Transcript Kallelse till Årsstämma

Kallelse till Årsstämma Medlemmarna i Samfällighetsföreningen Erikslund 4 kallas härmed till ordinarie årsstämma i kvartersgården. Årsstämman äger rum den 20 mars 2014 kl. 19:00. Agenda till årsstämma 1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Stämmans öppnande Stämmans behöriga utlysande Val av ordförande för stämman Val av sekreterare för stämman Val av två justeringsmän jämte rösträknare Förklaring av plats där stämmoprotokollet hålls tillgängligt Fastställande av dagordning Styrelsens verksamhetsberättelse Se Bilaga 1 9. Revisionsberättelsen Se Bilaga 2 10. Ansvarsfrihet för styrelsen 11. Ersättning till styrelse, revisor och arbetsgrupper 12. Styrelsens förslag till budget och kvartalsavgift Se Bilaga 3 13. Valberedningens arbete och förslag Se Bilaga 4 14. Motioner Se Bilaga 5 15. Övriga frågor 16. Stämmans avslutande Original texter från revisorn och valberedning bifogas pappers exemplar i samfällighetens lokal. Anteckningar Bilagor Bilaga 1 Verksamhetsberättelse mars 2013 t.o.m. mars 2014 för Samfällighetsföreningen Erikslund 4 i Täby Styrelsen för Samfällighetsföreningen Erikslund 4 avger härmed följande årsberättelse för verksamheten. Styrelsen och styrelsemöten Styrelsemedlemmar: Richard Stones Ordförande Hans Boström Vice ordförande Pia Stenberg Sekreterare Johan Eriksson Kassör Kaj Samlin Ledamot Fredrik Jubran Ledamot Tommy Persson Suppleant Styrelsen har haft möte varje månad med uppehåll för sommaren och två inställda tillfällen p.g.a. förhinder. Protokollen har anslagits på anslagstavlan i kvartersgården, samt vidarebefordrats till webbansvarig för www.erikslund4.se. Årsstämman äger rum den 20 mars 2014 kl. 19:00. Verksamhet Städdagar Två städdagar har genomförts. Både vår-­‐ och höststädning genomförts med relativt högt deltagande och stort engagemang av deltagande hushåll. Ett diskussionsämne i styrelsen efter höst städdagen gällde möjliga sätt att öka deltagandegrad, samt ordna dagarna på annat vis. Kvartersgården Kvartersgården har använts flitigt under året. Tyvärr har den missbrukats ett antal gånger, då oanmäld användning har förekommit, utan att städning efter har genomförts. Kvartersvärdinnorna har stått för städningsinsatser. Poolen Poolskötsel under året har genomförts av ansvarig grupp. Viss problematik med ljudnivån från poolen sent på kvällen förekom. En notis om badregler skickades ut. Viss reparation av utrustning förekom. Garagen Under året har renovering av panel på baksidan av den ena garagelängan, med hjälp av frivilliga. Tyvärr uppfattades det att deltagandegraden i arbetet vara alltför låg och styrelsen vill tacka de frivilliga som ställde upp i arbetet. Parkering Ett återkommande diskussionsämne i styrelsen har varit hur samfälligheten borde arbeta vidare med parkeringsfrågan som hanterades på årsstämman 21:a mars 2013. Styrelsen budgeterar för upprustning av mittremsan och målning av parkeringsplatser under 2014. Ekonomi Följande nya avtal har tecknats under året, försäkring med Trygg Hansa, snöröjning och halkbekämpning med Sunaru. Snöröjningsavtalet upphandlades i samarbete med de övriga Erikslunds kvarter. Resultatet för 2013 slutade på 35 188 kr, vilket är 34 728 kr bättre än budgeterat resultat. Kostnader som inte höll budget var el och snöröjning vilket kan förklaras av den kalla vinter med mycket snö som vi hade i början av 2013. En annan kostnad som blev lite dyrare