Protokoll fra ordinært sameiermøte i Birkelunden Boligsameie(bærum)

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Møtedato: 20. mars 2014 Møtetidspunkt: 19.00 Møtested: Marihøna Barnehage, Åsesvei 75, 1336 Sandvika Til stede: 14 seksjonseiere, 8 representert ved fullmakt, totalt 22 stemmeberettigede. Forretningsfører OBOS Eiendomsforvaltning AS, ble representert ved Geir Skarbø. Møtet ble åpnet av Rune Akselsen ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

1 Konstituering

A Valg av møteleder Som møteleder ble Rune Akselsen foreslått.

Vedtak: Rune Akselsen ble valgt.

B Opptak av navnefortegnelse Det ble foreslått å anse de innleverte registreringsblankettene (og eventuelt fullmakter) som bevis for at vedkommende eier er til stede.

Vedtak: Godkjent

C Valg av referent og minst en seksjonseier til å underskrive protokollen Som referent ble Geir Skarbø foreslått, og til å signere protokollen ble Bengt H. Solheim foreslått.

Vedtak: Valgt

D Spørsmål om møtet er lovlig kalt inn Det ble foreslått å godkjenne den måten sameiermøtet var innkalt på, og erklære møtet for lovlig satt.

Vedtak: Godkjent

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

2 Behandling av årsberetning for 2013

Styrets årsberetning ble gjennomgått og foreslått godkjent.

Vedtak: Godkjent

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

3 Behandling av årsregnskap for 2013

Resultatregnskap og balanse ble gjennomgått og foreslått godkjent. Årets resultat foreslås overført til egenkapitalen.

Vedtak: Godkjent

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

4 Orientering om garasjesaken.

Det ble delt ut tegninger av garasjeanlegget, og styret orientere. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

5 Fastsettelse av styrets godtgjørelse

Godtgjørelse til det sittende styret ble foreslått satt til kr 68 000,-.

Vedtak: Godkjent

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

5 Behandling av innkomne forslag og saker A

Forlag om styremedlemmer kan delta i lønnet arbeid i sameiet.

Saksfremstilling: Iom det kan oppstå situasjoner der medlemmer av styret er ønsket å delta i lønnet arbeid basert på fastsatte timesatser og innlevering av timelister, vil det pr definisjon oppstå interesse konflikter/inhabilitet. Styret ønsker derfor å fremme et forslag slik at styremedlemmer KAN delta i ulike lønnede arbeider/komiteer som ikke omfattes av styregodtgjørelsen. Det settes følgende forutsetninger:  Lønnet arbeid begrenses oppad til kr. 20.000,-  Arbeidet må være godkjent av styret eller årsmøte  Timesatser settes til lik som vedtatte satser for Green Team.

Vedtak: Enstemming vedatt. Det ble presisert at beløpet kr 20.000,- gjelder pr. person pr. år. B

Mandat til nytt styre om å utpeke lønnet garasjekommite. Saksfremstilling: Garasjesaken er nå i en fase hvor Birkelunden Boligsameie skal innta rollen som byggherre. Dette vil medføre mye arbeid og kompetanse som vanlig styrearbeid ikke er myntet på. Styret vil derfor fremme et forslag om at neste styre kan utpeke/danne en arbeidene komite som ivaretar sameiet interesser i denne saken. Sammensetning og avlønning av denne komiteen vil styret vedta basert på forslag på medlemmer og estimater på avlønning.

Vedtak: enstemmig vedtatt. C

Mandat for nytt styre og garasjekomite til å velge leverandør i forhold til garasjesaken. Det kom benkeforslag fra forsalgstiller om å endre ordlyden i forslaget til følgende: Det fremmes forslag fra sittende styret om at nytt styre skal få mandat fra årsmøte om å velge ut det antatt beste tilbudet på garasjesaken. Inkl i mandatet er å oppta et lån som dekker utgiftene til garasjesaken.

Vedtak: enstemmig vedtatt.

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

6 Valg av tillitsvalgte

A Som styreleder for 1 år, ble Terje Finstad foreslått.

Vedtak: Valgt ved akklamasjon

B Som styremedlem for 2 år, ble Mishell Brekke foreslått.

Vedtak: Valgt ved akklamasjon

C Som varamedlem for 1 år, ble Ahmad Majidzadeh og Tara Khidir foreslått.

Vedtak: valgt ved akklmamasjon

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Møtet ble hevet kl.: 20.30. Protokollen signeres av Rune Akselsen /s/ Møteleder Geir Skarbø /s/ Referent Bengt H. Solheim /s/ Protokollvitne Ved valgene på sameiermøtet har styret fått følgende sammensetning: Leder Navn Terje Finstad Styremedlem Mishell Brekke Styremedlem Trond Rondan Sandvika den 20. mars 2014 Adresse Åsesvei 73, 1336 Sandvika Åsesvei 71, 1336 Sandvika Åsesvei 71, 1336 Sandvika Valgt for 2014 - 2015 2014 - 2016 2013 - 2015