Transcript Manual BL Bokslut - BL Bokslut Online

Manual
Boksluts- och årsredovisningsprogram utvecklat av Björn Lundén Information AB
och Programgruppen i Stockholm AB.
1
Innehållsförteckning
Förord
Inledning
5
6
Installation
Systemkrav
Installation
Uppdatering av redan installerat Program
Avinstallera
7
7
7
8
8
Generella funktioner
Arkivmenyn
Menyer
Ribbonknappar
Aktivitetsknappar
Tooltips
Bilagehanteraren
Nothanteraren
Höger musknapp
Sidopaneler
Genvägar
Snabbkommandon
Utskriftshanteraren
-Balansrapport
-Resultatrapport
-Dagbok
-Huvudbok
-Bilagor
-Årsredovisning
-Anläggningsregister
-Övrigt
Zoom
Navigeringsknapp
Makro
Reko
Inställningar
9
9
9
9
10
10
10
10
11
11
12
13
14
14
14
14
14
14
14
14
14
15
15
15
15
15
Menyer
Arkivmenyn
Basuppgifter
Anläggningsregister
Bokslutsbilagor
Balans & Resultat
Noter m.m.
Årsredovisning m.m.
16
16
16
17
17
17
17
17
Ribbonknappar
Företagsuppgifter
Personuppgifter
Status
Aktiebok/Medlemsförteckning
Registrera
Redigera konton
Rapporter
Bilagehanterare
Skapa automatiskt
18
18
18
18
18
18
18
18
18
18
2
Anläggningstillgångar
Omsättningstillgångar
Eget kapital
Obeskattade reserver
Långfristiga skulder
Kortfristiga skulder
Övriga
Samlingsbilagor
Konton/saldon
Balans & Resultat
Verifikat
Redigera
Rapporter
Årsredovisning
Nothanterare
Redovisningsprinciper
Skapa automatiskt
Resultaträkning
Balansräkning
Förvaltningsberättelse
Säkerheter m.m.
Ort och datum
Revisionsberättelse
Fastställelseintyg
Årsstämmoprotokoll
Reko
Årsredovisning
Exportera e-format
18
18
18
18
18
18
18
18
19
19
19
19
19
19
19
19
19
19
19
19
20
20
20
20
20
20
20
20
Aktivitetsknappar
Ny
Ta bort
Skriv ut
Hämta
Rapporter
Inställningar
Återställ
Välj konton
Räkenskapsår
Skapa bilagor
Visa/dölj
Kontering
Till verifikat
Makulera
Bilagevy
Sortera
Reko
Lägg till konton och Ta bort konton
SRU
Lås upp
Koppla not
Utskriftsformat
Ej revisor
Lås uppdatering
21
21
21
21
21
21
21
21
21
21
21
21
21
21
21
22
22
22
22
22
22
22
22
22
22
3
Arbetsmoment (Hur gör jag?)
Import av data
Arbetsgång
Personuppgifter
Aktiebok/medlemsförteckning
Hantera anläggningstillgångar
Administrera bilagor
Bokslutsbilagor
Balans & Resultat
Bokslutsverifikat
Flytta saldon
Redigera saldon
Mallar
Noter m.m.
Årsredovisning m.m.
Verksamhet m.m.
Flerårsöversikt
Resultatdisposition
Redigera Årsredovisning
Avrundningsdifferens
23
23
24
24
24
24
25
25
26
26
26
26
27,28
28,29
29,30
29
29
29,30
30,31
31
4
Förord
Vi hälsar dig välkommen som användare av Programgruppens och Björn Lundén
Informations boksluts- och årsredovisningsprogram.
Programmet kommer att hjälpa dig att skapa ett bokslut och en årsredovisning med
bilagor och tillhörande dokument.
Manualen inleds med en beskrivning av hur du installerar programmet. Därefter går vi
igenom hur du kan använda programmet.
Då vi ständigt utvecklar våra program kan det ibland hända att vissa finesser eller bilagor
inte finns i manualen då programmet färdigställts. Nya versioner av programmet kommer
flera gånger per år.
En gång varje år kommer en ny årsversion som innehåller uppdaterade bilagor, årtal,
bastal, procentsatser m.m.
Versionsnytt beskriver nyheter som kommit till efter att manualen skrevs. Där anges också
en del av de nyheter som just den aktuella versionen av programmet innehåller jämfört
med tidigare versioner.
Vår förhoppning är att programmet kommer att vara till stor hjälp i ditt boksluts- och
årsredovisningsarbete.
Ett stort tack riktas till de kunder som under utvecklingsarbetet har använt programmet
och kommit med bra idéer och synpunkter.
Vi vill också poängtera att du som användare är en viktig del i vårt utvecklingsarbete,
därför ser vi gärna att du även fortsättningsvis hör av dig med tips, idéer och
förbättringsförslag.
Vi önskar dig en trevlig bokslutssäsong.
Programgruppen och Björn Lundén Information AB
5
Inledning
Manualens första del beskriver vilka systemkrav som gäller för användande av
programmet och hur du installerar det etc.
Därefter kommer kapitlet Generella funktioner som beskriver funktioner som finns i
programmet och som inte påverkas av var i programmet du befinner dig.
Kapitlen Menyer, Ribbonknappar och Aktivitetsknappar beskriver programmets layout och
betydelsen av menyerna och de olika knapparna.
Slutligen kommer kapitlet Arbetsmoment och om du redan är bekant med hur programmet
är uppbyggt så kan du gå direkt till detta kapitel som mer inriktar sig på hur du faktiskt
går tillväga.
6
Installation
I detta kapitel beskriver vi hur installationen av programmet går till.
Systemkrav
För att använda programmet bör din dator uppfylla nedanstående minimikrav:
•
•
•
•
•
Processor, Pentium 4 eller motsvarande, med 2 Ghz processorhastighet
512 MB RAM
30 MB ledigt utrymme på hårddisken
Windows XP SP 3, Windows Vista eller Windows 7
Grafikkort med 256 MB minne
Vi rekommenderar dock att du uppfyller nedanstående systemkrav:
•
•
•
•
•
Processor, Pentium 4 eller motsvarande, med 3 Ghz processorhastighet
1,5 GB RAM
30 MB ledigt utrymme på hårddisken
Windows XP SP 3 , Windows Vista eller Windows 7
Grafikkort, DirectX-kompatibelt (ATI eller NVIDIA), 256 MB minne
Du måste ha .net Framework 4.0 samt Hotfix för .net Framework 4.0.
Observera att du måste vara uppkopplad mot Internet första gången du installerar
programmet.
Installation
Du ska inte ha programmet öppet när du installerar en ny version.
Sätt in cd-skivan i din dators cd-enhet, installationen ska då starta automatiskt och en
guide leder dig igenom förfarandet.
Om du har valt att ladda ned installationsfilen från vår hemsida så startar du installationen
genom att dubbelklicka på den nedladdade filen.
Om du väljer att köra filen direkt från vår hemsida så startar guiden direkt och leder dig
vidare.
Föreslagen mapp för programfilerna är C:\Program (eller Program Files)\Programgruppen
\20XX\BL Bokslut 20XX.
Föreslagen mapp för bokslutsfilerna blir en egen mapp under Mina dokument som heter
Programgruppen\20XX\BL Bokslut 20XX Dokument.
Mappen för SIE-filer är normalt C:\SIE.
