Transcript 2009 års handbok för klubbtjänstemän

Handbok för
klubbtjänstemän
2014 - 2015
Svenska
Lions Clubs International
Lions Clubs International
Syften
Etik
ATT ORGANISERA, chartra och ha tillsyn över
serviceklubbar under namnet Lions Clubs.
ATT BETRAKTA min dagliga gärning som ett kall och
sköta den på ett sätt som skapar tillit och förtroende.
ATT KOORDINERA lionklubbarnas aktiviteter och
standardisera administration.
ATT STRÄVA efter att göra ditt arbete framgångsrikt.
Du må betinga skälig ersättning för din möda, men icke
söka vinna orättmätiga fördelar.
ATT SKAPA och upprätthålla en anda av
samförstånd mellan jordens folk.
ATT ICKE köpa dina framgångar på en annans
bekostnad. Var lojal mot dina medmänniskor och ärlig
mot dig själv.
ATT BEFRÄMJA god samhällsanda hos alla
medborgare.
ATT GENOM aktiva insatser på olika områden
bidra till samhällets välfärd.
ATT ALLTID handla alltid osjälviskt. Om tvekan
uppstår beträffande riktigheten i ditt handlingssätt,
uppträd då mot din nästa som du önskar att denne skulle
uppträda mot dig.
ATT FÖRENA klubbarna med band av vänskap,
gott kamratskap och ömsesidig förståelse.
GÖR vänskapen till ett mål, icke ett medel. Sann
vänskap fordrar ingenting för egen del och får aldrig
göras beroende av ömsesidiga tjänster.
ATT UTGÖRA ett forum där frågor av allmänt
intresse må fritt och allsidigt dryftas, dock skall
klubbarna i politiskt och religiöst hänseende vara
neutrala.
ALLTID fullgöra dina medborgerliga plikter. Att ge
frivilligt av din tid, arbete och insatser.
ATT UPPMUNTRA duglighet och ansvarskänsla i
både affärs- och yrkesliv.
BISTÅ dina medmänniskor i deras svårigheter.
De sörjande behöver ditt deltagande, de svaga och
nödlidande ditt stöd.
VAR FÖRSIKTIG med din kritik och frikostig med ditt
beröm. Bygg upp istället för att riva ner.
Lions Clubs International
Vision
ATT VARA DEN GLOBALA LEDAREN
avseende samhällsservice och humanitär service.
Lions Clubs International
Uppgift
ATT GÖRA det möjligt för de frivilliga att tillhandahålla service i samhället, tillgodose
humanitära behov, samt främja fred och internationell förståelse genom Lions klubbar.
Handbok för teamet klubbtjänstemän
Innehållsförteckning
Inledning ………………………………….………………………………………. …..5
Arbeta i team…………………………………………………………………….…….6
Klubbledarskap ……………………………………………………………………….7
Tjänstemännens uppgifter
Kommittéer
Ledarskapsutveckling…………………………………………………………………10
Information för klubbtjänstemän
Utveckla medlemmars ledarfärdigheter
Medlemskap………………………..………………………………………………….11
Kvalifikationer
Kategorier
Transfermedlemmar
Återinförda medlemmar
Rekrytering och behålla medlemmar
Typer
Utveckling av den nya klubben
Tidslinje för klubbens verksamhet……………………….………………………….14
Inför det nya året
Förberedelse
Sätta upp mål
Tillsätta kommittéer
Klubbarkivet
Ekonomi och budget
Klubbverksamhet under året
Genomför möten
Kommunicera effektivt
Hantera korrespondens
Delta i zonmöten
Distriktsguvernörens klubbesök
Delta i distriktsmöten och riksmöten
Slutet av året
Övergång till nästa års klubbledning
Erkänsla vi årets slut
Ansök om klubbens excellensutmärkelse
Klubbverksamhet ……………………………...……………………………..………18
Klubbmöten
Idéer om program vid möten
Öka mötesnärvaron
Närvaro
Rapportering och formulär:
Medlemskap
Klubbtjänstemän
Serviceaktiviteter
Beställning av klubbrekvisita
Ändring av klubbnamn
Beställning av ett nytt charterbrev
Sammanslagning av klubbar
Varumärkespoliciy
Status quo och upplösning av klubbar
Prioriterad klubbstatus
20
Finanser……………………………………………………………………….……….26
Klubbens finanser
Finansiellt ansvar
Betalningsinstruktioner till LCI
Betalningsinstruktioner till LCIF
Finansiella rapporter
Finansiell avstängning av klubbar
Hjälpprojekt…………………………………………………………………………….31
Val av hjälpprojekt
Planera hjälpprojekt
Uppföljning av hjälpprojekt
Utvärdera hjälpprojekt
Fira!
Marknadsför din klubb………………………………………..………………………32
PR
E-klubbhus
Erkänsla….……………………………………………..……………………………..33
Formell och informell erkänsla
Resurser..……………………………………...………………………………………34
LCI:s webbplats
MyLCI:s webbplats
Normalstadgar och arbetsordning för lionklubb (LA-2)
Tidningen LION och nyhetsbrev
Internationellt tema
Distriktstjänstemän
LCIF
LCI:s huvudkontor
4
INTRODUKTION
Gratulerar! Att bli vald till klubbtjänsteman är ett privilegium och ett bevis på att
klubbens medlemmar uppskattar dina ledarfärdigheter och förmåga att leda klubbens
verksamhet effektivt. Du kommer att ha många möjligheter att inhämta nya kunskaper,
förbättra dina färdigheter och att utvecklas till en ännu bättre ledare. Genom att dra
nytta av tillfällena att inhämta nya kunskaper och att utvecklas personligen kommer du
att få erfarenheter som du har nytta av så länge du lever.
Det är klubbtjänstemännens skyldighet att verka för att medlemmarna arbetar som ett
sammansvetsat team för att uppnå klubbens mål. Att ha mål och sammanställa planer
för att uppnå dem är två viktiga steg till framgång. Att uppnå Klubbens excellensutmärkelse bör vara ett av klubbens mål. Varje medlem har en viktig uppgift att fylla.
Genom att samarbeta kan medlemmarna medverka till att klubben lever upp till sin fulla
potential och gör meningsfulla insatser i samhället.
I denna handbok finns information som kommer att hjälpa dig under året som
klubbtjänsteman. Organisationen är medveten om att varje lionklubb är unik och att
olika människor har olika ledarstilar. Så länge som ni följer de grundläggande
bestämmelserna i Normalstadgar och arbetsordning för lionklubb (LA-2) kan ni själva
bestämma hur verksamheten ska skötas.
(LA-2).
5
ARBETA I TEAM
I dagens snabbt föränderliga värld måste medlemmarna förena familj, arbete och
frivilliginsatser. Samtidigt som en individuell klubbtjänstemans ansvarsområden kan
vara krävande har han/hon möjlighet att dela med sig av utmaningar, idéer och
perspektiv till de övriga tjänstemännen. Konceptet teamet av klubbtjänstemän främjar
samarbete och tillhandahåller ett gemensamt fokus och arbetsätt beträffande klubbens
verksamhet.
Klubbens president, sekreterare och kassör utgör kärnan i teamet, de arbetar
tillsammans för att tillhandahålla ett effektivt ledarskap. Förutom att övervaka klubbens
verksamhet är klubbens president ansvarig för att utveckla teamets strategier, stödja
och motivera teamets medlemmar och följa upp teamets alla insatser.
Att arbeta i team förbättrar inte bara klubbens administration, utan ger även
klubbtjänstemännen stöd och hjälper dem att arbeta mer effektivt. Samarbete
säkerställer att varje individs enskilda talanger används på ett effektivt sätt. Det finns
ingen lionmedlem som ensam besitter den kunskap, de färdigheter och den erfarenhet
som krävs för att driva klubbens verksamhet. Genom samarbete kan
klubbtjänstemännens effektivitet optimeras eftersom vi drar nytta av de speciella
kunskaper och förmågor som var och en besitter.
Samarbete är en källa till stimulans och kreativitet. Öppen, konsekvent kommunikation
och delgivning av utmaningar, möjligheter och idéer kan generera nya insikter eller
perspektiv som en individ inte skulle ha upptäckt själv. Klubbens tjänstemän kan hjälpa
varandra när de tacklar utmaningar och tar itu med problem.
Samarbete bidrar till att mål uppnås inom föreskriven tid. När klubbtjänstemännen
kommunicerar sina specifika syften till varandra, samtidig som de fokuserar på sina
egna ansvarsområden, kan de stödja och hjälpa varandras arbete. Vilket kan resultera i
att klubbens målsättningar uppnås på kortare tid.
Presidenten är klubbens viktigaste ledare och har mycket att göra. Genom att effektivt
delegera lämpliga ansvarsområden till teamet av klubbtjänstemän kan klubbens
verksamhet förbättras samtidigt som dessa teammedlemmar förbereds för framtida
ledarroller.
I teamet av klubbtjänstemän, precis som i alla effektiva team, har varje medlem
specifika ansvarsområden och uppgifter. En översikt av dessa poster finns på
efterföljande sidor.
6
KLUBBLEDARSKAP
Att arbeta i team är en av nycklarna till framgångsrikt ledarskap. Klubbens
tjänstemän bör gemensamt bestämma det samarbetssätt som passar dem. Oavsett
hur klubbtjänstemännen samarbetar ska ledarteamet säkerställa att klubben har
ledarutvecklingsmål och planer för att uppnå dem. Zonordföranden och andra
medlemmar i distriktets GLT kan vara en resurs för teamet av tjänstemän för att
skapa och genomföra en ledarutvecklingsplan.
Varje tjänsteman har emellertid sina speciella skyldigheter och befogenheter.
Nedan följer allmänna riktlinjer som kan följas när ni fastställer det effektivaste
sättet att leda klubben under året.
President
Han/hon är klubbens högsta verkställande tjänsteman och leder alla
styrelsesammanträden och klubbsammanträden, utfärdar kallelse till alla ordinarie
möten och extra styrelsesammanträden och klubbsammanträden, utser ständiga
och särskilda kommittéer och samarbetar med ordförandena i dessa för att främja
föreskriven verksamhet och rapportering av dessa kommittéer, tillser att föreskrivna
valsammanträden sammankallas och avhålls i vederbörlig ordning samt samarbetar
med och är aktiv medlem i distriktsguvernörens rådgivande kommitté i den zon
klubben tillhör.
Klubbpresidenten har inte oinskränkt befogenhet, utan skall handla på direktiv från
styrelsen, klubben som helhet, klubbens stadgar och arbetsordning eller
organisationens Normalstadgar och arbetsordning för lionklubb (LA-2).
Närmast föregående president
Han/hon, tillsammans med övriga tidigare presidenter, hälsar medlemmarna och
deras gäster välkomna vid klubbsammanträden och representerar klubben när nya
servicesinnade personer i det samhälle där klubben verkar hälsas välkomna.
Vice president(er)
Om presidenten av någon anledning är förhindrad att fullgöra sina åligganden, skall
den vice president, som står närmast i tur, fullgöra hans/hennes åligganden med
samma befogenheter som presidenten själv. Varje vice president skall under
presidentens överinseende övervaka verksamheten i de klubbkommittéer, som
presidenten bestämmer.
Sekreterare
Han/hon står under presidentens och styrelsens överinseende och ledning och
fungerar som förbindelselänk mellan klubben, det distrikt (enkeldistrikt eller
deldistrikt och multipeldistrikt) klubben tillhör och organisationen. Sekreteraren:
 Skickar månatliga medlemsrapporter, aktivitetsrapporter och andra rapporter till
organisationens internationella huvudkontor.
 Skickar på begäran in rapporter till distriktsrådet.
 Samarbetar med och är aktiv medlem i distriktsguvernörens rådgivande
7




