Transcript Det ideella föreningslivets service och

Projektbeskrivning gällande:
Det ideella föreningslivets service och
kunskapscentrum i Helsingborg.
Sammanfattning:
DHS, De Handikappades Samarbetskommitté, avser att tillsammans med
föreningslivet i Helsingborg och i samarbete med Helsingborgsstad och
Arbetsförmedlingen starta Det ideella föreningslivets service och
kunskapscentrum.
Syftet är att stärka Handikapprörelsen i synnerhet och hela det ideella
föreningslivet i allmänhet samt fungera som modell för andra delar av landet.
Detta ska vi göra genom att lyfta en stor del av den administrativa och
formella bördan från föreningslivet till Det ideella föreningslivets service och
kunskapscentrum i Helsingborg så att föreningarna kan ägna mer tid åt sin
kärnverksamhet och sitt egentliga syfte. Vi ska också se till att samla all
relevant information på ett och samma ställe, allt för att underlätta för den
ideella sfären. Det kommer att efter projektets genomförande bli betydligt
enklare att starta och driva ideella föreningar i Helsingborg till gagn för
föreningarna, medlemmarna, samhället och alla de människor som berörs av
föreningarnas arbete.
Utöver den direkta samhällsnyttan ska vi genom att engagera och anställa
personer med funktionsnedsättningar skapa en bättre arbetsmarknad i
Helsingborg för denna grupp. Detta ska ske genom anställningar, praktikplatser
och rehabiliteringsplatser men också i form av personaluthyrning.
Projektet ska efter 3 år vara en naturlig del av föreningslivet i Helsingborgs
stad och driva sin verksamhet som medlemskooperativ på non-profit basis.
• Bakgrund:
Föreningar bildas när det uppstår ett behov, ofta som ett komplement till
övriga samhällsinsatser. Människor samlas kring en gemensam sak. Det kan
handla om en fotbollsklubb, en intresseförening för personer som drabbats av
Parkinson eller en kulturförening. Den minsta gemensamma nämnaren är att
man upplever ett behov och är beredd att offra en del av sin tid och sitt
engagemang för att tillfredsställa detta behov för sig själv och för andra.
Den tid och det engagemang som individen lägger på föreningsarbetet är
värdefull för föreningen, men också i ett större perspektiv för samhället.
Mycket av denna tid går dock åt till administrativa och organisatoriska
arbetsuppgifter som inte har någon direkt koppling till föreningens syfte och
kärnverksamhet.
En stor del av föreningsarbetet består av formalia och administration i form av
tex. bokföring, rekvirering, lönehantering, ansökningar etc. Dessutom ska man
som lokal förening navigera i de kommunala strukturerna inom förvaltningar
och nämnder för att komma i åtnjutande av det stöd samhället erbjuder i form
av tex. lokaler och bidrag. Vidare ställs höga krav på kunskap inom IKT
(Informations- ock kommunikationsteknik)
Många i den ideella sfären upplever att allt för mycket engagemang går åt till
detta arbete, engagemang som man istället skulle vilja lägga på
verksamhetsutveckling, medlemsrekrytering och utåtriktat arbete som direkt
hade gagnat verksamhetens syfte och mål.
Detta projekt syftar till att bygga upp ett service och kunskapscentrum för de
ideella föreningarna i Helsingborg och därmed undanröja ett stort hinder för ett
vitalt och blomstrande föreningsliv i staden och regionen. Här ska man till en
låg eller ingen kostnad kunna få hjälp med administration,bokföring, revision,
inköp, ansökningar etc. Vidare ska man kunna vända sig hit när man söker
kunskap och snabbt få svar på frågor som är specifika för föreningslivet såsom
mötetsformalia, lagstiftning och gällande regler men även generella frågor
kring IKT.
De Handikappades Samarbetskommitté, DHS, har sedan 1967 fungerat som
paraplyorganisation för handikapprörelsen i Helsingborg. Vi har lång erfarenhet
av det ideella föreningsarbetet och ser hur behovet av föreningsservice och ett
kunskapscentrum blir allt större. Det kanske till och med är en förutsättning
för ett bra föreningsklimat i vår region i framtiden.
