Bemanningsplanering i fokus på anrika XL-BYGG Fresks

Jan Björkholm är personalchef på XL-BYGG Fresks. Vi har pratat med honom om företagets gedigna historia, om samarbetet med Flex Datasystem och om utmaningarna att hitta det optimala verktyget för en effektiv bemanningsplanering och schemaläggning.

Det familjeägda företaget XL-BYGG Fresks syssel- sätter idag 170 personer och har åtta byggvaruhus på orterna Funäsdalen, Härnösand, Norsjö, Sollefteå, Storuman, Sundsvall, Undersåker/Åre och Östersund. Ursprunget till det som idag är XL-BYGG Fresks grundades redan år 1862 av Robert Fresk, vilket innebär att man firade 150-årsjubileum år 2012. Affärsidén är att tillgodose såväl yrkes- som privatkunder med inrednings- och byggmaterial av högsta kvalitet, vilket omfattar allt från bräder och spik till tegel och dörrar, färg, tapeter och golv för alla rum.

Från snus och vin till bräder och färg Grundaren Robert Fresk föddes år 1838. Släkten Fresk har haft många rådmän och köpmänn, och även Robert var en målmedveten och inflytelserik man med stor affärsmässig talang. Bland annat var han rådman och bankdirektör i Jämtlands Folkbank. Att Fresks är en del av Jämtlands historia är tydligt och märks bland annat i form av namn på gator och stadsdelar i Östersund. Robert Fresk föddes på Värmdö i Stockholms skärgård, men flyttade efter sina studier till Sundsvall för att arbeta på sin brors manufakturaffär. En affärsresa tog honom sedan till Östersund. Där beslutade han sig för att stanna kvar och 1862 öppnade han sin egen affär i staden. Sortimentet bestod av bl.a. mjöl, socker, konserver, vin, tobaksvaror, snus, papp, tjära, fönsterglas, linolja, färg stofter, tapeter, krut, gasolja (bensin), norska spisar och järngrytor. Senare kom han att starta upp även med partiaffärer, som främst mindre affärer på landsbygden kunde handla av. 1882 kom järnvägen till Östersund, vilket bidrog till att minska avstånden och öka stadens attraktionskraft. Östersund som stad växte drastiskt, Robert Fresks affärer blomstrade och vid sin bortgång år 1889 hade han blivit en mycket förmögen man. Efter Roberts död kom företaget att drivas av hans son fram till år 1900, då bröderna Lundvall köpte företaget och utvecklade det med nya varuslag samt avvecklade kolonialhandeln. Nu började arbetet med att profilera sig som en bygghandel med en ännu större satsning på färghandel och med Beckers som en viktig samarbetspartner. Den 13 juni 1973 invigdes Fresks byggvaruhus.

Jan Björkholm, personal chef på XL-BYGG Fresks J.A. Lundvall, t. v. och A.W. Lundvall tillsammans med ett biträde. (Foto: XL BYGG-FRESKS/ Jamtlis bildarkiv)

Jan har ett helhetsgrepp på HR Jan Björkholm kom till XL-BYGG Fresks 2006 och fick möjlighet att arbeta upp och utveckla en HR-funktion i företaget. I sin uppgift som personalschef möter han såväl medarbetare som chefer i det mesta som rör personal- och HR-relaterade delar. Det kan bland annat röra sig om funderingar man har när det gäller rekrytering, tidsystem, lön, pension, försäkringar, friskvård eller annat inom arbetsrättens breda område. Samarbetet mellan Flex Datasystem och XL-BYGG Fresks inleddes 2007, då man började använda systemen Flex Tidredovisning och Flex Reseräkning.

– Vi behövde byta ut ett tidigare ålderstiget och inte fullt funktionellt system och valet, bland en del övriga lever antörers applikationer, föll på Flex. Ett kraftfullt paket som också var väldigt trevligt att arbeta i, säger Jan Björkholm Just nu befinner sig Fresks även i en process där man ser sig om efter en ny systemlösning inom bemannings området.

– Eftersom vi har en ganska komplex bemannings situation där vi behöver allokera specifik kompetens till vissa avdelningar och tider, så behöver vi ett kraftfullt verktyg i vår bemanningsplanering och schema- läggning. Här underlättar givetvis ett system för att hålla koll på såväl bemanning som på lönepåverkande delar som tillägg, avdrag etc. Det skulle vara alltför ineffektivt och tidsödande att hålla koll på alla dessa parametrar manuellt, menar Jan. Som ett led i denna process kommer man under hösten 2014 att få tillfälle att testa Flex HRM Plan.

– Här är vi glada och tacksamma för att det finns aktörer som Flex Datasystem på marknaden som underlättar vår vardag när det gäller detta viktiga område, avslutar Jan.

Intervjuade gjorde Jenny Persson på Flex Datasystem.

Axel Robert Fresk (1838-1889) lade grunden till det som idag är XL-BYGG Fresks. (Bild: XL-BYGG Fresks)