kommitté i den zon klubben tillhör.
Ansvarar för, förvarar klubbens handlingar, till exempel protokoll från
klubb- och styrelsesammanträden, närvaro, kommittéuppdrag, valförrättningar,
samt medlemmarnas kontaktinformation och betalningar.
Sänder i samverkan med kassaförvaltaren, kvartals- eller
halvårsvis, uppgifter till varje medlem om vederbörandes avgifter och övriga
ekonomiska förpliktelser gentemot klubben, uppbär dessa medel och överlämnar
dem till klubbens kassaförvaltare.
Ställer i förekommande fall säkerhet för korrekt fullgörande av sin post med
det belopp och den borgen som fastställts av styrelsen.
Så snart som möjligt efter ämbetsperiodens slut överlämna klubbens handlingar
till sin efterträdare på denna post.
Kassör
Han/hon skall:
 Motta alla medel från sekreteraren och andra samt placera dem i den eller de
banker, som rekommenderats av finanskommittén och godkänts av styrelsen.
 Göra utbetalningar för klubbens räkning med styrelsens medgivande. Alla
checkar och andra utbetalningshandlingar skall vara undertecknade av
kassaförvaltaren och kontrasignerade av någon annan av styrelsen utsedd
tjänsteman i klubben.
 Föra klubbkassaboken samt ansvara för förvaring av redovisningshandlingar,
innefattande kvitton på inbetalningar och utbetalningar.
 Sammanställa och till klubbstyrelsen varje månad och halvår överlämna
finansiella rapporter.
 I förekommande fall ställa säkerhet för korrekt fullgörande av sin post med
det belopp och den borgen som fastställts av styrelsen.
 Så snart som möjligt efter ämbetsperiodens slut överlämna klubbens medel,
bokföring och andra finansiella handlingar till sin efterträdare på denna post.
Medlemsordförande
Läs Handboken för klubbens medlemsordförande för mer detaljerad information.
Han/hon skall:
 Utarbeta ett tillväxtprogram som skall föreläggas styrelsen för godkännande.
 Regelbundet uppmuntra medlemmarna vid klubbmötena att rekrytera
kvalificerade nya medlemmar.
 Se till att rekrytering och retention genomförs på lämpligt sätt i klubben.
 Planera och genomföra informationsmöten.
 Lämna förslag till styrelsen om hur eventuell medlemsförlust kan minskas.
 Samarbeta med de övriga klubbkommittéerna för att fullgöra dessa skyldigheter.
 Ingå som medlem i zonens medlemskommitté.
Styrelsen
Styrelsen skall bestå av president, närmast föregående president, vice
president(erna), sekreteraren, kassaförvaltaren, klubbmästaren (inte obligatorisk),
8
tail twistern (inte obligatorisk), medlemsordförande, samordningsledaren (i
förekommande fall) och samtliga övriga valda styrelseledamöter.
Vad styrelsen kan och inte kan göra anges i organisationens Normalstadgar och
arbetsordning för lionklubb (LA-2), vilken finns tillgänglig på organisationens
webbplats. Liknande information kan även finnas i klubbens stadgar och
arbetsordning.
Alla bestämmelser, förfaringssätt och villkor som strider mot kubbens, distriktets eller
multipeldistriktets stadgar och arbetsordning eller organisationens internationella
stadgar och arbetsordning är ogiltiga.
Styrelsen har följande skyldigheter och befogenheter:
(1) Den skall utgöra klubbens verkställande organ och skall genom sina tjänstemän
ansvara för verkställandet av de beslut, som godkänts av klubben. Styrelsen
skall granska och bereda alla nya ärenden och intentioner inom klubben, innan
de framläggs för godkännande av klubbmedlemmarna vid ett ordinarie eller extra
klubbsammanträde.
(2) Den skall godkänna alla utgifter och får inte sätta klubben i skuld över sina
tillgångar eller godkänna utbetalningar utanför de budgetramar och övriga villkor
som fastställts vid ett klubbsammanträde.
(3) Den skall ha befogenhet att modifiera eller upphäva åtgärder vidtagna av en
klubbtjänsteman.
(4) Den skall årligen, eller oftare om det anses lämpligt, låta granska klubbens
bokföring och verksamhet och ha rätt att begära att en förklaring avges eller en
revision görs ifråga om en tjänstemans, kommittés eller klubbmedlems
handhavande av någon av klubbens kassor. Varje klubbmedlem, som har
fullgjort sina skyldigheter mot klubben, har rätt att efter begäran på lämplig tid
och plats ta del av varje sådan revision eller förklaring.
(5) Den skall på rekommendation av finanskommittén utse en eller flera banker
där klubbens medel skall sättas in.
(6) Den skall i förekommande fall godkänna den borgen som klubbens tjänstemän
skall ställa.
(7) Den får inte godkänna eller tillåta utbetalningar för administrativa ändamål från
nettobehållningen av projekt och aktiviteter där medlen har samlats in från
allmänheten.
(8) Den skall hänskjuta alla frågor, som rör nya affärer och ny policy inom klubben till
respektive ständiga och särskilda klubbkommittéer för studium och
rekommendation till styrelsen.
(9) Den, eller en kommittee utsedd av styrelsen, skall med klubbens godkännande
namnge och utse klubbens delegater och suppleanter till distriktsmöten (enkeleller del- och multipeldistrikt) och internationella kongresser.
(10) Klubben måste i sin bokföring ha två olika kassor i enlighet med god
bokföringssed. Den första av dem är avsedd för administrativa medel såsom
medlemsavgifter, tail twister-böter och andra medel som uppbärs internt. Den
andra kassan är avsedd för medel som samlas in från allmänheten för aktiviteter
och välgörande ändamål. Alla utbetalningar skall ske i överensstämmelse med
stycke (7) ovan.
9
Klubbmästare (inte obligatorisk)
Klubbmästaren skall ha uppsikt över och vara ansvarig för egendom och rekvisita
tillhörig klubben såsom flaggor, standar, gonggong, ordförandeklubba, sångböcker,
namnskyltar med mera. Han/hon skall även placera varje sak på rätt plats före varje
sammanträde och vid sammanträdets slut återföra dem till förvaringsplatsen. Vidare
skall klubbmästaren fungera som ceremonimästare vid sammanträdena, se till att
alla fått lämplig placering samt dela ut medlemsblad, trycksaker och annat som kan
vara behövligt för sammanträdet. Av särskild vikt är att se till att nya medlemmar
placeras tillsammans med olika grupper vid varje sammanträde, så att de efter hand
får tillfälle att lära känna samtliga klubbmedlemmar.
Tail Twister (Inte obligatorisk)
Han/hon skall främja samförstånd, gott kamratskap, skapa liv och entusiasm vid
sammanträdena med hjälp av skämtsamma och glada upptåg samt med gott
omdöme utdöma böter av klubbmedlemmarna. Bötesföreläggandet kan inte
överklagas, dock under förutsättning att det inte överstiger det belopp som fastställts
av klubbens styrelse och att ingen medlem bötfälls mer än två gånger under ett och
samma sammanträde. Tail twistern kan inte bötfällas med mindre än att samtliga vid
sammanträdet närvarande medlemmar röstar härför. Alla av tail twistern
inkasserade medel skall omedelbart mot vederbörligt kvitto överlämnas till
kassaförvaltaren.
Kommittéer
Kommittéerna bidrar till klubbens framgångar genom att koncentrera sig på
speciella områden och försäkra sig om att klubbens mål för respektive område
uppnås. Det är vanligt att klubbar utser kommittéer för program, hjälpaktiviteter,
insamlingar, finanser, ledarutveckling, medlemskap, PR samt stadgar och
arbetsordning. Alla klubbar uppmanas också att utse en ordförande för
informationsteknik för att samordna användandet av modern teknik. De kan
också utse andra kommittéer alltefter behov.
Ledarskapsutveckling
Information för klubbtjänstemän
Alla distrikt uppmanas att arrangera informationsprogram för klubbtjänstemän, vilka
bidrar till utveckling av färdigheter och personlig utveckling. Klubbtjänstemännen
uppmuntras att delta i dessa program, som brukar genomföras i samband med ett
distriktsmöte eller speciella möten på distrikts-, region- eller zonnivå. Kontakta
zonordförande, distriktsguvernör eller annan medlem i distriktets globala ledarteam
(GLT) för mer information. Resurser för utbildning och information om ansvar för
klubbpresidenten, sekreteraren och kassören finns dessutom i Ledarskapsresurscentret
på LCI:s webbplats http://www.lionsclubs.org/SW/member-center/leadershipdevelopment/news-train-club-officers.php
Alla klubbtjänstemän bör sträva efter att utveckla klubbmedlemmarnas ledarfärdigheter.
Klubbens medlemmar kommer att vända sig till er för vägledning, motivation och hjälp
10
med att lösa problem vid behov. Tillsammans hjälper ledarteamet till att hålla igång
klubben i arbetet mot målen genom att engagera medlemmarna att aktivt delta i
kommittéer och/eller serviceprojekt och ge möjlighet till att fungera som ledare.
Leadership Division vid internationella huvudkontoret tillhandahåller material till
distriktets globala ledarteam (GLT), som kan hjälpa till att utveckla viktiga
ledarfärdigheter. Ledarskapsresurscentret på organisationens webbplats erbjuder
många resurser och verktyg inom ledarskapsområdet. Klicka på följande länk:
http://www.lionsclubs.org/SW/member-center/leadership-development/index.php
Utveckla medlemmarnas ledarfärdigheter
Som klubbtjänsteman ska du anstränga dig att identifiera potentiella ledare och
uppmuntra dem att utvecklas. Ledarutvecklingskommittén ska fastställa
ledarutvecklingsmål och sammanställa planer för att uppnå dem under året. När
framtida ledare har hittats ska kommittén utveckla planer för mentorskap,
utbildningsmöjligheter och Lionism-upplevelser både inom och utanför klubben för
dessa framtida ledare. Som en effektiv ledare vill du säkert hitta och utveckla din
efterträdare. LCI erbjuder ett flertal ledarutvecklingsmöjligheter för medlemmar i
lionklubbar.
Lions utbildningscenter erbjuder alla medlemmar möjlighet att vässa sina kunskaper
om Lions och om ledaregenskaper genom interaktiva kurser på webbplatsen. Kurser
som handlar om PR, motivera medlemmar, leda möten, tala offentligt och leda
serviceprojekt erbjuds i ledarskapsresurscenter. Det övergripande syftet med kurserna
är att utveckla mer effektiva lionledare.
Webbseminarier är interaktiva utbildningssessioner på webbplatsen som använder
Internet för att koppla ihop deltagare och instruktörer. Ett flertal ämnen tas upp under
LCI:s webbseminarier varje år. Besök ledarskapsresurscentret på LCI:s webbplats och
ta reda på vilka webbseminarier som skulle vara bra för dig som tjänsteman och för
medlemmarna i er klubb. http://www.lionsclubs.org/EN/member-center/leadershipdevelopment/development-programs/webinars.php (endast engelska och spanska)
MEDLEMSKAP
Medlemskvalifikationer
Myndiga personer, vilka åtnjuter ett gott anseende i samhället, kan bli medlemmar i en
lionklubb. Medlemskap i Lions sker endast genom inbjudan. Använd medlemansökan
när nya medlemmar bjuds in, skicka ansökan till klubbens medlemsordförande eller
klubbens sekreterare för granskning. Efter granskningen kommer ansökan att
överlämnas till klubbstyrelsen för godkännande.
11
Medlemskategorier
Det finns sju medlemskategorier:
 Aktiv medlem
 Ansluten medlem
 Associerad medlem
 Hedersmedlem
 Ständig medlem
 Allmän medlem
 Privilegierad medlem
I Normalstadgar och arbetsordning för lionklubb (LA-2) finns en detaljerad beskrivning
av respektive medlemskategori. Endast hedersmedlem och associerad medlem kan
vara medlem i mer än en lionklubb.
Transfermedlemmar
Klubben kan bevilja medlemskap via transfer för en medlem som redan har avförts eller
som planerar att lämna en lionklubb, förutsatt att:
1. Medlemmen har fullgjort sina skyldigheter vid den tidpunkt han/hon anhåller om
transfer.
2. Inte mer än 12 månader har förflutit sedan han/hon avslutat sitt medlemskap i
den andra klubben.
3. Styrelsen i den nya klubben godkänner transfermedlemmen.
Båda klubbarna som är involverade i en transfer måste rapportera medlemmen på den
månatliga medlemsrapporten. Transferformuläret skall inte längre skickas in till det
internationella huvudkontoret.
Återinförda medlemmar
En medlem som har fullgjort sina skyldigheter kan återinföras av klubbens styrelse.
Återinförda lionmedlemmar, vilka hade fullgjort sina skyldigheter när de lämnade sin
klubb, kan tillgodoräkna sig tidigare medlemsår. Denna förmån kan inte utnyttjas av
tidigare medlemmar som har avrapporterats på grund av ej betald medlemsavgift.
Rekrytera och behålla medlemmar
Att rekrytera nya medlemmar och behålla befintliga medlemmar är viktigt för klubbens
framgångar. För att bli framgångsrik är det viktigt att klubben lägger upp och följer
strategier för både medlemsrekrytering och retention. Lions Clubs International erbjuder
flera resurser för att hjälpa klubbarna.
 Bara fråga! Den nya handboken för att rekrytera nya medlemmar beskriver fem
steg för att utveckla medlemskapet och är avsedd för klubbar som vill rekrytera
nya medlemmar och utföra fler hjälpaktiviteter.
 Vägledningen i att tillgodose medlemmarnas intressen ger klubbarna information
om hur de kan tillhandahålla en meningsfull klubbupplevelse och tillgodose
medlemmarnas intressen.
12

