Transcript Dialect Unified PC

Dialect
Unified
Användarmanual PC-klient
Med Dialect Unified PC-klient når du företagets växelfunktioner. Du kan sätta hänvisningar,
logga in och ut ur grupper och t ex flytta samtal till en kollega - du får tillgång till växelns alla
funktioner från datorn.
www.dialect.se
Sida 1 av 29
Innehåll
Installation ......................................................................................................................................... 3 Logga in .......................................................................................................................................... 6 Startsidan ....................................................................................................................................... 8 Kollegor ........................................................................................................................................ 10 Kontakter.......................................................................................................................................12 Samtalshistorik .............................................................................................................................13 Knappsats ......................................................................................................................................14 Inställningar.................................................................................................................................. 15 Ljud ............................................................................................................................................ 15 Applikation................................................................................................................................ 15 Avancerat ..................................................................................................................................16 Profil .......................................................................................................................................... 17 Systemval .................................................................................................................................. 17 Status .........................................................................................................................................19 Hjälp ......................................................................................................................................... 23 Samtalshantering ........................................................................................................................ 24 Flytta Samtal ................................................................................................................................ 26 www.dialect.se
Sida 2 av 29
Installation
1. Öppna din webbläsare och skriv in adressen
http://dialectunified.se/mobilapp/winmipc/setupsmart.msi
2. Välj ”Kör” eller ”Spara fil”.
Klicka på ikonen som sparats för att starta installationen
3. Under installationen kommer Windows att varna på olika sätt. Välj ”Kör”.
www.dialect.se
Sida 3 av 29
4. Tryck ”Next” för att starta installationen.
5. Välj var du vill installera programvaran (vi rekommenderar att välja den
fördefinierade foldern) samt om även andra konton på din PC skall få
tillgång till den. Tryck därefter ”Next”.
www.dialect.se
Sida 4 av 29
6. I nästa dialog tryck ”Next” för att bekräfta installationen.
7. Nästa dialog visar förloppet av installationen och när denna är klar trycker du ”Close”
för att slutföra installationen.
8. Du har nu en ikon för Mi på ditt skrivbord och du kan med fördel även fästa denna på
Start-menyn och i Aktivitetsfältet.
www.dialect.se
Sida 5 av 29
Logga in
Första gången du startar PC-klienten måste du logga in. Du kan även få en fråga om vilka
nätverk du vill kunna använda applikationen i. Välj då både Domän och
Privata/Arbetsgrupp. Dina inloggningsuppgifter återfinner du i Driftinformationen som du
har fått vid leveransen av din växel.
1. Användare: Skriv in din mailadress, ex. [email protected]
2. Lösenord: Skriv in lösenordet kopplat mot din anknytning i växeln
3. Server: Ange server för systemet. Ex. dialectunified.se
4. Klicka på ”OK”. Inställningarna sparas och nästa gång du startar programmet loggas
du in med dessa automatiskt. Om du har glömt bort ditt lösenord klickar du på
knappen ”Glömt lösenord?”. Klicka på ”Reset” i dialogrutan som dyker upp, och du
får en notis om att ett nytt lösenord skickats till din mailadress i systemet.
Kontrollera gärna att ditt spamfilter inte blockerar detta mail, som har avsändare
”[email protected]”.
www.dialect.se
Sida 6 av 29
www.dialect.se
Sida 7 av 29
Startsidan
När du har loggat in i PC-klienten kommer du till din startsida. Överst hittar du en menyrad
med Inställningar och Hjälp. Läs mer under avsnittet Inställningar.
I fältet högst upp visas en färgad symbol enligt nedan, om du har funktionen Softphone
registrerad i systemet. Använder du applikationen som kontrollpanel syns ingen symbol i
fältet.
Din Softphone är inloggad och registrerad mot systemet.
Din Softphone har tappat sin uppkoppling. Den växlartillbaka till grönt när den åter
registrerar sig.
Din Softphone har inte kontakt med växeln och har inte registrerats korrekt.
Under fältet som visar din Softphones nätverksstatus ser du din nuvarande närvarostatus
och hänvisning. Med en hänvisning styr du var dina inkommande samtal skall hamna i de
fall du av någon anledning inte kan svara.
