Transcript NBT Håndbok.pdf

NORSK BIBLIOTEK TRANSPORT AS
PB 204
0612 Oslo
Orgnr: 984704828
Tlf: 23140325
Fax:
E-post: [email protected]
NBT Håndbok
Godkjent av: Lars Sandbakken
Utarbeidet av: Lars Sandbakken
Revidert dato: 05.02.2013
Revisjonsnummer:
Dokumentnummer:
Utskrift foretatt 10.04.2013
Side 1 av 45
www.hmskontoret.no
NORSK BIBLIOTEK TRANSPORT AS
PB 204
0612 Oslo
Orgnr: 984704828
Tlf: 23140325
Fax:
E-post: [email protected]
Ansattes medvirkningsplikt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Hensikt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Målgruppe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Ansvar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Gjennomføring . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Avfallshåndtering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Kategorier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Avfallshåndtering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Avvik / Uønskede hendelser . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Hensikt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Ansvar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Avvik . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Alvorlige arbeidsulykker . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Annet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Avvik / Uønskede hendelser . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Hensikt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Ansvar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Avvik . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Alvorlige arbeidsulykker . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Annet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Branninstruks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Ved brannalarm . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Ved branntilløp . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1. Varsle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2. Redde . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3. Slokke . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Hold deg orientert om: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Utfyllende branninstruks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Bruk av bedriftshelsetjenesten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Hvordan bruke bedriftshelsetjenesten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Instruks for bedriftshelsetjenesten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
E-post . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Garderober og toaletter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Hensikt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Ansvar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Utførelse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Gjennomføring av vernerunder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Hensikt / ansvar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Planlegging / Gjennomføring / Etterarbeid / Oppfølging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Grunnleggende førstehjelp . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Pasienten puster ikke . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Hjerte-/lungeredning (voksne) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Stans av blødninger . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Generell undersøkelse av pasient . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Sirkulasjonssvikt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Opptreden på skadestedet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Varsling 113 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
HMS Mål . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Hvordan opptre ved truende situasjoner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Ti gode råd dersom noen opptrer truende . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Innkjøp av næringsmidler . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Hensikt: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Ansvarlig: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Utførelse: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Intern revisjon av HMS-systemet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Hensikt / Målsetting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Målgruppe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Ansvar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Utskrift foretatt 10.04.2013
Side 2 av 45
5
5
5
5
5
6
6
6
7
7
7
7
7
8
9
9
9
9
9
10
11
11
11
11
11
11
11
11
12
13
13
14
15
15
15
15
16
17
17
18
19
19
19
19
19
19
19
20
21
21
22
22
22
22
23
23
23
23
www.hmskontoret.no
NORSK BIBLIOTEK TRANSPORT AS
PB 204
0612 Oslo
Orgnr: 984704828
Tlf: 23140325
Fax:
E-post: [email protected]
Gjennomføring . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Oppfølging av revisjonen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Annet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Intern varsling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Generelt om varsling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Varslingsrutine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Kontroll av elektriske anlegg . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Hensikt: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Ansvarlig: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Daglig kontroll: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Rutinemessig kontroll . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Annet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Maskiner og kjøretøy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Generelt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Alle førere/brukere av maskiner, biler o.a. motorredskap skal hver dag før start av motor: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Umiddelbart etter start av motor: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Før igangkjøring, oppstart av arbeid: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Medarbeidersamtaler . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Formålet med medarbeidersamtaler . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Med fokus på organisasjonen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Med fokus på medarbeideren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Med fokus på lederen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Hvordan strukturere en medarbeidersamtale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Forutsetninger for å lykkes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Oppfølging sykemeldte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Arbeidsgivers ansvar for forebygging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Arbeidsgivers plikter når arbeidstakere blir sykemeldte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Oppfølgingsplan skal være utarbeidet senest etter 4 uker . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Dialogmøte etter 7 uker . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Sende rapport til NAV innen 9 uker . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Vurdering av bedriftsintern attføring . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Hensyn når arbeidstaker kommer tilbake til jobb . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Deltakelse på dialogmøte arrangert av NAV etter senest seks måneder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Opplæringsinstruks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Ansvarshavende skal sørge for at alle ansatte får informasjon om . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
De ansatte skal gjøres kjent med . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Før ansatte kan benytte arbeidsutstyr / operere maskiner skal følgende punkter gjennomgås: . . . . . . . . . . . . . . . .
Prosedyre for HMS styring . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
PUKK-hjulet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1. Planlegge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2. Utføre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3. Kontrollere . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4. Korigere . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Prosedyre for varsling av kritikkverdige forhold . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Hensikt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Målgruppe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Ansvar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Om varsling av kritikkverdige forhold . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Arbeidsbeskrivelse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Rengjøring og desinfeksjon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Hensikt: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Ansvar: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Utførelse: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Risikovurdering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Generelt om risikovurdering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Rutiner for internkontroll i systemet IK-HMS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Hensikt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Målgruppe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Ansvar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Utskrift foretatt 10.04.2013
Side 3 av 45
23
23
23
24
24
24
25
25
25
25
25
25
26
26
26
26
26
27
27
27
27
27
27
28
29
29
29
29
29
29
29
29
30
31
31
31
31
32
32
32
32
32
32
33
33
33
33
33
34
36
36
36
36
37
38
39
39
39
39
www.hmskontoret.no
NORSK BIBLIOTEK TRANSPORT AS
PB 204
0612 Oslo
Orgnr: 984704828
Tlf: 23140325
Fax:
E-post: [email protected]
Gjennomføring . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Ulykker . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Opptreden ved ulykker med personskade . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Rapportering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Granskning av skadeårsak - tiltak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Nesten-ulykker, materielle skader . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Valg av verneombud . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Kandidater som verneombud . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Flere verneombud . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Hovedverneombud . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Fagforeninger og Arbeidsmiljøutvalgets oppgaver . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Valgprosessen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Varemottak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Hensikt: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Ansvarlig: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Utførelse: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Verneutstyr . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Ansvarlig for vedlikehold . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Bruk og opplæring . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Husk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Utlevering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Følgende personlig verneutstyr utleveres til alle ansatte: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Rutiner ved trafikkuhell . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Utskrift foretatt 10.04.2013
Side 4 av 45
39
40
40
40
40
40
41
42
42
42
42
42
43
43
43
43
44
44
44
44
44
44
45
www.hmskontoret.no
NORSK BIBLIOTEK TRANSPORT AS
PB 204
0612 Oslo
Orgnr: 984704828
Tlf: 23140325
Fax:
E-post: [email protected]
Ansattes medvirkningsplikt
Tittel
Opprettet
Dokumentnummer
Revisjonsnummer
Godkjent av
Ansattes medvirkningsplikt
04.10.2012
Avdeling
Type
Sist revidert
Sist revidert av
Kategori
Ingen avdeling valgt
instruks
Hensikt
Sikre at de ansatte i bedriften medvirker til et godt HMS-arbeid.
Målgruppe
Alle ansatte i bedriften.
Ansvar
Alle ansatte har et ansvar for å medvirke til et godt HMS-arbeid.
Gjennomføring
Ansatte i bedriften skal medvirke ved utforming, gjennomføring og oppfølging av virksomhetens systematiske helse-, miljøog sikkerhetsarbeid. Ansatte skal aktivt medvirke ved gjennomføring av de tiltak som blir satt i verk for å skape et godt og
sikkert arbeidsmiljø.
Ansatte i bedriften skal:
underrette ledelse og verneombudet når ansatte blir oppmerksom på feil eller mangler som kan medføre fare for liv
eller helse, og vedkommende ikke selv kan rette på forholdet,
avbryte arbeidet dersom den ansatte mener at det ikke kan fortsette uten å medføre fare for liv eller helse,
sørge for at ledelse eller verneombudet blir underrettet så snart han/hun blir kjent med at det forekommer
trakassering, mobbing eller diskriminering på arbeidsplassen,
melde fra til ledelsen dersom han/hun blir skadet i arbeidet eller pådrar seg sykdom som han/hun mener har sin
grunn i arbeidet eller forholdene på arbeidsstedet.
melde fra til ledelsen dersom han/hun blir oppmerksom på forhold som kan påvirke den enkeltes ansattes
sikkerhetsforhold på jobb,
bruke påbudt verneutstyr,
Gi beskjed og komme med forslag til forbedringer i sitt eget og andres arbeidsmiljø.
Ansatte som har til oppgave å lede eller kontrollere andre ansatte, skal påse at hensynet til sikkerhet og helse blir ivaretatt
under planleggingen og utførelsen av de arbeidsoppgaver som hører under deres ansvarsområde.
Utskrift foretatt 10.04.2013
Side 5 av 45
www.hmskontoret.no
NORSK BIBLIOTEK TRANSPORT AS
PB 204
0612 Oslo
Orgnr: 984704828
Tlf: 23140325
Fax:
E-post: [email protected]
Avfallshåndtering
Tittel
Opprettet
Dokumentnummer
Revisjonsnummer
Godkjent av
Avfallshåndtering
05.12.2006
1
Avdeling
Type
Sist revidert
Sist revidert av
Kategori
Ingen avdeling valgt
instruks
Kategorier
Avfallet deles i følgende kategorier:
Papp/Papir
Restavfall
Matavfall
Batterier
Glass
Lysstoffrør
Plast
Datautstyr
Avfallshåndtering
Avfallet sorteres.
Spesialavfall (lakk/limbokser etc) samles i eget deponi for bortkjøring.
Oljer samles i egne fat for bortkjøring.
Paller/treverk samles i eget utendørs deponi for bortkjøring.
"Vanlig" avfall kastes i samlecontainer.
Utskrift foretatt 10.04.2013
Side 6 av 45
www.hmskontoret.no
NORSK BIBLIOTEK TRANSPORT AS
PB 204
0612 Oslo
Orgnr: 984704828
Tlf: 23140325
Fax:
E-post: [email protected]
Avvik / Uønskede hendelser
Tittel
Opprettet
Dokumentnummer
Revisjonsnummer
Godkjent av
Avvik / Uønskede hendelser
05.10.2012
Avdeling
Type
Sist revidert
Sist revidert av
Kategori
Ingen avdeling valgt
instruks
Hensikt
Sikre at behandlingen av avvik/uønsket hendelse og korrigerende tiltak følger samme prinsipper i hele bedriften slik at
konsekvensen av avviket/hendelsen begrenses og at det behandles systematisk slik at vi lærer av feilene og kan forbedre
oss og unngå at de oppstår på nytt.
Målgruppe
Alle ansatte i bedriften, samt innleide eller eksterne konsulenter som skal utføre tjenester / oppdrag for bedriften på
forretningsadressen eller besøksadressen.
Ansvar
Verneombudet har i samarbeid med daglig leder ansvaret for at denne prosedyren blir fulgt.
Avvik
Enhver som oppdager uregelmessighet / feil / mangler ved følgende punkter skal fylle ut Hendelsesskjema under
Hendelsesregister i systemet.
Et varselskilt som er ødelagt eller fjernet
Skader på bygning, møbler, elektriske installasjoner, verktøy etc.
Rot, dårlig renhold, opphopning av søppel etc.
Uklare stillingsbeskrivelser/arbeidsordre.
Uklare ansvarsforhold.
Tekniske installasjoner som ikke virker slik de skal.
Forhold som avdekkes under Vernerunden skal registreres i vernerundeskjemaet og egen prosedyre for vernerunde
skal følges.
