Transcript Arbetsordning för Svenska Kelpie Klubben styrelse (SVEKK)

Arbetsordning för Svenska Kelpie Klubben
styrelse (SVEKK)
En styrelses arbetsordning är ett klargörande av vilka uppgifter som åligger klubbstyrelsen
och hur arbetet i styrelsen ska bedrivas för att säkerställa mötes- och medlemsdemokrati.
Styrelsens arbetsordning kan inte jämföras eller jämställas med dagordningen/agendan för
ett styrelsemöte.
Dagordningen är ett rättesnöre för mötets genomförande, där det ska framgå vilka
punkter/sakfrågor som ska behandlas, i vilken ordning och som styrelsen vid mötets
inledning fastställer.
Styrelsemöten
Under 2014 kommer styrelsemöte genomföras den sista tisdagen i varje månad med
undantag av juli månad samt december då styrelsemötet genomförs den 16/12. Mötet
genomförs som telefonmöte och startar kl 19.30 och avslutas 21.30. Om styrelsen så
beslutar kan extra styrelsemöten inplaneras. Under perioden fram till nästa årsmöte har
styrelsen för avsikt att planera in minst ett, styrelse/arbetsmöte på geografisk plats.
Verksamhetsmöten
Verksamhetsmöten genomförs varje kvartal, vid mötet deltager representanter från de olika
aktivitetsområdena.Mötet genomförs som telefonmöte och startar kl 19.30 och avslutas
21.30. Kallelse enligt stadgarna för styrelsemöte. Mötena skall protokollföras. Om styrelsen
så beslutar kan extra verksamhetsmöten inplaneras.
Klubbmöten
Årsmöte 2015 inplaneras till lördagen den 14 mars.
Svenska Brukshundklubbens kongress 9-10 maj, SVEKK deltar med representant.
Styrelsen
Ordförande:
Christer Florén
Vice Ordförande:
Christina Näslund
Sekreterare:
Veronica Blom
[email protected]
Kassör:
Pia Wiklund
[email protected]
Ledamot:
Eva Malmport
[email protected]
Ledamot:
Renate Gullberg
[email protected]
Ledamot:
Christel Natzén
[email protected]
[email protected]
[email protected]
Suppleanter
1. Suppleant är Vakant
2. Suppleant är Vakant
Kallelse
Styrelsens sekreterare skickar ut kallelse till styrelsemöte på uppdrag av styrelsens
ordförande
Kallelsen skall innehålla dagordning samt handlingar som skall avhandlas under mötet.
Kallelsen skall skickas ut 14 dagar före genomförandet. Om hinder föreligger skall orsak och
nytt datum delges mötesdeltagarna.
Kallelse till styrelsemöte sker genom e-post.
Styrelseprotokoll
Protokollet är det dokument som visar vilka ärenden och beslut en styrelse behandlar och
fattar. Protokollen blir också klubbens historieskrivning, samt utgör underlag för revisorerna
i deras arbete.
I protokollet ska det framgå vilka som närvarat, tid och plats för mötet, samt vilka frågor som
behandlats och vad styrelsen beslutat.
Målsättningen skall vara att protokollet skall finnas tillgängligt för klubbens medlemmar på
hemsidan senast 14 dagar efter genomfört styrelsemöte. För att detta skall vara
genomförbart skickas protokollet för godkännande via mail och därefter via post för påskrift.
Sekreteraren tar egen kopia på protokollet och postar originalet till Föreningsarkivet.
Arkivering
Sekreteraren skall kontinuerligt skicka originalet av protokoll och eventuella bilagor från
styrelsemöte, medlemsmöte, extra styrelsemöte, VU-möte, konstituerande möte och
årsmöte till föreningsarkivet så snart protokoll är påskrivna av ordförande, sekreterare och
justerare.
Styrelsens handlingar arkiveras på föreningsarkivet i Sundsvall
Norrmalmsgatan 4
851 85 Sundsvall
Telefon: 060 – 19 14 79
E-post: [email protected]
Tystnadsplikt
Tystnadsplikt innebär att man inte får vidareföra information/uppgifter som man får ta del
av i sin tjänst eller genom det uppdrag man har, det vill säga att information inte skall spridas
vidare till andra.
