder ringsignalen och lampan blinkar. I
teckenfönstret visas den uppringande personens namn och nummer.
Lyft luren.
Handsfree
Tryck utan att lyfta luren.
Eller:
Tryck utan att lyfta luren.
Du står i kontakt med den som ringer via högtalare och mikrofon.
Tryck för att avsluta ett handsfree-samtal.
19
Reception/Besvara och ringa samtal
Ringa samtal
u
z
0z
d
eller
í
Hur du ringer interna och externa samtal.
Lyft luren och slå antingen:
Ett anknytningsnummer för att ringa ett internt samtal.
Eller:
Prefixet för att komma ut på linjen samt önskat externt nummer.
Obs! Vilket prefix man ska trycka för att komma ut på linjen
beror på hur systemet är konfigurerat.
För att avsluta samtalet.
Handsfree
Utan att lyfta luren trycker du på en linjeknapp eller på högtalaren.
Samtalet är nu i handsfree-läge via högtalare och mikrofon.
20
BusinessPhone – Hotell
Reception/Rumsstatus
Reception/Rumsstatus
Ger dig information om rummets status. Texten i teckenfönstret ger
svar på följande frågor:
•
Är rummet upptaget eller ledigt?
•
Är gästtelefonen öppen eller spärrad?
•
Vilken är rummets status (ostädat, städat, kontrollerat, ej
tillgängligt)?
Obs! Man använder gästtelefonen för att uppdatera
rumsstatusen när rummet har städats eller kontrollerats.
Under natten ändras rumsstatusen till ostädat
(programmerbart).
Visa rumsstatus
Rumsstatusen kan vara:
BusinessPhone – Hotell
In-/utcheckning
Gästtelefon
Rum
ledigt
upptaget
spärrad
Öppen
ostädat
kontr
ej tillg
städat
21
Reception/Rumsstatus
Visa och ändra rumsstatus
Check-in/out
Ô
Så här gör du för att rumsstatusen ska visas.
Tryck (förprogrammerad).
Du uppmanas att ange rumsnumret.
12 Maj 10:35
GÄSTRUMSNR?
z
Retur
Ô
avsluta
Knappa in önskat rumsnummer och tryck (förprogrammerad).
Rumsstatusen visas i teckenfönstret (för rum 214 i detta exempel).
12 Maj 10:35
î
+15°
ledigt
+15°
spärrad
214
ostädat
åter
Du ställer in önskad rumsstatus genom att trycka på
menyknappen för aktuellt alternativ.
Se avsnittet ”Visa rumsstatus” på sidan 21.
eller
åter
Retur
22
Ô
Tryck för att lämna statusvisningen utan ändringar
(se teckenfönstret).
Rumsstatusen är fortfarande aktiverad.
Tryck för att bekräfta (förprogrammerad).
BusinessPhone – Hotell
Reception/Incheckning
Reception/Incheckning
Rummet måste vara markerat som ledigt för att funktionen ska
kunna användas.
Checka in gäster
Check-in/out
z
Retur
Ô
Ô
Obs! Aktivera funktionen från hotellbokföringssystemet om
du har tillgång till ett sådant.
Tryck (förprogrammerad).
Du uppmanas att ange rumsnumret.
Knappa in önskat rumsnummer och tryck (förprogrammerad).
Rumsstatusen visas i teckenfönstret (för rum 214 i detta exempel).
12 Maj 10:35
ledigt
+15°
spärrad
214
städat
åter
Rummet måste vara ledigt för att en ny gäst ska kunna få det.
Observera ledtexten ovanför första menyknappen från vänster.
ledigt
upptaget
Ô
ledigt
Retur
Rummet är ledigt.
Rummet är redan upptaget. Leta efter ett annat rum.
Tryck för att ändra från ledigt till upptaget (se teckenfönstret).
Tryck för att bekräfta (förprogrammerad).
Gästtelefonen öppnas automatiskt för externa samtal.
Gästuppgifterna kan anges nu eller senare.
Se avsnittet ”Hoppa över alla följande poster” på sidan 24 eller
”Ange gästuppgifter” på sidan 24.
BusinessPhone – Hotell
23
Reception/Incheckning
Hoppa över alla följande poster
Har du inte tid att ange de övriga gästuppgifterna nu kan du göra
det senare.
retur
Tryck för att hoppa över alla följande poster (se teckenfönstret).
Information om hur man anger rumsstatus i efterhand finns i avsnittet
”Visa och ändra gästdata” på sidan 26.
Ange gästuppgifter
Så här anger du gästuppgifter.
z
Retur
z
z
24
Retur
Retur
Ô
Ô
Ô
12 Maj 10:35
+15°
GÄSTNAMN?
retur
avsluta
åter
Ange gästens namn.
Se avsnittet ”Skriva text” på sidan 18.
12 Maj 10:35
+15°
ANDERSSON
retur
avsluta
åter
Tryck för att bekräfta (förprogrammerad).
12 Maj 10:35
+15°
INCHECKNINGSDAG?
030512
retur
avsluta
åter
Kontrollera att ankomstdagen stämmer och tryck
(förprogrammerad).
Som standard visas dagens datum. Du kan mata in ett annat datum
i stället för det föreslagna incheckningsdatumet. Datumformatet är
ÅÅMMDD (t.ex. 030512 för den 12 maj 2003).
12 Maj 10:35
+15°
UTCHECKNINGSDAG?
retur
avsluta
åter
Ange avresedatum och tryck (förprogrammerad).
Datumformatet är ÅÅMMDD.
BusinessPhone – Hotell
Reception/Incheckning
z
z
Retur
Retur
Retur
Ô
Ô
Ô
12 Maj 10:35
+15°
SPRÅK?
retur
avsluta
åter
Ange språk enligt gästens önskemål och tryck
(förprogrammerad).
Språket visas i teckenfönstret varje gång gästen ringer dig. Språket
används också som grund för valet av väckningsmeddelande.
Använd förkortningen för önskat språk. Se avsnitten ”Väckning” på
sidan 52 och ”Skriva text” på sidan 18.
12 Maj 10:35
+15°
KREDITKORT
retur
avsluta
åter
Ange namnet på gästens kreditkort och tryck
(förprogrammerad).
Använd förkortningen för det aktuella kortet. Se avsnitten
”Förkortningar för kreditkort” på sidan 53 och ”Skriva text” på
sidan 18.
12 Maj 10:35
+15°
ANDERSSON
0510-0517 ENG VISA
retur
avsluta
ändra
åter
Tryck för att bekräfta (förprogrammerad).
Gästuppgifterna sparas. Information om hur man ändrar sparade
gästuppgifter finns i avsnittet ”Visa och ändra gästdata” på sidan 26.
12 Maj 10:35
GÄSTRUMSNR?
+15°
avsluta
avsluta
Tryck för att avsluta proceduren (se teckenfönstret).
