Transcript E-kontoret – bara bättre och bättre!

i(t) Kyrkan
nr 4 2013
Nyhetsblad från SoftIT
Mikael Jonsson, ekonomiansvarig i Täby församling.
E-kontoret – bara bättre
och bättre!
Sveriges största församling, Täby, norr om Stockholm använder
E-kontoret för att effektivisera och förenkla det dagliga arbetet.
Av: Ulf Hansson
Den här gången hälsar jag på hos
Sveriges största församling, nämligen
Täby strax norr om Stockholm. Kyrkan
ligger på fjärde våningen i ett församlingscentrum vars moderna glasfasad
för tankarna till vinjetten på tv-serien
”Dallas”. Här finns plats för pastorsexpedition, församlingsverksamhet, kapell och hobbylokaler. Kyrkan invigdes
1978 och sevärdheter är bland annat
950 kvadratmeter glasmosaik.
Jag har stämt träff med ekonomiansvarige Mikael Jonsson som har stor
erfarenhet av SoftITs E-kontoret. Vi får
leta en stund innan Mikael hittar en ledig lokal för intervjun och slutligen hamnar vi i ”körrummet”. Mikael berättar att
han främst har erfarenhet av E-kontoret
Polär, programmet som stödjer och effektiviserar handläggningen av ärenden
och skapandet av mötesdokument.
– Polär underlättar arbetet jättemycket! säger Mikael, när jag kom till församlingen arbetade vi i princip helt manuellt, med förtryckta papper. Då var man
tvungen att måtta in exakt var texten
Nyhetsbladet I(t) Kyrkan ges ut av SoftIT SK AB • Ansvarig utgivare: Bo Myrén • Adress: Starrbäcksgatan 1, 172 74 SUNDBYBERG • Tfn: 08-705 80 34
• E-post: [email protected] • Hemsida: www.softit-sk.se • I(t) Kyrkan produceras av: Ulf Hansson Text & Bild och Text å Form AH AB
© Bernt Caspersson
skulle ligga i förhållande till befintliga
textytor och det blev nästan alltid fel!
– Dessutom var de arkivbeständiga
papperen inte helt gratis, fortsätter Mikael, det var mycket trix med det där
när passningen inte stämde och man
fick slänga papper och mata in nytt.
Aha!
Det går kanske inte att
samla på aha-upplevelser.
De kommer till en bara så där.
Jag har besökt många städer runt
om i världen, och konstintresserad
som jag är, också många museer.
Många intryck har det blivit med
åren, men när jag kom till Barcelona
stannade tiden en stund. De avtryck
som konstnären och arkitekten Gaudi
gjort på staden med sina organiska
verk, blev en stark och positiv ahaupplevelse för mig – härligt!
En del av er känner redan till att vi
samlar på äpplen hos SoftIT. I våra
lokaler finns olika slags målningar och
prydnadsföremål i äppelform. Själv är
jag en inbiten samlare av efterrätter
med äpplen i – tar inte lika mycket
plats… Bästa smakupplevelsen
hittills var på ett kurortshotell utanför
Frankfurt kan meddelas – ett verkligt
aha-äpple.
Ständigt nya aha-upplevelser kommer
till vid våra SoftIT-träffar och kurser
också. Dessa tillfällen är alltid lika
trevliga och givande och i dialogen
har vi chansen att stärka våra SoftITsystem tillsammans för framtiden –
så väl mött!
Bernt Caspersson
[email protected]
2
Mikael arbetade tidigare i Skarpnäcks församling söder om Stockholm
och hade redan då funderingar på hur
man kunde effektivisera dokumenthanteringen. När han kom till Täby
kontaktade han SoftIT som skapat
E-kontoret.
– Vi köpte programmet och efter lite
intrimning, som det ju alltid är, har det
efterhand bara blivit bättre. Jag vill
dock påpeka att E-kontoret var bra redan från början, alla system utvecklas.
