Transcript Stoffkartotek i Troms fylkeskommune Innholdsfortegnelse: 1

Dok.id.:
1.2.2.2.10.0
Dok.type:
Stoffkartotek i Troms fylkeskommune
Informasjon
Utgave:
Skrevet av:
Gjelder fra:
Godkjent av:
Sidenr:
0.05
VB
21.10.2013
<ikke styrt>
1 av 6
Innholdsfortegnelse:
1. Lovkrav – hvorfor stoffkartotek?
2. Stoffkartotek – elektronisk versjon og lovpålagt papirversjon
3. Innlogging for arbeidstakerne - lesetilgang
4. Roller og ansvar i virksomheten for stoffkartoteket
5. Oppdatering og kvalitetssikring av sikkerhetsdatablader i ECO Archive
6. Sikkerhetsdatablad, verneblad og informasjonsblad
7. Ulike brukerrettigheter i ECO Archive
8. Brukerveiledninger for stoffkartotekadministratorer
1. Lovkrav – hvorfor stoffkartotek?
Arbeidsgiver skal opprette et stoffkartotek for de farlige kjemikaliene, jf Forskrift om
utførelse av arbeid, kapittel 2 Stoffkartotek
2. Stoffkartotek – elektronisk versjon og lovpålagt papirversjon
Troms fylkeskommune benytter seg av elektronisk stoffkartotek i tillegg til det lovpålagte
papirkartoteket for oppbevaring av sikkerhetsdatablader og/eller informasjonsblader i
virksomhetene.
Et stoffkartotek må til enhver tid holdes oppdatert med hva som faktisk finnes av kjemikalier i
virksomheten. Rutinene må derfor sikre at det er siste utgave av sikkerhetsdatabladene
og/eller informasjonsbladene for alle stoffer som er i bruk i virksomheten.
Sikkerhetsdatablader og/eller informasjonsblad i det elektroniske kartoteket og
sikkerhetsdatablader i papirkartoteket skal til en hver tid være identiske for produkter som
enten benyttes i virksomheten og/eller oppbevares i virksomheten. SDB inkl risikovurderinger
m.m. som ikke lenger benyttes eller oppbevares i virksomheten skal slettes fra det
elektroniske stoffkartoteket, men oppbevares i det lovpålagte papirkartotekt. REACH
lovverket krever at alle SDB som har vært i bruk f.o.m. 1.7.07 skal oppbevares i virksomheten
i 10 år. Fylkeskommunen anbefaler sine virksomheter å ta vare på SDB til produkter som er
spesielt farlig (kreftfremkallende og arvestoffskadelig etc) som har vært benyttet før 1.7.07.
Det anbefales og at SDB etter 1.7.7 for produkter i denne kategorien oppbevares utover 10 års
kravet.
Lovpålagt papirkartotek:
Virksomheten bør ha minst to permer til papirkartoteket:
1. En perm for sikkerhetsdatablader for produkter som er i bruk eller oppbevares i
virksomheten
 Det kan finnes flere versjoner av denne permen i virksomheten, jf kravene
om adgang til stoffkartotek i forskrift om utførelse av arbeid § 2-4.
2. En Perm for sikkerhetsdatablader for produkter som ikke lenger er i bruk eller
oppbevares i virksomheten (arkiv – 10 år)
Stoffkartotek i Troms fylkeskommune
Dok.id.: 1.2.2.2.10.0
Side : 2 av 6
I tillegg anbefales det å ha en perm for sikkerhetsdatablader med tilhørende risikovurdering og
tiltaksvurderinger for produkter som anses som spesielt farlig som er utgått selv om kravet på
10 år er nådd.