Avvik som kan elimineres umiddelbart, og som ikke medfører ytterligere konsekvenser, skal ikke behandles etter
denne prosedyren.
Avvik som kan vente / ikke lar seg korrigere umiddelbart settes opp i egen handlingsplan.
Er det ikke er mulig å rette opp skade / feil umiddelbart, skal avviksskjema fylles ut og leveres nærmeste leder.
Representerer avviket helsefare, skal tiltak iverksettes umiddelbart.
Uønskede hendelser
Enhver som oppdager uregelmessighet / feil / mangler ved følgende punkter skal fylle ut uønsket hendelsesskjema under
Hendelsesregister i hms systemet.
Nestenulykker/ulykker.
Branntilløp/brann
Mobbing/personalproblem.
Uhell med tekniske installasjoner.
Andre typer uhell
Uønsket hendelse som kan elimineres umiddelbart, og som ikke medfører ytterligere konsekvenser, skal ikke
behandles etter denne instruksen.
Uønsket hendelse som kan vente / ikke lar seg korrigere umiddelbart settes opp i egen handlingsplan.
Er det ikke er mulig å rette opp skade / feil umiddelbart, skal uønsket hendelsesskjema fylles ut og leveres
nærmeste leder.
Alvorlige arbeidsulykker
Utskrift foretatt 10.04.2013
Side 7 av 45
www.hmskontoret.no
NORSK BIBLIOTEK TRANSPORT AS
PB 204
0612 Oslo
Orgnr: 984704828
Tlf: 23140325
Fax:
E-post: [email protected]
Alvorlige arbeidsulykker skal umiddelbart varsles til daglig leder og verneombud. Daglig leder er ansvarlig for å varsle
Arbeidstilsynet og Politiet. Dersom ulykken resulterer i en eller flere personskader skal Skademeldingsblanketten NAV
13-07.05 sendes til NAV der den skadede bor.
Annet
Daglig leder og verneombud vurderer om tiltak må iverksettes umiddelbart.
Utskrift foretatt 10.04.2013
Side 8 av 45
www.hmskontoret.no
NORSK BIBLIOTEK TRANSPORT AS
PB 204
0612 Oslo
Orgnr: 984704828
Tlf: 23140325
Fax:
E-post: [email protected]
Avvik / Uønskede hendelser
Tittel
Opprettet
Dokumentnummer
Revisjonsnummer
Godkjent av
Avvik / Uønskede hendelser
05.10.2012
Avdeling
Type
Sist revidert
Sist revidert av
Kategori
Ingen avdeling valgt
instruks
Hensikt
Sikre at behandlingen av avvik/uønsket hendelse og korrigerende tiltak følger samme prinsipper i hele bedriften slik at
konsekvensen av avviket/hendelsen begrenses og at det behandles systematisk slik at vi lærer av feilene og kan forbedre
oss og unngå at de oppstår på nytt.
Målgruppe
Alle ansatte i bedriften, samt innleide eller eksterne konsulenter som skal utføre tjenester / oppdrag for bedriften på
forretningsadressen eller besøksadressen.
Ansvar
Verneombudet har i samarbeid med daglig leder ansvaret for at denne prosedyren blir fulgt.
Avvik
Enhver som oppdager uregelmessighet / feil / mangler ved følgende punkter skal fylle ut Hendelsesskjema under
Hendelsesregister i systemet.
Et varselskilt som er ødelagt eller fjernet
Skader på bygning, møbler, elektriske installasjoner, verktøy etc.
Rot, dårlig renhold, opphopning av søppel etc.
Uklare stillingsbeskrivelser/arbeidsordre.
Uklare ansvarsforhold.
Tekniske installasjoner som ikke virker slik de skal.
Forhold som avdekkes under Vernerunden skal registreres i vernerundeskjemaet og egen prosedyre for vernerunde
skal følges.
Avvik som kan elimineres umiddelbart, og som ikke medfører ytterligere konsekvenser, skal ikke behandles etter
denne prosedyren.
Avvik som kan vente / ikke lar seg korrigere umiddelbart settes opp i egen handlingsplan.
Er det ikke er mulig å rette opp skade / feil umiddelbart, skal avviksskjema fylles ut og leveres nærmeste leder.
Representerer avviket helsefare, skal tiltak iverksettes umiddelbart.
Uønskede hendelser
Enhver som oppdager uregelmessighet / feil / mangler ved følgende punkter skal fylle ut uønsket hendelsesskjema under
Hendelsesregister i hms systemet.
Nestenulykker/ulykker.
Branntilløp/brann
Mobbing/personalproblem.
Uhell med tekniske installasjoner.
Andre typer uhell
Uønsket hendelse som kan elimineres umiddelbart, og som ikke medfører ytterligere konsekvenser, skal ikke
behandles etter denne instruksen.
Uønsket hendelse som kan vente / ikke lar seg korrigere umiddelbart settes opp i egen handlingsplan.
Er det ikke er mulig å rette opp skade / feil umiddelbart, skal uønsket hendelsesskjema fylles ut og leveres
nærmeste leder.
Alvorlige arbeidsulykker
Utskrift foretatt 10.04.2013
Side 9 av 45
www.hmskontoret.no
NORSK BIBLIOTEK TRANSPORT AS
PB 204
0612 Oslo
Orgnr: 984704828
Tlf: 23140325
Fax:
E-post: [email protected]
Alvorlige arbeidsulykker skal umiddelbart varsles til daglig leder og verneombud. Daglig leder er ansvarlig for å varsle
Arbeidstilsynet og Politiet. Dersom ulykken resulterer i en eller flere personskader skal Skademeldingsblanketten NAV
13-07.05 sendes til NAV der den skadede bor.
Annet
Daglig leder og verneombud vurderer om tiltak må iverksettes umiddelbart.
Utskrift foretatt 10.04.2013
Side 10 av 45
www.hmskontoret.no
NORSK BIBLIOTEK TRANSPORT AS
PB 204
0612 Oslo
Orgnr: 984704828
Tlf: 23140325
Fax:
E-post: [email protected]
Branninstruks
Tittel
Opprettet
Dokumentnummer
Revisjonsnummer
Godkjent av
Branninstruks
04.10.2012
Avdeling
Type
Sist revidert
Sist revidert av
Kategori
Ingen avdeling valgt
instruks
Ved brannalarm
Lukk alle dører og vinduer.
Gå straks ut av bygningen. Bruk ikke heis.
Møt opp på samlingsplass og være der til du er registrert.
Ved branntilløp
Ved branntilløp følger du rutinen under.
1. Varsle
Alle som befinner seg i området skal varsles.
Bruk manuell brannmelder der det finnes.
Meld fra til brannvesenet på telefon 110 (Gi rolig, klar beskjed. Ikke forlat telefonen før brannvakten har svart).
2. Redde
Sørg for at alle kommer seg ut
3. Slokke
Prøv å slokke, fortrinnsvis med brannslange, eventuelt med håndslukkeapparat. (Bare hvis det ikke er forbundet
med stor fare.) Du må alltid sørge for å tilkalle hjelp. Lukk alle dører etter deg, slik at brann og røyk sprer seg minst mulig.
Hold deg orientert om:
Rømningsveger
Slokkeutstyrets plassering og virkemåte
Utfyllende branninstruks
Oppmøtested ved evakuering
Utfyllende branninstruks
Tilsatte plikter å utvise størst mulig forsiktighet for å unngå at brann oppstår eller sprer seg
Papir og annet brennbart materiale må ikke flyte utover - hold orden
Rømningsveger må ikke blokkeres og selvlukkende dører må ikke sperres i åpen stilling
Den siste som forlater arbeidslokalene, plikter å se etter at vinduer er lukket og at unødvendig lys og maskiner er
slått av
Ved brann, tilløp til brann eller mistenkelig røyk, skal det varsles over alarmanlegget og til sentralbordet
Enhver plikter å orientere seg i bygningen, samt å vite hvor brannvernutstyret er plassert
Bruk aldri heisen ved brann
Det skal utføres brannvernøvelser 2 ganger per år. Tilsatte skal få nødvendig informasjon i brannvern. Hver nytilsatt skal
ved tiltredelse få informasjon om brannvern (inkl. vikarer etc.). Brannvernleder/brukerkoordinator må sørge for at
brannverninstruksen er slått opp sentralt i arbeidslokalene, og at tilsatte gjøres oppmerksom på dette.
Alle tilsatte skal rapportere om uryddige rømningsveier, feil og mangler på brannvernutstyr og lignende til verneombudet.
Utskrift foretatt 10.04.2013
Side 11 av 45
www.hmskontoret.no
NORSK BIBLIOTEK TRANSPORT AS
PB 204
0612 Oslo
Orgnr: 984704828
Tlf: 23140325
Fax:
E-post: [email protected]
Bruk av bedriftshelsetjenesten
Tittel
Opprettet
Dokumentnummer
Revisjonsnummer
Godkjent av
Bruk av bedriftshelsetjenesten
10.05.2011
Utskrift foretatt 10.04.2013
Avdeling
Type
Sist revidert
Sist revidert av
Kategori
Side 12 av 45
Ingen avdeling valgt
instruks
www.hmskontoret.no
NORSK BIBLIOTEK TRANSPORT AS
PB 204
0612 Oslo
Orgnr: 984704828
Tlf: 23140325
Fax:
E-post: [email protected]
Hvordan bruke bedriftshelsetjenesten
Virksomheten betaler for de tjenestene bedriftshelsetjenesten (BHT) utfører, derfor er det viktig å sørge for at man får noe
igjen for kostnadene. Erfaring tilsier at samarbeidet mellom virksomhetene - særlig de små - og bedriftshelsetjenesten i
mange tilfeller ikke fungerer som forutsatt.
Virksomheten må skaffe seg kunnskap om hva bedriftshelsetjenesten etter forskriften skal gjøre av oppgaver, og gi
tilbakemelding dersom tjenestene ikke er i samsvar med bestillingen.
Den enkelte virksomhet skal skaffe seg bedriftshelsetjeneste ut fra de arbeidsmiljøforhold som finnes i virksomheten.
Bemanning og innhold i tjenesten må altså tilpasses den enkelte virksomhets behov. BHT skal ha kompetanse innen
forebyggende arbeidsmiljøarbeid og aktuelle arbeidsmiljøforhold, og være godt kjent i virksomheten.
Det bør opprettes en kontrakt mellom virksomheten og BHT. Denne kontrakten bør ta utgangspunkt i forskriften og
beskrive hvilke oppgaver BHT skal utføre.
Instruks for bedriftshelsetjenesten
Formål
BHT skal bistå vår bedrift i det forebyggende HMS-arbeidet, følge opp arbeidstakernes helse i forhold til
arbeidssituasjonen og bidra till å skape trygge og helsefremmende arbeidsforhold.
BHT skal bistå arbeidsgiver, arbeidstakerne, arbeidsmiljøutvalg og verneombud i arbeidet med å nå HMS-målet vedvår
bedrift. BHT skal bistå med oppgaver i det omfang som vår bedrift har behov for,
og som er definert i vår plan for bruk av BHT.
Grunnlag
Lovgrunnlaget for at vi skal ha en bedriftshelsetjeneste er:
1. Arbeidsmiljøloven§3-3 krever at arbeidsgiver i spesifikke bransjer skal knytte seg til en bedriftshelsetjeneste som er
godkjent av Arbeidstilsynet.
2. Forskrift om at arbeidsgivers bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste og om godkjenning av bedriftshelsetjeneste.
