Transcript 1 - Per Eklöf

http://webmail.nora.se
PIM-examination 5 – Inspirationsmaterial för pedagoger
Per Eklöf
[email protected]
Karlsängskolan
Nora kommun
Sammanfattning
Denna manual är skriven för Nora kommuns webmail, h p://webmail.nora.se, och riktar sig ll alla pedagoger i Nora kommun. Även om du är nybörjare eller en erfaren användare av kommunens webmail kan du ta del av denna manual. Manualen börjar med de enklaste funk onerna och går sedan vidare ll lite mer avancerade funk oner. Det första som beskrivs är hur du loggar in i Nora kommuns webmail. De enkla funk onerna som beskrivs är hur du skriver, läser, svarar och vidarebefordrar mail. Du får även lära dig hur du söker e er e mail eller innehåll i e mail. De lite svårare funk onerna som beskrivs är hur du bifogar en fil ll e mail, använder adressboken och hur du skapar kontaktlistor och lägger ll personer i dessa listor. Den mest avancerade funk onen som beskrivs är hur du lägger upp e ny möte i din kalender, bjuder in personer ll de a möte, svarar på en mötesförfrågan och ser hur de inbjudna har svarat på din mötesförfrågan. 1 Innehållsförteckning
1. Inledning ................................................................................................................................. 3 2. Inloggning ............................................................................................................................... 3 3. Funktioner .............................................................................................................................. 4 3.1. Enkla funktioner ............................................................................................................... 4 3.1.1. Skriva ett mail ........................................................................................................... 4 3.1.2. Läsa ett mail .............................................................................................................. 4 3.1.3. Svara på ett mail ....................................................................................................... 5 3.1.3.1. Alternativ 1 ......................................................................................................... 5 3.1.3.2. Alternativ 2 ......................................................................................................... 5 3.1.3.3. Alternativ 3 ......................................................................................................... 6 3.1.4. Vidarebefordra ett mail ............................................................................................ 6 3.1.4.1. Alternativ 1 ......................................................................................................... 6 3.1.4.2. Alternativ 2 ......................................................................................................... 7 3.1.5. Söka efter ett mail ..................................................................................................... 7 3.2. Medelsvåra funktioner .................................................................................................... 8 3.2.1. Bifoga en fil ............................................................................................................... 8 3.2.2. Använda adressboken ............................................................................................... 9 3.2.3. Skapa en kontaktlista .............................................................................................. 10 3.3. Avancerade funktioner .................................................................................................. 11 3.3.1. Använda kalendern ................................................................................................. 11 3.3.1.1. Lägga till ett möte och bjuda in deltagare ....................................................... 11 3.3.1.2. Svara på en mötesförfrågan ............................................................................. 12 3.3.1.3. Se svar .............................................................................................................. 13 2 1. Inledning
Nora kommun har en policy som säger att alla kommunanställda regelbundet ska kontrollera
sin mail. Jag hoppas att alla gör detta men samtidigt är jag ganska säker på att det finns en
del som är lite osäkra på hur man hanterar mailen på ett bra och lätt sätt. Det är här mitt
arbete med PIM 5 kommer in, att skapa en lätt manual i text och i rörlig form som tar upp
allt ifrån de enklaste till de lite mer avancerade funktionerna.
Min förhoppning är att anställda i Nora kommun kommer att ta del av denna manual och
använda den för att lättare kunna hantera sin webmail och de funktioner som finns inom
densamma.
Denna manual är skriven för webbläsaren Internet Explorer. Funktionerna och layouten i
webmailen hos andra webbläsare kan variera mot Internet Explorer.
Om denna manual läses digitalt är alla bilder klickbara instruktionsfilmer. Dessa filmer ger ett
bra stöd till de olika funktioner som beskrivs.
2. Inloggning
Första steget du gör för att komma åt din
mail är att gå till webbplatsen
http://webmail.nora.se via din webbläsare.
Startsidan för Nora kommuns webmail ser
ut som på bilden till höger och för att logga
in behöver du veta ditt användarnamn och
lösenord. Fyll i dessa uppgifter och klicka på
knappen Logga in för att komma åt dina
mail.
Vill du veta mer om de olika säkerhetsinställningar som finns till webmailen, klicka
på länken visa förklaring så visas mer info
om detta.