Inom föreningslivet är de handlingar som ligger som underlag för styrelsens beslut vid
sammanträden eller uppgifter som framkommer under styrelsens diskussion vid
sammanträden.
I handlingar som föreligger vid styrelsesammanträde, eller sådant som framkommer under
styrelsens diskussion, kan förekomma uppgifter som berör enskild person och som kan vara
känsliga för den enskilda personen.
Vad som exakt avhandlats under ett styrelsesammanträde och vilka underlag som fanns för
besluten, skall alltså ledamöter och suppleanter inte diskutera med andra personer.
Det är också viktigt att protokollet formuleras på så vis att det så tydligt som möjligt framgår
vad ärendet innehållit och vilket beslut som tagits, utan att detta kränker eller skadar enskild
person.
Vidare skall, såvida inte styrelsen tagit annat beslut, styrelsens beslut inte diskuteras med –
meddelas till – person utanför styrelsen, innan protokollet är justerat och protokollutdragen
utsända till dem det berör.
Tystnadsplikt omfattar även person som är adjungerad till styrelsen samt revisorer och
valberedning. Tystnadsplikten gäller även efter att ledamot, revisor, valberedning eller
adjungerad person avträtt från SVEKK.
Hemsida
Hemsidan används av styrelsen för att informera medlemmarna om klubbens verksamhet.
På Svenska Kelpieklubbens facebookssida informeras medlemmarna när hemsidan
uppdaterats. Protokollsidan samt Kelpiebladet är lösenordsskyddade på hemsidan,
lösenordet skall ändras efter varje årsmöte. Se bilaga för webbmasterns befogenheter.
Kelpiebladet
Kelpiebladet är Svenska Kelpieklubbens medlemstidning som kommer att finnas på Svenska
Kelpieklubbens hemsida (lösenordsskyddad), vi planerar idag 4 utgivningstillfällen per år.
Klubben har ingen stor redaktion som skriver artiklar utan är beroende av bidrag från
medlemmarna för att det ska bli någon tidning. Kanske har du ett ämne du vill debattera?
Kanske har du träningstips att dela med dig av? Har du och din hund upplevt något du vill
berätta om; en semesterutflykt, en tävling, en rolig händelse eller något annat? Ett kåseri?
Reportage från träningar eller kelpieträffar? Dela med dig av dina tankar och upplevelser –
välkommen med ditt bidrag till Kelpiebladet!
Du är också välkommen att dela med dig av dina favoritbilder på din hund. Glöm bara inte
att bilderna ska vara högupplösta (helst 1000 kb) för att bli riktigt bra i tryck. Kanske är det
din hund som syns i nästa tidning?
Material till tidningen skickar du till : [email protected]
Har du några tankar, funderingar eller åsikter kring tidningen så är du välkommen att ta
kontakt med redaktörerna,
Renate Gullberg tfn 0737267585 / [email protected]
Pia Wiklund tfn
0706320202 / [email protected]
eller ansvarig utgivare Christer
Florén tfn 0706487650 / [email protected]
Manusstopp 2014
Manusstopp
Utgivning
Textmaterial
Textmaterialet tas emot i Word (doc eller docx, Mac eller PC).
Bildmaterial
Bilder tas emot i de flesta format dock inte i gif-format och de ska vara högupplösta (helst
1000 kb).
Artiklar
Artikelförfattaren är ansvarig för riktigheten i inlämnat material men redaktören förbehåller
sig rätten att redigera insänt material. För insänt material ansvaras inte. Material som
inkommer efter deadline kan komma med i nästa nummer.
Annonser
Vi tar gärna emot annonser till tidningen, den inkomsten hjälper oss att ge tidningen en
högre kvalitet. Vi ser gärna annonser både från kelpieuppfödare och från företag.
Annonsören ansvarar själv för riktigheten i sin annons. Annonsen skickas med e-post till
[email protected] i pdf. För att annonsen ska komma med i tidningen så
måste betalningen vara klubben tillhanda senast vid manusstopp. För SVEKK interna
verksamheter annonseras utan kostnad.
Annonspriser
Helsida: 400 kr
Halvsida: 250 kr
1/4 sida: 150 kr
Facebook
Endast medlemmar i SVEKK kan bli medlemmar i gruppen.
