Transcript Policy för outsourcing - Case Asset Management

POLICY FÖR OUTSOURCING
Case Asset Management AB, (Bolaget), som har tillstånd enligt lagen (2007:528) om
värdepappersmarknaden, har beslutat anta följande Policy för outsourcing.
Allmänt
Outsourcing av verksamhet, vilket innebär att uppdra åt någon annan att utföra visst arbete eller
att ansvara för vissa funktioner inom Bolaget, kan ske för att effektivisera verksamheten, minska
risker i verksamheten eller för att uppnå ökad nytta för Bolaget.
Styrelsen är, oavsett om en del av verksamheten är föremål för outsourcing, alltid ansvarig för
Bolagets organisation och förvaltningen av Bolagets angelägenheter. Styrelsen har därför ansvar
för all verksamhet i Bolaget, oavsett om arbetsuppgifterna utförs av anställda i Bolaget eller av
uppdragstagare.
Outsourcing av verksamhet
Förutsättningen för den utlagda verksamheten ska regleras i skriftligt avtal mellan Bolaget och
uppdragstagaren. Uppdragsavtal ska kunna sägas upp utan att det påverkar kontinuiteten och
kvaliteten på de tjänster som Bolaget erbjuder sina kunder.
Uppdragstagaren ska enligt avtalet åta sig att skydda all konfidentiell information som avser
Bolaget och dess kunder samt att bereda Bolaget och dess revisorer tillgång till uppgifter om den
utlagda verksamheten.
Vid outsourcing av delar av arbete och funktioner av väsentlig betydelse för verksamheten ska
Bolaget tillse att Bolagets ledning inte delegerar sitt ansvar och att Bolagets förhållande till och
skyldigheter mot dess kunder enligt regelverket inte förändras.
Bolaget ska tillse att valda uppdragstagare har den kompetens, kapacitet och i förekommande fall
de tillstånd som krävs enligt lag för att utföra den utlagda verksamheten tillförlitligt och på ett
professionellt sätt.
Vid avtalsskrivning med leverantör av verksamhetsnära tjänster ska Bolaget bl.a. tillse att:
•
Bolaget och dess revisorer ska ges faktisk tillgång till uppgifter om det utlagda arbetet eller
de utlagda funktionerna samt till uppdragstagarens lokaler,
•
uppdragstagaren ska förbinda sig att samarbeta med Finansinspektionen när det gäller det
utlagda arbetet eller de utlagda funktionerna,
•
lämpliga åtgärder kan vidtas om uppdragstagaren inte utför uppdraget effektivt och i
överensstämmelse med avtalet, tillämpliga lagar och andra bestämmelser,
•
uppdragstagaren ska underrätta Bolaget om händelser som väsentligt påverkar
uppdragstagarens möjligheter att effektivt utföra det utlagda arbetet,
•
uppdragstagaren ska skydda all konfidentiell information som avser Bolaget eller dess
kunder,
•
Bolaget och uppdragstagaren ska ha en beredskapsplan för att återställa verksamheten dels
efter oförutsedda händelser,
•
uppdragsavtalet kan sägas upp utan att det påverkar kontinuiteten och kvaliteten i
verksamheten.
Övervakning och kontroll
När verksamhet läggs ut på annan part ansvarar VD för att Bolaget upprätthåller erforderlig
kompetens och resurs internt för att kunna övervaka och kontrollera att uppdragstagarna utför de
utlagda uppdragen effektivt och i överensstämmelse med tillämpliga lagar och andra bestämmelser, samt hantera riskerna i samband med utläggandet.
Om uppdragstagaren inte utför sitt uppdrag effektivt och i överensstämmelse med tillämpliga lagar
och andra bestämmelser ska Bolaget tillse att lämpliga åtgärder vidtas tills rättelse sker.
VD ansvarar även för att tillse att uppdragstagaren övervakar utförandet av de utlagda funktionerna och hanterar riskerna i samband med detta avseende den utlagda verksamheten.
Vid utläggning av verksamhet ska Bolaget och uppdragstagaren upprätta en beredskapsplan som
syftar att kunna återställa verksamheten efter oförutsedda händelser.
Uppföljning av utlagd verksamhet
Bolagets VD ansvarar för att uppföljning sker av att utlagd verksamhet hanteras med den
skicklighet, omsorg och aktsamhet som krävs för att Bolaget ska upprätthålla en sund verksamhet.
Bolaget ska också tillse att uppdragstagaren omedelbart underrättar Bolaget om alla händelser som
kan ha väsentlig påverkan på uppdragstagarens möjlighet att utföra uppdraget på ett effektivt sätt.
Metod för uppföljning av utlagd verksamhet
Uppföljning ska ske genom löpande kommunikation mellan Bolaget och Uppdragstagaren.
Bolaget ska tillse att uppdragstagaren redovisar de arbetsuppgifter som utförts, antingen
skriftligen eller muntligen, exempelvis genom medverkan vid Bolagets ledningsgruppsmöten
och/eller styrelsemöten. Bolaget ska också tillse att uppdragstagaren, i tillämpliga fall, medverkar
och utför utbildningsinsatser av Bolagets anställda i för Bolaget relevanta regelverksfrågor.
Vid utläggning av funktioner av väsentlig betydelse för verksamheten, såsom funktionen för
riskhantering och funktionen för regelefterlevnad, ska Bolaget tillse att dessa funktioner minst
årligen tillsänder Bolaget skriftliga rapporter rörande de områden som rör regelefterlevnad och
riskhantering.
____________________________________________________________________________
Denna policy riktlinjer har fastställts av styrelsen i Case Asset Management AB vid sammanträde
den 5 december 2012.