– Det som är riktigt bra med E-kontoret Polär är att man bara behöver göra
grundjobbet en gång. När man till exempel har en dagordning ”före möte”
(kallelse) klar behöver man bara flytta
över den till ”efter möte” (protokoll) istället för att behöva skriva om texten
flera gånger. Dessutom slipper man
ju detta med att måtta in texten i förtryckta dokument, nu ligger brevhuvud
och övrig fast text i programmet och
skrivs ut automatiskt.
Mikael berättar att arkivfunktionen inte skiljer sig särskilt mot tidigare.
– Man arkiverar fysiskt enligt pappersmodellen, säger Mikael, men
en av de stora fördelarna med Polär är när man till exempel behöver
Församlingsfakta:
Antal invånare: c:a 65 500
Antal församlingsmedlemmar:
c:a 45 000
Anta kyrkor: 4
Antal kapell: 1
Ceremonibyggnad: 1
Antal kyrkogårdar: 1, samt
1 begravningsplats
Lön utbetalas till c:a 120 pers/
mån. Tillkommer timavlönade och
arvoderade vilka är c:a 50 pers/
mån. (stora variationer mellan
olika månader).
göra utdrag ur protokollen. Man behöver inte längre plocka ut det fysiska papperet, gå till kopiatorn och trixa,
utan markerar bara just den paragraf
som är aktuell och gör en separat utskrift av den.
– I Täby använder vi E-kontoret Polär
till protokollfunktionen för fullmäktige,
kyrkorådet, valnämnden, kyrkogårdsoch fastighetsförvaltningen, säger Mikael och funderar, och… jag har säkert
glömt någon…
Några gånger har det hänt att användarna haft önskemål om att programmet skulle korrigeras för att passa
verksamheten bättre.
– När jag då ringt Bernt Caspersson
på SoftIT brukar det vara så att han redan har åtgärdat det och förklarar att
ändringen kommer med nästa uppdatering. Kanonbra! säger Mikael och ser
extra nöjd ut.
Nya system innebär också ”trösklar” som användarna ska övervinna.
Mikael berättar:
– I början vet jag att de som sitter i
de olika styrelserna reagerade på att
kallelsen såg ut som ett färdigt pro-
tokoll; ”Här står ju besluten redan inskrivna, det ser ut som vi redan beslutat saker!”. Jag förklarade att texterna
bara innehåller förslag till beslut och
att allt ändras i enlighet med det som
sedan ”klubbas”. I Polär är det ”avslutat möte, protokollet justerat”.
för möten och dokument
Mikael har stor erfarenhet av SoftITs
FAS system också och strax kommer
han att återuppta bekantskapen med
dessa då han erbjudits en ny tjänst i
Vantörs församling, söder om Stockholm.
– Vantörs församling har FAS, förklarar Mikael, och jag använder det systemet även hemma eftersom jag har
lite stiftelseuppdrag, bland annat bokföring, som en bisyssla. Jag kör också
Diarie och har bara positiva erfarenheter av FAS. Det är ett jämförelsevis
mycket prisvärt system.
Mikael bor på Södermalm och tar
gärna motorcykeln, en Kawasaki ER6
650-kubikare, till och från jobbet. Redan som 18-åring bestämde han sig
för att ta MC-körkort när han fyllt femtio om han inte gjort det tidigare, och
det löftet höll han.
– Det är härligt att ta MC:n och sticka
iväg, säger Mikael, särskilt sommartid,
och så är den ju smidig i trafiken när
köerna tätnar.
Mikael privat
Ålder: 54
Bor: Lägenhet på Södermalm.
Familj: Fru och två vuxna barn.
Fritiden: Vänkretsen och min
bisyssla. Dessutom har jag en
del uppdrag som god man.
Sommarstället på Gotland inte att
förglömma.
Favoritprogram på tv:
Komediserien ”Halvvägs till
himlen”, det är väl ett måste när
man jobbar i Svenska kyrkan.
Senast lästa bok: Kjell Espmarks
”I vargtimmen”.
Favoritmat: Äter det mesta med
uppskattning, men en pizza är
aldrig fel, särskilt den med fyra
ostar ”Quattro Formaggio”.
Ogillar: Alla former av ojusthet,
det ska vara ”fair play”.