Eller:
Checka in fler gäster.
BusinessPhone – Hotell
25
Reception/Incheckning
Visa och ändra gästdata
Check-in/out
Ô
Så här läser du gästuppgifterna för ett upptaget rum.
Tryck (förprogrammerad).
Du uppmanas att ange rumsnumret.
12 Maj 10:35
GÄSTRUMSNR?
z
Retur
Retur
Ô
Ô
avsluta
Knappa in önskat rumsnummer och tryck (förprogrammerad).
Rumsstatusen visas i teckenfönstret (för rum 214 i detta exempel).
12 Maj 10:35
ANDERSSON
upptaget
+15°
Öppen
214
städat
åter
Tryck en gång till för att läsa gästuppgifterna
(förprogrammerad).
12 Maj 10:35
ANDERSSON
avsluta
+15°
+15°
0510-0517 ENG VISA
avsluta
ändra
åter
Tryck för att avsluta proceduren (se teckenfönstret).
Eller:
ändra
Tryck för att ändra (se teckenfönstret).
12 Maj 10:35
+15°
GÄSTNAMN?
retur
avsluta
Retur
26
Ô
åter
Ange de nya gästuppgifterna.
Se avsnittet ”Ange gästuppgifter” på sidan 24.
Tryck för att bekräfta den nya uppgiften (förprogrammerad).
BusinessPhone – Hotell
Reception/Incheckning
Visa gästuppgifter under ett samtal
Gästuppgifterna visas i BusinessPhone-plattformen under ett samtal
med en gäst. Tecknet & efter katalognumret anger att det finns mer
information.
12 Maj 10:35
ANDERSSON
2:a
Läs &
Ô
Ô
+15°
214& SAMT.LÄGE
Tryck.
Håll knappen intryckt tills du har läst alla uppgifter.
12 Maj 10:35
ANDERSSON
ANDERSSON
+15°
214
0510-0517 ENG VISA
I teckenfönstret visas från vänster till höger (på nedre raden):
BusinessPhone – Hotell
•
Gästens namn
•
Ankomstdatum – Avresedatum
•
Gästens språk
•
Gästens kreditkort (vissa hotellbokföringssystem visar VIPinformation i stället för kreditkort)
27
Reception/Utcheckning
Reception/Utcheckning
Rummet måste vara markerat som upptaget för att funktionen ska
kunna användas.
Checka ut gäster
Check-in/out
z
Retur
Ô
Ô
Obs! Aktivera funktionen från hotellbokföringssystemet om
du har tillgång till ett sådant.
Tryck (förprogrammerad).
Du uppmanas att ange rumsnumret.
Knappa in önskat rumsnummer och tryck (förprogrammerad).
Rumsstatusen visas i teckenfönstret (för rum 214 i detta exempel).
12 Maj 10:35
ANDERSSON
upptaget
Ô
upptaget
Retur
+15°
Öppen
214
ostädat
Tryck för att ändra från upptaget till ledigt (se teckenfönstret).
Tryck för att bekräfta (förprogrammerad).
I teckenfönstret visas den sammanlagda kostnaden i landets valuta.
Ange summan på kontot.
12 Maj 10:35
+15°
ANDERSSON
214
check-out
avsluta
check-out
28
åter
123.00 SEK
nästa
Tryck (se teckenfönstret).
Gästtelefonen spärras automatiskt för externa samtal. Räknaren
nollställs.
BusinessPhone – Hotell
Reception/Utcheckning
Obs! Väckningsbeställningar tas automatiskt bort 24 timmar
efter utcheckningen eller omedelbart när en ny gäst checkar
in i rummet.
12 Maj 10:35
ANDERSSON
+15°
214
avsluta
avsluta
00 SEK
nästa
Tryck för att avsluta utcheckningen (se teckenfönstret).
Eller:
nästa
BusinessPhone – Hotell
Tryck för att checka ut andra gäster (se teckenfönstret).
29
Reception/Larm
Reception/Larm
Den här funktionen kan användas för att ytterligare förbättra gästernas
säkerhet. Med hjälp av en tillvalsmodul på telefonens undersida kan
larmsignaler från olika larmgränssnitt kopplas via telefonen till en
bestämd anknytning.
Flera typer av larm kan anslutas via alarmenheten, t.ex. nödlarm
för badrummet på hotell, akutlarm på sjukhus, banklarm och
maskinövervakning.
Bekräfta larm
Larm
ÖÔ
Larmknappen blinkar hastigt om ett larm har utlösts.
Tryck för att läsa av larmet (förprogrammerad).
12 Maj 10:35
ALARM FRÅN
+15°
214
TID 20:13
Larmknappens lampa lyser med fast sken om du har avläst samtliga
larm.
í
30
Vidta de åtgärder som krävs för den aktuella typen av larm.
Tryck för att slutföra proceduren.
BusinessPhone – Hotell
Reception/Larm
Bekräfta ett redan avläst larm
Larm
ÕÔ
Larmknappens lampa förblir tänd efter det att ett larm har bekräftats
till dess att larmet har återställts.
Tryck för att bekräfta redan avlästa larm (förprogrammerad).
De larm som inte har återställts visas.
12 Maj 10:35
ALARM FRÅN
+15°
214 AVLÄST KL 20:13
Återställa larm
Som en del av åtgärderna vid nödläge:
Återställ den externa larmknappen.
*54#
BusinessPhone – Hotell
Från gästtelefonen som utlöste larmet:
Mata in.
Larmknappens lampa på receptionens telefon slocknar när alla
larm har återställts.
31
Reception/Väckning
Reception/Väckning
Man kan beställa, ändra eller avbeställa väckning från receptionen
eller från gästtelefonerna.
Gästtelefonen ringer vid den angivna väckningstiden. Hur många
gånger telefonen ska ringa, och med hur långa mellanrum, går att
programmera in. Om ingen svarar vid väckningen vidarekopplas
samtalet till receptionen, där man kan avläsa väckningens status.
Bekräfta och visa väckning
Används för att visa tid/status för väckningen och bekräfta en
väckningsuppringning.
Väckning
z
Retur
Ô
Ô
Information om visning av väckningsstatus finns i avsnittet ”Visa
väckningsstatus” på sidan 34.
Tryck (förprogrammerad).
Du uppmanas att ange rumsnumret.
Knappa in önskat rumsnummer och tryck (förprogrammerad).
(Rum 214 i detta exempel.)
12 Maj 10:35
ANDERSSON
väckning
väckning
+15°
214
avsluta
åter
Tryck (se teckenfönstret).
Tid och status för väckningen anges i teckenfönstret.
12 Maj 10:35
+15°
VÄCKNINGSTID 0600
GÄST SVARAT 0608
avsluta
åter
32
BusinessPhone – Hotell
Reception/Väckning
avsluta
ì
Ô
Retur
Tryck för att lämna utan ändringar (se teckenfönstret).
