Transcript Användarhandbok instruktör - Logga in

FÖRENINGSKANSLIET
Utbildningsstöd Användarhandbok Instruktör 2010-11-15
Användarhandbok Instruktör
1 (38)
FÖRENINGSKANSLIET
Innehållsförteckning Roller i systemet .......................................................................................................................................... 3
Nyttjanderätt................................................................................................................................................ 3
Material......................................................................................................................................................... 3
Inloggning..................................................................................................................................................... 3
Huvudmeny .................................................................................................................................................. 5
Nedladdning av utbildningsmaterial, informationsmaterial, bilder, filmklipp, mallar och övriga filer 7
Sökning efter material ............................................................................................................................... 10
Inläggning av material............................................................................................................................... 11
Självskyddskurser...................................................................................................................................... 13
Mina utbildningar ...................................................................................................................................... 14
Anmäla en deltagare.................................................................................................................................. 20
Hantering av anmälda deltagare .............................................................................................................. 21
Fliken: 1. INFÖR KURS ............................................................................................................................... 23
Fliken: 2. EFTER KURS .............................................................................................................................. 26
Fliken: 3. ÄNDRADE FÖRUTSÄTTNINGAR .............................................................................................. 30
Exportera kursdeltagare ........................................................................................................................... 31
Buggrapport ............................................................................................................................................... 33
Inkorg ......................................................................................................................................................... 34
Min profil .................................................................................................................................................... 35
Support och systemkrav............................................................................................................................ 37
Svar på frågor som dykt upp under testperioden ................................................................................... 38
2010-11-15
Användarhandbok Instruktör
2 (38)
FÖRENINGSKANSLIET
Roller i systemet På varje ort finns ett antal Instruktörer. En instruktör har tillgång till att ladda ner material och hålla utbildningar. Alla instruktörer är kopplade till en Kommunadministratör som hanterar sin grupp av instruktörer. En kommunadministratör kan göra samma sak som en instruktör, men även hantera kurstillfällen m m för sina instruktörer. Kommunadministratörerna är knutna till en Länsadministratör. Länsadministratören kan hantera alla instruktörer och kommunadministratörer som den är kopplad till. Godkännande av uppladdat material sker hos centralkontoret. Superadministratören har fullständiga behörigheter och kan styra över samtliga systemparametrar och användare i systemet. Nyttjanderätt Allt material som finns i systemet får användas fritt inom utbildningar som hålls av Brandskyddsföreningen och dess samarbetspartner Räddningstjänsten. Vid inläggning av nytt material är det viktigt att du som bidrar med materialet har kontrollerat med eventuella upphovsrättsinnehavare att de har godkänt att deras material eller bilder används på