När allt är klart finns en ny ikon under Start-Program-Programgruppen-20XX-BL Bokslut
som du klickar på för att starta programmet. Har du valt att skapa en genväg till
programmet på exempelvis skrivbordet kan du i stället dubbelklicka på den.
Du kan naturligtvis ha programmet installerat lokalt på din hårddisk och ha bokslutsfilerna
i en mapp på servern. Om du inte angivit sökvägar under installationen så kan du i
efterhand ändra sökvägarna genom att klicka på Inställningar (ikonen bestående av
verktyg uppe till vänster på bildskärmen) och därefter välja Mappinställningar.
7
Uppdatering av redan installerat program
Starta installationen på något av de ovan beskrivna sätten, installationen kommer då att
ersätta din tidigare version av programmet och känner av hur dina sökvägar såg ut.
Du behöver bara installera den senaste versionen av programmet, versionerna är alltid
kompletta program.
Avinstallera
Programmet innehåller även ett avinstallationsprogram. Vill du ta bort programmet så
väljer du i kontrollpanelen Lägg till/Ta bort program (eller Program). Klicka på ikonen för
programmet och välj att avinstallera.
8
Generella funktioner
I detta kapitel kommer vi att presentera några av de viktigaste verktygen och finesserna
som finns i programmet. Du kommer här att hitta en beskrivning av följande funktioner:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Arkivmenyn
Menyer
Ribbonknappar
Aktivitetsknappar
Tooltips
Bilagehanteraren
Nothanteraren
Höger musknapp
Sidopaneler
Genvägar
Snabbkommandon
Utskriftshanteraren
Zoom
Navigeringsknapp
Makro
Reko
Inställningar
Arkivmenyn
Arkivmenyn kommer du åt genom att klicka på logotypen (
) längst uppe i vänstra
hörnet och under denna sorterar funktioner som: Öppna, Ta bort, Säkerhetskopiera,
Skicka, Import/Export, Skriv ut m.m.
Det som visas under denna knapp kan variera något, beroende på om du är inne i en fil
eller inte.
Menyer
Menyerna utgörs av de flikar som heter Basuppgifter, Anläggningsregister, Bokslutsbilagor,
Balans & Resultat, Noter samt Årsredovisning. Klickar du på en meny så öppnar sig olika
Ribbonknappar (nedanför menyerna), beroende på vilken meny du valt att klicka på.
Ribbonknappar
Knapparna under respektive meny är kategoriserade (grupperade) utifrån sitt
användningsområde. Namnet på knappen framgår på själva knappen medan gruppnamnet
framgår i fältet längs ned på gruppen av knappar.
Klickar du på en Ribbonknapp så får du oftast ett ytterligare val som leder dig till den
arbetsyta eller blankett som du ska jobba med. Det är den bild som framträder i mitten på
din bildskärm.
9
Aktivitetsknappar
Längst upp till höger finns ett block som innehåller Aktivitetsknappar. Det är ofta dessa
som styr vad som händer på arbetsytan eller blanketten. Vilka Aktivitetsknappar som visar
sig varierar beroende på vilken arbetsyta eller blankett du valt att arbeta med.
Tooltips
Om du håller markören på ett fält eller en knapp så kan det ibland dyka upp en
informationsruta (tooltip) ger dig viktig information om den/det aktuella knappen/fältet.
Bilagehanteraren
Du kommer till bilagehanteraren genom att välja menyn Bokslutsbilagor och sedan klicka
på den Ribbonknapp som betecknar bilagehanteraren.
Från bilagehanteraren kan du öppna, sortera, numrera samt skriva ut flera bilagor på
samma gång m.m.
För att gå in på en bilaga kan du i bilagehanteraren dubbelklicka på den ruta som
representerar just den bilagan.
Du kan enkelt sortera om ordningen på bilagorna genom att klicka på den bilaga du vill
flytta, hålla musknappen nere, dra den till den plats där du vill placera bilagan och därefter
släppa den. Förutsatt att du inte valt egen sortering (Aktivitetsknappen Sortera) eller
sortera via namn så numreras bilagorna om. Om du har valt Egen sortering så kan du
enkelt numrera om bilagorna genom att klicka på Aktivitetsknappen Numrera bilagor.
Här kan du också koppla bilagor till varandra i en del fall, vilket gör att belopp hämtas från
en bilaga till en annan. Du ser att en bilaga har andra bilagor kopplade till sig på den
svarta pilen ute till vänster om bilagan. Dessutom ser du att de underordnade bilagorna
hierarkiskt ligger kopplade till sin huvudbilaga om du valt att visa kopplingarna vilket du
gör genom att klicka på pilen.
Genom att högerklicka på en bilaga ges du ett antal funktioner såsom Skriv ut blankett,
Ta bort blankett etc.
10
Nothanteraren
Nothanteraren påminner i sin utformning om bilagehanteraren.
Den vänstra delen av vyn representerar till en början (innan du kopplat några noter)
enbart rubriker i din Resultat- och Balansräkning och den högra representerar noter.
Ett enkelt sätt att koppla en not till en rubrik är att klicka och dra, dvs. klicka på en ruta
som representerar en not, hålla musknappen nere, dra den till den ruta som representerar
en rubrik och släppa den på rubriken. Du kan numrera om noter genom att klicka på den
ruta som representerar den not du vill flytta/numrera om, hålla nere musknappen, dra den
till sin plats i trädet och därefter släppa den. Den får då det nummer som representerar
ordningsföljden och de andra noterna numreras om.
Höger musknapp
Denna funktion återkommer på flera ställen i programmet. Då markören står i ett fält kan
det finnas funktioner som du kan välja genom att klicka med höger musknapp.
Vilken funktion som ligger där beror på i vilket läge du klickar med höger musknapp.
Fälten som anges med en annan färg på bilagorna indikerar t.ex. att där finns funktioner
om du klickar med höger musknapp.
Sidopaneler
Sidopanelerna är de två lodräta fälten på vänster respektive höger sida om arbetsytan.
Den vänstra representerar i ursprungsläget genvägar, dvs. genom att klicka på den får du
fram genvägar till Ribbonknapparna som du kan använda som ett alternativ till att först
klicka på Menyn och därefter på Ribbonknappen.
Du kan också byta namn på denna sidopanel genom att klicka på någon av de nedre
symbolerna. Den cirkelformade pilen t.ex. ger dig en sidopanel som heter Arbetsgång.
Genom att klicka på den får du fram genvägar presenterade i en tänkt arbetsgång för att
göra ett bokslut och en årsredovisning.
Genom att klicka på den högra sidopanelen får du fram ett fönster som visar
Balans & Resultat och vilka konton respektive saldon som är knutna till rubrikerna i
Årsredovisningen.
Den uppdateras dynamiskt då du t.ex. gör ett bokslutsverifikat. Genom att ha den framme
ser du direkt hur verifikatet påverkar Balans & Resultat.
11
Genvägar
Förutsatt att du skapat någon eller några bokslutsbilagor så uppträder en liten fyrkant med
bilagans namn strax ovanför själva arbetsytan. Denna genväg blir färgmarkerad för att
visa vilken bilaga du är inne på. Den kan även innehålla en klarmarkering i form av en liten
fyrkant uppe i högra hörnet på genvägen. Har du skapat flera bilagor får du således en rad
med genvägar.
Du kan hålla markören på en genväg så visas en tooltip (textruta) innehållande användbar
information avseende bilagan.
Samma sak gäller för noterna. Förutsatt att du skapat en eller flera noter, visas en rad
med genvägar till noterna. Varje genväg innehåller notens namn och samma sorts
klarmarkering (se bilagorna) används här, dvs. en fyrkant i hörnet av genvägen.
