rapport nordic 4h camp 2013

Det er nå over tre måneder siden vi avsluttet nordisk leir 2013. De fleste som har vært i befatning med leiren er enige om at det ble en vellykket leir, der 4H-medlemmer var sammen, opplevde spennende og bra sommerdager i et flott område i Vestfold. Denne rapporten prøver å beskrive noen av de suksessfaktorene og noen av de utfordringene vi mener å ha erfart. Denne rapporten er et resultat av en evalueringsjobb som er gjort i etterkant av leiren. Den består som leseren vil se av delrapporter fra alle underkomiteene. Vi har valgt i veldig liten grad å redigere de enkelte underkomiteenes egne rapporter. Delrapportene er utarbeidet fra hver enkelt underkomité, men malen er felles. Det er ulikt detaljnivå og ulikt fokus i de ulike delrapportene. Ulikt fokus, og ulikt detaljnivå kan også speile noe av det den enkelte underkomité mener de ville hatt nytte av og vite mer om i forkant av leieren. Denne rapporten har i hovedsak tre målgrupper: 1. de som i fremtiden skal arrangere leir, 2. de som legger rammene for fremtidige nasjonale / internasjonale leirer (landsstyret) og 3. de som av ulike grunner vil vite mer om leiren 2013 (et historisk dokument). En arbeidsgruppe har utarbeidet en oppsummering av de mest vesentlige erfaringene i fra leiren 2013. Dette er en kombinasjon av overordnede erfaringer, erfaringer som er gjengangere i flere av underkomiteenes rapporter og elementer vi mener er viktige for utarbeidelsen av videre føringer for nasjonale og internasjonale arrangement. Det er lagt inn navn og kontaktinformasjon til alle i leirkomiteen, slik at den som vil vite mer om de erfaringene som er gjort i leirarbeidet – forberedelser og leirerfaringer, kan ta kontakt. Vi håper de som er i målgruppen for rapporten har nytte av rapporten, og får nyttig informasjon. 11. November 2013 For hovedkomiteen. Bjørn Harald Iversen

Leirsjef

Leiren er i gang!

Foto: Jon Vegard Sparre

Oppsummering

Vi har her samlet noen viktige konklusjoner vi har etter denne leiren. De fleste punktene er nevnt mer utfyllende under hver komité.  Landsstyret bør på et tidligere tidspunkt inn i arbeidet med program og budsjett. Det bør være økonomiske rammer som leirkomiteen skal jobbe ut ifra. En anbefalt deltakeravgift bør være satt av landsstyret, her bør det være føringer for ekstrakostnader på aktiviteter/turer, og må sees i sammenheng med bl.a. programinnhold og tekniske fasiliteter. Da vet leirkomiteen hvilket nivå man kan legge seg på mht. innhold og oppbygging av leiren. Denne anbefalingen vil jo også fungere som et utgangspunkt i dialogen mellom Landsstyret og komiteen.  Landsstyret bør ha en fast representant i hovedkomiteen utover 4H-konsulenten i fylket. Dette bør være en sentralt ansatt som sørger for kontinuiteten i arrangementet fra år til år. Landsleir/Nordisk Leir arrangeres av en helt ny komité hvert år (og ny 4H konsulent), og hadde hatt stor nytte av et komitémedlem som dro med seg paralleller og erfaringer fra tidligere leire ned på litt mer detaljnivå.  PR/Info samarbeidet mellom leirkomiteen, 4H i fylket og 4H Norge bør koordineres bedre. Det var usikkerhet på hvem som gjør hva, og hvem som kan bidra med hva. Det gjelder informasjonsflyt, mediekontakter i fylkene, presselister, hvem sender ut invitasjon etc.  Hva ønsker vi med Åpen dag? Her opplevde vi et besøkstall på ca. 250 personer. Dette syntes vi var bra, og hadde vi visst dette skulle vi ha jobbet mer med dette. Men erfaringer fra tidligere har vist til dårlig besøk. Viktig at deltakerne har fritid denne dagen til å ta imot de de kjenner. I tillegg burde aktivitetene denne dagen bedre inkludert besøkende.  En skriftlig avtale mellom Norske 4H-Alumner og 4H Norge må på plass. Hovedkomiteen jobbet frem til sent i prosessen ut ifra at forholdene var avklart, noe som viste seg ikke å stemme. En avtale bør inneholde hvem som har ansvar for hva i oppbygging og drift + en mal på økonomifordelingen.  Dugnad og vakt bør være under en egen komité. Dette ville frigjøre mye arbeid for administrasjonen / leirkontor. Det bør kanskje være et eget «kontor» på leiren hvor alle dugnadsfolk møter, registreres og informeres.  Man bør ha fokus på alders- og tilgjengelighetsforhold når man setter sammen hovedkomité og underkomiteer. Vi opplevde meget positivt å ha med yngre deltakere i en del komiteer, men det må være et balansert forhold. I tillegg er det viktig at hver underkomité har en utnevnt person som bor i nærheten og har mulighet til å delta på hovedkomitémøtene.  Viktig å ha fokus også på deltakergruppen fra eget fylke. Ofte vil dette være en stor gruppe deltakere pga. nærheten. Disse har lett for å bli litt glemt. Mange ledere som er benyttet før sitter ofte med store oppgaver i en komité, og vi opplevde utfordringer med å skaffe nok ledere for vår gruppe. Deltakerne fra eget fylke skal være med på å sette preg på leiren, og oppleve at de har invitert resten av 4H hjem til oss. 4

Fylkesstyret

Fra tildeling av oppdrag til oppnevnelse av hovedkomite:

Fylkesstyret fattet vedtak på bakgrunn av henvendelsen og forespørsel fra 4H Norge om å arrangere Nordisk leir 2013 i juni 2011. Sverige hadde trukket seg og 4H Vestfold ble derfor forespurt uten å ha søkt om dette. På denne måten fikk vi to år på planlegging og tilrettelegging i forkant av leiren. Fylkesstyret jobbet sammen med ansatte om å finne egnet kandidat til leirsjefoppdraget og forøvrig resten av leirkomiteen. Vi var opptatt av at leirsjef hadde tidligere erfaring fra ledelse og koordinering av omfattende prosjekt. For de ulike leirkomiteene rekrutterte vi ut fra flere som meldte seg som interesserte.

Samarbeid:

Aktører: 4H Norge/landsstyret, leirkomité, ansatte og fylkesstyret. Vi la opp til møtestrukturer underveis som ga rom for innspill og dialog før endelig beslutning. På noen av møtene i fylkesstyret har en eller flere repr. fra hovedkomiteen vært med. Andre møter har vært fellesmøter mellom hele hovedkomiteen og hele fylkesstyret. Fylkesstyret har hatt fast repr. i hovedkomiteen som har deltatt på alle hovedkomitémøter. Ansatte har deltatt fast på både fylkesstyremøtene og hovedkomitémøtene. På denne måten har vi sikret fast overlapp og informasjonsflyt. Forslag til agenda i forkant i møtene har også vært kvalitetssikret ved de ansattes innspill til saker vi har måtte behandle underveis. Vi ser i etterkant at landsstyret burde deltatt på et fylkesstyremøte i oppstart av arbeidet. Tidspunktet for denne deltakelsen bør være i forkant av behandling av leirprogram og budsjett. Her bør landsstyret få god informasjon om hva som ligger bak ulike lokale utfordringer i forhold til ulike utgifter og ulike lokale forhold som kan sette begrensninger eller være en utfordring i forhold til gjennomføring av program. Eks. at det lokale leirområdet trenger kostbare investeringer i forhold til vann/sanitær og hvordan dette virker inn i hele utgiftsposten i budsjettet og derved hvilke inntekter man må ha for å balansere. Landsstyret bør ha grundigere kjennskap til ulike forhold før man går inn med korrigering av deler av inntektsbudsjettet - slik vi opplevde.