I DHS uppdrag ligger samordning av Handikapprörelsen och dess föreningar
men främst inom det handikappolitiska området. Trots knappa resurser har
dock DHS även tagit på sig administrativa uppdrag från medlemsföreningarna
som inte mäktar med det arbetet. Dessutom konsulteras DHS informellt redan
idag frekvent i frågor som rör alla aspekter av föreningslivet dock har vi inte de
ekonomiska och personella resurser som krävs för att göra detta så att vi
tillfredsställer det stora behov som finns hos våra 22 medlemsföreningar.
Eftersom vi under en rad år upplevt att DHS alltmer efterfrågades utifrån dessa
behov, beslöt vi att undersöka saken närmare och tog hjälp av studenter vid
Lunds universitet som undersökte fenomenet närmare. Genom
enkätundersökningar, intervjuer och konferenser stod det snart klart att det
fanns ett uppdämt behov hos våra medlemsföreningar av dessa tjänster. Allt
från telefoni, IKT, bokföring, rekvirering, löneadministration, fakturering,
ansökningar och betalningsrutiner till elementa inom föreningskunskap och
kunskap om gällande regler för kommunala, regionala och statliga
verksamhetsbidrag efterfrågades. Även om föreningarna i dagsläget klarade
sig hjälpligt såg de ett stort framtida behov då mycket av denna kunskap gick
förlorad vid stundande generationsskiften och måste förvärvas på nytt. Flera
föreningar poängterade att denna fråga var en ödesfråga som kommer att
avgöra den egna föreningens fortlevnad även i ett kortare perspektiv.
Så stod det alltså till inom de 22 föreningarna som var anslutna till DHS 2013.
Nu väcktes frågan hur det såg ut inom övriga delar av föreningslivet. Fanns
samma eller liknande behov?
Socialförvaltningen bedömer och administrerar stödet till de föreningar i
Helsingborg som bedriver ideellt socialt arbete. Flera av dessa är stora och
gamla organisationer. Men här finns också en flora av initiativ i form av
föreningar och nätverk som är betydligt sämre organiserade och där
medlemmarna i regel har liten eller ingen erfarenhet av föreningsarbete.
DHS var i många år huvudman för nätverket Frivilliga Krafter som med stöd
från nämnden och förvaltningen organiserade utbildningar, erfarenhetsutbyte
och evenemang för föreningar som arbetar inom det sociala
verksamhetsområdet och får ekonomiskt stöd från Socialförvaltningen.
2012 stod det dock klart att DHS inte hade de ekonomiska förutsättningarna
att driva nätverket vidare och att detta uppdrag låg allt för långt från DHS
kärnverksamhet och syfte. Tyvärr har nätverket inte lyckats formera sig efter
att DHS lämnat huvudmannaskapet men processen pågår.
Vår erfarenhet från drygt 10 års huvudmannaskap för nätverket Frivilliga
krafter säger oss att Det ideella föreningslivets service och kunskapscentrum i
Helsingborg skulle kunna ha en mycket positiv inverkan på föreningsklimatet
för de föreningar som arbetar inom denna sektor.
Vi tog också kontakt med fritidsförvaltningen med vilka vi sedan tidigare har
ett etablerat samarbete. Fritidsförvaltningen har daglig kontakt med
Helsingborgs föreningar främst inom idrottsverksamheter och agerar motpart
till dessa i fråga om kommunalt stöd. Förvaltningen ställer en rad krav på
föreningarna för att de ska kvalificera sig för verksamhetsstöd, fria lokaler etc.
De ska ha en organisatorisk fasthet och åläggs att årligen redogöra för sin
verksamhet och sina räkenskaper.
