Transcript Reservasjon av utstyr/ressurs, Outlook 2010

Reservasjon av utstyr/ressurs, Outlook 2010
Noe utstyr som disponeres av seksjonene kan reserveres via Outlook. Den som er fysisk ansvarlig for
utstyret i seksjonen kan få mulighet til å overstyre og avvise reservasjoner.
Enkelt forklart legges utstyr (laptop, prosjektor, bil osv.) til som en deltaker/ressurs i møteinnkallelse.
Om utstyret er ledig kan du se i Planleggingsassistenten. Dette kan selvsagt kombineres med
møteinnkallese/reservasjon av rom.
Kalle inn til møte og/eller reservere ressurs
1. Gå til kategorien Hjem.
2. Klikk på Nye elementer, og velg Møte (Ctrl + Shift + Q).
3. Velg dato og klokkeslett for reservasjon, og skriv et relevant Emne.
4. Trykk på Til-knappen for å få fram
adresseboka. Du kan legge til utstyr
ved å finne det direkte i adresselista,
eller i nedtrekksmenyen til høyre i
adresseboka (All Equipment).
5. Er du usikker på om du har rettigheter til å reservere utstyret kan du høyreklikke på aktuell
gjenstand og velge Egenskaper. Under Telefon/Notater står det hvem som har rettigheter til
å reservere. I eksempelet alle som er medlem av adresselisten +FI alle ansatte.
Reservasjonen blir
avslått dersom du
ikke har rettigheter
til å reservere.
Eksempelet viser at
kun medlemmer av
+FI alle ansatte kan
reservere denne
ressursen.
6. Vil du på forhånd forsikre deg om at utstyret er ledig før du reserverer (anbefales), gå til
Planleggingsassistenten. Vi anbefaler å gjøre dette for ikke å måtte endre møteinnkallelse i
ettertid dersom ressursen er opptatt.
I eksempelet over er både FI Kamera og FI Laptop ledig i valgte tidsrom. Grønn vertikal linje
markerer starttidspunkt, rød markerer slutten.
7. Gå tilbake til Avtalevisning, (kall inn evt. andre deltakere) og trykk Send. Du vil få bekreftelse
på e-post når utstyret er reservert, og avtalen blir lagt i din egen kalender. Om reservasjonen
avvises skal det stå hvorfor i e-posten du mottar.
Ønsker du full oversikt over når utstyret er ledig/opptatt kan du legge til enhetens delte kalender i
din Outlook (Kalender -> høyreklikk på f.eks. Mine Kalendere -> Legg til Kalender og velg objekt fra
adresselista).
Avlyse utstyrsreservasjon
For å frigjøre ressurser til andre er det viktig at du kansellerer reservasjonen dersom du likevel ikke
skal bruke utstyret.
Dobbelklikk på aktuell reservasjon i din egen kalender (dette kan ikke gjøres fra utstyrets kalender).
1. Klikk på Avlys møte.
2. Ved spørsmål lar du Send avlysning og slett møtet være valgt og klikker OK.
3. Velg deretter Sendt oppdatering. Dette er nødvendig for å kansellere.