Økonomi:

Fylkesstyret opprettet et økonomiutvalg bestående av deltakere fra fylkesstyret og hovedkomiteen. Dette utvalget sikret oversikt og informasjon til alle involverte i forhold til 3 alternative budsjett utfra ulikt antall påmeldte. Dette var helt nødvendig for å sikre at man ikke skulle gå i underskudd og periodisere ulike innkjøp til riktig tid. I tillegg var vi sammen om å lage og være helt samforente om eventuelle kuttforslag i utgiftene. Vi hadde månedlige møter siste halvår. I tillegg hadde vi tett dialog og vurderinger om den økonomiske situasjonen da påmeldingene strømmet på. Hvilket budsjettalternativ vi tilslutt endte på ble besluttet rett etter påmeldingsfristen, da hovedinntektskilden i budsjettet var deltakeravgiften. På denne måten var vi sikret å unngå et underskudd. 5

Gode råd på veien til neste leir sitt fylkesstyre:

Ha orienteringssak om fremdrift i leirarbeidet på alle fylkesstyremøter. Vi anbefaler et økonomiutvalg som i tillegg sørger for å ha løpende oversikt og mulighet til å fatte nødvendige beslutninger underveis når leiren nærmer seg. Fylkesstyret bør ta ansvar for å delta tett i arbeidet med valg av leirplass og derved budsjett. Valg av leirsted har store konsekvenser for økonomien i budsjettet. Det er også viktig at leirkomiteen opplever støtte og lojalitet underveis i arbeidet. 10. November 2013 For fylkesstyret, 4H Vestfold Siri Myhre Haug, tlf: 92613377

Fylkesstyreleder

Utsikt over teltområdet

Foto: Jon Vegard Sparre

4H Norge

4H Norge

Komiteleder

Navn

Sølvi Egner Kaupang

Adresse Telefon E-post Antall personer i komite Ca. timeforbruk 5

350

Komiteens arbeidsoppgaver

 1. Deltakelse på leirkontoret  2. PR-gruppa  3. Div.

Gode erfaringer

 Appen fungerte godt som infokanal - kunne vært brukt mer til "feelgood-meldinger"  Instagram fungerte godt  Invitere politikere, men invitasjonen bør komme tidligere. I tillegg kan det være en idé        å invitere samarbeidspartnere i fylket spesielt. T-skjortene og singlettene med bokstaver var en morsom idé som fungerte bra! Vår opplevelse var at matserveringen fungerte bra Beliggenheten var fantastisk flott! Gode og allsidige aktiviteter Flotte kveldsprogram Ladestasjonen - fungerte godt, men det vil trolig alltid være for liten kapasitet... Miljøtorget var stort og flott!

Utfordringer

(Tilbakemeldingene her er en blanding av hva leirkomiteen kunne gjort annerledes og hva vi fra 4H Norge kunne gjort annerledes)  Åpen dag - dårlig organisert med at deltakerne ikke visste hvor de skulle - lite gjester utenfra - bør tenkes på nytt! Hva vil vi med åpen dag? - invitere spesielle gjester til denne dagen? - bør brukes til rekrutteringsarena der gjestene også får være med på aktiviteter - det viktigste er at det kommer masse folk!  Informasjon om arbeidsoppgaver til oss som kommer "utenfra". Kunne vært gitt mer på forhånd slik at man var forberedt. Da ville man følt seg enda mer til hjelp under leiren. Kunne fått mer opplæring/informasjon på et eller annet vis... F.eks. kunne vi kommet dagen før og fått en gjennomgang av leirområdet og hvilke oppgaver leirkontoret skulle håndtere. Dette er mest fordi vi ønsker å kunne være enda mer til hjelp fra dag 1 :o)  Tydeligere avklaringer mellom PR-komiteen og infoansvarlig i 4H Norge om hvem som gjør hva av infoarbeidet på ulike nivå (lokalt, regionalt og nasjonalt)  Man trenger et eget låsbart rom til infomedarbeidere fra 4H Norge 7

  Profilen til 4H var lite synlig Synd det var lite aktiviteter som synliggjorde satsingsområdet. Være tydeligere på koblingen mellom satsingsområdene og aktivitetene. Vi skulle tatt med effekter o.l. som synliggjorde satsingsområdet.   Savnet det lille laminerte kortet med kontaktinfo til viktige personer Savnet bevissthet rundt språk og aktiviteter - når engelsk skulle være leirens offisielle språk burde det være det også i aktivitetene  Det hadde vært fint med en uniformering av ledere på leir. Dette bør 4H Norge vurdere å gå til innkjøp av, ev. oppfordre fylkene til å skaffe til sine ledere etter føring fra 4H Norge.   Toalettene og dusjene lå for langt unna leiren, og dusjene var for dårlig merket Konferansierene var til tider for utfordrende. Viktig å huske hvilken målgruppe man har...

Helhetsvurdering

 Fin totalopplevelse  Fikk god kontakt med organisasjonen   Motiverende å møte 4H-ere - de vi faktisk er her for Folka fra Vestfold som vi jobbet sammen med var inkluderende og gode å jobbe sammen med   God kontroll både før og under leiren Dersom det oppstod uventede ting var det stor vilje til å rette opp

Intervju med TV Vestfold

Foto: Jon Vegard Sparre

Leirsjef

Leirsjef Komiteleder Navn

Bjørn Harald Iversen

Adresse

Vennerødveien 61, 3158 Andebu

Telefon

41 52 97 22

E-post

[email protected]

Antall personer i komite Ca. timeforbruk 1

300

Komiteens arbeidsoppgaver

 Leirsjefen er øverste myndighet under leiren. Dersom leirsjefen ikke er tilgjengelig skal assisterende leirsjef fungere i hans/hennes sted etter avtale.  Leirsjefen finner folk til leirkomiteen sammen med leder i fylkesstyret og 4H konsulent.  Er ansvarlig for å ha overoppsyn med planlegginga av leiren sammen med assisterende leirsjef/sekretær og skal se til at den blir gjennomført iht. planene.  Er ansvarlig for å kalle inn til møter og sette opp sakliste sammen med sekretær. Skal lede leirkomitémøtene, gruppeledersamlingene, tunsjefsamlingene og eventuelle leirrådsmøter.

Gode erfaringer

 Enorm vilje og innsats fra alle underkomiteer har vært en gigantisk god erfaring.  Vi har hatt relativt god tid til på planlegging – vi startet arbeidet 2 og et halvt år før leiren åpnet. Det har vært vesentlig å ha jevnt med møter i hele planleggingsperioden.  Stort sett veldig godt samarbeid internt i komiteen, underkomiteer og ut mot samarbeidspartnere. Dette både i planleggingen og gjennom hele leir uka.  Godt samarbeid og tett dialog med 4H-administrasjonen under leieren.

Utfordringer

 Forutsigbarhet, koordinering og samarbeid mellom hovedkomiteen, fylkesstyret og landsstyret.  Det opplevdes noe uforutsigbart når Landsstyret hadde betydelige innvendinger på tema som var gjennomdiskutert i hovedkomiteen for leiren. Særlig når det ikke var rom for noen direktedialog eller tilstedeværelse under diskusjonene i Landsstyret fra hovedkomiteens side. Vi ba eksplisitt om å være til stede, og legge frem planene, dvs. program, budsjett og bakgrunn for fastsettelse av deltageravgiften – dette ble avvist.  Det er vanskelig å forberede i tilstrekkelig grad for det ”kaosperspektivet” som en ”ny organisasjon” må håndtere - en leirorganisasjon er ny, når den skal arrangere kun en leir. Det er vesentlig for leirarrangørene å mestre å arbeide i et ”kaosperspektiv”. En kan forvente at det vil dukke opp mange uforutsette detaljer som må håndteres underveis i oppstart og gjennomføring av leieren.  Det burde ha vært større grad av forventningsavklaring mellom leirsjef/hovedkomité og fylkesstyret, i forhold til hva som kunne forventes av arbeidsressurser fra ”Vestfoldskontorets ansatte”. 10

Helhetsvurdering

 En vellykket leir.  Det bør legges opp til en diskusjon om pris, sette opp mot forventninger til fasiliteter og servicenivå ved fremtidige leirer. Videre i hvilken grad det skal satses på det nordiske preget på en Nordisk leir – kontra Norsk leir med noen nordiske gjester… Dette blant annet i forhold til engelsk som leirspråk