Organisatorisk plassering
Selv om BHT primært skal arbeide forebyggende, vil den motta informasjon om den enkelte arbeidstakers helse uten at
det foreligger an behandlingssituasjon. Helsepersonell i BHTT
har de samme rettigheter og plikter som anet helsepersonell, og arbeidstakerne har de samme pasientrettigheter som
andre pasienter. Dette innebærer blant annet at helsepersonell i
BHT har taushetsplikt og journalplikt i henhold til Lov om helsepersonell m.v. Og Pasientjournalforskriften.
Dersom BHT får kjennskap til faktorer i arbeidsmiljøet som antas å ha hatt en negativ virkning på ansattes helse, skal BHT
be om samtykke fra den opplysningene handler om,
til å gi informasjonen videre til relevant og ansvarlig mottaker hos oss. Disse opplysningene skal anonymiseres og være på
gruppenivå.
Oppgaver
BHTs oppgaver på årsbasis framkommmer i vår plan for bruk av BHT. BHT stiller med en representant i AMU. Rolle skal
være rådgivende og uten stemmerett i utvalget. Arbeidsgiver skal sørge for
at bedriftshelsetjenesten bistår ved henvendelse fra arbeidstaker, verneombud og arbeidsmiljøutvalg.
Utskrift foretatt 10.04.2013
Side 13 av 45
www.hmskontoret.no
NORSK BIBLIOTEK TRANSPORT AS
PB 204
0612 Oslo
Orgnr: 984704828
Tlf: 23140325
Fax:
E-post: [email protected]
E-post
Tittel
Opprettet
Dokumentnummer
Revisjonsnummer
Godkjent av
E-post
05.06.2007
1
Avdeling
Type
Sist revidert
Sist revidert av
Kategori
Ingen avdeling valgt
instruks
Denne instruksen er ment som en veiledning til skikk og bruk rundt bruk av e-post, ikke en brukerveiledning. Instruksen
omfatter sending og lesing av jobbrelatert e-post. Husk at du på e-post, som i alle andre sammenhenger representerer
firmaet. Det er ikke tillatt å bruke jobb e-post til private foremål.
Sending av e-post:
Bruk feltet “emne/tittel” til å gi meldingen en kort, men informativ overskrift. På denne måten kan mottakeren
prioritere saken riktig.
Presentér den viktigste informasjonen først i e-postmeldingen. Vær kort og konsis. Forestill deg hvordan
mottakeren, i en stresset hverdag, vil oppfatte hovedinnholdet i meldingen.
Det er viktig at du bruker enkelt språk, korte avsnitt og blanke linjer mellom avsnitt. På denne måten blir det
oversiktlig og lett å forstå for mottakeren. Unngå overdreven bruk av store bokstaver, farget tekst eller utropstegn!!!!
Din hensikt med dette kan lett feiltolkes av mottakeren.
Gjør det til en vane alltid å lese gjennom hele meldingen før du sender den. Sjekk spesielt at vedlegg som du
refererer til er med i meldingen.
Vær spesielt varsom med å sende meldinger hvis du er opprørt eller irritert. Husk at e-postmeldinger er 'evige' og
bør tåle dagens lys uansett sammenheng.
Legg deg til en rutine hvor du jevnlig rydder og sletter meldinger i ‘Innboks’ og ’Utboks’.
Det er ikke tillatt å uforme egne signaturer på utgående e-post. Du skal bruke standard bunntekst fra firma.
God forvaltningsskikk tilsier at det alltid fremgår hvem som får kopi av e-post. Blindkopi (skjult kopiadressat) bør
derfor kun brukes internt i virksomheten.
Videresending av jobbrelatert e-post til private adresser er ikke tillatt.
Lesing av e-post:
All e-post skal normalt besvares innen 24 timer i virkedager. Om det er en sak som vil ta lenger tid å få klarhet i, skal
avsender få beskjed om dette.
Det er ikke tilltatt å lese andres e-post, hvis ikke det finnes avtale på dette. Avtaler skal lages for hvem som
kontrollerer e-post ved sykefravær, ferie osv.
Ledelsen vil aldri lese ansattes e-post uten å ha fått tilltatelse til dette av den ansatte.
Ved gjentatte uønskede henvendelser på e-post, kontakt systemansvarlig for sperring av avsender.
Utskrift foretatt 10.04.2013
Side 14 av 45
www.hmskontoret.no
NORSK BIBLIOTEK TRANSPORT AS
PB 204
0612 Oslo
Orgnr: 984704828
Tlf: 23140325
Fax:
E-post: [email protected]
Garderober og toaletter
Tittel
Opprettet
Dokumentnummer
Revisjonsnummer
Godkjent av
Garderober og toaletter
05.06.2007
1
Avdeling
Type
Sist revidert
Sist revidert av
Kategori
Ingen avdeling valgt
prosedyre
Hensikt
Sikre at garderober og toaletter holder en høy hygienisk standard.
Ansvar
<<Ansvarsperson>> er ansvarlig for at garderober holder standarden beskrevet i denne prosedyre.
<<Ansvarsperson>> er ansvarlig for at toalettene holder standarden beskrevet i denne prosedyre.
Utførelse
Garderober og toaletter skal kun være tilgjengelige for personalet, med mindre annet er hygienisk forsvarlig. Garderober
og toaletter skal være ryddige og rene, siden de er aktuelle steder for overføring av smittestoffer som spres med mat. For
å unngå dette, er det viktig å begrense tilgangen til personalets garderober og toaletter. Som hovedregel må de ikke være
tilgjengelige for andre, og ikke brukes av gjester eller kunder.
Spesielt for Garderober
Lokalene skal ha tilgjengelig tilstrekkelig garderobeplass for personalet. Ved behov skal det være dusjmuligheter i
forbindelse med garderoben.
Garderobene skal som hovedregel være en del av virksomhetens lokaler. De bør ha god plass, gjerne med egne
garderobeskap. Rent arbeidstøy bør holdes godt adskilt fra privat tøy og brukt arbeidstøy, slik at det beskyttes mot
forurensninger.
Spesielt for Toaletter
Lokalene skal ha tilgjengelig et tilstrekkelig antall toaletter. Disse skal ikke være direkte forbundet med lokaler der
næringsmidler håndteres.
Toalettene skal som hovedregel være en del av virksomhetens lokaler. De bør ha tilknytning til avløp eller septiktank, men
kan være biologiske når det er gode praktiske grunner for dette. Er toalettene i tilknytning til lokaler der det håndteres
matvarer, bør de ha en mellomgang. Er toalettene i tilknytning til garderoben, kan garderoben ha dør direkte inn til lokaler
der det håndteres matvarer, dersom toalettet er adskilt fra garderoben.
Utskrift foretatt 10.04.2013
Side 15 av 45
www.hmskontoret.no
NORSK BIBLIOTEK TRANSPORT AS
PB 204
0612 Oslo
Orgnr: 984704828
Tlf: 23140325
Fax:
E-post: [email protected]
Gjennomføring av vernerunder
Tittel
Opprettet
Dokumentnummer
Revisjonsnummer
Godkjent av
Gjennomføring av vernerunder
04.09.2012
Utskrift foretatt 10.04.2013
Avdeling
Type
Sist revidert
Sist revidert av
Kategori
Side 16 av 45
Ingen avdeling valgt
instruks
04.09.2012
www.hmskontoret.no
NORSK BIBLIOTEK TRANSPORT AS
PB 204
0612 Oslo
Orgnr: 984704828
Tlf: 23140325
Fax:
E-post: [email protected]
Hensikt / ansvar
En vernerunde er en fysisk inspeksjon som kan legges opp på mange måter.
Hensikten med en vernerunde er å hente informasjon til bruk i HMS- og Internkontrollarbeidet. I forbindelse med
risikokartlegging hvor vi trenger mange typer informasjon for å finne problemer, farer og utfordringer - inngår vernerunder
som en viktig del.
Krav i lov og forskrift hjemler ikke konkret vernerunder, men det bidrar til at vi får et godt bilde av det som foregår i vår
virksomhet. Man kan finne avvik, få innsyn i nye risikofaktorer, og det involverer mange ansatte og skaper engasjement.
På denne måten bidrar vernerunden til å oppfylle flere krav i lovverket.
Vernerunden er en systematisk kartlegging av det fysiske arbeidsmiljøet i et verneområde. I tillegg til vernerunder benyttes
også verktøy som medarbeidersamtaler og medarbeiderundersøkelsen til hjelp i å kartlegge arbeidsmiljøet.
Det er avdelings-/enhetsledelsen som er ansvarlig for planlegging, gjennomføring og oppfølging av vernerunder i den
enkelte avdeling. Selve gjennomføringen kan øverste leder ved avdelingen delegere til andre.
Verneombudet i avdelingen skal delta i dette arbeidet.
Planlegging / Gjennomføring / Etterarbeid / Oppfølging
Vernerunden ved gjennomføres på følgende måte:
Planlegging:
Ledelsen fastsetter i samråd med verneombudet tidspunktet for gjennomføring av vernerunden.
I forkant av selve vernerunden har leder og verneombud et møte der avvik/gjennomførte tiltak fra forrige vernerunde
gjennomgås og vurderer om evt. tiltak som ikke er gjennomført settes på aktivitetsplan for påfølgende år.
Ledelsen, sammen med vernetjenesten, avgjør hvor ofte man skal gjennomføre vernerunder. Risikoforholdene i
bedriften avgjør dette.
Gjennomføring:
Ledelsen og verneombudet gjennomfører den fysiske vernerunden med sjekkliste fra systemet IK-HMS. De ulike malene
hentes opp fra "Hendelsesregister" --> "Vernerunde".
Etterarbeid:
Etter vernerunden kan man gjennomføre et oppsummeringsmøte der avvikene blir gjennomgått for å sikre at alle
observasjoner er registrert.
Etter samråd med verneombudet avgjør ledelsen hvilke tiltak som skal prioriteres og settes på aktivitetsplan for
påfølgende år. Øvrige tiltak må vurderes og evt. settes på aktivitetsplan på et senere tidspunkt.
Enkle tiltak, som ligger innenfor avdelingens budsjettramme, bør løses umiddelbart.
Øvrige tiltak av mer omfattende karakter, og som ligger utenfor avdelingens budsjettramme og/eller som krever
ressurser fra andre må tas opp/avklares med øvrige enheter før de evt. settes på aktivitetsplan.
Enhetene i bidrar (innenfor sine rammer) til at avdelinger/enheter får informasjon og bistand til at prioriterte tiltak blir
iverksatt.
Når planlagte tiltak i aktivitetsplan er skissert informeres medarbeidere i egen avdeling/enhet.
Oppfølging:
Ledelsen har ansvar for å følge opp at tiltak blir iversatt.
Etter hvert som tiltakene blir utført registreres dette i aktivitetsplan.
Det er viktig å oppdatere verneombud om status i aktivitetsplan.
Utskrift foretatt 10.04.2013
Side 17 av 45
www.hmskontoret.no
NORSK BIBLIOTEK TRANSPORT AS
PB 204
0612 Oslo
Orgnr: 984704828
Tlf: 23140325
Fax:
E-post: [email protected]
Grunnleggende førstehjelp
Tittel
Opprettet
Dokumentnummer
Revisjonsnummer
Godkjent av
Grunnleggende førstehjelp
24.09.2009
1
Utskrift foretatt 10.04.2013
Avdeling
Type
Sist revidert
Sist revidert av
Kategori
Side 18 av 45
Ingen avdeling valgt
instruks
www.hmskontoret.no
NORSK BIBLIOTEK TRANSPORT AS
PB 204
0612 Oslo
Orgnr: 984704828
Tlf: 23140325
Fax:
E-post: [email protected]
Pasienten puster ikke
1.