detta sätt. För säkerhets skull kan det vara lämpligt att ha detta godkännande i skriftlig form, exempelvis i ett mail. Material Allt material måste följa Brandskyddsföreningens grafiska profil i varumärkesmanualen. Det är viktigt att vi kommunicerar som en enad grupp oavsett var utbildningen hålls eller vilken kund som kommer i kontakt med oss. Varumärkesmanualen finns för nerladdning under Övriga filer. Om du känner dig osäker, kontakta din administratör. Inloggning För att komma åt systemet måste du ha en dator med Internetanslutning. Du måste även vara en registrerad användare. Starta din webbläsare och gå till www.brandskyddsforeningen.se . Där går du till din regionala Brandskyddsförenings hemsida. Där ska du hitta länk till utbildningsstödet. När du klickar på länken för utbildningsstödet öppnas följande sida. Ange ditt användarnamn och lösenord i fälten och klicka på Logga in När du loggar för första gången kommer du att bli uppmanad att byta lösenord. Du byter till ett lösenord som du själv vill ha, dock minst 4 tecken. 2010-11-15
Användarhandbok Instruktör
3 (38)
FÖRENINGSKANSLIET
Vid varje inloggning visas systemets användarvillkor. Du måste godkänna villkoren för att få tillgång till systemet. Observera att villkoren kan uppdateras löpande och det är din skyldighet att vara införstådd med den senaste versionen. 2010-11-15
Användarhandbok Instruktör
4 (38)
FÖRENINGSKANSLIET
Huvudmeny Systemets huvudmeny påminner om gränssnittet i Windows Utforskaren. Till vänster finns ett menyträd där du, beroende på rättigheter, ser olika funktioner. Mapparna Utbildningspaket, Informationsmaterial, Bildbank, Filmklipp, Mallar och Övriga filer innehåller gemensamt och lokalt material. Lägg in material används för att ladda upp nytt material till systemet. Det material du laddar upp måste godkännas av administratör. Självskyddskurser används för att registrera genomförda utbildningar som är statsmedelsunderstödda. Här finns även statistik för dessa utbildningar. Mina utbildningar visar de utbildningar som du ska hålla eller har hållit. Alla utbildningar visar de utbildningar som sker inom länet. Sök kursdeltagare används för att söka kursdeltagare och vilka kurser deltagaren har medverkat på. Man kan även söka företag och vilka som har deltagit i olika utbildningar från företaget. Statistik används för att kunna ta ut data ur systemet för att kunna följa upp hur kurser bedrivs med mera. 2010-11-15
Användarhandbok Instruktör
5 (38)
FÖRENINGSKANSLIET
Instruktörslista visar de instruktörer som finns inlagda i systemet med namn, kompetens, bild och kontaktuppgifter. Exportera kursdeltagare används för att kunna göra utskick av inbjudningar och dylikt. Ställ fråga till adm används för att skicka ett meddelande via e‐post till din administratör. Buggrapport används då du upptäcker ett systemfel på programmet. Inkorg är en mail‐funktion som används för att kunna informera om t ex nytt utbildningsmaterial eller annan information till användare i utbildningsstödet. Inkorg är en mailfunktion där du kan hitta post till dig samt skicka post. Min profil ger dig möjlighet att uppdatera viss information om dig själv samt byta lösenord. Här ställer du in om ni använder vänster eller högerställda fönsterkuvert. Det gäller för utskrift av brev t.ex. Kallelse till deltagare. 2010-11-15
Användarhandbok Instruktör
6 (38)
FÖRENINGSKANSLIET
Nedladdning av utbildningsmaterial, informationsmaterial, bilder, filmklipp, mallar och övriga filer Tillvägagångssättet är det samma oavsett vad du ska ladda ner. Här visas exemplet att ladda ner ett utbildningsmaterial. Klicka i menyträdet till vänster för att välja mapp, exempelvis Utbildningspaket‐ SBA – SBA. När du valt en mapp visas det material som finns i mappen. Vid varje fil visas rubrik och en kort beskrivning. För att ladda ner en fil klickar du på ”Ladda in med engångskod”. En engångskod skickas nu till din mobiltelefon, koden består av 6 siffror. Om engångskoden inte anges inom 10 minuter blir den ogiltig. Du måste då börja om och begära en ny engångskod. OBS! Efter att du har logga in med engångskod är alla mappar öppna för nedladdning, d.v.s. du behöver inte begära engångskod för varje nedladdning så länge du inte loggar ut dig från programmet. 2010-11-15
Användarhandbok Instruktör
7 (38)
FÖRENINGSKANSLIET