Inntogsmarsj

Foto: Lucy Marie Odberg

Administrasjon/Leirkontor

Administrasjon/ Leirkontor Navn Assisterende leirsjef Leirkontorsjef 4H-Ansatt

Kristian Flåtnes Kristine Kapperud Irene Pande

Adresse

Fmla Fmla Fmla

Telefon

93033590 97044385 33372376

E-post

[email protected] [email protected] [email protected]

Antall personer i komite Ca. timeforbruk 5

1430 timer

Komiteens arbeidsoppgaver

 Skriver referat fra møtene i leirkomiteen og underkomiteene og setter opp forslag til framdriftsplan sammen med leirsjefen.  Er ansvarlig for å ha overoppsyn med planlegginga av leiren sammen med Leirsjefen og skal se til at den blir gjennomført iht. planene          Er ansvarlig for å kalle inn til møter og sette opp sakliste sammen med leirsjefen. Er ansvarlig for avtale med grunneier. Har ansvar for nødvendig forsikring av leiren samt nabovarsel. Har ansvar for leirkontorsjef og stab. Har ansvar for påmeldingsoppfølging og deltakerlister. Har ansvar for dugnadslister og dugnadssystem. Skal sammen med økonomisjef søke kulturmidler og andre midler til arrangementet. Skal varsle politi og avtale beredskap ved problemer med utenforstående. Skaffer til veie vakter for ytre vakthold og lager vaktliste. Skaffer nødvendig sambandsutstyr og vaktbind/vester til vaktene. Vurdere vaktbehov.  Har egne vaktmøter hver kveld med de som skal gå indre og ytre nattvakter, slik at samarbeidet mellom dem er etablert.  Gjør avtaler slik at leiren har sanitet, (Røde Kors/Norsk Folkehjelp/annet helsepersonell) til stede 24 timer i døgnet.   Varsler politi, vakthavende lege/legevakt og tannlege om arrangementet. Leirkontorsjefen har ansvar for turnusordning blant staben på leirkontoret. Listene må settes opp slik at vaktene overlapper hverandre.    Rigge opp leirkontoret slik at det under leiren er mest mulig funksjonelt. Ta seg av alle henvendelser til leirkontoret og gi svar og hjelp etter beste evne. Skal føre leirbok. Her skal det meste av henvendelser føres. Det er veldig viktig at all trafikk av 4H-ere inn og ut av leirområdet utenom programmet registreres.  De må til enhver tid vite hvem som er ansvarlig for hva blant leirkomiteens medlemmer, hvor de befinner seg og hvordan de kan kontaktes.  Ansvarlig for å skaffe kopimaskin, PC og annet nødvendig kontorutstyr. Skal også ha tilgjengelig nødvendig lister med informasjon om deltakerne.   Lager leirkort til de som mister/får ødelagt sine kort, og til gjester og etterpåmeldte. Leirkontoret skal varsle sanitetstjenesten dersom noen av deltagerne har problemer/tilstander som en bør være oppmerksom på.

 Arrangere åpen dag 12

Gode erfaringer

 Hovedkomiteen begynte tidlig å arbeide. Vi startet sommeren 2011 med et besøk på Nordisk 4H-Leir i Danmark. Dette hadde vi stor nytte av.  Veldig godt samarbeid med Melsom videregående skole. Driftssjef og vaktmester var på jobb hele uka og vi hadde stor nytte av disse.  En meget velfungerende teknisk komité har vært avgjørende for oss. Alle tekniske aspekter som plasseringer på leirområdet, romdisposisjoner og løsninger på renovasjon, transport, toaletter etc. har gått uten noen særlig oppfølging fra administrasjonen.  Lederperm ble produsert med all viktig informasjon og deltakerlister til hver gruppe. I tilegg ble informasjon slått opp på 5 like oppslagstavler rundt om i leirområdet.  Vi fikk gode tilbakemeldinger på at ledermøtene var tidligere på dagen og før tunmøtene slik at man fikk videreformidlet beskjeder samme dag. Samtidig unngikk vi trøtte ledere på møte. Det har tidligere år vært ledermøte i 22-23 tiden, noe enkelte synes er sent.  Tunsjefene synes det var nyttig med tunsjefsamling og var positive til å ikke ha tunsjefmøte hver dag, siden arbeidsoppgavene deres ikke er så omfattende. De fikk mye nødvendig informasjon fra lederne.

Utfordringer

 Komiteen har hatt noen store arbeidsoppgaver, og har frem til leiren startet for det meste løst disse ved bruk av ansatte. Her ser vi at flere frivillige skulle vært med på et tidligere tidspunkt. Særlig ansvar for dugnadssystem og vakthold.  Kontakten mellom underkomiteene og administrasjonen er veldig viktig. Vi har ikke hatt kapasitet til å være representert på alle møter i underkomiteene. Antallet og frekvensen av møter i underkomiteene har også variert og kunne vært fulgt opp nøyere.  Vi valgte å ha påmelding helt frem til leiren startet for at flest mulig skulle få mulighet til å melde seg på. Dette skapte en del ekstra jobb tett oppunder leirstart for oss og for aktivitet/tur-komiteen. I tillegg var det utfordrende at medlemmer kunne melde seg på uten at fylket var klar over at de var deltakere rett oppunder leiren. Ofte har fylkeskontoret ferie i denne tiden.  Vi hadde egne broderte armbånd til alle deltakerne. Disse armbåndene viste seg å være vanskelig å sette på ordentlig og ikke alle armbåndene ville feste seg, derfor var det mange som mistet armbåndene sine allerede første dagen. Vi hadde bestilt 1300 armbånd, men gikk tom for disse og ga da beskjed til de som hadde mistet sine armbånd om at de alltid måtte ha med seg deltakerkortet sitt.  «Trykket» på leirkontoret er til tider meget stort. Dette ble undervurdert i forkant. Min. 3 personer må alltid være på vakt her. 13

 Viktig med et arbeidsrom i tillegg til leirkontoret. Her kan resten av komiteene arbeide og diskutere uten å forstyrre leirkontoret unødvendig.  Ladekiosken bør ikke legges sammen med leirkontoret! Det blir veldig mye trafikk. Den må være bemannet av 2 personer store deler av åpningstidene. Vi hadde 100 uttak, og det var for lite store deler av dagen. Muligens hadde det vært smart og tatt en avgift for ladning for å begrense ladningen noe.  Administrasjonen fikk en stor jobb med å motivere klubbene til dugnad, bytte vakter etc. i løpet av våren/sommeren. Vi måtte ha tilbakemelding fra klubbene på navn og tlf. i listene før leiren. Dette viste seg dessverre at ble en meget stor jobb som vi ikke rakk å fullføre. Det resulterte i en del «panikktelefoner» fra dag til dag under leiren, noe som fint kunne vært tatt en uke før leiren startet.

Helhetsvurdering

 Hovedkomiteen bestemte tidlig i planleggingsfasen at leirkontor/administrasjon skulle være en komite med flere store tunge arbeidsoppgaver. Leirkomiteen har hatt Kristine Kapperud ansatt i 50% stilling. I tillegg har 4H-Instruktør Kristian Flåtnes og 4H Konsulent Irene Pande jobbet som ansatte.  En ansatt har alltid møtt på møter i hovedkomiteen, og etter behov møter i underkomiteene. Vi har også i samarbeid med leirsjef innkalt til møtene og skrevet referat fra møtene. Det er avholdt ett møte i hovedkomiteen hver måned fra juni 2011. I tilegg har hovedkomiteen besøkt Nordisk Leir i Danmark 2011 og Landsleir i Rollag 2012.  Miljepælplan ble gjennomarbeidet og vedtatt sept. 2011  Leirprogram og endelig budsjett ble gjennomarbeidet og vedtatt nov. 2012, og oversendt fylkesstyret og deretter landsstyret.  Leirområdet ble bestemt og avtale inngått med Melsom videregående skole 2 år før leiren. Dette var avgjørende slik at forpakter kunne så til arealet med gress våren 2012.  Hovedkomiteen ønsket å lage en leir hvor deltakeravgiften dekte alle kostnader uten egenandeler, etter tilbakemelding fra landsstyret om å vurdere deltakeravgiften på nytt ble det satt en deltakeravgift på kr. 2.150,- og ekstrabetaling for enkelte turer og fagaktiviteter.  Gina Gulli Flåtnes ble engasjert som frivillig i juli for i samarbeid med Vestfold Bondelag å få på plass vakter for ytre vakthold. Det var viktig å få en person inn som hadde helhetsansvar for liste og oppfølging av disse under leiren.  Lederperm ble produsert til hver hovedleder på leiren (én til hvert land/fylke). Den var oppdatert med det meste av nødvendig informasjon, og de siste oppdaterte deltakerlistene og hvem i fra gruppen som skulle på hvilken tur/fagaktivitet. I tillegg var pårørendelista og diettlista med i permen. Utskrift av listene ble gjort samme dag som leiren startet for å få med de siste endringene (som skjer kontinuerlig de siste dagene.) Dette fikk vi gode tilbakemeldinger på. 14