Elektronisk stoffkartotek (ECO Archive):
Troms fylkeskommune kjøper tjenesten hos tilbyder ECO Online. Fylkeskommunen har kjøpt
et vist antall lisenser til sikkerhetsdatablader. Fylkeskommunen har dermed ikke ubegrenset
lagringsplass i databasen. Stoffkartotekadministratorer må slette SDB i den elektroniske
versjonen når produktet ikke lenger benyttes eller oppbevares i virksomheten. SDB for
produkter som har vært i bruk etter 1.7.07 som slettes i den elektroniske versjonen skal
oppbevares i den lovpålagte papirkartoteket inntil 10 år i henhold til lovkrav.
3. Innlogging for arbeidstaker – lesetilgang i ECO Archive
Troms fylkeskommune kjøper tjenesten elektronisk stoffkartotek fra leverandør
www.ECOonline.no. Virksomhetene i fylkeskommunen har dermed tilgang til ECO Archive,
som er fylkeskommunens elektroniske stoffkartotek.
Lesetilgang for alle arbeidstakere til det elektroniske stoffkartoteket:
 Metode 1: trykke denne linken:
http://www.ecoonline.no/ecosuite/login/dologin.php?companyID=89
 Metode 2: Logg inn med firmakode 89 på følgende link:
www.ecoonline.no
Når arbeidstaker er inne i det elektroniske stoffkartoteket må arbeidstaker velge riktig
virksomhet ved å klikke på + tegnet:
Troms fylkeskommune
Stoffkartotek i Troms fylkeskommune
Dok.id.: 1.2.2.2.10.0
Side : 3 av 6
Deretter trykke på egen virksomhet:
For å få frem sikkerhetsdatabladet må arbeidstaker trykke på navnet til produktet som står i
blått:
Arbeidstakerne skal få intern opplæring i virksomheten hvordan de skal finne frem nødvendig
informasjon.
4. Roller og ansvar i virksomheten for stoffkartoteket
I hver virksomhet eller tannhelsedistrikt er det en person som har rollen som
stoffkartotekadministrator (SKA).
Rollen stoffkartotekadministrator (SKA)
SKA er ansvarlig for at det er siste oppdaterte sikkerhetsdatablad (SDB) som ligger i både den
elektroniske- og i papirutgaven av stoffkartoteket. Dersom SKA ikke holder til i selve
virksomheten må det være rutiner som sikrer at det er kontaktpersoner som SKA gir melding
til om hva, hvordan og når det skal endres i papirversjonene som står i virksomheten.
Troms fylkeskommune
Stoffkartotek i Troms fylkeskommune
Dok.id.: 1.2.2.2.10.0
Side : 4 av 6
SKA er den eneste som skal legge inn SDB i ECO Archive, erstatte SDB og arkivere SDB på
produkter som virksomheten ikke lenger benytter eller har inne på lager.
SKA kan også bistå ledelsen med risikovurdering og substitusjonsvurderinger av produkter
gjennom en modul i det elektroniske kartoteket, eller ved bruk av andre hensiktsmessige
hjelpeskjemaer.
SKA kan delegere ulike brukerrettigheter til andre i samme virksomhet, se kapittel 7 for mer
informasjon om brukergrupper.
SKA vil få tildelt eget brukernavn og passord hos systemadministrator. For innlogging se
kapittel 3. SKA må her i tillegg til firmakode 89, benytte sitt brukernavn og passord slik at
riktig administratortilgang i programmet ECO Archive blir gitt.
Rollen leder
Leder er ansvarlig for at kravene i forskrift og organisering, ledelse og medvirkning, og
forskrift om utførelse av arbeid blir ivaretatt i virksomheten. Leder skal sørge for at det velges
ut en stoffkartotekadministrator, og skal sikre at denne personen får nødvendig opplæring.
Videre må leder sikre at det er gode rutiner i virksomheten eller tannhelsedistriktet slik at
stoffkartotekadministrator får nødvendig med tid og den informasjon som behøves for å
inneha denne rollen. Leder må sikre at risikovurderinger blir gjennomført og at substitusjon
blir vurdert. Leder må sikre at arbeidstakerne og verneombudet i virksomheten får nødvendig
opplæring om det stoffkartotek-relaterte arbeidet i virksomheten. I ettertid av opplæring må
det gis løpende informasjon om viktige endringer som har betydning for arbeidstakernes
arbeidshverdag.