3
3.Fun
nktioner
3.1.En
nklafunkttioner
3.1.1.S
Skrivaettm
mail
För a skriva e ny mail börjar du med a klicka p
på knappen NyƩ. E ny
n fönsterr öppnas där du måste angee den mailaadress du viill skicka ll. Dett underlä ar för läsaaren om ddu även anger e ämne i ämnesfältet. Skriv di m
mail och klicka däre er på p Skicka knappen. Rutan försvinn
ner och du h
har skickat d
di mail. Deet sända mailet fi
finns nu i mappen Skickkat. 3.1.2.L
Läsaettma
ail
För a läsa e mail du få i din inkorrg dubbelklickar du på
å det mail du vill läsaa. Mailet öppnas då i e ny fönster där du kaan läsa det. Beroende på vilken läsvy du har h i din webmail kan det rääcka a klicka en gång på e mail för a det ska öppnass. 4 3.1.3.S
Svarapåetttmail
Det finn
ns tre sä a svara på e
e mail. 3.1.3.1..Alternativv1
An ngeen öppnar d
du mailet so
om beskrivs i 3.1.2. och
h klickar på knappen Svvara. Då öp
ppnas e ny maail med alla uppgi er ifyllda från avsändaren
n. Det enda du behöveer göra är aa skriva di svar och klickaa på knapp
pen Skicka. Du har då skickat di svar ll aavsändaren och det sända m
mailet finns nu i mappe
en Skickat.
3.1.3.2..Alternativv2
Du kan också väljaa a marke
era det ma il du vill på genom a klicka en e gång påå mailet. svara p
Klicka sedan på kn
nappen Svarra som finnns längre ö
e ny mail m
med alla upp på sidan. Då öppnas uppgi eer ifyllda frrån avsändaaren. Det eenda du behöver göra är a skriva di svar och kklicka på knappen Skicka. Du D har då skickat s
di svar ll avsändaaren och det d sända mailet fin ns nu i mappen
n Skickat. 5 3.1.3.3..Alternativv3
Du kan också högeerklicka på e
e mail för a få upp en snabbmenyy med olikaa val. Välj SSvara i menyn och du får upp e nyy mail meed alla uppgi eer ifyllda fråån avsändaren. Det ennda du behöver göra är a skriva di svar och klicka ppen Skicka
a. Du har dåå skickat di svar på knap
ll avsändaren och
h det sända mailet finnns nu i mappen
n Skickat. 3.1.4.V
Vidarebefo
ordraettm
mail
Det finn
ns två sä fö
ör a vidare
ebefordra ee mail. 3.1.4.1..Alternativv1
An ngeen markerarr du det maail du vill vidarebefordra geenom a klicka k
en gång p
på mailet. Klicka se
edan på knappen Vidarebeefordra som finns dan. Då öppnas e längre upp på sid
ny maail med texxten från de
et andra mailet inskrivet. Du behövver bara ange en
n mailadreess i rutan Till och klicka p
på knappen
n Skicka. Du
u har då vidarebefordrat di
d mail och o
det nns nu i mappen sända mailet fin
Skickat.
6 3.1.4.2..Alternativv2
Du kan också högeerklicka på e
e mail för a få upp en
n snabbmeeny med olika val. Välj Vidareb
befordra i menyn m
och du får uppp e ny maail med texxten från det d andra m
mailet inskriveet. Du behöver b
bara b
angee en mailadrress i rutan Till och kliicka på knaappen Skicka. Du har dåå vidarebeffordrat di mail och deet sända mailet m
finnss nu i maappen Skickat. 3.1.5.S
Sökaefterettmail
För a söka e er e mail elle
er innehåll i e mail kklickar du fö
örst i rutan Sök i Inkorrgen och skriver iin e sökorrd. Du kan ssöka e er nnamn, ord, aadresser mm. Skriv in ssökordet occh klicka på försttoringsglaseet för a staarta sökninggen. Dina sö
ökresultat kommer uppp under sökkrutan. Vill du göra en mer m avancerad söknin g kan du klicka på de d små pilaarna ll hö
öger om nderlä a sökrutan. Du får då upp mer avancerade val för din sökning ssom eventuuellt kan un
a hi aa det du sökker e er. 7 3.2.Me
edelsvåra
afunktion
ner
Bifogaenffil
3.2.1.B
A bifo
oga en fil ll e mail är ä en bra fuunk on närr du vill förrmedla dokkument, bild
der eller liknandee ll någon
n kollega. Bö
örja med a skapa e ny mail ssom beskrivvs i 3.1.1. o
och skriv e med
ddelande i mailet. Kliccka sedan på knappen med e gem som fifinns ll hö
öger om knappen Skicka. Du får då upp en ruta ddär du blädd
drar upp de
en fil som ddu vill bifogga. Klicka på knap
ppen Bläddrra och y errligare en ruuta komme
er upp där d
du ska leta upp den fil som du vill bifo
oga. Markerra filen gen
nom a kli cka en gån
ng på den och klicka sedan på knappen k
Öppna. Du kommeer då llbakka ll rutann Bifoga fileer där sökvä