2.
3.
4.
5.
Legg pasienten på rygg (hvis mulig)
Bøy hodet forsiktig bakover, løft kjeven
Fjerne eventuelle fremmedlegemer i munnen
Puster pasienten, vent 1 minutt før pasienten legges i sideleie-ring 113
Puster ikke pasienten? Ring 113- start med hjerte/ lungeredning
Hjerte-/lungeredning (voksne)
1. Plasser hendende midt mellom brystvortene til pasienten
2. Start med 30 brystkompresjoner
3. Klem for nesen. Gi 2 innblåsninger
- Blås luft i pasienten slik at brystkassen hever seg
- Se at brystkassen senker seg igjen
4. Fortsett i forhold 30:2 til pasienten puster selv, eller til det kommer hjelp
Stans av blødninger
1. Finn det blødende stedet
2. Trykk med fingrene direkte i såret (bruk hansker)
3. Hev det blødende sted. Legg på en trykkbandasje, med trykket fra en liten gjenstand rett over blødningen
Generell undersøkelse av pasient
1. Se på:
- hudfarge
- ytre skader
- generelt
2. Snakk med:
- bevissthet
- smerter
- opplysninger generelt
3. Ta på:
- puster/puster ikke
- reaksjon på berøring
- hud, varm/kald, tørr/klam
- skader?
Sirkulasjonssvikt
En pasient som har vært utsatt for en ulykke, kan få sirkulasjonssvikt. Dette er en tilstand hvor det ikke kommer nok blod
rundt i kroppen. Symptomer kan være: Blek og klam hud, hurtig puls, hurtig åndedrett, tørste.
Behandling:
1.
2.
3.
4.
Stans eventuelle blødninger
Legg pasient flatt, og hev beina
Gi aldri noe å drikke
Ring 113, hold pasienten rolig og varm
Opptreden på skadestedet
1.
2.
3.
4.
Ta ledelsen
Sikre skadestedet
Få oversikt
Utføre livreddende førstehjelp
Utskrift foretatt 10.04.2013
Varsling 113
1. Hvem ringer?
2. Hva har skjedd?
3. Hvor har det skjedd?
Side 19 av 45
www.hmskontoret.no
NORSK BIBLIOTEK TRANSPORT AS
PB 204
0612 Oslo
Orgnr: 984704828
Tlf: 23140325
Fax:
E-post: [email protected]
HMS Mål
Tittel
Opprettet
Dokumentnummer
Revisjonsnummer
Godkjent av
HMS Mål
05.02.2013
Lars Sandbakken
Avdeling
Type
Sist revidert
Sist revidert av
Kategori
Ingen avdeling valgt
instruks
05.02.2013
Lars Sandbakken
OVERORDNET HMS MÅLSETTING
Våre aktiviteter skal gjennomføres på en forsvarlig, organisert og sikker måte, slik at
menneskers liv og helse, det ytre og indre miljø, samt materielle verdier ivaretas og ikke
påføres skade.
Det er et mål for Norsk Bibliotek Transport AS at helse, miljø og sikkerhet blir en integrert del av vår
forretningsvirksomhet. Ulykker kan forebygges, og vi tror på at null uhell er oppnåelig. Det er
dette målet vi jobber mot.
Overordnede målsettinger i dette arbeidet er å:
1. opprettholde godt fysisk og psykisk arbeidsmiljø for alle medarbeidere
2. ta ansvar for egen og andres sikkerhet
3. arbeide systematisk for å forstå og styre risiko, ved å integrerer HMS i planlegging, organisering,
utførelse, kontroll og vedlikehold på alle nivå
4. sette realistiske, målbare og oppnåelige HMS-mål for virksomheten
5. bestrebe oss på å velge / finne de produkter / prosesser som har minst skadevirkninger /
konsekvenser for det ytre miljø, så vel som for våre medarbeideres helse og sikkerhet
6. aktivt forebygge skader og yrkessykdommer blant våre medarbeidere
7. videreutvikle kunnskaper, ferdigheter og holdninger hos den enkelte for å motivere og stimulere til
aktivt å påvirke forbedringer av sikkerhet og arbeidsmiljø på arbeidsplassen
8. forebygge uønskede hendelser på våre arbeidsplasser
9. vedlikeholde arbeidsutstyr, elektriske anlegg/verktøy etc. i henhold til gjeldende myndighetskrav
10. utnytte ressursene, minimalisere vårt energiforbruk og vår avfallsproduksjon så langt som mulig.
11. tilrettelegge for sosialt samvær ved ulike typer arrangementer
12. det skal arbeides aktivt med kursing av sjåfører på økokjøring, samt at biler som kjøpes inn skal ha lavt utslipp
/ forbruk.
Utskrift foretatt 10.04.2013
Side 20 av 45
www.hmskontoret.no
NORSK BIBLIOTEK TRANSPORT AS
PB 204
0612 Oslo
Orgnr: 984704828
Tlf: 23140325
Fax:
E-post: [email protected]
Hvordan opptre ved truende situasjoner
Tittel
Opprettet
Dokumentnummer
Revisjonsnummer
Godkjent av
Hvordan opptre ved truende situasjoner
10.05.2011
Avdeling
Type
Sist revidert
Sist revidert av
Kategori
Ingen avdeling valgt
instruks
10.05.2011
Ti gode råd dersom noen opptrer truende
Opptre rolig
Lytt og vær observant
Vær aktiv - ta initiativ
Forklar tydelig hva som er mulig og hva som ikke kan la seg gjøre
Bruk et enkelt språk og vær konkret
Vær hjelpsom
Vær ikke dominerende eller underkastende
Hold en passende avstand
Tenk på vedkommendes selvbilde og opplevelse av kontroll over situasjonen
Ta deg god tid og ikke gjør noe overilt
Utskrift foretatt 10.04.2013
Side 21 av 45
www.hmskontoret.no
NORSK BIBLIOTEK TRANSPORT AS
PB 204
0612 Oslo
Orgnr: 984704828
Tlf: 23140325
Fax:
E-post: [email protected]
Innkjøp av næringsmidler
Tittel
Opprettet
Dokumentnummer
Revisjonsnummer
Godkjent av
Innkjøp av næringsmidler
09.05.2007
1
Avdeling
Type
Sist revidert
Sist revidert av
Kategori
Ingen avdeling valgt
prosedyre
Hensikt:
Sikre at innkjøpte næringsmidler er av god kvalitet med hensyn til bakterieflora og annen kvalitet.
Ansvarlig:
<<Ansvarsperson>> er ansvarlig for at innkjøpene følger reglene fra denne prosedyre.
Utførelse:
Innkjøp skal kun gjøres fra annerkjente leverandører vi har innkjøpsavtale med. Det er en forutsetning at alle våre
leverandører har internkontroll.
Koke og steketemperaturer brukt under behandling av "ferdigvarer" av fjærkre eller eggprodukter skal være spesifisert i
innkjøpsavtale med leverandører av slike produkter.
Avtalt steke og koketemperatur skal være kontrollert av leverandøren.
Innkjøpte "ferdigvarer" skal være påført holdbarhetsdato, som også viser til dato for produksjon/pakking.
Utskrift foretatt 10.04.2013
Side 22 av 45
www.hmskontoret.no
NORSK BIBLIOTEK TRANSPORT AS
PB 204
0612 Oslo
Orgnr: 984704828
Tlf: 23140325
Fax:
E-post: [email protected]
Intern revisjon av HMS-systemet
Tittel
Opprettet
Dokumentnummer
Revisjonsnummer
Godkjent av
Intern revisjon av HMS-systemet
01.06.2010
Avdeling
Type
Sist revidert
Sist revidert av
Kategori
Ingen avdeling valgt
instruks
01.06.2010
Hensikt / Målsetting
Sikre at HMS systemet / håndboka er etablert og oppdatert, at det finnes nødvendige instrukser, rutiner og prosedyrer som
tilfredsstiller kravene i gjeldene lover og forskrifter og at de etterleves i praksis.
Målgruppe
Styret, daglig leder og alle deltakere i revisjonsgruppen.
Ansvar
Daglig leder har ansvar for at denne prosedyren gjennomføres en gang i året.
Gjennomføring
Daglig leder oppnevner revisjonsgruppe.
Revisjonsgruppen kan bestå av systemansvarlig, verneombud og andre ansatte som er viktige for en god revisjon.
Det oppnevnes leder for revisjonsgruppen.
Revisjonsgruppen planlegger og forbereder revisjonen.
Gruppen skal påse at det eksisterende HMS systemet fungerer.
Kontrollere om det har vært endringer med konsekvenser for hvilke lover og forskrifter som gjelder eller er opphevet.
Revisjonsgruppen bruker egen sjekkliste for revisjon under \"Min bedrift\" i HMS systemet
Oppfølging av revisjonen
Daglig leder er ansvarlig for oppfølging av de avvik og anbefalinger som er dokumentert i revisjonsrapporten.
Korrigerende tiltak skal verifiseres og avviket korrigeres innen den tidsfrist som revisjonen har satt.
Verifisering skjer ved at det rapporteres at avviket er korrigert på fullgod måte.
Det må være full sporbarhet i dokumentasjonen når det gjelder verifisering av korrigerende tiltak.
Bedriften skal vedlikeholde et register over status for avvik og korrigerende tiltak fra revisjonene.
Annet
Revisjonsrapporten skal arkiveres i minimum 5 år
Utskrift foretatt 10.04.2013
Side 23 av 45
www.hmskontoret.no
NORSK BIBLIOTEK TRANSPORT AS
PB 204
0612 Oslo
Orgnr: 984704828
Tlf: 23140325
Fax:
E-post: [email protected]
Intern varsling
Tittel
Opprettet
Dokumentnummer
Revisjonsnummer
Godkjent av
Intern varsling
19.05.2008
1
Avdeling
Type
Sist revidert
Sist revidert av
Kategori
Ingen avdeling valgt
instruks
Generelt om varsling
Å varsle er å si ifra om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen.
Det er ønsket at alle ansatte varsler om kritikkverdige forhold. Følgende rutiner legges til grunn for varsling i vår bedrift. For
å unngå at arbeidsgiver og virksomheten skades unødig bør den ansatte derfor velge en forsvarlig fremgangsmåte ved
varslingen.
Varslingsrutine
Varselet skal leveres nærmeste overordnet leder eller tillitsvalgt/verneombud.
Varslerens identitet er en fortrolig opplysning.
Arbeidsgiver ønsker at varselet skal underskrives med navn. Da kan arbeidsgiver
innhente ytterligere opplysninger fra varsler og gi tilbakemelding til varsleren om
hva som gjøres med forholdet. Du kan likevel velge å varsle anonymt.
Du vil få tilbakemelding innen XX dager om hva som skjer med saken du har varslet om.
Utskrift foretatt 10.04.2013
Side 24 av 45
www.hmskontoret.no
NORSK BIBLIOTEK TRANSPORT AS
PB 204
0612 Oslo
Orgnr: 984704828
Tlf: 23140325
Fax:
E-post: [email protected]
Kontroll av elektriske anlegg
Tittel
Opprettet
Dokumentnummer
Revisjonsnummer
Godkjent av
Kontroll av elektriske anlegg
04.10.2012
Avdeling
Type
Sist revidert
Sist revidert av
Kategori
Ingen avdeling valgt
instruks
Hensikt:
Sørge for en god standard og funksjonalitet på elektriske anlegg, og dermed begrense risiko for avvik/uønskede
hendelser.