 Oppslagstavle på 5 strategiske steder. Her sto oppslag med tunfordeling, kart over leirområdet, leirregler, telefonnr. til hovedkomiteen, leirkontoret, vaktbu etc. I tilegg ble lister med neste dags aktivitetsfordeling, busslister etc. satt opp hver ettermiddag.       

Dugnader

4H Vestfold og leirkomiteen jobbet i løpet av det siste året aktivt inn mot klubbene i fylket med informasjon om arrangementet, og dugnadsbehovet vi hadde. Dugnadsbehovet ble avdekket ved at hver underkomite la frem sitt behov i desember 2012. Januar 2013 ble det komplette dugnadsbehovet sendt ut til klubbene hvor de kunne velge, eller ønske seg vakter. En del klubber meldte inn ønsker, og dugnadsliste ble på nytt presentert på voksensamling i februar, hvor de klubbene som hadde ønsker ble innvilget, og resten av klubbene ble fordelt for å fylle ut behovet. Personer som var satt opp på dugnad møtte på leirkontoret for registrering og fikk eget armbånd. Så ble de møtt, eller sendt til rett sted. En person i hver underkomite hadde ansvar for å ta i mot og forklare arbeidsoppgavene.

Påmeldingssystem

Påmeldingen ble kjørt i to løp: For norske deltakere via medlemsregisteret og for utenlandske deltakere via excel-ark fra hver landsorganisasjon (se vedlegg). Påmeldingssystemet i medlemsregisteret ble utarbeidet på følgende måte: Startet med å sette oss inn i medlemsregisteret og det var en god del samtaler som måtte til med både André Skeie, Ingebjørg Nystuen og tidligere arrangører av Nordisk leir for å finne de beste løsningene for påmelding til arrangementet. Vi hadde i tillegg et møte på Hellerud i forkant hvor vi ga innspill på hvordan vi ville ha det slik at medlemsregisteret kunne endres litt etter vårt ønske. Blant annet fikk vi fjernet prioriteringsfeltet ved påmelding slik at vi slapp den ekstra jobben med sortering i etterkant av påmeldingene. På nasjonale/internasjonale arrangement får man tildelt et arrangementsnummer av 4H Norge, samt at de legger inn artikkelnummer, aktivitet og prosjekt (se bilde). Prisen per deltaker ble kr. 2150,- etter budsjettgjennomgang og samtale med 4H Norge. Vi satt også en egenandel på enkelte turer og aktiviteter. Vi valgte å ikke ha noen avmeldingsfrist og gikk ut med fra dag én at det var bindende påmelding og at deltakeravgiften kun kunne tilbakebetales ved å levere legeerklæring eller ved dødsfall i nærmeste familie. 15

 Planen var at alle deltakere meldte seg på en tur og en aktivitet og at vi deretter fordelte dem på dag og la dette inn i medlemsregisteret. Fordeling på dag ble aldri lagt inn i medlemsregisteret fordi vi ikke så nødvendigheten av dette, i tillegg til at det ville skapt utrolig mye ekstra jobb. Vi arbeidet fortrinnsvis med excel-ark hvor vi la inn alle deltakere med medlemsnummer, navn, fylke og tur/aktivitet fordelt på dag. Dette ble lagt i dropbox som både leirkontor og tur/aktivitet brukte aktivt både før og under leir. Vi la også inn mulighet for bestilling av t-skjorte, singlet, fylkes- og alumnbilde ved påmelding. Deltakerne krysset av for det de ønsket og fikk dette med på fakturaen. I tillegg kunne de velge å få tilsendt info per post, delta på åpen scene eller krysse av for at bilder av dem ikke kunne bli offentliggjort. Vi fant ingen god løsning på bestilling av størrelse til t-skjorte og singlet og deltakerne måtte derfor skrive inn ønsket t-skjorte størrelse i fritekstfeltet for helseopplysninger på side 3 i påmeldingen. I etterkant har jeg sett at det finnes kolonner for størrelser i lister med opsjoner som man kan ta ut fra medlemsregisteret. Dette har jeg ikke funnet ut hvordan fungerer, men det bør finnes en løsning på det. Alle størrelser, allergier, sykdommer og annet kom med i fritekstfeltet og det var en omfattende jobb å sortere alt dette. 4H Norge må lage en artikkel å legge inn også i opsjonene for å få det med på fakturaen.   Påmeldingen åpnet 1. mars og påmeldingsfristen for å få leiren til vanlig pris var 1. mai. Etter 1. mai økte prisen til kr. 2500,-. Vi valgte å ha påmelding helt frem til leiren startet for at flest mulig skulle få mulighet til å melde seg på. Dette skapte en del ekstra jobb tett oppunder leirstart for meg og for aktivitet/tur-komiteen. Vi la de nye inn i medlemsregisteret og i excel-arket som vi brukte under leiren. Disse listene ble jevnlig oppdatert ettersom folk ikke møtte opp eller det ble nye påmeldte. Leirkortene til de som ikke møtte opp ble tatt vare på for å oppdatere i medlemsregisteret, men dette kunne ikke gjøres før leirens slutt siden noen deltakere dukket opp etter hvert som uken gikk. I oppryddingen av leirkontoret etter leiren ble disse kortene kastet, noe som gjorde at jeg ikke fikk gått gjennom alle de som 16

 ikke møtte og ført alle inn som avmeldte i medlemsregisteret. Dette har ikke så mye å si for oss som arrangører, men når det kommer til registrering på arrangement så er det greit om det står riktig i medlemsregisteret. Påmeldinger: Før 1. mai Etter 1. mai Etter 1. juni Etter 1. juli Norge 940 40 9 28 Sverige 5 Danmark 27 Finland 42 Finlandssvenska 20     Avmeldte – 40 stk. Noen av de avmeldte leverte legeerklæring og fikk kreditert deltakeravgiften, noen betalte og dro ikke på leir, mens andre hverken betalte eller møtte opp på leir.

Under leir:

Vi rigget leirkontoret to dager før leiren startet og det meste var klart allerede fredag. Vi gjorde innkjøp av alt vi trengte til leirkontoret på fredag. Vi valgte å ha egne armbånd til diett og egne til dugnadsvakter. Vi hadde ca. 150 armbånd liggende fra tidligere arrangement som vi brukte til diett. Dette skulle være mer enn nok i følge helseopplysningene som ble gitt ved påmelding, men det viste seg underveis at det var flere som hadde diett og trengte armbånd og vi gikk tom. Vi måtte da erstatte disse armbåndene med dugnadsarmbånd som vi skrev «diett» på.  Deltakerlistene ble sendt til trykking på leirkort i begynnelsen av juni fordi dette tok tid å trykke opp. De som meldte seg på etter dette fikk derfor ikke ferdig opptrykket kort, men dette løste vi ved å bestille ekstra blanke kort som vi satt en printet etikett på. På kortet sto det følgende: Medlemsnummer Navn Fylke/Land Aktivitet/Tur mandag Aktivitet/Tur tirsdag På baksiden var det program for uken.   Det var veldig greit å ha medlemsnummeret på kortet både for leirkontoret, men også for Norsk Folkehjelp som begge måtte loggføre alle hendelser. Leirkontoret brukte en A4 hardperm som loggbok hvor alle henvendelser ble skrevet ned. Dette var nyttig for at alle skulle kunne ha oversikt. Dette ble ført inn i en elektronisk leirbok hver kveld. Å føre det inn elektronisk var ikke nødvendig for oss på leirkontoret da vi ikke brukte pc til dette, men det er greit å ha alle hendelser loggført slik at man kan se tilbake hvis det er noen som lurer på noe etter leiren.  Vi hadde et stort rom som vi delte i to. Deltakerne fikk tilgang til disken og de i komiteen som ikke satt ved disken satt bak et skjermbrett og jobbet på en arbeidsstasjon som besto av et stort bord og stoler. Vi hadde mye plass til å lagre ting, men allikevel ble det fort litt trangt fordi mange ofte jobber samtidig. 17