12
Snabbkommandon
Det finns en mängd olika tangentkombinationer som gör att du snabbt ska kunna förflytta
dig eller utföra ett kommando. Här nedan följer en förteckning över dessa:
PgDown
PgUp
Ctrl+PgUp
Ctrl+PgDown
Ctrl+Home
Ctrl+End
Home
End
Pil vänster
Pil höger
Alt+PgUp
Alt+PgDown
Alt+Home
Alt+End
Shift+PgUp
Shift+PgDown
Shift+Home
Shift+End
Ctrl+Shift+PgUp
Ctrl+Shift+PgDown
Ctrl+Shift+Home
Ctrl+Shift+End
Tab
Shift+Tab
Shift+F10
Ctrl+A
Ctrl+B
Ctrl+C
Ctrl+G
Ctrl+N
Ctrl+P
Ctrl+S
Ctrl+V
Ctrl+X
Ctrl+Z
Alt Gr+vänsterpil
Alt+F4
Rullar sidan nedåt i förutbestämda steg
Rullar sidan uppåt i förutbestämda steg
Rullar sidan åt vänster till början
Rullar sidan åt höger till slutet
Till början av sidan
Till slutet av sidan
Flyttar markören till början av fältet
Flyttar markören till slutet av fältet
Flyttar markören till vänster inom fältet
Flyttar markören till höger inom fältet
Sida bakåt
Sida framåt
Första sidan i bilagan
Sista sidan i bilagan
Föregående exemplar av samma bilaga
Nästa exemplar av samma bilaga
Första exemplaret av samma bilaga
Sista exemplaret av samma bilaga
Föregående bilagenummer
Nästa bilagenummer
Första bilagenummer
Sista bilagenummer
Flyttar markören till ett nytt bilageavsnitt
Flyttar markören tillbaka till föregående bilageavsnitt
Aktiverar höger musknapps funktion
Skapar årsredovisning
Gå till Bilagehanteraren
Kopierar markerat stycke
Gå till bilaga
Nytt dokument
Skriv ut dokument
Spara dokument
Klistra in
Klipp ut markerat stycke
Ångra senast utförd handling
Nav. till föregående (fungerar inte om du har två skärmar)
Avslutar programmet
13
Utskriftshanteraren
Utskriftshanteraren når du antingen genom att klicka på utskriftsikonen (en av de små
ikonerna högst uppe till vänster) eller genom att använda Arkivmenyn och där välja
Skriv ut.
Utskriftshanteraren består av ett antal knappar som presenteras lodrätt längst till vänster.
Var och en av dessa knappar representerar olika utskriftsalternativ. Om du klickar på en
knapp har du möjlighet att specificera ditt utskriftsalternativ mer detaljerat.
Den blå pilen (nere till höger) används för att lägga till ett utskriftsalternativ i
utskriftslistan till höger (vald rapport). I de fall det inte visas en blå pil så läggs den valda
utskriften till i listan direkt.
Du kan också modifiera dina val av utskrifter (listan) genom att välja någon av knapparna
Markera alla eller Ta bort. För att ta bort en vald rapport från listan markerar du denna och
väljer Ta bort.
Balansrapport:
Välj utformning på denna genom att klicka på antingen Grupperad eller Specificerad.
Resultatrapport:
Välj utformning på denna genom att klicka på antingen Grupperad eller Specificerad.
Dagbok:
Här kan du ange ett datumintervall, verifikationsserie samt verifikationsnummer för att
begränsa ditt urval.
Huvudbok:
Här kan du välja konto genom att klicka på knappen Välj konto och därefter välja från
listan som uppenbarar sig till höger. Du har också möjlighet att skriva direkt i rutan för
Eget urval. Antingen anger du ett intervall av konton (1210-1220), eller konton uppradade
ett och ett (1210,1220) eller en kombination av dessa.
Bilagor:
Använd bilagornas namn då du väljer vilka som ska skrivas ut. Namnet är i de flesta fall en
sifferkombination, t.ex. 1200. Ett fåtal bilagors namn kan innehålla bokstäver, t.ex. 1510B
och BAR. Du kan endast ange ett intervall t.ex. 1200-2710 (vilket innebär att alla bilagor
från 1200 t.o.m. 2710 skrivs ut) då det gäller bilagor vars namn innehåller enbart siffror.
De bilagor vars namn innehåller en bokstav måste anges var och en (t.ex. 1510B, BAR).
Årsredovisning:
Du kan välja att antingen skriva ut hela årsredovisningen eller välja vissa sidor ur denna.
Om du inte kommer ihåg vad som finns på respektive sida kan du klicka på knappen
Förhandsgranska. När du är inne i själva årsredovisningsdokumentet så kan du välja att
skriva ut en enstaka sida genom att högerklicka på just den sidan och därefter välja Skriv
ut.
Anläggningsregister:
Varje knapp representerar en rapport. Rapportens namn framgår av knappen och du
specificerar denna genom att använda den dialog som visas till höger.
Övrigt:
Här ligger övriga rapporter som finns att skriva ut, t.ex. Bokslutsrapport (Reko).
Beroende på vilken knapp du klickar på så visar sig ytterligare utskriftsalternativ till höger.
Du gör ditt val och lägger till just den rapporten till fältet Vald rapport. Detta innebär att
om du lagt till flera olika rapporter så kan du skriva ut dessa samtidigt.
Du kan välja olika utskriftsformat med de knappar som finns längst ned i utskriftsdialogen,
t.ex. Word, Excel, PDF etc.
14
Zoom
Ett reglage som visas antingen längst ned till höger eller uppe till vänster. Funktionen gör
att du kan förminska eller förstora arbetsytan.
Navigeringsknapp
Pilarna uppe i högra hörnet som pekar åt vänster eller höger är ett stöd för dig som vill
komma till den arbetsyta du var på i steget innan du kom till den nuvarande arbetsytan.
Om du i momentet innan jobbade med en bilaga så klickar du på vänsterpilen och du
hamnar då på bilagan.
Makro
Aktivitetsknappen Makro visas när ett fält i årsredovisningen är markerat. Funktionen gör
att du kan infoga ett valt makro till just det fältet. Av makrots namn framgår vad som
kommer att stå i fältet. Ett makro gör att information hämtas till just den plats där makrot
placerats, se exemplet nedan. Ort och datum (avseende årsstämmoprotokollet) kommer
alltså att visas på just denna plats. Ett makro presenteras mellan två hakparenteser.
Reko
Stöd för Reko finns i form av checklista för respektive bokslutsbilaga, bokslutsrapporten
som skapas under Årsredovisning/Reko, Uppdragsbrev samt att programmet kan
kommunicera med programmet Klient (Basuppgifter/Status).
Bokslutsrapporten som du hitta under Noter m.m./Övriga kan du sedan infoga i
årsredovisningen genom att använda Nothanteraren och klicka, dra och släppa den allra
längst ned i notträdet, till Okopplade.
Inställningar
Representeras av verktygsikonen uppe i vänstra hörnet
och hjälper dig att göra
mappinställningar (sökvägar etc.), filnamnsinställningar, diverse utskriftsinställningar m.m.
15
Menyer
I detta kapitel går vi igenom de olika menyer som finns, Arkivmenyn samt de
programdelsspecifika menyer som finns i form av flikar när du kommit in i programmet
och vad dessa innebär.