Rollen arbeidstaker
Arbeidstakerne skal delta på opplæring som blir gjennomført i virksomheten, og skal følge
med på løpende informasjon som gis. Arbeidstaker må gjøre seg kjent med hvor og hvordan
han/hun finner nødvendig informasjon som sikkerhetsdatablader, verneblader og
risikovurderinger. Det er viktig at arbeidstaker gjør seg kjent med om det er pålagt bruk av
personlig verneutstyr eller andre sikkerhetstiltak for å benytte produktet. Videre skal
arbeidstaker medvirke til at det stoffkartotek-relaterte arbeidet i virksomheten fungerer godt.
Rollen verneombud/hovedverneombud
Verneombud skal være kjent med lover og forskrifter som gjelder det stoffkartotek-relaterte
arbeidet. Verneombudet skal ha eget eksemplar av stoffkartoteket som gjelder eget
verneområde. Hovedverneombudet skal ha tilgang til det komplette stoffkartoteket for
virksomheten. I Troms fylkeskommune ivaretas dette ved at verneombud/hovedvernombud
har tilganger de behøver i det elektroniske stoffkartoteket.
Rollen bedriftshelsetjenesten
Kan bistå virksomheten i sitt arbeid med det stoffkartotek-relaterte arbeidet dersom
virksomheten ønsker det. Bedriftshelsetjenesten skal ha tilgang til virksomhetens
stoffkartotek, og skal holdes orientert om virksomhetens farlige kjemikalier.
Støttefunksjon personal- og organisasjonssenter v/HMS
Kan bistå ledere, stoffkartotekadministratorer og verneombud med retningslinjer og rutiner,
samt tildeling av brukernavn og passord til det elektroniske stoffkartoteket. HMS kan tilby
opplæring og annen bistand etter avtale.
Troms fylkeskommune
Stoffkartotek i Troms fylkeskommune
Dok.id.: 1.2.2.2.10.0
Side : 5 av 6
5. Oppdatering og kvalitetssikring av sikkerhetsdatablader i ECO Archive
Troms fylkeskommune har pr april 2013 kjøpt ca 3500 lisenser i ECO Archive. ECO Archive
består av sikkerhetsdatablader som er lagt inn i databasen ECO center; ECO Plus og ECO
local Publisher.
Sikkerhetsdatablader som ligger i ECO center og ECO plus blir automatisk oppdatert av enten
leverandøren selv eller av ECO online. Sikkerhetsdatablader som ligger i ECO local publisher
må stoffkartotekadministrator selv ha gode rutiner for å følge opp og kvalitetssikre at det til en
hver tid er siste versjon av sikkerhetsdatabladet som ligger tilgjengelig.
Troms fylkeskommune har utarbeidet brukerveiledninger for hvordan legge inn
sikkerhetsdatablader, hvordan erstatte sikkerhetsdatablader, hvordan frigjøre lisenser m.m.
Disse brukerveiledningene og hjelpeskjemaene ligger som vedlegg i HMS metodehåndbok.
6. Sikkerhetsdatablad, informasjonsblad og verneblad
Sikkerhetsdatablad (SBD)
Et sikkerhetsdatablad er et følgeskriv som skal inneholde informasjon om farlige egenskaper
og anbefalte vernetiltak ved bruk av farlige kjemikalier. Leverandører av kjemikalier har plikt
til å stille sikkerhetsdatablad på norsk til rådighet for mottakerne, gratis på papir eller
elektronisk. Leverandør skal ettersende siste oppdaterte SDB inntil 12 måneder etter siste
innkjøp av produktet. Farlige kjemikalier til yrkesmessig bruk skal ha sikkerhetsdatablad. Det
vil si stoffer og stoffblandinger som har helsefarlige, brannfarlige, eksplosive eller
miljøskadelige egenskaper. SDB skal utarbeides med 16 punkter innhold. Det er fremstiller,
importør og/eller leverandør som er ansvarlig for at krav til utforming og innhold er ivaretatt.
