Transcript IDG Pinpoint - Så lyckas du med projektverktyg

IFDOGK. US SE RPEIPNOPROTI N T
SÅ LYCKAS DU MED
PROJEKTVERKTYG
EN PRODUKT FRÅN:
SPONSOR:
IDG.SE PIN P OIN T S Å LYCK A S DU MED PROJEKT V ERKT YG
VÄLKOMMEN
TILL IDG.SE
PINPOINT!
Vår ambition är att Pinpoint ska vara en smidig och djuplodande guide till en rad affärsområden som ger dig som itbeslutsfattare en överblick inför en upphandling,
handgripliga råd och varningar för fallgropar.
Här har vi samlat artiklar om
projektverktyg, med perspektivet
införande och användande.
Totalt 12 sidor med de bästa
tipsen för din projektstrategi.
Trevlig läsning!
Carl Grape
Chefredaktör IDG.se
2
IDG.SE PIN P OIN T S Å LYCK A S DU MED PROJEKT V ERKT YG
3
TÄNK RÄTT NÄR DU
VÄLJER PROJEKTVERKTYG
Utmaningarna inom projektedning blir fler
och fler, och de tekniska hjälpmedlen måste
därför bli allt mer avancerade. Men tro inte
att de tekniska verktygen kan göra hela
jobbet!
Att arbeta i projekt och att leda projekt är en disciplin som
har utvecklats och professionaliserats under en lång tid.
Precis som för andra yrken har fokus pendlat mellan hårda och mjuka faktorer, mellan betydelsen av metoder för
bedömningar av konsekvenserna. Men, det verktyg som
används måste vara avpassat för det arbete som skall utföras. Det är ju trots allt ett verktyg.
Liknande tankegångar har Olav Björk på VSAP, föredragshållare och expert på nyttorealisering i projekt. Han
betonar att projektstödverktygen aldrig får vara ett mål i
sig. Det viktigaste med dem är att de fungerar att använda
för dem som är inblandade och kan förstås av dem som är
satta att styra projektet, i styrgruppen.
De mer avancerade projektstödsverktygen erbjuder
större möjligheter att laborera med olika variabler och
” ALLTF ÖR VAN LIGT ÄR DE T AT T ST YRGRUPPE N
NÖJE R SIG ME D AT T LYS SN A TILL
AVRAPP ORTE RINGE N OC H S E R SIG D Ä RIGE NOM
UPPF YLL A SIT T A NS VAR”
att driva projekt och betydelsen av organisationskulturen
i det företag där projektet bedrivs. Idag verkar dock experterna på området se att det finns en ganska nyanserad
och insiktsfull uppfattning om hur projekt bör drivas.
Utmaningarna inom projektledning har nämligen ökat.
Allt fler företag och organisationer arbetar idag på en global spelplan vilket många gånger medför att fler människor, med olika bakgrund och värderingar, skall samarbeta
över flera tidszoner med snäva tidsgränser och budgetrestriktioner. Detta i en snabbföränderlig omvärld som
kännetecknas av hård konkurrens. Något som ställer
höga krav på såväl projektorganisationen som projektledaren, och inte minst de stödverktyg för planering och
projektledning som finns till hands.
GLÖM INTE ANALYSERA BEHOVET
Kjell Rodenstedt på KRKAB, expert inom projektmognadsanalys och författare till flera böcker inom projektledning,
betonar att det är helt klart att ett stödverktyg för projektledning kan vara till stor hjälp, men det går inte att tro
att verktyget gör allt arbete självt. Det är av yttersta vikt
att först analysera vilket behov som finns och att sen, vid
valet av verktyg, säkerställa att de olika it-stöd som används
kan kommunicera med varandra. Exempelvis övriga affärssystem som företaget eller organisationen använder.
Samtidigt understryker Kjell Rodenstedt att en av de
många fördelarna med ett it-baserat projektstödverktyg
är att det ger möjlighet att vrida och vända på projekt för
att på så sätt kunna laborera med olika risker och göra
möjliggör därmed bättre risk- och konsekvensbedömningar. Att de kan samla en organisations hela projektportfölj ger dessutom möjligheter till att prioritera bland
projekten och samla risk- och konsekvensbedömningarna
för samtliga projekt. Detta under förutsättning att det
verktyg som används på ett konsekvent sätt i hela verksamheten. Något som i sin tur även underlättar för resursplanering.
RAPPORTERING ÄR CENTRALT
Begreppet projektmognad är något som framstår som
centralt. Och i det ingår även de som är satta att övervaka
projektarbetet; styrgruppen och dess roll. Löpande avstämningar och utvärderingar är något som är av yttersta vikt
för ett projekts framgång. Detta inbegriper även styrgruppens förmåga att engagera sig i sitt uppdrag och tala
samma språk. För att kunna se bakom diagrammen och
de siffror som redovisas.