Eller:
Tryck på volym ned-knappen för att avbeställa väckningen.
Tryck för att bekräfta (förprogrammerad).
Väckningen är avbeställd.
Omdirigering av väckning
Om en gäst inte svarar på väckningsuppringningen inom den angivna
tiden omdirigeras samtalet till receptionen.
u
ANDERSSON
VÄCKNING
katalog
214
nr.rep
INK.ANROP
prog
Lyft luren för att svara på det omdirigerade väckningssamtalet.
Väckningsstatusen ändras till OMDIR SVAR. Nu kan du antingen
programmera in en ny väckning eller skicka någon till rummet.
Inspelat väckningsmeddelande
(ej obligatoriskt)
Gästen kan få sin väckningsbeställning bekräftad av ett inspelat
meddelande. Väckningsmeddelandet finns på tre språk. Språket
för meddelandet bestäms när du anger språk vid incheckningen.
Se avsnittet ”Väckning” på sidan 52.
BusinessPhone – Hotell
33
Reception/Väckning
Väckning
z
Retur
Ô
Ô
Programmera in ny väckning
Tryck.
Du uppmanas att ange rumsnumret.
Knappa in önskat rumsnummer och tryck (förprogrammerad).
(Rum 214 i detta exempel.)
12 Maj 10:35
ANDERSSON
väckning
väckning
z
Retur
Ô
+15°
214
avsluta
åter
Tryck (se teckenfönstret).
Knappa in önskad väckningstid.
Ange väckningstiden i 24-timmarsformat, t.ex. 0720. Du kan ställa
in tiden i intervall om fem minuter.
12 Maj 10:35
+15°
VÄCKNINGSTID 0720
avsluta
åter
Tryck för att bekräfta väckningen (förprogrammerad).
Väckningen sparas. Du kan programmera in nya väckningar.
Visa väckningsstatus
Väckningsstatusen kan vara:
GÄST SVARAT 0722
OMDIR SVAR 0727
EJ BESVARAD
SPARAD SOM 0720
AVBEST. KL 0703
34
Gästen svarade på väckningen klockan 07.22.
Väckningen besvarades inte och omdirigerades därför till receptionen
klockan 07.27.
Väckningen är aktiv och kommer att aktiveras vid den
inprogrammerade tiden.
Väckningen är aktiv. Du kan programmera in väckning vid tidpunkter
med jämna femminutersintervall. Programmerar du in en annan
väckningstid sparas och utförs den vid närmast lägre
femminutersintervall. Tidsangivelsen 07.23 sparas t.ex. som 07.20.
Väckningen avbeställdes klockan 07.03.
BusinessPhone – Hotell
Reception/Spärra samtal mellan rum
Reception/Spärra samtal mellan rum
Samtalstrafik mellan rummen kan spärras nattetid. Man kan också
aktivera och avaktivera trafiken manuellt om:
Ô
*34#
Spärra interna
•
Trafik mellan rummen är tillåten
•
Det är tillåtet att ringa utifrån direkt till en viss anknytning
(direktuppringning)
Tryck (förprogrammerad).
Eller:
Mata in.
I teckenfönstret visas:
12 Maj 10:35
+15°
spärra rum till rum trafik/direktval
indiv
system
avsluta
Du kan välja mellan att spärra vissa gästrumsanknytningar
individuellt (indiv) eller spärra hela systemet (system).
indiv
Tryck för att spärra eller avaktivera spärren för en viss
gästrumsanknytning (se teckenfönstret).
Eller:
system
Tryck för att spärra samtal mellan rummen eller ta bort denna
spärr i hela systemet (se teckenfönstret).
Eller:
avsluta
BusinessPhone – Hotell
Tryck för att lämna utan ändringar (se teckenfönstret).
35
Reception/Aktuell samtalskostnad
Reception/Aktuell samtalskostnad
Du kan läsa av den preliminära samtalskostnaden för upptagna rum.
Rummet måste vara markerat som upptaget för att funktionen ska
kunna användas.
Check-in/out
z
Retur
Ô
Ô
Obs! Aktivera funktionen från hotellbokföringssystemet om
du har tillgång till ett sådant.
Tryck (förprogrammerad).
Du uppmanas att ange rumsnumret.
Knappa in önskat rumsnummer och tryck (förprogrammerad).
Rumsstatusen visas i teckenfönstret (för rum 214 i detta exempel).
12 Maj 10:35
ANDERSSON
upptaget
upptaget
Retur
Ô
+15°
Öppen
214
ostädat
Tryck för att ändra från upptaget till ledigt (se
teckenfönstret).
Tryck för att bekräfta (förprogrammerad).
I teckenfönstret visas den sammanlagda kostnaden i landets valuta.
12 Maj 10:35
+15°
ANDERSSON
214
check-out
avsluta
avsluta
36
åter
136.00 SEK
nästa
Tryck för att lämna utan ändringar (se teckenfönstret).
I det här fallet är gästen fortfarande incheckad.
BusinessPhone – Hotell
Reception/Meddelanden
Reception/Meddelanden
När du har ringt en anknytning och det är upptaget eller ingen svarar
kan du skicka ett återuppringnings-, röst- eller textmeddelande.
I det här avsnittet beskrivs också hur man vidarebefordrar
röstmeddelanden och hur man begär att få underrättelse om nya
röstmeddelanden till ett externt nummer. När du får ett meddelande
blinkar meddelandeknappen på telefonen hastigt.
Lösenord
Första gången du använder meddelandesystemet (måste göras
från den egna anknytningen) kan du bli ombedd att ändra ditt
lösenord om standardlösenordet används (0000).
Obs! Vissa system har programmerats att tillåta
standardlösenordet.
Följande text visas i teckenfönstret:
12 Maj 10:35
+15°
ANGE PASSORD FÖR DIN NYA BREVLÅDA:
z#
z#
í
Ange ditt nya lösenord och tryck.
Anger du standardlösenordet blir du ombedd att försöka igen.
Ange ditt lösenord igen och tryck.
Det nya lösenordet sparas.
Tryck för att slutföra proceduren.
Eller:
Fortsätt med någon av meddelandefunktionerna.
BusinessPhone – Hotell
37
Reception/Meddelanden
Skicka meddelande
Du kan skicka ett meddelande utan att ringa upp en anknytning
(direktmeddelande), eller när du har ringt en anknytning och det
tutar upptaget eller ingen svarar.
Meddelande
Ô
sänd
z
sänd
Direktmeddelande
Tryck.
Tryck (se teckenfönstret).
12 Maj 10:35
+15°
FRÅN NUMMER:
4200
TILL NUMMER:
sänd
ändra nr.
ändra nr.
Slå anknytningsnumret.
Tryck (se teckenfönstret).
Välj meddelandetyp (se teckenfönstret).