ägen ll dinn fil finns in
nskriven. Klicka p
på knappen Bifoga för a lägga ll filen i di mail. Filen
n är bifogadd och du kaan skicka iväg maailet med deen bifogade filen genom
m a klicka på knappen Skicka. 8 3.2.2.A
Användaadressboke
en
I webmailen finns en adressb
bok som är bra a kun
nna hantera
a. För a ööppna adresssboken, börja m
med a klickka på den liilla bokikonn som finns uppe ll höger vid fä ltet Sök person. E ny fön
nster öppnaas och du ko
ommer åt aadressboken med alla mailadress er ll lärare
e, elever m.fl. i Nora kommun. Testaa a söka e er di namn förr a se huur sökfunk onen i adressb
boken fungeerar. När du
u få upp d ina sökresu
ultat kan du högerklickka på en perrson och välja NyyƩ meddela
ande ur snabbmenyn. EE ny mail öppnas och du behööver bara skkriva di mail occh klicka på knappen Skicka so m beskrivss i 3.1.1. Du D kan äveen dubbelkklicka på personeen eller välja Öppna ur snabbmen yn för a fåå lite mer in
nfo om lärarren eller ele
even. 9 3.2.3. Skapa en kontaktlista
En annan bra funktion i adressboken är att lägga till kontakter i en separat lista för t.ex. din
klass, kollegor eller liknande. Börja med att öppna adressboken som beskrivs i 3.2.2 och välj
sedan Skapa ny mapp som finns längst ner till vänster i adressboken. Skapa en ny lista med
t.ex. ditt klassnamn och listan syns längst ner till höger. För att lägga till kontakter i din lista
öppnar du adressboken och söker upp en person som beskrivs i 3.2.2. Högerklicka på
kontakten och välj Lägg till i Kontakter i snabbmenyn. En ny ruta med kontaktinfo öppnas,
klicka på knappen Spara och stäng och du har sparat din kontakt i mappen kontakter. För att
flytta din kontakt till rätt mapp, klicka på mappen kontakter, mappens info öppnas då i
fönstret till höger och du kan dra din kontakt till rätt mapp.
Observera att det redan finns färdiga kontaktlistor för Nora kommuns alla verksamheter.
Börja med att öppna adressboken som beskrivs i 3.2.2 och ange sökordet DL- . Du får då upp
alla kontaktlistor som finns inlagda i webmailen.
10
3.3.Av
vancerade
efunktion
ner
Användak
kalendern
3.3.1.A
Kalendeern som fin
nns i webmailen är vä ldigt bra a använda vid t.ex. pllanering avv möten, utveckliingssamtal eller liknan
nde. I de a avsni kom
mmer du lä
ära dig a llägga ll e möte i kalendeern, bjuda in
n deltagare ll mötet, svara på en
n mötesförffrågan och se bekrä elsen om e
deltagarna kommeer på mötet eller inte. D
De a komm
mer a ske i tre steg. 3.3.1.1..Läggatilllettmöteo
ochbjudaiindeltagare
Börja m
med a klicka på knaappen Kaleender för a få upp kalendern i rutan ll höger. Dubbelkklicka på deen dag och den ungefäärliga d so
om du vill lä
ägga ll möttet. E ny fönster öppnas där du fyller i ämne, d, plats ooch meddelande. I sam
mma ruta ovvanför möttesraden finns en
n ru g knap
pp med e gult mail ppå. Klicka påå denna kna
app för a bjuda in de
eltagare. Y erligaare fält dykker upp och
h i rutan Obbligatoriskt... skriver du in mailaddresser ll p
personer som du vill bjuda in ll mötett. Du kan ävven klicka p
på Obligatoriskt för a lägga ll p
personer via adreessboken so
om beskrivss i 3.2.2. Kliicka sedan på knappen
n Skicka ochh du har sp
parat din kalendeerpost och b
bjudit in delltagare ll m
mötet. 11
3.3.1.2..Svarapåenmötesfö
förfrågan
Personeen som du
u bjöd in får f e ny mail i sin
n inkorg med m
en förrfrågan om
m mötet. Dubbelkklicka på mailet och en
n ruta med info om mö
ötet dyker u
upp. Längst upp finns kknappar, Accepteera, Prelimin
när eller Avvböj, klicka ppå någon avv dessa knappar och enn snabbmeny visas. Har du vvalt Accepteera väljer du Skicka svaaret nu. Ruttan stängs, e svar gårr iväg ll adressaten och möttet är sparaat i din kalen
nder. 12
3.3.1.3..Sesvar
När perrsonen du bjudit in ll l mötet svaarat på din
n förfrågan får du e mail i din inkorg. I ämnesfäältet står om personen har aaccepterat, preliminärrt kommerr eller avb
böjt di planerade möte. Du D kan äve
en dubbelkllicka på maailet för a se om peersonen har ange någon yy erligare in
nfo ll de a. a
13
Foto: Per Eklöf
14