Transcript FLEX Reseräkning

Användarmeddelande (januari 2012)
Ny programversion
FLEX Reseräkning
Version 12.1a
Bäste Kund!
På följande sidor kan du läsa om de nyheter som tillkommit under 2011 i
FLEX Reseräkning.
Med vänlig hälsning
Flex Datasystem
FLEX
Reseräkning - Användarmeddelande (januari 2012)
2
Nyheter FLEX Reseräkning
För att komma åt funktioner markerade med texten tilläggsmodul krävs att du som
kund uppdaterar din licens. Kontakta vår support för mer information.
Tänk på att du kan behöva göra inställningar under Arkiv – Behörighetsgrupper
FLEX Reseräkning – flik Menyer så att nya funktioner blir tillgängliga.
FLEX
Reseräkning - Användarmeddelande (januari 2012)
3
Elektronisk körjournal (tilläggsmodul)
För att underlätta registrering av körjournal finns nu en tilläggsmodul som möjliggör
en integration mellan FLEX Reseräkning och system för elektroniskt registrerade
körsträckor. Integrationen har idag stöd för att användas med det finska företaget
Helptens system för elektronisk körjournal.
Så här fungerar det:

En utrustning bestående av enkel mobil handenhet innehållande en GPSmottagare tilldelas medarbetaren.

När medarbetaren reser med sitt fordon anger han eller hon genom val på
enhetens manöverpanel om det är en privat- eller tjänsteresa. Med hjälp av
GPS-enheten
registreras
resornas
längd
samt
avreseoch
destinationsorter.

Informationen om resorna sänds till körjournalssystemets servrar för
bearbetning, därefter importeras den per automatik till FLEX Reseräkning.

