Transcript Hogia Smart
Hogia Smart – Manual Bokforing Fakturering Kassa Bilaga Smart fakturering Husabete Inloggning och registrering i Hogia Smart ............................................................7 Registrering av Hogia ID ...................................................................................................................... 7 Vad är då ett Hogia ID?.................................................................................................................... 8 Verifiera e-postadressen ................................................................................................................. 8 Har du inte fått något e-postmeddelande? ................................................................................ 9 Registrera ditt företag i Hogia Smart................................................................................................... 9 Steg 1 av 3 - Användaravtal ............................................................................................................. 9 Steg 2 av 3 - Företagsuppgifter ..................................................................................................... 10 Din första blick på Hogia Smart ..........................................................................13 Sidan ”Mitt företag” .......................................................................................................................... 13 Hjälpen .............................................................................................................................................. 14 Kom-Igång-guide ........................................................................................................................... 14 Direkthjälp inne i Smart ................................................................................................................. 14 Hogia Smart forum ........................................................................................................................ 15 E-post............................................................................................................................................. 15 Genvägar ........................................................................................................................................... 16 Verktyg .............................................................................................................................................. 16 Inställningar ....................................................................................................................................... 16 Egna företagsinställningar ................................................................................................................. 17 Fakturainställningar ........................................................................................................................... 18 Godkänd för F-skatt ....................................................................................................................... 19 Redovisar moms enligt bokslutsmetoden ..................................................................................... 19 Påminnelseavgift ........................................................................................................................... 19 Förseningsränta ............................................................................................................................. 19 Avrundning .................................................................................................................................... 19 Vår referens ................................................................................................................................... 19 Fakturakommentar ........................................................................................................................ 19 Logotyp .......................................................................................................................................... 19 Mina tjänster ..................................................................................................................................... 21 Kontoinställningar ............................................................................................................................. 23 Moms............................................................................................................................................. 23 Betalningskonton .......................................................................................................................... 24 2 Övriga konton ................................................................................................................................ 24 Kontoplanen .................................................................................................................................. 25 Skapa konto ................................................................................................................................... 26 Redigera ett befintligt konto ......................................................................................................... 26 Momskod....................................................................................................................................... 27 Fönsterhantering ........................................................................................................................... 27 Meddelanden .................................................................................................................................... 28 Meddelande om förfallen tjänst ................................................................................................... 28 Kundregister .......................................................................................................29 Registrera ny kund............................................................................................................................. 29 Redigera en befintlig kund ................................................................................................................ 32 Importera en befintlig kundlista ........................................................................................................ 33 Artikelregister.....................................................................................................34 Registrera ny artikel .......................................................................................................................... 34 Priser.............................................................................................................................................. 35 Redigera en befintlig artikel .............................................................................................................. 37 Artikelgrupp ....................................................................................................................................... 37 Skapa en ny artikelgrupp ............................................................................................................... 37 Artikelimport ..................................................................................................................................... 41 Rapporter .......................................................................................................................................... 44 Import & Export ................................................................................................................................. 44 Faktura ...............................................................................................................45 Fakturaöversikt .................................................................................................................................. 45 Status på fakturor .......................................................................................................................... 45 Registrera ny faktura ......................................................................................................................... 46 Lägga till kund på fakturan (om du inte valt en direkt eller vill byta) ........................................... 47 Fakturahuvudet och fakturafoten ................................................................................................. 48 Leveransadress .............................................................................................................................. 48 Vår referens/Er referens ............................................................................................................... 48 Fakturakommentar ........................................................................................................................ 48 Fakturadatum ................................................................................................................................ 48 Betalningsvillkor ............................................................................................................................ 49 Förfallodatum ................................................................................................................................ 50 3 Lägga till fakturarader ................................................................................................................... 50 Fakturarad Artikel ...................................................................................................................... 50 Fakturarad Fritext ...................................................................................................................... 51 Fakturarad Tillfällig artikel ......................................................................................................... 51 Ta bort en fakturarad .................................................................................................................... 52 Totalrabatt ..................................................................................................................................... 52 Spara fakturaunderlag ....................................................................................................................... 55 Slutföra en faktura............................................................................................................................. 57 Påminnelse ........................................................................................................................................ 58 Betalningshantering .......................................................................................................................... 60 Betalning av försenad och ev. påmind faktura. ................................................................................ 61 Efterhantering av faktura .................................................................................................................. 63 Visning av faktura som PDF ........................................................................................................... 63 Att kopiera en befintlig faktura ..................................................................................................... 63 Att kreditera en befintlig faktura ...................................................................................................... 64 Bokföring ............................................................................................................66 Bokföring - Grundboken .................................................................................................................... 