Ansvarlig:
Daglig leder er ansvarlig for vedlikehold av denne instruks og informasjon til de ansatte.
Daglig kontroll:
Alle ansatte har et ansvar om å si ifra dersom de ser åpenbare feil ved det elektriske anlegget. Feil rapporteres til daglig
leder.
Rutinemessig kontroll
Det skal gjennomføres enkel kontroll av elektrisk anlegg og utstyr.
Kontrollen kan gjennomføres av personell uten elektrofaglig kompetanse.
Kontrollen skal gjennomføres to ganger i året i forbindelse med vernerunde.
For gjennomføring av tilsynet / Vernerunden benyttes vernerundeskjemaet "tilsyn med elektriske anlegg" under
Hendelsesregister -> Vernerunde(mal)
Avvik rapporteres til daglig leder som er ansvarlig for å føre avvik og sørge for utbedring.
Reparasjoner som krever fagkompetanse skal utføres av personell som har den nødvendige utdanning / sertifikat.
Annet
Tilsyn med elektriske anlegg utføres av daglig leder.
Dersom virksomheten leier lokalene, skal det være definert hvem som har ansvar for utbedring av eventuelle feil/ mangler
mellom leietaker og huseier. Det bør fremkomme tydelig hvor ansvarsområdet slutter og begynner.
Utskrift foretatt 10.04.2013
Side 25 av 45
www.hmskontoret.no
NORSK BIBLIOTEK TRANSPORT AS
PB 204
0612 Oslo
Orgnr: 984704828
Tlf: 23140325
Fax:
E-post: [email protected]
Maskiner og kjøretøy
Tittel
Opprettet
Dokumentnummer
Revisjonsnummer
Godkjent av
Maskiner og kjøretøy
04.07.2006
1
Avdeling
Type
Sist revidert
Sist revidert av
Kategori
Ingen avdeling valgt
instruks
Generelt
Denne instruks gjelder alle førere/brukere av maskiner/kjøretøy
Alle førere skal ha godkjent sertifikat eller være i en godkjent opplæringsprosess dersom maskinen krever det
Påbudt verneutstyr skal alltid benyttes. Sjekk om det stilles særskilte krav til dette på det enkelte oppdrag/prosjekt
Alle førere/brukere av maskiner, biler o.a. motorredskap skal hver dag før start av motor:
Kontroller at vedlikeholdsrutiner er fulgt
Kontrollere oljenivåer (se evt maskinen/kjøretøyets instruksjonsbok) og evt etterfylle
Kontrollere vannmengden i kjølesystem og evt etterfylle. Husk evt frostvæske. Påse at luftavkjølte maskiner får
tilstrekkelig lufttilgang
Se etter om det er oljesøl, vannsøl (kjølevann) på bakken som kan skyldes lekkasjer på maskinen
Kontrollere at kraner, spaker, hendler eller lignende står i rett stilling før start
Umiddelbart etter start av motor:
Oljenivåer kontrolleres med varmkjørt motor (se evt maskinen/kjøretøyets instruksjonsbok) og evt etterfylles
Kontroller at alle instrument viser riktig trykk og temperatur
Lytt etter unormale lyder som kan indikere evt feil
Før igangkjøring, oppstart av arbeid:
Kontroller at alt er i forskriftsmessig stand
Påse at sertifiseringsdokumenter, tillatelser o.a. nødvendig dokumentasjon er i orden og følger maskin/kjøretøy
Sørg for at det er fri sikt fra førerplass
Påse at lufttrykket i dekkene er korrekt
Påse at personer er på forsvarlig avstand. NB! Lastebilsjåfører og førere av andre store kjøretøy skal alltid gå en
ekstra runde rundt kjøretøyet før igangkjøring, for å forvisse seg om at ingen personer er i faretruende nærhet!
Påse at nødvendig redskap for sikring av last er på plass, at nødvendig løfteredskap medfølger og er kontrollert og
godkjent (sertifisert). Husk evt presenninger eller lignende for tildekking av last. Påse også at nødvendig redskap for
å sikre kjøretøy, så som kjettinger eller lignende er på plass og/eller påmontert dersom forholdene tilsier dette
NB! Der hvor egne instrukser for de enkelte typer maskiner/kjøretøy finnes skal også disse følges!
Utskrift foretatt 10.04.2013
Side 26 av 45
www.hmskontoret.no
NORSK BIBLIOTEK TRANSPORT AS
PB 204
0612 Oslo
Orgnr: 984704828
Tlf: 23140325
Fax:
E-post: [email protected]
Medarbeidersamtaler
Tittel
Opprettet
Dokumentnummer
Revisjonsnummer
Godkjent av
Medarbeidersamtaler
04.10.2012
Avdeling
Type
Sist revidert
Sist revidert av
Kategori
Ingen avdeling valgt
instruks
Formålet med medarbeidersamtaler
Avklare ansvars- og myndighetsområder for stillingen
Avklare forventninger og stillingskrav
Klargjøre mål
Avdekke behov for og forslag til forbedring av rutiner, metoder, systemer
Kartlegge spesielle behov for kompetanseoppbygging
Klarlegge ønsker/behov for den ansattes utvikling / karriere
Avdekke behov for arbeidsmiljøtiltak
Formålet med medarbeidersamtaler kan være flere. Medarbeidersamtalen kan brukes til å informere om virksomhetens
strategi for kommende år og på det grunnlag drøfte resultatmål for den enkelte, oppgaver, utviklingstiltak mv. Behandling
av problemstillinger og spørsmål som tas opp i en medarbeidersamtale bør invitere til at både arbeidsgiver og medarbeider
kan kommentere arbeidssituasjon, oppgaver, egen rolle mv.
Med utgangspunkt i en virksomhetsplan hvor mål for organisasjonen og dennes oppgaver, vil hver enkelt medarbeider ha
en rolle som skal fylles. Det er således i forhold til organisasjonens oppgaver, strategi og prioriteringer den enkelte
medarbeider kan endre oppgaver, har behov for kompetansehevende tiltak, mulighet til å utvikle/ bedre utnytte egne evner
mv. Medarbeidersamtalen bør således omfatte forhold relatert til organisasjonen, medarbeideren og lederen.
Med fokus på organisasjonen
Presentasjon av organisasjonens målsettinger/ kommende arbeidsmål
Strategi og prioriteringer, herunder behov for kompetanse (fremtiden) for å gjennomføre organisasjonens
overordnede mål
Tiltak for oppfølgning
Med fokus på medarbeideren
Samtalen bør gi den ansatte anledning til å presentere eget syn på:
Oppgaver, prioriteringer
Egen innsats, forbedringsmuligheter og forutsetninger for virkeliggjøring
Hvordan positive arbeidsmåter, resultater mv kan opprettholdes og forsterkes
Hva medarbeideren ønsker å gjøre mer/ mindre av
Hva er forutsetningene for å nå målene for både leder og medarbeider
Med fokus på lederen
Være åpen om forventninger til samtalen
Oppsummering fra forrige møte
Bidra til å avklare egen rolle, forventninger mv
Gi konkret tilbakemelding på det som tidligere er gjort
Gi konkret tilbakemelding på det som er sagt
Gi signaler mht organisasjonens tanker om utført og kommende oppgaver og planer for vedkommende
(kompetanseutvikling/ progresjon mht lønn/stilling mv)
Hvordan strukturere en medarbeidersamtale
Samtalen bør struktureres slik at ett og ett tema behandles. Eksempelvis bør diskusjonen relatert til oppgaver,
prioriteringer og fordeling av oppgaver i organisasjonen behandles uavhengig av gjennomgangen av den enkeltes
Utskrift foretatt 10.04.2013
Side 27 av 45
www.hmskontoret.no
NORSK BIBLIOTEK TRANSPORT AS
PB 204
0612 Oslo
Orgnr: 984704828
Tlf: 23140325
Fax:
E-post: [email protected]
arbeidssituasjon, forbedringspotensialet, ønskede endringer mv. Først når den oppgaver, prioriteringer, prosess for
gjennomføring og mål, samt den enkeltes medarbeiders arbeidssituasjon, kapasitet og kompetanse er klarlagt er det
grunnlag for å vurdere hva den enkelte trenger av økt kompetanse, annen oppfølgning, evt at det avklares at
vedkommende har ledig kapasitet, bruker sine evner lite på den han hun er best til mv.
Oppsummeringen bør utarbeides i fellesskap. I denne avsluttende fasen av samtalen kan man se oppgaver, løsninger og
individuelle forhold samt arbeidssituasjonen i sammenheng.
Forutsetninger for å lykkes
Ledelsesansvar: tilrettelegging, gjennomføring og oppfølging
Aksept: Forankring i toppledelse, opplegg og rammer utarbeidet i samarbeid ledelse/tillitsvalgte
Obligatorisk: skal gjennomføres for alle. Starte på toppen.
Gjensidig respekt og tillit
Sett av tilstrekkelig tid for samtalene
Godt system: for opplæring, tilrettelegging, gjennomføring og oppfølging
Brukes aktivt som et ledelsesverktøy. Integreres i virksomhetens strategiske arbeid.
Mål, resultatforventninger og budsjetter er kjent og akseptert på forhånd.
Det kan være en fordel om samtalene skjer utenfor egne kontorer/ møterom - om ikke nødvendigvis utenfor huset.
Utskrift foretatt 10.04.2013
Side 28 av 45
www.hmskontoret.no
NORSK BIBLIOTEK TRANSPORT AS
PB 204
0612 Oslo
Orgnr: 984704828
Tlf: 23140325
Fax:
E-post: [email protected]
Oppfølging sykemeldte
Tittel
Opprettet
Dokumentnummer
Revisjonsnummer
Godkjent av
Oppfølging sykemeldte
04.10.2012
Avdeling
Type
Sist revidert
Sist revidert av
Kategori
Ingen avdeling valgt
instruks
Arbeidsgivers ansvar for forebygging
legge til rette slik at arbeidstakere fungerer i arbeidslivet
gjennomføre et systematisk helse-, miljø og sikkerhetsarbeid
forebygge utstøting og arbeidsrelatert sykdom
sørge for tiltak som hindrer at ansatte pådrar seg helseproblemer på grunn av jobben sin
legge til rette for at arbeidstakere med ulike helseforutsetninger kan fortsette arbeidet
Arbeidsgivers plikter når arbeidstakere blir sykemeldte
Arbeidsgiver kan ikke overlate ansvaret for sykefraværsoppfølging til andre aktører, men kan delegere den
praktiske oppfølgningen til personalavdelingen. Arbeidsgiver skal sørge for kontinuerlig oppfølging av sykmeldte
ved hjelp av følgende tiltak:
Oppfølgingsplan skal være utarbeidet etter 4 uker
Dialogmøte etter 7 uker
Vurdering av bedriftsintern attføring
Hensyn når arbeidstaker kommer tilbake til jobb
Delta på dialogmøte arrangert av NAV etter senest seks måneder
Oppfølgingsplan skal være utarbeidet senest etter 4 uker
Arbeidet med oppfølgingsplan skal starte så tidlig som mulig, og planen skal være utarbeidet senest når arbeidstaker har
vært helt eller delvis borte fra arbeidet i fire uker. Arbeidsgiver skal i dialog med arbeidstaker ha utarbeidet en
oppfølgingsplan med vurdering av eventuelle behov for tilrettelegging, med mindre dette er åpenbart unødvendig. *
Oppfølgingsplanen skal sendes til arbeidstakerens sykmelder.