– Något som saknas i många projekt är löpande avstämningar och utvärderingar. I vissa fall är det projektledaren
som brister, men långt vanligare är det att styrgruppen
för projektet missar sitt ansvar. Alltför vanligt är det att
styrgruppen nöjer sig med att lyssna till avrapporteringen
och ser sig därigenom uppfylla sitt ansvar. Något som kan
leda till allvarliga konsekvenser. Styrgruppen i ett projekt
skall fungera som en aktiv styrelse och projektledaren som
en vd. Men granskar inte styrgruppen projektet, analyserar vad som sker och skett, och undviker att koppla projektets status och syfte till verksamhetens mål, så svävar
IDG.SE PIN P OIN T S Å LYCK A S DU MED PROJEKT V ERKT YG
projektet i luften, säger Olav Björk på VSAP.
Det här påtalar behovet av fungerande rapportering och
återkoppling i ett projekt. Något som flera projektledningsverktyg har funktioner för. Det är viktigt att lätt kunna
hämta ut uppgifter ur projektstödverktyget. Minst lika
viktigt är att kunna presentera rapporter och avstämningar på ett klart och informativt sätt för att underlätta
för styrgruppen och projektmedarbetarna. En av styrgruppens viktigaste uppgifter är att hjälpa projektledaren i
arbetet med att driva projektet framåt och att kunna säkerställa att projektet bidrar till verksamhetens affärsmål.
Det är ju endast projekt som bidrar till verksamhetens
affärsmål som har ett värde.
FEM GODA RÅD
Olav Björks 5 viktigaste råd för projektledningssystem
1
2
Fokusera på nyttan
Använd ett system som alla förstår och kan använda
3 Kom ihåg att projektledningssystemet är ett stödverktyg och inte ett mål i sig
4 Projektledaren måste kunna systemet och se möjligheterna och begränsningarna
5 Styrgruppen måste förstå vad systemet säger och
vad det inte ger svar på
5 TIPS: SÅ VÄLJER DU RÄTT
STÖDVERKTYG
Dags att välja projektverktyg? Det här bör
du tänka på innan du fattar ditt beslut.
Patrik Bergström, vd för Semcon Project Management och
tidigare ordförande för PMI Sweden, påpekar vikten av
långsiktighet vid val av projektstödverktyg. Särskilt med
tanke på att det kan ta många år att införa ett projektstödverktyg i en organisation.
Det handlar inte enbart om den tekniska implementeringen utan minst lika mycket om en mognadsprocess i
organisationen. Att de inblandade behärskar och förstår
det verktyg som används. Och detta kan ta tid.
Med en tidshorisont som sträcker sig flera år framåt
kommer faktorer som molntjänster och utvecklingen av
nya applikationer in, av vilket slag de än kan vara, som
underlättar vid projektarbetet och kan bli till en avgörande fördel framöver. Något som bör vägas in vid bedömning av leverantör för ett projektledningsverktyg.
Patrik Bergström konstaterar att det finns en stor risk
med att man bortser från den totala kostnaden för verktyget och inte är klar över att det tar tid att implementera
ett verktyg och säkerställa att det fungerar i organisationen.
Det händer (alltför) många gånger att man underskattar
den tid det tar att föra ut och förankra projektmetodiken
och projektstödsverktyget. Uthållighet är en nödvändighet.
4
DE FEM VIK TIGA STE RÅDEN
NÄR DU SK A VÄLJA VERK T YG
1
2
3
4
5
Börja med att definiera och
etablera projektprocesserna
Ta fram tydliga krav på vad
verktyget ska klara av, inklusive
vilka kopplingar som behövs till
ekonomisystemet
Utvärdera flera verktyg och gör
gap-analyser
Införande och anpassning av
verktyget är ett projekt. Använd
projektmodellen som organisationen har etablerat.
Gör inte allt på en gång, använd
ständiga förbättringar
IDG.SE PIN P OIN T S Å LYCK A S DU MED PROJEKT V ERKT YG
5
FORSENS BYGGPROJEKT
SKÖTS MED HEMMABYGGE
Att leda megaprojekt i byggbranschen
betyder ofta att hålla reda på mängder
av byggregler, tidsplaner och
underleverantörer, för att inte tala om
tillståndsgivande myndighetskontakter.
Då fungerar det inte att skjuta från
höften. Hur måste projektledaren tänka
och hur mycket går det att stödja sig
på ett projektledningssystem? Det kan
projektledaren Johan Berg på Forsen
Projekt svara på.
Forsen Projekt är ett av de ledande företagen inom Construction Management eller CM i dagligt tal. Det betyder
att de är specialiserade på att leda stora byggprojekt. Just
nu leder de bland annat ombyggnaden av Centralen i Stockholm, ett megaprojekt där oerhört många små kuggar
måste haka i varandra för att det hela ska fungera. Det
handlar om allt från en förstudie av den tänkta byggnaden
till att avsluta när det är färdigt. Det kan alltså vara arkitektkontakter, upphandling av hundratals entreprenörer
av olika slag, kontinuerlig avstämning mot uppdragsgivaren, ekonomisk uppföljning, tidsuppskattningar, kvalitetskontroller, en del myndighetskontakter och mycket
annat.
– Kort uttryckt kan man säga att Forsen genomför byggprojekt från ax till limpa som andra har ritat och analyserat lönsamheten i, säger Johan Berg, projektledare på
Forsen.