67 Favoriter ............................................................................................................................................ 68 Ändra eller ta bort favorit ............................................................................................................. 72 Använda Favorit ............................................................................................................................ 73 Manuella konteringar ........................................................................................................................ 75 Makulera verifikat ............................................................................................................................. 76 Kassa...................................................................................................................78 Inställningar ....................................................................................................................................... 78 Kassörer: ........................................................................................................................................ 79 Kassaansökningar: ......................................................................................................................... 79 Ansök om Kassatillhörighet ........................................................................................................... 80 Mina ansökningar .......................................................................................................................... 80 Ansökande kassörer ...................................................................................................................... 80 Kassaplatser ................................................................................................................................... 81 Betalsätt ........................................................................................................................................ 81 Integrationer ................................................................................................................................. 83 Konton ............................................................................................................................................... 84 4 Kassa .............................................................................................................................................. 84 Resultatenhet ................................................................................................................................ 84 Rapporter ...........................................................................................................86 Fakturarapporter ............................................................................................................................... 86 Bokföringsunderlag ....................................................................................................................... 87 Bokföringsunderlag fakturajournal (används inte om du har integration med bokföringen) .. 88 Bokföringsunderlag – Betaljournal (används inte om du har integration mot bokföringen) ... 89 Uttag av SIE-fil ........................................................................................................................... 89 Kopia av journal ......................................................................................................................... 90 Kundreskontra ............................................................................................................................... 91 Fakturalista .................................................................................................................................... 92 Artiklar ............................................................................................................................................... 93 Försäljning per artikelgrupp. ......................................................................................................... 93 Bokföring ........................................................................................................................................... 95 Balansrapport ................................................................................................................................ 95 Kontoutdrag .................................................................................................................................. 95 Resultatrapport ............................................................................................................................. 98 Verifikationslista ............................................................................................................................ 98 Huvudbok ...................................................................................................................................... 99 Momsrapport .............................................................................................................................. 100 Behandlingshistorik ..................................................................................................................... 101 Kassa ................................................................................................................................................ 101 Försäljning per Kassör / Kassaplats ............................................................................................. 102 Import &Export ................................................................................................103 Import artiklar ................................................................................................................................. 103 Import kunder ................................................................................................................................. 106 SIE-4 Import ..................................................................................................................................... 109 Exporter ........................................................................................................................................... 112 SIE-4-Export kassa ........................................................................................................................... 112 SIE-4 export ..................................................................................................................................... 112 Husfaktura exportfil ........................................................................................................................ 113 Slutord ..............................................................................................................115 Bilaga 1: Husarbete ..........................................................................................116 5 Beställa tjänsten Husarbete ............................................................................................................ 116 Inställningar ..................................................................................................................................... 116 Kontoinställningar ....................................................................................................................... 116 Kundinställningar......................................................................................................................... 117 Vid ROT-avdrag ........................................................................................................................ 117 Vid RUT-avdrag ........................................................................................................................ 117 Artikelinställningar ...................................................................................................................... 117 Fakturering ...................................................................................................................................... 119 Artiklar från artikelregistret ........................................................................................................ 119 Tillfälliga artiklar .......................................................................................................................... 120 Välja RUT eller ROT-avdrag samt fördelning ............................................................................... 120 Fördelning mellan ansökande personer .................................................................................. 121 Vanlig faktura på Husarbete kund ............................................................................................... 124 Fakturalistning ................................................................................................................................. 124 Betalhantering av kundinbetalning ................................................................................................. 124 Ansökan om ”Utbetalning husarbete” från Skatteverket ........................................................... 125 Via manuell inmatning .................................................................................................................... 125 Via filöverföring med XML (kräver att du har en e-legitimation) ................................................ 127 Betalhantering av betalning från Skatteverket ............................................................................... 128 Hantering av avslag på RUT/ROT-avdrag .................................................................................... 130 Hantering av försenad kundbetalning. ........................................................................................ 132 Rapporter ........................................................................................................................................ 132 6 Inloggning och registrering i Hogia Smart För att kunna logga in i Hogia Smart krävs det att du har ett Hogia ID. Ditt Hogia ID är samma sak som ditt användarnamn och lösenord i Hogia Smart. Om du har ett Hogia ID samt har registrerat ditt företag i Hogia Smart loggar du in här. Saknar du Hogia ID kan du registrera dig genom att klicka på länken ”Registrera dig nu”, så kommer du till registreringen. Registrering av Hogia ID 7 Fyll i uppgifterna, den mail du anger blir ditt HogiaID. Det är mycket viktigt att du anger en riktig adress som du har tillgång till annars kan du inet verifiera kontot och inte heller aktivera ditt Smartabonnemang. När du är klar är det bara att klicka på länken ”Skapa HogiaID” så får du ett verifieringsmail som du måste godkänna för att sedan komma du vidare till start och registrering i Smart. Du kan bara registrera din epostadress som ett Hogia ID en gång. Försöker du skapa ett Hogia ID med samma epost två gånger får du ett felmeddelande. Om allt gick bra får du upp denna vy och ett verifieringsmail skickas till den e-postadress du angett som ditt HogiaID Vad är då ett Hogia ID? Ett Hogia ID är en unik identitet för en användare av ett eller flera Hogia produkter. Hogia ID är personligt och ger användaren möjlighet att logga in och identifiera sig i Hogias programvaror med ett och samma användarnamn och lösenord. Du använder din e-postadress som användarnamn och kommer vid registreringen att få ange ett lösenord. För att verifiera e-postadressen kommer du vid registreringen att få ett e-postmeddelande skickat till dig med en länk som du måste klicka på för att aktivera ditt Hogia ID. Hogia garanterar att dina användaruppgifter hanteras säkert och dessa kommer inte att spridas vidare till utomstående. Verifiera e-postadressen Innan du kan använda ditt Hogia ID måste du först verifiera e-postadressen som du angav vid registreringen. Om allt har gått rätt till så skall du ha fått ett e-postmeddelande med en verifieringslänk. När du verifierat din e-postadress via länken kan du logga in i Smart och registrera dina företagsuppgifter. 