Klubbens excellensprocess är en kurs som utvärderar klubben och den riktning i
vilken klubben leder sina medlemmar. Under kursen genomför klubbarna
enkäten Hur utvärderar du din klubb? och Bedömning av samhällsbehov för att
lära sig mer om klubben och det samhälle klubben hjälper. Det finns två olika
versioner av kursen: CEP Pro och CEP Lite.
Medlemstyper
Varje klubb behöver medlemmar för att kunna uppnå sina mål avseende hjälpinsatser.
Av den anledningen tillhandahåller LCI flera olika medlemsformer.
 Vanlig medlem
Vanligt medlemskap är för människor som är intresserade av frivilligprogram,
samhällsservice och att göra världen till en bättre plats. Vanliga medlemmar
betalar en inträdesavgift (USD 25) och full internationell medlemsavgift (USD 43).
Ytterligare avgift till klubb, distrikt och multipeldistrikt tillkommer.
 Familjemedlem
Genom familjemedlemskap kan familjer som går med i en lionklubb erhålla en
reducerad medlemsavgift. Den första familjemedlemmen (huvudmannen i
hushållet) betalar full internationell medlemsavgift (USD 43) och upp till fyra
efterföljande kvalificerade familjemedlemmar betalar endast halv internationell
medlemsavgift (USD 21,50). Alla familjemedlemmar måste betala inträdesavgiften (USD 25). Familjemedlemskap är öppet för familjemedlemmar som (1)
kvalificerar för medlemskap i Lions, (2) förnärvarande är medlemmar, eller går
med, i samma klubb och (3) bor i samma hushåll och är släkt genom födsel,
äktenskap eller på annat juridiskt sätt. För att certifiera familjemedlemmar ska
certifieringsformuläret för familjer fyllas i och skickas in tillsammans med den
månatliga medlemsrapporten i pappersform (c23a), det går även att certifiera
familjemedlemmar via MyLCI http://mylci.lionsclubs.org.
 Studentmedlem
Studentmedlemskap gör det möjligt för studenter att träffa nya vänner samtidigt
som de hjälper andra i samhället. Studerande som är inskrivna vid en
utbildningsinstitution och som är från från myndig ålder till och med 30 år betalar
ingen inträdesavgift och endast halv internationell medlemsavgift (USD 21,50).
Studenter äldre än 30 år som går med i en lionklubb vid en högskola eller ett
universitet betalar USD 10,00 i inträdesavgift och full internationell
medlemsavgift. För att certifiera studentmedlemmar ska certifieringsformuläret
för studenter fyllas i och skickas in tillsammans med den månatliga
medlemsrapporten i pappersform (c23a), det går även att certifiera
studentmedlemmar via MyLCI http://mylci.lionsclubs.org.
 Leo Lion
Ett Leo Lion- medlemskap gör det möjligt för tidigare leomedlemmar att fortsätta
att utföra frivilligarbete med LCI som lionmedlem. Tidigare leomedlemmar betalar
ingen inträdesavgift när de går med i en lionklubb. Tidigare leomedlemmar från
myndig ålder till och med 30 år, som har varit medlem i en leoklubb under minst
ett år och en dag, betalar halv internationell medlemsavgift (USD21,50). För att
certifiera tidigare leomedlemmar eller Leo Lion skall formuläret Certifiering av
Leo till Lion och överföring av tidigare medlemsår skickas in tillsammans med
13

medlemsrapporten i pappersform (c23a), det går även att certifiera tidigare
leomedlemmar eller Leo Lion via MyLCI http://mylci.lionsclubs.org.
Unga vuxna
Unga vuxna från myndig ålder till och med 30 år är befriade från inträdesavgift
och betalar halv internationell medlemsavgift (USD 21,50) när de går med i en
Leo lionklubb. För att certifiera unga vuxna medlemmar skall formuläret
Certifiering av Leo till Lion och överföring av tidigare medlemsår skickas in
tillsammans med medlemsrapporten MMR i pappersform (c23a), det går även att
certifiera unga vuxna via MyLCI http://mylci.lionsclubs.org.
Bilda nya klubbar:
Att bilda eller stå fadder för en ny lionklubb i ett närliggande område är ett effektivt sätt
att få in flera personer i organisationen. Nya klubbar ökar antalet lionmedlemmar som
kan hjälpa människor i nöd och de skapar även möjligheter för gemensamma
hjälpprojekt. Organisationen erbjuder flera olika typer av klubbar. Besök LCI:s
webbplats för mer information om olika typer av klubbar. Kontakta Membership and
New Club Development Department för mer information om nyklubbildning eller för att
beställa ett organisationspaket för klubbar.
Om du har frågor om medlemskap kontaktar du Extension and Membership Division via
e-post [email protected].
TIDSLINJE FÖR KLUBBENS VERKSAMHET
Som klubbtjänsteman kommer du att vilja planera ditt arbete. Den föreslagna tidslinjen
innehåller några (inte alla) av de handlingar som bör genomföras under varje tidsperiod.
Inför det nya året
Förberedelse
De flesta tjänstemän börjar förbereda sig inför sin ämbetsperiod innan de intar sin post,
eventuella slutgiltiga förberedelser kan göras i början av ditt ämbetssår. Använd de
många resurser som finns tillgängliga för att lära dig mer om din klubb, dess
medlemmar och den internationella organisationen. De avgående tjänstemännen kan
ge värdefull hjälp i detta skede. De tillträdande tjänstemännen bör dock försäkra sig om
att de inte inkräktar på de avgående tjänstemännens område innan de officiellt tillträder
befattningarna.
De mest effektiva lionklubbarna identifierar regelbundet sätt att utöka effekten av deras
humanitära service, utveckla ledare och uppfylla klubbmedlemmarnas behov och
förväntningar. De säkerställer att de alltid ger något av värde till hemorten och klubbens
medlemmar. Det är viktigt att utveckla och genomföra en plan eller en “planritning” som
vägledning för era aktiviteter. Planen kan förändras med tiden när nya behov uppstår
och möjligheter hittas, men det är viktigt att följa en väl genomtänkt plan för att klubben
ska vara lyckosam. Planritningen för en starkare klubb är ett verktyg som förenklar
processen för utveckling av en strategisk klubbplan med betoning på fyra centrala
14
dimensioner: klubbverksamhet, service, ledarutveckling och medlemskap. För mer
information, se Planritning för en starkare klubb på LCI:s webbplats.
Sätta upp mål
Det är allmänt känt att en av nycklarna till framgång är att fastställa mål och
sammanställa en handlingsplan. Gå igenom kvalifikationerna för klubbens
excellensutmärkelse innan du sätter dina mål. Ni bör i samarbete med ert ledarteam
sammanställa en strategisk plan för ert år där ni inkluderar era mål för klubben och hur
ni planerar att uppnå dem. Se Planritning för en starkare klubb på LCI:s webbplats för
vägledning om hur man utvecklar en strategisk plan. Resurser om att sätta mål finns i
Ledarskapsresurscentret.
Tillsätta kommittéer
En av klubbpresidentens viktigaste uppgifter är att tillsätta kommittéer och
ordförande. Att arbeta i en kommitté förbereder medlemmar inför att bli ordförande,
och att tjäna som kommittéordförande förbereder medlemmar inför att bli
klubbtjänsteman. Erfarenheter från hela världen visar att en medlem som är
involverad i klubbens aktiviteter fortsätter att vara medlem.
Presidenten bör tillsätta ordförande i samråd med klubbens vice president (er), vilka
brukar ha nära samarbete med kommittéernas ordförande under året. Vid val av
ordförande bör medlemmarnas färdigheter och kunskaper beaktas. Om den sittande
presidenten ger sitt samtycke kan den tillträdande presidenten tillkännage sina
ordförande innan han/hon tillträder sin befattning.
Klubbens ledarlag bör uppmuntra till en dialog med kommittéernas ordförande under
hela året och bör ge dem aktuell information, uppmuntran och motivation.
Enligt organisationens Normalstadgar och arbetsordning skall presidenten tillsätta en
nomineringskommitté. Notera att enligt bestämmelserna i Normalstadgar och
arbetsordning för lionklubb bör kommittén vara tillsatt innan mars månad och klubbvalen
skall genomföras före den 15 april. Information om valda tjänstemän skall inrapporteras
på formuläret för inrapportering av klubbtjänstemän (PU-101) eller via MyLCI,
webbsidan för medlemsrapportering på organisationens webbplats.
Klubbarkivet
Varje klubbpresident har sin uppfattning om hur arkiveringen bör skötas. Det är därför
en god idé för klubbtjänstemännen att tillsammans dra upp vissa riktlinjer för sådana
detaljer som till exempel protokollföring, bokföring och medlemsregister. Alla handlingar
bör vid verksamhetsårets slut överlämnas till efterträdarna.
Ekonomi och budget
Det finns flera ekonomiska frågor som bör behandlas vid årets början.