Johan är en av de mest rutinerade projektledarna på
Forsen. Dit kom han 2004 från Skanska och idag är han
delägare i firman och ansvarig för en av verksamheterna
i Stockholm. Forsen har idag närmare 130 anställda som
nästan samtliga arbetar med byggprojektledning. Johan
har ansvarat för många av de byggnader som vi varje dag
kommer i kontakt med eller ser när vi rör oss ute i landet.
ALLT BYGGER PÅ BYGGPROCESSEN
All större byggverksamhet i Sverige grundar sig på byggprocessen. Denna process är den grundstruktur som lärs
ut på högskolor och som alla inblandade i byggprojekt har
som gemensamt ramverk för arbetet. Byggprocessen kan
indelas i förstudie (behovsutredning), projektering (produktbestämning), produktion och förvaltning. Av uppenbara skäl kan byggprocessen, i sin tur, indelas många ytterligare moment.
Byggprocessen är grunden för såväl stora som små projekt. Vid de stora projekt som Johan Berg normalt ansvarar för blir det ofta extremt många moment innan byggnaden står klar och kan invigas. Till sin hjälp använder
Johan det egenutvecklade projektverktyget Partituret.
Arbetet med detta verktyg, eller system om man vill kal�la det så, påbörjades för snart tio år sedan och har sedan
dess kontinuerligt uppgraderats med två stora omtag. Allt
har dock skett in-house på Forsen. Systemet kan liknas
vid ett jättelikt bibliotek där alla dokument som är kopplade till byggprojektet finns lagrade i en noga fastslagen
struktur. Här finns tillståndsgivningar, beräkningar, upphandlingsdokument och allt annat av betydelse lagrat. I
princip allt, utom själva arkitektritningarna. Dessa finns
i ett annat system och, beroende på arkitektfirma, så finns
det lagrat på olika ställen. Oftast så att alla inblandade kan
IDG.SE PIN P OIN T S Å LYCK A S DU MED PROJEKT V ERKT YG
komma åt ritningarna.
– Systemet är centralt i mitt arbete och kanske lite ambitiöst för ett företag i vår storlek. På Skanska fanns något
liknande som kanske var något mer omfattande men skillnaden var inte så stor. Nu går det säkert att göra mer avancerade system men enkelheten och tydligheten i detta
gör att alla kan använda det direkt, säger Johan Berg.
Till Partituret finns också rena ledningssystem, verksamhetsstöd och system för försäljning kopplade. Tidredovisning sköts dock i ett annat system. Tankarna bakom
Partituret är att det ska gå att hitta alla dokument som är
kopplade till ett byggprojekt. Det finns även en tanke om
att systemet erbjuder möjlighet att ISO-certifiera verksamheten.
MALLAR FÖR ALLT SPARAR TID
Exempelvis så finns mallar för hur byggmöten ska gå till
med både utkast till agendor och rapporter. Varje projektledare skickar varje månad en projektledarrapport till
uppdragsgivaren för bygget för att visa hur arbetet fortskrider, förändringar från den ursprungliga planen och hur
budgeten ser ut.
– I ett byggprojekt sker det alltid oerhört mycket förändringar under arbetets gång och det är viktigt att dessa
dokumenteras på ett bra sätt. Det ska vara lätt för uppdragsgivaren att leta upp den senaste projektledarrapporten för att se var vi är i projektet. Men naturligtvis är det
också ett sätt för oss att hålla ryggen fri om man är osäker
på vad som egentligen är överenskommet.
KONTINUERLIGT ARBETE MED ATT GÖRA VERKTYGET
MER AVANCERAT
Systemet utvecklas som sagt kontinuerligt. Forsen har en
arbetsgrupp med 3-4 projektledare som kommer med synpunkter på förändringar som diskuteras och testas. De
tittar på allt från brevmallar till räkneunderlag. Dessutom
ändras ju viktiga lagregler då och då varför dokumenten i
systemet måste uppdateras.
– Men några varningssignaler som påminner om att det
är dags för olika delar i projektet finns egentligen inte. Det
finns någon sådan funktion som påminner om garantibesiktning men egentligen händer det så mycket under ett
projekts gång att sådana varningssystem inte skulle fungera i praktiken.
KOMPLEXA SYSTEM STÖTER PÅ PATRULL
Försök att införa komplicerade system för exempelvis kalkylering har stött på patrull men till slut accepterats av
medarbetarna. Mycket av problematiken låg i att det tidi-
gare excelbaserade systemet var så användarvänligt.
– Egentligen tycker jag att bra rutiner för saker är det
viktigaste. Att vi har system och mallar för allt i byggandet.
Vi är ju egentligen ett ganska anarkistiskt företag med en
platt organisation men å andra sidan är vi strukturfascister när vi projektleder. Därför är det grundläggande att ha
projekthanteringssystem som alla accepterar och som alla
ser nyttan i. Mer komplicerade system kräver ofta en eldsjäl på firman som driver projektet och som kan missionera om fördelarna. Om den personen slutar eller får väldigt mycket att göra i ett byggprojekt så tappar vi drivkraften att lära något nytt.