8 Har du inte fått något e-postmeddelande? Vänta först några minuter och se om meddelandet dyker upp. Meddelandet kan ha fastnat i ett spamfilter. Kontrollera om du kan hitta det i mappen för skräppost i ditt e-postprogram. Är du säker på att du angivit en korrekt e-postadress? Om inte så kan du enkelt skapa ett nytt Hogia ID och sen gå vidare och registrera ditt företag. Detta förutsätter dock att du inte har registrerat ditt företag innan du upptäcker att du angivit fel e-postadress, eftersom du inte kan registrerat samma organisationsnummer två gånger. Om du råkat ange fel e-postadress samt redan hunnit registrera ditt organisationsnummer i Hogia Smart måste du kontakta oss på [email protected] så hjälper vi dig. Om inget av ovanstående stämmer kan det ha blivit något tillfälligt fel så att meddelandet inte skickats eller kommit fram korrekt. I så fall kan du klicka på länken ”Har du glömt ditt lösenord?”, ange din e-postadress och klicka på ”Skicka”. Då får du ett e-postmeddelande med en länk till en sida där du kan välja ett nytt lösenord. När du följer denna länk och slutför ändringen av lösenordet (du kan naturligtvis ange samma lösenord igen) så verifieras automatiskt ditt Hogia ID. Registrera ditt företag i Hogia Smart När du har skapat ett Hogia ID och verifierat e-postadressen är det dags att registrera ditt företag i Hogia Smart. Det räcker således inte att bara ha ett Hogia ID för att kunna använda Hogia Smart. Steg 1 av 3 - Användaravtal 9 Klicka på länken för att läsa igenom avtalet. Kryssa i ”Ja, jag godkänner avtalet…” och klicka på ”Nästa”. För att få gå vidare måste du godkänna användaravtalet. Knappen ”Nästa” aktiveras inte om inte rutan för godkänt avtal är ikryssad. Steg 2 av 3 - Företagsuppgifter Alla fält måste fyllas i, både under ”Företagsinformation” och ”Kontaktperson”. När du anger ditt organisationsnummmer kontrollerar Smart det mot Postens adressregister (PAR) och fyller i de uppgifter som finns registrerade. Om uppgifterna inte stämmer (fel företag t ex) bör du kontrollera att du angett rätt organisationsnummer. Är det rätt företag men någon uppgift är fel går det bra att ändra dessa innan du går vidare. 10 Arbetar du inte aktivt med EAN-koder behöver du inte ha kontroll på dessa. Samt en giltig e-post adress. 11 Du får enbart registrera ett organisationsnummer en gång i Hogia Smart. Försöker du registrera samma organisationsnummer igen får du följande felmeddelande: När din registrering är klar kommer du in i Smart och kan börja jobba! Ytterligare guider kommer vartefter du behöver dem, bland annt om du väljer flkarna för Fakturering, Bokföring eller Kassa. 12 Din första blick på Hogia Smart Sidan ”Mitt företag” Första sidan du möts av i Hogia Smart ”Mitt företag”, innehåller bl.a. statistik för dina fem största kunder och storleken på din kundreskontra sorterad på månad. Inledningsvis syns inga data men så snart du börjar fakturera kommer dina resultat att visas här! Och då kan det t.ex. se ut så här. 13 Hjälpen Kom-Igång-guide På första sidan kommer du åt denna manual samt en Kom-igång-guide. Direkthjälp inne i Smart Var du än befinner dig i Hogia Smart kan du alltid klicka på för att få hjälp med just den sidan. Diverse rubriker för just den sidan kommer då upp i en ny sida. 14 Klicka på vid varje rubrik för att visa respektive dölja hjälptexten för den rubriken. Hogia Smart forum Varsomhelst i Hogia Smart kan du, om du inte hittar svaret på din fråga eller om det är något du vill lyfta till oss, gå in på Hogia Smart forum. I forumet kan du söka på frågor och svar, läsa andras inlägg, önska eller fråga om funktioner och även ”gilla” andras förslag som du själv vill stödja eller ha. Lättast gör du detta genom att gå in på fliken ”Frågor & förslag”, alltid synlig till höger på skärmen. Klicka bara på länken så kommer du till forumet. Vill du komma åt forumet utifrån, går det via denna länk: http://kundo.se/org/hogia-smart/ E-post Behöver du ytterligare hjälp kan du även skicka en e-post till oss: [email protected] 15 Genvägar Det finns 5 genvägar. 3 av dem är alltid synliga i Smart då de ingår i grundtjänsten och heter Skapa kund, Skapa artikel och Köp Smart. De två övriga, Skapa Faktura och Skapa verifikat syns om man har respektive tjänst Fakturering och Bokföring aktiverad. Verktyg Från ”Verktyg” kan du nå alla basfunktioner i Hogia Smart: ”Inställningar”, ”Kunder”, ”Artiklar”, ”Rapporter” samt ”Fönster” (se mer info om fönsterhantering nedan). Dessa är alltid synliga till vänster på skärmen. Se vidare avsnitt i denna manual för mer information om hur du skapar ny kund, artikel eller rapporter. Inställningar Det första du behöver göra är att registrera dina företagsuppgifter, så att kunden vet vem som skall ha pengarna. Detta gör du genom att klicka på ikonen ”Inställningar”. 16 Egna företagsinställningar Klicka på kategorin för företagsinställningar, kallad ”Organisation”. De uppgifter du uppgav i registreringen finns nu ifyllt. Det går givetvis att redigera dem nu i efterhand (dock ej ditt organisationsnummer). Komplettera de fält som inte är ifyllda om du så önskar. Dessa kommer med i dina fakturors sidhuvud och sidfot och går enbart att redigera här. 17 Fakturainställningar Gå in på ”Inställningar” och klicka på kategorin för kundfaktureringsinställningar, kallad ”Faktura”. Här anger du startinställningarna för faktureringen. Det finns separata nummerserier för Debetrespektive kreditfakturor. Startnummer anger att numret efter detta kommer på din första faktura, 18 som standard är satt 0 så att första fakturanumret blir ”1”. Notera att du inte får ”backa” i nummerserien, d.v.s. sätta ett lägre nummer än senaste befintliga fakturan. Att sätta ett högre nummer går bra men kan sedan ej backas när en faktura är uttagen i den serien. Godkänd för F-skatt Kryssrutan ”Godkänd för F-skatt” ger motsvarande text på fakturan. Redovisar moms enligt bokslutsmetoden De metoder som används inom bokföring är antingen Fakturametoden eller Bokslutsmetoden. I Fakturametoden redovisas en händelse när den slås ut. D.v.s. gör du en faktura konteras den direkt under kundreskontran. När betalning sedan sker konteras detta också. I Bokslutsmetoden, som enbart får användas om du har ett företag med omsättning under 3 miljoner per år, konteras fakturan först när betalning skett. OBS ändra inte detta om du inte är säker då detta förändrar din bokföring. Påminnelseavgift Här kan du ange en summa som debiteras kunden om betalning inte skett på överenskommen tid. Detta anges på fakturan som en text. Förseningsränta Här anges en procentsats som läggs på försäljningssumman om betalning inte skett på överenskommen tid. Räntesatsen skall anges baserad på månadsränta men beräknas per dag. Avrundning Här kan du ange om du vill arbeta med kronavrundning på det totala fakturabeloppet. Skriver du 0,00 sker ingen avrundning och utpriset presenteras ned till ett öre. Väljer du 1,00 avrundas slutsumman till närmaste hel krona. Vår referens Här kan du skriva in ett namn som kommer på fakturan under Vår referens. Fakturakommentar Notera att Fakturakommentaren får vara max 42 tecken lång och på tre rader. Även denna text kommer med på fakturan. Har du fakturaintegration kan du skicka en fritext från kassan vid faktureringstillfället som skriver över ev här angiven fakturakommentar. Logotyp Här kan du ladda upp en bild som sedan visas längst upp på fakturan. Om du inte laddar upp en bild så visas ditt företagsnamn på fakturan istället. Bildfilen måste vara i .png, .jpg eller .jpeg format och får ej vara större än 100kB. Vill du inte ha den liggande logotypen ersätter du den lätt genom att 19 ladda upp en ny. Väljer du att ta bort den genom att klicka på ”Radera logo” återställs fakturahuvudet till att visa ditt organisationsnamn. OBS! Kontrollera att inga felmeddelanden eller röda ramar syns, om ett fel upptäcks så sparas inte uppgifterna. 20 Mina tjänster Under kategorin Mina tjänster kan du köpa/förlänga tjänster och tilläggstjänster i Hogia Smart samt ändra dina kontaktuppgifter för debitering. För att ändra dina kontaktuppgifter för debitering av Hogia Smart klicka på knappen ”Ändra” under ”Debiteringsuppgifter”. Här anger du de uppgifter som vi kommer att använda för att debitera dig för Hogia Smart. Tills vidare skickas betalningsunderlagen enbart ut via e-post så se till att denna är korrekt ifylld. 21 Under ”Mina Tjänster” kan du se vilka tjänster och tilläggstjänster som du har tillgång till i Hogia Smart och när dessa förfaller. Här kan du även köpa eller förlänga dina tjänster. Klicka på kundvagnen för den tjänst du vill förlänga eller köpa. Klicka sen på ”Köp” för att komma till Small Office webbshop. I webbshopen kan du sen slutföra ditt köp genom att betala med kort eller direktbetalning mot din bank. Efter slutfört köp får du direkt tillgång till den nya tjänsten. Vi rekomenderar att du loggar ut och loggar in igen för att få tillgång till ev. nya funktioner. Du kan i efterhand se kvittot på ditt köp under ”Betalningshistorik” och länken ”Visa kvitto”. 22 Kontoinställningar Gå in på ”Inställningar” och klicka på kategorin för kontoinställningar, kallad ”Konton”. Under kategorin ”Betalning & Moms” ställer du in de konton du vill använda för din fakturering. Är du osäker så är de konton som ligger i systemet baserade på BAS2010 men du bör kontrollera hur din redovisningsansvarige vill ha detta. Moms 23 Betalningskonton Övriga konton 24 Kontoplanen Systemet levereras med en förinställd kontoplan enligt BAS 2010. Gå in på kategorin för ”Kontoplan” för att se en komplett lista över alla konton. Här kan du se hela BASkontoplanen och även lägga till och redigera konton. De konton som är markerade som aktiva är de som går att välja i programmet. Vill du enbart se de konton som är aktiva kryssar du i rutan ”Visa enbart aktiva konton”. 25 Skapa konto För att lägga upp ett nytt konto trycker du på ”+” ikonen. Här kan du lägga upp och namnge ett nytt konto samt ange om det skall vara aktivt eller inte. Momskoden (OM DU HAR TJÄNSTEN BOKFÖRING) bestämmer om moms skall debiteras på kontot i bokföringen och var på momsrapporten beloppen hamnar. Redigera ett befintligt konto Vill du redigera ett befintligt konto, klicka på ”Ändra” ikonen på det aktuella kontots rad i listan. Endast kontonamn samt Aktiv/inaktiv går att redigera. Gör de ändringar som önskas och klicka på ”Spara” så sparas kontot. Vill du inte spara, klicka på ”Avbryt” så sparas inga ändringar. Försöker du stänga ned sidan utan att ha sparat ev. ändringar får du en fråga om du vill spara. 26 Momskod Momskoden har två användningsområden i Smart och din bokföring, dels definierar den vilken moms som skall användas på belopp som läggs på kontot och dels bestämmer den var ev belopp som läggs på kontot hamnar på din momsrapport. T ex så betyder momskod 1 att beloppen som läggs in har 25% moms. Har du automatisk momskontering är det detta den tittar på. Momskoden bestämmer även att beloppen på detta konto läggs in i ruta 05 på momsrapporten. Fönsterhantering I Hogia Smart kan du ha öppet flera fönster samtidigt. T.ex. för att kunna komplettera eller redigera artikelregistret under tiden som du skapar en faktura. För att överblicka alla öppna fönster klicka på ikonen för ”Fönster”. Siffran i högra hörnet på ikonen visar hur många öppna fönster du har. I exemplet ovan finns 3 öppna fönster. Alla öppna fönster visas i miniatyr. Klicka på ett fönster för att skifta till det. För att stänga ett fönster klicka på den lilla röda ikonen med det vita krysset. Är det inte sparat får du frågan om du vill spara. Klicka på ”Tillbaka” för att avbryta och gå tillbaka där du var innan. 