Mal for oppfølgingsplan ligger i systemet IK-HMS.
Dialogmøte etter 7 uker
Når arbeidstaker ikke er i arbeidsrelatert aktivitet etter 7 uker, skal det – med mindre det er åpenbart unødvendig * – være
en dialog mellom arbeidstaker og arbeidsgiver. Hensikten med møtet er å sørge for en bedre samhandling slik at alternativ
til sykemelding blir vurdert. Sykmelder skal delta i møtet, med mindre arbeidstaker ikke ønsker det eller det ikke anses
hensiktsmessig. Møtet kan eventuelt avholdes på sykmelders kontor, eller det kan avtales et telefonmøte.
Sende rapport til NAV innen 9 uker
Innen 9 uker skal du uoppfordret sende rapporteringsskjema og oppfølgingsplanen med informasjon om
oppfølgingsarbeidet til NAV.
Vurdering av bedriftsintern attføring
Arbeidsgiver skal sørge for at bedriftsinterne tiltak for attføring blir vurdert og utprøvd. NAV har virkemidler og tjenester
som kan være aktuelle i denne sammenheng. **
Hensyn når arbeidstaker kommer tilbake til jobb
Etter sykefravær er det viktig å forhindre at arbeidstakeren blir syk eller skadet igjen, ved å lære av erfaring og forebygge
bedre
Utskrift foretatt 10.04.2013
Side 29 av 45
www.hmskontoret.no
NORSK BIBLIOTEK TRANSPORT AS
PB 204
0612 Oslo
Orgnr: 984704828
Tlf: 23140325
Fax:
E-post: [email protected]
Deltakelse på dialogmøte arrangert av NAV etter senest seks måneder
NAV arrangerer et dialogmøte mellom arbeidsgiver og arbeidstaker senest etter seks måneders sykmelding. NAV vil
sende ut invitasjon til arbeidstaker og arbeidsgiver senest 3 uker før møtet skal finne sted. Møtet kan eventuelt holdes på
arbeidsplassen der dette er praktisk mulig.
* Med åpenbart unødvendig menes for eksempel tilfeller der det er klart at arbeidstaker kan komme tilbake til jobb uten
tilrettelegging, eller når arbeidstaker høyst sannsynlig ikke vil være i stand til å komme tilbake i arbeid.
** Se www.nav.no for mer informasjon om dette
Utskrift foretatt 10.04.2013
Side 30 av 45
www.hmskontoret.no
NORSK BIBLIOTEK TRANSPORT AS
PB 204
0612 Oslo
Orgnr: 984704828
Tlf: 23140325
Fax:
E-post: [email protected]
Opplæringsinstruks
Tittel
Opprettet
Dokumentnummer
Revisjonsnummer
Godkjent av
Opplæringsinstruks
05.12.2006
Avdeling
Type
Sist revidert
Sist revidert av
Kategori
1
Ingen avdeling valgt
instruks
Ansvarshavende skal sørge for at alle ansatte får informasjon om
bruken av arbeidsutstyr
farer ved uregelmessigheter som kan oppstå
de forholdsregler som må tas på bakgrunn av erfaringer med bruk av arbeidsutstyret
De ansatte skal gjøres kjent med
farer de er utsatt for ved bruk av arbeidsutstyret
farer med årsak i arbeidsutstyr i nærheten
farer som skyldes endring av arbeidsutstyr i nærheten
Før ansatte kan benytte arbeidsutstyr / operere maskiner skal følgende punkter gjennomgås:
Arbeidsutstyrets konstruksjon og virkemåte
Start og stopp, herunder nødstoppbrytere
Påmontert ekstrautstyr
Påmontert verneutstyr (teknisk verneutstyr), personlig verneutstyr
Sikkerhetsmomenter ved generell bruk
Sikkerhetsmomenter ved spesiell bruk
Vedlikehold, brukskontroll
Bruksanvisning, instruksjonsbok
Sikkerhetsmessige erfaringer, risikovurderinger av gjeldende utstyr
Instruksen for vedkommende arbeidsoperasjon/gjeldende arbeidsutstyr
Utskrift foretatt 10.04.2013
Side 31 av 45
www.hmskontoret.no
NORSK BIBLIOTEK TRANSPORT AS
PB 204
0612 Oslo
Orgnr: 984704828
Tlf: 23140325
Fax:
E-post: [email protected]
Prosedyre for HMS styring
Tittel
Opprettet
Dokumentnummer
Revisjonsnummer
Godkjent av
Prosedyre for HMS styring
04.10.2012
Avdeling
Type
Sist revidert
Sist revidert av
Kategori
Ingen avdeling valgt
instruks
PUKK-hjulet
P - planlegge
U - utføre
K - kontrollere
K - korrigere
1. Planlegge
Kartlegge hvilke lovpålagte og andre krav innen HMS som virksomheten må etterleve
Fastsette ledelsens forpliktelser, virksomhetens politikk og mål
Gjennomføre risikovurderinger
Utarbeide planer for HMS-arbeidet
2. Utføre
Organisasjonsstuktur, ansvar og roller
Kompetanse og opplæring
Kommunikasjon
Drift
Oppfølging av leverandører
Dokumentasjon og dokumentstyring
Beredskap
3. Kontrollere
Avviksbehandling
Måling og overvåking
4. Korigere
Ledelsens gjennomgåelse
Kontinuerlig forbedring
Utskrift foretatt 10.04.2013
Side 32 av 45
www.hmskontoret.no
NORSK BIBLIOTEK TRANSPORT AS
PB 204
0612 Oslo
Orgnr: 984704828
Tlf: 23140325
Fax:
E-post: [email protected]
Prosedyre for varsling av kritikkverdige forhold
Tittel
Opprettet
Dokumentnummer
Revisjonsnummer
Godkjent av
Prosedyre for varsling av kritikkverdige forhold
04.10.2012
Avdeling
Type
Sist revidert
Sist revidert av
Kategori
Ingen avdeling valgt
prosedyre
Hensikt
Å sikre at forhold som er kritikkverdige, blir varlset på rett måte.
Målgruppe
Alle ansatte.
Ansvar
Arbeidsgiver.
Om varsling av kritikkverdige forhold
Beskrivelse
Arbeidsmiljølovens bestemmelser om varsling lovfester arbeidstakers rett til å varsle om kritikkverdige forhold i egen
virksomhet, og gir arbeidstaker som varsler vern mot gjengjeldelse. I enkelte forhold foreligger det også en varslingsplikt. I
tillegg pålegges alle arbeidsgivere å legge forholdene til rette for varsling i virksomhetene.
Formål
Varslingsreglene skal fremme åpenhet og bidra til å styrke ytringsfriheten i ansettelsesforhold. Åpenhet og god
kommunikasjon bidrar til at ansatte tør si fra om kritikkverdige forhold og til at problemer kan løses tidligst mulig og
nærmest der de oppstår. Dette er viktig for et godt arbeidsmiljø Det er i vår interesse at kritikkverdige forhold blir avdekket,
og varsling kan bidra til å redusere risikoen for at uønsket eller ulovlig praksis finner sted.
Omfang
Prosedyren gjelder for alle medarbeidere i bedriften. Den gjelder i tillegg for innleide konsulenter og annet innleid
personell.
Definisjoner
Å varsle er å si fra om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen. Med kritikkverdige forhold menes brudd på lover og
forskrifter, interne retningslinjer eller etiske normer, herunder:
korrupsjon og økonomisk kriminalitet
ukultur, ”triksing og fiksing”
uetiske handlinger
brudd på taushetsplikten
diskriminering
forhold som er til fare for liv eller helse (varslingsplikt)
trakassering eller diskriminering (varslingsplikt)
Listen er ikke uttømmende.
En varsler er en arbeidstaker som sier i fra til en person eller instans som kan gjøre noe med et begrunnet kritikkverdig
forhold på arbeidsplassen.
Mål
Utskrift foretatt 10.04.2013
Side 33 av 45
www.hmskontoret.no
NORSK BIBLIOTEK TRANSPORT AS
PB 204
0612 Oslo
Orgnr: 984704828
Tlf: 23140325
Fax:
E-post: [email protected]
Det skal være trygt å varsle om kritikkverdige forhold i bedriften. All varsling skal håndteres på en god måte og i henhold til
denne rutinen.
Arbeidsbeskrivelse
Hvem skal varsles
Intern varsling:
Kritikkverdige forhold på arbeidsplassen skal tas opp med nærmeste leder.
Fører ikke dette frem, kontakt verneombud eller tillitsvalgt
Dersom forholdet det varsles om gjelder nærmeste leder, eller nærmeste leder ikke gjør noe i sakens anledning,
varsles leder på neste trinn eller personalenheten. Er nærmeste leder øverste leder, varsles styret.
Ekstern varsling:
Ansatte har alltid rett til å varsle eksternt til tilsyns- eller kontrollmyndigheter som Arbeidstilsynet, Økokrim,
Datatilsynet, Helsetilsynet eller lignende instanser.
Dersom ansatte ønsker å varsle almennheten (aviser, radio/TV, internett mv.), må følgende vilkår være oppfylt for at
de skal komme inn under arbeidsmiljølovens bestemmelser om vern mot gjengjeldelse:
Overordnede må ha blitt informert om de kritikkverdige forholdene og gitt mulighet for å rette opp det
kritikkverdige forholdet, eventuelt at tilsyns/kontrollmyndigheter er varslet.
Hensikten må være å rette på forholdene, ikke offentliggjøre dem. Offentliggjøringen må være å betrakte som
et virkemiddel for å rette på forholdene.
Generelt gjelder at jo alvorligere forholdet er, jo mer berettiget er det å melde i fra.
Uttalelsene må være holdbare med hensyn til de faktiske forhold. Det avgjørende vil likevel være om
arbeidstakeren har vært i aktsom god tro. Har medarbeideren gjort det han/hun kan i forhold til å frembringe
riktige fakta, er dette likevel tilstrekkelig dersom det viser seg at informasjonen ikke er helt korrekt.
Hvordan varsle
Varsel kan skje muntlig og/eller skriftlig. Det må i varselet gjøres rede for hva det kritikkverdige forholdet består i.
Fortrolighet og anonymitet
Den som varsler har krav på fortrolighet, og varslerens identitet skal ikke gjøres kjent for flere enn det som er absolutt
nødvendig for den videre saksbehandlingen.
Det er mulig å varsle anonymt. En kan velge å ikke oppgi navn, eller be om anonymitet ved behandling av saken.
Håndtering av varsel
Når en leder mottar et varsel må vedkommende vurdere om det er grunnlag for å undersøke de påståtte kritikkverdige
forhold nærmere. Det skal i slike tilfeller opprettes en sak, og denne skal journalføres på vanlig måte. Varslingssaker skal
håndteres konfidensielt. Det skal ikke gis tilgang til flere enn det som er strengt nødvendig for behandling av saken.
Dersom varselet gjelder kritikkverdige forhold hos konkrete personer, skal vedkommende så snart som mulig gjøres kjent
med varslet og med hvilke opplysninger som er gitt, slik at han/hun får anledning til å komme med sin versjon av saken.
Dette med forbehold for saker hvor det av hensyn til den videre etterforskning er viktig at vedkommende ikke gjøres kjent
med varselet.