Sammanställa budgeten: Upprättande av klubbens administrativa budget och
aktivitetsbudget är en av kassaförvaltarens viktigaste uppgifter. Det bör ske i samråd
med finanskommittén och klubbens president. Det är viktigt att göra en prognos för
15
intäkter och kostnader samt att prioritera behoven. Det är också viktigt att
regelbundet följa upp och kontrollera att man håller sig inom budgeten.

Bankärenden: Kassaförvaltaren och finanskommittén bör lägga fram förslag på
lämplig bank till styrelsen och rekommendera firmatecknare. Kassaförvaltaren
skall bokföra alla utbetalningar och inbetalningar samt hålla kassaställningen
ständigt aktuell så att ekonomiska frågor lätt kan besvaras.

Fastställa medlemsavgiften: Kassaförvaltaren skall i samverkan med
finanskommittén fastställa årsavgiften, vilken måste godkännas av styrelsen och
av klubbens medlemmar. Vid beräkningen av detta belopp bör hänsyn tas till hur
mycket pengar som krävs för att driva klubben och genomföra hjälpinsatser. I
beräkningen av avgiften bör även hänsyn tas till avgifter till distriktet respektive
den nationella och internationella avgiften. Årsavgiften betalas i regel i förväg och
vanligen varje halvår. Faktura skickas vanligen till klubbens medlemmar minst tio
dagar före respektive halvårsperiod.
Klubbverksamhet under året
Genomföra möten
Alla möten leds av klubbpresidenten, vilken bör sammanställa en dagordning och följa
allmänt antagen mötesteknik, till exempel Robert’s Rules of Order, vilket gör det lättare
för presidenten att i förekommande fall hantera konflikter och/eller problem. Att hantera
problem som uppstår är inte alltid så enkelt. Medlemmarna förväntar sig och förlitar sig
på att klubbpresidenten leder klubben på ett bra sätt.
Dagordningen varierar från klubb till klubb och kan anpassas för att passa respektive
klubb. En typisk dagordning kan se ut så här:
 Presidenten öppnar mötet
 Presentation av gäster
 Program (gästtalare, underhållning, etc.) kan antingen genomföras före eller
efter mötesförhandlingarna
 Uppläsning av protokoll från föregående möte
 Kassörens rapport
 Bordlagda eller ej avslutade ärenden
 Nya ärenden
 Avslutning
Klubbens sekreterare är i regel ansvarig för följande:
 Att sammanställa en dagordning i samverkan med
 Att informera deltagarna om tid och plats för mötet
 Att föra protokoll
 Att föra register över närvaro, utmärkelser som överlämnas med mera
16
Kommunicera effektivt
Det är viktigt för klubbtjänstemännen att kommunikationen hålls öppen mellan
ledargruppens medlemmar, ledarna och styrelsen, klubbens medlemmar, distriktets
tjänstemän och allmänheten. Att hålla samtliga medlemmar uppdaterade om klubbens
verksamhet och aktuella frågor samt hjälpa dem att möta de utmaningar som de ställs
inför ingår också i klubbtjänstemännens uppgift. Om det uppkommer en tvist mellan
klubbmedlemmar eller mellan en klubbmedlem och klubben finns det bestämmelser hur
den ska lösas i Normalstadgar och arbetsordning för lionklubb (LA-2).
Hantera korrespondens
Klubbens tjänstemän brukar få en hel del korrespondens, vilken bör besvaras så snabbt
som möjligt.
Delta i zonmöten
Zonmöten är till stor nytta och hjälp för klubbtjänstemännen. Vid zonmöten har
klubbarnas tjänstemän möjlighet att utbyta idéer om program, hjälpprojekt, insamlingar
och medlemsfrågor och likaså att planera gemensamma aktiviteter. Utöver
klubbtjänstemännen bör andra potentiella framtida ledare uppmuntras att delta i
zonmöten då dessa är mycket informativa och ger möjlighet att träffa andra medlemmar
från klubbar i området.
Distriktsguvernörens klubbesök
Det ingår i distriktsguvernörens uppgift att besöka klubbarna i distriktet, för att följa upp
verksamheten i respektive klubb. Klubbarna uppmuntras till att använda besöket för att
stärka relationen med tjänstemännen i distriktet. Efter det att dag och tid för mötet har
fastställts bör klubben skicka en dagordning till distriktsguvernören och avsätta tid för
honom/henne att tala till medlemmarna. Under året bör klubbarna informera
distriktsguvernören om större aktiviteter och projekt. De årliga klubbesöken kan
genomföras individuellt eller som sambesök med flera klubbar inom samma zon.
Delta i distriktsmöten och riksmöten
Distriktsmöten, riksmöten och internationella kongresser är utmärkta tillfällen för
lionmedlemmarna att lära sig mer om organisationen och att träffa andra medlemmar.
Ha som mål för klubben att ett antal medlemmar som har utpekats som framtida ledare
ska delta.
Slutet av året
Övergång till nästa års klubbledning
När ni tog över klubbens ledning kanske ni vände er till era företrädare för råd och
vägledning och era efterträdare vill säkert gärna ha råd och vägledning från er. Ge dem
i så fall information om klubbens verksamhet och saker som ni anser att de bör känna
till och överlämna klubbens handlingar till dem. Diskutera planer och projekt som inte är
slutförda och som kommer att fortsätta under nästa år.
17
Erkänsla vid årets slut
Var noga med att tacka dem som har stöttat er i era insatser under året. Såväl klubbens
medlemmar som allmänheten och andra som har hjälpt klubben brukar uppskatta att
deras insatser uppmärksammas.
Ansök om klubbens excellensutmärkelse: Ansökningsformuläret skall fyllas i av
klubbens sekreterare och undertecknas av vederbörliga distriktstjänstemän innan det
sänds till Eurafrican Department. Alla ansökningar skall vara Eurafrican Department
tillhanda senast den dag som finns angiven på formuläret. Ansökningar som anländer
senare kommer inte att beaktas. Ansökningsformuläret kan laddas hem från
organisationens webbplats.
KLUBBVERKSAMHET
En bra klubbverksamhet tillfredsställer medlemmarna och får dem att vilja stanna kvar i
klubben. Som ledare har du möjlighet att säkerställa att klubbens möten och den
allmänna klubbupplevelsen är meningsful och berikande. Oavsett om det handlar om
mötesledning eller hur effektivt hjälpprojekten genomförs är alla evenemang och all
kommunikation en del av den allmänna klubbupplevelsen. För att bedöma hur
tillfredställda klubbmedlemmarna i allmänhet är, använd enkäten Hur utvärderar du din
klubb? som finns på LCI:s webbplats. Klubben kan också delta i Klubbens
excellensprocess som inkluderar medlemsenkäten.
Klubbmöten:
Klubbmöten är en viktig del när det handlar om att tillgodose medlemmarnas behov.
Klubbmöten tillhandahåller en plattform för engagemang, kamratskap och erkänsla. De
bör vara positiva och informativa samt ge en känsla av samhörighet. Uppmuntra alla att
delta. Kom ihåg att ge medlemmarna tid till att prata, bilda nätverka och byta visitkort.
Om du önskar mer information om effektiva klubbmöten kan du genomföra kursen Leda
möten i Lions utbildningscenter på webbplatsen
Idéer om program vid möten:
De flesta klubbmöten innehåller program som är till nytta och glädje för medlemmarna.
Klubbens program kan informera eller underhålla. De kan vara berikande för
medlemmarna, både personligen och i yrket. Politiska och religiösa diskussioner bör
undvikas, men klubbmöten är en utmärkt möjlighet för medlemmar och gäster att lära
sig mer om det lokala samhället och frågor som kan vara av intresse för klubbens
medlemmar.
Det finns många personer som kan presentera intressanta program, till exempel:
Lokala samhällsledare - till exempel borgmästare, lokalpolitiker, poliser, brandmän,
rektorer etc. Inte endast kommer klubbens medlemmar att ha nytta av dessa program,
18
utan du kommer även att ha möjlighet att presentera dessa inflytelserika personer för
klubben.
Lokala företagsledare – till exempel ägare och/eller VD i lokala företag, representanter
i den lokala företagarföreningen och/eller turistbyrån, vilka alla kan bidra med
intressanta program.
Mottagare av hjälpinsatser – till exempel dem som har haft nytta av klubbens
hjälpinsatser, för att därmed motivera medlemmarna att fortsätta sina lokala
hjälpinsatser.
Kulturorganisationer – till exempel museer, teatrar, orkestrar och liknande, vilka kan
framföra intressanta och informativa program.
Handikapporganisationer – till exempel Special Olympics, lokala blindorganisationer,
lokala myndigheter som hjälper handikappade och grupper som ger stöd till äldre
människor. Dessa grupper kan komma att ansöka om finansiellt stöd från klubben
och/eller be att klubbens medlemmar hjälper till med konkreta hjälpinsatser.
Distriktets kommittéordförande – Lär dig mer om distriktets viktiga projekt, för att
därmed uppmuntra klubbens medlemmar att stödja dem.
Program som inte kräver några förberedelser – Ha några program redo som kan
användas snabbt i de fall ett program av någon anledning inte kan genomföras. Några
idéer på program som inte kräver några förberedelser kan till exempel vara: Visa det
internationella programmets video och diskutera hur klubben bidrar till organisationens
mål. Genomför ett möte som bara handlar om medlemsrekrytering och hitta på nya sätt
att rekrytera fler medlemmar. Låt klubbens PR-ordförande rapportera om genomförda
PR-insatser i distriktet eller i landet och om allmänhetens uppfattning om Lions. Ha en
lista över dessa program till hands och använd något av dem om ett annat program
måste ställas in.
Öka mötesnärvaron
 Se till att mötets datum, tid och plats passar alla medlemmar.
 Se till att det är en lämplig möteslokal där alla medlemmar kan få plats.
 Använd olika kommunikationsmetoder för att uppmuntra till mötesnärvaro, till
exempel e-post, brev och telefonsamtal. All kommunikation bör vara optimistisk och
innehålla en positiv beskrivning av mötets program samt betona betydelsen av att
alla medlemmar deltar i klubbens aktiviteter.
 Bjud in medlemmar och potentiella medlemmar och be dem att ta med sig vänner.
Även om någon missar ett möte bör han/hon behållas på inbjudningslistan. Ring alla
medlemmar som har missat mer än ett möte för att ta reda på varför de inte närvarat
vid mötena. Håll dem informerade om nyheter och framsteg gällande serviceprojekt.
19
 Ge en detaljerad statusrapport om varje klubbprojekt och uppmuntra dem till att bli
involverade.
 Framför ett intressant program och/eller presentation vid varje möte.
Närvaro
Det är klubbtjänstemännens ansvar att följa upp och anteckna medlemmarnas
mötesnärvaro, fastställa regler för gottgörelse av frånvaro och att verifiera att medlemmarna
har uppfyllt kraven för deltagande i klubbmöten. Medlemmar som inte närvarar vid möten
bör uppmuntras att engagera sig mer.
Det är lika viktigt att uppmärksamma medlemmar som är aktiva så att de fortsätter att vara
engagerade. Utmärkelser för perfekt närvaro finns för medlemmar som har deltagit i alla
ordinarie klubbmöten under ett år eller som har gottgjort frånvaro enligt gällande
bestämmelser. Perioden kan börja när som helst och behöver inte sammanfalla med
verksamhetsåret. Utmärkelser som ger erkänsla för närvaro samt utmärkelser som ger
erkänsla för utomordentliga insatser finns i Lions officiella rekvisitakatalog. Adress till LCI:s
butik på webbplatsen: www2.lionsclubs.org
Rapportering och formulär
Rapportering är viktigt i alla organisationer och LCI har arbetat mycket hårt för att
förenkla rapportering genom införandet av webbplatsen MyLCI.
När posten som klubbsekreterare eller klubbpresident väl har rapporterats till LCI:s
huvudkontor får du ett e-postmeddelande som välkomnar dig till MyLCI. Det sker
normalt sista halvan i maj. Från slutet av maj till 1 juli får tjänstemän som är nya i
MyLCI tillgång till MyLCI:s utbildningsdel. Tjänstemannen (sekreterare eller president)
ombeds att skapa ett personligt lösenord för att använda MyLCI.
Med start 1 juli får du full tillgång till MyLCI beroende på vilken klubbpost du innehar.
Supportpanelen på varje sida svarar på frågor om den funktion du använder. Frågor om
lösenord eller medlemsrapportering kan skickas till [email protected].
För att gå till webbplatsen MyLCI, följ sökvägen nedan eller klicka på
http://mylci.lionsclubs.org/.