Skriv in koden och tryck på ”Logga in” Nu är du inloggad med engångskod. Se röda fältet längst ner på din skärm. Nu har du behörighet att ladda ner filer som finns inom Utbildningsmaterial, Moduler, Bildbank, Filmklipp, Övriga filer. Leta upp igen den fil du vill ladda ner och klicka på Ladda ner fil Du får nu godkänna villkoren för filnedladdning och sedan hämtas filen till din dator. Lämpligt är att spara materialet på exempelvis din dators skrivbord eller på ett USB‐minne. 2010-11-15
Användarhandbok Instruktör
8 (38)
FÖRENINGSKANSLIET
Vi rekommenderar att du alltid kontrollerar att du har den senaste versionen av ett utbildningspaket innan du håller ett utbildningstillfälle. Paketen kan uppdateras löpande och det är viktigt att vi håller en gemensam standard. 2010-11-15
Användarhandbok Instruktör
9 (38)
FÖRENINGSKANSLIET
Sökning efter material Du kan även söka efter material utifrån ett nyckelord. Sökfunktionen finns längst upp sidans topp oavsett var du befinner dig i utbildningsstödet. Sökning sker i utbildningspaket, moduler och bildbank efter det nyckelord som anges. Ange ett (1) nyckelord i sökrutan och tryck Enter eller klicka på Sök. Sökresultaten visas i utrymmet till höger. Bilden visar resultat av sökning innan du har loggat in med engångskod Bilden visar resultat om du är inloggning med engångskod Om du vill avgränsa sökningen till enbart utbildningspaket/moduler eller bilder kan du markera i kryssrutorna och trycka på Filtrera. Detta kan hjälpa dig att snabbare hitta det du söker. Nedladdning sker på samma sätt som under Utbildningsmaterial mm. 2010-11-15
Användarhandbok Instruktör
10 (38)
FÖRENINGSKANSLIET
Inläggning av material Börja med att förbereda det material som du vill lägga till. Presentationer, instruktioner m m skall följa den gemensamma grafiska profilen – se avsnittet Material. Om ditt utbildningspaket består av flera filer skall det komprimeras med ZIP. Mer information om hur du gör detta får du av din IT‐support. När materialet är färdigt, klicka på Lägg in material i menyträdet. Välj typ av material och klicka på Nästa. Klicka på den kategori där ditt material hör hemma. 2010-11-15
Användarhandbok Instruktör
11 (38)
FÖRENINGSKANSLIET
Klicka på Bläddra och välj filen på din dator. Ange vem som har de ursprungliga rättigheterna till materialet samt markera i kryssrutan att du godkänner villkoren för uppladdning av material. Klicka på Nästa. Filen kommer nu att laddas upp och din webbläsare kommer att vara upptagen under tiden detta sker. Beroende på din anslutningshastighet och filens storlek kan detta ta olika lång tid. När filuppladdningen är klar kommer du att se följande bild. Beskriv den uppladdade filen. Ange ett namn för filen och vad den beskriver. Ange behörighetsnivå. Du har två val här: - Filen kan ses av alla användare - Filen kan ses av alla användare i mitt län Ange den som du vill ska gälla. Ditt material måste nu godkännas av superadministratör innan det blir synligt i systemet. 2010-11-15
Användarhandbok Instruktör
12 (38)
FÖRENINGSKANSLIET
Självskyddskurser Se ”Användarhandbok Självskydd” som finns att ladda ner från Utbildningsstödet 2010-11-15
Användarhandbok Instruktör
13 (38)
FÖRENINGSKANSLIET
Mina utbildningar Under denna rubrik hanteras det kursutbud som gäller för inloggad instruktör. Här ser man vilka kurser som är upplagda för denne. Man kan se på denna sida vilka kurser som är Bekräftade, Fullbokat, Inställd, Ny kurs, Stängd(avslutad) och Öppen för anmälan. Inloggad instruktör kan här hantera sina kurser under Anmälda/hantera kurs För att kunna lägga till kurs i utbildningsstödet krävs särskild behörighet. Ansvaret för inläggning av kurs är lagt på Kommunadministratör eller Länsadministratör. Systemet medger möjlighet även för instruktör att kunna lägga in kurser. Detta är möjligt efter begäran hos superadministratör från Länsadministratör. Visas Lägg till kurs har man denna behörighet, annars syns inte denna funktionen. 2010-11-15
Användarhandbok Instruktör
14 (38)
FÖRENINGSKANSLIET
Alla utbildningar Under denna rubrik hanteras det kursutbud som gäller för alla instruktörer inom länet. Här ser man vilka kurser som är upplagda för dessa. Man kan se på denna sida vilka kurser som är Bekräftade, Fullbokat, Inställd, Ny kurs, Stängd(avslutad) och Öppen för anmälan. Kursstatus "Öppen för anmälan" och "Bekräftad" visas bägge två under "Öppen för anmälan" för att tydliggöra vilka kurser som visas på hemsidan. En kurs som har status "Bekräftad" är fortfarande bokningsbar fram till och med kursdagen, sedan försvinner den automatiskt från hemsidan. Listan är sorteringsbar på Kursnamn, Datum, Tid, Ort, Instruktör och Status genom att klicka på rubrikerna Inloggad instruktör kan se vilka deltagare som är anmälda till berörd kurs. För att kunna lägga till kurs i utbildningsstödet krävs särskild behörighet. Ansvaret för inläggning av kurs är lagt på Kommunadministratör eller Länsadministratör. Systemet medger möjlighet även för instruktör att kunna lägga in kurser. Detta är möjligt efter begäran hos superadministratör från Länsadministratör. Visas Lägg till kurs har man denna behörighet, annars syns inte funktionen. 2010-11-15
