Transcript Sparebanken Vest blir papperslös

Sparebanken Vest blir papperslös
Norska Sparebanken Vest tröttnade på att se
högar med papper i flera av företagets processer. Med implementeringen av standardlösningen 360° for Business tar nu Sparebanken Vest
ett stort steg på vägen mot att bli en papperslös
bank och är redan en pionjär på den norska finansmarknaden inom “gröna” lösningar.
“Under ett år skrevs enorma mängder papper ut som hamnade i lådor och skåp. Alla arkivskåp tog upp onödigt mycket
plats i bankens lokaler, förutom att det fanns en risk för förluster knutna till fysiska arkiv och stora kostnader i samband
med utskrift och distribution”, berättar Pål Nielsen, projektledare i Sparebanken Vest.
Effektiv hantering och lagring av information har blivit en allt
viktigare faktor för att stärka bankens konkurrensförmåga.
“Det är realistiskt att uppnå en betydlig minskning av pappersförbrukningen per anställd och därmed också göra årliga
kostnadsbesparingar för utskrift och kopiering. Med centraliserad dokumentlagring på en plats, i ett elektroniskt arkiv,
eliminerar vi spridda, personliga förvaringsområden och arkiv
och risker som uppstår på grund av bristande översikt över
vilka områden som innehåller dokument som är arkivvärdiga
och måste sparas enligt lag. Med 360° blir dessutom det
fysiska arkivet överflödigt,” understryker Nielsen.
En komplett lösning
Sparebanken Vest jämförde flera olika lösningar, både
nationella och internationella, och kom till slutsatsen att 360°
for Business var den lösningen som uppfyllde flest kriterier,
bland annat krav på användarupplevelse, arkitektur, säkerhet, integrationsmöjligheter och automatisering av processer.
“Med 360° får Sparebanken Vest en komplett lösning för
arkiv och ärendehantering som passar in i den existerande
Microsoft-infrastrukturen och enkelt kan integreras med applikationer som de anställda använder varje dag, såsom Office
och CRM. Lösningen gör tidskrävande och kostsamma rutiner för arkivering och distribution överflödiga, har gott stöd
för processer och gör det enkelt för de anställda att hämta
viktig information”.
Papperslös kreditkommitté
Personer som jobbar i bankens kreditkommitté läser varje
vecka högvis med mötesdokument. Varje person har ca 200
sidor att läsa per möte och det var förrut vanligt att kommittén bar med sig stora pappershögar hem. Den manuella
hanteringen har varit en stor utmaning för kommittémedlemmarna. Medlemmarna i kreditkommittén som arbetar med
kreditval har nu gått över till ett nytt, digitalt arbetssätt och
har fått en enklare arbetsdag med lösningen “360° Papperslösa möten”.
Sparebanken Vest är en fristående, börsnoterad
finanskoncern som bedriver bank-, försäkringsoch finansverksamhet. Sparebanken Vest är
den tredje största norskägda banken och den
näst äldsta sparbanken i landet. Koncernen har
cirka 765 anställda och ungefär 105 miljarder
NOK i förvaltat kapital. 2010 var resultatet före
skatt 927 miljoner NOK.
Sparebanken Vest blir papperslös
“Kreditkommittén i Sparebanken Vest hanterar nu alla
ärenden elektroniskt med hjälp av Tablet-PC, 360° och
OneNote. Vi har uppnått goda effekter för mer effektiv distribution, bättre förberedelser och genomförande av möten.
Bland annat har vi minskat pappersanvändningen med närmare 100 % utöver att ha minskat årsförbrukningen med 20
% genom att eliminera kopiering av papper till kommittén”.
“Funktionalitet för papperslösa möten är också intressant för
bankens högsta ledning. Det kan vara aktuellt att använda
lösningen under styrelsemöten och även andra möten med
koncernledningen”, säger Nielsen.
Vinsterna för Sparebanken Vest med 360° Papperslösa
möten och elektronisk arkivlösning:
• En betydligt mer effektiv distribution och hantering av
dokument i kreditkommittén och för kreditval.
• En nästan papperslös process och därmed också en
mer effektiv hantering av ärenden.
• Kostnadsbesparingar i form av väsentligt minskad pappers- och skrivarförbrukning.
• Betydligt bättre möjligheter att söka och finna aktuella,
men också historiska kreditärenden.
• Alltid tillgång till den senaste versionen av dokumenten
som nu kan läsas “var som helst”.
• En mer framtidsinriktad och modern arbetsmetod som
ger alla involverade parter bättre kontroll över ärenden
och beslut.
• Bättre säkerhet eftersom lagringen av information sker
på krypterade datorer.
Bättre kontroll och minskad risk
Med hjälp av elektroniska arkiv, processtöd och goda sökmöjligheter i 360° for Business får de anställda bra och snabb
tillgång till information om kunderna, så att risker som rör förlorade säljchanser och beslut på svaga grunder reduceras.
360° minskar dessutom risken för att dokument försvinner,
genom att informationen görs tillgänglig på ett enkelt standardsätt och att flera får tillgång till samma ärende samtidigt.
“Att ha en utförlig bild av en kund och historisk information
tillgänglig kan också bidra till att förhindra att beslut fattas på
lösa grunder. 360° ger en komplett översikt över information och skapar god översikt och kontroll för våra anställda”,
påpekar Nielsen.