Gå till LCI:s startsida www.lionsclubs.org eller
http://www.lionsclubs.org/SW/index.php.

Klicka på länken MyLCI högst upp i mitten på sidan.
Klubbens tjänstemän bör sätta sig in i de olika formulär som skall sändas in regelbundet
samt läsa den information som finns tillgänglig. Notera att pappersversionerna av dessa
formulär även finns tillgängliga för nedladdning på organisationens webbplats Leda en
klubb eller i Klubbresurscentret.

Månatlig medlemsrapport (MyLCI) - (c23a):
20
Alla lionklubbar ska rapportera medlemsförändringar varje månad. Även om
det inte är några ändringar bör klubbarna rapportera ”Inga ändringar för
månaden”. Månatlig rapportering säkerställer korrekt fakturering, utskick av
tidningen och annat, utmärkelsekriterier och andra förmåner.
Klubbsekreterare och presidenter kan skicka in sina månatliga
medlemsförändringar med hjälp av webbplatsen MyLCI. Medlemsändringar som
inrapporteras via MyLCI registreras omedelbart och det internationella
huvudkontoret, distriktets och multipeldistriktets tjänstemän och ordförande kan
ta del av informationen. Aktuell rapporteringsmånad är öppen för insändande av
rapporter under hela månaden – från första till sista dagen för respektive månad.
När klubben rapporterar "inga ändringar för månaden" kommer inrapporteringar i
efterhand att tillåtas för den månaden. Respektive rapport uppdateras därefter.
Rapporteringen stängs den sista kalenderdagen varje månad klockan 24.00
(lokal tid i Chicago).
Om du genomför er månatliga inrapportering av medlemmar på webbplatsen
kommer MyLCI endast acceptera rapporter för den innevarande
kalendermånaden. Du har möjlighet gå tillbaka upp till två (2) månader, tidigare
rapporter kommer att visas i detaljavsnittet för den aktuella kalendermånadens
rapport. För rapporter som är äldre än två (2) månader måste du skicka in
pappersformuläret c23a till Club & Officer Record Administration Department vid
LCI:s huvudkontor, 300 W. 22nd Street, Oak Brook Illinois, 60523 USA / Fax
630 706 9295 / E-post [email protected]
Notera: Medlemsrapporter kan inte skickas in i förväg för framtida månader.
Klubbpresidenter och sekreterare kan även skicka in sina månatliga
medlemsändringar via pappersformuläret (c23a). Medlemsrapporter som erhålls
senast den 20:e dagen i månaden (till exempel den 20 juli, 20 augusti) kommer
att registreras samma månad. Klubbsekreterare som skickar in rapporter via
pappersformuläret kommer att erhålla tomma formulär via post.
Medlemsrapporten på papper finns även att ladda hem genom att söka efter
MMR eller c23a på organisationens webbplats på www.lionsclubs.org.
Medlemsrapporten på papper kan skickas in via post, fax eller e-post till Club &
Officer Record Administration Department på LCI:s huvudkontor: 300 W. 22 nd
Street, Oak Brook Illinois, 60523 USA / Fax 630 706 9295 / E-post
[email protected]

Lionklubbarnas månatliga serviceaktivitetsrapport
Klubbsekreterare ombeds att inrapportera klubbens serviceaktiviteter när en
aktivitet genomförs. Serviceaktivitetsrapportering hjälper oss att mäta vår
påverkan och det hjälper våra ledare på distrikts- multipel- och internationell nivå
att förstå de lokala klubbarnas behov och intressen, det inspirerar andra
lionmedlemmar eftersom vi delar med oss av framgångsrika aktiviteter och det
21
tillhandahåller ett sökregister där man kan söka efter årets aktiviteter.
Klubbsekreterarna kan inrapportera klubbens serviceaktiviteter online genom
följande enkla steg:






Klicka på MyLCI högst upp på LCI:s hemsida
Ange medlemsnummer och lösenord för att logga in på MyLCI.
När du har loggat in klickar du på Min lionklubb högst upp på sidan, välj
därefter "serviceaktiviteter" i menyn.
Klicka på "Lägg till aktivitet" högst upp på sidan och fyll i de olika fälten.
Klicka på "Spara" när du har angivit all nödvändig information. Aktiviteten
bör nu visas på översiktssidan. Om du kryssar i Dela artikel kan andra
klubbar se information om er serviceaktivitet.
Repetera de två sista stegen för att lägga till ytterligare aktiviteter.
När den månatliga serviceaktivitetsrapporteringen genomförs på webbplatsen
kan klubbsekreterarna:
 Föra ett välorganiserat och sökbart register över klubbens serviceaktiviteter
 Ladda upp två fotografier för varje serviceaktivitet.
 Använda verktyget "specialaktivitet" för att rapportera återkommande
serviceaktiviteter.
 Ange servicemål och följa upp klubbens framsteg.
 Använda supportpanelen för att ta del av fler instruktioner eller verktyg
relaterade till ett specifikt område av rapporten.
 Söka efter aktiviteter (till exempel foton och projektbeskrivningar) som andra
klubbar runt om i världen har lagt upp.
Sekreterare bör använda sig av onlinerapportering på MyLCI för att säkerställa
att klubbens serviceaktiviteter inkluderas i organisationens årliga rapport om
serviceaktiviteter och övriga rapporter som distriktstjänstemännen har tillgång till
via MyLCI. LCI tar inte lägre emot serviceaktivitetsrapporter via post, e-post eller
fax. Efter rapportering är informationen om serviceaktiviteterna automatiskt
tillgänglig för distriktets tjänstemän, till exempel distriktsguvernören, vice
distriktsguvernörerna och distriktssekreteraren/kassören.
Serviceaktiviteter kan inrapporteras under hela året fram till och med den 15 juli
nästa verksamhetsår. Aktiviteter som inrapporterats av klubben kommer att
finnas kvar på webbplatsen i två år efter det år som aktiviteten genomfördes.
Besök LCI:s webbplats på www.lionsclubs.org och ange sökordet
"aktivitetsrapport" för mer information. Om du önskar teknisk hjälp kontaktar du
LCI:s supportcenter via e-post på [email protected] eller per telefon
630 468 6900.

Formulär för inrapportering av klubbtjänstemän (PU-101)
Varje år, efter att en klubb har valt tjänstemän, ska klubbarna inrapportera de nya
klubbtjänstemännen till det internationella huvudkontoret senast 15 maj. Varje
22
klubbtjänsteman måste ha en egen e-postadress för att lösenord ska kunna
utfärdas. När de nya tjänstemännen har inrapporterats kommer tjänstemännen
att erhålla korrespondens och lämplig tillgång till MyLCI och andra resurser. Av
samma anledning ska klubbarna också inrapportera eventuella ändringar bland
tjänstemännen under året.
Klubbsekreterare som inte har tillgång till webbplatsen MyLCI kommer att få
pappersformuläret för inrapportering av klubbtjänstemän via post. Formuläret
finns även på webbplatsen, ange sökorden Inrapportering av tjänstemän eller
PU101 i sökfältet på LCI:s webbplats på www.lionsclubs.org.
Pappersrapporten för att inrapportera klubbtjänstemän kan skickas in via post,
fax eller e-post till Club & Officer Record Administration Department på LCI:s
huvudkontor, 300 W. 22nd Street, Oak Brook Illinois, 60523 USA / Fax
630 706 9295 / E-post [email protected].

Formulär för beställning av klubbrekvisita: (M74):
Detta formulär kan användas för att beställa rekvisita från det internationella
huvudkontoret. Tänk på att beställa all rekvisita i god tid. Klubbens tjänstemän
och/eller medlemmar kan beställa genom LCI:s butik på webbplatsen och/eller
ladda ner beställningsformuläret på www2.lionsclubs.org men bara
klubbpresident, sekreterare eller kassör kan belasta klubbens konto genom att
använda sitt användarnamn och lösenordet för MyLCI.
Telefon: För att lägga göra en beställning via telefon i USA, inklusive Alaska,
Hawaii, Puerto Rico, US Virgin Islands och Kanada, ringer man gratisnumret
1 800 710 7822, vardagar, mellan 08.00 och 16.30 (lokal tid i Chicago). Samtal
från 800-nummer kan inte kopplas vidare till andra avdelningar.
Fax: En beställning via fax kan skickas in när som helst på dygnet, 7 dagar i
veckan. Av säkerhetsskäl tar vi inte emot beställningar som innehåller
kreditkortsinformation via fax.
Posta beställningar till:
Lions Clubs International
Club Supplies Sales Department
300 W 22nd Street
Oak Brook, Illinois 60523-8842
USA
E-post: Ett elektroniskt utskriftsbart beställningsformulär finns på
www2.lionsclubs.org (klicka på Formulär). Skicka det ifyllda formuläret till
[email protected]. Av säkerhetsskäl tar vi inte emot beställningar som
innehåller kreditkortsinformation via e-post.
23
Online: Beställningar kan göras online på www2.lionsclubs.org. Betalningar kan
göras med kreditkort. Orderbekräftelsen skickas automatiskt via e-post.
Ändring av klubbnamn
Om en klubb vill ändra sitt namn måste bestämmelserna i den internationella styrelsens
policy följas. Anhållan ska sändas till Eurafrican Department vid det internationella
huvudkontoret. För att begära ändring av klubbnamn skall formulär DA 980 användas,
vilket finns på LCI:s webbplats. http://www.lionsclubs.org/SW/common/pdfs/da980.pdf.
Beställning av ett nytt charterbrev
Klubbar som har förlorat sitt charterbrev kan beställa ett nytt charterbrev från
Membership and New Club Operations Department, förutsatt att klubben har fullgjort
sina skyldigheter. Ett nytt charterbrev kostar USD 25.
Sammanslagning av klubbar
Två eller flera klubbar kan besluta att samgå under förutsättning att de är överens om
villkoren för samgåendet, till exempel vilken klubb som skall läggas ner samt om namn,
klubbtjänstemän och kommittéer i den nya klubben. Medlemmarna i respektive klubb och
distriktsrådet måste godkänna samgåendet, vilket även måste protokollföras.
Kvarvarande klubb måste sända in Formulär för anhållande om samgående av
lionklubbar (DA-979) och erforderliga dokument till Eurafrican Department vid det
internationella huvudkontoret. Formuläret och reglerna för samgående finns på
organisationens webbplats: http://www.lionsclubs.org/SW/common/pdfs/da979.pdf
Lions Clubs Internationals varumärkespolicy
Lions Clubs International har en juridisk skyldighet att skydda sina inregistrerade
varumärken. För att göra detta har den internationella styrelsen antagit Lions Clubs
Internationals varumärkespolicy.Lions Clubs Internationals varumärkespolicy. Denna
policy definierar organisationens varumärken samt tillhandahåller medlemmar, klubbar
och distrikt (enkel-, del- och multipel-) riktlinjer för hur och när de kan använda
organisationens varumärken.
Enligt denna policy har Lions medlemmar, klubbar och distrikt automatiskt tillstånd och
licens att använda organisationens varumärken i marknadsföring och främjande av
organisationens syften samt klubbverksamhet och distriktsverksamhet, till exempel
sponsrade program, projekt, samhällsservice och andra evenemang, under
förutsättning att sådant användande sker i enlighet med vid var tid gällande policy
antagen av den internationella styrelsen samt att sagda varumärken inte används på
någon artikel som kommer att säljas eller som finns tillgänglig hos Club Supplies and
Distribution Division eller officiella licensinnehavare. För att läsa hela varumärkespolicyn
loggar du in på Lions Clubs Internationals webbplats www.lionsclubs.org eller
kontaktar Legal Division via e-post [email protected] eller telefon 630 203 3847.
Frågor gällande licens, ansökan om specifikt användande på produkter, varor etc.
kontaktar du Club Supplies And Distribution Division via e-post
[email protected] eller telefon 630 571 5466, anknytning 6798.
24
Status quo och upplösning av klubbar
Ibland händer det att klubbar försätts i status quo, vilket är ett tillfälligt upphävande av
en klubbs charter, rättigheter, skyldigheter och förmåner. Klubbar som befinner sig i
status quo kan inte sända in några månatliga medlemsrapporter.
Berättigade skäl till att en klubb placeras i status quo är:






Försummelse att följa organisationens syften eller ett handlande som är
opassande för en lionklubb.
Försummelse att följa andra skyldigheter som åligger en klubb, till exempel att
inte sända in den månatliga medlemsrapporten under tre månader i rad eller mer
eller att inte genomföra regelbundna klubbmöten.
Underlåtenhet att betala avgifter till distriktet och/eller multipeldistriktet.
Verifiering av en icke existerande klubb.
Beslut att en klubb skall läggas ner.
Beslut att en klubb skall gå samman med en annan klubb.
Klubbar som befinner sig i status quo kommer att få stöd från sin zonordförande,
distriktsguvernör, första vice distriktsguvernör och andra vice distriktsguvernör i arbetet med
att återfå aktiv status. Om du har frågor som handlar som status quo kan Eurafrican
Department vid det internationella huvudkontoret hjälpa till.
Prioriterad klubbstatus (träder i kraft den 1 juli 2014)
Klubbar med prioriterad status är klubbar som behöver särskild uppmärksamhet men de
har fortfarande aktiv status med alla rättigheter och ansvarsområden som en aktiv
lionklubb har. För att ge klubben prioriterad status måste DG-teamet ange varför
återuppbyggnad är nödvändig och komma med en plan för återuppbyggnadsaktiviteter.
Ett distrikt kan placera upp till fem klubbar i prioriterad status. Fler klubbar kan placeras
i prioriterad status om detta godkänns av kommittén för distrikts- och
klubbadministration.
Den plan som skickas in till stöd för att ge en klubb prioriterad status måste vara
godkänd av klubben, distriktsguvernören och första vice distriktsguvernören och sedan
skickas till District and Club Administration Division. Mätbara framsteg krävs för att en
klubb ska få behålla en prioriterad status. Om mätbara framsteg eller en nettoökning av
medlemsantalet inte uppnås inom sex månader kan klubben förlora sin prioriterade
status.
Prioriterad status gör att medlemmarna i DG-teamet kan besöka klubben ytterligare två
gånger (distriktsguvernören eller en godkänd medlem av DG-teamet), besöken
finansieras av distriktsguvernörens befintliga budget.
En prioriterad klubb anses vara en aktiv klubb med alla rättigheter och ansvarsområden
som för en chartrad lionklubb och ska:
25
a. Utse en Guiding Lion till klubben för två år och ha ett nära samarbete med
distriktsledningen för att återuppbygga klubben. Guiding Lion måste vara
godkänd av både klubben och DG-teamet.
b. Hålla möten för att diskutera sätt att förbättra klubbledningen, utveckla ledningen
och öka antalet medlemmar.
c. Rapportera de framsteg som görs att återfå fullgod status till distriktets ledning
och till District and Club Administration Division.
d. Genomföra hjälpaktiviteter och/eller insamlingsaktiviteter
e. Delta i distrikts-, multipeldistrikts- eller internationella möten eller seminarier,
såsom att rösta och stödja eller nominera en kandidat till en befattning i distriktet,
multipeldistriktet och internationellt, stå fadder för en lionklubb eller bilda en
leoklubb.
f. Sända in den månatliga medlemsrapporten eller andra rapportformulär.
Klubbar i prioriterad status måste fortsätta betala sina avgifter och uppfylla sitt ansvar
som lionklubb annars riskerar de att försättas i status quo och läggas ned. En klubb
anses ha nått framgång när de mål som klubben satte upp när klubben erhöll prioriterad
status har uppnåtts.
FINANSER
Klubbens finanser
De flesta klubbar arbetar efter en budget, eftersom deras intäkter och kostnader på så
sätt kan förutses för en viss period. Budgeten skall ses som en vägledning avseende
klubbens ekonomi.
Varje klubb bör ha två typer av budgetar: En administrativ budget och en
aktivitetsbudget. Den administrativa budgeten används till klubbens verksamhet. Medel
till dess administrativa verksamhet kommer huvudsakligen från medlemsavgifter.
Aktivitetsbudgeten omfattar de aktiviteter och projekt som klubben genomför. Medel
kommer från inkomstgivande evenemang och aktiviteter som klubben genomför. Medel
från klubbens penninginsamlingsaktiviteter kan inte användas för att täcka klubbens
administrativa kostnader, även om klubben tillkännager att insamlade medel kommer att
användas för klubbens egen verksamhet. Klubben kan dock täcka direkta kostnader för
genomförandet av en insamling med de insamlade medlen.
Finansiellt ansvar
Klubbens kassaförvaltare är ansvarig för att betala för rekvisita som klubben har köpt in
samt att betala distrikts-, multipeldistrikts- och internationella avgifter.
Klubbens kassör får, under förutsättning att transaktioner har skett eller om klubbkontot
har en obetald skuld, ett kontoutdrag från organisationen som innehåller alla
transaktioner på klubbens konto. Det kan till exempel röra sig om halvårsvisa
internationella medlemsavgifter, charteravgifter, inträdesavgift för nya medlemmar,
26
avgifter för återinförda medlemmar, avgifter för transfermedlemmar och ständiga
medlemmar samt inköp av rekvisita. Det ingår i kassörens uppgift att granska posterna
på kontoutdraget och att överlämna det till styrelsen för godkännande. Kassören bör
granska de kontoutdrag som erhålls, för att följa upp att alla transaktioner har bokförts
och är korrekta. Om ett inbetalt belopp inte har krediterats bör kassören skicka en kopia
av inbetalningskvittot till avdelningen för ankommande betalningar via e-post
[email protected] eller via fax 630 571 1683
Det förväntas att alla klubbar betalar sina skulder inom föreskriven tid. En klubb som har en
utestående skuld på mer än USD 20 per medlem eller USD 1 000 per klubb, vilkendera är
lägre, vilken är äldre än 120 dagar, kommer automatiskt att stängas av. Detta omfattar
lionklubbens charter, rättigheter, förmåner. Om klubben inte betalar beloppet senast den 28 i
månaden efter den månad klubben stängdes av, kommer klubben automatiskt att läggas
ner.
Klubbens kassör skall följa nedanstående regler för att på så sätt försäkra sig om att
inbetalningar till klubbens konto görs på rätt sätt.
LCI:s betalningsinstruktioner
Efter det att styrelsen har godkänt kontoutdraget är det kassörens skyldighet att göra
aktuell inbetalning till organisationens bankkonto. Om LCI inte har ett konto i landet skall
inbetalning göras på det sätt som anges i betalningsinstruktionerna som medföljer
kontoutdraget.
Det är mycket viktigt att klubbens namn och internationella nummer samt vad
inbetalningen avser anges vid alla inbetalningar till organisationen. Detta är mycket
viktigt för att säkerställa att betalningen krediteras till klubbens konto. Efter det
att inbetalning har gjorts skall en kopia av inbetalningen skickas till Accounts
Receivable and Club Account Services Department via fax 630 571 1683 eller epost [email protected].
Specifika betalningsinstruktioner för respektive land finns på organisationens webbplats.
Dessa instruktioner medföljer även klubbens kontoutdrag från LCI. Klubbkassörer bör
besöka http://lionsclubs.org/SW/member-center/resources/finance/resources-financeinstruct.php

BETALNING I USD VIA CHECK - När inbetalning görs på en check i USD,
vilken är dragen på en bank i USA, skall checken skickas till följande adress.
(Observera: Skriv inte någon insättningsinformation på baksidan av checken):
The International Association of Lions Clubs
35842 Eagle Way
Chicago, IL 60678-1358 USA

ELEKTRONISK BETALNING I USD -Vid elektronisk betalning i USD skall
klubbens fullständiga namn och internationella nummer anges i
27
betalningsinformationen och beloppet skall skickas till organisationens bank
enligt följande:
JP MORGAN CHASE BANK, N.A.
10 South Dearborn Street
Chicago, Illinois 60603, USA
Swiftnummer: CHASUS33
Routing (ABA): 021000021
Kontonummer: 00105732
Mottagarens namn: The International Association of Lions Clubs
Vid betalning inom USA måste ABA-nummer anges. Vid internationell betalning
måste Swiftnummer anges.
Klubbar som skickar inbetalningar i USD via elektronisk betalning bör även faxa
betalningsinformation till Accounts Receivable Department för att därmed
säkerställa att inbetalningar bokförs snabbt och korrekt. Faxa en kopia av den
utförda betalningen tillsammans med information om klubbnamn, klubbnummer,
inbetalat belopp och vad betalningen avser. Faxnumret är 630 571 1683.

BETALNING I LOKAL VALUTA - Vid betalning i lokal valuta skall beloppet
sättas in på organisationens konto i respektive land. Information om
organisationens bank och kontonummer kan erhållas från distriktsguvernören,
Accounts Receivable Department eller från organisationens webbplats. Om
organisationen inte har något bankkonto i ditt land se betalningsinstruktioner
online eller kontakta Accounts Receivable Department.
KREDITKORTSBETALNINGAR - Klubbkassörer som har ett giltigt
användarnamn och lösenord kan nu betala med kreditkort via MyLCI på Lions
Clubs Internationals webbplats. På www.lionsclubs.org kan klubbkassörer
betala med Visa, MasterCard, Discover och American Express kredit- och
betalkort. OBS! Växlingskursen fastställs av kreditkortsföretaget.
Frågor om klubbkontot kan ställas till Accounts Receivable Department. Faxnumret är
630 571 1683 E-postadressen är [email protected].
LCIF:s betalningsinstruktioner
För att säkerställa att donationer till LCIF hanteras effektivt är det mycket viktigt att det i
betalningsinformationen anges att beloppet avser LCIF.