Användarhandbok Instruktör
15 (38)
FÖRENINGSKANSLIET
Lägg till kurs Denna funktion kan endast utföras av Länsadministratör och
kommunadministratör
Om du har den behörigheten syns funktionen Lägg till kurs. För att ett utbildningstillfälle skall synas på hemsidan och vara bokningsbart måste det läggas in i systemet. Klicka på Mina utbildningar eller Alla utbildningar och Lägg till kurs. Välj vilken typ av kurs ska hållas, ange datum i formatet ÅÅÅÅ‐MM‐DD och under vilken tid utbildningen ska genomföras. Välj även kurslokal och vem som är instruktör. Klicka sedan på Nästa 2010-11-15
Användarhandbok Instruktör
16 (38)
FÖRENINGSKANSLIET
Kurstillfälle Datum, tid och kurslokal är uppgifter som kommer från dina val som du gjorde på föregående sida. Status visar ”Nu kurs” eftersom du nu skapar en ny kurs. För att kursen ska bli synlig på hemsidan ska status ändras till ”Öppen för anmälan”. Ändring av status rekommenderas att göra när alla uppgifter är inlagda och du anser att den kan bli synlig på hemsidan. Nyckelkurs Om utbildningen är upphandlad för en specifik kund eller grupp skall den vara låst med kod. Markera i kryssrutan och ange en bokningskod. Utbildningen kommer då inte att synas i allmänna kurskatalogen på hemsidan men om besökaren anger rätt bokningskod visas den och blir bokningsbar. Om du skall hålla flera kurstillfällen för samma grupp kan du använda en gemensam bokningskod. Besökaren kommer då att kunna välja kurstillfälle. Kontaktinformation Här anges automatiskt den instruktör som är angiven för denna utbildning. Ska det vara annan person eller särskild kundtjänst ändra dessa fält till det som ska synas på kursbekräftelsen. Rulla sidan neråt så kommer följande fram 2010-11-15
Användarhandbok Instruktör
17 (38)
FÖRENINGSKANSLIET
Generellt Namn på kursen kan ändras i detta fält om så önskas. Visar namnet som du tidigare valde. Information i bekräftelser/på hemsida är ett fritextfält som du kan beskriva vad utbildningen omfattar och annat som kan vara av vikt för deltagaren. Information i bekräftelser/på hemsidan Här kan det finnas text som redan är inlagd av läns‐ eller kommunadministratör i en så kallad Kurskatalog. Kurskatalogen finns bara synlig för läns‐ och kommunadministratör. Texten är redigerbar i detta fritextfält för just detta kurstillfälle. Fältet används för särskild kursinformation till deltagaren, t.ex. Utbildningen genomförs utomhus så tänk på att ta med oömma kläder. Detta visas både på hemsidan när kunden klickat på "Boka plats" och i bekräftelsen som skickas ut. Deltagare Ange maximalt antal deltagare eller 0 för obegränsat. Välj om bokningsmöjligheten skall stängas direkt då max antal deltagare uppnåtts, vid max+4 deltagare eller om du själv skall stänga den manuellt. Om utbildningen är av typ Heta Arbeten eller annan utbildning där deltagarens födelsedatum krävs, markera kryssrutan Födelsedatum krävs för kursdeltagande. Detta är särskilt viktigt om filer skall exporteras för certifikat. Prisuppgifter Ange pris. Ta bort boken i rutan för Berättigad till medlemsrabatt ‐10% om detta inte ska visas när kunden anmäler sig till kursen. 2010-11-15
Användarhandbok Instruktör
18 (38)
FÖRENINGSKANSLIET
Meddelande till instruktör Detta är ett fritextfält som du kan ge instruktören extra information. När du är klar, klicka på Spara. Din kurs blir nu inlagd under Mina utbildningar men är ännu inte bokningsbar på nätet. För att öppna bokningsmöjlighet, klicka på Redigera och sätt status till Öppen för anmälan. 2010-11-15
Användarhandbok Instruktör
19 (38)
FÖRENINGSKANSLIET
Följande funktioner under rubriken Mina utbildningar kan instruktör hantera
oavsett behörighet