Obs! När du har skickat meddelandet kan du göra om
proceduren till andra anknytningar. Du kan också ändra det
anknytningsnummer som står som avsändare, om du vill att
meddelandet ska skickas från någon annan (om detta är
tillåtet). Tala med systemadministratören om du vill ha
tillgång till denna funktion.
Återuppringning
ring
Tryck för att skicka ett ring mig-meddelande (se
teckenfönstret).
Tal
tal
Tryck för att skicka ett röstmeddelande (se teckenfönstret).
Börja tala in meddelandet efter den andra korta signalen. Den
återstående tiden visas i teckenfönstret under inspelningen
(nedräkning).
12 Maj 10:35
+15°
INSPELNING
tala
lyssna
paus
38
018
aktivera
BusinessPhone – Hotell
Reception/Meddelanden
Menyknapparna ger tillgång till följande alternativ:
tala
lyssna
Tryck och tala in ditt meddelande för att göra om inspelningen
(se teckenfönstret).
Tryck för att lyssna (se teckenfönstret).
paus
Tryck för att göra paus under inspelningen (se teckenfönstret).
aktivera
Tryck för att stoppa inspelningen och spara meddelandet (se
teckenfönstret).
Informationen aktiveras.
í
Tryck för att slutföra proceduren.
Text
text
z
ì
ì
Tryck för att skicka ett textmeddelande (se teckenfönstret).
Textmeddelanden kan endast skickas till telefoner med
teckenfönster.
Skriv texten.
Du skriver olika bokstäver genom att trycka upprepade gånger på
samma knapp. Textmeddelanden kan vara upp till 40 tecken långa.
Se avsnittet ”Skriva text” på sidan 18.
Tryck på volym upp-knappen för att flytta fram markören ett
steg.
Tryck på volym ned-knappen för att radera den senaste
siffran om du har slagit fel nummer.
12 Maj 10:35
+15°
RING SVEN EKBERG PÅ MOBILEN
sänd
sänd
í
BusinessPhone – Hotell
Tryck för att skicka textmeddelandet.
Tryck för att slutföra proceduren.
39
Reception/Meddelanden
Vid uteblivet svar
Meddelande
Ô
återuppr
Om det tutar upptaget eller ingen svarar när du ringer till en anknytning
kan du skicka ett återuppringnings-, röst- eller textmeddelande.
Tryck.
12 Maj 10:35
+15°
FRÅN NUMMER:
4200 TILL NUMMER:
201
återuppr
tal
text
Välj meddelandetyp (se teckenfönstret).
Obs! När du har skickat meddelandet kan du göra om
proceduren till andra anknytningar.
Kontrollera sända meddelanden
Meddelande
Ô
Du kan kontrollera meddelanden som du själv har skickat, t.ex. om
du vill radera ett meddelande. Man kan också kontrollera mottagna
meddelanden på andra anknytningar (inte tillåtet som standard, tala
med systemadministratören).
Tryck.
meny
Tryck (se teckenfönstret).
kontroll
Tryck (se teckenfönstret).
12 Maj 10:35
+15°
KONT.MEDDELANDE - EGNA ELLER ANDRAS ?
åter
egna
andras
Egna meddelanden
egna
40
Tryck för att kontrollera dina egna meddelanden (se
teckenfönstret).
Ange mottagarens anknytningsnummer. Du kan kontrollera och
radera de meddelanden som du har skickat (se teckenfönstret).
BusinessPhone – Hotell
Reception/Meddelanden
Andras
andras
í
Tryck för att kontrollera meddelanden för en annan anknytning
(se teckenfönstret).
Ange anknytningsnummer för den anknytning vars meddelanden
du vill kontrollera. Alla meddelanden visas med avsändarens namn.
Du kan kontrollera och radera meddelandena (se teckenfönstret).
Tryck för att slutföra proceduren.
Returnerade meddelanden
Meddelande
ÖÔ
åter-sänt
í
BusinessPhone – Hotell
Meddelanden som har legat obesvarade länge skickas tillbaka till
dig. Kontrollera returnerade meddelanden:
Tryck.
12 Maj 10:35
VÄLJ FUNKTION
sänd
mottag
+15°
kontroll
åter-sänt
Tryck (se teckenfönstret).
Använd menyknapparna för att kontrollera returnerade
meddelanden (se teckenfönstret).
Du kan radera eller skicka om meddelandet.
Tryck för att slutföra proceduren.
41
Reception/Meddelanden
Kontrollera och lagra mottagna
meddelanden
Du kan granska och lagra dina mottagna meddelanden.
Mottagna meddelanden delas in i följande tre kategorier:
•
Nya meddelanden (ej avlyssnade eller lästa)
•
Avlyssnade/lästa meddelanden
•
Lagrade meddelanden
Röstmeddelanden kan även vidarekopplas till andra brevlådenummer
(personliga eller gemensamma). Se avsnittet ”Vidarekoppla ett
röstmeddelande” på sidan 43.
Meddelande
ÖÔ
Obs! Meddelanden tas bort från systemet efter en viss tid.
Hur lång tiden är beror på vilken kategori meddelandet
tillhör. Systemadministratören kan ge besked om detta.
Tryck för att komma till brevlådan.
Om brevlådan endast innehåller avlyssnade meddelanden lyser
lampan med fast sken i stället.
Obs! I vissa konfigurationer kan du behöva ange ditt
lösenord innan du kan hämta meddelanden.
mottag
Tryck (se teckenfönstret).
12 Maj 10:35
+15°
MEDDELANDE
3
2
åter
obesvarat
avlyssnat
obesvarat
ring
12
lagrat
Välj meddelandekategori (se teckenfönstret).
Obesvarade, avlyssnade, lästa eller lagrade.
Välj meddelandetyp (se teckenfönstret).
Obs! Detta steg hoppas över när det bara finns en typ
av meddelande tillgänglig (återuppringnings-, röst- eller
textmeddelanden).
Använd menyknapparna för att kontrollera meddelandet (se
teckenfönstret).
Du lyssnar på röstmeddelanden via högtalaren eller luren. Ring
mig-meddelanden ringer automatiskt upp avsändaren.
Textmeddelanden läser du i teckenfönstret.
42
BusinessPhone – Hotell
Reception/Meddelanden
Välj något av följande alternativ:
nästa
radera
lagra
í
Tryck för att kontrollera nästa meddelande (se teckenfönstret).
Tryck för att radera meddelandet (se teckenfönstret).
Tryck för att lagra meddelandet (se teckenfönstret).
Du kan lagra upp till 20 meddelanden.
Återuppringningsmeddelanden kan inte lagras.
Tryck för att slutföra proceduren.
Vidarekoppla ett röstmeddelande
Röstmeddelanden som du har tagit emot kan vidarebefordras till
andra brevlådenummer.
