Transcript Saksgrunnlag

EKSTRA ORDINÆRT
ÅRSMØTE 2014
2 7 . 11. 14 KL . 1 8 :00, R U STAD K A F E
S OKN E DALEN I DR E T TSLAG 2 0 1 4
SA KS DOKU MENTER
INNHOLD
AGENDA EKSTRAORDINÆRT ÅRSMØTE:
Saksdokumenter til ekstraordinært
årsmøte i Soknedalen Idrettslag 27.
november 2014
Følgende saker skal behandles, og stemmes over av
årsmøtet:
VEDLEGG
1. Kopi av styreprotokoll 22.01.14.
2. Kopi av begjæring om av hjemmel.
Sak 1 - Godkjenningssak: Godkjenning av styrevedtak
fattet av hovedstyret 22.01.14, jfr. vedtak 01.01.2014,
1c-1.
3. Kopi av uttalelse fra Idrettsrådet.
4. Kopi av uttalelse fra Barnekontakten
i Ringerike Kommune.
5. Saksliste for ekstraordinært
årsmøte.
Ytterligere relevante dokumenter for
sakene kan oversendes på
forespørsel. Henvendelse til
styreleder via [email protected].
Sak 2: Gi hovedstyret tilslutning til å iverksette
salgsforbredende tiltak for Veme Klubbhus & Stadion i
form av nabovarsler, søknad om dispensasjon fra
byggeforbud, og å legge ut bygg og eiendom for salg?
STYREPROSESS I SAKEN
11.04.12 (2012.02.08)
SU / SIL stopper salget av
kirkemotomta. Idrettslaget
må utrede ønskede
funksjoner.
29.01.13 (2013.01.07d)
Prosjektgruppen etableres,
og et enstemmig styre
stemmer for videre arbeid.
26.06.13 (07.05.2013)
Behovsanalyser bes
utarbeidet av gruppeledere.
24.05.12 (2012.03.07)
SU har forespurt Ringerike
Kommune om bistand til
detaljplanlegning av
området. SIL må definere
ønskede behov.
29.01.13 (2013.01.07f)
Styret gir styreleder mandat
til å bringe eierforhold over
anlegget på veme i orden.
26.06.13 (08.05.2013)
Begjæring og
grunnbokshjemmel tas til
følge. SIL er offisiell eier. SIL
vedtar utredning av
byggetrinn 1, kunstgress.
21.06.12 (2012.04.07)
Forslag til funksjoner og
behov legges frem i
styremøte.
23.08.12 (2012.05.08)
Tidligere definerte behov og
funksjoner implementeres i
videre detaljplanlegning.
19.02.13 (2013.02.08)
Styret orienteres om
begjæring for
grunnbokshjemmel, anlegg
på veme.
15.04.13 (2013.03.07)
Status oppdatering gis til
styret om utviklingen.
22.01.14 (01.01.2014, 1c-1)
Styret vedtar enstemmig
salg av Veme Klubbhus &
Stadion, og nedsetter
arbeidsgruppe for
kunstgress.
20.02.14 (06.02.2014, 6e)
Styreleder avklarer krav til
årsmøtebehandling av
vedtak fattet om salg
22.01.14.
STYREPROSESS I SAKEN FORTS.
10.04.2014 (2014.03.07)
Styret er orientert om takst
på eiendom og bygg, og det
jobbes videre med
dispensasjon for salg.
Styrevedtaket anses som
gyldig frem til årsmøte
behandling.
18.06.2014 (2014.04.07)
Styret beslutter å innkalle til
ekstraordinært årsmøte.
Årsmøte skal ta stilling til
om styret kan få gis
dispensasjon til å iverksette
forberedende tiltak for salg.
PROSJEKTGRUPPENS ARBEID
21.01.13
Møte med Ringerike
Kommune.