PROJEKT KRÄVDE 45 555 OFFICE-DOKUMENT
För att ge exempel på komplexiteten i många byggprojekt
så visar Johan på projektet med att bygga en galleria med
parkeringsgarage och ingångar till tunnelbana, tvärbana
och bussanslutningar i Liljeholmen strax utanför Stockholm. I biblioteket fanns totalt 45 555 filer av olika slag
lagrade i 5 574 olika underbibliotek. Denna lokala knutpunkt
för Stockholm bleknar dock i jämförelse med den stora
ombyggnaden av Stockholms Central som just nu pågår
och sysselsätter 20 projektledare på Forsen. Detta är ett
av de största byggprojekten i Sverige just nu och påverkar
varje dag hundratusentals resenärer. Centralens verksamhet måste fungera hela tiden samtidigt som en jättelik
ombyggnad sker.
JOHAN BERGS KRAV PÅ STORA S YSTEM
w Alla måste använda samma system. Om någon blir sjuk
eller byter arbete måste det vara enkelt för efterträdaren
att ta över, utan att det blir ett tapp i något moment.
w Ingen kedja är starkare än sin svagaste länk. Därför
måste systemet anpassas till dem som har minst it-mognad.
w Systemet måste gå att utveckla så att det gradvis kan
göras mer avancerat. Det duger inget till om det är så avancerat att ingen använder det från början.
w Rör inte väl fungerande system. Ofta är det enklare och
mer välfungerande att bevara enkla system som alla behärskar. Det gäller särskilt specialsystem som inte används
så ofta.
IS O -STA NDA RD FÖR P RO JEK T LE DNING UNDE R A RBE TE
Projektledning, program- och portföljhantering kommer
snart bli föremål för en global standard i och med publiceringen av ISO21500, enligt planen i slutet av augusti 2012. Experter från mer än 33 länder arbetar och
har arbetat med att fastställa allmänna riktlinjer, begrepp
6
och processbeskrivningar för arbetet med projekt,
oavsett om det sker i privat eller offentlig regi eller
vilken verksamhet det än rör sig om. En standard kommer att öka möjligheten att jämföra och förbättra
projektarbetet.
IDG.SE PIN P OIN T S Å LYCK A S DU MED PROJEKT V ERKT YG
7
SKAKIG EKONOMI ÖKAR BEHOVET
AV PROJEKTLEDNINGSMJUKVARA
Ekonomiska och tekniska trender
konvergerar för att skapa en ljus framtid för
projektledningsmjukvara.
på flera trender som bidrar till att lyfta marknaden och
spelar avgörande roller i dess framtid.
Dagens it-organisationer har fullt upp med att anpassa sig
till den svajande världsekonomin. Det handlar om allt från
klassiska åtstramningar till innovationer och förbättringar av mervärdestjänster. En viktig värdeskapande strategi
för de mest effektiva organisationerna är att ytterligare
förbättra sin projektledning.
Mot bakgrund av denna strategi ser framtiden särskilt
På den tekniska sidan gör nya leveransmodeller som programvara som tjänst, eller SaaS, att fler organisationer
lättare får tillgång till projektledningsmjukvara, i synnerhet de mindre. Tillväxten av sociala medier, allt från
Facebook till Twitter, har även lagt fokus på att göra projektledningsmjukvara mer samarbetsinriktad, flexibel och
användarvänlig. Dagens projektledningsmjukvara ökar
TRENDER FÖR TEKNIK OCH STYRNING
FÖ R E TAG O C H MY NDIGHET ER SOM Ä R SERIÖ S A M ED
PROJ E K TLEDNING HA R SEN FLER A Å R TILLBA K A ERKÄNT
Å R AT T DE INT E K A N HA NT ER A ST Ö R R E PROJEK T
E FFE K TI VT U TA N ST Ö D F R Å N L Ä M PLIG PRO GR A M VARA
ljus ut för den del av it-branschen som säljer tekniska projektverktyg. Under den globala recessionen sköt världens
industriella länder till stora summor pengar i ekonomisk
stimulans för infrastruktur och andra projekt, och detta
har skapat en väldigt stor efterfrågan på mjukvara för
projekthantering.
Marknaden för projektledningsmjukvara och tjänster
uppgick under 2010 till cirka 1,2 miljarder dollar årligen,
enligt Forrester Research. Mjukvarumarknaden för projektportföljhantering (PPM) stod på 2,9 miljarder 2008,
enligt IDC, som räknar med att PPM-mjukvara och tjänster kommer ha en marknad som uppgår till 4,2 miljarder
dollar år 2013.
Företag och myndigheter som är seriösa med projektledning har sen flera år tillbaka erkänt år att de inte kan hantera större projekt effektivt utan stöd från lämplig programvara.
Projektledningsmjukvara är ett stort stöd när projekt
ska analyseras, optimeras och hanteras, och detta gör att
organisationen kan hitta den rätta blandningen av projekt
och resurser för att uppnå sina strategiska mål. Utan mjukvara för projekthantering är det svårt att spåra enskilda
projekt, de resurser som tilldelats dem och de kostnader
som är förknippade med dem. Och utan mjukvara för projektportföljhantering är det nästan omöjligt att hantera
olika projektportföljer och de beroenden som finns mellan
dem.