Meddelande
ÖÔ
mottag
obesvarat
tal
Obs! Returnerade meddelanden kan inte vidarekopplas.
Tryck för att komma till brevlådan.
Obs! I vissa konfigurationer kan du behöva ange ditt
lösenord innan du kan hämta meddelanden.
Tryck (se teckenfönstret).
Välj meddelandekategori (se teckenfönstret).
Obesvarade, avlyssnade eller lagrade.
Tryck (se teckenfönstret).
12 Maj 10:35
+15°
DAVID OLSSON
203
lyssna
nästa
radera
>>>
Tryck (se teckenfönstret).
sänd
Tryck (se teckenfönstret).
12 Maj 10:35
SÄNDTILL:
sänd
BusinessPhone – Hotell
>>>
+15°
ändra nr.
43
Reception/Meddelanden
z
sänd
Slå det brevlådenummer som du vill vidarekoppla
meddelandet till.
Tryck (se teckenfönstret).
Meddelandet vidarekopplas.
Obs! Det meddelande som vidarekopplas är en kopia, dvs.
man kan ta bort det utan att det ursprungliga meddelandet
tas bort.
í
Upprepa proceduren om du vill vidarekoppla meddelandet till
en annan brevlåda.
Tryck för att slutföra proceduren.
Påminnelse (externt)
Den här funktionen låter meddelandesystemet underrätta dig när
du får ett nytt röstmeddelande. Du kan ange ett externt nummer
som systemet ringer upp vid en viss, förprogrammerad tidpunkt
eller så fort ett nytt meddelande kommer in.
Obs! Funktionen kan kräva särskild behörighet eller är
kanske inte tillgänglig. Tala med systemadministratören.
Du kan bli underrättad på två olika sätt (beroende på hur systemet
är programmerat):
Underrättelse med tillgång till brevlåda:
Kvittera underrättelsen genom att ange ditt lösenord (som inte
får vara standardlösenordet 0000). Du har nu full tillgång till
brevlådesystemet.
Underrättelse utan tillgång till brevlåda:
En taltjänst underrättar dig om att du har fått ett meddelande.
Kvittera underrättelsen genom att trycka på valfri knapp. Du måste
ringa upp brevlådesystemet för att hämta ditt meddelande.
Obs! Om du inte kvitterar underrättelsen inom den
förprogrammerade tiden bryts förbindelsen och ett nytt
försök görs senare (systemadministratören kan upplysa
dig om hur många underrättelseförsök som systemet har
programmerats att göra).
44
BusinessPhone – Hotell
Reception/Meddelanden
Meddelande
Ô
Programmera in nummer och tidpunkt för underrättelse
meny
Tryck (se teckenfönstret).
Tryck för att komma till brevlådan.
Obs! I vissa konfigurationer kan du behöva ange ditt
lösenord innan du kan hämta meddelanden.
12 Maj 10:35
ADMINISTRERA
utgående
+15°
utgående
Tryck (se teckenfönstret).
nummer
Tryck (se teckenfönstret).
0z
Tryck (se teckenfönstret).
ändra
spara
kontroll
Slå prefixet för att komma ut på linjen och sedan numret.
Vilket prefix man ska trycka för att komma ut på linjen beror på hur
systemet är konfigurerat. Det externa numret (inklusive prefixet för
att komma ut på linjen) kan vara upp till 24 siffror långt.
Tryck för att spara numret (se teckenfönstret).
12 Maj 10:35
+15°
UTGÅENDE påminnelse EJ AKTIV
nummer
tid
på
tid
Tryck (se teckenfönstret).
z
Tryck (se teckenfönstret).
ändra
åter
åter
Ange tidpunkt för underrättelse.
Tidpunkten anges i 24-timmarsformat, t.ex. 2030 för halv nio på
kvällen. Tidsangivelsen justeras automatiskt till närmaste kvart, dvs.
2013 ändras till 2015.
Eller:
direkt
spara
í
BusinessPhone – Hotell
Tryck om du vill bli underrättad direkt (se teckenfönstret).
Tryck om du vill spara tidpunkten för underrättelse
(se teckenfönstret).
Detta steg utelämnas om du valde att bli underrättad direkt.
Tryck för att slutföra programmeringen.
45
Reception/Meddelanden
Meddelande
Ô
Aktivera/avaktivera underrättelse
Tryck.
meny
Tryck (se teckenfönstret).
utgående
Tryck (se teckenfönstret).
på
Tryck för att aktivera (se teckenfönstret).
Eller:
av
í
46
Tryck för att avaktivera (se teckenfönstret).
Obs! Du måste programmera in telefonnummer och
tidpunkt för underrättelse innan du aktiverar tjänsten.
Tryck för att slutföra programmeringen.
BusinessPhone – Hotell
Servicetelefoner
Servicetelefoner
Servicetelefoner har särskilda uppgifter inom hotellet. De används
för olika tjänster, t.ex. vånings- och rumsbetjäning, restaurang,
städning, information med mera. En serviceanknytning kan bestå
av en eller flera telefoner med samma katalognummer. De olika
serviceanknytningarnas uppgifter kan helt eller delvis övertas av en
central serviceanknyting – om en serviceanknytning är obemannad
eller överbelastad kan samtalen omdirigeras till den centrala
serviceanknytningen.
Obs! I det här avsnittet beskrivs en servicetelefon av
samma typ som receptionens telefon. Beskrivningar av
andra servicetelefoner återfinns i användarhandboken
för respektive modell.
Besvara samtal på en servicetelefon
Använda linjeknappen för att besvara samtal
Linje 1 eller
Linje 2
ÖÔ
BusinessPhone – Hotell
Vid inkommande samtal ljuder ringsignalen och lampan blinkar.
Tryck på den blinkande knappen för att svara.
47
Servicetelefoner
Använda en serviceknapp för att besvara samtal
Rumsbetjäning
ÖÔ
Vid inkommande samtal ljuder ringsignalen och lampan blinkar.
Varje svarsknapp är märkt med en bokstav, så att du vet vilken
sektion som gästen söker när du svarar.
Tryck på aktuell serviceknapp (förprogrammerad).
12 Maj 10:35
ANDERSSON
+15°
214&
Central serviceanknytning
Den centrala serviceanknytningen ersätter serviceknappen för
andra serviceanknytningar. Man kan ta samtal med den här knappen
om andra serviceanknytningar är överbelastade eller obemannade.
Vidarekoppling
Om du får ett samtal som har vidarekopplats från en annan
serviceanknytning ser du i teckenfönstret vilken serviceanknytning
som gästen sökte (t.ex. rumsbetjäningen).
RUMSBETJÄNING
ANDERSSON
katalog
7
214&
nr.rep
INK.ANROP
prog
Visa gästuppgifter
Se avsnittet ”Reception/Incheckning” på sidan 23.
Larm
Se avsnittet ”Reception/Larm” på sidan 30.