27 Meddelanden Under ”Meddelande” har du koll på meddelande som skickats till dig från Smart Teamet. Det kan gälla information om t.ex. en uppdatering eller nya funktioner. Från första sidan kan du alltid se rubriken på dina fem senaste meddelanden. Klicka på meddelandet för att öppna och läsa hela texten. Eller klicka på ”Öppna inkorgen”. Meddelande om förfallen tjänst Om du får detta meddelande när du loggar in så beror det på att en eller flera av dina abonnemang håller på att gå ut. Meddelandet dyker upp varje gång du loggar in och påminner när det är 10 dagar eller mindre kvar på ett abonnemang. Enklast är att svara ”Ja” och gå in på ”Mina Tjänster” och betala ditt abonnemang direkt. Abonnemanget förlängs baserat på datum som det befintliga har som slutdatum så det påverkar inte om du betalar direkt eller på sista dagen för abonnemanget. Passeras datumet förlängs abonnemanget naturligtvis från betaldatumet. När din tjänst har förfallit så får du inte längre detta meddelande. Om du då vill då in och förlänga/köpa tjänsten går du till ”Inställningar-Mina tjänster”. 28 Kundregister Klicka på ikonen för ”Kunder” under ”Verktyg”. Här ser du ditt kundregister. Innan du registrerat dina kunder är listan tom. Registrera ny kund För att registrera en ny kund gå in i ditt kundregister och klicka på ”Skapa kund”. ikonen eller använd genvägen Det enda obligatorisk adu måste ange är Kundnummer och Kundnamn. Du kan inet fakturera meddesas uppgifter utan får i faktureringen varningar om du försöker slutföra en faktura utan de 29 obligatoriska uppgifterna så det är bäst att fylla i dessa så snart man hinner. Börja med att lägga upp ett nytt kundnummer, antingen ett eget (siffror och bokstäver godkänns) eller så klickar du på knappen ”Föreslå” så tar systemet första lediga nummer i serien. När du angivit ”Fakturaadress” kan du kopiera över dessa uppgifter till ”Leveransadress” genom att klicka på knappen ”Kopiera fakturaadress”. Det går givetvis att redigera både fakturaadressen och leveransadressen efteråt och återigen kopiera över fakturaadressen till leveransadressen. 30 Kontaktpersonen som anges på kunden dyker upp som ”Er referens” på fakturan. Om du har kunder som hävdar Omvänd betalningsskyldighet, dvs att de redovisar momsen, kan du slå på eller av funktionen på kunden här. Slår du på ”Omvänd betalningsskyldighet” kommer ingen moms att läggas på fakturans varor och tjänster för denna kund. Bokföringen kommer också kontera din försäljning att motsvara detta. Dessutom läggs en text om detta och mottagarens organisationsnummer läggas på fakturan. Observera att om du aktiverar ”Omvänd betalningsskyldighet” på en kund så måste även ett korrekt organisationsnummer anges. Har du tilläggstjänsten ”Husarbete” kan du även här aktivera det på kunden, mer om detta i den extra bilagan ”Husarbete”. Observera att en kund inte kan ha både ”Omvänd betalningsskyldighet” och ”Husarbete” aktiverad. Vissa fält är obligatoriska, missar du att fylla i dem rödmarkeras dessa och en förklarande text visas. Andra fält, såsom Organisations-/personnummer och E-post måste anges enligt korrekt format. Klicka på ”Spara” och kunden läggs upp i ditt Kundregister. Vill du inte spara, klicka på ”Avbryt” så sparas inga ändringar. Försöker du stänga ned sidan utan att ha sparat ev. ändringar får du en fråga om du vill spara. 31 Redigera en befintlig kund Vill du redigera en befintlig kund, klicka på ”Ändra” ikonen på den aktuella kundens rad i listan. Allt förutom kundnummer går att redigera. Gör de ändringar som önskas och klicka på ”Spara” så sparas ändringarna. 32 Importera en befintlig kundlista Har du en befintlig kundlista på fil eller jobbar i ett annat system och vill ha med dig vissa kunduppgifter kan du importera dessa i funktionen Import & Export – Import – Import Kunder. Importen sker som en kommaseparerad CSV-fil och är begränsad till max 5000 poster åt gången. Enklast att göra är att ladda ned den mall vi har på sidan och klippa in dina uppgifter. Du får först läsa in din fil för kontroll. Smart ger en information om hur många rader som inte är ok och hur många som är ok och kommer att läsas in. Vill du kan du läsa in de som är ok och plocka ned de som inte är ok i en egen fil för att se vad som är felet, åtgärda och läsa in igen.. 33 Artikelregister Klicka på ikonen för ”Artiklar” under ”Verktyg”. Här ser du ditt artikelregister. Innan du registrerat dina artiklar är listan tom. Registrera ny artikel För att registrera en ny artikel gå in i ditt artikelregister och klicka på genvägen ”Skapa artikel”. ikonen eller använd 34 Börja med att lägga upp ett nytt artikelnummer, antingen ett eget (siffror och bokstäver godkänns) eller så klickar du på knappen ”Föreslå” så tar systemet första lediga nummer i serien. Priser När du anger ett Utpris så anpassas priserna för inklusive moms och exklusive moms efter momssatsen du angett. Ett Utpris exkl moms på 100:- ger med moms 25% ett utpris på 125:- och tvärt om. Momssatsen du sätter påverkar även Fösäljningskontot. Sätter du moms 25% ändras försäljningskontot till det i Inställningar angivna försäljningskontot för 25%. 35 OBS! Om du använder en certifierad kassa kräver Skatteverket att om man använder Huvudgrupper (dvs. artikelgrupper) och redovisas med total försäljning på X- och Z-rapporter. Det innebär att använder du artikelgrupper måste alla dina artiklar ligga under en huvudgrupp. ”Spärrad” betyder att artikeln inte visas eller går att sälja i fakturafönstret. ”Arbetskostnad” används i extratjänsten ”Husarbete” för att specificera kostnader som skall ligga till grund för RUT/ROT-avdrag. I kassan motsvarar det ”Tjänst”. ”Öppen artikel” används enbart i kassan, för att bestämma om man i kassaklienten skall kunna ändra utpris eller inte. Man kan fortfarande ge rabatter i kassan. Vissa fält är obligatoriska, missar du att fylla i dem rödmarkeras dessa och en förklarande text visas. 36 Klicka på ”Spara” och artikeln läggs upp i ditt Artikelregister. Vill du inte spara, klicka på ”Avbryt” så sparas inga ändringar. Försöker du stänga ned sidan utan att ha sparat ev. ändringar får du en fråga om du vill spara. Redigera en befintlig artikel Vill du redigera en befintlig artikel, klicka på ”Ändra” ikonen på den aktuella artikelns rad i listan. Allt förutom artikelnummer går att redigera. Gör de ändringar som önskas och klicka på ”Spara” så sparas artikeln. Artikelgrupp OBS! Om du använder en certifierad kassa kräver Skatteverket att om man använder Huvudgrupper (dvs artikelgrupper) och redovisas med total försäljning på X- och Z-rapporter. Det innebär att använder du artikelgrupper måste alla dina artiklar ligga under en huvudgrupp. Vill du sortera dina artiklar i Kassavyn eller på rapporter kan du använda artikelgrupper. Du kan lägga upp hur många grupper du vill och även skapa undergrupper för att lägga dem under varandra. OM du går in på Artikellistningen ser du kolumnen ”artikelgrupp”. Du anger vilken artikelgrupp som artikeln skall ligga under på varje artikel. Skapa en ny artikelgrupp Du hittar hanteringen av artikelgrupper högst upp i artikellistningen. 37 Klicka på ikonen så kommer du till artikelgruppslistningen. Du kan lägga upp nya artikelgrupper med namn och nivå. ”Toppnivån” som i kassan syns direkt på första artikelnivån är ”Ingen artikelgrupp”. För att lägga till en ny nivå väljer man en befintlig artikelgrupp på artikelnivå. Ange ett namn… Välj en nivå… 38 …och spara. Så hamnar den nya artikelgruppen under den angivna. För att sedan lägga till en artikel går du in på artikellistan, väljer nivå och sparar artikeln. 39 40 Artikelimport Har du redan en artikeldatabas och vill använda den? I Smart kan du importera dina artiklar som kommaseparerad .CSV-fil. Denna skapas och editeras enkelt i t ex i Excel. För att importera dina artiklar går du in på knappen ”Artikelimport”. Data som kan läsas in är: Artikelkategori Artikelnummer Artikelbenämning Pris (inkl. moms) Moms (0, 6, 12, 25) Enhet (ex. st, kg) Kontonummer Försäljningskonto Typ (Tjänst / Vara) Tjänst betyder att artikelnumret märks som arbetskostnad vid RUT/Rot Öppen artikel (Ja / Nej) Denna används i huvudsak för kassor EAN Borttagen (Ja / Nej) Om ”Ja” syns den inte i artikellistning och kan ej säljas Inköpspris exkl. moms Resultatenhet Resultatenhetens namn 41 Är du osäker på hur filen skall se ut finns det en mall att ladda ned. Strukturen importfilen är enligt nedan: Artikelkategori;Artikelnummer;Namn;Pris (inkl. moms);Moms (0, 6, 12, 25);Enhet (ex. st, kg);Kontonummer;Typ (Tjänst / Vara);Öppen artikel (Ja / Nej);EAN;Borttagen (Ja / Nej) Annars är det bara att Läsa in filen, Smart kontrollerar att alla relevanta data finns med och du kan ladda ned de som är giltiga/läsbara. Glöm inte att ställa in i importen om de utpriser som finns med i filen är med eller utan moms, så Smart läser in rätt data på rätt ställe. När filen valts, kontrolleras den. Här visar Smart om någon rad verkar konstig eller om de är OK. Eftersom första raden är rubriker räknas den som en ”oläsbar rad”. Har du några ogiltiga rader visas 42 dessa och kan laddas ned separat för kontroll. Trycker du på ”Importera” läses alla Giltiga rader in. När importen är klar, får du ett meddelande i Meddelanderutan. 43 Rapporter För att ta ut kundreskontrajournal, bokföringsunderlag etc. klicka på ikonen för ”Rapporter” under ”Verktyg”. Mer information under detta kapitel: Import & Export Se separat kapitel för detta. Följ denna länk: 44 Faktura Fakturaöversikt Går du in på fliken ”Faktura” kommer du till översikten över gjorda fakturor. Listan är första gången du är inne tom då inga fakturor har slagits ut. Det är din uppgift att fylla den i ditt dagliga arbete. När du sedan får fakturor i denna lista så kan du filtrera ditt resultat i listan på tre olika sätt: status på fakturor; datumintervall på ”Fakturadatum” eller ”Förfallodatum” eller fritextsökning på fakturanummer, kundnamn eller kund organisationsnummer. Status på fakturor P - Påbörjad. För fakturor som är ofullständiga, t.ex. sparade fakturaunderlag. Har du integration mot kassan på så kommer de försäljningar du gjort i den mot betalsätt faktura att ligga här. S – Slutförd. Fakturan har slutförts och fått ett fakturanummer. Då först är fakturan redo att skickas till kund. B - Betald. Betyder att fakturan nu är fullbetald. F – Förfallen. Fakturan anses vara förfallen om dagens datum är större än förfallodatumet samt att fakturan ej är fullbetald. 45 Registrera ny faktura En faktura skapar du genom att gå in på fliken ”Faktura” och klicka på ikonen för att Skapa faktura… …eller genom att klicka på genvägen ”Skapa Faktura”. Först öppnas sidan ”Välj kund”. Dubbelklicka på vald kund eller markera och klicka på ”Välj”. Här kan du även söka bland dina kunder genom att skriva in kundnummer, organisationsnummer eller kundnamn i sökfältet och klicka på ”Sök”. När du valt kund kommer du till sidan ”Ny faktura”. 46 Fakturafönstret är gjort exakt så som din faktura kommer att se ut. Har du laddat upp en bild så ligger den längst upp till vänster på fakturan. Om inte så står ditt företagsnamn där istället. Dina företagsuppgifter samt de uppgifter du registrerat på kunden är automatiskt ifyllda och om kunden vill debiteras enligt principen om Omvänd betalningsskyldighet så ligger denna text med på fakturan: Det är bara att börja… Lägga till kund på fakturan (om du inte valt en direkt eller vill byta) Klicka på sökikonen (ett förstoringsglas) så öppnas ett sökfönster (se ovan). 