Transcript Referat ekstraordinær generalforsamling 15.11.10

Referatekstraordinær
generalforsamling15.11.10
Generelt:
-
Representativt utvalg er 5 %
o Utvalget som har møtt opp i dag godkjennes som representativt ved akklamasjon
1. Godkjenning av saksliste
-
Godkjennes ved akklamasjon
2. Valg av ordstyrer
-
Kanzler Fredrik Hausmann godkjennes ved akklamasjon
3. Valg av referent, protokollvitner og tellekorps
-
Notarius Publicus Rikke Ellingsen godkjennes som referent ved akklamasjon
Protokollvitner er Jon-Henrik Østberg og Nina P. Borvik
Tellekorps er Carl Otto Høifors og Petter Tran
4. Orientering om hytteprosjektet
-
-
Lars Johnsgård Jensen: leder
Paal André Slette og Erik Lunde har jobbet med hytte og tomt
o Videre: Paal: produksjon
Erik: dugnad og kurs
Edle M. Stang og Madeleine Brandt: økonomi
Morten Engen: representerer HS og brukergruppen
Carl Otto Høifors: produksjon, kontakt med arkitekter
Guro Varvin Hjelseng: FDV-rapport, post, mail, arkivering
Orientering om fondet (ved Steinar Nordahl)
o Fra 2002/2003
o Begynte å bli betydelige summer fra støtte fra næringslivet så man ville sette av
noen midler for å ha i reserve til dårlige tider
o Har bl. a. blitt brukt til oppussing av Kjeller’n og drakter til Steindølene
o Nesten 700 000 kr i dag
o Eget fondstyre
Har blitt diskutert om det er en klok sak å støtte hyttebyggingen
Fondet bør kunne støtte prosjektet med ca. 500 000,- forutsatt at det blir
et bra resultat
Vil ikke ta alt fordi det er viktig at også andre ting kan få støtte
Kommer tilbake til mer finansiering til bruk og drift når den tid kommer
-
-
-
-
-
Hyttekomiteen jobber for at byggstudentene skal få det enda bedre
NRL
o Samling av bedrifter som støtter H.M. Aarhønen
o Snakker med disse om direkte økonomisk støtte og også praktisk støtte til
gjennomføring
ALF
o Skal sikre en fremtidsrettet design
o Skal utlyses en arkitektkonkurranse like over jul for arkitektstudentene
Bygg:Verksted
o Undergruppe av H.M. Aarhønen
o Arrangere kurs for å ta seg av en del av byggingen
Dra dugnaden for gjennomføring
SiT
o Har sponset oss med 5 000,- for å gjennomføre arkitektkonkurransen
Prosjektering
o Teknisk planlegging av hytten
o Første steg er å utlyse en arkitektkonkurranse
Trengs kravspesifikasjon
• Strøm
• Innlagt vann
• 20 sengeplasser
• 2 stuer
o Spisestue dimensjonert for 30 personer
o Peisestue dimensjonert for 30 personer
• Kjøkken dimensjonert for 30 personer
• 2 bad med dusj
• Dette er foreløpige tall fordi det kan være mulighet til å bygge et
anneks senere som øker antallet sengeplasser
Settes sammen en jury som skal kåre det beste forslaget
• En proff kvalitetssikrer tegningene
Kommer kanskje flere krav/ønsker senere
o Skaffe folk til faktisk å gjøre jobben
Tomtesøk
o De forskjellige randkommunene rundt Trondheim og Trondheim har blitt sjekket
ut
Silingsprosess: har vært på befaring i Meråker og Selbu
Har fått tilbud om å overta en gård i Trondheim, men denne var full av
hussopp
Kunne langtidsleie et militæranlegg, men da mister man mulighet til å
forme stedet selv, og dette lå ved sjøen og studentene er ikke her om
sommeren
o Selbu hadde det beste alternativet
o Det går rutebuss fra Trondheim
o Ikke vei inn til hyttetomten i dag, heller ikke vann og strøm
Blir utedo (ikke mulig med kloakk), men blir innlagt vann slik at det kan
bygges dusj
Reguleres vei nå som kommer til å bygges som gjør at det blir vei inn om
sommeren
Strøm vil bli et spleiselag med andre hytter
• Ingen hinder i kommunen mot å legge inn strøm
• Planlegges å lage hytten med strømnett klart slik at hvis det
legges inn strøm er alt klart
• Dette reduserer tomtekostnaden
• Sannsynlig at det kommer strøm innen 5 år
o Tilgang til DNT sitt hyttenett
o Løypenettet til DNT starter rett bak tomten
o Det er jaktmuligheter
o Koster 200 000,o Vi har opsjon på denne frem til 1. februar 2011
o Det er maksimalt 12 hytter i feltet
Spredt
Ferdig regulert om 2-3 år
o Grunneier veldig behjelpelig med å finne løsninger
Alternative tomter
o Vanskelig å lete på Finn.no etter tomt på det private markedet fordi de
forsvinner fort
o Meråker
Større hyttefelt
Slalåmbakke
Strøm og vann
Pristilbud på 1 100 000,• Uaktuelt fra Hyttekomiteen sin side
• Da er det ingen mulighet til å gjennomføre uten stor støtte fra
bedrifter
Andre tomter i samme område
• Gå 3 km for å komme inn
o Gård
Låve, stabbur
Hussopp
Billig å kjøpe i dag, men veldig stort behov for vedlikehold
Huset er vernet som gjør arbeidet mye dyrere
For stor jobb for de framtidige hyttekomiteene
o Skau
Kunne sannsynligvis regulere en tomt til oss
o Selbu
Ferdig jakthytte
Eid av en velforening
Allerede tilrettelagt
Ikke god stand på bygningsmassen
-
Ikke god tilgang til terrenget rundt
• Viktig!