Med de två knapparna ”30min” respektive ”60min” kan du sätta en s.k. Snabbhänvisning
som är en fördefinierad hänvisning du kan använda då du snabbt behöver hänvisa dina
samtal. Du kan även förlänga en aktuell snabbhänvisning genom att klicka på ”+30 min”.
Vill du istället ta bort en gällande hänvisning klickar du på
och du blir återigen nåbar på
din anknytning. Hur du ändrar inställningarna för dessa knappar behandlas närmare under
avsnittet Inställningar. Övriga hänvisningar och vidarekopplingar sköter du via menyn
Status.
Under ”Grupper” ser du de grupper du är medlem i. Visar de grönt är du inloggad för att
besvara samtal till den aktuella gruppen. Klicka på den aktuella gruppen för att logga
in/logga ut. För att se vilka övriga kollegor som är medlemmar respektive inloggade i en
grupp, klicka på ”i”-symbolen.
Under Gruppnamnet visas antalet inloggade utav det totala antalet medlemmar, exempelvis
2(4). Röd text varnar för att ingen är inloggad för tillfället.
www.dialect.se
Sida 8 av 29
www.dialect.se
Sida 9 av 29
Kollegor
Under fliken Kollegor hittar du alla användare i växeln. Dessa visar sin aktuella status med
ikoner.
Kollegan är inloggad med Mi och tillgänglig för samtal & chattmeddelanden.
Kollegan är inloggad i växeln och tillgänglig för samtal, dock ej chatt.
Kollegan är upptagen i ett samtal.
Kollegan har satt en hänvisning. Längd och orsak visas under kollegans namn.
www.dialect.se
Sida 10 av 29
Om du klickar på en kollega visas de nummer som finns tillgängliga till denne. Klicka på ett
nummer för att ringa upp.
Anknytningsnummer/Direktnummer i växeln till Kollegan
Mobilnummer till Kollegan
Hemnummer till Kollegan
Arbetsnummer till Kollegan
Skicka ett chatmeddelande till Kollegan
Du kan även söka efter en kollega genom att skriva namnet på den du söker i rutan märkt
”Skriv namn”.
www.dialect.se
Sida 11 av 29
Kontakter
Klicka på fliken ”Kontakter” för att visa dina privata kontakter.
Klicka på en kontakt för att se vilka nummer som finns sparade för denna. Klicka på ett
nummer för att ringa upp.
www.dialect.se
Sida 12 av 29
Samtalshistorik
Under fliken ”Historik” visas en logg på dina senaste samtal. Ikonen
indikerar ett missat samtal.
i menyraden
Uppringda
Mottagna
Missade
Vidarekopplade
Om du har telefonnumret registrerat i systemet visas även namnet på kontakten eller
kollegan. Klicka på ett samtal för att visa en lista på registrerade nummer och klicka på valt
nummer för att ringa tillbaka till detta.
www.dialect.se
Sida 13 av 29
Knappsats
Klicka på fliken ”Knappsats” för att visa inmatningsfältet för telefonnummer. Du kan mata in
nummer genom att klicka på siffrorna eller via knappsatsen på ditt tangentbord. Du kan även
klistra in ett nummer i inmatningsfältet. Tryck ”Enter” på ditt tangentbord eller klicka på den
gröna ringknappen för att ringa det valda numret.
www.dialect.se
Sida 14 av 29
Inställningar
Ljud
Här ställer du in vilken ljudenhet och vilket
headset du vill använda för telefonin.
Telefonljud ut – vilka högtalare skall hantera ljud ut?
Telefonljud in – Vilken mikrofon skall hantera ljud in?
Ringsignal – I vilken ljudenhet skall ringsignalen för
inkommande samtal spelas upp? Du kan här välja
exempelvis ditt headset för att spela upp ringsignalen
även där. Tryck Spara för att verifiera dina inställningar.
Applikation
www.dialect.se
Sida 15 av 29
Snabbhänvisning – Ställ in vilka parametrar som skall gälla för de båda
snabbhänvisningsknapparna.
Kontakter – Välj hur du vill sortera dina kontaktlistor, samt om programmet skall hämta
dina kontakter från din kontaktbok i MS Outlook.
Prefix – Kryssa i rutan ”Prefix för externt samtal krävs” om du vill slå ”Nolla” innan
telefonnumren för att ringa utanför växelns interna kontakter.