47 Välj en kund och kundens uppgifter fylls i på fakturan. Det går fortfarande att redigera namn och adressuppgifter för kunden. Dessa sparas då enbart på denna faktura. Vill du ändra kunduppgifterna permanent gör du detta enklast direkt på kunden. Fakturahuvudet och fakturafoten Fakturafoten är baserad på de uppgifter du angivit vid registreringen och under ”Inställningar” och kan inte justeras här. Uppgifterna i fakturahuvudet däremot kan läggas till och redigeras. Leveransadress Här läggs kundens leveransadress som angivits i kundregistret. Kan redigeras men sparas inte annat än på fakturan. Vår referens/Er referens ”Vår referens” är tom och kan redigeras, sparas enbart på fakturan. ”Er referens” hämtas från kundens kontaktperson. Kan redigeras men sparas enbart på fakturan. Fakturakommentar Hämtas från dina inställningar. Kan redigeras med 3 rader och 45 tecken per rad, sparas enbart på fakturan. Fakturadatum När du väljer att skapa en ny faktura väljs dagens datum som fakturadatum. Det går givetvis att redigera detta genom att klicka på den lilla kalendern på sidan och välja ett annat datum. 48 Betalningsvillkor När du väljer en kund på din faktura kommer betalvillkoret för kunden med till fakturan. Vill du ändra betalvillkoret på fakturan så går det bra, inget ändras då på kunden. Du kan även lägga upp nya och ta bort betalvillkor som du inte använder. Vill du lägga upp ett nytt betalvillkor skriver du antal dagar i den tomma rutan och klickar på den gröna ”+”-ikonen så sparas det. Vill du ta bort ett betalvillkor så klickar du på det röda ”x”-et till höger om det. OBS! används betalvillkoret på en annan kund så går det inte att ta bort det. Ligger det på en befintlig faktura så kan det dyka upp igen när den fakturan öppnas i faktureringen. 49 Förfallodatum Systemet räknar ut förfallodatum baserat på valt fakturadatum samt betalvillkor. Du kan givetvis ändra detta. Ändrar du betalvillkor och/eller fakturadatum, ändras också förfallodatum. Vill du ändra förfallodatum kan du enbart senarelägga då systemet räknar ut datum beroende på betalvillkor. Vill du ha kortare betaltid måste du därför först ändra betalvillkoret till ett kortare intervall och sedan senarelägga förfallodatumet. Lägga till fakturarader När det nu är dags att lägga till artiklar och rader på fakturan finns det tre radtyper: ”Artikel”, ”Fritext” samt ”Tillfällig artikel”. Klicka på den gröna + ikonen i fakturakroppen för att skapa en ny fakturarad och välja mellan de tre radtyperna. Fakturarad Artikel Om du väljer ”Artikel” öppnas ett sökfönster där du kan välja en artikel ur ditt artikelregister. Här syns inte artiklar som du markerat med ”spärrad”. Dubbelklicka på vald artikel eller markera och klicka på ”Välj”. Här kan du även söka bland dina artiklar genom att skriva in artikelnummer eller del av benämning i sökfältet och klicka på ”Sök”. 50 Den valda artikeln läggs till som en fakturarad med antal 1,00. Á pris hämtas från artikeln men kan ändras. Sparas då enbart på fakturan. Fakturarad Fritext Väljer du ”Fritext” så får du en rad att fylla i en text på. Inga antal, inga summor. Används för att lägga till eller utöka en artikeltext. Fakturarad Tillfällig artikel Det sista alternativet är ”Tillfällig artikel”. Den används för att sälja en artikel som inte finns i ditt artikelregister eller en specifik tjänst. Du måste därför själv ange artikeltext, antal, enhet, á pris samt moms. 51 Fakturaraderna ackumuleras och momssatserna beräknas. Momssammanfattning, totalsumma exkl. moms, total moms samt totalsumma inkl. moms hittar du längst ned på fakturan … …och totalsumma inkl. moms även i fakturahuvudet. Ta bort en fakturarad Vill du ta bort en fakturarad, är det bara att klicka på det röda krysset till höger om raden så tas den raden bort. Totalrabatt Du kan på en faktura göra ett avdrag för totaltrabatt. När du skapar en faktura kan du när som helst klicka på % ikonen. En ruta för totalrabattberäkning kommer upp. 52 Du kan här ange rabatten på tre sätt: Rabatt i procent - Ange procentuell rabatt som dras på alla fakturarader. Rabatt i kronor - Rabatten delas upp på alla fakturarader. 53 Netto efter rabatt: Differensen mellan ”Netto” och ”Netto efter rabatt” dras av och delas på alla fakturarader. 54 Oavsett vilket sätt du använder för att ange totalrabatten så fördelas rabatten ut på varje fakturarad. Vill du justera en rad går det att gå in på den och ändra rabatten på just den fakturaraden. Det går givetvis att sedan gå tillbaka och justera rabatterna på radnivå. Kom bara ihåg att ”Totalrabatt” skriver över befintlig radrabatt så befintliga rabatter som lagt in tas bort om du går in och lägger en totalrabatt. Klicka på pilen till vänster om fakturaraden för att visa respektive dölja rabattinformationen på raden. Rabatten summeras längst ner på fakturan vid momssammanfattningen. Spara fakturaunderlag Det är möjligt att spara en ofullständig faktura eller fakturaunderlag genom att klicka på ikonen för ”Spara påbörjad faktura”. 55 En påbörjad faktura är inte redo att skickas till kund och Hogia Smart kontrollerar därför inte om fakturan är fullständig. Du kan därför spara en faktura helt utan varken kund eller fakturarader om du så önskar. I fakturalistan får underlaget status ”P” för Påbörjad. Notera att en påbörjad faktura inte har något fakturanummer. Fakturanummer tilldelas först när du slutför fakturan. Det går när som helst att hämta upp fakturaunderlaget igen genom att markera den i listan och klicka på ”Öppna”. Vill du se, maila eller skriva ut underlaget kan du välja ”Visa underlag”. Då öppnas underlaget som en pdf som kan hanteras. Ett underlag innehåller samma information som din faktura men istället med rubriken ”Underlag” och utan fakturanummer. 56 Du kan givetvis även ta bort ditt underlag genom att välja ”Radera”. Slutföra en faktura När du är klar med fakturan och det är dags att skicka den till kund för betalning öppnar du fakturan och klickar på ”Slutför faktura”. När fakturan slutförs, tilldelas den ett fakturanummer och låses för vidare editering. Fakturan skapas som ett PDF dokument som du antingen kan spara, skicka via e-post/fax eller skriva ut. Beroende på webbläsare kan detta hanteras olika. 57 Fakturan får status ”S” för ”Slutförd” i fakturalistan och väntar på betalning. Påminnelse Om en fakturas förfallodatum har passerats, ändras dess status till ”F” för Förfallen. En ytterligare knapp dyker då upp i fakturalistan. Knappen ”Påminnelse” vars funktion är kopplad till vad du har 58 angett på kunden i fråga om påminnelsehantering. Klicka på ”Påminnelse” för att skapa en påminnelse och ev. lägga på en påminnelseavgift på fakturabeloppet. Påminnelsen skapas som ett PDF dokument som du kan skicka till kunden. Ev. påminnelseavgift läggs på fakturabeloppet. När en påminnelseavgift har pålagts fakturabeloppet får fakturan ett gult ”P” efter summan i fakturaöversikten för att visa att en påminnelseavgift tagits ut. Ställer du muspekaren över denna markering så visas beloppet på den pålagda påminnelseavgiften. 59 Betalningshantering För att betala en faktura går du in på ”Faktura” fliken och plockar fram den faktura som skall betalas. Klicka på knappen ”Betalningar”. Som betaldatum väljs dagens datum, men det går att ändra. Har du integration mot bokföringen går det inte att sätta ett datum före den senaste registrerade betalningen. Välj betalsätt och summa. Är betalningen uppdelad på flera betalsätt markerar du den gröna knappen med + för att få ytterligare rader. Totalsumman räknas av från första radens inbetalning och resterande summa hamnar på den nya raden. Du kan sedan lägga till betalningar så länge det finns en resterande totalsumma att fördela. Överbetalar du ett betalsätt går det att korrigera även med negativa summor. Det går inte att avsluta inbetalningsrutan utan att ha konterat alla belopp. Om du har debiterat kund en påminnelseavgift skall den även inbetalningen för den summan registreras här. Om du av någon anledning bestämt att inte ta ut den debiterade summan 60 rekommenderar vi att du att du väljer betalsätt OBS-konto och sedan konterar om beloppet därifrån till ett passande konto. Du kan sedan gå in på fakturan igen och se hur betalning har skett alternativt slutföra en betalning. När fakturan är fullbetald får den status ”B” för ”Betald” i fakturalistan. Betalning av försenad och ev. påmind faktura. Om du har skickat en påminnelse med avgift till kund, har påminnelseavgiften lagts på fakturabeloppet. Vill du inte ta ut denna får du kontera bort den i betalningsläget. Förfallen faktura med ränta som betalas skall debiteras en förseningsränta via en separat faktura. Smart frågar därför vid betalningstillfället om detta skall ske. Vill du skapa en räntefaktura, svara ”Ja” så hjälper Smart dig. 61 Svarar du ”Ja”, öppnas ett fönster där du kan skriva en kommentar till räntefakturan. Det finns även möjlighet att avbryta räntefakturan i detta läge om du skulle önska. Avbryts räntefaktureringen så går det inte att göra denna rutin i efterhand. 62 Klicka ”OK” och räntefakturan skapas. Räntefakturan får samma betalvillkor som originalfakturan. Efterhantering av faktura Visning av faktura som PDF Det går att plocka fram en redan slutförd eller betald faktura, helt enkelt genom att markera den i fakturalistan och klicka på ”Visa faktura”. Att kopiera en befintlig faktura Du kan skapa en ny faktura baserad på en befintlig genom att markera den i fakturalistan och klicka på ”Kopiera”. 63 ”Ny faktura” fönstret öppnas och informationen från den befintliga fakturan har kopierats in. Alla fält är sedan redigerbara och ett nytt fakturanummer tilldelas när du slutför fakturan. Att kreditera en befintlig faktura Vill du kreditera en befintlig faktura, kan du markera den i fakturalistan och klicka på ”Kreditera”. Alla uppgifter som är sparade på fakturan hämtas upp och alla summor vänds. Allt går givetvis att redigera om inte allt skall krediteras, om något ytterligare skall läggas på krediteringen eller om något annat skiljer sig från fakturan. Högst upp av fakturaraderna läggs en referens ”Kredit baseras 64 på faktura nummer:” för spårbarhet. När du trycker på ”Slutför” tilldelas kreditfakturan ett eget nummer, baserat på nummerserien för kreditfakturor som angetts i Kundfaktureringsinställningar. Kreditfakturor särskiljs även med ett ”K” innan fakturanummer i fakturaöversikten. 65 Bokföring Det första du ser när du går in på bokföringsfliken är översikten. Dels visas ditt resultat per månad, där den ena kurvan visar Totalt och den andra månadens resultat. Här kan du antingen gå direkt till att lägga in verifikat via genvägen ”Skapa verifikat” eller ”+” knappen, eller titta på tidigare verifikationer genom att klicka på rutan ”Fem senaste verifikaten”, så öppnas en ny vy med dina bokföringsverifikat. Du kan även expandera raderna för att se konteringarna. 