Transcript Outlook handledning

Workshop om Outlook
Outlook klient och Outlook Web App
2014-01-28 Christina Bodén och Eva Eriksson
Två vägar in till eposten
 Outlook Web App - epost.varmdo.se
 Används på webben
 Upplevs av många som enklare att använda än
klienten
 Har alla grundläggande funktioner
 Outlook
 Klienten, används när du är inloggad i kommunens
nät
 Har fler funktioner och inställnings-möjligheter
Outlook klienten - Startsidan
På startfliken hittar du knappar för allt du
kan göra med det markerade mailet –
svara, vidarebeforra, flytta till en mapp osv.
Dina egna mappar
Om du har tillgång till
en funktionsbrevlåda
visas den under dina
mappar
Om de inblandade
personerna är med i
Lync se du deras
status med
färgmarkeringar
Epost
 När du skriver in ett namn som du
tidigare inte använt i Till-fältet så
kan du klicka på knappen:
Kontrollera namn
 Välj aktuellt namn – OK
 Nästa gång du skickar mail till den
personen kommer namnet att
visas direkt
Adressboken
 Klicka på Till-knappen eller
Adressboken
 Välj vilken adressbok du
vull söka i
 Välj
 Endast namn eller
 Flera kolumner
Visa-fliken – välj vad du vill se
Förhandsgranska
är här inställd på:
visa 1 rad
Flagga – ta bort mail
 Ta bort mail genom att klicka på
krysset när mailet är markerat
 Flagga mail
 antingen genom att bara klicka
på flaggan
 eller högerklicka på flaggan och
välj i listan
Att göra-fältet - Uppgifter
VISAfliken
Att göra-fältet,
Uppgifter
Här visas nu
alla flaggade
mail
Kalender – kontakter- uppgifter m.m.
 Längst ned till vänster finns
antingen text-länkar eller ikoner
för att växla mellan olika
funktioner i Outlook
 Epost
 Kalender
 Kontakter
 Uppgifter
 ….
 Anteckningar
 Mappar
 mm
Kalendariet
 Välj vy – dag, vecka, månad,
schema (löpande – bläddra i
sidled)
Delade kalendrar
 Andra kalendrar som delats med
dig kan visas bredvid din egen
kalender eller sammanfogad
med din egen
 Växla mellan lägena med hjälp
av pilen på fliken
Kalendergrupp
 Gör en egen
kalendergrupp, t.ex. för
dina favorit-lokaler
 Passar bra att visa i
schemavy
Lync-möte
 Om du använder knappen Lyncmöte i kalendern skapas
automatiskt en länk till det
planerade mötet.
 Alla deltagare får länken i sitt
kalendarium och kan klicka på
den för att ansluta när det är
dags.
Arkiv-fliken
Info-sidan
 Kontoinformation
 Kontoinställningar
 Diverse inställningar för eposten
 Under fotosymbolen klickar du på
Ändra-länken för att byta foto
 Fyll i användarnamn:
varmdo\xxxyyy
 Automatiska svar
 Här lägger du in autosvar som
används när du är frånvarande
Outlook klienten - Inställningar
 Arkiv
 Alternativ
Här kan du ändra Office-tema till en
grå variant, då blir flikarna tydligare
Detta kan du göra på samma sätt i
alla MSOffice-programmen
Offline – ändra inställning för cache
 Arkiv
 Kontoinställningar
 På fliken Epost
 Ändra
 Bocka av
Använd cachelagrat ….
Outlook Web App
Används när du inte är inloggad i Värmdös nät
Outlook Web App - Inloggning
 Startrutan ger dig olika alternativ
 Klicka på Visa förklaring
 Alternativ ett – absolut på
Internetcafé eller annan publik
dator
 Använd normalt alternativet
privat dator – längre
inloggningstid
 Varianten Light är utmärkt om du
bara ska läsa och skriva epost
och kolla kalendern
Sammanhangsberoende hjälp
Hjälpen är mycket bra –
använd den ofta i början
så lär du dig snabbt alla
möjligheter.
Exempel:
Om du först har klickat
på kugghjulet uppe till
höger
och valt
alternativ, inställningar
och sedan klickar på ? så
visas hjälp om alla epostinställningar i ett separat
fönster. Fönstren får bra
plats bredvid varandra.
Epost-vyn
Filtrera
eposten på
olika sätt
Sortera på olika sätt
och välj
konversationer på/av
Automatsvar
Klicka på Kugghjulet i övre högra hörnet
Välj Alternativ
- ordna e-post
Välj fliken automatiska svar
När du kopplar på automatsvar väljer du vilken
tidsperiod. Du kan t.ex. skapa ett automatsvar
för din semester i förväg.
Därefter väljer du om adresser både inom och
utanför organisationen ska få automatsvaret
och kan göra olika meddelanden för dem.
Klicka på Spara längst ned när du är klar.
Signatur
 I webmailen kan du lägga in en signatur.
 Här kan man göra en företags-signatur
som alla kan/ska använda
 OBS! Det är olika signatur för webmail och
klient!
Flera kalendrar i samma vy - kopplad
Här ser jag
deras färgkoder
Här har jag
bockat för
andras
kalendrar som
dom delat med
mig
I Dag-vyn kan
jag välja om de
ska vara
kopplade eller
uppdelade
Flera kalendrar i samma vy - uppdelad
Detta är uppdelad
vy – varje kalender
ligger i en egen
kolumn.
Färgkoderna gäller
det smala bandet i
vänsterkanten.
Om man själv lagt
på en kategori-färg
visas den som
bakgrund i
bokningen. Om
man inte lagt egen
kategorifärg visas
här en svagare
denna
dessa
bokning har
bokningar
har
fått egen
egna
fått
kategorifärger
kategorifärg