48
BusinessPhone – Hotell
Städning
Städning
I det här avsnittet beskrivs funktioner för städpersonal.
Obs! Beskrivningar av gästtelefonerna återfinns i
användarhandboken för respektive modell.
Ange rumsstatus på en gästtelefon
u
*33*
0#
1#
2#
3#
d
BusinessPhone – Hotell
Rumsstatusen anger om ett rum har städats eller inte. Receptionen
och hotellbokföringssystemet har tillgång till dessa uppgifter så att
rummen kan ställas i ordning på ett effektivt sätt.
Lyft luren på gästtelefonen.
Invänta kopplingston.
Knappa in koden för rumsstatus.
Välj något av följande fyra alternativ:
Städat
Ostädat
Städat och kontrollerat
Ej tillgängligt
Invänta verifieringston.
Lägg på luren eller tryck för att slutföra proceduren.
49
Städning
Medflyttning vid städning
Det går också att ställa in telefonen så att man kan nå dig i det rum
där du arbetar för tillfället. Den här funktionen vidarekopplar samtalen
till dig.
Förberedelser
u
*21*
z#
d
Vidarekoppla din telefon till det rum där du ska börja arbeta.
Lyft luren på servicetelefonen.
Knappa in koden för medflyttning.
Slå numret till det första gästrummet och tryck.
Inmatningen bekräftas med särskild kopplingston.
Lägg på luren eller tryck för att slutföra proceduren.
Medflyttning
u
*21*
z*
z#
d
50
Du kan nu vidarekoppla dina samtal till det rum där du befinner dig.
Gör så här innan du fortsätter till nästa rum.
Lyft luren på gästtelefonen.
Knappa in koden för medflyttning.
Knappa in ditt servicenummer och tryck.
Slå nästa gästrums nummer och tryck.
Inmatningen bekräftas med särskild kopplingston.
Lägg på luren eller tryck för att slutföra proceduren.
BusinessPhone – Hotell
Städning
Avbeställa medflyttning
u
#21*
z#
d
BusinessPhone – Hotell
Avbeställ medflyttning innan du lämnar det sista gästrummet.
Lyft luren på gästtelefonen.
Knappa in för att avbeställa medflyttning.
Knappa in ditt servicenummer och tryck.
Inmatningen bekräftas med kopplingston.
Lägg på luren eller tryck för att slutföra proceduren.
Alla samtal visas på din telefon.
51
Inställningar
Inställningar
Det är inte säkert att alla de beskrivna funktionerna finns på din
telefon. I tabellerna nedan visas de särskilda inställningarna i
kommunikationsplattformen BusinessPhone.
Väckning
Ringtid
Tid mellan försöken
Antal försök
Väckningsmeddelande?
Standard
Inprogrammerad
30 sekunder
3 minuter
3 försök
Nej
...............................
...............................
...............................
Nej/Ja
Språk för väckningsmeddelandet
Det finns upp till tre språk att välja på för väckningsmeddelandet.
Språket kan ställas in separat för varje gäst. Kortformen får ha högst
fyra bokstäver.
Språk
1 ..............................................
2 ..............................................
3 ..............................................
52
Kortform
..................................................
..................................................
..................................................
BusinessPhone – Hotell
Inställningar
Förkortningar för språk (lokala avvikelser kan förekomma):
Arabiska ................. ARAB
Danska ...................DANI
Engelska ................ ENG
Finska .................... FINN
Franska .................. FREN
Grekiska ................. GREE
Isländska ................ ICEL
Italienska ................ ITAL
Japanska ............... JAPA
Kinesiska ................CHIN
Nederländska ......... DUTC
Norska ................... NORW
Portugisiska ............PORT
Ryska ..................... RUSS
Spanska .................SPAN
Svenska ................. SWED
Tyska ......................GERM
Förkortningar för kreditkort
American Express ................... AMX
American Express Gold .......... AMXG
American Express Platina ....... AMXP
Diners Club ............................ DIC
Ej VIP-gäst ............................. NVIP
Mastercard ............................. MACH
VIP-gäst ................................. VIP
Visa ........................................ VISA
Larm
Funktionen installerad? ................................................................
Tid till aktivering
................................................................
Larmet går till
................................................................
BusinessPhone – Hotell
53
Inställningar
Spärra samtal mellan rum
Manuell spärr?
Nej/Ja (Stryk ordet som inte gäller)
Automatisk spärr?
Nej/Ja
från kl. ................. till kl. .................
54
BusinessPhone – Hotell
Installation – Telefon för receptionen
Installation – Telefon för receptionen
Dialog 4223 Professional
Installera kablar
Lursladden till vänster
Lursladden till höger
Du kan koppla in lursladden i kontakten på telefonens undersida.
Kabeln till växeln ska anslutas till LINE-uttaget och lursladden till
HANDSET-uttaget.
Byta kablar
Om du vill ta bort en kabel lossar du spärren med en skruvmejsel.
BusinessPhone – Hotell
55
Installation – Telefon för receptionen
Installera ställ och justera telefonen
Högt läge
Tryck för att fästa stället
Lågt läge
Dra för att lossa stället
Ställbart teckenfönster
Justerbar vinkel
56
BusinessPhone – Hotell
Installation – Telefon för receptionen
Installera knappsats
1
Ta bort den lilla plastplattan (med texten DSS) med en
skruvmejsel och anslut kabeln.
2
Fäst knappsatsen vid telefonen.
3
Skruva fast skruvarna och installera stället.
Obs! Alla knappsatser måste vara av typen DBY 419 01
(tre eller fyra knappsatser kan endast användas i nyare
versioner av växeln).
BusinessPhone – Hotell
57
Installation – Telefon för receptionen
Placering av ställ (1–4 knappsatser)
Installera kort
Med programmet Designation Card Manager kan du skapa och
skriva ut egna signeringskort för knappsatsen. Designation Card
Manager medföljer på cd-skivan Ericsson Telephone Toolbox. Har
du frågor om produkten kontaktar du din auktoriserade Ericsson
Enterprise-återförsäljare.
58
BusinessPhone – Hotell
Installation – Telefon för receptionen
Installera utdragsskiva
BusinessPhone – Hotell
1
Ta bort skyddsplasten från styrskenorna.
2
Fäst styrskenorna på telefonens undersida med de
”skurna” hörnen åt rätt håll.
3
För in utdragsskivan.
59
Installation – Telefon för receptionen
Lurklyka vid montering på vägg
Telefonen kan väggmonteras utan att någon speciell konsol behöver
användas. Detta kan vara användbart t.ex. i konferensrum och
allmänna utrymmen.
Ta bort lurklykan med en skruvmejsel.
2
Vänd klykan upp och ned och sätt in den.
3
Ta bort de båda plastskydden med en skruvmejsel.
4
Mät upp och borra hål i väggen.