Anmäla en deltagare Om en kund kontaktar dig i egenskap av instruktör för Brandskyddsföreningen är det viktigt att tänka på att vi inte får förlora en kund som vid något tillfälle visat ett köpintresse. Ta kundens uppgifter direkt och anmäl kunden i systemet. Risken är annars att kunden kan tappa sitt köpintresse eller hitta en annan aktör. Via hemsidan Gå till brandskyddsföreningens hemsida och anmäl kunden direkt i kurskatalogen. Detta är det absolut enklaste sättet eftersom ingen inloggning krävs. Via systemet om anmälan gäller din utbildning Som inloggad instruktör kan du även gå via menyvalet Mina utbildningar i menyn och leta upp den utbildning du vill anmäla kunden till. Klicka sedan på Anmälda/hantera kurs och sedan till Fliken 1.INFÖR KURSEN på Anmäl ny deltagare. Instruktör får meddelande via e‐post om någon kursdeltagare anmäler sig utan att ange e‐
postadress. Detta för att förenkla utskick av bekräftelser via brev. 2010-11-15
Användarhandbok Instruktör
20 (38)
FÖRENINGSKANSLIET
Hantering av anmälda deltagare Klicka på Mina utbildningar i vänsterkolumnen och sedan på Anmälda/hantera kurs på det aktuella kurstillfället för att komma till sidan Anmälningslista Om kursen ställs in måste du kontakta deltagaren via telefon eller annat sätt. Anmälningslista På denna sida finns uppgifter om anmälda kursdeltagare samt underlag för att hantera kursen. Listan är sorteringsbar på Namn, Företag, Ort och Anmälningsdatum genom att klicka på rubrikerna Anmälningslistan innehåller följande rubriker: Namn: Namn på deltagaren Företag: Namn på företaget som deltagaren kommer från Ort: Var deltagaren hör hemma E‐post: Om det finns e‐postadress till deltagaren är det markerat med denna symbol Om ingen e‐postadress finns är det markerat med symbolen 2010-11-15
Användarhandbok Instruktör
21 (38)
. . FÖRENINGSKANSLIET
Bekräftelse skickad: Kunden får alltid en kursbekräftelse när de anmäler sig via hemsidan om kunden har anget en mailadress. Det markeras med denna symbol . Om ni däremot registrerar kunden manuellt via utbildningsstödet (exempelvis en kund som ringt in via telefon, eller som anmält sig på plats) så kan ni själva välja om bekräftelse skall skickas eller ej genom en kryssruta längst ner på anmälningsformuläret. Denna ruta syns endast för anmälningar som sker i utbildningsstödet. Kallelse skickad: När ni skickar ut kallelser så skickas det bara till dem som ej tidigare fått en, dvs om ni skickat kallelser och någon anmäler sig via hemsidan efter kallelserna gått ut skickas kallelser endast till de nytillkomna när ni kör "Skicka kallelser" igen. Det syns även i listan över anmälda om kallelse har skickats eller inte . Visa: Klicka här om du bara vill se uppgifter på deltagaren. Här kan du inte redigera uppgifter. Redigera: Klicka på Redigera för att kunna ändra uppgifter på kursdeltagaren Avboka: Här avbokar man en deltagare som t.ex. anmält förhinder eller inte kom till utbildningstillfället. Ange sedan orsak till avbokning och hur stor del av kursavgiften som skall debiteras (0%, 50% eller 100%). Regler för detta kontakta din läns‐ eller kommunadministratör. Radera: Det är möjligt att radera deltagare från ett kurstillfälle (kan göras av instruktör och uppåt). Kommunadministratör och uppåt kan radera ett helt kurstillfälle inklusive deltagare. Vill instruktör att kursen ska raderas måste kommunadministratör eller länsadministratör kontaktas. (Radera kurs beskrivs i Handbok Administratör) En kurs som ställs in skall inte raderas. Inställd kurs hantera under flik 3. Ändrade förutsättningar. Använd istället funktionen Ändra kursinställningar och markera kursen som inställd så blir både information till deltagare och statistiken rätt. 2010-11-15
Användarhandbok Instruktör
22 (38)
FÖRENINGSKANSLIET
Fliken: 1. INFÖR KURS Följande varning syns när kurstillfället är upplagt som Ny kurs och inte Öppen för anmälan. Varning: Detta kurstillfälle är för tillfället inte öppen för anmälan via hemsidan. Klicka här för att publicera kursen på hemsidan. Anmäl ny deltagare Klicka på Anmäl deltagare. Följ instruktionerna i bokningsfönstret. Kunden får alltid en kursbekräftelse när de anmäler sig via hemsidan. Om ni däremot registrerar kunden manuellt via denna funktion (exempelvis en kund som ringt in via telefon, eller som anmält sig på plats) så kan ni själva välja om bekräftelse ska skickas eller ej genom en kryssruta längst ner på anmälningsformuläret. Denna ruta syns endast för anmälningar som sker via utbildningsstödet. Bokningsbekräftelse via brev Om deltagaren saknar e‐postadress så bör du bekräfta anmälan via post. Saknas e‐postadress är det markerat med denna symbol i anmälningslistan. Instruktör får meddelande via e‐post om någon kursdeltagare anmäler sig utan att ange e‐