o Militæranlegget på Rissa
Lite mulighet til aktivitet på vinteren som er litt dumt siden det for det
meste er vinter når studentene er i Trondheim
o Har vært i kontakt med de fleste aktører innen halvannen time med bil
De aller fleste er ferdig regulert og går fort
Ønsker ikke at hytten skal ligge i et hyttefelt med tanke på uteaktiviteter
Ønsker ikke partyhytte så tilgang til terreng er viktig
Økonomi styrer mye, og det er viktig å ikke bruke alle midler på tomt
Fremdrift
o Nå: tidligfase
Spørreundersøkelse
Finne ut hvilke bedrifter i NRL som ønsker å være med
o Begynnelsen av 2011
Arkitektkonkurranse, planlegging, prosjektering
o Sommer 2011
Første spadetak
o Slutt 2011
Tett bygg
o 2012
Kurs
Dugnadsarbeid
o 25. januar 2013
FERDIG HYTTE!
Økonomi
o Hittil
Gjøre et overslag over hva det kan koste å bygge en hytte
Kontaktet forskjellige leverandører av hytter (ferdig
byggesett/oppsetting) for å finne ut hvor mye det kan koste
Holte prosjektbudsjett
• Database med masse referanseprosjekter
• Får et overslag over hva det koster å lage en hytte ved å
sammenligne med andre hytteprosjekter som er gjennomført
• Sett på 100/120/140 m2 og hva dette vil koste
Estimert til ca. 2 500 000,- (ca. 1 900 000,- frem til tett bygg)
• Har tatt forutsetninger ut fra vårt behov
• Dette er markedspris
Har sett at prisene kan senkes til dels mye ved sponsing og
dugnadsarbeid
Spørsmål
o Det har blitt sendt spørsmål om statuttendringen til Hyttekomiteen som ikke har
blitt besvart, hvorfor det?
Ren forglemmelse fra Hyttekomiteen sin side, det beklages
-
-
-
Kommentarene er blitt tatt med i statuttendringene, men det beklages
om at dette ikke er meddelt til avsender av mailen
Hvordan beløpet utover 500 000,- fra fondet dekkes?
Mest usikkert ved prosjektet
Ønsker å samarbeide med bedriftene, men vil sitte igjen og eie vår egen
hytte
Skal derfor spørre om sponsing fra de interesserte bedriftene
Kommer sannsynligvis også til å bli billigere enn estimert fordi dette er
pris på åpent marked
Er det realistisk å klare å samle inn nok penger?
Har møte med NRL for å se hva de vil bidra med
Må se om hvor mye penger vi trenger siden noen bedrifter kanskje vil
bidra med tjenester istedenfor penger
Har også fått indisier på at vi kan bruke bedriftene sine kontakter for å få
billigere materialer
Hvor mye koster det å drifte?
Ikke planlagt i detalj
Hytten må være lett å drifte
Kommer sannsynligvis til å koste ca. 20 kroner for å overnatte for å få
prosjektet til å gå i null
Mulighet for at fondet kan sponse hyttekomiteen med 10 000,- i året
Er det mulighet for å leie ut hytten til andre linjeforeninger?
Vil at hytten skal være mest mulig tilgjengelig for byggstudenter
Skal ikke kunne leie hele hytten, men antall sengeplasser
Hvordan terreng er det? Været på fjellet kan skifte fort, da kan 3 km være ganske
langt på ski? Det er viktig at hytten er tilgjengelig nok sånn at det ikke går utover
bruken?
Grunneier ønsker å stille med snøscooter for transport av ski, sekker,
personer osv.