23.01.13
Prosjektmøte #1
18.02.13
Oppfølgingsmøte, Ringerike
Kommune
18.03.13
Oppfølgingsmøte, Ringerike
Kommune
08.04.13
Møte med kulturtjenesten,
Ringerike Kommune
11.04.13
Prosjektmøte #2
05.06.13
Arbeidsmøte (ikke
referatført)
05.12.13
Prosjektmøte #3
09.01.14
Arbeidsmøte (ikke
referatført)
FEBRUAR 2014
SKISSE PROSJEKT FERDIGSTILLES –
PRESENTERES FOR SU / SIL
ETABLERING AV ARBEIDSGRUPPE
Hovedstyret vedtok på styremøte 22.01.14 å nedsette en arbeidsgruppe for bygging av
kunstgressbane.
Vedtak 01.01.2014, 1c-2: Sette arbeidsgruppe; bygging av kunstgressbane - Enstemmig
Mandat;
Arbeidsgruppen skal utrede byggetrinn 1 (kunstgressbane) og konkludere med en innstilling til
årsmøtet i Soknedalen Idrettslag. Utredningen skal ta for seg økonomi, finansiering,
prosjektgjennomføring, og tidsperspektiv. Dersom arbeidsgruppen ikke har en innstilling klar til
årsmøtet 2014 kan det innkalles til ekstra ordinært årsmøte gitt sakens omfang.
ARBEIDSGRUPPENS ARBEID
29.01.14
Arbeidsgruppemøte #1
18.02.14
Møte med Norges
Fotballforbund (NFF)
19.02.14
Arbeidsgruppemøte #2
11.03.14
Møte med Ringerike
Kommune, Areal
Avklaring av reguleringsplan
for området (SU deltar)
27.03.14
Arbeidsgruppemøte #3
28.03.14
Møte med Ringerike
Kommune,
Byggesaksavdelingen
Avklaring på potensiell
bruksendring for Veme
Klubbhus
14.04.14
Møte med Ringerike
Kommune, teknisk avdeling
Gjennomgang av
situasjonsplan skisse /
plassering av
kunstgressbane i terrenget.
08.05.14
Arbeidsgruppemøte #4
NOVEMBER 2014
ARBEIDSGRUPPEN LEVERER
INNSTILLING TIL HOVEDSTYRET, SOM
PRESENTERES PÅ EKSTRA ORDINÆRT
ÅRSMØTE
GRUNNLAG FOR STYRETS VEDTAK
Soknedalen Idrettslag er en liten forening med begrensede ressurser. Som følge av dette har styret i
forbindelse med arbeidet med utviklingen av Soknedalen Idrettspark foretatt en helhetlig vurdering av
foreningens anleggssituasjon, målt opp mot utnyttelse og det tilbudet som fremmes til
lokalbefolkningen. Styret anser Sokna som Idrettslagets sentrale lokasjon, og base. Hovedvekten av
Idrettslagets medlemmer holder til innenfor primærområdet.
Styret opplever fotballbane og fasiliteter tilknyttet Veme Stadion som lite i bruk målt i Idretts- og
barnefremmende aktivitet. Banen ble oppført med den hensikt å være en arena for slik type aktivitet,
tilbake i 1993. Siden da er Veme Sportsklubb og Soknedalen Idrettslag sammenslått, og skolen i
nærområdet (les. Heggen) er nedlagt. Redusert bruk og aktivitet anses som en direkte konsekvens.
Styret ønsker å utnytte foreningens ressurser til det beste for lokalbefolkningen i primærområdet.
Med grunnlag i dårlig standard på eksisterende anlegg lokalisert på Sokna ønsker styret å etablere en
kunstgressbane i tilknytning til dagens fotballbane. Etablering av banen er byggetrinn 1 i en helhetlig
og langsiktig utvikling av idrettsarealer på Sokna. Banen er helhetlig planlagt for at skolen skal få
positive synergieffekter. I denne sammenheng ser styret det som naturlig at foreningen ikke bruker
verken økonomiske midler, eller ressurser på et område som ikke er i bruk.
GRUNNLAG FOR STYRETS VEDTAK
Styret ser også situasjonen i lys av kommunens økonomi, hvor andre lag og foreninger som
Heradsbygda og Haugsbygd nå har fått kommunal støtte til etablering av kunstgressbaner. Med
bakgrunn i dette er hovedstyret seg bevisst sitt ansvar for å frembringe en så stor andel egenkapital
som mulig, for å underbygge realisering av prosjektet.