I FLEX Reseräkning hämtar medarbetaren in körjournalsinformationen till
FLEX egen körjournal där beräkning av eventuella ersättningar och
förmåner sker.
Om ditt företag är intresserade av att använda funktionen med andra system än
Helpten är du välkommen att kontakta oss, angående en utvecklingsförfrågan av
en integration med det system du avser att använda.
FLEX
Reseräkning - Användarmeddelande (januari 2012)
4
Egen rapport - Antal körda mil per anställd och period
En ny standardrapport har tillkommit under noden Egna rapporter. Rapporten 9913
– Antal körda mil per anställd används för att per utbetalningsperiod få en
sammafattning av hur många privat- respektive tjänstemil en anställd kört. Urvalet
datum avser utbetalningsdatum.
FLEX
Reseräkning - Användarmeddelande (januari 2012)
5
Utsläpp av CO2 vid bil- och flygresor (tilläggsmodul)
Denna funktion gör det möjligt att använda FLEX Reseräkning för att beräkna och
redovisa koldioxidutsläpp i samband med flyg- och bilresor.
I samband med att den anställde registrerar sina resor på reseräkningens flik
Resor anges även eventuella flygresor i en separat registreringsfunktion.
Genom att ange flygplats för avresa och destination räknar systemet ut hur långt du
rest och hur stort koldioxidutsläpp resan medfört. Värden som används för
beräkning är Naturvårdsverkets schablonvärden.
Utsläpp gällande bilresor registrerade på reseräkningens flik Körjournal beräknas
enligt angivna sträckor och det värde för genomsnittligt utsläpp av koldioxid som
angivits i personregistret.
När du vill ta ut en rapport avseende koldioxidutsläppen hittar du denna under
menyn Arbeta med – Rapporter. Här kan du göra flera urval och även välja hur
rapportinnehållet ska grupperas.
FLEX
Reseräkning - Användarmeddelande (januari 2012)
6
FLEX Reseräkning & Eurocard i samtliga nordiska länder
Integrationen mot Eurocard har nu anpassats så att den kan användas i samtliga
nordiska länder.
FLEX
Reseräkning - Användarmeddelande (januari 2012)
7
Rapport gällande utlägg och representation
Under menyn Arbeta med – Rapporter hittar du en ny standardrapport för utskrift
av utlägg och representation. Du kan till stora delar själv styra över rapportens
innehåll genom omfattande urval.
FLEX
Reseräkning - Användarmeddelande (januari 2012)
8
Egna rapporter i FLEX Service
Nu finns möjligheten att använda FLEX Service för att schemalagt skapa
rapportfiler enligt Egna rapporter. Du måste ha tilläggsmodulen FLEX Service för
att kunna använda denna funktion.
Tryck på knappen Inställningar under Arbeta med – Rapportredigeraren för att göra
inställningar för hur exportfilen ska se ut.
FLEX
Reseräkning - Användarmeddelande (januari 2012)
9
Valbar sortering vid bläddring mellan anställda
Nu kan du välja vad du vill sortera på när du bläddrar mellan anställda i
personregistret, löneberedningen och kalendariet. Du kan spara vad du har sorterat
på.
Du kan sortera på Anställningsnummer (startvärdet), Namn, Personnummer,
Hemkostnadsställe och Personalkategori Lön.
I personregistret, löneberedningen och i kalendariet får du vid högerklick på
bläddringsknapparna upp en popup-meny där du kan välja vad bläddringen ska
sortera på.
Sparar senaste sorteringsordningen i söklistan
Numera sparar systemet dina val för sorteringsordningen på olika kolumner i
söklistan för anställda. Nästa gång du går in i programmet kommer dina
inställningar för sökordningen att vara samma som sist.
Olika användare önskar sortering på olika kolumner i söklistor. Om du ändrar
sortering vill du att programmet kommer ihåg användarens valda sortering till nästa
gång.
För att söka på till exempel kolumnen anställningsnummer måste du klicka på
Anstnr-fältet överst i tabellen, därefter går det bra att skriva in önskat
anställningsnummer och klicka på OK–knappen för att få fram sökresultatet.
Genom att klicka på Anstnr-kolumnen sorterar du även söklistan utifrån
anställningsnummer.
FLEX
Reseräkning - Användarmeddelande (januari 2012)
10
Personnummer som valbart fält i söklista för anställda
Nu kan du även söka på personnummer i söklistan. Genom att högerklicka i
söklistan för anställda kan du välja att visa kolumn för personnummer. Vid klick på
kolumnhuvudet kan du sortera på personnummer samt att du kan söka på
personnummer.
Under menyn Inställningar – Representation – Koder finns motsvarande inställning
för representationsmoms.
FLEX
Reseräkning - Användarmeddelande (januari 2012)
11
Avdragsgill moms
För de kunder som inte har full avdragsrätt för ingående moms finns nu möjligheten
att låta FLEX Reseräkning beräkna hur stor del av den faktiska momsen (på kvittot)
som är avdragsgill.
Under menyn Inställningar – Styruppgifter – Registrering aktiveras funktionen
genom att man väljer Fördelning av moms enligt utlägg/representation.
Programmet har här förberetts för en eventuell framtida utbyggnad där man kan
låta andra faktorer styra momsberäkningen, t ex vilket kostnadsställe kostnaden
konterats på.
Under menyn Inställningar – Utlägg/avdrag – Koder kan du för varje kostnadstyp
ange hur stor del av momsen som är avdragsgill samt hur ej avdragsgill moms ska
konteras (löneart och konto).
FLEX
Reseräkning - Användarmeddelande (januari 2012)
12
Anpassning enligt danska skatteregler för avdragsgill moms