Det er preparerte løyper nesten helt inn
• Helt flatt i 2,5 km, en liten kneik på slutten
Hytten ligger under tregrensen som
Økonomien styrer beliggenhet og fasiliteter
• For eksempel var Meråker med brøytet vei, vann osv., men
denne tomteprisen begynte på 700 000 kr
Hvordan er tilretteleggingen for funksjonshemmede?
Hytten skal være universelt utformet
På vinteren kan snøscootertransport være et alternativ
Veidekke hjelper med universell utforming
Hvorfor tror dere dere vil lykkes denne gangen, når det ikke har lykkes helt før?
Tidligere har det stoppet opp på tomtesøk
Det har ikke vært penger til å fortsette tidligere
Har vært antatt en veldig lang gjennomføringsperiode
Har man noen uformelle lovord fra bedrifter at de ønsker å gå inn med de
summe vi trenger?
o
o
o
o
o
o
o
o
Kan ikke gå ut med navn, men det er flere som har sagt det
Disse kommer på bedriftsmøte før jul, og da loddes stemningen mer
Det kommer ikke til å bli kjøpt tomt hvis vi ikke har med oss nok bedrifter
i ryggen
o Hvis vi kjøper tomt, men så trekker bedriftene seg, og dere sitter igjen med en
tomt og ingen penger, hva gjør dere?
Det er uaktuelt å utsette linjeforeningen for risiko på 2 000 000
• Plan B
o Kuttliste
Tomten kan selges igjen hvis vi ikke vil/kan bygge hytten
• Det er i alle fall i disse tider flere interessenter
o Er det restriksjoner fra Selbu kommune på størrelse?
150 kvm vil vanligvis bli godkjent
• Også på mønehøyde og størrelse på uthus
Dette er den siste tomten som blir lagt ut så nærme nasjonalparken
o Steinar Nordahl
Det er viktig at vi ikke legger byrder på studentene som skal drive H.M.
Aarhønen etter oss
Minimalisere risiko slik at vi kan trekkes oss ut hvis det går galt
Det er faktisk ikke krise hvis vi mister 500 000, Ambisjonene må justeres etter støtten man får
Hvis det går galt kan jo også hytten nedjusteres til koie (til å begynne
med) som kan oppgraderes etter hvert
HUSK: null risiko utover de 500 000, Husk på alle praktiske småting også
o Paal Andre
Viktig å lage en hytte som oppfyller planen, men som også er billigst
mulig i drift og vedlikeholdsfri
o Hvordan kan vi som studenter engasjere oss?
For eksempel to helt uavhengige studenter skal sitte i juryen i
arkitektkonkurransen
Morten skal sørge for at brukerne blir med
I dag: det stemmes over om Hyttekomiteen skal fortsette med det de
holder på med nå
• Hvis ja: de fortsetter med sin plan
• Hvis nei: arbeidet må begynne på nytt
Si fra hvis det er noe du er uenig i!
Litt endring i hva vi stemmer på i dag:
• Om Hyttekomiteen skal fortsette arbeidet sitt
• Om forsamlingen er for tomten i Selbu
o Forslag
Hyttekomiteen kan ha kontortid hvor det går an å diskutere/komme med
innspill
AVSTEMNING
o Skal Hyttekomiteen fortsette med arbeidet med å opprette en hytte?
-
o
Ja: 43
Nei: 2
Blankt:0
Konklusjon: Hyttekomiteen skal fortsette videre med arbeidet
Skal Hyttekomiteen gå videre med tomten i Selbu gitt at konklusjonen etter
møtet med næringslivet blir at det er mulig å få inn nok midler?
Ja: 42
Nei: 2
Blankt: 2
Konklusjon: Hyttekomiteen skal gå videre med arbeidet med tomten i
Selbu
5. Statuttendring for hytteprosjektet
-
Se gamle statutter samt vedlegg fra Hyttekomiteen
Endring av § 1 godkjennes ved akklamasjon
Endring av § 2 godkjennes ved akklamasjon
§§ 3-5 godkjennes at slettes og endres til nye §§ 3.1-3.2 ved akklamasjon
§ 6 godkjennes at endres til nye § 4 ved akklamasjon
Stemming over endring av statuttene
o For: 37
o Imot: 0
o Blankt: 0
o Konklusjon: Statuttene endres til de vedlagte forslagene
6. Dalje til Bygg:Verksted
-
Dalje er hedersbemerkning etter en viss tid i et verv i en styre/undergruppe i H.M.