Språk – Du kan välja mellan att ha PC-klienten på Svenska, Engelska eller Italienska.
Logga ut – Här kan du logga ut ur programmet för att exempelvis logga in som en annan
användare. Observera att dina sparade inställningar fortfarande gäller för din telefoni, du
loggar endast ut ur själva programvaran.
Tryck ”OK” för att verifiera dina inställningar.
Avancerat
Visar tre flikar, SIP, Codecs samt Advanced, med förinställda parametrar knutna till ditt
användarkonto, din anknytning. Dessa inställningar är ingenting du kan ändra själv.
www.dialect.se
Sida 16 av 29
Profil
Här kan du fylla i ytterligare uppgifter för din anknytning. Exempelvis ett
hemtelefonnummer, alternativa mailadresser, gatuadress till ditt företag etc. Fälten
Mobitelefon, Hemtelefon, Företagstelefon & Telefonvakt kommer vid ifyllt nummer att visas
som fördefinierade hänvisningsställen i en rullista när du sätter manuella hänvisningar. Fält
märkta med * måste fyllas i. Läs mer under avsnittet Status.
Systemval
Allmänt – Här ställer du in vilket nummer du visar vid utgående samtal. Du kan välja mellan
Dolt nummer, Ditt eget fastnätsnummer, företagets huvudnummer eller nummer till en
grupp du är medlem i. För att visa ett gruppnummer måste den aktuella gruppen ha ett
publikt fastnätsnummer.
www.dialect.se
Sida 17 av 29
Inkommande samtal – Här sätter du ett antal statiska regler för hur dina inkommande
samtal till din anknytning skall hanteras.
‐
Vad skall hända vid de tillfällen du är upptagen i ett annat samtal? Du kan
vidarebefordra dessa till ett av de fördefinierade numren, välja att skicka en
upptagetton eller låta det fortsätta ringa på hos dig.
www.dialect.se
Sida 18 av 29
‐
‐
‐
Du kan vidarebefordra alla inkommande samtal till ett annat nummer, exempelvis
under en längre frånvaro.
Sätta en tidsgräns för hur länge det skall ringa på hos dig innan samtalet skickas
vidare till ett annat nummer.
Bestäm vad som skall ske med dina inkommande samtal om du inte har någon aktiv
telefon. Skicka exempelvis dina samtal vidare om du har din Softphone som aktiv
telefon, men din dator inte är påslagen eller har kontakt med nätverket.
Telefoner - Välj vilken av dina telefonenheter som skall ta emot personliga samtal och
gruppsamtal samt vilken telefon som skall hantera utgående samtal vid ”Motringning”, även
kallad ”Call-Back”. För personliga samtal, direkt till din egen anknytning, kan du välja en
eller flera telefoner samtidigt. För gruppsamtal och motringning behöver du välja en telefon.
Verifiera dina val med ”OK”.
Status
Här sätter du manuella hänvisningar när du av någon anledning inte kan svara i telefon.
Man kan sätta hänvisning enligt tre olika tidsaspekter. ”Från nu”, ”Schemalagd” samt
”Upprepad”
Gemensamma nämnare för de tre olika hänvisningstyperna är;
www.dialect.se
Sida 19 av 29
1.
Orsak – Varför har du satt en hänvisning? Möte, Gått för dagen, Lunch etc.
2. Längd – Hur länge skall din hänvisning gälla?
3. Hänvisa till – Hur vill du att dina samtal skall hanteras under aktuell
hänvisningsperiod?
Notera att du även kan skriva in ett nummer som inte finns med bland förvalen, i
rutan till vänster.
www.dialect.se
Sida 20 av 29
4. Information – En anteckning för dig själv för att veta vad hänvisningen gäller, och
även synlig för dina kollegor om de söker dig i kontaktboken.
Det som särskiljer de tre flikarna åt mer distinkt är tidsaspekterna för när din hänvisning
skall gälla. För ”Från Nu” gäller hänvisningen från tidpunkten du trycker ”Spara” och
angiven tid framåt i tiden.
www.dialect.se
Sida 21 av 29
Under ”Schemalagd” sätter man start- och stoppdatum samt tidpunkt för sin hänvisning
enligt bilden nedan.