När du klickat på en speciell Meny visas ett antal knappar. Knapparna är organiserade
så att de ingår i olika grupper. Själva gruppen visas på det blå vågräta fältet under
knapparna.
Arkivmenyn
Denna öppnar sig när du klickar på logotypen uppe vänstra hörnet och består av följande
menyval:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Ny: Startar den guide som vägleder dig i början då du vill skapa ett nytt bokslut.
Nytt räkenskapsår: Hjälper dig att skapa ett nytt räkenskapsår för det bolag du
jobbar med.
Byt uppställningsform m.m: Om du exempelvis valt K2 men ångrar dig och vill
ha en traditionell uppställningsform så använder du detta alternativ.
Öppna: Här öppnar du antingen en befintlig bokslutsfil sparad på standardplatsen
eller så kan du öppna en bokslutsfil sparad på annan plats.
Öppna föregående år: Öppnar en befintlig bokslutsfil som skapades förra året,
vilket gör att du får med dig värdefulla uppgifter från förra året in i den fil du nu ska
jobba med.
Stäng: Stänger den bokslutsfil du jobbar med men programmet är fortfarande
öppet.
Ta bort: Ger dig möjlighet att ta bort ett eller flera företag, dvs. bokslutsfiler.
Spara: Sparar den öppnade bokslutsfilen.
Spara som: Sparar den öppnade bokslutsfilen, men du kan välja att döpa om den
och/eller spara den på annan plats.
Säkerhetskopiera: Här kan du bl.a. ställa in hur ofta du vill att säkerhetskopior
ska tas, både lokala och externa (exempelvis i nätverk). Dessutom kan du ställa in
var de ska sparas samt läsa in tagen kopia etc.
Import/Export: Ger dig möjlighet att importera SIE-filer, att exportera de saldon
du skapat i och med att du gjort bokslutet samt att exportera de bokslutstransaktioner du gjort.
Skicka: Bifogar den fil du jobbar med i ett mail.
Skriv ut: Leder dig till Utskriftshanteraren.
Hjälp: Leder dig till det hjälpavsnitt som handlar om den funktion du håller på med
för tillfället.
Om: Information om programvaruleverantören, adress, telefonnummer etc. samt
vilken version av programmet du har.
Avsluta: Avslutar hela programmet på samma sätt som om du klickar på krysset
uppe i högra hörnet.
Basuppgifter
Om du klickar på denna så visar sig ett antal Ribbonknappar: Företagsuppgifter,
Personuppgifter och Status som ligger i gruppen Basuppgifter samt Aktiebok och
pärmregister. Aktieboken kan skapas utifrån de uppgifter du angett i Personuppgifterna.
Det går också att skriva i personer etc. direkt i den dialog som finns under knappen
Aktiebok.
16
Anläggningsregister
Visar tre knappar, Registrera och Redigera konton, som ligger i gruppen
Anläggningstillgångar samt Rapporter som hjälper dig att ta fram information avseende
just anläggningsregistret.
Knappen Registrera är verktyget för att ange en anläggningstillgång.
Knappen Redigera konton hjälper dig att utforma vilka konton som standardmässigt ska
användas då du arbetar med anläggningsregistret.
Bokslutsbilagor
Öppnar ett flertal knappar.
Bilagehanteraren hjälper dig att administrera dina bokslutsbilagor på ett enkelt sätt och
knappen Skapa automatiskt genererar ett förslag på bilagor som grundar sig på de konton
och saldon du importerat.
Under de knappar som ingår i gruppen Bokslutsbilagor sorterar de olika bilagorna under
respektive knapp. Dessa knappar representerar olika tillgångsslag och skulder.
Under knappen Övriga finns bilagor som inte är lika intimt sammankopplade med
balansräkningen som de ovan nämnda bilagorna.
Knappen Samlingsbilagor ger dig en rapport som talar om vilka konton och saldon som är
knutna till respektive bilaga.
Balans & Resultat
Knappen Konton/saldon visar de saldon du importerat samt de SRU-koder som används.
Balans & Resultat visar saldona på dina konton som uppstår efter import av SIE-fil
(eller manuell registrering) och efter att du gjort eventuella bokslutstransaktioner.
Knappen Verifikat leder dig till den dialog som krävs för att du ska kunna göra ett
bokslutsverifikat. Rapporter och Årsredovisning skapar diverse rapporter samt
årsredovisningsdokumentet.
Noter m.m.
Nothanteraren hjälper dig att administrera dina noter. I den kan du koppla dem till
rubriker, numrera om dem m.m.
Du har en knapp för Redovisningsprinciper där du utformar och infogar dessa.
Knappen Skapa automatiskt ger dig ett förslag på noter baserat på de konton och saldon
som du importerat.
Knapparna Resultaträkning och Balansräkning ger dig möjlighet att komma in på de noter
som tillhör respektive knapp.
Under knappen Övriga finns en Bokslutsrapport i syfte att uppfylla den Reko-standard som
finns.
Årsredovisning m.m.
Ger dig stöd för att på ett enkelt sätt skapa din Årsredovisning. Du utformar här din
Förvaltningsberättelse, anger Säkerheter med mera (årsredovisningens balansräkning),
infogar Ort och datum för underskrifter samt skapar Revisionsberättelse, Fastställelseintyg
och Årsstämmoprotokoll.
Rekoknappen ger dig hjälp att utforma en Bokslutsrapport.
Du har också stöd för att skapa en elektronisk årsredovisning att skicka till Bolagsverket i
de fall du valt detta.
17
Ribbonknappar
I detta kapitel behandlas de knappar som visas under respektive meny, dessa kallas
Ribbonknappar. De kan vara placerade i grupper där gruppnamnet (den blå texten under
själva knapparna) indikerar tillhörigheten för de knappar som ingår i gruppen.
Under menyn Basuppgifter finns följande knappar:
•
•
•
•
Företagsuppgifter: Här fyller du i organisationsnummer, namn, adress m.m.
Detta kan redan vara ifyllt om du t.ex. valt att lägga in ett nytt företag via guiden.
Personuppgifter: Här lägger du till de personer som är sammanknippade med
företaget, du talar också om vilken funktion de har samt var de ska skriva under på
årsredovisningen. I takt med att du lägger till en person, så syns deras namn på
listan ovanför arbetsytan. Genom att dubbelklicka på dem i listan så hamnar du på
just den personens arbetsyta och kan där redigera uppgifterna.
Status: Denna knapp har betydelse speciellt för kommunikationen med
programmet Klient. Du kan här också ange hur långt du kommit i arbetet med just
denna kundfil, vem som är handläggare samt göra övriga anteckningar.
Aktiebok/Medlemsförteckning: Här utformar du din aktiebok/medlemsförteckning.
Du kan antingen välja att hämta (aktivitetsknappen Hämta) information från
personuppgifterna eller registrera personerna en och en. Varje person presenteras
ovanför arbetsytan och det är också där du väljer person att redigera.
Om du lagt upp en person (utan att hämta från personregistret) måste du tala om
hur många aktier/andelar denne har och du använder då aktivitetsknappen Köp/Sälj.
Således använder du den knappen även när du vill registrera en försäljning.
Under menyn Anläggningsregister finns följande knappar:
•
•
•
Registrera: Här registrerar du dina anläggningstillgångar. Listan som visas ovanför
arbetsytan känner du igen från Personuppgifter och Aktiebok/ Medlemsförteckning.
Du redigerar en redan registrerad tillgång genom att klicka på den i listan.