Så vad är utsikterna för projektledningsmjukvara under
de närmaste 10 till 15 åren? För att få svaret måste vi titta
kommunikationen, såväl mellan olika delar av kontoret
som över betydligt större avstånd, och förbättrar affärsresultaten.
En annan utveckling som gynnar projektledningsmjukvara är öppen källkods-rörelsen, som erbjuder en mängd
olika projektverktyg till marknaden.
Öppen källkods-alternativen reducerar den totala
ägandekostnaden för projektledningsmjukvara. Men de
ger också leverantörerna bakom kommersiella program
ett incitament att fortsätta vara innovativa och att förbättra sitt erbjudande till kunderna. På längre sikt kommer
öppen källkods-alternativen bidra till att marknaden
växer, eftersom att de som använder de fria versionerna
så småningom kommer att växa ur dem och gå vidare till
kommersiella verktyg.
På ledningssidan går många organisationer sakta men
säkert över till en projektorienterad modell för att sänka
kostnaderna och addera mervärde. På grund av ökade krav
på kostnadskontroll och reglering förväntas centraliserade ledningssystem komma i ropet igen. Detta kommer
leda till starkare projektkontor (PMO), vilket i sin tur kan
komma att minska det totala antalet projekt när organisationerna ser problemen i att driva för många projekt
samtidigt.
H EL A DEN NA SIDA Ä R EN AN NONS
foto: Stefan nilsson
När projektportföljerNa börjar ge effekt på sj
Årligen investerar SJ miljontals kronor i projekt som syftar till att skapa nya produkter, utveckla utbudet, effektivisera processer eller köpa in nya fordon. Varje satsning
måste påvisa en tydlig affärskalkyl innan den strategiska ledningsgruppen ger grönt ljus för ett projektgenomförande. I detta arbete bidrar SJ:s projektkontor med att ta
fram, såväl som kvalitetssäkra de beslutsunderlag som skall presenteras. Men hur vet man att satsningarna senare verkligen gett förväntad effekt?
Pär Helgesson, projektchef på SJ, berättar om hur man bedriver effekthemtagning på SJ.
– De senaste vintrarna har varit tuffa, säger Pär Helgesson, projektchef på
SJ. – Vad folk dock inte alltid ser och förstår, är att vi på SJ jobbat oerhört
hårt med att vidta olika typer av åtgärder för att förhindra att tågtrafiken
blir stillastående. Ett stort antal olika satsningar som drivs i projektform
har startats, och många effekter har nu börjat synas.
SJ införde 2009 Antura Projects för sin projektverksamhet och har använt
systemet i lite drygt två år.
Hur AnVänDEr ni AnturA ProJEctS?
– Vi använder Antura Projects bland annat för att hantera våra projektportföljer, säger Pär Helgesson. – i det läge vi befinner oss är det viktigt
att inte bara göra projekten rätt, utan att vi framför allt gör rätt projekt,
att vi satsar våra pengar på rätt saker, fortsätter Pär.
HAr ArbEtEt EffEktiViSErAtS MED HJälP AV AnturA
ProJEctS?
– Absolut! tidigare kunde vi lägga 2-3 dagar på att konsolidera data till
våra portföljrapporter. numera går det på en förmiddag och kan göras av
en person. kunde jag önska några fler funktioner i Antura Projects så skulle
det i så fall vara ännu mer sofistikerade rapporter och diagram för
ännu bättre analyser.
“I det läge vI befInner oss är det vIktIgt
att Inte bara göra projekten rätt, utan
att vI framförallt gör rätt projekt”
PÄR HELGESSON
Projektchef, SJ
Hur gör SJ för Att SAtSA PEngAr På rätt SAkEr?
– Projektens affärskalkyler är viktiga, likaså projektens komplexitet, dess
riskläge och hur pass stora krav genomförandet ställer på vår
organisation. Alla dessa parametrar utgör urvalskriterier för vilka projekt
vi väljer att starta igång. Alla våra beslutsunderlag till ledningen rörande
vilka projekt vi väljer att satsa på skapas utifrån den information som
finns i Antura Projects, säger Pär och visar några typiska diagramtyper.
Hur SEr ni På frAMtiDEn?
– Efter två års dagligt användande av Antura Projects i vår organisation,
speciellt inom projektkontoret, så är vi väldigt nöjda. när vi valde att satsa
på Antura Projects, var såväl bolaget som produkten relativt okända för
oss. Men vi trodde starkt på det vi såg, och hittills har det varit en fröjd att
jobba med både produkt och företag. till 2012 hoppas jag bara på att man
kan tidrapportera via mobilen, skrattar Pär, som hastigt måste kila iväg på
nästa möte.
HEL A DE NNA SIDA Ä R E N AN NONS
folksam iNförde Nytt projektverktyg och Ny projekt- och
portföljmodell i samma satsNiNg
Utsikten från Folksams huvudkontor är häpnadsväckande. Hela Söder ligger nedanför fötterna och Årstavikens vatten glittrar i oktobersolen. På brokopplet mellan
Skanstull och Gullmarsplan myllrar trafiken och i horisonten tornar andra stadsdelar upp sig.