Tjänstemännen upplevde att föreningarna hade svårare än tidigare att klara
dessa åtaganden och att många föreningar skulle vara mycket betjänta av
hjälp. De föreningar som faller under kategorin Idrottsföreningar har en
samorganisation, HISO, som stöder föreningarna med bl.a opinionsbildning och
utbildningar. HISO har precis som DHS inget uppdrag att stödja föreningarna
med mer praktiska tjänster. Även här finns alltså ett uttalat behov av Det
ideella föreningslivets service och kunskapscentrum i Helsingborg
Konklusion: Det allmännyttiga och ideella föreningarna, särskilt inom
handikapprörelsen, i vår region upplever ett behov av Det ideella
föreningslivets service och kunskapscentrum i Helsingborg
Samtidigt har arbetsmarknaden för personer med nedsatt arbetsförmåga på
grund av funktionsnedsättning blivit allt sämre i Helsingborg. DHS tar redan
idag ett stort socialt ansvar och anställer nästan uteslutande personer med
funktionsnedsättningar. Tillsammans med arbetsförmedlingen ser vi behovet av
en arbetsplats med denna typen av anställningar, men också en arbetsplats för
arbetsträning och rehabilitering.
• Målgrupp:
Projektet Det ideella föreningslivets service och kunskapscentrum i
Helsingborg är till för alla ideella föreningar som uppbär eller avser att uppbära
stöd från Helsingborgsstad samt de föreningar som genom medlemskap
ansluter sig till projektet och verkar i nordvästa Skåne.
Inom Handikapprörelsen utgör detta 22 föreningar med ca 4100 medlemmar.
Dessa föreningar kommer att utgöra stommen i Det ideella föreningslivets
service och kunskapscentrum i Helsingborg och har direkt inflytande och kan
påverka projektets planering och genomförande.
Inom det tidigare nätverket Frivilliga Krafter finns 18 föreningar med ca 500
medlemmar. Utöver detta finns ca 12 föreningar till som verkar inom det
sociala området. Samtliga föreningar kommer att tillfrågas och beredas
möjlighet att delta i projektet utifrån de behov de enskilda föreningarna har.
Målsättningen är att under de båda projekt-åren få minst 10 föreningar att
regelbundet använda sig av Det ideella föreningslivets service och
kunskapscentrum i Helsingborg.
Bland de föreningar som uppbär stöd från Fritidsförvaltningen finns en uppsjö
av föreningar med olika inriktning, alla kommer att få information om projektet
och målsättningen är att under de båda projekt-åren få minst 10 och som mest
20 föreningar att regelbundet använda sig av Det ideella föreningslivets
service och kunskapscentrum i Helsingborg utifrån de behov de enskilda
föreningarna har.
Det ideella föreningslivets service och kunskapscentrum i Helsingborg kommer
att bidra med ca 7 arbetsplatser för personer med funktionsnedsättning och 12
platser för arbetsträning och rehab.
• Mål:
Detta projekt syftar till att bygga upp ett service och kunskapscentrum för de
ideella föreningarna i Helsingborg och därmed undanröja ett stort hinder för ett
vitalt och blomstrande föreningsliv i staden och regionen. Vår målsättning är
att efter de tre år projektet varar ha skapat ett sådant.
Målet är att serva minst 42 föreningar vara av högst 20 med
ekonomiadministration och/eller löneadministration.
Detta projekt syftar också till att skapa en arbetsplats för 7 personer med
funktionsnedsättning och med nedsatt arbetsförmåga. Arbetsplatsen ska
utöver detta också fungera som en plats för arbetsträning och rehabilitering för
personer med funktionsnedsättningar med en kapacitet för som mest 12
personer.
• Metod:
Det ideella föreningslivets service och kunskapscentrum i Helsingborg kommer
att erbjuda följande administrativa tjänster:
• Kontering, redovisning och bokföring
• Fakturering
• Rekvirering av beviljat statligt och kommunalt stöd
• Gemensam digital telefonväxel.
• Kontanthantering via Loomis
• Kopiering
• Posthantering
Det ideella föreningslivets service och kunskapscentrum i Helsingborg kommer
att erbjuda följande konsulttjänster:
• Föreningskunskap.
• ITK tjänster (hemsida, nätverk, uppkoppling, installation och service).
• Ordförande vid årsmöte och halvårsmöte.
• Föreningsrevision
• Konsultation vid ansökningar avseende kommunalt och statligt stöd samt vid
ansökningar till fonder.
• Konsultation av grafisk formgivning och layout.