Beräkningen av utlägg har anpassats enligt danska skatteregler för avdragsgill
moms. Enligt danska skatteregler förekommer skillnader i hur stor del av momsen
som är avdragsgill beroende på kostnadstyp.
Under menyn Inställningar – Utlägg/avdrag – Koder kan du för varje kostnadstyp
ange hur stor del av momsen som är avdragsgill samt hur ej avdragsgill moms ska
konteras (löneart och konto).
FLEX
Reseräkning - Användarmeddelande (januari 2012)
13
Massbyte av anställningsnummer via textfil
Denna funktion gör det möjligt att på ett smidigt sätt byta anställningsnummer för
ett flertal anställda istället för att manuellt ändra ett i taget.
För att använda denna funktion tryck på knappen Byte av anstnr under Register –
Personuppgifter, flik Allmänt.
När du trycker på knappen Byte av anstnr visas följande fönster. Du måste ha
administratörsrättigheter för att kunna göra detta.
Du kan välja att byta anställningsnummer för en enskild användare som tidigare.
För att byta anställningsnummer för alla på en gång markerar du Byt anstnr via
FLEX
Reseräkning - Användarmeddelande (januari 2012)
14
importfil samt anger sökvägen till filen. Importfilen måste innehålla det gamla
anställningsnumret samt det nya separerade med semikolon (;) eller tab.
Exempel vid byte av anställningsnummer. Det gamla anställningsnumret 1 byts till
det nya 101. Det gamla anställningsnumret 2 byts mot det nya 102.
1;101
2;102
När du har valt sökväg till importfilen trycker du på OK-knappen för att genomföra
massbytet.
Nya fält för information om närmast anhörig i personregistret
Det finns ett nytt fält i personregistret för att skriva in kontaktinformation om
närmast anhörig. Du kan skriva in namn, relation samt kontaktuppgifter för önskat
antal anhöriga. Vid fler än tre stycken visas dessa i en rullista. Det går bra att skriva
in längre text än vad fälten är breda, då hela texten visas i en mindre ruta när du
håller muspekaren över fältet.
Kontaktinformationsfälten finns under Register – Personuppgifter, flik Allmänt.
I Register – Importmallar har personuppgiftsimporten (11– Personuppgifter)
kompletterats med val för att lägga till anhörigfält. Det finns möjlighet att importera
tre stycken anhörigafält.
FLEX
Reseräkning - Användarmeddelande (januari 2012)
15
Närmast anhöriga i Rapportredigeraren
För att få med fälten Närmast anhöriga på en rapport går du in under Arbeta med –
Rapportredigeraren, tabell Personregistret. Här kan du välja att ta med fälten för
närmast anhöriga på rapporten samt på vilken plats de ska hamna.
Närmast anhöriga i FLEX Portal
Nu finns fältet för att skriva in kontaktinformation om närmast anhörig även i FLEX
Portal.
Du kan skriva in namn, relation samt kontaktuppgifter för önskat antal anhöriga. Vid
fler än tre stycken visas dessa i en rullista. Det går bra att skriva in längre text än
vad fälten är breda, då hela texten visas i en mindre ruta när du håller muspekaren
över fältet.
I FLEX Portal hittar du fälten för Närmast anhöriga under Startsida – Mina
uppgifter, Kontakt.
FLEX
Reseräkning - Användarmeddelande (januari 2012)
16
Lönekoppling Huldt och Lillevik
Vi har nu byggt ut lönekopplingen mot det norska lönesystemet Huldt & Lillevik så
att den även fungerar för reseräkningar. Tidigare fanns endast stöd för att hämta
använda kopplingen i FLEX Tidredovisning. Kopplingen har byggts enligt Lønn 5.0
– Recordbeskrivelse, Import av Reiseregning.
Söklista med anställda som slutat i FLEX Portal
Nu finns även inställningen för om anställda som slutat ska visas eller ej i söklistan
på FLEX Portal. Den fungerar på samma sätt som i Windows-systemet.
Pilar för att bläddra mellan anställda i FLEX Portal
Knappar för att bläddra mellan anställda man som användare är behörig till finns nu
även i FLEX Portal.
Tilläggsmodulen FLEX API – Import av personuppgifter
Produkten FLEX API har vidareutvecklats för att erbjuda fler möjligheter att
använda webb service istället för textfiler vid integration mellan FLEX och andra
system.
FLEX
Reseräkning - Användarmeddelande (januari 2012)
17
FLEX App för iPhone
En första version av FLEX App har nu släppts för iPhone. I appen kan medarbetare
se hur de är schemalagda att arbeta enligt FLEX Tidredovisning samt sina
lönespecifikationer från FLEX Lön. Appen laddas ned gratis från AppStore.
För att kunna köra FLEX App krävs att tillvalsmodulen FLEX API finns i din
programlicens.
FLEX
Reseräkning - Användarmeddelande (januari 2012)
18
Utskriftsproblem - FLEX Client Setup
P g a att flera kunder fått problem med att vissa nyare skrivare inte kunnat
användas för att skriva ut från FLEX Reseräkning har vi byggt om utskriftsrutinen.
Symptomen för problemen är att programmet kraschar och att man inte kan skriva
ut mer än ett exemplar trots att man valt fler kopior.
För att åtgärda problemen ska FLEX Client Setup köras på de datorer där
problemet förekommer. FLEX Client Setup finns tillgänglig för nerladdning från vår
hemsidas kundszon.
Anrop till webb service från FLEX Service/Portal via proxy
P g a att flera kunder fått problem med att FLEX Service inte har kunnat hämta
valutakurser från FLEX Online då servern använt en proxy för internetaccess har vi
byggt om funktionen samt kompletterarat Systeminställningar med ett nytt fält för
att peka ut vilken proxyserver som används.