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.  Vi hadde en fast stab i leirkontoret som besto av leirsjef, ass. leirsjef, leirkontorsjef, 4H konsulenten i fylket og økonomi. Det var også 3 stk fra 4H Norge som var satt inn i vaktplanen hver dag i tillegg til to ektefeller til leirkontorstaben. Vi valgte også å sette aktivitet/tur, tevling og volleyball inn i vaktplanen kvelden før de skulle ha aktivitet slik at de kunne svare på eventuelle spørsmål.  Første dagen var det stort press på leirkontoret og veldig mange fra komiteene oppholdt seg her i tillegg, det ble derfor trangt og uoversiktlig og vanskelig å jobbe. På morgenmøtet søndag snakket vi om at vi måtte ha bedre struktur på leirkontoret og at ingen kunne oppholde seg der unødig. Resten av uka var det lettere stemning.  Vi startet med en vaktplan med to på vakt hver dag, som måtte utbedres til tre og noen ganger var dette også litt lite. Leirkontorsjef var ikke satt opp på vakt for å være tilgjengelig når det trengtes. Dette gjorde at mye av tiden til leirkontorsjef ble tilbrakt bak skjermbrettet, sittende og jobbe på pc og å svare på spørsmål.  Vi hadde veldig mange som satt i disken og svarte på spørsmål og noen av disse var ikke godt nok opplært. Dette løste vi ved at det alltid var en annen der som var litt erfaren som kunne svare på spørsmål.  Vi hadde også ladekiosken i leirkontoret, noe som gjorde støynivået mye høyere, og strømmen av deltakere som skulle lade var stor. Vi måtte be deltakerne komme tilbake og lade senere når det var fylt opp med telefoner. Vi fant etter hvert ut at vi måtte ha en ekstern bemanning på ladekiosken og vi oppfordret deltakerne fra Vestfold til å sette seg opp på vakt. På tidspunkter med stort press i ladekiosken holdt det ikke med to personer og vi måtte ofte sette av en person fra leirkontorstaben til å stå i ladekiosken i tillegg.  Vi hadde kåring av beste tun hvor vi sendte en person ned i tuna en gang per dag på ulike tidspunkt som skulle bedømme tuna. Beste tun sammenlagt vant og kriteriene var ryddighet, kreativitet, og samhold og liv på tunet.

Vedlegg fra komiteen

Milepælplan HK Leirprogram Påmeldingsskjema utenlandske Oversikt over dugnadsbehov pr. komité Vaktinstruks indre og ytre vakthold Vaktliste ytre vakthold Følgebrev ytre vakthold Lederperm Nabovarsel Avtale med grunneier Vaktliste leirkontor ROS Analyse Beredskapsplan 18

Økonomi

Økonomi Komiteleder Navn

Kai Henning Olsen

Adresse

Nedre Liavei 64 3080 HOLMESTRAND

Telefon

98481498

E-post

[email protected]

Antall personer i komite Ca. timeforbruk 1

400 timer

Komiteens arbeidsoppgaver

 Budsjett, herunder fastsettelse av deltageravgift  Sponsor/tilskudd   Rutiner under leiren Regnskap

Gode erfaringer



Budsjett

- Tidlig enighet i hele komiteen om overordnede rammer. - Plassere ansvar for bidrag til budsjettene i den enkelte komité – skaper ansvar for den enkelte å overholde sine egne budsjetter - Budsjettering er en løpende prosess – løpende oppdatering skaper grobunn for diskusjon på HK-møte i forhold til evt. prioriteringer og beslutninger som må gjøres underveis. - Invitere fylkesstyret tidlig i prosessen – f.eks. gjennom deltagelse på sentrale HK møter. - Innskrenke ansvar for bestillinger inntil detaljert budsjett er utarbeidet og godkjent. Deretter har komiteene frihet til å foreta innkjøp innenfor budsjettrammene. 

Sponsor/tilskudd

- Oppstart tidlig - Skille mellom arbeidet med tilskudd og arbeid med sponsing – arbeid med tilskudd bør helt klart ligge under økonomi/leirsjef - Alle komiteer jobber med «gode» priser på sitt innkjøp 

Rutiner under leiren

- Betalingsløsninger: Tidlig ute med å bestille kortterminaler i 2 søknader; en for terminal-leie og en for kredittkort. - Etablere standardskjema for kasseoppgjør som håndteres av økonomi og kioskvakter - Forhåndsprogrammere flest mulig priser i kassaapparatene slik at opplæring av kioskvakter går enklere. - Utleggsskjema, reiseregningsskjema, uttaksskjema er tilgjengelig på leirkontoret til enhver tid. - Nattsafe-løsning for bank, slik at man ikke oppbevarer unødvendig mye kontanter - Sørge for tilstrekkelig med veksel. Det går veldig mye de første dagene. Vi tok ut ca. 40 000 kr i mynt og 30 000 kr i sedler på forhånd. Det var nesten tilstrekkelig. 19



Regnskap

- Forhåndsbestillinger ved påmelding av T-skjorter, leirbilde, evt. andre leirartikler har vært en meget god erfaring. Disse blir da fakturert sammen med deltageravgiften og gir oss en svært god pekepinn på innkjøpet. - Rutiner for godkjenning av alle faktura før disse blir betalt. Godkjenning skal foretas av bestiller (ofte leder for komiteen).

Utfordringer



Budsjett

- Prosessen for fastsettelse av deltageravgift har ikke vært optimal. HK var tidlig fastsatt på å skape en leir med mye innhold. Det var en utstrakt holdning i hele komiteen at målgruppen gjerne betalte 200-300 kr ekstra, hvis det de fikk igjen var en bedre totalopplevelse. Dette ble blant annet begrunnet i at vårt arrangement «konkurrerer» om deltagere i en periode av året med ferie og mange andre fritidstilbud. Vi må skille oss ut, og tilby noe mer for å tiltrekke oss mange deltagere. Det var også en gjengs oppfatning at leiravgiften i 4H generelt lå på et for lavt nivå i forhold til våre «konkurrenter». Deltageravgiften ble av denne grunn satt til 2 300 kr. Det skulle da være slik at nærmest ingen aktiviteter krevde egenandel. Etter godkjenning i landsstyret, fikk vi tydelig signaler på at deltageravgiften var for høy, og ba oss se på muligheten til å senke denne. Leiravgiften ble derfor senket til 2 150 kr, men med betydelig mer egenandeler. Involvering fra landsstyret foregår for sent i prosessen, og det ble ikke gitt anledning til å forklare tankene bak leiravgiften. Anbefaler derfor at landsstyret involverer seg eller blir involvert tidlig i prosessen direkte med HK og fylkesstyret, gjennom deltagelse på enkelte møter, forhåndsdefinerte rammer for deltageravgift eller begge deler. 

Sponsing/Tilskudd

- Det bør fortrinnsvis opprettes en egen person/egen komité som jobber med sponsing inn mot leiren. Dette er tidkrevende arbeid som krever løpende oppfølging. - Dette bør helst være en person med et bredt nettverk - Mange av våre tilskuddssøknader faller for kort pga krav til at arrangementet fører til noe «varig» - vanskelig å få dette godt nok frem i søknadene - Utfordring i forhold til 4Hs sentrale samarbeidspartnere. Disse gir allerede støtte sentralt, og vi kan ikke henvende oss til konkurrenter 

Rutiner under leiren

- Det bør være et eget kassaapparat på leirkontoret. Her tas det i mot mange ulike betalinger, og system med kvitteringsblokker blir fort uoversiktlig. - Sørg for at alle forstår at de er nødt til å benytte utarbeidede skjema, hundrevis av gule lapper under leiren fungerer ikke. 