66 Bokföring - Grundboken När du kommer in i bokföringen har du två vägar att komma in för att skapa ett verifikat, antingen via ”Skapa verifikat” i snabbvalsmenyn eller så går du via det lilla plusstecknet längst upp till höger, som betyder ”skapa nytt” och i detta fallet skapa nytt verifikat. Visa verifikat (kompletterar befintlig text) För att visa makulerade verifikat kan du kryssa i rutan ”Visa makulerade verifikat”. Då visas enbart makulerade verifikat. Kryssar du ur rutan igen visas dina skarpa verifikat igen. OBS! Det är ingen skillnad på utseendet på skarpa och makulerade verifikat. De visas dock inte i samma lista så de går inte att blanda ihop. 67 Du kommer in i ”Grundboken” där dina ”Favoriter” ligger till vänster. Vill du bokföra som (vanligt utan att använda Favoriter) använder du enbart högersidan och menyn för Favoriter går att minimera genom att klicka på den lilla pilen på vänster sida. Favoriter När favoritmenyn är minimerad syns enbart ramen ”Favoriter” och du kan närsomhelst få tillbaka den genom att klicka på pilen igen. 68 Favoriterna levereras som standard med Smart Bokföring men det går att lägga upp nya, ändra befintliga och ta bort de du inte behöver. Du lägger till Favoriter genom att klicka på den lilla gröna plussymbolen. Du kan ange ett namn för din Favorit, ett eller flera konton som skall tas med samt ett motkonto. Som du ser arbetar du direkt mot kontoplanen och får förslag på konton som passar vartefter du slår in siffrorna. Börjar du slå in ”1” får du förslag på alla aktiva konton som börjar på ”1” och det fortsätter när du slår t ex ”19” så får du förslag på dessa. Du kan antingen bläddra ned och välja konto eller fortsätta 69 slå kontonumret tills rätt konto visas. Två konton måste väljas, dels ”huvudkontot” som är det konto du vill börja med, t ex ett kostnadskonto som skall belastas. Det andra är motkontot, t ex var beloppet för kostnaden skall dras från. Du kan välja om kostnaderna skall beräknas inklusive eller exklusive moms genom att klicka i eller ur rutan för ”Favorit skall anges inkl. moms”. Skillnaden mellan de olika valen är att om rutan är ikryssad dras ev moms FRÅN den summa du anger, om rutan inte är ikryssad läggs ev moms PÅ summan. Detat kräver att du har rätt momskod på de konton du använder, läs mer om momskoderna under punkten ändra konto. Klicka på det lilla krysset för att ange ett huvudkonto. På samma sätt selekteras kontona vartefter du anger dem. 70 Anger du ett konto som inte är aktivt men ligger i den befintliga kontoplanen får du frågan om du vill aktivera det. Svarar du ”Ja” aktiveras kontot och du kan arbeta vidare. Anger du ett konto som inte alls finns i kontoplanen får du frågan om du vill lägga upp det. Svarar du ”Ja” kommer du in i vyn för att lägga upp nya konton. När du lagt upp ev nya konton kommer du tillbaka och får fortsätta fylla i din Favorit. Du får ange om ditt huvudkonto skall vara ett debet eller kreditdebiterat konto och då sätts motkontot till motsatsen. Tryck på ”Spara”. 71 …och din ”Favorit” finns nu i menyn. Ändra eller ta bort favorit Vill du ändra eller ta bort en ”Favorit”? Det gör du lättast genom att gå in på berörd favorit och hantera på plats. Klicka på ”Ändra favorit” så visas inställningarna. Du kan lägga till och ta bort konton, ändra beteckningar och debet/kredit. Vill du spara klickar du på 72 ”OK”, annars klickar du på ”Avbryt” så sparas inget. Vill du ta bort en Favorit, klickar du bara på ikonen …och svarar ”Ja” Eftersom vi vill använda favoriten i nästa exempel tar vi inte bort den denna gång. Använda Favorit När du nu skall börja använda din ”Favorit” klickar du på den och får ange den summan som skall bokföras. Om du slår in 500:- beräknar Smart att 100:- är moms eftersom vi angett att kontot har 25% moms och att inmatningen är inklusive moms. 73 Motkontot 1910 belastas med hela summan så att balans uppnås. Det går givetvis bra att gå in och lägga till fler konteringar med den gröna plusknappen eller ta bort en kontering med den lilla ”papperskorg”-ikonen till höger om raden. Du kan givetvis även ta bort alla konteringarna på verifikatet genom att trycka på knappen ”Rensa”. Trycker du på ”Spara”, sparas verifikatet med de data som angetts. 74 Manuella konteringar Manuella konteringar utan att använda favoriter går givetvis också bra att göra, det är bara att gå in på första konteringsraden och slå in det konto du vill använda. Ange en beskrivande text och en summa i debet eller kreditsidan. Smart lägger automatiskt till en rad med den konterade summan för att skapa balans. Ange vilket konto du vill använda och godkänn så konteras detta. Vill du lägga till fler transaktioner går det bra. Skriv konto, ev beskrivande text och summa i debet eller kredit. Systemet räknar ut mellanskillnaden och lägger den i rätt kolumn. 75 När du nu kommer tillbaka till bokföringens förstasida ser du att Smart lagrat dina verifikat, dels den kontering vi gjorde med hjälp av favoriterna och dels den försäljning vi gjorde ”manuellt”. På den nedre vänstra sidan ser du dina fem senaste verifikat så du vet var du avslutade senast du var inne och kan kontrollera snabbt att du konterat rätt. Den högra visar saldot på de fem försäljningskonton som har högst belopp. Makulera verifikat Makulera verifikat i Bokföringen OBS!! SKALL BARA ANVÄNDAS OM DU ÄR HELT SÄKER PÅ FUNKTIONEN! Är du osäker bör du konsultera din revisor/bokföringsansvarige innan du använder funktionen då makulerade verifikat inte går att återställa. Om du har råkat göra fel i bokföringen kan man makulera ett eller flera verifikat. Funktionen ”Makulera verifikat” innebär att man kan bestämma att ta bort verifikat ”från och med” ett visst verifikatnummer och alla efterföljande i en viss serie. Man kan alltså ”backa” bokföringen och starta om från ett visst verifikat. 76 Du makulerar verifikat genom att gå in på Inställningar- Bokföring – Makulera verifikat. Smart föreslår alltid serie A som alltid finns, samt det första tomma verifikationsnumret som förslag. Byter du serie får du även här förslag på första tomma verifikationsnummer. Du måste skriva in det verifikats nummer som du skall ta bort. Detta för att man inte skall kunna ta bort verifikat av misstag. I exemplet ser du att Smart föreslår verifikat 10 vilket betyder att du har 9 registrerade verifikat och om du vill ta bort det senaste måste du ange ”9” i nummerrutan. Du måste ange en siffra i rutan annars får du ett felmeddelande så om du vill radera hela serien anger du ”1”. Du får en bekräftelse på vilka verifikat som tagits bort. Tryck OK så är allt klart! Bra att veta: Att man tar bort verifikatet betyder inte att man tar bort källan i form av fakturor, betalningar eller dagsavslut till det. Om du har integration mot kassa eller fakturering makuleras inte de fakturor eller dagsavslut som är källan till verifikatet utan dessa måste hanteras separat. Man kan enbart ta bort verifikat i det räkenskapsår man är inne i. Skall du ta bort ett verifikat i annat räkenskapsår måste du först byta till det i räkenskapsårsväljaren på vänster sida. 77 Kassa Startsidan på Smart kassa innehåller information för dig som användare. Du kan nå supporten och supporten lämnar kassaspecifik information här. Inställningar I den administrativa delen sköts i huvudsak hanteringen av vad som skall visas i Kassaklienten. Kassörer, artiklar och rapporter hämtas, editeras och sparas för att synkas mot kassaklienten. Inställningar som tillkommer med Kassan hittar man under ”Kassa”: 78 Kassörer: Den första listningen visar befintliga kassörer. Som ny har man enbart Smart Kassör som start men det går snabbt att lägga till nya. Du lägger till nya kassörer via ”+” knappen, eller editerar befintlig genom att klicka på ”Ändra”. Man lägger upp kassörer med Förnamn och Efternamn. Har man en NETS-terminal som är kopplad till kassan och tillåter registrering på flera företag kan man här ange ID för varje kassör som har ett eget ID i NETS-terminalen. ”Logga ut efter varje avslutat köp” används i kassaklienten om man är flera användare på samma kassa. Om rutan är ikryssad kommer man efter varje transaktion ut till startsidan på klienten där man väljer kassör, är rutan inte ikryssad är samma kassör inloggad tills man manuellt går ur. Kassaansökningar: I funktionen Kassansökningar hanterar du ansökningar till andra användares kassor eller ansökningar från andra kassörer att jobba i din kassa. 79 Ansök om Kassatillhörighet För att ansöka om att ha en kassör i en annan kassa anger man den ansökta kassans KassaID (Börjar med H och ett antal siffror) samt vilken kassör man vill ansöka med. Man kan ansöka med flera kassörer och till olika kassor men bara en åt gången. Mina ansökningar Under Mina ansökningar kan man se vilka kassor man sök till och hur det går. När man har skickat iväg en ansökan står den som ”väntar” till den mottagande kassan antingen godkänner eller nekar ansökan varvid man får Status Godkänd eller nekad. Det går att avbyta en ansökan när som helts. Under processen. Ansökande kassörer Söker en kassör från en annan organisation till gång till din kassa, sker detta på samma sätt. Du får ett meddelande i Smartinkorgen att kassör ansöker till din kassa och uppmanas ta ställning till detta. Du får upp Kassörens namn och KassaID och kan antingen godkänna eller neka kassören tillgång. 80 Du kan närsomhelst avbryta tillgången till kassan för kassören. Kassaplatser: Under kassaplatser kan du se de kassor som är kopplade till din kassaadmin och editera informationen på dem. Informationen du anger på din Kassaplats är den informationen som syns på dina kvitton. Längst ned kan du även aktivera eller inaktivera kassörer på den kassaplatsen. Som du ser är det tre kassörer, två egna och en ansökande kassör i kassan och alla kommer at synas i kassaklienten. Man kan inaktivera/dölja kassörer i denna vy men inte ta bort. Betalsätt: Betalsätten är de som skall visas i kassaklienten. Du kan lägga upp nya, ändra befintliga och antingen dölja eller visa dem i kassaklienten betalvy. 81 Du skapar nya genom att klicka på ”+” knappen. Ange namn, betalkonto den skall konteras emot, om betalsättet skal vara dolt eller visas i kassan och om beloppen skall avrundas. Avrundningen görs i aktiverat läge mot närmsta krona (vanligtvis kontant) eller ören (kontokort). OBS! Om du har fakturaintegration på så styrs avrundningen på fakturan av inställningen i Smart faktura. Du hittar den under Inställningar-Fakturering. När inställningen sparas synkas den direkt mot kassaklienten. Det är viktigt att påpeka att vi rekommenderar att man använder samma försäljningskonto för presentkort som man har som betalkonto för artikeln presentkort. Det gör att man kan hålla koll på saldot på utlämnade presentkort då ett presentkort inte i bokföringen ”säljs” utan är ett skuldebrev mot kunden. Först när kunden löser in sitt presentkort sker ”försäljningen”. 82 Integrationer Du kan, om du har både tjänsten Smart kassa och Smart bokföring eller Smart fakturering koppla ihop dessa. Integrationen innebär att när man skapar ett dagsavslut så skickas konteringarna direkt till bokföringen och blir ett verifikat. Har man integration mellan Kassan och faktureringen så skapas det ett fakturaunderlag i Smart fakturering om man väljer betalsätt Faktura i kassan. Bokföringsintegrationen fungerar så att om den är påslagen så skickar Kassan upp dagsavslutet som ett verifikat. Fakturaintegrationen skapar ett fakturaunderlag som sedan slutförs i Smart fakturering. OBS! Kom ihåg att om du inte har berörda tjänster så kan du inte använda dessa tjänster. 83 Konton Under konton ställer du in vissa kassainställningar. Kassa Kontona som ställs in här hanterar transaktioner i kassan. Observationskonto: används för att hantera differenser som sker t ex när man gör en kassajustering i kassaklientens administrativa meny. Observationskonto kassauttag: lägger de pengar som tas ur kassan på ett särskilt konto. Kontantuttaget finns även det i kassaklientens administrativa meny. Öresavrundning: kontot används för att justera de öresavrundningar som bl a sker när kunden betalar kontant och summan avrundas till jämn krona. Resultatenhet Resultatenheter används i Smart som ett statistiskt söksätt på artikelar. Du kan koppla den till en eller flera artiklar för att kunna särskilja dem. 84 Du kan lägga upp nya med ”+” eller editera befintliga med ”Ändra”. 