Redigera konton: Möjliggör för dig att styra vilka konton som ska användas när
det gäller anläggningsregistret.
Rapporter: Här kan du på ett enkelt sätt skapa rapporter utifrån anläggningsregistret.
Under menyn Bokslutsbilagor finns följande knappar.
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Bilagehanterare: Via denna får du stöd för att på ett enkelt och överskådligt sätt
administrera dina bilagor. Du kan skriva ut dem. Genom att klicka och dra numrerar
och sorterar du dem och du kan också välja vilken sorteringsmetod du vill tillämpa.
Skapa automatiskt: Lägger upp bilagor åt dig, förslaget baseras på vilka konton
du importerat.
Anläggningstillgångar: Här kan du välja någon av de bilagor som hänförs till just
anläggningstillgångar.
Omsättningstillgångar: Gör att du kan välja någon av de bilagor som gäller
omsättningstillgångar.
Eget kapital: Innehåller någon av de bilagor som avser Eget kapital.
Obeskattade reserver: Gör att du kan välja någon av de bilagor hänförliga till
just Obeskattade reserver.
Långfristiga skulder: Visar de bilagor som avser långfristiga skulder.
Kortfristiga skulder: Här ser du och kan välja någon av de bilagor som gäller
Kortfristiga skulder.
Övriga: Innehåller vissa hjälpbilagor.
Samlingsbilagor: Skapar samlingsbilagor som visar saldo på respektive konto
samt vilka bilagor som är kopplade till kontona.
18
Under menyn Balans & Resultat finns följande knappar:
•
•
•
•
•
Konton/saldon: Här ser du de konton och tillhörande saldon som du importerat
via en SIE-fil alternativt registrerat manuellt. Du kan också se vilka SRU-koder som
används samt redigera eller komplettera dessa.
Balans & Resultat: Denna är en central del för skapandet av din årsredovisning.
Här ges du möjlighet att kunna flytta saldon eller delar av saldon till en annan
rubrik i årsredovisningen. Här visas vilka noter som är kopplade till respektive
rubrik och du kan lätt se huvudboken för respektive konto genom att klicka på det
lilla H:et (till höger om saldot). Saldona som visas är resultat av det du importerat
eller registrerat och de bokslutsverifikat som du skapat.
Verifikat: Här skapar du dina bokslutsverifikat. Du har din kontoplan med saldon i
rutan uppe till vänster och du har dina verifikat i rutan uppe till höger. Du väljer ett
verifikat genom att klicka på det.
Redigera: Du redigerar här din avsnittsindelningsmall för bokslut eller för
årsredovisningen. Du kan anpassa din mall så att den passar just det företag du
arbetar med. Därefter kan du använda just den mallen om du har fler företag som
behöver en liknande uppställning. För att byta årsredovisningsmall så väljer du
Balans & Resultat/Redigera/Avsnittsindelningsmall årsredovisning/Byt mall
/Välj det företag som innehåller den mall du vill byta till. Observera att du endast
kan byta till en mall som avser samma juridiska person.
Rapporter: Ger dig möjlighet att skapa Resultatrapport, Balansrapport och olika
former av huvudböcker.
Under menyn Noter m.m. finns följande knappar:
•
•
•
•
•
Nothanterare: Presenterar dina årsredovisningsrubriker och dina noter grafiskt
samt kopplingarna dem emellan. Du kan också koppla, flytta och numrera om dina
noter här samt administrera dem i övrigt på ett enkelt sätt. Principen för att koppla
en not bygger på att du klickar på noten (som presenteras i den högra kolumnen)
samt drar den och släpper den på tillhörande rubrik (som presenteras i den vänstra
kolumnen).
Redovisningsprinciper: Här utformar och infogar du de redovisningsprinciper som
du behöver ha i din årsredovisning, den lilla kryssrutan uppe till vänster om
respektive textblock används för att infoga textblocken. För att lägga till ytterligare
textblock använder du aktivitetsknappen Lägg till, det finns också aktivitetsknappar
för att styra i vilken ordning de olika texterna kommer att presenteras i
årsredovisningen.
Skapa automatiskt: Lägger upp ett antal noter. Förslaget grundar sig på de
konton du importerat via din SIE-fil.
Resultaträkning: Listan som visas när du klickar på denna knapp innehåller de
noter som tillhör resultaträkningen och du väljer not genom att klicka på den.
Balansräkning: Listan som visas när du klickar på denna knapp innehåller de
noter som tillhör balansräkningen och du väljer not genom att klicka på den.
Under menyn Årsredovisning m.m. finns följande knappar:
•
Förvaltningsberättelse: Här formulerar och infogar du din Förvaltningsberättelse.
Under fliken Verksamhet väljer du den lilla kryssrutan för att aktivera och infoga ett
fält. Via rullgardinspilen väljer du rubrik som även är redigeringsbar. Väljer du
fliken Flerårsöversikt aktiverar du den genom att kryssmarkera Infoga. Här har du
också möjlighet att infoga nyckeltalsdefinitionen i årsredovisningen. Under fliken
Resultatdisposition utformar du din resultatdisposition.
19
•
•
•
•
•
•
•
•
Säkerheter m.m: Här anger du Ställda säkerheter samt Ansvarsförbindelser.
Du aktiverar funktionen genom att kryssa i rutan Infoga. Textfälten är
redigeringsbara.
Ort och datum: Här hanteras ort och datum för underskrifter på årsredovisningen.
Du kan även infoga eventuell anmärkning som revisorn kan tänkas ha.
Revisionsberättelse: Du aktiverar denna genom att kryssa i rutan Infoga.
Företagsnamn, organisationsnummer m.m. hämtas automatiskt.
Fastställelseintyg: Här utformas ditt fastställelseintyg. Detta aktiveras genom att
kryssa i rutan Infoga. Många av uppgifterna här hämtas med automatik.
Årsstämmoprotokoll: Här utformas ditt årsstämmoprotokoll, aktiveras genom att
kryssa i rutan Infoga. Många av uppgifterna hämtas automatiskt. Om du kryssar i
aktivitetsknappen Ej revisor finns stöd för om bolaget valt att inte ha revisor.
Reko: Ger dig stöd för att skapa en bokslutsrapport.
Årsredovisning: Skapar din årsredovisning utifrån de data du angivit i
programmet.
Exportera e-format: Om du har valt elektronisk årsredovisning så skapas din
XBRL-fil här.
20
Aktivitetsknappar
I detta kapitel behandlar vi Aktivitetsknapparna.
Om du valt en Meny och därefter en Ribbonknapp skapas oftast en arbetsyta mitt på
skärmen, det kan vara exempelvis en blankett eller ett formulär för inmatning av vissa
uppgifter.
Beroende på vilken arbetsyta du har framme så visas ett antal olika Aktivitetsknappar i
den panel som visas längst upp till höger på skärmen.
Ny: Förekommer på de ställen där det kan finnas anledning att lägga till bilaga, person,
verifikat, anläggningstillgång etc.
Ta bort: Förekommer på de ställen där det kan finnas anledning att ta bort bilaga, person,
verifikat, anläggningstillgång etc.
Skriv ut: Skriver ut den aktuella sidan som visas på arbetsytan eller hela dokumentet som
avses.
Hämta: Vad som hämtas framgår då du klickar på knappen. Det kan vara personuppgifter
som hämtas till Aktieboken t.ex.
Rapporter: Vilka rapporter som kan genereras framgår då du klickar på knappen och
beror på var du är i programmet.