– överblicken är total!, utbrister Anna lindström som är systemansvarig
för Antura Projects – eller ProfS (Projekt- och förvaltningsStyrning),
som det kallas på folksam. – Precis som portföljöverblicken, skämtar
Anna och syftar på projektlistan med alla folksams projekt som syns i
Antura Projects. – Det är mycket fokus på våra portföljer just nu, berättar
Anna som jobbat med Antura Projects i drygt ett år.
“alltIng hänger ju Ihop! att projektmodell och verktyg borde hänga
Ihop, stod klart tIdIgt”
ANNA LiNdStRöm
Systemansvarig, Folksam
Hur börJADE ni MED DEttA ArbEtE?
– 2010 tog folksam ett totalgrepp om sin projekt- och portföljstyrning.
Vi upphandlade verktyg och projektmodell vid ett och samma tillfälle.
kanske var det lite väl ambitiöst att satsa på att införa alltihop samtidigt
på några månader. folksamgruppen består av många delar och olika
dotterbolag, och det är många som vill vara med och tycka. Jag tycker
ändå att det har gått väldigt bra. från och med januari 2011 är både PPS
och ProfS obligatoriskt för alla nystartade projekt som kräver it-resurser.
– Den uppenbara nackdelen är förstås komplexiteten i det hela, det är
svårt att få ihop arbetet inom hela koncernen och det har ju inte bara med
verktyget att göra. Det var klokt att börja med en avgränsad del (itrelaterade projekt), men det är flera andra delar i folksams verksamhet
som också vill med. Det känns kul!
VilkA förDElAr rESPEktiVE nAckDElAr HAr ni SEtt MED
Att tA Ett Så Stort grEPP SAMtiDigt?
– inför en bit i taget. Det är också den stora fördelen med Antura Projects;
att man ned på projektnivå kan välja vilka moduler som ska visas, säger
Anna. – börja med det lilla, obligatoriska, för att snabbt få in informationen, men se därefter till att projektledarna kommer in i övriga
funktioner i Antura Projects. Det är ett mycket bra verktyg även för projektledarna, särskilt nu med Silverlight-versionen som gör det ännu enklare att
jobba i webbläsaren. och det är ju projektledarna som är nyckeln till att vi
får in bra och trovärdiga prognoser i portföljerna.
– Allting hänger ju ihop! Att projektmodell och verktyg borde hänga
ihop, stod klart tidigt. Att införa både modell och verktyg samtidigt
ökade förståelsen hos användarna, men det gjorde också införandet mer
komplext. Att få all information samlad på ett ställe är en otrolig fördel,
säger Anna.
någrA AnDrA tiPS för Att lyckAS MED Sitt
ProJEktVErktyg?
projektverktyg iNom kommuNal verksamhet
Järfälla är en kommun som växer och utvecklas. Idag bor cirka 66 000 Järfällabor i kommunen. Närheten till huvudstaden, naturreservaten, Mälaren, goda kommunikationer och mångsidiga boendeformer är några förklaringar till varför kommunen beräknas växa med cirka 1 000 invånare årligen fram till år 2020.
VAD är DEt SoM liggEr bAkoM SAtSningEn På ProJEktVErkSAMHEtEn inoM koMMunEn?
– Det är ett långsiktigt arbete bakom. Man ville skapa gemensamma
arbetsmetoder vilket ledde till att en övergripande projektmodell togs
fram, säger Martin björklund på it-servicekontoret i Järfälla kommun.
– Allt arbete sammanfattades i en projekthandbok där man kan läsa om
vår projektmodell. för att kunna följa detta i praktiken behövde vi ett
användarvänligt systemstöd att arbeta i och vi valde Antura Projects.
Standardisering ger bättre möjligheter till kunskapsåtervinning och
Anturas möjlighet till portföljhantering ger grund för överblickbarhet.
Hur gick ni tillVägA för Att få ut SyStEMEt i
orgAniSAtionEn?
– Vi genomförde ett antal workshops med Antura, och sedan var vi i full
gång med att lägga upp projekt i olika verksamheter. Syftet är att projektmodellen och verktyget Antura ska användas både i små och stora
projekt, t ex utveckling av föräldraengagemang på en förskola eller när
man, som nu, upprättar en ny översiktsplan. Det ska vara ett verktyg för
alla anställda. Därför började vi med att från dag ett lyfta in alla med
inloggning i nätverket som användare i systemet. nu finns det fler än
5000 personer som kan använda systemet. Jag avsätter en del av min
arbetstid till att sälja in verktyget och hjälpa nya användare och
projektledare tillrätta. Det är roligt och verktyget är förvånansvärt
lättanvänt.
VilkA lärDoMAr HAr ni gJort?
– Vi på itSk arbetar utifrån itil-processer, som innebär att vår organisation har en tjänstekatalog som vi erbjuder våra kunder. kunderna är
interna – det är ju våra olika förvaltningar som betalar i slutändan. utifrån
leveransöverenskommelser och uppdrag lägger vi upp projekt och tidrapporterar på aktiviteter. Vi får därigenom kontroll på vår uppföljning och
kan redovisa vårt arbete för kunderna, säger Martin.