Det ideella föreningslivets service och kunskapscentrum i Helsingborg kommer
att erbjuda följande tjänster gällande gemensam upphandling:
• Upphandling av auktoriserad revisor.
• Upphandling av förbrukningsmaterial.
• Upphandling av datorer.
• Upphandling av kopiator.
• Upphandling av tryckeritjänster.
Organisationsplan:
•
1 st, 100%, Projektledare, informatör och kommunikatör.
•
2 st 100%, ekonomiansvariga för föreningsservice gällande, bokföring,
kontering, redovisning, rapportering, rekvirering, kontanthantering och
fakturering.
•
1st 100%, administration, kopiering, telefonväxel, posthantering
auktoriserad revisor.
•
1st 50%, upphandlingsansvarig för upphandling av maskiner
förbrukningsmaterial, datorer och tjänster.
•
1 st 100% ambulerande och stationär konsultation av IKT karaktär samt
layout och grafisk formgivning.
•
1 st 50% konsultation föreningskunskap samt konsultation vid
ansökningar avseende kommunalt och statligt stöd samt vid ansökningar
till fonder.
Alla medarbetare rekryteras i samarbete med Arbetsförmedlingen ur gruppen
arbetssökande med nedsatt arbetsförmåga på grund av funktionsnedsättning.
Det ideella föreningslivets service och kunskapscentrum i Helsingborg kommer
även att fungera som en plats för arbetsträning och rehabilitering i samarbete
med Arbetsförmedlingen.
Projektet Det ideella föreningslivets service och kunskapscentrum i
Helsingborg kommer att ha sina lokaler på Kurirgatan 1 i Helsingborg och
kommer delvis att vara ambulerande. Detta arbetssätt kan till sin karaktär
jämföras med personaluthyrning.
Tidsplan:
20150101: Rekrytering av och utbildning av personal påbörjas, rekrytering och
validering av uppdragsgivare påbörjas med de lokala handikappföreningarna i
fokus. Testperiod för lönekörning och personaladministration samt fakturering
och rekvirering t.o.m 20150901. SRF, FUB och DHS är försökskaniner. Uppstart
av bokföringstjänst och tillhörande arbetsstationer.
20150901: Det ideella föreningslivets service och kunskapscentrum i
Helsingborg kör i skarpt läge med kapacitet för 10 föreningar.
20151101:Det ideella föreningslivets service och kunskapscentrum i
Helsingborg kör i skarpt läge med kapacitet för 10 föreningar och 6 st
arbetsträning/rehab -platser
20160101: Det ideella föreningslivets service och kunskapscentrum i
Helsingborg kör i skarpt läge med kapacitet för 20 föreningar.
20161231: Det ideella föreningslivets service och kunskapscentrum i
Helsingborg utökar arbetsträning/rehab-platserna till full kapacitet.
20170601: Det ideella föreningslivets service och kunskapscentrum i
Helsingborg kör i skarpt läge med full kapacitet. 42st föreningar, 7st anställda,
12st arbetsträning/rehab -platser för personer med funktionsnedsättning.
20171231: Det ideella föreningslivets service och kunskapscentrum i
Helsingborg övergår till permanent verksamhet som egen resultatenhet under
DHS i Helsingborg. Utvärdering och redovisning följer.
Projektstyrning plan:
•
Representantskapskonferenser och informationsträffar med deltagande
föreningar 2 möten per år.
•
Styrgrupp, 5 representanter samt adjungerad projektledare, valda efter
nomineringsförfarande och på förslag av valberedning. 8 möten per år.
•
Projektledare, verkställande samt återrapporteringsplikt till styrgrupp.
•
Vad är nyskapande och utvecklande med projektet ?
Det ideella föreningslivets service och kunskapscentrum i Helsingborg innebär
ett paradigmskifte för föreningslivet i allmänhet och för handikappföreningarna
i synnerhet som verkar i Helsingborg. I ett slag har föreningsklimatet
förändrats. Handikapprörelsen kan med större kraft än tidigare ägna sig åt det
de är ämnade för, verksamhet som gynnar och tar tillvara medlemmarnas och
samhällets intressen, istället för arbetsuppgifter som egentligen har mycket lite
med föreningarnas syften. Detta kommer att vitalisera handikappföreningarna,
och leda till att generationsskiftena i föreningarna går smidigare. Vår
bedömning är att denna vitalisering är stängt nödvändig om
handikappföreningarna ska ha en möjlighet att överleva de närmaste 10 åren.