Inställningar: Ger dig möjlighet att göra vissa inställningar på arbetsytan/dokumentet
som visas på skärmen. Olika val gäller beroende på var du är i programmet.
Återställ: Förekommer bl.a. då du har årsredovisningen framme och återställer
textmassan till sitt ursprungsskick, dvs. de ändringar du gjort direkt i årsredovisningsdokumentet försvinner.
Välj konton: Visar din kontoplan med tillhörande saldon och gör att du kan placera ett
konto i ett fält vilket i sin tur gör att saldot från just det kontot hämtas till fältet.
Räkenskapsår: Ger dig möjlighet att skapa eller redigera ditt intervall av räkenskapsår.
Tillämpas främst i anläggningsregistret där du behöver ett intervall av räkenskapsår som
omfattar alla år där inventarier skall registreras. För ett av de räkenskapsår som ingår i
intervallet av år, välj knappen Intervall. Markera sedan det räkenskapsår du vill ändra och
efterföljande räkenskapsår kommer att justeras utifrån det ändrade.
Skapa bilagor: Skapar per automatik de bokslutsbilagor som är relaterade till
anläggningsregistret och hämtar beloppen utifrån vad du angivit.
Visa/dölj: Visar eller döljer kolumnrubriker m.m. beroende var i programmet du befinner
dig.
Kontering: Förekommer i många fall på bokslutsbilagorna och leder dig till en guide som
hjälper dig att utifrån bokslutsbilagan göra ett bokslutsverifikat.
Till verifikat: Tar dig till arbetsytan för att skapa ett bokslutsverifikat (till skillnad från
kontering som hjälper dig att skapa själva verifikatet utifrån den bilaga som var aktiv).
Makulera: Förekommer när du har arbetsytan Bokslutsverifikation framme och gör att du
makulerar ett verifikat, dvs. verifikatet ligger kvar med sitt löpnummer men har ingen
effekt.
21
Bilagevy: Denna knapp gör att det på arbetsytan Balans & Resultat visas de
bilagenummer (samt den eventuella differens) som är knutna till respektive konto.
Sortera: Förekommer i samband med bilagehanteraren och ger dig möjlighet att välja
sorteringsordning på bilagorna.
Reko: Ger dig ett Reko-stöd i form av en blankett innehållande en checklista att använda i
samband med att du jobbar med respektive bilaga.
Lägg till konton och Ta bort konton: Funktionen framgår av namnet och används
främst då du har arbetsytan Kontoplan/Saldoregistrering aktiv.
SRU: Ger dig möjlighet att se de förslag som råder utifrån baskontoplanen avseende de
SRU-koder som borde knytas till respektive konto. Om de koder som hämtats i samband
med SIE-importen inte stämmer med dessa, har du här möjlighet att komplettera eller
ändra. Du kan exempelvis ändra alla på en gång genom att klicka på Uppdatera alla.
Lås upp: Förekommer i samband med Kontoplan/Saldoregistrering. Denna knapp måste
du använda om du manuellt vill ändra ett saldo i Kontoplan/Saldoregistrering.
Knappen ändrar namn till Lås kolumner då du valt att låsa upp dessa.
Koppla not: Syns då en arbetsyta avseende en not visas och ger dig ett alternativ till
bilagehanterarens sätt att koppla noter (klicka och dra). Du klickar på knappen och väljer
den rubrik du vill koppla till.
Utskriftsformat: Ger dig vissa möjligheter att anpassa det sätt som noten skrivs ut i
Årsredovisningen.
Ej revisor: Styr paragraf 10 i årsstämmoprotokollet som hanterar att bolaget ifråga väljer
att inte ha revisor.
Lås uppdatering: Låser din årsredovisning från oavsiktliga redigeringar. Detta kan
lämpligen användas då du anser dig vara klar med årsredovisningen.
22
Arbetsmoment (Hur gör jag?)
I detta kapitel beskrivs tillvägagångssättet vid flera olika arbetsmoment som kan tänkas
förekomma då du skapar ditt bokslut och din årsredovisning.
Import av data
Om du klickar på Ny så kan du enkelt följa guiden som hjälper dig att importera data till
programmet.
Förutsatt att du gjort ett bokslut förra året i detta program kan du med fördel använda
funktionen Öppna föregående år. Då får du in relevant data från förra året som underlättar
ditt fortsatta arbete med just denna kundfil.
Om du använder BL Administration för din bokföring så klickar du på knappen Export till
bokslut. Därefter startas programmet och du har importerat data från bokföringsprogrammet till bokslutsprogrammet.
Vill du importera saldon via en SIE-fil så väljer du Arkiv/Import Export/Import av
redovisningens saldon.
Observera att programmet ej stöder Bas96, om du ändå vill använda den kontoplanen bör
du redigera din årsredovisningsmall (Balans & Resultat/Redigera/Årsredovisningsmall)
samt tänka på att bilagornas namn är satt utifrån den nyare kontoplanen.
Arbetsgång
Om du arbetar dig fram från vänster till höger (på samma sätt som om du läser en text) så
kan du få ett arbetsflöde som passar bra för att skapa ett bokslut och en årsredovisning.
D.v.s. börja gärna med fliken Basuppgifter och arbeta dig igenom de Ribbonknappar (från
vänster till höger) som visar sig då du klickat på fliken.
Därefter kan du välja fliken Anläggningstillgångar för att sedan fortsätta med
Bokslutsbilagor o.s.v.
23
Personuppgifter
För att registrera en person med anknytning till företaget, väljer du menyn Basuppgifter
och därefter knappen Personuppgifter. Du fyller i nödvändiga uppgifter i de olika fälten på
arbetsytan samt talar om vilken funktion personen har. Det senare styr även var
underskrifterna på årsredovisningsdokumentet hamnar.
För att registrera en ny person klickar du på Aktivitetsknappen Ny (uppe till höger). För att
redigera en redan registrerad person klickar du på denne i listan högst upp. Då ser du den
personens registrerade uppgifter på själva arbetsytan och du kan enkelt redigera dessa.
Aktiebok/Medlemsförteckning
I likhet med personuppgifterna presenteras delägarna på en lista högst upp. För att
redigera en redan registrerad ägare klickar du på denne i listan.
För att registrera en ny ägare klickar du på Ny bland Aktivitetsknapparna. Du kan även
välja att hämta ägare från personregistret (förutsatt att du registrerat deras innehav där).
Då använder du Aktivitetsknappen Hämta.
Om du ska registrera ett köp använder du Aktivitetsknappen Köp/Sälj.
Om du ska registrera en försäljning använder du Aktivitetsknappen Köp/Sälj och markerar
den post det handlar om i listan längst ned. Om det bara gäller delar av den posten så
ändrar du antalet i den efterföljande dialogen.
Observera att om du registrerar en försäljning så måste du registrera motsvarande köp för
att få det totala antalet andelar att stämma.
De olika rapporterna når du under Aktivitetsknappen Rapporter.
Hantera anläggningstillgångar
För att registrera, klicka på menyn Anläggningstillgångar, välj knappen Registrera. De fält
som är obligatoriska är märkta med en asterisk och måste således fyllas i. I takt med att
du registrerar dem så visar de sig i listan högst upp. För att redigera en av dem så
dubbelklickar du på den i listan och redigerar sedan i fälten på arbetsytan.
För att programmet ska kunna räkna ut avskrivningar per år måste du ha registrerat ett
intervall av år, använd aktivitetsknappen Räkenskapsår. Knappen Intervall räkenskapsår
under Ribbonknappen Företagsuppgifter har samma funktion. Ange företagets första
räkenskapsår t.o.m. innevarande räkenskapsår.