För ”Upprepad” hänvisning finns ytterligare parametrar att styra. Välj om du vill upprepa
den aktuella hänvisningen dagligen, veckovis, månatligen eller årligen samt sätt de tider och
andra aspekter som skall gälla.
www.dialect.se
Sida 22 av 29
Glöm inte att trycka ”Spara” när du är klar med inställningarna för en hänvisning. Samtliga
kommande hänvisningar syns nu längst ned i en kronologisk lista och när en hänvisning löpt
ut försvinner den följaktligen automatiskt. Hänvisningar som är aktuella just nu syns även på
förstasidan. För att radera en hänvisning, klicka på det röda krysset till vänster om aktuell
hänvisning.
Hjälp
Sök Uppdatering – Startar en sökning efter den senaste versionen av programvaran.
Om Mi – Visar basuppgifter för programvaran.
www.dialect.se
Sida 23 av 29
Samtalshantering
För att besvara ett inkommande samtal i din Softphone klickar du på symbolen
till
vänster. Högst upp visas det nummer samtalet kommer ifrån. I det fall du har numret sparat
syns även namnet på den som ringer.
Under pågående samtal kan du;
Flytta samtalet. Läs mer under avsnittet Flytta samtal.
Parkera samtalet
Stänga av din mikrofon. Avstängd mikrofon indikeras med symbolen
www.dialect.se
Sida 24 av 29
Ett parkerat samtal indikeras enligt bilden nedan
Under pågående samtal visas hur länge du talat i telefon samt en knapp för att avsluta
samtalet.
Du kan ringa ett utgående samtal på ett flertal sätt.
Via Kollegor
Via Kontakter
Via Samtalshistoriken
Via Knappsatsen
www.dialect.se
Sida 25 av 29
Dessa förfaranden beskrivs närmare under respektive område.
Flytta Samtal
Du kan flytta samtal till en kollega, en kontakt, ett nummer i samtalshistoriken eller ett
valfritt nummer enligt nedan. Använder du Mi som Kontrollpanel kan du endast koppla
Blint. Har du Mi aktiverad som Softphone, samt samtalet i densamma kan du välja att istället
göra en Övervakad flytt.
Vid en Blindflytt skickas ditt samtal till en anknytning eller nummer utan att du innan
verifierar med mottagaren att denne kan ta samtalet.
Vid en Övervakad flytt talar du först med mottagaren innan du kopplar över samtalet, för att
säkerställa att denna har möjlighet att ta emot det.
För att göra en blindflytt trycker du under pågående samtal på ”Flytta”.
En dialogruta dyker upp där du skriver in numret dit du vill flytta samtalet. Du kan flytta
samtalet till vilket giltigt telefonnummer som helst, interna i växeln och externa. Tryck
”Flytta” för att koppla samtalet till inskrivet nummer och din telefon återgår till
ursprungsläget.
I de fall du inte kan numret dit du vill koppla kan du istället för att trycka ”Flytta” välja en
kollega, en kontakt, ett nummer från samtalshistoriken eller ett nummer slaget via
knappsatsen.
När du under ett samtal klickar på någon post under de tre alternativen Kollegor, Kontakter
eller Historik dyker en dialogruta upp, där du tillfrågas om du vill Flytta samtalet (Blindflytt)
eller Ringa (Övervakad Flytt).
www.dialect.se
Sida 26 av 29
För att göra en Övervakad flytt av samtalet väljer du ”Ring” varpå ditt pågående samtal
automatiskt sätts på ”Vänta”. När du samtalat med mottagaren trycker du på ”Flytta” och din
telefon återgår till sitt ursprungsläge och de två andra samtalen kopplas samman.
Om du i stället väljer ”Flytta” kopplar du samtalet direkt, utan att tala med mottagaren, och
din telefon återgår till ursprungsläget. Du behöver således inte kunna alla kollegors nummer
utantill, utan kan även denna väg göra en Blindflytt av ett samtal.
Du kan slutligen även flytta samtalet via knappsatsen, vilket förutsätter att du kan numret
utantill. Skriv in numret i inmatningsfältet antingen med knappsatsen på tangentbordet eller
via klick på siffrorna i programmet.
www.dialect.se
Sida 27 av 29
Tryck på symbolen
för att ringa och samma dialog som tidigare dyker upp,
där du väljer om du vill Flytta samtalet direkt, eller först ringa upp det.
www.dialect.se
Sida 28 av 29