BETALNING I USD VIA CHECK - När en donation görs på en check i USD,
vilken är dragen på en bank i USA, skall checken skickas till följande adress.
Lions Clubs International
Department 4547
Carol Stream, Illinois 60122-4547
USA
28

ELEKTRONISK BETALNING I USD - Vid en elektronisk donation i USD,
specificera att donationen eller inbetalningen avser LCIF och ange fullständig
information om donatorn samt betalningsinformation. Beloppet skall skickas
till organisationens bank enligt följande:
Lions Clubs International Foundation
JP Morgan Chase Bank, N.A.
10 South Dearborn Street
Chicago, IL 60603 USA
Kontonummer: 754487312
ABA-nummer 0210 0002 1
Swiftkod: CHASUS33
Informera LCIF via e-post [email protected] eller fax 630 571 5735 att du har skickat
en elektronisk betalning.

BETALNINGAR I LOKAL VALUTA - Donationer och betalningar till LCIF kan
skickas på följande sätt:
 Elektronisk betalning i USD
 Insättning i USD på ett konto i en bank i USA
 Insättning i lokal valuta på LCI:s konto i ditt land
 Kreditkortsbetalning i USD
Övrig finansiell information
På organisationens webbplats http://www.lionsclubs.org/SW/membercenter/resources/finance/index.php finns god information om:



Lions växelkurs
Betalningsinstruktioner
Oidentifierade inbetalningar
Besök www.lionsclubs.org för att ta del av denna information. Klicka på
Medlemscenter, Resurser och därefter på Finanser.
Lions officiella växelkurs uppdateras den första i varje månad och oidentifierade
insättningar uppdateras den femtonde i varje månad.
Kontoutdragen som skickas till klubbsekreterarna utvisar respektive månads växelkurs.
Kom ihåg att om inbetalning görs i påföljande månad måste aktuell månads växelkurs
användas, vilken finns angiven på organisationens webbplats.
Specifika betalningsinstruktioner för respektive land bifogas det månatliga
kontoutdraget. Betalningsinstruktioner finns också angivna på organisationens
webbplats.
29
Det förekommer att insättningar inte kan identifieras. Betalningsinformationen
vidarebefordras till distriktsguvernören. Oidentifierade insättningar finns också angivna
på organisationens webbplats. Klubbens kassör bör följa upp att klubbens betalningar
har krediterats på klubbkontot. Kontakta Accounts Receivable Department i de fall
insättningar har gjorts vilka inte har krediterats klubbkontot.
Finansiella rapporter
Klubbens kassör bör avge en ekonomisk rapport vid varje styrelsesammanträde.
Uppställningen bör vara tydlig, lätt att följa och informationen måste vara korrekt. Några
av posterna som bör finnas med i rapporten:
 Specificerade intäkter och kostnader för perioden efter föregående rapport.
 Belopp som har budgeterats för kostnader.
 Klubbens nettotillgångar vid början och slutet av perioden som rapporten
avser.
 Den totala summan som klubben har betalat ut för hjälpprojekt innevarande
år jämfört med föregående år.
Finansiell avstängning av klubbar
En klubb som har en utestående skuld på mer än USD 20 per medlem eller USD 1 000
per klubb, vilkendera är lägre, vilken är äldre än 120 dagar, kommer att stängas av på
grund av finansiella skäl. Detta omfattar lionklubbens charter, rättigheter, förmåner och
skyldigheter som lionklubb. Avstängda klubbar kan hålla möten för att diskutera
klubbens framtid och finna åtgärder att vidta för att återfå fullgod status. Klubb som har
fått en avbetalningsplan godkänd av Finance Division kommer inte att läggas ner, så
länge klubben fortsätter att uppfylla sina skyldigheter i enlighet med den godkända
avbetalningsplanen.
I de fall klubben inte återfår aktiv status, enligt definition i den internationella styrelsens
policy, senast den 28:e i månaden efter det att klubben har stängts av, kommer
klubbens charterbrev att återkallas automatiskt. Nedläggning av en klubb på grund av
finansiella skäl kan upphävas inom 12 månader från det datum klubben lades ner,
under förutsättning att klubben har betalat hela skulden på klubbkontot samt att en
komplett reaktiveringsrapport har fyllts i och skickats in av distriktsguvernören.
Klubbar i status quo eller finansiell avstängning ska inte:
 Genomföra hjälpinsatser eller insamlingsaktiviteter.
 Delta i distriktets eller multipeldistriktets evenemang och/eller seminarier.
 Delta i något röstningsförfarande utanför klubben.
 Stödja eller nominera kandidater till poster i distriktet, multipeldistriktet eller
internationellt.
 Sända in månatliga medlemsrapporter och/eller andra rapportformulär.
 Stå fadder för en lionklubb eller bilda en leoklubb eller lionessklubb.
Klubbar som har stängts av skall:
 Genomföra möten för att diskutera klubbens framtid samt fastställa de åtgärder
som kan vidtas för att klubben skall återfå aktiv status.
30

Göra betalningar för att reglera den utestående skulden eller ansöka om en
avbetalningsplan.
HJÄLPPROJEKT
Lionklubbarna gör sina lokala samhällen till en bättre plats. Människorna i ditt samhälle
vet att de kan räkna med att din klubb ställer upp. Lions arbetar med ett stort antal olika
hjälpprojekt och varje klubb ansvarar för projektens kvalitet.
Val av hjälpprojekt
Dessa projekt kan i regel indelas i tre kategorier:
 Unika och relevanta lokala aktiviteter.
 Lions Clubs Internationals pågående och traditionella projekt, till exempel
kampen mot blindhet, diabetesinformation, miljöservice och ungdomsprogram.
 Projekten kan relatera till det internationella temat, temat tar upp frågor som den
internationella presidenten betonar.
Det är vanligt att man försöker uppnå en avvägning mellan dessa aktiviteter. Att
engagera medlemmarna i valet av aktiviteter föder nya idéer och ökar trivseln i klubben.
Det är också en god idé att granska klubbens mål innan ni väljer projekt och framför allt
att göra en ingående granskning av era resurser, det vill säga tillgänglig tid, finanser och
frivillig arbetskraft.
Planera hjälpprojekt
När ni har beslutat er för ett hjälpprojekt är det dags att börja planera.
 Fastställ mål för projektet - vad vill ni uppnå?
 Ge projektet ett namn - det är viktigt i marknadsföringssyfte.
 Sammansätt ett projektteam - fundera på vad som behövs för att på ett
framgångsrikt sätt genomföra projektet och finn sedan medlemmar med de rätta
egenskaperna.
 Projektets teamledare ska sammanställa en arbetsstruktur och besluta hur
projektet ska genomföras och vem som ska göra vad.
Uppföljning av hjälpprojekt
 Kommunicera - håll kontakten med projektets teammedlemmar.
 Granska framstegen och motivera dem på vägen.
 Uppmuntra vid behov justeringar av projektteamets plan - det kan uppstå
problem som kräver att planen ändras. Det viktiga är att projektet genomförs och att det genomförs väl!
Utvärdera hjälpprojekt
 När projektet avslutats, jämför era resultat med de fastställda målen - ligger de i
linje med varandra?
 Analysera arbetet med projektet tillsammans med projektteamet - vad fungerade
bra? Vad kan förbättras? En ärlig utvärdering kommer att hjälpa er klubb att
31
göra ännu bättre ifrån sig nästa gång. Kom ihåg att dokumentera viktiga punkter
och rekommendationer.
Fira!
 Uppmärksamma allas bidrag - att få erkänsla från dig som klubbtjänsteman är
viktigt.
 Fira och var stolt över att er klubb har haft en positiv påverkan.
 Kom ihåg att rapportera ert projekt via serviceaktivitetsrapporten på webbplatsen.
Klicka på dela så att andra lionklubbar kan få ta del av era framgångar.
Idéer på hjälpprojekt och mer information om att genomföra projekt finns på LCI:s
webbplats.
MARKNADSFÖR DIN KLUBB
Hur allmänheten ser på klubben är viktigt för dess framgångar. Det finns ett definitivt
samband mellan PR, framgångsrika lokala projekt och stöd från allmänheten. PR
handlar om alla former av kommunikation – skriftlig, muntlig och icke-muntlig. Det
innefattar att skriva pressmeddelande och dela ut flygblad. Andra saker som är lika
viktiga tas ofta för givet, till exempel att bära Lions rockslagsnål eller att marschera i en
parad.
Ert PR-program kommer att omfatta både pågående aktiviteter, speciella insamlingar
och evenemang. Bra PR kommer att skapa ett stöd från samhället som i sin tur kan
stödja klubbens medlemsinsatser, eftersom människor vill tillhöra en framgångsrik och
pålitlig organisation. Genom att på ett aktivt sätt marknadsföra klubben och dess
aktiviteter kommer ni att skapa en positiv image i samhället.
Lika viktig är den interna kommunikationen. Många klubbar ger ut ett medlemsblad för
att hålla sina medlemmar uppdaterade om verksamheten. Många klubbar marknadsför
sig också på internet där de har egna hemsidor som når både de egna medlemmarna
och människor utanför klubben.
Utforska PR-möjligheter som finns på sociala medier såsom Facebook, YouTube,
Twitter, Flickr och Instagram. Du kan dela nyheter, videor och bilder med bildtexter med
allmänheten eller klubbmedlemmar enligt vad klubben finner lämpligt.
E-klubbhus
E-klubbhuset gör det möjligt för klubbarna att enkelt och utan kostnad skapa sina egna
webbsidor med ett professionellt utseende. E-klubbhuset innehåller en enhetlig profil
avseende färger och logotyper och varje klubb kan anpassa sina egna sidor. Eklubbhuset innehåller en första sida, klubbens kalender, fotogalleri, lista över
klubbtjänstemän och kontaktinformation. Ytterligare fem sidor kan läggas till, så att
klubben kan marknadsföra sina evenemang och sprida information. Uppmuntra
32
klubbarna att lägga upp sina egna webbsidor i e-klubbhuset. Besök LCI:s webbplats
www.lionsclubs.org/SW/member-center/managing-a-club/e-clubhouse.php
För mer information om PR besök,
http://www.lionsclubs.org/SW/member-center/managing-a-club/communicating-youractivities/index.php
ERKÄNSLA
Erkänsla kan definieras som "bekräftelse och uppskattning". Det är viktigt att klubbens
tjänstemän låter medlemmarna veta att deras insatser värdefulla och viktiga.
Lions Clubs Internationals har ett omfattande formellt program för att belöna
lionmedlemmarnas särskilda prestationer. Erkänsla kan även vara personlig bekräftelse,
vi det för kallar informell erkänsla. Det kan vara allt från ett enkelt tack, bjuda på lunch,
skicka ett kort, till att namge ett klubbevenemang efter medlemmen. Klubbledningen bör
på ett kreativt sätt tala om för medlemmarna att deras hårda arbete är uppskattat. För fler
idéer, se Konsten att ge erkänsla på LCI:s webbplats.