Styrelsen i SVEKK ska gemensamt administrera gruppen och ansvara för att dessa regler
efterföljs.
Gruppen är skapad för att SVEKKs medlemmar ska ha ett forum att utbyta erfarenheter,
träningstips, skapa träningsgrupper, m.m., inte som gratis reklamplats för privata aktörer.
Samma regler för annonsering, uppfödarlista, m.m. som gäller för SVEKKs hemsida gäller
också för gruppen.
Reklam får endast göras för arrangemang, MH, MT, tävlingar, vallningsläger, m.m. som
anordnas i SVEKKs regi.
Valphänvisning är inte tillåten i gruppen.
Inlägg som bryter mot dessa regler ska snarast tas bort.
Medlemmar som bryter mot dessa regler kan uteslutas från gruppen.
Styrelsens befogenheter
Se, Normalstadgar för rasklubb med en nivå, § 8 moment 2
Styrelsen har rätt att till sig adjungera en eller flera personer. Sådan adjugerad person har
förslag- och yttranderätt men inte beslutanderätt.
Verkställande utskott,VU
Ordförande : Christer Florén, sammankallande
Sekreterare : Veronica Blom
Kassör
: Pia Wiklund
Verkställande utskottet har till uppgift att bereda ärenden inför styrelsemöten och handha
löpande ärenden. VU skall föra protokoll på fattade beslut samt avlägga rapport vid nästa
styrelsemöte för konfirmation. Styrelsen har slutlig beslutanderätt.
Vid beslut i VU gäller majoritetsbeslut.
Firmatecknare
Till firmatecknare med omedelbar justering utsågs ordförande och kassör var för sig.
Plusgiro 187507-9 (huvudkonto)
Christer Floren Pia Wiklund
551121-0055
740727-0326
Doktorsvägen19Kvarnstugevägen 2 c
123 52 Farsta 133 36 Saltsjöbaden
Plusgiro 4357578-6 (södra lokala aktivitetsområde)
Med omedelbar justering läggs Pia Wiklund till för Postgiro 4357578-6 och Conny Borgs står
oförändrat kvar som ansvaring.
Pia Wiklund
740727-0326
Kvarnstugevägen 2 c
133 36 Saltsjöbaden
Conny Borg
470527-1950
Sommarbovägen 7
246 33 Lödderköping
Plusgiro 4978059-6 (Östra lokala aktivitetsområde)
Med omedelbar justering läggs Pia Wiklund till för Postgiro 4978059-6 och Lisbeth Cederberg
står oförändrat kvar som ansvaring.
Pia Wiklund
740727-0326
Kvarnstugevägen 2 c
133 36 Saltsjöbaden
Lisbeth Cederberg
560702-0020
Box 64
179 02 Färentuna
Plusgiro 71657-1 (Bergslagens lokala aktivitetsområde)
Med omedelbar justering läggs Pia Wiklund till för Postgiro 71657-1 och Birgitta Johansson
står oförändrat kvar som ansvaring.
Pia Wiklund
740727-0326
Kvarnstugevägen 2 c
133 36 Saltsjöbaden
Birgitta Johansson
500827-6685
Vikatorpsvägen 11
694 91 Hallsberg
Attesträtt
Den som ansvarat för en aktivitet som medfört kostnader,intygar att en faktura upptar
korrekt belopp, och att någon av firmatecknarna därefter attesterar och ombesörjer
utbetalning.
Utåtriktad information och klubbens korrespondens
Klubbens adress är :
Svenska Kelpieklubben
c/o Veronica Blom
Mellanbergsvägen 27, 4 tr
135 45 Tyresö
Mailadress till SVEKK : [email protected]
Sekreteraren är den som tar emot korrespondens/inkommande post,
korrespondens/inkommande post skall snarast delges övriga styrelsen.
Inkommande protokoll från viltspårsprov, vallanlagstest, MH, MT samt utställningskritiker
ska skickas till klubbens adress och vidarebefordras till registeransvarig.
Ordföranden undertecknar brev och skrivelser ifrån klubben.
Ledamot, kan efter uppdrag av ordföranden, underteckna brev och skrivelser.