100 mm
1
9,5 mm
Ø 9–10 mm
Ø max 5,5 mm
5
60
Montera skruvarna enligt måtten och fäst telefonen.
BusinessPhone – Hotell
Installation – Telefon för receptionen
Installera kort
Med programmet Designation Card Manager kan du skapa och skriva
ut egna signeringskort. Designation Card Manager medföljer på cdskivan Ericsson Telephone Toolbox. Har du frågor om produkten
kontaktar du din auktoriserade Ericsson Enterprise-återförsäljare.
Telefonens placering
•
Ställ inte telefonen på en ömtålig yta. Använd ett underlägg som
inte glider för att skydda möblerna från repor.
•
Ställ inte telefonen nära starka värmekällor, t.ex. intill elementet.
•
Kontrollera att det inte är några veck på linjekabeln.
Rengöra telefonen
Använd en lätt fuktad (inte blöt) mjuk trasa eller en antistatisk duk och
torka varsamt av telefonen. Använd inte grova trasor, lösningsmedel
eller starka rengöringsvätskor. Skador på telefonen som har uppstått
därför att dessa instruktioner inte följts omfattas inte av tillverkarens
garanti.
BusinessPhone – Hotell
61
Installation – Telefon för receptionen
Dialog 3213 Executive
Installera kablar
1
2
3
4
Kabel till lur
Kabel till växel
Plats för personlig kataloglista (tillval)
Skruvhål för väggfäste
Du kan koppla in lursladden i vilken som helst av de två kontakterna
på telefonens undersida. Kabeln till växeln ska kopplas in i LINEuttaget.
Byta kablar
Tryck ner spärren på kontakten för att dra ur sladden. Använd en
skruvmejsel för att lossa spärren.
62
BusinessPhone – Hotell
Installation – Telefon för receptionen
Lurklyka vid montering på vägg
Monterar du telefonen på väggen måste du dra ut och vända på
klykan.
Installera ställ och justera telefonen
Tryck för att minska vinkeln
Dra för att öka vinkeln
Ställbart
teckenfönster
Justerbar vinkel
BusinessPhone – Hotell
63
Installation – Telefon för receptionen
Installera knappsats
24 V nätanslutning
när fler än två knappsatser används. Nätanslutningen måste
göras till den första
knappsatsen.
1
2
3
4
Anslut kabeln
Fäst knappsatsen vid telefonen
Skruva fast
Installera stället
Vid anslutning av en eller två expansionsknappsatser till telefonen
kan knappsatsen DBY 409 01 användas. Inga externa nätkablar
krävs för denna knappsats. Strömmen tas från telefonen.
Vill du ansluta tre eller fyra extra knappsatser måste samtliga
knappsatser vara av typen DBY 409 02. En 24-V-nätkabel måste
då anslutas till den första knappsatsen (närmast telefonen).
En 24 V-nätkabel måste då anslutas till den första knappsatsen
(närmast telefonen). Denna förser då samtliga knappsatser med
ström.
64
BusinessPhone – Hotell
Installation – Telefon för receptionen
Telefonens placering
•
Ställ inte telefonen på en ömtålig yta. Använd ett underlägg som
inte glider, för att skydda möblerna från repor.
•
Ställ inte telefonen nära starka värmekällor, t.ex. intill elementet.
•
Kontrollera att det inte är några veck på linjekabeln.
Rengöra telefonen
Använd en lätt fuktad (inte blöt) mjuk trasa eller en antistatisk
duk och torka varsamt av telefonen. Använd inte grova trasor,
lösningsmedel eller starka rengöringsvätskor. Skador på telefonen
som har uppstått därför att dessa instruktioner inte följts omfattas
inte av tillverkarens garanti.
BusinessPhone – Hotell
65
Ordlista
Ordlista
Anknytning
Alla telefoner som är anslutna till företagsväxeln
har ett unikt internt nummer (upp till 8 siffror).
Om du har en telefon med teckenfönster visas
numret där.
Anknytning
En extern linje från det privata nätet.
Bokföringssystem
Kommunikationsplattformen BusinessPhone
använder ett protokoll som hanteras av de
flesta bokföringssystem. Detta innebär att
systemen kan användas tillsammans.
Följande funktioner ska användas med
hotellbokföringssystemet (om det hanterar
dem):
1. Incheckning
2. Utcheckning
3. Visa aktuell samtalskostnad
4. Mata in eller ändra gästdata
Se avsnittet ”Reception/Allmänt” på sidan 15.
Gästuppgifter
Information om en gästs ankomst/avresa som
systemet behöver. Information som anges:
1. Rumsnummer
2. Namn
3. Incheckningsdatum
4. Utcheckningsdatum
5. Språk
6. Kreditkortsnamn
Se avsnittet ”Visa och ändra gästdata” på
sidan 26.
66
ISDN
Integrated Services Digital Network. Förser
systemet med tilläggstjänster från det allmänna
telenätet.
Linje
En linje är en extern anslutning. Kan vara antingen
digital eller analog.
Meddelande
Du kan skicka ett meddelande till valfri
anknytning. Detta är användbart när det tutar
upptaget eller ingen svarar. Det finns tre slags
meddelanden:
1. Ring mig-meddelande.
2. Textmeddelande (bara till telefoner med
teckenfönster).
3. Röstmeddelande
Se avsnittet ”Reception/Meddelanden” på
sidan 37.
Medflyttning
En funktion med vilken man kan vidarekoppla
samtal till en person som flyttar sig från rum till
rum, t.ex. städpersonal.
Se avsnittet ”Medflyttning vid städning” på
sidan 50.
Menyknappar
På nedersta raden i teckenfönstret visas
funktioner som man använder genom att trycka
på knappen under den önskade menyfunktionen.
Se avsnittet ”Beskrivning” på sidan 7.
BusinessPhone – Hotell
Ordlista
Rumsstatus
Information om status för alla rum.
Rumsstatusen kan vara:
Väckningsstatus
Information om en väcknings aktuella status.
Statusen som visas kan vara:
1. Upptaget eller ledigt
2. Telefonen är öppen eller spärrad
3. Rummet är städat, ostädat, kontrollerat eller
ej tillgängligt
1. Besvarad
2. Ej besvarad
3. Avbeställd
Se avsnittet ”Reception/Rumsstatus” på
sidan 21.
Servicetelefon
En telefon som används enbart för
serviceändamål, dvs. vånings- och
rumsbetjäning, restaurang, städning och dylikt.
Man kan använda ett gemensamt
katalognummer för flera telefoner. Se avsnittet
”Servicetelefoner” på sidan 47.
BusinessPhone – Hotell
Se avsnittet ”Reception/Väckning” på sidan 32.
Växel
PBX, Private Branch Exchange. Företagets
telefonväxel (t.ex. BusinessPhone 250).