Spännande framtidsplaner
360° for Business blir det viktigaste arkivsystemet för de
flesta medarbetarna i Sparebanken Vest. Dessutom ska lösningen på sikt också integreras mot CRM och andra centrala
system eller processer. All användarhantering i 360° hanteras
sömlöst genom att ett automatiskt flöde etableras med information från HR-systemet till 360°.
“360° är integrerat mot de verktyg som de anställda är vana
att använda i arbetet, såsom Microsoft Office och CRM. 360°
är dessutom integrerat mot HR-lösningen och Identity Management. När en anställd t ex byter avdelning ska åtkomstmatrisen se till för att personen alltid har korrekt åtkomst till
informationen i lösningen”, förklarar projektledaren.
Behov
• Minska pappersförbrukningen - kostnadsbesparingar och miljöfokus
Mindre tid för sökning ger mer tid för kundvård
Enligt analysföretaget Gartner går 20-30 % av arbetstiden
åt till att söka efter och hämta information.
• Minska risker med övergång från pappersbaserat till elektronisk arkiv
• Frigöra ytor som upptas av arkivskåp m.m.
Sparebanken Vest anser att potentialen för bättre sökning
och åtkomst av information i den egna verksamheten är stor.
Enbart detta är tillräckligt för att försvara investeringen i ett
ärende- och arkivsystem.
• Få bättre kontroll på lagring och hantering av
kundinformation
“I 360° lagras all information i en gemensam lösning, som är
integrerad med bankens verksamhetssystem. De anställda
kan med hjälp av lösningens goda sökteknik snabbt söka
upp önskad information, vilket ger högre produktivitet och
därmed mer tid som investeras i kunduppföljning”, förklarar
Pål Nielsen.
• Minska distributionskostnaderna
Sparebanken Vest har som målsättning att vara nära och engagerad i sina kunder. Implementeringen av 360° för god informationshantering och arkivering stöder denna målsättning.
• Skapa mer effektiva processer genom digital
distribution och snabb anropning
• Få en enkel och säker tillgång tillverksamhetskritisk information
• Få bättre stöd för ärendehantering och högre
kvalitet med dokumentflöden och ärendeprocesser
Sparebanken Vest blir papperslös
Banken får ungefär 1 000 brev per post varje dag. Dessa
har hittills distribuerats manuellt, en tidskrävande och tungrodd process. Inom kort kommer posten att skannas in i
360° med hjälp av Read Soft. Detta är en systemlösning som
är integrerad med 360°. Brev lagras därmed och distribueras
elektroniskt.
Satsar på Microsoft-teknik
Användning av Microsoft-teknik är en viktig del av IT-strategin för Sparebanken Vest. Att 360° är byggd på SharePointplattformen och är nära integrerad med Microsoft Office har
varit en viktig faktor för investeringen i en ny lösning.
“360°och SharePoint har gett banken en mer effektiv plattform för hantering och distribution av information. Detta kan
vara viktigt framöver när det gäller utvecklingen av framtidsinriktade tjänster mot våra kunder,” säger Nielsen.
Lösning:
Så här säger medlemmarna i den papperslösa kreditkommittén
“Nu kan vi hitta våra egna anteckningar på datorn och historiken är sökbar. Vi slipper flytta papper mellan jobbet och
hemmet och kan ta emot uppdateringar till nästa möte även
om vi inte finns på plats fysiskt på banken. Det är mycket
praktiskt."
“Arbetet med distribution av ärendepapper görs nu på
bråkdelen av den tid som tidigare gick åt. Om ett ärende
tillkommer efter att dagordningen har skickats ut går det fort
att skicka ut en uppdatering”.
“Det är förstås en omställning att använda dator och elektronisk penna vid förberedelserna till nästa möte. Smidig
anpassning till en ny vardag kräver tillvänjning och övning".
Eirik Brekke, kreditkommittén
Sparebanken Vest valde 360° for Business eftersom
det är en komplett standardlösning för dokument- och
ärendehantering som passar in i existerande Microsoftinfrastruktur och som enkelt kan integreras mot applikationer som bankens anställda använder dagligen,
såsom Microsoft Office och CRM.
Sparebanken Vest är känd för sitt innovativa fokus på
grön IT och miljövänlig drift. Företaget är certifierat som
“Miljöfyr” och har som mål att bli en ännu grönare verksamhet där effektiv och modern informationshantering i
360° for Business ska bidra till mer effektiva processer.
Sparebanken Vest använder idag moduler i 360° för:
• Ärende och arkivering
• Dokumenthantering, inklusive e-post
• Papperslösa möten
Software Innovation är ett skandinaviskt företag och en av de internationellt ledande leverantörerna av IT-system för hantering av information, dokument
och ärenden. Med 25 års erfarenhet fokuserar vi på att leverera framtidssäkra, flexibla och användarvänliga lösningar. Vi skapar god kunskapsdelning,
effektivt samarbete, bättre verksamhetskontroll och snabbare service inom privata och offentliga verksamheter. Våra standardiserade branschlösningar
är byggda på Microsoft SharePoint och Office – marknadens ledande plattform för samarbete.
Software Innovation | S:t Eriksgatan 115, Box 6791 | 113 85 Stockholm | +46 8 555 123 00 | www.software-innovation.se