postadress. Detta för att förenkla utskick av bekräftelser via brev. Skicka kallelse via e‐post (ca 14 dagar före kurs) Denna funktion är till för att kunna skicka ut en påminnelse om att kursen blir av som planerat och hälsar deltagren välkommen till kursen. Vad deltagaren får för information i mailet är förinställt av läns‐ och kommunadministratör. Se exempel nedan. 2010-11-15
Användarhandbok Instruktör
23 (38)
FÖRENINGSKANSLIET
Systemet skickar då e‐post till de anmälda deltagarna. När ni skickar ut kallelser så skickas det bara till dem som inte tidigare fått en, d.v.s. om ni skickat kallelser och någon anmäler sig via hemsidan efter kallelserna gått ut skickas kallelser endast till de nytillkomna när ni kör "Skicka kallelser" igen. Det syns i listan över anmälda om kallelse har skickats eller inte . För deltagare som saknar e‐post används funktionen Skicka kallelse via brev (ca 14 dagar före kurs) för att skriva ut brev till dem som saknar e‐post. Exempel på innehåll: Välkommen till nedanstående kurstillfälle! Utbildning: #kursnamn# Datum: #datum# #deltinfo# Tid: #tid# Kurslokal: #loknamn# #lokadress# #lokort# Hitta hit: #loklank# Vid frågor eller avbokning, kontakta: #instrnamn# Tel: #instrtel# E‐post: #instrepost# Välkommen! Avbokningsvillkor: Eventuell avbokning måste ske senast 14 dagar före kursdatum, i annat fall debiteras full kursavgift samt eventuellt uppkomna kostnader för kost med mera. Undantag kan göras vid till exempel sjukdom, styrkt med läkarintyg. Inställd utbildning: I de fall då deltagarantalet är för lågt förbehåller vi oss rätten att senast två veckor före utbildningsstart ställa in eller senarelägga en utbildning. Detta gäller även om handledaren akut insjuknar och vi inte hittar lämplig ersättare. Vi svarar inte för, hos deltagaren, uppkomna kostnader vid inställande av utbildning. I övrigt tillämpas köplagen. Skriv ut deltagarlista (fullständig) eller Skriv ut deltagarlista (kompakt vers) Klicka på Skriv ut anmälningslista och följ skrivrutinerna som visas på skärmen. Deltagarlistan har utrymme för korrigering av uppgifter och ska cirkuleras under utbildningen. Efter genomförd utbildning klickar du på Redigera på den eller de deltagare som skall ändras och gör nödvändiga justeringar. 2010-11-15
Användarhandbok Instruktör
24 (38)
FÖRENINGSKANSLIET
Skapa kursintyg (PDF) Klicka på Skapa intygsfil och programmet skapar intyg som öppnas i pdf‐format. Skriv ut intyget och ta med till utbildningstillfället. Instruktören skriver under intygen. Utskrift sker via Explorers utskriftsfunktioner. Tillfälliga heta‐cert Klicka på Tillfälliga heta‐cert och skriv ut sidorna. De tillfälliga certifikaten gäller i väntan på att 2010-11-15
Användarhandbok Instruktör
25 (38)
FÖRENINGSKANSLIET
plastkorten skall präglas. Om det bara behövs ett specifikt tillfälligt certifikat så hantera det i skrivarfunktionen, varje certifikat finns på en sida. På varje blad finns begäran om kompletterande uppgifter om deltagarens bostadsadress. Dessa är till för att komplettera just denna målgrupp för att kunna längre fram i tiden kunna skicka inbjudan till ny Heta arbeten‐kurs. Be deltagaren skriva in uppgifterna på pappret och klipp ut certifikatet som behålls av deltagaren. Om uppgifter erhålls komplettera dessa för varje deltagare under Redigera bakom varje deltagare. Hemadress, hempostnummer, hemort finns längst på det fönster som öppnas när man väljer Redigera bakom varje deltagare. Kursutvärdering Skriv ut utvärderingsformuläret innan utbildningstillfället och ta med dessa för att cirkulera bland deltagarna. Efter kursen registreras resultatet under Flik 2 EFTER KURSEN Publik deltagarlista Denna länk kan skickas till kund (vid uppdragsutbildningar) för regelbundet uppdaterad anmälningslista. För att skicka via e‐post, högerklicka på "Publik deltagarlista" och välj kopiera genväg. Klistra sedan in i ett nytt brev. Fliken: 2. EFTER KURS När utbildningen är genomförd, korrigera först anmälningslistan genom att redigera respektive deltagare och lägga in de nya uppgifter från kurstillfället som finns på den inlämnade 2010-11-15
Användarhandbok Instruktör
26 (38)
FÖRENINGSKANSLIET
anmälningslistan och de hemadresser mm från tillfälliga hetacetifikatpappret. Gå därefter vidare med punkter enligt nedan. Registrera enkätsvar Efter genomförd utbildning ska de insamlade utvärderingsformulären registreras under Registrera enkätsvar. Enkätsvarens siffror skrivs in i det övre fältet. En rad för varje enkät. Tryck på enter för att byta rad för att lägga in nästa enkätsvar. 2010-11-15
Användarhandbok Instruktör
27 (38)
FÖRENINGSKANSLIET