Informasjonsblad
Virksomheten må ha eller utarbeide informasjonsblad for helsefarlige stoffer (Gruppe 2),
informasjonsblad for helsefarlig biologisk materiale (Gruppe 3) samt artikler (Gruppe 4).
Verneblad
Et verneblad er en forkortet versjon av innholdet til SDB. Verneblad kan være grei å ha med
seg når produktet skal benyttes på et annet sted.
7. Ulike brukerrettigheter i ECO Archive
I ECO Archive kan ulike brukere få tildelt ulike brukertilganger i forhold til hva som er
nødvendig tilgang. Det er kun en systemadministrator som i Troms fylkeskommune er HMSsjefen. Troms fylkeskommune har 29 stoffkartotekadministator tilganger.
Systemadministrator
 Har alle rettigheter til å opprette, redigere og slette i systemet.
 Har rettigheter til å opprette nye brukere på alle nivåer.
 HMS-rådgiver er systemadministrator
Troms fylkeskommune
Stoffkartotek i Troms fylkeskommune
Dok.id.: 1.2.2.2.10.0
Side : 6 av 6
Administrator (stoffkartotekadministrator/SKA)
 Har alle rettigheter til å opprette, redigere og slette i den lokasjonen, og dens
underlokasjoner, SKA er knyttet til.
 Har rettigheter til å opprette brukere på lavere nivå enn seg selv på de samme
lokasjoner.
 Kan kjøre lokalt søk over produkter tilknyttet sin lokasjon
 Rapporter viser resultater for de lokasjoner SKA er knyttet til
 Troms fylkeskommune har kun 29 SKA lisenser
Les og skriv (samme som stoffkartotekadministrator/SKA)
 Har rettigheter til å opprette, redigere og slette produkter i den lokasjonen, og dens
underlokasjoner han er knyttet til.
 Har rettigheter til å opprette lokasjoner
 Troms fylkeskommune har kun 29 SKA lisenser
Les (denne tilgangen har alle arbeidstakerne i Troms fylkeskommune)
 Kun enkelt lokalt søk.
 Kun anledning til å se på informasjon for den lokasjonen, og dens underlokasjoner,
han er knyttet til.
 Alle arbeidstakere har tilgang her ved brukernavn 89. Ingen passord påkrevd.
8. Brukerveiledninger for stoffkartotekadministratorer
Troms fylkeskommune har utarbeidet brukerveiledninger m.m. til stoffkartotekadministatorer
som et supplement til brukerveiledningen som ECO online har tilgjengelig på sin side.
Brukerveiledninger m.m. ligger tilgjengelige i HMS-metodehåndbok. Vedlegg til dette
dokumentet (brukerveiledinger):
 Innlegging av SDB som ligger i databasen ECO center og ECO plus
 Innlegging av SDB som ikke er tilgjengelig i databasen ECO center og ECO plus
 Erstatning av SDB i Local Publisher med SDB i ECO center eller ECO plus
 Oppbevaring av sikkerhetsdatablader som ikke lenger benyttes eller oppbevares i
virksomheten (frigjøring av lisenser)
 Hjelpeskjema: Kriterietabell for vurdering av helsefare (=konsekvens ved eksponering)
 Hjelpeskjema: Kriterietabell for vurdering av bruksmåte (= sannsynlighet for
eksponering)
 Hjelpeskjema: Kriterietabell for vurdering av bruksmengde
 Hjelpeskjema: Skjema for å regne ut totalsum når man skal vurdere substitusjon av et
kjemikalie
 Link til Arbeidstilsynet
I tillegg finner man "sjekkliste mot kjemisk helsefare" i HMS metodehåndbok i kaptitlet
"Kartlegging og vurdering av risiko (vernerunder, utviklingssamtaler o.a.)"
Kryssreferanser
Eksterne referanser
Troms fylkeskommune