Under knappen Redigera konton har du möjlighet att välja vilka konton som programmet
ska hantera i samband med att du jobbar med anläggningstillgångar.
Rapporter finns under Aktivitetsknappen Rapporter.
Du har möjlighet att skapa dina avskrivningsbilagor utifrån ditt anläggningsregister genom
att välja aktivitetsknappen Skapa bilagor.
24
Bokslutsbilagor
Klicka på menyn Bokslutsbilagor.
Varje bilaga presenteras med sitt namn (vilket är ett nummer som påminner om de konton
du använder, t.ex. 1200 för maskiner o inventarier) under respektive Ribbonknapp.
De bilagor som tillhör anläggningstillgångar finns under Ribbonknappen Anläggningstillgångar osv.
Genom att klicka på Ribbonknappen Skapa automatiskt får du ett förslag på bilagor utifrån
de konton som du importerat via din SIE-fil. Det skapas alltså bilagor med automatik.
Observera att detta enbart är ett förslag, du avgör själv vilka bilagor du behöver.
Ribbonknappen Bilagehanterare skapar en arbetsyta där bilagorna presenteras i ett
hierarkiskt träd. Du ser vilka bilagor som är kopplade, dels genom att de i trädet
presenteras i en undernivå, dels genom den lilla svarta (trekant) pil som indikerar
koppling.
Du kan välja hur du vill sortera dina bilagor genom att använda Aktivitetsknappen Sortera.
Om du sorterat dem i nummerordning och vill numrera om dem gör du det genom att
klicka på en bilaga, hålla musknappen nere, dra den till den plats (det nummer) där du vill
placera den och därefter släppa den. Den erhåller då sitt nya nummer och de efterföljande
bilagorna numreras om.
Om du exempelvis valt att sortera via namn eller valt egen sortering och därefter vill
numrera dem i den ordning de presenteras på skärmen väljer du Aktivitetsknappen
Numrera bilagor.
Om du väljer att skriva ut bilagorna inifrån Bilagehanteraren, dvs. använder
Aktivitetsknappen Skriv ut så skrivs de ut i bilagenummerordning.
Den knappen ger dig också möjlighet att välja utskrift till PDF.
För att komma in på en bilaga dubbelklickar du på den antingen i Bilagehanteraren eller
där den presenteras under respektive Ribbonknapp. Dessutom kan du klicka på den
genväg, (i form av en liten ruta med bilagans namn) som presenteras under
Ribbonknapparna.
25
Balans & Resultat (flytta saldon, redigera saldon, se kopplade bilagor,
bokslutsverifikat, mallar m.m.)
Välj menyn Balans & Resultat.
För att se de saldon du importerat eller för att registrera saldon manuellt väljer du
Ribbonknappen Konton/saldon.
Här har du också möjlighet att redigera och komplettera de SRU-koder som tillhör dina
konton genom att först välja Aktivitetsknappen SRU och därefter välja Visa SRU-förslag.
För att ändra ett saldo måste du först klicka på Aktivitetsknappen Lås upp.
För att kopiera in en kontoplan hämtad från ett av dina tidigare sparade företag väljer du
Aktivitetsknappen Kopiera konton. Observera att detta endast är möjligt mellan filer som
innehåller samma sorts juridiska person, dvs. från aktiebolag till aktiebolag etc.
När du klickar på Ribbonknappen Balans & Resultat visas den arbetsyta som ligger till
grund för exempelvis årsredovisningen. De saldon som här presenteras inkluderar både
det du importerat och dina bokslutstransaktioner.
Du ser enkelt under vilken rubrik de kommer att presenteras i årsredovisningen. Om du vill
flytta ett saldo (eller delar av det) till en annan rubrik klickar du på kontot så att det
presenteras i den lilla rutan längst ned till vänster. Du väljer sedan om du vill flytta båda
åren eller bara ett av dem (för att flytta del av saldo väljer du fliken Dela kontosaldo).
Därefter väljer du den rubrik som kontot ska flyttas till genom att klicka på
rullgardinsmenyn till höger och markerar sedan den rubrik du vill flytta kontot till.
På denna arbetsyta kan du också se vilka noter som eventuellt är kopplade till vilka
rubriker och de anges med notens nummer till höger om rubriken. Du kan också komma
till arbetsytan för just den noten genom att klicka på notnumret.
Genom att välja Aktivitetsknappen Bilagevy kan du också se vilka bilagor som är kopplade
till respektive konto och om det råder en differens på bilagan jämfört med kontot.
Bilagevyn kan du sedan skriva ut med hjälp av Aktivitetsknappen Skriv ut.
Ett bokslutsverifikat skapar du genom att klicka på Aktivitetsknappen Verifikat, denna
leder dig till den arbetsyta som hjälper dig att skapa ett bokslutsverifikat. De verifikat som
skapas visas i listan uppe till höger. Du når respektive verifikat genom att i den listan
dubbelklicka på det.
Om ett verifikat inte balanserar är verifikatet rödmarkerat i listan.
Du kommer till nästa transaktionsrad genom att klicka på Enter.
Till din hjälp visas också din kontoplan med tillhörande saldon.
26
Mallar
De mallar som ligger till grund för ditt bokslut och din årsredovisning nås under
Ribbonknappen Redigera. Om du exempelvis vill redigera din mall avseende din
årsredovisning väljer du ovannämnda knapp och därefter Avsnittsindelningsmall
årsredovisning.
För att se vilka konton som är knutna till respektive rubrik måste du först klicka på
Aktivitetsknappen Visa/Dölj och klicka i Kontointervall. Därefter kan du ändra ett intervall.
Att ett kontointervall (eller ett konto) är knutet till en viss rubrik innebär att saldona
(saldot) avseende dessa/detta konto kommer att summeras och presenteras vid just den
rubriken i årsrdovsiningsdokumentet.
Dessa intervall Kan se ut så här:
Du som enbart använder 4-siffriga konton kan bortse från de två sista siffrorna, 379999,
läses alltså 3799. Detta indikerar att under rubriken Nettoomsättning summeras de belopp
som finns på kontona 3000-3799 (379999 för dig som använder sexsiffriga konton).
Du kan redigera kontointervallen för att göra egen anpassning, genom att ange nya konton
där. Du kan också ange enstaka konton (åtskilda med hjälp av ett kommatecken). Var
dock noga med att se till så att du inte har samma konto på två rader, lägger du till ett
konto på en rad så ska du ta bort det om det förekommer på en annan rad.
Att infoga en ny rad gör du genom att ställa markören på den rad som ska föregås av den
infogade raden och därefter klicka på Aktivitetsknappen Infoga rad.
I det här fallet är det viktigt att du ger den infogade raden en nyckel som sorterar efter
den rad som sorterar innan den infogade. Exempelvis, om du vill infoga en rad efter R0509 så benämner du din efterföljande rad R05-10.
Bokstaven R står för resultaträkning och bokstaven B för balansräkning.
Du kan även redigera kontobenämningen genom att redigera fältet för kontobenämning.
Du hanterar raderna som ska infogas i årsredovisningen genom att använda kolumnen
med rubriken Skriv. Klicka i drop down menyn så ser du vilka alternativ som finns.
Alternativen som du ser på bilden nedan syftar alltså på huruvida raderna ska synas i
årsredovisningen eller ej.