Orföranden ansvarar för klubbens utåtriktade information, såsom klubbtidning, hemsida och
mediakontakter.
Kopior skall alltid tas på klubbens utgående korrespondens. Korrespondensen ska
avrapporteras för att godkännas på nästkommande styrelsemöte och en kopia på skrivelsen
bör då biläggas protokollet.
Aktivitetsområden
Huvuddelen av all operativ verksamhet inom Svenska Kelpieklubben organiseras av klubbens
lokala aktivitetsområden. De arrangerar bland annat; utställningar, exteriörbeskrivningar,
korningar (mentaltest) och MH (mental beskrivning), vallningstest och -prov, lokala
uppfödarutbildningar, medlemsmöten, läger och andra medlemsaktiviteter. Allt efter de
behov och möjligheter som finns inom respektive lokalområde.
Östra Lokala aktivitetsOmrådet :
Sammankallande:
Protokollansvarig:
Postgiroansvarig:
Ledamot:
Ledamot:
Ledamot:
Ledamot:
Ledamot:
Anna Westerberg, 070-6466631
Britt Ekberg, 070-5808829
Lisbeth Cederberg, 0735-897607
Åsa Dehlin, 070-7127795
Angelica Dahlquist, 0737-332480
Caroline Zethraeus, 070-550 98 58
Mikael Backström, 072-5136961
Lene Pihlsten, 070-6476950
Bergslagens Lokala aktivitetsområde
Sammankallande:
Protokollansvarig:
Postgiroansvarig:
Ledamot:
Ledamot:
Ann-Sofie Lindgren
Christin Hübinette
Birgitta Johansson
Martti Keskinen
Christina Wåhlin
Södra Lokala aktivitetsOmrådet
Sammankallande:
Protokollansvarig:
Postgiroansvarig:
Ledamot:
Ledamot:
Ledamot:
Conny Borg
Ulrika Ludvigsson
Conny Borg (Maria Hofvander) ?
Thomas Gustavsson
Sara Leckner
Lotta Möllebäck
Västerbottens Lokala aktivitetsOmrådet
Vakant
Västra Lokala aktivitetsOmrådet
Vakant
Arbetsgrupper/kommittéer
Ett sätt att engagera fler medlemmar och göra fler delaktiga i klubbens arbete, är att tillsätta
kommittéer och bilda arbetsgrupper.
Inom Svenska Kelpieklubben har vi idag följande kommittèer och ansvarsområden :
•
Registeransvarig : Maria Dahlberg, handhar protokoll från MH, MT, viltspårsprov och
vallanlagstest samt utställningskritiker
•
Avelsråd : Maria Dahlberg
•
Avelsgrupp inom styrelsen : Christer Florén, Eva Malmport och Renate Gullberg
•
Webbansvarig : Sofia Olsson
•
Resultatredovisare : Veronica Blom
•
Redaktionsråd Kelpiebladet : Christer Florén, Renate Gullberg och Pia Wiklund
•
Arkivansvarig : Christina Näslund
•
Inloggning Facebook : Eva Malmport
Styrelsen kan inför en särskild fråga, besluta om att till sig adjungera person, som i denna
fråga, kan bidra med information för att styrelsen ska kunna fatta ett korrekt beslut.
Ekonomi och bokföring
Enligt kassören
Verksamhetsplan
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Årsmöte 2014-03-08 på Hölö Mörkö Brukshundklubb
Uppfödarträff i samband med årsmötet 8-9 mars
Delta i SBK:s kongress samt officiella konferenser
Medlemsvärvning och fortsatt medlemsvård
Styrelsen avser att ha ett kombinerat styrelse-/arbetsmöte under året förutom de
vanliga telefonmötena
Fortsätta verka för att AKC-Herding som provform i vallning blir officiell i Sverige
Arrangera en utställning i Östra aktivitetsområdet i augusti
Arrangera lydnadstävlingar
Fortsätta erbjuda MH,MT och exteriörbeskrivningar
Fortsätta erbjuda vallanlagstester
Utge Kelpiebladet i någon form
Monter på MyDog, Stockholms Hundmässa, Bruks-, Lydnads- och Agility-SM
Vallnings-/lydnadsläger