än budgeterat var bytet av garagelängan mot gula husgruppen. Efter diskussion i styrelsen så bestämdes det att ej göra den budgeterade inbetalningen till reparationsfonden på 75 000 kr. För övrigt vad gäller ekonomi antar styrelsen följande åtgärder för att säkerställa utbetalningsprocessen: • Etablera betalning via e-­‐faktura för el, tele och vatten • Vad gäller personligt utlägg av en samfällighetsmedlem gällande inköp till samfälligheten ska nu utbetalning ske direkt då underlag och kvitto lämnas in till kassören • Utöka antalet attesterande ledamöter till fyra (4) stycken, inklusive ordförande och kassören • Köpa in en låsbar postlåda till Erikslund 200 (samfällighetens adress) Sammanfattning Styrelsen vill tacka samtliga som har deltagit i förvaltningen av kvarteret under perioden. En generell reflektion är att det nuvarande läge där ett fåtal hushåll som står för förvaltning och frivilliga insatser i underhållsarbete är inte hållbart fortsättningsvis. Samfälligheten behöver ta itu med problematiken och kommer med lösningsförslag som är rimliga utifrån både ett ekonomiskt perspektiv men även ett perspektiv av tillgänglig tid per hushåll för deltagande. Stora underhållsinsatser måste genomföras inom de närmaste fem åren, t.ex. takrenovering av garagen och även asfalteringsbehov på parkeringen och mellan husen. Täby i februari 2014. Undertecknat av: Hans Boström Vice ordförande Pia Stenberg Johan Eriksson Sekreterare Kassör Richard Stones Ordförande Kaj Samlin Ledamot Fredrik Jubran Ledamot Tommy Persson Suppleant Bilaga 2 Revisionsberättelse Bilaga 3 Styrelsens förslag till Budget och kvartalsavgift Resultatet för 2013 slutade på 35 188 kr, vilket är 34 728 kr bättre än budgeterat resultat. Kostnader som inte höll budget var el och snöröjning vilket kan förklaras av den kalla vinter med mycket snö som vi hade i början av 2013. En annan kostnad som blev lite dyrare än budgeterat var bytet av garagelängan mot gula husgruppen. Efter diskussion i styrelsen så bestämdes det att ej göra den budgeterade inbetalningen till reparationsfonden på 75 000 kr. Styrelsen föreslår en oförändrad kvartalsavgift. Bilaga 4 Valberedningens arbete och förslag Bilaga 5 Motioner Motion 1 Lekplatsen i den blå husgruppen Husgruppsansvarig / styrelse har det övergripande ansvaret för att husgruppens gemensamma anläggningar är i gott skick och dit hör lekplatsen. ”Pippihuset” är nu så ruttet och framför allt farligt att det omedelbart måste rivas innan en allvarlig olycka sker med våra barn. I styrelseprotokoll 16 maj 2013 står att det ska ske en upprustning av ”Pippihuset” under vår/sommar men inget har hänt och vi anser att det nu är för sent. Huset är ett ruckel och är definitivt en mycket dålig reklam för vårt område. Vi föreslår alltså 1
Omedelbar rivning av Pippihuset 2
Borttagning av ogräset i sanden med spade och kratta -­‐ får förslagsvis ske under vårstädningen. Därefter komplettering med ny sand 3
Ersätta ”Pippihuset” med adekvat lekutrustning där det t ex bör finnas en GUNGA Erikslund 28 januari 2014 Inger & Bertil Ericsson Erikslundsvägen 226 Motion 2 Från styrelsen Lekplatsen i den blå husgruppen Styrelsen har diskuterat upprustning av den blåa lekplatsen. Styrelsen föreslår följande åtgärder: 1. Rivning av det gröna trä lekhus 2. Ersättning av lekhuset med lämplig lek utrustning 3. Tilldelning av budget på högst 10 000 kr 4. Tilldelning av uppdrag till underhållsgruppen