Aarhønen
Bygg:Verksted vil komme med en mer praktisk tilnærming til byggstudiet
Vil jobbe opp mot flere fag for å få praktisk erfaring
Har nå jobbet så mye at de føler de fortjener en dalje med tilbakevirkende kraft
Kun styre får daljen, med mulighet til å foreslå kandidater, som har lagt inn en ekstra
innsats, for Hovedstyre
Godkjennes ved akklamasjon
7. Møtekritikk
-
Mer informasjon i møteinnkallelsen
o Noe av det som står i punkt 4
Det burde settes opp en oversikt over hva studentene på bygg- og miljøteknikk kan
stemme over når det kommer til hytteprosjektet. Hva vi kan bestemme.
o Svar: vil prøve å ha en kontinuerlig åpenhet og involvering for eksempel med
hytteforum hver/annenhver uke
8. Eventuelt
-
Ingen
Underskrift av protokollvitner
Nina P. Borvik
Jon-Henrik Østberg
_______________________________
_______________________________
Vedlegg:Endringavstatuttene
Statuttendringene
§ 1 – Formålsparagraf
Hytteprosjektet har som formål å jobbe for å realisere en hytte til byggstudenter og medlemmer av
Hennes Majestet Aarhønen.
Endres til:
§ 1 – Formålsparagraf
Hytteprosjektet har som formål å realisere et hyttetilbud for studentene ved Bygg- og Miljøteknikk
samt alle medlemmer av H.M. Aarhønen, Bygningslinjens forening.
Det skal utformes et styringsdokument som presiserer nærmere mål for prosjektet.
§2 – Bruksrett
Hytta skal kunne benyttes av byggstudenter ved Norges Teknisk-Naturvitenskapelige Universitet i
Trondheim og medlemmer av Hennes Majestet Aarhønen.
Endres til:
§2 – Bruksrett
Hytta skal kunne benyttes av studenter ved Bygg- og miljøteknikk ved NTNU og medlemmer av H.M.
Aarhønen, Bygningslinjens forening. Disse har likeverdig bruksrett.
###
§3 – Hyttefondskontoen
Hyttefondskontoen kan kun benyttes til å realisere formålsparagrafen.
§4 – Disposisjonsrett
Hyttefondskontoen styres av Hovedstyret. Uttak fra konto kan kun gjøres av både Regent og Kanzler i
H.M. Aarhønen, etter vedtak i H.M. Aarhønens Generalforsamling.
§5 – Hyttekomitéen
Hyttekomiteen jobber for å realisere formålsparagrafen. Alle byggstudenter og medlemmer i H.M.
Aarhønen kan bli medlem i hyttekomiteen. Sittende Vice-Kanzler har ansvar for å opprette komiteen,
og sitter som komitémedlem for å koordinere med Hovedstyret. For å sikre kontinuitet må leder
etter dette ha sittet minst ett år i hyttekomiteen tidligere.
Slettes, og erstattes med:
§3 – Organisasjon og økonomi
§ 3.1 – Organisasjon
H.M. Aarhønen, Bygningslinjens forening, er prosjektets eier. Hyttekomiteen nedsettes av prosjekteier
for å realisere prosjektets mål (jfr. § 1). Alle studenter ved Bygg- og miljøteknikk ved NTNU samt alle
medlemmer av H.M. Aarhønen, Bygningslinjens forening, kan være medlemmer av Hyttekomiteen.
§ 3.2 - Myndighet
Hyttekomiteen gis myndighet til å opptre på vegne av prosjekteier som prosjektleder. Prosjekteier kan
i tilfelle mistillit når som helst velge å terminere prosjektet og/eller avsette prosjektledelsen.
§ 3.3 – Økonomi
Hovedstyret overfører midler til drift av prosjektet til egen konto opprettet under H.M. Aarhønens
organisasjonsnummer. Denne kontoen er i Hyttekomiteens disposisjon. Ved overlevering av ferdigstilt
hytte evt. terminering av prosjektet føres evt. resterende beholdning tilbake til H.M. Aarhønens Fond
og et sluttført regnskap overleveres Hovedstyret.
###
§6 – Oppløsning
Ved fullført realisering i henhold til formålsparagrafen har Hovedstyret til ansvar å opprette et
Hyttestyre. Hyttestyret vil ha oppgaver knyttet til vedlikehold av hytta og videre drift. Hyttekomiteen
vil på dette tidspunktet være oppløst.
Dersom Hyttefondet ikke benyttes til å realisere formålsparagrafen innen H.M. Aarhønens
150årsjubileum, skal fondets midler overføres til H.M. Aarhønens fond, som styres etter egne
statutter.
Endres til:
§4 – Overlevering
Ved ferdigstillelse oppløses Hyttekomiteen og FDV-dokumentasjon overleveres til Hovedstyret. Det
skal i forkant av dette opprettes et hyttestyre som får ansvaret for drift av hytta, dette er
Hovedstyrets ansvar.