Regnskap

- Rapporteringsfunksjon i medlemsregisteret er svært dårlig. Man får ikke avstemt innbetalinger mot deltageravgifter eller andre betalinger som T-skjorter, leirbilde mv. De listene man faktisk får ut kan man ikke stole på. - Miljøtorgavtale eller mangler på miljøtorgavtale. Det må gjøres en gjennomgang av hvordan miljøtorget skal organiseres og hvordan det økonomiske skal fordeles. Jeg mener det må være riktig at alumnene står for den faktiske gjennomføring og 20

1. 2. 3. 4. 5.

planlegging av dette, og at leiren står for infrastrukturen, men det økonomiske må være under en paraply. Det skaper unødvendig mye ekstraarbeid med to ulike innkjøp, bare med det formål at det er eget regnskap. Det er også svært vanskelig å definere hvilke kostnader som skal tas av komiteen og hvilke som skal tas av miljøtorget. Dagens instruks sier lite om dette. Slik jeg ser det vil det mest riktig være å innlemme miljøtorget under leirens innkjøpsfunksjon, organisering og regnskap. Alumnenes kompensasjon kan da heller beregnes som en fastsatt % av miljøtorgets omsetning.

Helhetsvurdering

 Alt i alt godt fornøyd med gjennomføringen av leiren. De viktigste utfordringene for min komité er en ny miljøtorgavtale samt bedre prosessen or fastsettelse av deltakeravgift. Det er også viktig at rapportfunksjonaliteten i medlemsregisteret blir bedre, men det ligger primært utenfor komiteens kontroll.

Vedlegg fra komiteen

Budsjett Regnskap Kassaoppgjørsskjema Reiseregningsskjema Materialuttak kiosk/butikk

Varelevering til kiosken

Foto: Jon Vegard Sparre

Sanitet/Beredskap

Sanitet/Beredskap Navn Adresse Telefon E-post Komiteleder

Ronny Frantsen Norsk Folkehjelp 40722237 [email protected]

Komiteens arbeidsoppgaver

 I henhold til kontrakt skulle Norsk Folkehjelp stille med 4 mannskaper døgnet rundt, samt ytterligere 4 mannskaper på dagtid mellom 0800-1800.  Daglig bemannet vi: -Vaktrom/sykestue -Tilsyn til 2 stk. sykerom -Teltpost ved leirområdet fra 09.00 – 23.00 -Badevakt hver morgen fra 07.00 – 07.30 -ATV / Bårebil / Ambulanse  Vi skulle i hht. til avtalen stille med en bårebil døgnet rundt. I tillegg hadde vi 1 mannskapsbil og 1 ATV med bårekapasitet på hengeren.

Gode erfaringer

 Norsk Folkehjelp fikk en representant i Hovedkomiteen som ansvarlig for Sikkerhet og Beredskap. Det var viktig i forhold til å være en del av helheten til arrangementet. Både i forhold til alt arbeidet som ble lagt ned i forkant, men også for å skape gode relasjoner til de andre i komiteen. Dette viste seg å være verdifullt i løpet av uken, da mindre utfordringer dukket opp.  -Det å delta på ledermøter hver kveld gav viktige tilbakemeldinger underveis. Samtidig kunne vi gi tilbakemeldinger på hva slags skader som vi ofte kom over. Også fikk vi muligheten til å påvirke ledere til å ha fokus på mat, drikke og søvn under hele leiren. Dette viste seg å være svært viktig på de varme dagene, da vi hadde flere episoder av utmattelse og dehydrering.  -På forhånd fikk vi også deltakerlister med oversikt over sykdommer, allergier og annet. Dette gjorde at vi både kunne forberede oss, men også være oppmerksomme på deltakere med spesielle behov.  -Å være delaktige i Ros-analyse, samt å lage en beredskapsplan sammen med de andre i Hovedkomiteen i forkant var viktig. Dette ble gjennomgått med alle førstehjelpere i forkant av leiren. Dette for at alle skulle ha en felles forståelse, samt vite handlingsplanen dersom en større hendelse skulle inntreffe.  -Det ble også sendt ut en e-post både til AMK, Legevakt, Kommunelege og politiet i forkant av arrangementet. I alle fall for legevakten ble dette viktig, da vi hadde endel turer til legevakten.  -Vi hadde ved starten av arrangementet ingen krykker. Her så vi etter hvert behov for å skaffe oss dette. Det ble kjøpt inn 6 par krykker, som hele tiden var på utlån. Til tider var det også «ventetid» på disse. Anbefaler at dette er tilgjengelig i forkant av neste leir.  -Da etterspørselen etter smertestillende tabletter, kondomer og angrepiller økte ut over uken så vi, sammen med HK, behovet for fast rutine rundt apotekbesøk. Derfor ble det hver dag kl 16.00 sendt en bil fra Leirkontoret til apoteket. Da kunne deltakere og 22

ledere sette seg opp på en liste, slik at det ble satt tilstrekkelige biler tilgjengelig til transport.  -Vi hadde ett par episoder hvor angrepiller ble etterspurt. Det viste seg i ett av tilfellene at kvinnen var under seksuell lavalder. Det er vanskelig å bygge en beredskap for alt som kan oppstå utenfor selve førstehjelpstjenesten. Men det er greit å ha gjort seg noen tanker dersom dette, eller andre psykiske hendelser skulle oppstå. Disse hendelsene ble løst sammen med leirledelsen og 4H sin Generalsekretær.  -Vi hadde også ett «smitterom» som lå helt skjermet fra sykestuen. Her hadde vi en Bipolar person til overnatting ved ett tilfelle. Han ba selv om å få låne rommet, og fikk tilsyn der innimellom av våre førstehjelpere.  -Det oppstod noen hendelser der pasientene tilsynelatende spilte besvimelse for å tiltrekke seg oppmerksomhet. Det anbefales å lage en «evakueringsakse» fra teltleir til sykestue som ikke går gjennom leirområdet. Da unngår vi at de syntes dette er spennende å ligge på ATV`en gjennom området for å få oppmerksomhet, men heller kan skjerme dem fra denne.  -Kategorien «syke/skulkere» vil oppstå. Her ble disse innlagt på sykerom og skjermet fra aktiviteter. De fikk heller ikke gå ut før leder skrev dem ut igjen. Heller ikke besøk ble tillatt, da det ikke skulle være attraktivt å være syk.

Helhetsvurdering

 Norsk Folkehjelp Horten takker for oppdraget. Våre mannskaper syntes vakten var artig å være med på. Det gav også stor gevinst til våre nye medlemmer som var med til opplæring. De fikk mange erfaringer både i forhold til pasientkontakt og behandling av enklere skader. Vi syntes det har vært en fornøyelse og samarbeide med 4H, og vil rette en stor takk til alle i Hovedkomiteen, 4H Norge og 4H Vestfold. Vi vil også takke alle ledere og deltakere for godt samarbeid under hele arrangementet. Dersom det skulle være ønskelig med både tips og råd, beredskapsplan, Ros-analyse eller andre ting til fremtidens leire er det bare å ta kontakt med undertegnede.

Vedlegg fra komiteen 1.