Stäng kurs När kursen är genomförd och redigerad avseende deltagare och andra uppgifter ska kursen stängas. Bekräfta att du är klar med samtliga moment innan du stänger kursen. Ett mail kommer att skickas automatiskt till den person som är inlagd i systemet för att hämta faktureringsunderlag för genomförd kurs. Personens namn ser du angiven under rubriken Faktureringsunderlag kommer att skickas till. Exempel på mail om att det finns ett faktureringsunderlag att hämta 2010-11-15
Användarhandbok Instruktör
28 (38)
FÖRENINGSKANSLIET
Är kursen en Heta arbeten kommer det även att skickas ett mail till den som hanterar import av Heta‐fil i Brandskyddsföreningens Heta‐register. Import av Heta‐fil i Heta‐systemet se ”Manual Administratör”. Faktureringsunderlag Denna funktion hanteras normalt av läns‐ eller kommunadministratör. Fakturerar ni utan hjälp av läns‐ eller kommunadministratör kan underlaget hämtas genom att trycka på denna funktion och det visas en sammanställning av fakturaunderlag. Skriv ut den och hantera faktureringen i ert faktureringssystem. Underlaget i sig är ingen faktura utan enbart en lista på kursdeltagare, företag och adresser samt information om vilken kursavgift de skall betala. Viktigt Om kurstillfället inte stängs kan det ej faktureras och instruktören blir utan lön! Skapa Heta‐fil Har du behörighet att importera denna fil i Brandskyddsföreningens Heta‐register klickar du bara på Skapa Heta‐fil. Spar ner filen på lämplig plats i din dator. Genomför sedan importen i Brandskyddsföreningens Heta‐register. 2010-11-15
Användarhandbok Instruktör
29 (38)
FÖRENINGSKANSLIET
Fliken: 3. ÄNDRADE FÖRUTSÄTTNINGAR Dessa funktioner används främst när förutsättningarna för en kurs ändras, exempelvis då du vill ställa in en kurs, boka om deltagare, byta instruktör eller ändra datum, tid m m. Ändra kursinställningar Här görs ändringar på kursen avseende Antal deltagare, kursstatus (öppen för anmälan, fullbokad, inställd), nyckelkurs m m. Ombokning av deltagare Flytta en eller flera deltagare till ett annat kurstillfälle. Klicka på Ombokning deltagare. Följ instruktionerna i bokningsfönstret. Byt instruktör Om en instruktör inte kan genomföra kursen måste en annan instruktör vara registrerad på kursen. Genom denna funktion kan man byta instruktör till denna kurs. Radera kurs Raderar hela kurstillfället och alla kopplade deltagare, kan ej ångras. 2010-11-15
Användarhandbok Instruktör
30 (38)
FÖRENINGSKANSLIET
Exportera kursdeltagare Denna funktion kan användas för att göra utskick till deltagare. Normalt hanteras det av verksamhetsledaren i samverkan med länsadministratör för att skicka inbjudningar. Gör de val som gäller för dina behov. När du trycker på knappen Exportera får du upp följande fönster. Välj det som passar dig. Normalt bör du trycka på Spara. Väl var du vill spara den på din dator. När du öppnar filen kan den vara sorterad i kolumner eller all information i en kolumn. Detta beror på vilken version av Excel som du har. Får du all information i en kolumn gör som följer. 2010-11-15
Användarhandbok Instruktör
31 (38)
FÖRENINGSKANSLIET
Markera kolumn A genom att ställa markören på A i kolumnen högst upp och tryck på musens knapp. Nu ska kolumnen bli blåmarkerad. Öppna i menyraden ”Data” och välj ”Text till kolumner...” och följande fönster öppnas. Marker i ”Avgränsade fält”, Tryck ”Nästa” Bocka för ”Semikolon” och tryck på ”Slutför” Nu får du innehållet uppdelat i kolumner. Sen kan du hantera uppgifter. 2010-11-15
Användarhandbok Instruktör
32 (38)
FÖRENINGSKANSLIET
Ställ fråga till administratör Klicka på Ställ fråga till adm i menyn. Fyll i ärende och meddelande. Ditt meddelande kommer att skickas via e‐post till den eller de administratörer som ligger närmast ovanför dig (kommun‐, läns‐ eller superadministratör). Du ser vilka det är till höger om Mottagare: Frågor som du ställer här är av typen som rör handhavandet att utbildningsstödet som kommun‐ eller länsadministrartör kan hjälpa dig med. Buggrapport Denna funktion är avsedd för att meddela eventuella buggar eller felaktigheter i systemet. Ditt meddelande kommer att skickas till Brandskyddsföreningen. Beskriv problemet eller önskemålet så tydligt som möjligt. Du får även ett mail på vad du har skickat i väg som en bekräftelse att du har skickat en buggrapport. 2010-11-15
Användarhandbok Instruktör
33 (38)
FÖRENINGSKANSLIET