Erkänsla till klubbmedlemmar: Erkänsla till medlemmarna är ett utmärkt sätt
att öka stämningen i klubben. Varje klubb bestämmer själv riktlinjer för
överlämnandet av hedersbetygelser till medlemmarna. Det ingår i sekreterarens
uppgifter att inköpa lämpliga utmärkelser och att föra register över vilka
utmärkelser som har utdelats. Utmärkelser som beställs ur rekvisitakatalogen bör
beställas i god tid före det datum man planerar att överlämna dem.
Avtackningsmiddag: En del klubbar arrangerar mot slutet av verksamhetsåret
en middag för att tacka både medlemmar och utomstående personer som har
hjälpt klubben. Det är ett utmärkt tillfälle att tacka alla som har hjälpt till.
Medlemsutmärkelser: Beskrivningar av de olika utmärkelseprogrammen finns
på LCI:s webbplats.
33
RESURSER
Det finns en hel del information och material och många människor som är redo att
hjälpa dig. Du uppmuntras att dra nytta av dessa resurser i mån av behov.
Lions Clubs Internationals webbplats
Organisationens webbplats www.lionsclubs.org, är ett viktigt verktyg för
klubbtjänstemän. Det finns hundratals sidor med information. Klubbresurscentret
innehåller många dokument som är till nytta för klubbtjänstemän. Klubbtjänstemän kan
besöka sidan på http://www.lionsclubs.org/SW/member-center/managing-a-club/clubresource-center.php
Här finns information om organisationens program, kontaktinformation och e-postlänkar
till olika avdelningar på kontoret, förteckningar över klubbar och tjänstemän samt
rekvisitaförsäljning. Många publikationer kan laddas hem, vilket sparar både tid och
pengar.
WEBBSIDAN MYLCI
Webbsidan MyLCI på http://mylci.lionsclubs.org/ är ett verktyg som används av
klubbtjänstemännen för att upprätthålla medlemsnamn, adresser och telefonnummer,
granska och betala LCI:s kontoutdrag, följa upp klubbens serviceaktiviteter, granska
olika rapporter, skapa medlemslistor för utskick, utse nästa års tjänstemän och
inrapportera medlemmar.
Tillgången till information och de olika funktionerna på webbplatsen baseras på
användarens nuvarande roll inom organisationen, det krävs därför att användaren
loggar in med hjälp av ett registrerat användarnamn och lösenord.
Fem korta videor finns tillgängliga på engelska för att vägleda tjänstemän som vill lära
sig mer om MyLCI.
Introduktion till MyLCI
En översikt av MyLCI:s grundläggande
funktioner.
Visar hur man skapar ett användarnamn och ett
lösenord för LCI:s webbsidor.
Visar hur man navigerar och använder
hjälpfunktionerna på MyLCI.
Visar hur man lägger till, avregistrerar och
redigerar medlemsinformation.
Visar hur man skapar en familjeenhet.
LCI inloggning och registrering
Så använder du MyLCI
MyLCI medlemsrapportering
MyLCI familjeenheter
Efter inloggning på MyLCI har nya tjänstemän tillgång till en utbildningssida vilken
hjälper dem att lära sig mer om hur man använder webbplatsen.
34
HJÄLP MED MYLCI
För mer information om MyLCI eller för att få hjälp med att skicka in formulär,
elektroniskt eller på papper, för rapportering på klubbnivå kan du kontakta MyLCI:s
supportcenter via telefon 630 468 6900 eller via e-post till [email protected].
Klubbpresidenter, sekreterare och kassörer måste ha lösenord för att använda dessa
funktioner. Klubbtjänstemän kan välja sitt eget lösenord. Klubbtjänstemannen måste
vara inregistrerad hos LCI och måste ha en egen e-postadress. Med anledning av detta
är det mycket viktigt att alla klubbtjänstemän inrapporteras till LCI, antingen på
webbplatsen eller på formulär PU-101, samt att varje klubbtjänsteman har en epostadress. Om klubben inrapporterar endast en gemensam e-postadress för alla
klubbtjänstemän kommer de inte att ha tillgång till rapporterna. (Kom ihåg att de
avgående klubbtjänstemännen inte kommer att ha tillgång till medlemsregistren under
juli månad.)
Normalstadgar och arbetsordning för lionklubb (LA-2)
Publikationen finns på webbplatsen och är ytterligare ett viktigt verktyg för
klubbtjänstemän. http://www.lionsclubs.org/SW/common/pdfs/la2.pdf Stadgar och
arbetsordning beskriver struktur, uppgifter och ansvar för lionklubben och dess
tjänstemän och är en grundläggande vägledning för klubbens verksamhet.
Informationen i arbetsordningen är de grundläggande bestämmelser som alla klubbar
måste följa. Om din klubb har egna stadgar och arbetsordning får dessa inte strida mot
organisationens Normalstadgar och arbetsordning för lionklubb.
Tidningen LION och nyhetsbrev
Varje lionmedlem erhåller tidningen LION. Lions Newswire på organisationens
webbplats informerar lionmedlemmar över hela världen om viktiga evenemang,
ändringar i organisationens policy samt nyheter om Lions evenemang och aktiviteter.
Uppmuntra medlemmarna att besöka Lions Newswire varje månad
http://www.lionsclubs.org/SW/member-center/online-community/news-news-online.php
Internationellt tema
Det internationella temat redogör för den internationella presidentens fokusering för
året. Det finns tillgängligt på organisationens webbplats och presenteras också i
juli/augusti utgåvan av tidningen LION. Det är önskvärt att alla klubbar väljer några
aktiviteter som ligger i linje med det internationella temat.
35
Distriktstjänstemän
Klubbtjänstemännen uppmuntras till att samarbeta med distriktstjänstemännen för att
uppnå gemensamma mål. Din distriktsguvernör, första vice distriktsguvernör, andra vice
distriktsguvernör, regionordförande och zonordföranden kan svara på frågor och hjälpa
till med eventuella problem som uppstår under året. Många distrikt har material
tillgängligt för klubbarnas bruk, till exempel videofilmer/DVD som lånas ut. Tidigare
tjänstemän hjälper ofta till med tips och råd. Multipeldistriktet har vanligen en matrikel
över tjänstemän i klubbar och i distrikt, vilket är mycket användbart för att kunna
kommunicera med dem.
Lions Clubs International Foundation
Lions Clubs International Foundation (LCIF) är belägen vid det internationella
huvudkontoret. Stiftelsen tar emot donationer från lionmedlemmar och andra. Dessa
medel används för att tillhandahålla anslag för att tillgodose angelägna humanitära
behov över hela världen. Det finns flera typer av anslag, till exempel SightFirst-anslag,
standardanslag, internationella assistansanslag, Core 4-anslag och
katastrofhjälpanslag. Kontakta LCIF eller besök stiftelsens webbplats www.lcif.org
www.lcif.org för mer information om stiftelsens program och hur din klubb kan bli
involverad.
Internationella huvudkontoret
Det internationella huvudkontoret kan användas av alla klubbar. Personalen vid det
internationella huvudkontoret är redo att hjälpa medlemmarna med information, material
eller att svara på frågor. För ytterligare information kan klubbarna även besöka Lions
Clubs Internationals webbplats www.lionsclubs.org.
Följande beskrivning av varje division vid det internationella huvudkontoret hjälper dig
att komma i kontakt med rätt division. Telefonnumret till det internationella
huvudkontoret är 630 571 5466.
Club Supplies and Distribution Division
E-post: [email protected]
Ansvarar för lagerhållning, marknadsföring och försäljning av klubbrekvisita över hela
världen. Ansvarar för organisationens posthantering. Hanterar organisationens
licensprogram. Samordnar avdelningar som marknadsför, fakturerar, anskaffar, skickar
ut och inventerar Lions klubbrekvisita över hela världen.
Convention Division
E-post: [email protected]
Utvecklar, hanterar och samordnar all logistik och alla större aktiviteter i samband med
internationella kongressen, DG Elect-seminarier och den internationella styrelsens
möten.
36
District and Club Administration Division
E-post: [email protected]
Hanterar administration av distrikt och klubbar över hela världen. Tillhandahåller
språkservice på organisationens elva officiella språk. Utfärdar excellensutmärkelse till
distriktsguvernörens team, klubbens excellensutmärkelse och stödjer klubbutveckling
genom att tillhandahålla Certified Guiding Lion-programmet och utmärkelser för
återuppbyggnad av klubbar. Eurafrican Department är en viktig resurs och erbjuder
hjälp till medlemmarna.
Extension and Membership Division
E-post: [email protected]
Ansvarar för planering och administration av organisationens alla program om
medlemstillväxt, nyklubbildning och behållande av medlemmar.
Finance Division
E-post: [email protected]
Hanterar organisationens resurser, det vill säga människor och pengar. Ansvarar för
organisationens finansiella policy och verksamhet, till exempel bankonton, överföring av
medel, bokföringsfunktioner och investeringar.
Information Technology Division
E-post: [email protected]
Planerar, organiserar och kontrollerar all elektronisk datatrafik, till exempel analys av
datasystem, programmering, dataregistrering, inventarier samt sammanställning av
finansiella-, statistiska-, inventarie- och medlemsrapporter.
Leadership Division
E-post: [email protected]
Utformar, utvecklar, genomför och utvärderar ledarskapsprogram, seminarier och
konferenser på internationell nivå, multipeldistriktsnivå, distriktsnivå och klubbnivå.
Tillhandahåller möjligheter till träning på webbplatsen i Ledarskapsresurscentret samt
kursplaner och resurser som används lokalt.
Legal Division
E-post: [email protected]
Legal Division ansvarar för upprätthållandet av organisationens globala
varumärkesregistreringar, det globala försäkringsprogrammet, riskhantering och
domstolsärenden. Dessutom tillhandahåller divisionen vägledning och råd till Lions
medlemmar om stadgar och arbetsordning samt den internationella styrelsens policy, till
37
exempel distriktsval, kandidatur till posten internationell direktor, konfliktlösning och
konstitutionella klagomålsärenden.
Lions Clubs International Foundation
Webbplats: www.lcif.org
E-post: [email protected]
Ansvarar för stiftelsens administration, till exempel marknadsföring, investeringar,
beviljande av anslag i samarbete med förtroenderådet och den internationella styrelsen.
Stiftelsen hanterar även nödfallsanslag, SightFirst-programmet, Lions Questprogrammet och andra humanitära anslagsprogram samt hanterar donationer och
utmärkelser.
Public Relations and Communications Division
E-post: [email protected]
Samordnar och förenar kommunikationsprogram, till exempel PR, intern och extern
kommunikation och tidningen LION. Tillhandahåller stöd till redaktörer och service till
organisationens alla bulletiner, vägledningar handböcker och audiovisuella material.
Ansvarar för produktion och utgivning av den engelska och den spanska utgåvan av
tidningen LION och all publicerad litteratur från organisationen.
Service Activities Division
E-post: [email protected]
Ansvarar för forskning, planering och utvecklande av aktivitetsrelaterade program.
Genomför styrelsens direktiv avseende aktivitetsprogram.
Dra nytta av möjligheten att vara en av ledarna i din klubb. Du
representerar inte endast klubben, utan även distriktet och hela
organisationen, under det att du samarbetar med medlemmar och
allmänheten. Året kan bli mycket givande både ur personlig och ur
professionell synpunkt. Dina insatser är varmt uppskattade. Vi hoppas att
året blir trevligt på alla sätt. Lycka till!
38
Vi tjäna
The International Association of Lions Clubs
300 W. 22nd Street
Oak Brook, IL 60523-8842, USA
Telefon: 630 571 5466
Fax: 630 571 1693
E-post: [email protected]
www.lionsclubs.org
/
LA-15.SW 2014-2015
Tryckt i USA
39