– En annan aspekt är ju att kommunens projekt omsätter stora summor
pengar. Att driva projekt i kommunal regi ställer höga krav på samordning
och planering. Det är något som blir extra tydligt när olika förvaltningar
ska driva förvaltningsövergripande projekt tillsammans. Ett litet
exempel är det integrationsprojekt som vi driver nu, där vårt ekonomisystem raindance börjar kommunicera med projektsystemet. Det är byggoch Miljöförvaltningen som är huvudsaklig kravställare och finansiär, men
det är itSk som håller i trådarna, säger Martin.
– kommunen har just nu fullt upp med att driva det stora utvecklingsprojektet barkarbystaden. fram till 2022 ska det växa fram en helt ny
stadsdel med 5 000 nya bostäder och 6 000 arbetsplatser. Det krävs en hel
del koordinering att jobba med tolv byggherrar och alla andra intressenter
och det är praktiskt att använda Antura Projects till det, konstaterar Martin.
HEL A DE NNA SIDA Ä R E N AN NONS
husqvarNa-koNcerNeN får koNtroll över siN globala
projektverksamhet
För Husqvarna har utmaningen varit att etablera ett gemensamt projektverktyg för koncernens alla affärsområden. Man har dessutom infört några nya projektmodeller
som verktyget skall hantera.
Husqvarna är världens största tillverkare av utomhusprodukter som
motorsågar, trimmare, gräsklippare och trädgårdstraktorer, och är
ledande i Europa inom bevattningsprodukter under varumärket gardena.
Husqvarna är också en av de ledande på världsmarknaden inom
kaputrustning och diamantverktyg för byggnads- och stenindustrierna.
“det ökade globala samarbetet Inom
koncernen krävde ett gemeNsamt
verktyg för projekthanterIng”
ANNA jOHANSSON
Manager Project Office, Husqvarna
VArför VAlDE HuSqVArnA Att införA AnturA ProJEctS?
– Det ökade globala samarbetet inom koncernen krävde ett gemensamt
verktyg för projekthantering, ett ställe där tillgång finns till alla projekt
och dess information, ett gemensamt arbetssätt i form av projektmodeller, statusrapportering och kostnadsuppföljning. Vi saknade en
bra överblick över alla produktutvecklingsprojekt globalt. Dessutom
hade vi även svårt att hantera resursbehov och tillgänglighet, säger Anna
Johansson som är Manager Project office på Husqvarna inom produktutveckling. – Vi träffade Antura under 2008 och körde en pilot inom
produktutveckling med Antura Projects i ett antal länder.
Produktutveckling och it började använda Antura Projects för alla sina
projekt i början av 2010. Men det var först i slutet av 2010 som
Husqvarnakoncernens ledning beslutade om en global användning inom
koncernens alla affärsområden.
VilkA PoSitiVA EffEktEr HAr ni SEtt?
– Parallellt med införandet av Antura Projects har vi arbetat med att
införa ett gemensamt arbetssätt i hela Husqvarna. inom produktutveckling hade vi redan en etablerad projektmodell men i samband
med införandet av Antura Projects har vi även tagit fram en generell
projektmodell för projekt utanför produktutveckling samt en projektmodell för produktförbättringar och kostnadsbesparingar. Projektmodellerna och Antura Projects lanserades som ett gemensamt paket
under namnet HPM – Husqvarna Project Management.
– Detta har varit mycket lyckat utifrån både modell- och verktygsperspektivet. Vi tycker även att det fungerar bra att använda verktyget
under styrgruppsmöten, då man alltid kan visa upp en tydlig och aktuell
sammanställning över projekten. idag använder vi faktiskt de flesta delar
i verktyget, men det finns självklart många områden där vi kan bli ännu
bättre.
VAD SEr ni SoM näStA SAtSning?
– Vi håller på att införa resursplanering i de olika affärsområdena. Här
skiljer sig våra behov åt mellan exempelvis produktutveckling och
it-projekt. Vi på produktutveckling har ofta större projekt som pågår
längre och måste kunna grovplanera i ett längre tidsperspektiv. Där har vi
sett fördelar med den nya versionen av Antura Projects där vi enkelt kan
planera med procent och ftE (full time Employee) för våra anställda och
konsulter. Samtidigt kan it-verksamheten planera på detaljnivå med
timmar. Det är en stor fördel att vi kan ha så varierande behov och
arbetssätt och ändå få det stöd vi behöver i ett och samma verktyg. inom
produktutvecklingen vill vi även vidareutveckla användningen av Antura
Projects när det gäller kostnadsbesparingsprojekt, tidsrapportering samt
kostnadsuppföljning, avslutar Anna.