Når saken er ferdigbehandlet skal den det ble varslet om straks ha beskjed, uansett sakens utfall. Dersom konklusjonen
fra varslingssaken er at det har skjedd en tjenesteforsømmelse, skal en eventuell personalsak håndteres i tråd med
saksbehandlingsreglene i tjenestemannsloven.
Den som har varslet skal ha tilbakemelding om håndteringen av varslet. Dersom det tar lang tid å behandle saken skal
vedkommende orienteres om dette. For øvrig vil spørsmål om innsyn være regulert i personopplysningloven m.m.
Utskrift foretatt 10.04.2013
Side 34 av 45
www.hmskontoret.no
NORSK BIBLIOTEK TRANSPORT AS
PB 204
0612 Oslo
Orgnr: 984704828
Tlf: 23140325
Fax:
E-post: [email protected]
Den som mottar et varsel skal sikre at følgende opplysninger er nedtegnet:
Hvem som varsler, evt. at det er varslet anonymt
Tidspunkt for når det varsles
Konkret hva en har observert
Tidsrom, ev. dato og klokkeslett for observasjonen
Sted for handlingen
Andre vitner
Eventuell kjennskap til tidligere saker
Hvordan tilbakemelding vil bli foretatt
Navn på den som mottar varselet
Den som har varslet attesterer på at dokumentasjonen gjengir det som er varslet på en riktig måte, med mindre det gjelder
en anonym varsling.
Avhengig av varselets alvorlighetsgrad og hva det varsles om bør den som mottar varselet:
Informere ansvarlig leder på varslet område
Foreta undersøkelser på varslet innhold, herunder gi den/de varselet omhandler anledning til å gi sin versjon av
saken
Lage rapport med forslag til forbedringstiltak
Beslutte og iverksette tiltak som adresserer eventuelt korrigerer varslets innhold
Informere om aktuelle tiltak til den/de varselet omhandler. En eventuell personalsak håndteres i tråd med gjeldende
rutiner.
Tilbakemelding til varsler
Avslutte varslingssaken i arkivsystemet.
Forbud mot gjengjeldelse
Enhver gjengjeldelse mot den som på en forsvarlig måte varsler i henhold til denne rutinen er forbudt. Dette gjelder både
formelle og uformelle reaksjoner.
Utskrift foretatt 10.04.2013
Side 35 av 45
www.hmskontoret.no
NORSK BIBLIOTEK TRANSPORT AS
PB 204
0612 Oslo
Orgnr: 984704828
Tlf: 23140325
Fax:
E-post: [email protected]
Rengjøring og desinfeksjon
Tittel
Opprettet
Dokumentnummer
Revisjonsnummer
Godkjent av
Rengjøring og desinfeksjon
09.05.2007
1
Avdeling
Type
Sist revidert
Sist revidert av
Kategori
Ingen avdeling valgt
prosedyre
Hensikt:
Sikre at alt utstyr og alle objekter som kommer i berøring med næringsmidler holder en høy hygienisk standard.
Ansvar:
<<Ansvarsperson>> er ansvarlig for at renholdsplaner lages, vedlikeholdes og brukes i alle deler av bedriften.
Utførelse:
Alt utstyr og alle objekter som kommer i berøring med næringsmidler skal rengjøres ved hjelp av en rengjøringsplan.
Planen skal inneholde en oversikt over hvilket objekt som skal rengjøres, hvor ofte det skal rengjøres, hvem som har
ansvaret for at det blir gjort, og hvilket rengjøringsmiddel som skal brukes.
Avvik fra planen registreres og loggføres.
Utskrift foretatt 10.04.2013
Side 36 av 45
www.hmskontoret.no
NORSK BIBLIOTEK TRANSPORT AS
PB 204
0612 Oslo
Orgnr: 984704828
Tlf: 23140325
Fax:
E-post: [email protected]
Risikovurdering
Tittel
Opprettet
Dokumentnummer
Revisjonsnummer
Godkjent av
Risikovurdering
04.10.2012
Utskrift foretatt 10.04.2013
Avdeling
Type
Sist revidert
Sist revidert av
Kategori
Side 37 av 45
Ingen avdeling valgt
instruks
www.hmskontoret.no
NORSK BIBLIOTEK TRANSPORT AS
PB 204
0612 Oslo
Orgnr: 984704828
Tlf: 23140325
Fax:
E-post: [email protected]
Generelt om risikovurdering
Med risiko menes sannsynligheten for og konsekvensen av at noe uønsket skal hende eller utvikle seg.
Farekilde er alle forhold som kan forårsake skade. Det kan være kjemikalier, maskiner, arbeid i høyden, tunge løft, stress,
osv. Husk at risiko ikke begrenser seg til umiddelbare, fysiske farer. De hyppigste årsakene til skader og sykdom
arbeidslivet i dag, er ergonomiske og psykososiale forhold som muskel- og skjelettplager, stress, konflikter, etc. En
vurdering av risiko må derfor også omfatte slike spørsmål.
En risikovurdering/kartlegging er en grundig gjennomgang av hva som kan forårsake skader eller sykdom på
arbeidsplassen din, slik at du kan vurdere om du har tatt tilstrekkelige forholdsregler eller om du bør gjøre mer for å
forebygge. Målet er at ingen blir skadet eller syk. Ulykker og dårlig helse kan ødelegge et menneskeliv, samtidig som det
kan få konsekvenser for virksomheten i form av fravær, produksjonstap, ødelagt utstyr, osv. Arbeidsmiljøloven krever at
alle virksomheter skal kartlegge risikoen på arbeidsstedet.
Tre spørsmål er kjernen i risikovurderingen:
Hva kan skje (farekilder) ?
Hva kan vi gjøre for å hindre dette?
Hva kan vi gjøre for å redusere konsekvensene dersom det skjer?
Eksempel på vanlige farekilder:
Arbeid i stillaser
Våte og rotete gulv
Støy
Ensidig og repeterende arbeid
Farlige stoffer
For stor eller for liten arbeidsmengde
For vanskelige eller lette arbeidsoppgaver
Luftforurensing
Nattarbeid
Uklare forventninger på arbeidsinnsats
Tidspress
Ødelagt arbeidsutstyr/verktøy
Tunge løft, ugunstige arbeidsstillinger
Voldelige personer
Maskiner og utstyr
Identifisere, finn farekildene:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Hvilke risikomomenter finnes her, tenk allerede eksisterende tiltak.
Hva er sannsynligheten for at det skal skje.
Hvor alvorlig ville konsekvensene være.
Vurder om kombinasjonen om sannsynligheten og konsekvens er så høy at det burde gjøres ytterligere tiltak.
Hva kan vi gjøre for å redusere konsekvensene dersom noe skjer.
Skriv ned resultatet av vurderingen, med forslag til tiltak, ansvar for gjennomføring og dato for gjennomføring.
Gjennomgå definerte risikoer på nytt – jevnlig.
Risikovurderingen er ikke gjort en gang for alle. Fastsett ny dato for gjennomgang.
Gå igjennom vurderingene på nytt, gjør endringer hvis det er nødvendig. Bedriften kan ha fått nye ansatte, nye
arbeidsoperasjoner eller maskiner.
Til risikovurdering bruker vi skjemaet fra systemet IK-HMS og tilhørende akseptkriteier.
Utskrift foretatt 10.04.2013
Side 38 av 45
www.hmskontoret.no
NORSK BIBLIOTEK TRANSPORT AS
PB 204
0612 Oslo
Orgnr: 984704828
Tlf: 23140325
Fax:
E-post: [email protected]
Rutiner for internkontroll i systemet IK-HMS
Tittel
Opprettet
Dokumentnummer
Revisjonsnummer
Godkjent av
Rutiner for internkontroll i systemet IK-HMS
24.10.2011
Avdeling
Type
Sist revidert
Sist revidert av
Kategori
Ingen avdeling valgt
rutine
24.10.2011
Hensikt
Å få et HMS system som fungerer godt og ryddig i bedriften.
Målgruppe
Alle ansatte.
Ansvar
Daglig leder og verneombud.
Gjennomføring
Forskrift om systematisk helse-, miljø-- og sikkerhetsarbeidearbeide,
§ 4. Plikt til internkontroll
Den som er ansvarlig for virksomheten skal sørge for at det innføres og utøves internkontroll i virksomheten og
at dette gjøres i samarbeid med arbeidstakerne og deres representanter.
§ 5. Innholdet i det systematiske helse-, miljø - og sikkerhetsarbeidet. Krav til dokumentasjon.
Internkontroll innebærer at virksomheten skal:
Dokumentasjon
1. Sørge for at de lover og forskrifter i helse-,miljø- og
sikkerhetslovgivningen som gjelder for virksomheten er
tilgjengelig, og ha oversikt over de krav som er av særlig viktighet
for virksomheten.
2. Sørg for at arbeidstakerne har tilstrekkelig kunnskaper og
ferdigheter i det systematiske helse-; miljø- og sikkkerhetsarbeidet,
herunder informasjon om endringer
Referanse systemet IK-HMS
Lover og regler
Min Bedrift -> Ansatte - >
Kompetanse
Se egen instruks for \"ansattes
medvirkningsplikt\" under HMS ->
Instrukser og rutiner.
må dokumenteres Min Bedrift -> Organisering ->
4. Fastsette mål for helse, miljø og sikkerhet
skriftlig
Målsetting og politikk
Min Bedrift -> Organisering ->
5. Ha oversikt over virksomhetens organisasjon, herunder hvordan
må dokumenteres Ansvar og myndighet evt.
ansvar, oppgaver og myndighet for arbeidet med helse, miljø og
skriftlig
Min Bedrift -> Organisering ->
sikkerhet er fordelt
Organisasjonskart
6. Kartlegge farer og problemer og på denne bakgrunn vurdere
må dokumenteres HMS -> Vernearbeid/Avvik ->
risiko, samt utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere
skriftlig
Risikoanalyse
risikoforholdene
7. Iverksette rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge
må dokumenteres HMS -> Vernearbeid/Avvik ->
overtredelser av krav fastsatt i eller i medhold av helse-, miljø- og
skriftlig
Avvik/Uønskede Hendelser
sikkerhets-lovgivningen
8. Foreta systematisk overvåkning og gjennomgang av
må dokumenteres Min Bedrift -> Firmaopplysninger ->
internkontrollen for å sikre at den fungerer som forutsatt
skriftlig
Revisjon
3. Sørge for at arbeidstakerne medvirker slik at samllet kunskap
og erfaring utnyttes
Utskrift foretatt 10.04.2013
Side 39 av 45
www.hmskontoret.no
NORSK BIBLIOTEK TRANSPORT AS
PB 204
0612 Oslo
Orgnr: 984704828
Tlf: 23140325
Fax:
E-post: [email protected]
Ulykker
Tittel
Opprettet
Dokumentnummer
Revisjonsnummer
Godkjent av
Ulykker
06.07.2006
1
Avdeling
Type
Sist revidert
Sist revidert av
Kategori
Ingen avdeling valgt
instruks
Opptreden ved ulykker med personskade
Driftsansvarlig skal ved alvorlige ulykker straks varsle i prioritert rekkefølge:
Lege/ambulanse samt arbeidstilsynet og politiet
Bedriftens daglige leder
Dersom driftsansvarlige er i tvil om hvor alvorlig skaden er, skal varsling i alle tilfeller iverksettes. Inntil ambulanse
ankommer skal det gis nødvendig førstehjelp.
Rapportering
"Uønsket hendelsesrapport" skal fylles ut og sendes til kontoret.