Inkorg Inkorg är en mail‐funktion som används för att kunna informera om t ex nytt utbildningsmaterial eller annan information till användare i utbildningsstödet. Om du vill skicka ett meddelande Klicka på Skriv nytt meddelande eller Gruppmeddelande. Vid Skriv nytt meddelande kan du bara skicka till en person. Väljer du Gruppmeddelande kan du skicka samma meddelande till flera personer. 2010-11-15
Användarhandbok Instruktör
34 (38)
FÖRENINGSKANSLIET
Min profil Klicka på Min profil för att hantera personliga inställningar. E‐postadress Här kan din e‐postadress ändras Mobiltelefon Mobiltelefonnumret måste av säkerhetsskäl ändras av din kommunadministratör. Fönsterplacering vid utskrift Här ställs in på vilken sida adressuppgifter ska visas i brevhuvud för att passa fönsterkuvert. Kompetensområden Lägg till kompetensområden görs själv av den inloggade. Välj vilket kompetensområde du vill lägga till. Vissa områden kräver att giltighetstid på certifikat anges, samt att inscannat certifikat eller utbildningsbevis bifogas. Kontrollera därför att du har samtliga uppgifter tillgängliga innan du går vidare. När listan stämmer med dina kompetensområden, klicka för att markera din profil som aktuell. 2010-11-15
Användarhandbok Instruktör
35 (38)
FÖRENINGSKANSLIET
Byt lösenord Vi rekommenderar att du byter ditt lösenord regelbundet. Ange ditt befintliga lösenord samt ditt nya lösenord två gånger och klicka sedan på Byt lösenord. Du byter till ett lösenord som du själv vill ha, dock minst 4 tecken. 2010-11-15
Användarhandbok Instruktör
36 (38)
FÖRENINGSKANSLIET
Support och systemkrav För användarsupport skall du i första hand vända dig till din kommunadministratör. För generella frågor kring datoranvändande bör du istället kontakta din lokala IT‐support, då vi har begränsad möjlighet att svara på sådana frågor eftersom varje lokal miljö är unik. Kommunadministratör vänder sig till länsadministratör, som i sin tur kontaktar superadministratören. Systemkrav för att använda systemet är; ‐
‐
‐
‐
‐
Webbläsare Internet Explorer 6 eller 7. Andra webbläsare kan fungera, men vi garanterar inte full funktionalitet. En Internetanslutning med tillräcklig hastighet för att ladda ner filer och utbildningspaket. För att skapa utbildningsintyg via kopplad utskrift krävs Microsoft Word. Vi rekommenderar version 2003 eller senare för att kunna öppna de mallar som finns i systemet på rätt sätt. För utskrift av utbildningsintyg rekommenderar vi en färglaserskrivare. Utbildningspaketen är anpassade för Microsoft PowerPoint 2003 eller senare. 2010-11-15
Användarhandbok Instruktör
37 (38)
FÖRENINGSKANSLIET
Svar på frågor som dykt upp under testperioden Kommer det att vara ett krav om Kursutvärdering/Registrera enkätsvar?? Vill kunna stänga och göra klart kursen utan detta! Vi har inget tekniskt krav på att en viss mängd enkätsvar skall registreras innan kursen stängs. Däremot markerar instruktören, som en minneslista för sig själv, att alla punkter är uppfyllda innan kursen stängs. Tanken bakom systemet är dock att enkätsvar alltid skall registreras för att vi skall kunna utveckla utbildningsverksamheten på varje ort och centralt. Kan externa företag/kunder anmäla sig utan att det går via administrativ personal? Ja! Grundtanken i systemet är att varje länsförening implementerar en bokningsmodul på Brandskyddsföreningens hemsida, en så kallad ”iframe”. I denna modul visas kommande kurser och besökaren kan själv anmäla sig till dessa. För nyckelkurser krävs att besökaren anger kod för att dessa skall visas. Kan man betala utbildningar via kort? Nej, inte i dagsläget. Varför får jag två bekräftelsemail när jag testar anmälningsfunktionen? Om du anger dig själv (eller din e‐postadress) som både deltagare och anmälare kommer du få två mail. Anmälare är tänkt att hänvisa till den person som gör anmälan av kursdeltagare på uppdrag av någon annan. Kan vi ha kortare avanmälningstid än 14 dagar i vårt län? Vi har lagt in 14 dagars gräns då vi tycker detta är kommersiellt rimligt. Det finns möjlighet att nolla kursavgiften för en deltagare som avanmäler sig senare, men det beslutet är upp till den som avanmäler deltagare. I mailbekräftelser m m som skickas ut står alltid 14 dagar. Hur fungerar statistikinsamlingen efter avslutad kurs? Vår avsikt med statistikfunktionen är att samla upp information som annars kan gå förlorad (i form av ifyllda kursutvärderingsblanketter). Inmatningsfönstret är skapat för att en hel enkätbunt skall kunna fyllas i under ett och samma moment. Någon funktion för att läsa ut statistik är inte skapad, då vi överlåter till SBF centralt att besluta hur denna skall se ut när behov finns. 2010-11-15
Användarhandbok Instruktör
38 (38)