Du kan också byta till en annan mall, skapad i ett annat företag (förutsatt att den kommer
från samma sorts juridiska person och är redigerad, dvs. skiljer sig från standardmallen),
du använder då Aktivitetsknappen Byt mall.
En mall blir redigerad så fort du gör en ändring i den.
27
Du kan enkelt byta tillbaks till standardmallen om du skulle behöva, genom att klicka på
Aktivitetsknappen Byt mall och därefter klicka i Byt till basmallen.
Noter m.m.
Menyn Noter m.m. ger dig möjlighet att skapa samt redigera redovisningsprinciper och
noter.
Du måste tala om för programmet att redovisningsprinciperna ska infogas genom att klicka
i rutan Infoga, därefter kan du redigera redovisningsprinciperna.
Klicka på rullgardinspilen för att få fram ett antal förslag till rubriker, välj en av dessa (på
bilden nedan har vi valt Ingress), därefter kan du klicka på rullgardinspilen som avser
Infoga textförslag vilket gör att du kan välja ur ett antal förslag.
Du kan skriva eller klistra in egen text i rutorna också om du hellre vill det.
De noter som tillhör Resultaträkningen respektive Balansräkningen finns under avsedda
Ribbonknappar. Du väljer not genom att klicka på den och då visas inmatningsfälten för
just den noten. Du kan i detta läge koppla noten genom att klicka på Aktivitetsknappen
Koppla not och där välja till vilken rubrik den ska kopplas.
Ribbonknappen Skapa automatiskt ger dig ett förslag till noter baserat på de konton du
importerat.
Nothanteraren ger dig möjlighet att administrera dina noter på ett enkelt sätt.
Till vänster ser du dina rubriker i årsredovisningen och till höger visas de noter du har
skapat.
För att koppla en not till respektive rubrik kan du klicka på noten, hålla musknappen nere
samt dra den till den rubrik den ska kopplas till och där släppa den.
Du kan också koppla en not till en rubrik inifrån själva arbetsytan för noten genom att
klicka på Aktivitetsknappen Koppla not och därefter klicka på den rubrik som du vill koppla
noten till.
Att en not är kopplad indikeras av att du ser dess notnummer på det fält som
representerar noten.
Om du exempelvis vill ta bort en not kan du (i trädet) högerklicka på den och därefter
välja Ta bort. Övriga noter som påverkas numreras då om.
Du kan välja att låta ett beloppsfält i en not vara kopplat till ett konto. Detta gör du henom
att ställa markören i det aktuella beloppsfältet och dörefter klicka på Aktivitetsknappen
Välj konton. Därefter ser du din kontoplan med tillhörande saldon och kan antingen skriva
in det konto du väljer eller klicka i kontoplanen på kontot.
28
Du kan välja fler konton genom att separera dem med kommatecken (,) och/eller välja ett
intervall av konton genom att använda bindestreck (-) dem emellan.
Att ett konto är kopplat till ett beloppsfält indikeras genom att beloppsfältet är grått.
Om du håller markören på det grå fältet ser du också vilket eller vilka konton det gäller.
Vill du koppla bort ett konto från ett beloppsfält så klickar du återigen på Aktivitetsknappen
Välj konto. Beloppsfälten omges då av en röd ram, vilket betyder att du kan lägga till eller
ta bort konton från dem. I det här fallet väljer du att helt enkelt radera det konto som står
där och därefter klicka på Stäng. Beloppsfältet är då ej längre grått (beloppet som tidigare
hämtats står dock kvar) och nu fullt redigeringsbart.
Årsredovisning m.m.
Menyalternativet Årsredovisning ger dig ett antal nya Ribbonknappar som ger dig stöd att
skapa din årsredovisning.
I Förvaltningsberättelsen består arbetsytan av tre olika flikar:
Verksamhet m.m: Består av olika fält i vilka du antingen kan använda föreslagen text
eller skriva in en egen. Du måste klicka i Infoga-rutan för att aktivera ett fält och därmed
infoga det i årsredovisningen. De rubriker varje fält har är redigeringsbara. Du kan också
välja en av de andra rubrikerna genom att klicka på rullgardinspilen.
Den text du valt i respektive ruta kommer i årsredovisningen att presenteras i den ordning
som de visar sig på arbetsytan, vilket även siffrorna som syns till vänster om fälten
indikerar.
Flerårsöversikt: Även här aktiveras den genom att du klickar i Infoga-rutan. Du väljer de
nyckeltal du vill infoga och du kan även välja att infoga nyckeltalsdefinitionen.
I Resultatdispositionen kan du välja att låta de olika fälten hämta sina belopp från din
kontoplan genom att markören står i valt fält och därefter välja Aktivitetsknappen
Välj konton.
Ställda säkerheter och ansvarsförbindelser infogar du efter att du klickat på
Ribbonknappen Säkerheter m.m.
Ort och datum för underskrifter hanteras under Ribbonknappen Ort och datum.
Här kan du även infoga en anmärkning från revisorn.
29
Det finns ett förslag till revisionsberättelse som nås under knappen Revisionsberättelse.
Du måste bocka i Infoga-rutan för att aktivera revisionsberättelsen. Vill du ändra i texten
så är den redigeringsbar.
Fastställelseintygets utformning ser du under Ribbonknappen Fastställelseintyg. Du måste
aktivera intyget genom att bocka i Infoga-rutan. Företagsnamn etc. hämtas med
automatik.
I Årsredovisningsdokumentet finns ett visst stöd för direktredigering. Om du håller
markören över ett textfält i årsredovisningsdokumentet och klickar så aktiverar du just det
fältet och gör det redigeringsbart.
Du kan också välja att infoga ett sidbryt eller en rad genom att hålla markören på det
ställe i årsredovisningsdokumentet där du vill skapa ditt rad- eller sidbryt. Detta leder till
att två knappar visas, Infoga sidbryt och Infoga rad.
Redigera direkt i årsredovisningen
När du gått igenom de olika menyalternativen för årsredovisningen och skapat dokumentet
kan du nu enkelt redigera det mesta direkt från dokumentet.
Du kan t.ex. gå direkt in på arbetsytan för redigering av en not genom att klicka på
notens nr i balans- eller resultaträkningen.
Du kan även ändra dina texter genom att ställa markören på den text du vill redigera och
skriva det du vill ska stå där. Om du gör ändringar på text som hämtats från
årsredovisningsmallen så får din ändring effekt även i själva mallen, vilket bl.a. innebär att
dessa ändringar ligger kvar och syns om du använder funktionen Öppna från föregående
år.
30
Du kan också på ett enkelt sätt se vilka konton som ingår i ett visst belopp i
årsredovisningens resultat- eller balansräkning. Du klickar bara på beloppet så visas en
dialog där du kan se visar vilka konton som ingår.
Om du klickar på Aktivitetsknappen Inställningar när du har årsredovisningen framme finns
ett antal olika inställningar där du kan styra hur årsredovisningsdokumentet utformas. Om
du inte vill ha sidbryt efter Summa tillgångar, var namn och org.nr ska vara placerat o.s.v.
Avrundningsdifferens
Får du en differens i årsredovisningen, antingen mellan resultatet i resultaträkningen och
resultatet under Eget kapital och/eller skuldsidans summa och tillgångssidans summa så
kan det bero på en viss avrundningsproblematik. Detta åtgärdar du genom att välja
Verktyg / Årsredovisningsinställningar / Ändra årsredovisningsinställningar för denna fil, se
bilden nedan.
Vilken post du ska föra differensen till beror på var differensen uppstått
31