"Uønsket hendelsesrapport" skal lagres for dokumentasjon.
NAV-skjema (Melding om yrkesskade (NAV 13-07.05)) skal fylles ut og sendes til NAV i den skadedes
hjemkommune med kopi til den skadede og til arbeidstilsynet.
Ved skader som medfører sykehusopphold og/eller lengre fravær (utover 3 dager) skal melding sendes til det
selskap som har tegnet yrkesskadeforsikringen.
Granskning av skadeårsak - tiltak
Når årsaken til ulykken er klarlagt må mulige tiltak iverksettes for å unngå lignende skader.
Dersom tiltakene krever en handlingsplan må denne fylles ut.
Nesten-ulykker, materielle skader
Med nestenulykker menes ulykker som ikke har medført skader men som kunneha medført både personskader og/eller
materielle skader.
I disse tilfellene skal daglig leder varsles og uønsket hendelsesskjema fylles ut.
Utskrift foretatt 10.04.2013
Side 40 av 45
www.hmskontoret.no
NORSK BIBLIOTEK TRANSPORT AS
PB 204
0612 Oslo
Orgnr: 984704828
Tlf: 23140325
Fax:
E-post: [email protected]
Valg av verneombud
Tittel
Opprettet
Dokumentnummer
Revisjonsnummer
Godkjent av
Valg av verneombud
10.05.2011
Utskrift foretatt 10.04.2013
Avdeling
Type
Sist revidert
Sist revidert av
Kategori
Side 41 av 45
Ingen avdeling valgt
instruks
10.05.2011
www.hmskontoret.no
NORSK BIBLIOTEK TRANSPORT AS
PB 204
0612 Oslo
Orgnr: 984704828
Tlf: 23140325
Fax:
E-post: [email protected]
Alle virksomheter skal velge et verneombud, men dersom virksomheten har mindre enn 10 arbeidstakere kan partene
skriftlig avtale en annen ordning, herunder at det ikke skal være verneombud ved virksomheten. Hvis ikke annet er fastsatt
om tiden for avtalens gyldighet, anses den som sluttet for 2 år, regnet fra den dagen den ble underskrevet.
Kandidater som verneombud
Verneombudet skal velges blant arbeidstakere og alle ansatte har stemmerett, med unntak av virksomhetens øverste
daglige leder. Verneombud skal velges blant anerkjente dyktige arbeidstakere ved virksomheten, med erfaring og innsikt i
virksomheten. De bør velges blant arbeidstakere som har arbeidet i virksomheten de siste to årene, men det er ikke alltid
dette er mulig. Det er arbeidstakerne alene som skal avgjøre hvem som skal være verneombud, men de kan ikke velge
arbeidsgiveren. Arbeidsledere kan velges, men dette er ikke anbefalt.
Flere verneombud
Antallet verneombud fastsettes i forhold til virksomhetens størrelse, arbeidets art og arbeidsforholdene for øvrig. Dersom
virksomheten består av flere atskilte avdelinger, eller arbeidet foregår på skift, skal det i alminnelighet velges minst ett
verneombud for hver avdeling eller hvert skiftlag. Hvert verneområde skal være klart avgrenset og må ikke være større
enn at verneombudet kan ha full oversikt og ivareta sine oppgaver på forsvarlig måte.
Hovedverneombud
Virksomhet med mer enn ett verneombud skal ha minst ett hovedverneombud, som har ansvar for å samordne
verneombudets virksomhet. Hovedverneombudet skal velges blant verneombudene eller andre som har eller har hatt
tillitsverv ved virksomheten.
Fagforeninger og Arbeidsmiljøutvalgets oppgaver
Arbeidsmiljøutvalget deler inn arbeidsplassen i verneområder. I virksomheter som ikke har arbeidsmiljøutvalg, gjøres dette
av lokal fagforening (bedriftsklubb) etter at arbeidsgiveren har uttalt seg. Er det flere lokale fagforeninger ved
virksomheten, fastsetter de i fellesskap inndelingen av verneområder etter at arbeidsgiveren har uttalt seg. Blir
fagforeningene ikke enige, avgjør arbeidsgiver inndelingen. Finnes det ingen lokal fagforening, avgjør representanter
utpekt av arbeidstakerne denne inndelingen etter at arbeidsgiveren har uttalt seg.
Valgprosessen
Alternativ 1: Fagforening
På verneområder hvor en lokal fagforening alene organiserer flertallet av arbeidstakerne, kan fagforeningen utpeke
verneombudet. På verneområder hvor flere fagforeninger til sammen organiserer flertallet av arbeidstakerne, men hvor
ingen av dem organiserer flertallet alene, kan de i fellesskap utpeke verneombudet.
Alternativ 2: Ingen fagforening
Ellers velges verneombudene ved flertallsvalg. Valget ledes av et valgstyre for hele virksomheten. Valgstyret skal bestå av
fra en til tre personer. Valgstyret utpekes av arbeidsmiljøutvalget. I virksomheter som ikke har arbeidsmiljøutvalg, utpekes
valgstyret av lokal fagforening. Er det flere lokale fagforeninger, utpekes valgstyret av fagforeningene i fellesskap. Blir
fagforeningene ikke enige, utpekes valgstyret av arbeidsgiveren. Finnes det ingen lokale fagforeninger, utpekes valgstyret
av arbeidsgiveren.
Enhver arbeidstaker innen verneområdet og lokale fagforeninger som organiserer arbeidstakere innen vedkommende
verneområde, har rett til å foreslå kandidater. Valgstyret skal gjøre kandidatens navn samt forslagsstilleren kjent før valget.
Ved stemmelikhet avgjøres valget ved loddtrekning. For øvrig fastsetter valgstyret regler for valget med mindre
virksomhetens arbeidsmiljøutvalg fastsetter slike regler.
Det kan velges stedfortreder for verneombudet. Reglene som gjelder for verneombudet, kommer i så fall tilsvarende til
anvendelse for stedfortrederen.
Utskrift foretatt 10.04.2013
Side 42 av 45
www.hmskontoret.no
NORSK BIBLIOTEK TRANSPORT AS
PB 204
0612 Oslo
Orgnr: 984704828
Tlf: 23140325
Fax:
E-post: [email protected]
Varemottak
Tittel
Opprettet
Dokumentnummer
Revisjonsnummer
Godkjent av
Varemottak
09.05.2007
1
Avdeling
Type
Sist revidert
Sist revidert av
Kategori
Ingen avdeling valgt
prosedyre
Hensikt:
Sikre at kvaliteten på mottate varer stemmer overens med eksisterende innkjøpsavtaler og de krav som er bestemt i
næringsmiddellovgivningen.
Ansvarlig:
<<Ansvarsperson>> er ansvarlig for at denne prosedyren er innarbeidet og at "sjekkliste varemottak" brukes.
Utførelse:
Alle varer som kommer til bedriften kontrolleres.
Varene kontrolleres post for post mot følgeseddel/nota. Det merkes av på følgeseddel når kontrollen er utført, og
leveransen er godtatt.
For leveranser uten følgeseddel noteres leverandør, dato og mottatt varemengde på en mottaksseddel som kvitteres.
Ferdigpakkede næringsmidler skal alltid være merket med varebetegnelse, ingrediensliste (inkl. tilsetningsstoffliste),
nettoinnhold, navn eller firmanavn, adresse eller opprinnelse og holdbarhet. Varene skal ha riktig kvantum og størrelse.
Nedkjølte næringsmidler skal mottas innen første tredjedel av påført holdbarhetsdato, eller som avtalt med leverandør.
Materialer for innpakning som er i direkte kontakt med næringsmidler skal være intakt.
Hermetikk skal ikke være utbulet, deformert eller bære tegn til korrosjon.
Ved mottak av ferskvarer skal det undersøkes om varen har riktig: vekt, kvalitet, holdbarhet og temperatur.
Temperaturen på næringsmidler som skal lagres i kjølerom eller kjøleskap skal ikke overstige 7 grader celsius.
Temperaturen på næringsmidler som skal lagres i dypfryser skal ikke overstige -15 grader celsius.
Varene plasseres på riktig sted så raskt som mulig.
Sjekkliste for varemottak skal benyttes ved kontroll, og resultatene skal lagres.
Alle feil som oppdages noteres ned omgående. Antegning gis også på leverandørens gjenpart. Dette gjelder manko,
brekkasje, feil pris o.l.
Utskrift foretatt 10.04.2013
Side 43 av 45
www.hmskontoret.no
NORSK BIBLIOTEK TRANSPORT AS
PB 204
0612 Oslo
Orgnr: 984704828
Tlf: 23140325
Fax:
E-post: [email protected]
Verneutstyr
Tittel
Opprettet
Dokumentnummer
Revisjonsnummer
Godkjent av
Verneutstyr
05.12.2006
1
Avdeling
Type
Sist revidert
Sist revidert av
Kategori
Ingen avdeling valgt
instruks
Ansvarshavende er ansvarlig for innkjøp av verne- og sikkerhetsutstyr fra vår faste leverandør - alt utstyr skal være CEmerket.
Ansvarlig for vedlikehold
Personlig verneutstyr: Den enkelte bruker
Annet sikkerhetsutstyr: Siste bruker
Bruk og opplæring
Personlig verneutstyr skal brukes når det ikke på annen måte er mulig å beskytte seg mot skader. Vernefottøy skal
alltid brukes på verksted/lager.
Alle ansatte skal ha fått opplæring i bruk av personlig verneutstyr. Opplæring i bruk av annet sikkerhetsutstyr gis
etter behov. Opplæringen skal dokumenteres med skjemaet for "Intern sikkerhetsopplæring".
Husk
Ansvarshavende skal sørge for at personlig verneutstyr som anvendes på arbeidsplassen til enhver tid gir fullt forsvarlig
vern. Påse at personlig verneutstyr
ikke medfører økt risiko ved bruk
passer eller kan tilpasses arbeidstaker
er tilpasset de aktuelle arbeidsforhold
Utlevering
Følgende personlig verneutstyr utleveres til alle ansatte:
Hjelm
Øreklokker
Øyevern
Vernefottøy
Utskrift foretatt 10.04.2013
Side 44 av 45
www.hmskontoret.no
NORSK BIBLIOTEK TRANSPORT AS
PB 204
0612 Oslo
Orgnr: 984704828
Tlf: 23140325
Fax:
E-post: [email protected]
Rutiner ved trafikkuhell
Tittel
Opprettet
Dokumentnummer
Revisjonsnummer
Godkjent av
Rutiner ved trafikkuhell
05.02.2013
Avdeling
Type
Sist revidert
Sist revidert av
Kategori
Lars Sandbakken
Ingen avdeling valgt
instruks
05.02.2013
Lars Sandbakken
Rutiner ved trafikkuhell:
Lettere materiell skade:
Skademelding fylles ut omgående, sendes til gruppesjef
Letter personell og materiell skade:
Politi og ambulanse varsles etter vurdering. Føre var prinsippet gjelder.
Skademelding fylles ut og sendes daglig leder
Kraftig personskade / død:
Førstehjelp iverksettes, politi og ambulanse varsles umiddelbart
Daglig leder varsles så raskt som mulig.
Pårørende skal ikke varsles av oss. Dette skal prest / politi ta seg av.
Bistå politi i eventuell etterforskning.
Kontakt med pårørende skal kun skje etter konsultasjon med daglig leder og i samråd med prest og politi.
Utskrift foretatt 10.04.2013
Side 45 av 45
www.hmskontoret.no