För övriga föreningslivet innebär tillkomsten av Det ideella föreningslivets
service och kunskapscentrum i Helsingborg att sträckan från idé till
genomförande blir betydligt kortare och enklare. Nu finns allt man behöver för
att starta en förening på ett och samma ställe. För redan existerande
föreningar som väljer att ansluta sig finns en infrastruktur som gör det
betydligt enklare att bedriva sin verksamhet.
Detta sammantaget kommer att utveckla föreningslivet i Helsingborg. Inget
liknade projekt finns som på detta sätt tar ett helhetsgrepp om föreningslivet.
•
Redogörelse för hur målgruppen eller företrädare för målgruppen
deltagit i projektplaneringen och vilken roll de har under
projektets gång.
I februari 2012 startade en diskussion om hur vi inom handikapprörelsen skulle
reformera och vitalisera handikappföreningarna. Under en ordförandekonferens
med representanter från samtliga handikappföreningar fick styrelsen i uppdrag
att ta fram aktiviteter som som skulle stimulera en reformation och en
generationsväxling. Styrelsen utsåg en ”Framtidsgrupp” med representanter
från DHS, Parkinsonföreningen i Helsingborg och FUB, Förbundet för barn,
unga och vuxna med utvecklingsstörning.
Denna grupp gjorde en omvärldsanalys och en organisations analys. Det
framstod ganska snart att vi behövde någon utifrån som hjälpte oss. Därför tog
vi kontakt med Ola Tuvesson vid Lunds universitet som med hjälp av studenter
genomlyste Handikapprörelsens föreningar. Parallellt anordnades en
framtidskonferens med Helsingborgs handikappföreningar.
Resultatet från enkäter, konferenser och samtal med de enskilda föreningarna
var samstämmigt.
•
Föreningarnas styrelser och medlemmar ville att den aktuella föreningen
och DHS skulle ägna mer tid åt handikappolitiska aktiviteter som i
förlängningen ökade tillgängligheten i samhället och möjligheterna på
arbetsmarknaden för personer med funktionshinder.
•
Föreningarna och DHS skulle i än högre grad komplettera de
samhällsinsatser som ökar livskvalitén för personer med
funktionsnedsättningar.
•
Föreningarna efterlyste samordning av administration och ekonomi och
ITK. Detta för att frigöra resurser till det handikappolitiska aktiviteter och
övriga föreningsaktiviteter.
DHS styrelse (som består av representanter från handikappföreningarna i
Helsingborg) samlades under en heldag hösten 2013 med temat framtid.
Konferensen hade som målsättning att planera aktiviteter utifrån enkätsvar,
tidigare konferenser och samtal. Resultatet blev Det ideella föreningslivets
service och kunskapscentrum i Helsingborg.
•
Hur kommer erfarenheterna av projektet att dokumenteras och
spridas?
•
Representantskapskonferenserna protokollförs, detsamma gäller
styrgruppsmötena. Projektledaren är sekreterare.
•
Verksamhetsberättelse ges ut årligen.
•
Erfarenheterna kommer att dokumenteras i traditionell ”projektbok” och i
vår blogg. Vidare kommer vi att använda oss av Arvsfondens
hemsida/community.
•
Vid projektets slut sammanställs erfarenheterna i en webb-baserad skrift
tillgänglig för alla på projektets hemsida.
•
Hur ska verksamheten drivas vidare efter projekttidens slut?
Efterprojekttidens utgång ska vi ha en väl etablerad verksamhet som funnit sin
naturliga plats. Det ideella föreningslivets service och kunskapscentrum i
Helsingborg drivas vidare av DHS efter projekttidens slut som en egen
resultatenhet och finansieras med intäkter från de uppdrag som görs.
Kostnaden för de anslutna föreningarna minimeras utifrån statligt stöd från AF,
stordrifts fördelar och det faktum att verksamheten bedrivs utifrån en nonprofit filosofi.