Vaktrapport Norsk Folkehjelp

Badevakter

Foto: Jon Vegard Sparre

Teknisk

Teknisk komité Komiteleder Nestleder Navn

Marius Stener Hansen Jørn Oddvar Trollsås

Adresse

2. Strøm Terrasse 42, 3046 Drammen Vestre Andebuvei 168, 3158 Andebu

Telefon

98262178 92842801

E-post

marius@stener hansen.no

jo [email protected]

Antall personer i komite Ca. timeforbruk hele komiteen 7

1420 timer

Komiteens arbeidsoppgaver

 Teltområdet (oppbygging, strøm, vann, plassering internt, tuninndeling, skilting etc.)  Transport (intern og ekstern)   Sittebenker miljøtorg og leirområdet Oppbygging av miljøtorg (inkl. gulvlegging, klargjøring av kjøkkenområdet, strøm etc.)     Leie/koordinering av scenerigg Leie skole for dusjanlegg Leie/oppbygging av toalettanlegg (inkl. opplegg for vann, septikpumpe og strøm). Opprettelse av sandvolleyballbane (utgikk pga. manglende godkjenning/inkompetanse fra kommune)      Område for volleyball Systemer for avfall og håndtering Vaktboder Område for matservering og base for mathåndtering Ordne/fordele lokaler til komiteer som har behov (folkehjelp, PR, leirkontor, underholding, kiosk etc.)  Kontakt med brannvesen for godkjenning av lokaler/område samt utarbeidelse av instrukser i samarbeid med brannvesenet  Renhold inkl. instrukser av dugnadsvakter og oppføing av arbeidet Se forøvrig vedlegg 1 for totale oversikt over ansvarsoppgaver!

Gode erfaringer

 Mye planlegging i forkant med utstrakt bruk av skjemaer/lister, slik at det alltid vil være kontroll på avtaler som er inngått selv om noen skulle trekke seg ut (vi slapp heldigvis dette, men det må påregnes da vi kun jobber med frivillige).  Et godt samarbeid mellom medlemmene i teknisk komité.  Godt samarbeid med andre komiteer.  God plass i teltleiren. 24

 Vi valgte å kjøpe inn vaskehjelp en gang pr. dag for toalettene og dusjene, slik at vi var sikre på at renholdet ble grundig tatt hver dag. I tillegg har vi så klart dugnadsvaktene som gjorde en utmerket jobb, men vi kan aldri på forhånd vite hva som defineres som akseptabelt hvor utskifte av personell er hyppig. Vi var med denne løsningen sikker på at renholdet skulle gå så smertefritt som mulig.  Tilstrekkelig med toaletter og god oppfølging av renhold samt påfylling av forbruksvarer (papir etc.)  Planlagt arbeid tok mindre tid enn planlagt. Samtidig hadde vi mange små oppgaver som skulle løses og det dukker alltid opp uforutsette utfordringer så det var sjelden problem med sysselsetting.  Scenerigg ble satt bort til eksternt firma, med kun dugnadshjelp til opp- og nedrigg av scene. Denne løsningen virket bra og vi slapp å bekymre oss på dette punktet (det er nok av andre utfordringer å ta tak i).  Produksjon av krakker gikk utmerket, men det krever en del verktøy tilgjengelig (eks. driller). I og med alle krakkene har blitt solgt gir dette et lite overskudd i stedet for utgift ved eksternt leie.  Godt med lagerplass. Det trengs mye lagerplass som fortrinnsvis bør være innendørs. Egen base for teknisk var veldig bra og bør planlegges inn (eget lager etc.)

Utfordringer

 Budsjettering av transport hvor teknisk ikke i realiteten har mulighet for påvirking av omfaget. Det er totalt unødvendig at denne oppgaven ligger til teknisk. Det mest naturlige vil være at aktivitet budsjetterer dette i eget budsjett. Teknisk og Aktivitet bør heller koordinere oppstilling, mottak, etc.  Avstand: På grunn av leirområdet utstrekning har dette gitt utfordringer vedr. plassering av toaletter, interntransport. Fremtidige arrangører bør tenke på å ha egen vei for transport adskilt fra deltakerne.  Uklart ansvarsforhold rundt miljøtorg (hvem skal ordne hva). Under planleggingen av leiren synes vi dette var uklare linjer på hva alumnene skal ordne og hva teknisk/leiren skal stå for. Det samme gjelder det økonomiske selv om dette ikke er "vårt bord".  Sårbarhet vedr. toalettløsning. Vårt valg om å leie inn brakker ble et renslig og ryddig, men siden det ikke var vann/avløp på plassen måtte vi leie en septikpumpe samt rør for vann/avløp. Veldig sårbart med tanke på fremmedlegeme som kastes/mistes i toalettene.  Dugnader: Viktig å få navn og nummer på personer som er satt opp på dugnad slik at de kan kontaktes på forhånd slik at vi kan bekrefte oppmøte. Hadde mange "No show" under opprigg. 25

 Transport: Noe uoversiktlig hvor mye av transporten som skal koordineres av teknisk. Småkjøringer både internt og eksternt er mye. Vi fikk mye hjelp fra andre komiteer samt folkehjelpa. Matkjøring tok mye tid og ressurser.  Ankomsten var noe ustrukturert. Uklare ansvarsforhold som bør diskuteres i forhold til ankomstpersonell, dirigering av bagasjetransport og busser. Mange deltakere kom pr. bil, noe som gjorde det vanskelig å få til et flytende mottak.  Det bør gis rom i programmet for ekstra transport siste natten (bråk fra teknisk), slik at avreisen blir så smertefritt som mulig.  Avfall: Deltakerne genererte mye avfall og med matløsningen som ble valgt under leiren skapte det utforinger med å legge opp til en "grønn leir". Vi møtte se bort fra sortering av mattavfall fra deltakerne da det var for mye annet avfall blant matavfallet.  Ladestasjonen (mobil/nettbrett) hadde altfor dårlig kapasitet. Lett å undervurdere. Det bør nok påregnes en plass pr. 3. deltaker? Det bør legges opp til backup i tillegg til planlagt stasjon.

Helhetsvurdering 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

I det fulle og hele vil jeg si at teknisk komité gjorde en utmerket jobb hvor mye av dette kan takkes en gjeng av dedikerte komitémedlemmer som var ubetinget positive og en utrolig løsningsorienterte. Vi fikk mye positive tilbakemelding og har hatt en god kommunikasjon med leirkontor samt andre komiteer. Det vil alltid være rom for forbedringer, hvor disse er listet opp under utfordringer. Alle nøkkeltall vil være å finne i vedlegg 1. Det ble mye mer jobb under leiren en først planlagt, men vi reddet oss inn med at mange av komitémedlemmene var på leiren mer enn det som var satt opp på vaktlisten. Vi fikk låne traktor med skuff og gaffel, Gator og Schuffer som var til stor hjelp under opprigg, nedrigg og drift. Dette utstyret lettet mye av våre arbeidsoppgaver. Andre arrangører bør jobbe med å skaffe dette til veie. Bønder kan være til stor hjelp med kontakter til Felleskjøpet e.l.

Vedlegg fra komiteen

Budsjett og ansvarsfordelingsskjema Kart over teltleieren Arbeidsliste opprigg Dugnad og vaktliste Dagsoppgaver Arbeidsliste nedrigg Melding om arr. til Brannvesen 26

Tur- og aktivitet

Tur og aktivitet Navn Komiteleder

Anette Paulsen

Adresse Telefon

Bommestadåsen 67 3270 LARVIK 95787127

E-post

[email protected]

Antall personer i komite Ca. timeforbruk 8

690 timer

Komiteens arbeidsoppgaver

 Skaffe kursholdere til fagaktiviteter  Skaffe turledere til turene    Lage transportplan System på tur/aktivitetslister Planlegge og gjennomføre tur til Tønsberg for hele leiren

Gode erfaringer

 Mange var positive til stille som kursinstruktør/turledere  Komitemedlemmer med forskjellige nettverk     Skriftlige avtaler Nulltoleranse av bytting av aktiviteter/turer i forkant av leier – unntak sykdom God planlegging gjorde at selve gjennomføringen på leieren gikk veldig bra! Vi var innom de fleste kursholdere i nærheten av leirområdet på mandag/tirsdag for å       sjekke at alt gikk bra og at de fikk lunsj! Dette ble satt pris på. Tønsbergdagen: Mange var positive til stille som frivillige på postene  Skriftlige avtaler God planlegging gjorde at selve gjennomføringen på leieren gikk veldig bra! At folkehjelpen var tilstede i byen At vi i komiteen kjente løypa godt så vi kunne rettlede folk rundt Tønsberg by var veldig positive til å få besøk av oss At vi fikk vist frem 4H-ere til folket i Tønsberg, og kunne svare hvis noen kom innom 4H standen.   Busstransporten gikk kjempebra Bra at det sto noen og tok deltakerne i mot ved ankomst til byen