85 Rapporter För att ta ut kundreskontrajournal, bokföringsunderlag etc. klicka på ikonen för ”Rapporter” under ”Verktyg”. Klicka på kategori ”Fakturering”. Fakturarapporter Det finns för tillfället två typer av rapporter för fakturering: ”Bokföringsunderlag” samt ”Kundreskontra”. Har du dessutom tillgång till tilläggstjänsten ”Husarbete” har du även rapporten ”Husarbete fordran Skatteverket”. För mer info om denna rapport se bilaga Husarbete. 86 Bokföringsunderlag Klicka på ”Bokföringsunderlag” för att gå vidare och skapa bokföringsunderlag eller se redan uttagna journaler. Notera att om du har integrationen mot bokföringen aktiverad blir ev. bokföringsunderlag tomma. Bokföringsunderlag finns av typen ”Fakturajournal” och ”Betaljournal”. Klicka på respektive knapp för att skapa ett pdf dokument med bokföringsunderlag. Om det inte finns något underlag för en rapport, d.v.s. inga nya fakturor respektive betalningar har registrerats sen senaste bokföringsunderlaget skapades får du följande meddelande: 87 Bokföringsunderlag fakturajournal (används inte om du har integration med bokföringen) En fakturajournal består av två delar. Första delen innehåller all bokföringsunderlag uppdelad per faktura. Andra delen innehåller bokföringsunderlaget summerat på konto. 88 Bokföringsunderlag – Betaljournal (används inte om du har integration mot bokföringen) En betaljournal består av två delar. Första delen innehåller all bokföringsunderlag uppdelad per faktura. Andra delen innehåller bokföringsunderlaget summerat på konto. Uttag av SIE-fil Du kan när som helst ta ut en SIE4 fil för överföring till ett bokföringsprogram. SIE-filer är standardiserade så dessa möjliggör bokföringsöverföringar mellan program av olika fabrikat. Välj Journalen i listan och klicka på knappen ”SIE4-fil” eller ”Salderad SIE4 fil”. SIE4 är en transaktionsbaserad fil, Salderad betyder att alla konteringar på berörd journal har lagts ihop efter kontonummer. Spara filen på ett ställe som du kommer ihåg eller där ditt bokföringsprogram hittar den. Öppnar du filen i en texteditor ser den ut så här: 89 Kopia av journal Knappen ”Journal” möjliggör att skriva ut en journal igen. Journalen är då märkt med texten ”Kopia”. 90 Kundreskontra Klicka på ”Kundreskontra” för att skapa en kundreskontrajournal som ett pdf dokument. Kundreskontrajournalen visar vilka utestående fodringar du har mot dina kunder för tillfället, uppdelat per kund och faktura. 91 Fakturalista För att få ut en lista på samma sätt som visningen i fliken ”Fakturering” klickar du på knappen ”Fakturalista”. Du kan filtrera rapporten på ”Fakturadatum from – tom” (benämns här startdatum och slutdatum) samt fakturanummer från och till. Om det står från 0 till 0 visas alla underlag i den tidsperiod man angivit. Man kan även fildrera/välja de underlag man vill visa genom at kryssa i eller ur rutorna för de olika typerna av underlag. Man kan även välja om man vill visa alla underlag eller om man vill särskilja de som kommer via Smart Kassa. Då dessa kommer via Fakturaintegrationen kan det vara ett bra sätt att kontrollera att integrationen fört över alla fakturaunderlag och att alla dessa slutförs. Listan kan sedan skrivas ut. 92 Artiklar Du kan ta ut rapporter på artiklarna. Försäljning och listor. Försäljning per artikelgrupp. Du kan välja att visa vinst i Kronor eller procent eller inte alls. Som standard tar rapporten enbart ut en dag men man kan ställa om datumen att passa det intervall man vill. Har du fakturaintegrationen så visas inte de fakturaförsäljningar du gör i Kassan förrän de slutförts och en faktura skapats. 93 Priserna visas exklusive moms. 94 Bokföring Balansrapport Balansrapporten ger dig en översikt över Tillgångar, Skulder och Eget kapital. Ett nyckelverktyg för att hålla koll på organisationen och ekonomin! Du kan välja att visa alla konton i räkenskapsåret eller enbart de som har transaktioner/saldon. Kontoutdrag Vill du se vilka konton du har använt och hur saldona ser ut på dessa? Då kan du ta ut ett kontoutdrag. Smart föreslår samma datumintervall som ditt räkenskapsår men det går tat välja en egen period inom räkenskapsåret om du vill. Du har 4 urval av data på rapporten: Visa alla konton i given period visar alla aktiva konton du har i räkenskapsåret antingen det är saldon eller inte på dem. Visa alla konton med transaktioner i given period visar enbart de konton som har transaktioner/saldon på sig. 95 Välj konton ger dig möjlighet att välja de konton du vill se. Välj konton, avancerad ger dig möjlighet att välja konton med både intervall och enstaka kontoangivelser. 96 97 Resultatrapport Resultatrapporten är alltid intressant att titta på för att få sig en överblick över intäkter och utgifter. Du kan välja att få ut rapporten baserat på alla aktiva konton eller enbart de du har använt. Även här kan man välja ett intervall men mest beskrivande är givetvis att ta ut ditt räkenskapsår så det är det Smart ger som standard. Verifikationslista Markerar du ”Ta med makulerade verifikat” så visas även de verifikat inom serien som är makulerade. 98 Makulerade verifikat visas som överstrukna. Kom ihåg att Total, antal verifikat och Antal transaktioner visar även antal och belopp från makulerade om man har valt detta. Huvudbok 99 Huvudboken innehåller alla dina konteringar i datumordning. Du kan välja det intervall du vill se med datumboxarna. Smart föreslår hela räkenskapsåret. Momsrapport Baserat på din momsredovisningsperiod behöver du ta ut och kontera för ev. riktiga eller preliminära momsomföringar. Momsperioden får du från skatteverket och den måste följas. Är du osäker eller vill ha en koll är det inga problem att ta ut en momsrapport varje månad, och även göra omföringen så att du när det är dags för momsinbetalningen inte blir överraskad. Du får fram ett underlag för din momsrapport. OBS!! Detta dokument får INTE skickas in utan får enbart användas som underlag. Du måste själv lägga in summorna på din riktiga momsrapport och skick ain den. När du visat momsrapporten får du frågan om du vill automatskapa ett verifikat för momsavstämningen. Detta verifikat läggs in på det sista datum du har i perioden. Du kan välja att ta 100 ut det senare men har du tagit ut det och skapat verifikationen är konteringen gjord och enbart eventuella ändringar kommer med på ev nytt verifikat. Behandlingshistorik Behandlingshistoriken är det lagkrav på. Alla ändringar i bokföringsinformationen måste registreras, det som registreras kan du se här. Kassa 101 Försäljning per Kassör / Kassaplats Sorteringen är på artiklarna men grupperingen kan välas om man vill ha ut på Kassör eller Kassaplats. Man kan även välja om man vill ha enbart artikelgrupper eller även de artiklar som ligger i varje artikelgrupp med rutan ”visa artiklar”. Har du fakturaintegrationen på visas alla kassaförsäljningar oavsett betalsätt här, vilket gör att om du skapat ett fakturaunderlag men inte skapat fakturan än så ligger försäljningen redan här. 102 Import &Export Under Import & Export hittar du funktioner för att importera och exportera uppgifter. Under Import finns för närvarande import av artiklar, kunder och SIE-4. Import artiklar Har du redan en artikeldatabas och vill använda den i Smart kan du importera dina artiklar som kommaseparerad .CSV-fil. Denna skapas och editeras enkelt i t ex i Excel. För att importera dina artiklar går du in på ” Import & Export”-knappen. Data som kan läsas in är: Artikelkategori Artikelnummer Artikelbenämning Pris (inkl. moms) Moms (0, 6, 12, 25) Enhet (ex. st, kg) Kontonummer Försäljningskonto Typ (Tjänst / Vara) Tjänst betyder att artikelnumret märks som arbetskostnad vid RUT/Rot Öppen artikel (Ja / Nej) Denna används i huvudsak för kassor EAN Borttagen (Ja / Nej) Om ”Ja” syns den inte i artikellistning och kan ej säljas Inköpspris exkl. moms 103 Resultatenhet Resultatenhetens namn Är du osäker på hur filen skall se ut finns det en mall att ladda ned. Strukturen importfilen är enligt nedan: Artikelkategori;Artikelnummer;Namn;Pris (inkl. moms);Moms (0, 6, 12, 25);Enhet (ex. st, kg);Kontonummer;Typ (Tjänst / Vara);Öppen artikel (Ja / Nej);EAN;Borttagen (Ja / Nej) Annars är det bara att Läsa in filen, Smart kontrollerar att alla relevanta data finns med och du kan ladda ned de som är giltiga/läsbara. Glöm inte att ställa in i importen om de utpriser som finns med i filen är med eller utan moms, så Smart läser in rätt data på rätt ställe. När filen valts, kontrolleras den. Här visar Smart om någon rad verkar konstig eller om de är OK. Eftersom första raden är rubriker räknas den som en ”oläsbar rad”. Har du några ogiltiga rader visas 104 dessa och kan laddas ned separat för kontroll. Trycker du på ”Importera” läses alla Giltiga rader in. När importen är klar, får du ett meddelande i Meddelanderutan. 105 Import kunder Har du redan ett kundregister och vill använda den? I Smart kan du importera dina kunder som kommaseparerad .CSV-fil. Denna skapas och editeras enkelt i t ex i Excel. För att importera dina kunder går du in på ” Import & Export”-knappen. Data som kan läsas in är: 106 Är du osäker på hur filen skall se ut finns det en mall att ladda ned. Annars är det bara att Läsa in filen, Smart kontrollerar att alla relevanta data finns med och du kan ladda ned de som är giltiga/läsbara. Glöm inte att ställa in i importen om de utpriser som finns med i filen är med eller utan moms, så Smart läser in rätt data på rätt ställe. När filen valts, kontrolleras den. Här visar Smart om någon rad verkar konstig eller om de är OK. Eftersom första raden är rubriker räknas den som en ”oläsbar rad”. Har du några ogiltiga rader visas 107 dessa och kan laddas ned separat för kontroll. Trycker du på ”Importera” läses alla Giltiga rader in. När importen är klar, får du ett meddelande i Meddelanderutan. 108 SIE-4 Import Har du redan tidigare transaktioner som skall in, kan du läsa in dem via SIE-import. Du kan bara importera bokföringsinformation på upplagda räkenskapsår och enbart om du inte redan lagt in senare verifikat. 109 Du måste först kontrollera din fil. Välj vilken typ av import du vill göra. Antingen ”allt” på första rutan eller enbart delar på de andra. "Fullständig import" läser in alla data, Ingående balanser, Kontoplan, Verifikationer, Organisationsnamn och Organisationsnummer, osv) "Ingående Balanser för året" läser enbart in konton och saldon "Kontoplan" läser in den kontoplan du har på filen "Verifikationer" läser bara in de bokföringsverifikationer du har på filen. Klicka på ”Ladda upp” för att välja var filen är som du vill importera. 110 Välj filen och klicka på ”öppna” Smart testar filen och visar en sammanställning. Är det något fel på filen kommer Smart att varna. Här nedan har jag bl a läst in en fil från ”fel” bolag. Detta påverkar inte importen som kan sättas igång i alla fall. Systemet kontrollerar även att du inte har fel räkenskapsår eller konteringar på datum som inte finns inom räkenskapsåret. 111 Exporter SIE-4-Export kassa Om du har en kassa kopplad till Smart men inte har Smart bokföring eller inte vill föra över filen med direktintegrationen kan du här ta ut SIE-filen och läsa in den i din bokföring eller skicka till din revisor. SIE-4 export Om du t ex vill exportera dina verifikat i Smart till ett annat system, t ex ett bokslutsprogram eller din revisors system, gör du det lätt via SIE-4 exporten. Välj knappen ”SIE-4 Export”. Välj intervall för exporten. 