Det er også en vesentlig faktor at styret ikke opplever lokalt engasjement fra husstyret på Veme. I
hovedstyret har husstyret en representant, og de har ikke vært representert på styremøter de siste to
årene.
Hovedkonklusjon til hovedstyret er at som forening skal vi ikke finansiere drift som utleier av lokaler
og fasiliteter som i utgangspunktet er forbeholdt til aktivitetsfremmende tiltak for barn og unge.
Hovedstyret ønsker å realisere bygg og eiendom i form av ett salg i det åpne marked, for å sikre
tilstrekkelig gode fasiliteter i foreningens nærområde.
Midler fra ett eventuelt salg skal gå uavkortet til etablering av kunstgressbane på Sokna.
EIERFORHOLD VEME
- Soknedalen Idrettslag fremmer begjæring av hjemmel til Statens Kartverk etter tinglysingsloven §
38a i brev datert 18. februar 2013.
- Statens Kartverk orienterer om iverksatt prosess etter bestemmelsene i tinglysingsloven § 38 a i
brev datert 05. mars 2013.
- Anmodning om innrykk av annonse om grunnbokshjemmel snarest sendes til Ringerikes Blad
datert 11.03.13, med følgende annonse tekst;
- «Mulige eiere til gnr. 62 bnr. 104, 117 og 131 i Ringerike Kommune må melde seg til Statens
Kartverk Tinglysing, 3507 Hønefoss innen 1 –en- måned etter kunngjøringen i Norsk
lysingsblad. Dersom ingen melder seg, vil Soknedalen Idrettslag få grunnbokshjemmel til
eiendommene. Dette følger av tinglysingsloven § 38a».
Soknedalen Idrettslag mottar i skriv datert 17.04.13 hjemmelserklæring for gnr. 62 bnr. 104, 117
og 131. Ingen meldte seg innen fristens utløp. Grunnbokshjemmel overført i samsvar med
tinglysingsloven § 38a.
INNSTILLING TIL ÅRSMØTE
Årsmøte bes ta stilling til, og stemme over følgende;
Sak 1 – Godkjenningssak - Godkjennes styrevedtak 22.01.14 (01.01.2014,
1c-1) med følgende ordlyd av årsmøtet;
«Salg av Veme – Enstemmig Grunnlaget for beslutningen er godt dokumentert i styrereferater omhandlende
saken ”Veme Klubbhus og Stadion” de siste to årene. SIL ønsker å realisere eiendommen for å styrke anleggene i
Soknedalen Idrettspark ifbm utvikling av fremtidens Idrettsområde på Sokna».
Sak 2 – Tiltak for salg: Vil årsmøte gi hovedstyret tilslutning til å iverksette
salgsforbredende tiltak i form av nabovarsler, søknad om dispensasjon fra
byggeforbud, og å legge ut bygg og eiendom for salg? Tilslutning gis med
forbehold om at alle tilbud på eiendommer og / eller bygg må aksepteres av
årsmøtet.
GJENNOMFØRING
Ekstra ordinært årsmøte gjennomføres i henhold til bestemmelser i
foreningens vedtekter «lov for Soknedalen Idrettslag, stiftet 1895».
§ 5 Stemmerett og valgbarhet
For å ha stemmerett må man være fylt 15 år, og hatt gyldig medlemskap i minst 1 måned og ha oppfylt
medlemsforpliktelsene, jfr. NIFS lov § 2-5. Ingen kan møte eller avgi stemme ved fullmakt, jfr. NIFs lov § 2-9.
§ 13 Ekstraordinært årsmøte i Idrettslaget
Ekstraordinært årsmøte i Idrettslaget innkalles av idrettslagets styre med minst 14 dagers varsel etter; …
b) Enstemmig vedtak i styret i Idrettslaget
Hovedstyret vurderer grunnlag, og innkalling til ekstraordinært årsmøte
27.11.14 som oppfylt i henhold til overnevnte.