Att genomföra distriktsstämma



2015

Distriktsstämmor hålls under april månad i Fonus samtliga 41 medlemsdistrikt. Stämmorna planeras och genomförs av distriktsrådet i samarbete med Fonus distriktschef samt lokala kontor.

Syftet med distriktsstämman

Distriktsstämman är årets lokala avstämning och avstamp i den demokratiska organisationen. Senast under april månad ska ombud/företrädare för medlemsorganisationerna inom varje distrikt samlas till ordinarie distriktsstämma. Distriktsrådet svarar för genomförandet av stämman och ska till stämman avge skriftlig rapport över sin verksamhet under det gångna året. På stämman väljs distriktsråd, distriktsrådsordförande och valberedning. Stämman väljer också distriktets ombud till föreningsstämman, som hålls i maj och är högsta beslutande organ för Fonus, ekonomisk förening. Distriktsstämman uttalar sig också om verksamhetsberättelsen och om inkomna motioner, vilka sedan behandlas på föreningsstämman. Stämman är dessutom ett bra tillfälle att nå ut lokalt till medlemsföreningarna och berätta om Fonus och Familjens jurists verksamhet.

Kallelse

Det är vd, eller den som vd utser, som utfärdar kallelse till stämman. I praktiken innebär det att Fonus Medlemskommunikation skickar ut kallelser. Det görs i två steg. Först får varje medlemsorganisation en kallelse till distriktsstämman där de ombeds att anmäla ombud/deltagare. Anmälan görs på Fonus ägarsidor, som finns på www.fonus.se. De enskilda ombuden får sedan en separat inbjudan nära inpå stämman. Då bifogas verksamhetsberättelse och motionshäfte. Fonus informerar distrikten (distriktsrådsordförande samt Fonus distriktschef och/eller lokal kontorschef) vilka ombud som är anmälda till den lokala distriktsstämman. Enligt stadgarna ska medlemmarna kallas till stämma minst fyra veckor före ordinarie stämma. Senast två veckor före stämman ska medlemsorganisationerna anmäla vilka ombud som kommer till stämman för att representera dem. Vid ordinarie distriktsstämma ska ärenden enligt § 13 i Fonus stadgar förekomma.

Antal ombud på distriktsstämman

Hur många ombud en medlemsorganisation kan skicka till distriktsstämman, beror på insatskapitalets storlek. Även om en medlemsorganisation har rätt att skicka många ombud till en distriktsstämma är detta sällan praktiskt möjligt. Viktigast är att sträva efter att samtliga ägarorganisationer skickar åtminstone

en

person till distriktsstämman. 1 Utgåva 2015-02-15

Ur § 12 i Fonus stadgar: ”Vid distriktsstämma äger varje medlem rätt att representeras av ett ombud. Därutöver äger varje medlem rätt att representeras av ytterligare ett ombud för var tionde andel à 200 kronor. Varje ombud äger en röst. Ingen medlem kan utöva rösträtt för mer än en femtedel av de vid stämman röstberättigade. Ombud kan inte överlåta sin rösträtt på annat ombud.”

Antal ombud/fullmäktige på föreningsstämman

Hur många ombud distriktsstämman ska utse att representera distriktet på föreningsstämman framgår av tabell på intranät och ägarsidor. Här styr antalet ägarföreningar i respektive distrikt.

Kom-ihåg-lista vid genomförandet av distriktsstämman

 Var på plats i tid och testa att tekniken fungerar (internet, högtalare, projektor etc.). Syns bilder längst bak i rummet?  Se till att det är väl skyltat fram till möteslokalen.  Ta emot deltagarna så att de känner sig varmt välkomna.  Förteckning över ombuden/avprickningslista för röstlängd. Pricka av vid entrén eller ropa upp vid mötets början.  Gå igenom vem som ska säga vad och ungefär hur lång tid det får ta. Vem kommer att föreslås leda mötet? Är hon/han tillfrågad och förberedd? Planera förtäringen efter beräknad mötestid. De flesta stämmor är klockan 18.00 då många deltagare kommer hungriga direkt från jobbet.  Material att ta med till stämman  o o o o o o Verksamhetsberättelse och motionshäfte till dem som glömt sina (en rejäl bunt skickas ut till distriktscheferna innan vecka 15) Distriktsrådets rapport (kan kopieras hos Fonus) Stadgar, ett mindre antal (finns att skriva ut från ägarsidor och intranät) Protokoll från föregående års distriktsstämma Valberedningens förslag (kan kopieras hos Fonus) Pennor och block På podiet: pennor, anteckningsblock, verksamhetsberättelsen med dagordning, valberedningens förslag, ev. ordförandeklubba, vatten, sekreteraren bör ha egen laptop  Duk/skärm, projektor, ev. skarvsladd  Högtalaranläggning, ev. hörselslinga  Vad får deltagarna med sig därifrån? Broschyrer från Fonus och Familjens jurist? Vita arkivet? Annat material som distribueras av Fonus marknadsavdelning.  Blommor till avgående distriktsrådsledamöter  Något att äta före, under eller efter mötet. Vatten och frukt/godis under mötet? 2 Utgåva 2015-02-15