67
Ordlista
68
BusinessPhone – Hotell
Index
Index
A
ange rumsstatus på en gästtelefon 49
B
bekräfta larm 30
bekräfta och visa väckning 32
beskrivning
lampindikeringar 14
beskrivning – receptionstelefonen Dialog 4223
Professional 7
besvara samtal 19
besvara samtal på en servicetelefon 47
C
checka in gäster 23
checka ut gäster 28
F
förkortningar för kreditkort 53
H
hotellbokföringssystem 15
I
inspelat väckningsmeddelande (ej
obligatoriskt) 33
Installation – Telefon för receptionen 55
installation Dialog 3213 62
installera kablar 62
installera ställ och justera telefonen 63
lurklyka vid montering på vägg 63
rengöra telefonen 65
telefonens placering 65
installation Dialog 4223
justera 56
kablar 55
knappsats 57
kort 61
BusinessPhone – Hotell
lurklyka vid montering på vägg 60
placering 61
rengöring 61
ställ 56
utdragsskiva 59
installera kablar 62
installera ställ och justera telefonen 63
inställningar 52
förkortningar för kreditkort 53
larm 53
spärra samtal mellan rum 54
väckning 52
K
kontrollera och lagra mottagna
meddelanden 42
kontrollera sända meddelanden 40
L
lampindikeringar 14
larm 53
lurklyka vid montering på vägg 63
lösenord 37
M
medflyttning vid städning 50
P
programmera in ny väckning 34
påminnelse (externt) 44
R
reception/aktuell samtalskostnad 36
reception/allmänt 15
hotellbokföringssystem 15
skriva text 18
vanliga procedurer 16
69
Index
reception/besvara och ringa samtal 19
besvara samtal 19
ringa samtal 20
reception/incheckning 23
checka in gäster 23
visa och ändra gästdata 26
reception/larm 30
bekräfta larm 30
återställa larm 31
reception/meddelanden 37
kontrollera och lagra mottagna
meddelanden 42
kontrollera sända meddelanden 40
lösenord 37
påminnelse (externt) 44
returnerade meddelanden 41
skicka meddelande 38
vidarekoppla ett röstmeddelande 43
reception/rumsstatus 21
visa och ändra rumsstatus 22
visa rumsstatus 21
reception/spärra samtal mellan rum 35
reception/utcheckning 28
checka ut gäster 28
reception/väckning 32
bekräfta och visa väckning 32
inspelat väckningsmeddelande (ej
obligatoriskt) 33
programmera in ny väckning 34
visa väckningsstatus 34
70
rengöra telefonen 65
returnerade meddelanden 41
ringa samtal 20
S
servicetelefoner 47
besvara samtal på en servicetelefon 47
skicka meddelande 38
skriva text 18
spärra samtal mellan rum 54
städning 49
ange rumsstatus på en gästtelefon 49
medflyttning vid städning 50
T
telefonens placering 65
V
vanliga procedurer 16
vidarekoppla ett röstmeddelande 43
visa och ändra gästdata 26
visa och ändra rumsstatus 22
visa rumsstatus 21
visa väckningsstatus 34
väckning 52
välkommen 5
Å
återställa larm 31
BusinessPhone – Hotell
Anteckningar
Anteckningar
BusinessPhone – Hotell
71
Anteckningar
72
BusinessPhone – Hotell
Snabbguide – Receptionist
Rumsstatus
Visa rumsstatus:
Avsluta utan
ändringar:
Ändra rumsstatus:
Ô
Ô
Check-in/out
Rumsnr. Retur
î
Retur
(Se teckenfönstret)
Ô
Ô
Ô
Ô
ledigt -> upptaget
Retur
Gästens namn:
Ankomstdatum:
Avresedatum:
Språk:
Rumsnr.
Check-in/out
Retur
Retur
Ô
Datum Retur Ô
Datum Retur Ô
Kortform Retur Ô
Namn
Bekräfta redan
avläst larm:
Återställa larm:
Kreditkort:
Förkortning Retur
ICEL
ITAL
JAPA
NORW
PORT
RUSS
SPAN
SWED
Ô
1. Följ proceduren för att
aktivera väckning.
Utcheckning
Markera ett rum
som ledigt:
Spärra samtal mellan rum
Aktivera/avaktivera
för enskilda gästrum:
Aktivera/avaktivera
för hela systemet:
Ô
Ô
Ô
ledigt -> upptaget
Retur
?
*34#
*34#
indiv
system
Meddelanden
avsluta
Check-in/out
Rumsnr. Retur
Ô
ì Volym ned
Retur Ô
Kontrollera mottagna
meddelanden:
Ô
Ô Rumsnr.
Ô väckning
Avbeställa väckning:
American Expr. Gold .... AMXG
American Expr. Platina . AMXP
American Express ....... AMX
Diners Club ................. DIC
Retur
Larm
1. Följ proceduren för att
aktivera väckning.
Väckningstid Retur
Direktmeddelande:
Bekräfta och radera:
ÕÔ
*54#
Programmera in
ny väckning:
Förkortningar för kreditkort:
Ej VIP-gäst .......... NVIP
Mastercard ......... MACH
VIP-gäst ............. VIP
Visa .................... VISA
ÖÔ í
Väckning
Retur
Retur
Isländska ................
Italienska ................
Japanska ................
Norska ...................
Portugisiska ............
Ryska .....................
Spanska .................
Svenska ..................
Larm
Ô
Bekräfta väckning:
Förkortningar för språk:
Arabiska ................ ARAB
Danska .................. DANI
Engelska ................ ENG
Finska ................... FINN
Franska .................. FREN
Grekiska ................ GREE
Kinesiska ............... CHIN
Nederländska ........ DUTC
Tyska ..................... GERM
Ô
Ô
Larm
Väckning
Ange gästuppgifter
Ô
I viloläge:
Bekräfta larm:
Check-in/out
Rumsnr. Retur
Ô
2:a
Läs &
(Håll intryckt)
åter
Incheckning
Markera ett rum
som upptaget:
Visa gästuppgifter
Under ett samtal:
Kontrollera sända
meddelanden:
Ô
Meddelande
Ankn. nr. sänd
ring Välj typ
Meddelande
mottag
Välj alternativ i
teckenfönstret
Meddelande
sänd
ÖÔ
Ô
kontroll
egna eller andras
Med ensamrätt.
Ericsson Enterprise
Har du frågor om produkten kontaktar du
din auktoriserade Ericsson Enterprise-återförsäljare.
Du kan också besöka oss på www.ericsson.com/enterprise
© Ericsson Enterprise AB 2003
SV/LZTBS 160 385 R1A
Tryckt på klorfritt papper.
I kraft av sin ledande tekniska position formar Ericsson framtiden för mobilt och digitalt Internet. Ericsson
levererar nytänkande lösningar i fler än 140 länder och hjälper därmed till att skapa de främsta
kommunikationsföretagen i världen.