E-kontoret för svenska kyrkan innehåller dels mallar för MS Office med kyrkans utseendeprofil och dels stöd för
arbetet runt möten i kyrkorådet och
andra organ.
Scenario ett – brevet
Tänk att du behöver skriva ett brev
på finska. Du har språkkunskaperna,
men inte mallen. Sluta leta. Starta Ekontorets brevmall och välj bland språken svenska, engelska, tyska, franska,
spanska och finska. Ledtexter som datum och postadress m.fl. översätts och
rättstavningen styrs till valt språk. Du
behöver bara börja skriva.
Scenario två – arbetet runt mötet i
kyrkorådet
Det är dags för möte i kyrkorådet. I vanliga fall plockar du fram en gammal
kallelse och gör ändringar i den. Förra
gången gick det inte så bra. Du glömde ändra mötesdatum och byta ut en
av ledamötena. Sedan klippte och klistrade du in ett par stycken från ett dokument du fått av kyrkoherden och då
blev formateringen konstig. Marginalen och teckensnittet blev inte som du
tänkt dig, men du hade inte tid att ändra det innan kallelsen skulle iväg. Dessutom glömde du att byta filnamn när
du sparade så den gamla kallelsen försvann dessvärre.
Med E-kontoret Polär som ditt arbetsredskap öppnar du mötesfönstret
i programmet. Fönstret laddas med en
ny fräsch innehållslista för mötet med
inledningspunkter (som mötets öppnande och val av justerare) och avslutningspunkter (som mötets avslutande). Du kompletterar listan med de
ärendena som ska tas upp på mötet.
Du lägger antingen in nya ärenden eller hämtar befintliga (som redan är inlagda i programmet). Du redigerar respektive ärende i snabbt och enkelt i
ärendefönstret.
E-kontoret Polär skapar kallelsedokumentet i Word utifrån innehållslistan och formaterar avslutningsvis dokumentet åt dig. Snabbt, smidigt och
snyggt. Du kan välja hur mycket av
ärendetexterna du vill ta med i kallelsen. Mikael, i artikeln intill, väljer att ta
med allt och visar då också inskrivna
förslag till beslut.
Med hjälp av E-kontoret Polär kan
du skicka kallelsen och underlagsdokumenten med vanlig post eller
e-post. Du kan också göra dem tillgängliga på internet med en enkel
knapptryckning.
E-kontoret Polär förenklar också skapandet av protokollet och påföljande
protokollsutdrag.
3
Returadress:
SoftIT SK AB
Starrbäcksgatan 1
172 74 SUNDBYBERG
Porto
betalt
Fler och fler
väljer SoftIT!
B.
Höstträffar
Webben
Hemsidan
Nyheter i Bokning
Allt detta sker med start i SoftITs
system Bokning! Ditt administrativa
arbete i församlingen kommer att
förenklas och effektiviseras ännu
mer med Bokning!
Besök på Bohusläns museum.
4
ning
e-/
Värm stem
t.sy
ven
Belys
Under de trevliga höstträffarna i
Skövde och Uddevalla gick vi igenom och visade den praktiska nyttan av nyheterna i Bokning:
• Kopplingen Bokning och värme-/
ventilationssystem samt möjligheten att även få koppling till belysningen för församlingens fastigheter och lokaler.
• Kopplingen Bokning och KNavet
(Person- och adressdatabasen för
KBOK). Genom en enkel knapptryckning hämtar du person- och
adressuppgifter för dop, vigsel och
begravning.
• Kopplingen Bokning och till FAS
Kyrkogård, förrättningsdelen. Denna nya koppling gör att du enkelt
kan skapa KOBfakturor för begravning i FAS Reskontra.
Kalender för kommande
händelser och
bokningsläge lokaler.
Personalens
bokningar
samt lediga
begravningstider för
begravningsbyråer.
r
gifte
Upp
Kalenderuppgifter
Outlook
Knavet
Uppgift om
persondata och
församlingstillhörighet.
Underlag för
KOBfakturor +
övriga fakturor.
BOKNING
Uppgifter om
gravsatt, anhöriga,
gravplats m.m.
FAS Kyrkogård
FAS Reskontra