Aktiviteter före och under distriktsstämmans genomförande

Distriktsrådens rapport

Distriktsråden ska upprätta en rapport med de aktiviteter som genomförts under året. Mallar för rapportens förstasida och innehåll finns på ägarsidorna. Rapporten ska omfatta de aktiviteter som rådet har tagit initiativ till och genomfört under året. Den får gärna innehålla engagerande beskrivningar och bilder. Lokal Fonus-kontakt kompletterar rapporten med den ekonomiska redovisningen för distriktet.

Verksamhetsberättelse

Medlemskommunikation i samarbete med marknadsavdelningen och ekonomiavdelningen tar fram verksamhetsberättelse för Fonus, ekonomisk förening. Medlemskommunikation ser till att den skickas till samtliga medlemsorganisationer, förtroendevalda och ombud/stämmodeltagare.

Motionsbehandling

På distriktsstämmans dagordning finns en punkt där stämman kan yttra sig om de motioner som inkommit till höstmötena och sedan kommenterats av Fonus styrelse. Styrelsen ger förslag till beslut om motionerna, som slutligen behandlas på föreningsstämman.

Parentation

Parentation (tyst minut) hålls för distriktsrådsledamöter som avlidit under året.

Sekreterare

Eftersom protokoll från distriktsstämmorna ska skickas in till Fonus Medlem inom en vecka, är det en fördel om protokollet skrivs av någon med vana. Enklast är om protokollet kan skrivas direkt på dator under sittande möte. Protokollsmall finns på ägarsidorna och intranätet.

Äta och dricka

Kostnaderna för förtäring vid stämman ryms inom den centrala budgeten och belastar inte distriktsrådets aktivitetsbudget. En idé kan vara att anlita någon som Fonus har samarbete med för förtäringen vid begravningar, så blir det samtidigt information om sortimentet. Enklare buffé rekommenderas. Då kan alla hitta något de tycker om.

Efter distriktsstämman

Konstituerande sammanträde

Enligt stadgarna ska valda distriktsråd omedelbart efter distriktsstämman genomföra konstituerande sammanträde. Protokollsmall finns på ägarsidorna och intranätet.

Protokoll och distriktsrådets verksamhetsrapport

Skickas till Fonus Medlemskommunikation inom en vecka efter distriktsstämman.

Valda ombud till föreningsstämman

Uppgifter om valda ombud till föreningsstämman ska direkt efter distriktsstämman anmälas till Fonus Medlem. Detta är viktigt, eftersom ombuden ska erhålla kallelse i god tid till föreningsstämman.

Namn- och adressförteckning över samtliga förtroendevalda i distriktsrådet

Aktuell namn- och adressförteckning (nyvalda, omvalda och de som har mandattid kvar) ska snarast, dock senast en vecka efter distriktsstämman insändas till Medlemskommunikation. Listan skickas även till distriktsråden och lokala Fonus-kontaktpersoner. 3 Utgåva 2015-02-15

Adressändringar som sker under året för förtroendevalda ska rapporteras till Medlemskommunikation.

Material på ägarsidorna och intranätet

På ägarsidorna och intranätet finns nu uppdaterade mallar och underlag för protokoll, rapporter, nomineringar etc som rör distriktsstämman. Ägarsidorna nås via Fonus webbplats, www.fonus.se. Använd knappen ”Om Fonus” uppe till höger på sidan och sedan vidare till ”Medlemmar och ägare” . 4 Utgåva 2015-02-15