HEL A DE NNA SIDA Ä R E N AN NONS
källa: Skb
illustration: lAJ illustration
skb blickar framåt och mogNar som projektorgaNisatioN
tillsammaNs med aNtura projects
Kärnkraftsföretagen i Sverige gick på 70-talet samman och bildade Svensk Kärnbränslehantering AB, SKB och deras uppdrag är att ta hand om allt radioaktivt avfall från
de svenska kärnkraftverken. Omhändertagandet ska uppfylla kraven på högsta säkerhet för människor och miljö. Uppdraget är så omfattande att man kan se det som
ett av Sveriges största miljöskyddsprojekt.
– Vi på Skb har ett jättespännande uppdrag, säger Daniel Skarman på
Skb:s projektkontor. – Vi, liksom många andra verksamheter, är
projektorienterade i stor utsträckning. Skillnaden mellan oss och andra är
möjligen att våra tidsperspektiv är så extremt långa, ibland pratar vi om
projekt som löper många år, nästan decennier.
Hur koMMEr DEt Sig Att ni AnVänDEr AnturA ProJEctS?
– för några år sedan uttryckte ledningen en vilja att åstadkomma en
bättre prioritering, planering och uppföljning av verksamheten. Vi tittade
på ett antal olika verktyg som fanns på marknaden och valet föll till slut
på Antura Projects. Vi fastnade för dess enkelhet, möjligheten att påverka
utvecklingen och att det tilltalade vår verksamhet där projektmognaden i
många aspekter kunde betraktas som spretig.
Hur gick DEt till när ni införDE AnturA ProJEctS På
Skb?
– Precis som jag sade tidigare, ville ledningen ha en bättre uppföljning
av verksamheten. De valde då att börja med tidrapportering, något
som man generellt sett var ovan vid på Skb. i ett första steg införde vi
tidrapportering för ca 600 personer, vilka jobbade i såväl projekt som
linjeverksamhet.
– Vi började även uppmuntra våra projektledare att börja planera och
följa upp sina projekt i Antura Projects, men det gick lite trögt i början.
HAr AnVänDAnDEt koMMit igång orDEntligt nu Då,
någrA år EftEr DEt förStA införAnDEt?
– Absolut, nu är användningen av Antura Projects bred inom Skb. Vi kör
kontinuerligt vidareutbildningar och informerar om nytt i Antura Projects.
Möjligheten att kunna växa med systemet ser vi som en stor fördel.
Vi valde att börja med tidrapportering, för att därefter titta på resurshantering och nu senare även portfölj- dokument- och riskhantering samt
ekonomiuppföljning i takt med att vi mognat i organisationen.
“skIllnaden mellan oss och andra är
möjlIgen att våra tidsperspektiv är
så extremt låNga, Ibland pratar vI om
projekt som löper många år, nästan
deceNNier”
dANiEL SkARmAN
Projektcontroller, SKB
Hur SEr ni På frAMtiDEn?
– Vi har många stora och spännande projekt framför oss, avslutar Daniel
Skarman. – Vi börjar nästan känna oss stressade över att det snart är 2016,
då vi räknar med att påbörja byggandet av kärnbränsleförvaret i forsmark.
för de flesta ligger 2016 väldigt långt bort, men vi är glada att vi kan börja
planera dessa projekt redan nu, avslutar Daniel.
HEL A DE NNA SIDA Ä R E N AN NONS
PROJEKTMODELLSTÖD
RESURSHANTERING
RISKHANTERING
TIDPLANERING
TIDRAPPORTERING
EFFEKTHANTERING
PROJEKTEKONOMI
DOKUMENTHANTERING
RAPPORTER
PORTFÖLJHANTERING
ÄRENDEHANTERING
DIAGRAM
VÅRA NÖJDA KUNDER
“Antura Projects ger SJ ett praktiskt och enkelt
verktygsstöd för såväl projektledning som
portföljhantering.”
“Vi valde Antura Projects för Husqvarna Groups
globala projektverksamhet.”
“Valet av Antura Projects beror på aspekter såsom
driftskostnader, licensmodell och användarvänlighet.”
Anna Johanson, Manager Project Office
Christer Braaf, Projektbeställare
“Jag har sällan träffat en leverantör som så snabbt
och enkelt har hjälpt oss igång med ett system.”
”I förhållande till andra samarbetsplattformar och
projektverktyg som vi har använt ser vi Antura Projects
som en mycket komplett och prisvärd lösning.”
Pär Helgesson, Projektkontorschef
“Systemet uppfyller alla de behov vi har
för ett komplett projekt-, portfölj- och
resurshanterings-system.”
Daniel Olsson, Vice President Project Control
Dan Kaminsky, Projektledare
Joakim Söderberg, Projektchef
“Projektstödet är omfattande med hög
tillgänglighet och mycket bra support!”
Tina Fritze, Projektkoordinator
“Styrkorna med Antura Projects är många, men
framförallt är det ett system som passar lika bra
för de enkla behoven som för de mest avancerade
användarna.”
“Vi uppskattar systemets enkelhet och genomtänkta
funktionalitet.”
Daniel Skarman, Projektcontroller
Mattias Wallén, Ägare projektverktyg
Läs mer om våra kunder på www.antura.se/kunder.
Västra Hamngatan 10, 411 17 Göteborg
World Trade Center, Box 7036, 107 24 Stockholm
031 - 701 80 30
www.antura.se