112 I t ex Internet Explorer får du upp en liten gul ruta för att bestämma var du vill spara ned filen. Lägg filen på ett bra ställe, där du själv sedan hittar den. Filen kan sedan importeras i andra program eller skickas via e-post. Husfaktura exportfil Använder du extratjänsten ”Husarbete” så kan du här ta ut en fil i XMLformat som du sedan kan läsa upp via Skatteverkets e-tjänster. För ett göra detta måste du ha en e-legitimation. För att lära dig mer om detta och ansöka om tjänsten går du till http://www.skatteverket.se/foretagorganisationer/etjanster/husarbete.106.2ef18e6a125660db8b08 0004505.html Export Kunder Du kan exportera hela ditt kundregister, t ex för att öppna det i Excel, editera det och sedan läsa tillbaka det igen. Det går snabbare om större mängder data skall ändras eller läggas till. 113 Export Artiklar Du kan exportera hela ditt artikelregister på samma sätt som ditt kundregister, t ex för att öppna det i Excel, editera det och sedan läsa tillbaka det igen. Det går snabbare om större mängder data skall ändras eller läggas till. Viktigt är att ange vilket pris du exporterar om du sedan skall läsa tillbaka det igen. Samma val kommer i importen. 114 Slutord Antingen du läser manualen ”från pärm till pärm” eller har den som uppslagsverk vid frågor så hoppas vi att du är nöjd med den. En manual idag är inte längre den enda informationsvägen utan vi har i Smarts anda kompletterat med dels ”direkthjälpen” som du hittar i Smart som, där du undrar, informerar dig om hur du kan jobba på varje sida. För att ytterligare stötta dig i ditt arbete har vi tagit fram Hogia Smart Forum, http://kundo.se/org/hogia-smart/ som inte bara är till för att du skall kunna söka, fråga och lösa problem i och utanför Smart utan även är öppen för dig att skriva in förslag, önskemål och undringar. Har du något du undrar över och vill ha svar på när det gäller Hogia Smart, ditt abonnemang eller något annat som involverar hur du jobbar med Hogia Smart så är du välkommen att titta in på forumet! Kanske någon annan redan har frågat samma sak som du undrar, kanske andra kan ha nytta av dina frågor och svar? Gå in på http://kundo.se/org/hogia-smart/ och kolla! …och du kan givetvis nå oss genom att skicka ett mail till [email protected] Mvh Team Smart 115 Bilaga 1: Husarbete Beställa tjänsten Husarbete Om du inte redan har tillgång till tjänsten ”Husarbete” så måste du köpa den. Detta gör du under ”Inställningar-Mina tjänster”. Välj ”mina tjänster” Tilläggstjänsten ”Husarbete” köps på samma sätt som bastjänsterna (t.ex. ”Fakturering”). Se manualen för mer info om hur man köper/förlänger tjänster i Hogia Smart. Inställningar Kontoinställningar Det första du behöver göra är att bestämma vilka konton du skall använda för hanteringen av dina husarbete fakturor. Det gör du under ”Inställningar-Konton-Betalning” vid rubriken ”Husarbete”. I Smart finns ett rekommenderat konto förinställt, men går att ändra. Är du osäker så ta kontakt med din redovisningsansvarige. 116 Kundinställningar När du nu lägger upp en kund kan du direkt lägga in grunduppgifterna som behövs för att söka avdrag för husarbete. Kryssa i ”Använd husarbete” så får du upp ruta för ifyllnad av namn och personnummer på ansökande personer. Du lägger till flera genom att trycka på det gröna plusset på vänster sida och tar bort med det röda krysset till höger. Både namn och korrekt personnummer måste anges för varje person. Fördelningen mellan angivna personer gör du sedan för varje faktura vid faktureringstillfället. Vid ROT-avdrag Fastighetsbeteckning alternativt organisationsnummer för bostadsrättsförening måste anges. Vid RUT-avdrag Fullständiga adressuppgifter måste anges. Artikelinställningar När du lägger upp en artikel kan du ange om de är ”Arbetskostnad”, d v s om de skall vara grund för fördelningen av arbetskostnad till avdragsansökan. I faktureringen sedan kommer Smart automatiskt räkna ihop artiklar som är märkta som arbetskostnad som grund för din faktura till kund och ansökan till Skatteverket. 117 118 Fakturering När du väljer att skapa en faktura på en kund som har inställningen ”Använd husarbete” så händer två saker: fakturaraderna visas alltid inkl. moms samt en ikon för Husarbete visas bland de övriga ikonerna längst upp på sidan Ny faktura. Artiklar från artikelregistret Du hämtar artiklar från artikelregistret på vanligt sätt. I början, tills fördelning för Husarbete gjorts, är det ingen skillnad mellan en vanlig och en ”husarbete”-faktura. 119 Tillfälliga artiklar När du använder tillfälliga artiklar som du vill ha med i RUT/ROT-avdrag så måste du kryssa i ”Arbetskostnad”. Välja RUT eller ROT-avdrag samt fördelning När du har lagt till alla dina artiklar och ev. rabatt på fakturan så är det dags att ange fördelning mellan ansökande personer samt välja om husarbetet gäller RUT eller ROT. Klicka på ikonen för Husarbete. Först måste du välja om fakturan avser RUT eller ROT arbete. ROT för renoverings- och hantverksarbete… …eller RUT för hushållsnära tjänster. 120 Fördelning mellan ansökande personer Som standard fördelar tjänsten avdraget jämnt mellan de sökande. Det totala beloppet står högst upp vid rubriken ”Belopp att begära från Skatteverket:”. Detta belopp är redigerbart nedåt om t.ex. någon av de ansökande inte har det beloppet tillgodo. Du får dock inte öka beloppet över det angivna utan då behöver beloppen på fakturans artikelrader ändras. Drar jag ned totalbeloppet minskar även det fördelade beloppet. 121 Du kan ändra beloppen på de berörda personerna antingen på belopp eller procent. Ändrar du procentsatsen på en persons fördelning så ändras även beloppet på den på den personen och tvärt om. Du kan enbart gå vidare genom att fördela hela beloppet, och inte mer än hela beloppet. Anger du en för stor eller liten fördelning varnas du och behöver ändra. På en husarbetefaktura finns en standardtext som går att redigera för denna faktura. Denna text kommer med i fakturakroppen. 122 När allt är klart är det bara att trycka ”OK” så läggs text, fördelningsinformation samt avdraget på fakturan. Trycker du ”Avbryt” sparas inte ändringarna, fakturan förblir då en ”vanlig faktura”. Avdraget och info om ansökande personer läggs på fakturan. Skall kunden inte yrka husarbetsavdrag eller om du vill göra om fördelningen kan du enkelt göra om ”husarbetsfakturan” till en vanlig genom att helt enkelt ta bort text och avdrag genom att klicka på det röda krysset vid avdraget. Husarbetsavdrag går sedan att lägga på igen genom att trycka på den lilla ikonen för husarbete högst upp. 123 Vanlig faktura på Husarbete kund Har du markerat att kunden skall faktureras för husarbetsavdrag men inte gått in på ikonen för Husarbete fakturan. för att fördelat summan får du frågan om du vill göra detta innan du kan slutföra Om du väljer ”Nej” så slutförs fakturan som en vanlig faktura. Priset på alla fakturarader visas dock alltid inkl. moms på en husarbetskund oavsett om man gör en vanlig faktura eller en husarbetsfaktura. Fakturalistning ”Husarbetsfakturor” hittar du lätt i fakturalistan genom att de nu är märkta med ett litet hus .I övrigt har de samma statusar som övriga fakturor. I listan ser du även det belopp som förväntas från Skatteverket. Vill du enbart se alla på husarbetsfakturor kan du bocka i rutan ”Visa enbart husfakturor”. Betalhantering av kundinbetalning När ”husarbetsfakturan” (märkt med ett ) sedan skall betalas så sker detta inledningsvis som vanligt. Fakturan till kunden skickas normalt med angivet betalvillkor. Du registrerar kundinbetalningen som vanligt. Skillnaden blir istället att när kunden betalat fakturan och du redovisat detta så är det dags att göra ansökan om avdrag för husarbete hos Skatteverket, se avsnitt nedan. Fakturan får således inte Status ”Betald” förrän även ersättningen från Skatteverket har registrerats. 124 Notera att efter det att du gjort den första kundinbetalningen går det inte elängre att kreditera fakturan i systemet, därför finns inte heller knappen kvar under val i fakturalistningen. Ansökan om ”Utbetalning husarbete” från Skatteverket När den del som skall betalas av kunden är inbetald är det dags att hantera den del som skall begäras från skatteverket. När detta skett får du frågan om du vill gå till Skatteverket för att hämta blankett. Via manuell inmatning Svarar du ”Ja” kopplas du upp mot Skatteverkets hemsida där du kan ladda ner blankett för ”Utbetalning husarbete”. 125 126 Via filöverföring med XML (kräver att du har en e-legitimation) Om du vill överföra en eller flera ansökningar kan du nu göra det via fil direkt på Skatteverkets sida. Gå in på Import & Export – Exporter –Husfaktura export. Välj om det gäller RUT eller ROTavdrag (de får inte skickas in i samma fil. Har du båda typerna av arbeten får du skicka in en fil per typ 127 Betalhantering av betalning från Skatteverket När du får ersättningen från Skatteverket går det att, i fakturalistan, söka på det personnummer som ansökande person har. Klicka sedan på ”Betalningar” för den aktuella fakturan. Ange datum för insättning och summa som du fått i ersättning från skatteverket. Har du bara fått ersättningsbeslut för ena personen utan att ha fått beslut på alla kan du genom att kryssa på den lilla 128 soptunnan vid den person du inte skall hantera just nu skjuta upp den betalningen. Personen listas inte på denna betalning och du kan sedan gå in och slutföra betalningen på denna person en annan gång. 129 Hantering av avslag på RUT/ROT-avdrag Får en av de ansökande personerna helt eller delvis avslag på sin ansökan slår du bara in de summor som godkänts (noll om helt avslag). Smart reagerar då och frågar om du vill debitera den personen differensen. Svarar du Ja, skapas ett meddelande ut om icke beviljat RUT/ROT-avdrag. Kunden uppmanas där att snarast möjligt betala in det ej godkända avdraget till dig. Svarar du Nej får du inte frågan om meddelande igen utan får lösa detta manuellt. Beloppet för det avvisade avdraget flyttas dock alltid över till kunden. 130 När meddelandet skapats ut kan du komma åt det igen i fakturalistningen, med knappen ”Visa med. RUT/ROT”. Notera även att ”Väntad ersättning från Skatteverket” nu är noll och istället står summan tillsammans med en text med ”Icke beviljat RUT/ROT avdrag”. Det avvisade beloppet har flyttats över till kunden. 131 Summan för differensen skall därför betalas av kunden och betalningen registreras på vanligt sätt. Hantering av försenad kundbetalning. Hantering av försenad kundbetalning hanteras på samma sätt som i vanliga faktureringen och beskrivs där. Det skiljer sig dock på en punkt mellan vanlig faktura och husarbetsfaktura och det är att du i systemet först kan debitera sen betalning, och därmed skicka en räntefaktura, när hela betalningen är gjord både från kund och från Skatteverket. Detta gör att om skattverket avslår hela eller delar av avdraget och kunden på så sätt tvingas betala in resterande belopp efter förfallodatum på fakturan så räknas ev. dröjsmålsränta ända fram tills full betalning erlagts. Rapporter Rapporterna och bokföringsordrarna för husarbete ser likadana ut som för vanlig fakturering. Det hanteras även på samma sätt med integrationen om den är påslagen. Det enda som skiljer är att den delen av det fakturerade beloppet som inte skall betalas av kund utan sökas från Skatteverket läggs på konto 1513. Detta är standard i Smart men om du vill ändra detta finns det beskrivet under Kontointställningarna i början av denna bilaga. Om avdraget från Skatteverket inte godkänns, konteras detta om vid betalningstillfället. På samma ställe som du tar fram övriga rapporterna finns nu en knapp för ”Husarbete fordran Skatteverket” som möjliggör att du kan ta fram de utestående fordringar du har mot Skatteverket gällande husarbete. 132 133