Utfordringer

 Kommunikasjonssvikt innad i komiteen, inngåtte muntlige avtaler som ikke ble kommunisert videre.  Litt dårlig tid på morgenen med mottak av eksterne kursholdere samtidig som busser 27

ankommer og deltagerne skal deles opp.  Ledere valgte turer og aktiviteter da de meldte seg på – dette gjorde at det ble vanskelig å få lederkabalen til å gå opp på enkelte av turene, og vi måtte skaffe fler eksterne ledere enn nødvendig.  Informasjon om bussavganger for de det måtte gjelde nådde ikke alltid frem til deltagerne. Enten for dårlig informasjon fra oss, eller lederne, eller deltagere som ikke får med seg informasjon. Viktig info kan aldri gjentas for ofte.  Vi mottok etteranmeldte og avmeldte til og med dagen leiren startet – dette gjorde ajourføring av deltakerlister vanskelig – og de måtte jobbes med og endres hver dag frem til aktivitetene/turene. Tønsbergdagen:  Maten holdt ikke til alle, og suppe burde kanskje vært revurdert  At vi gikk ut med en ca. tidsbruk på runden, burde latt være å si at de ville få tid i Tønsberg etter endt runde    Burde hatt «vannstasjoner», da været var så bra Synd at Saga Oseberg ikke var inne denne dagen Museene åpnet ikke før kl. 11.00. Dette var litt upraktisk med tanke på første buss som kom inn til byen kl. 09.30

Helhetsvurdering

 Planlegging: Rammen for komiteen ble satt på første HK-møte da det ble besluttet å ha to dager med aktiviteter/turer og en dag med alle inn til Tønsberg. Lurt at disse tre dagene ikke er tre etterfølgende dager. Vi hadde turer/aktiviteter på mandag og tirsdag, og tur til Tønsberg på torsdag, og det fungerte fint! Vi startet planleggingen av turer og aktiviteter ca 2 år i forveien, høsten 2011, med å sette opp forslag til turer og aktiviteter. En del synes det var vanskelig å binde seg over et år frem i tid, så vår aktivitet var størst høsten 2012. De store profesjonelle aktørene som for eksempel bowling, gokart og surf city var greit å gjøre avtaler med tidlig og over et år i forveien. Frem mot jul jobbet vi intenst for å skaffe alle kursholdere, og da jul kom hadde vi de fleste avtaler i orden. Resten gjorde vi på nyåret – men det var aktiviteter hvor vi regnet med at vi ville klare å skaffe kursholdere. I januar 2013 ble oversikten over aktiviteter og turer oversendt til PR for videre behandling før publisering. Og etter dette var aktiviteter og turer låst. I oppstartsfasen hadde vi mange flere aktiviteter på listen vår, men da vi nærmet oss jul 2012 ble mange strøket fordi vi så at aktivitetene ville bli for dyre eller at vi hadde vanskeligheter med å finne kursholdere. I 2012 hadde vi møter ca en gang i mnd. Etter januar 2013 var det i hovedsak komiteleder og NK som hadde møter, for da var avtaler i orden og det var kun beskrivelser og listejobbing som gjensto. 28

 Vi hadde som mål å få inn skriftlige avtaler på alle kursholdere, dette lyktes vi ikke helt med. Det tar tid og krefter å få inn skriftlige avtaler fra alle – så start tidlig. Vi hadde som mål å ha minst mulig egenandeler, men på grunn av avgjørelse i Landsstyret så måtte deltageravgiften nedjusteres – og det gikk i hovedsak ut over våre aktiviteter – og vi måtte dessverre sette inn egenandeler på de dyreste aktivitetene. På tross av dette så ble de aktivitetene med egenandel populære, og de fylte seg opp fort. På turene ble det motsatt – de turene vi trodde ville ble populære ble ikke det. Her kan vi ha priset oss litt ut, eller forklart for dårlig hva turene ville inneholde. Til sammen hadde vi 28 aktiviteter og 5 turer. Turer og aktiviteter gikk parallelt, og alle valgte en tur og en aktivitet. De minste aktivitetene tok 6 deltagere og den største 110. Noen aktiviteter var planlagt kun en dag, andre to, avhengig av hvor populære vi trodde de ville bli. Vi prøvde å ha flest mulige kurs på Melsom for å slippe for mye busstransport, og var så heldige å ha Melsom barneskole og Himalayaparken i gåavstand. Tønsbergdagen: Vi hadde en tur til Tønsberg tidlig i planleggingen, dette var veldig greit med tanke på at ingen av oss var noe særlig kjent i Tønsberg. Overblikket over Tønsberg ga oss en god start i planleggingen. Innhenting av priser og avtaler med poststeder startet vinteren 2013. Dette virket som var noe tidlig for enkelte. Men utover våren fikk vi mange positive tilbakemeldinger og avtaler i boks. Vi hadde som mål å få inn skriftlige avtaler fra alle museer og andre, dette lyktes vi med. Var veldig greit å ha dette. Gjennomføring: Vi startet med en ringerunde til alle kursholdere en-to uker før leieren for å være sikre på at de husket avtalen om at de skulle holde kurs. Dette gjorde at vi slapp overraskelser på leieren med kursholdere som ikke kom. Kvelden før gjennomføringen printet vi ut deltagerlister/busslister per aktivitet/tur. Dette ble delt ut til hovedleder på aktiviteten/bussen på morgenen mellom kl. 08.30 og kl. 09.00 før morgensamling. Hovedledere på buss ble informert på ledersamling kvelden i forveien, og fikk da utlevert instruks (de fleste var avtalt i forkant av leieren). På morgenen var det ulik bussavgang for de som skulle reise med buss. Første busspulje skulle reise kl. 09.00, samtidig som morgensamlingen startet ved scenen. Siste busspulje forlot området ca. kl. 10.00. Dette fungerte greit. Ved fordeling til aktiviteter/turer ved scenen er det viktig å ha tydelige skilt. Vi hadde skilt som var laget i logoens farger på engelsk og norsk, men det viste seg at blokkbokstaver i svart på baksiden var mer tydelig, men dette var dessverre bare på norsk. Vi hadde ca. 1100 deltagere på turer og aktiviteter hver dag. Vi planla for 2000 deltagere, så vi hadde god plass til de som meldte seg på – men vi måtte nedjustere enkelte aktiviteter fra to til en eller ingen dager. Vi avlyste tre aktiviteter på grunn av for få eller ingen påmeldte ved påmeldingsfristens utløp. Vi hadde også en aktivitet (swing) som vi utvidet fra 1 til 2 dager underveis da den ble full tre dager etter at 29

1. 2. 3. 4.

påmeldingen startet. I lederpermen som hovedleder fikk utdelt ved ankomst lå følgende informasjon fra aktiviteter og turer: - Deltagerliste pr dag med tur/aktivitet og eventuell buss med avreisetidspunkt. - Busskabal for Tønsberg dagen på torsdag.  Buss: Vi brukte buss i hovedsak til turer, men også til de aktivitetene som lå et stykke unna leirområdet. Vi forsøkte å benytte færrest mulig busser – så noen gikk i skytteltrafikk fra en aktivitet til en annen. Derfor var det tidlig bussavgang for noen aktiviteter. Bussene gikk kl. 09.00, 09.30 og ca. kl. 10.00 fra leirområdet. De returnerte fra turer og aktiviteter i tidsrommet kl. 13.30-15.00. Vi ba hovedledere på bussene ha dialog med bussjåfør hvis de så at de var tidligere ferdig enn avtalt – avtalte bussavganger startet ca. kl. 14.00. Busselskapet fikk utdelt laminerte busskilt – så det skulle være enkelt å finne riktig buss.  Medlemsregister/Påmelding: I medlemsregisteret hadde vi kun alternativet tur og aktivitet, men ikke dag. Vi stod da frie til å justere og plassere deltagerne på den dagen som passet best. 10% av plassene på hver tur/aktivitet var ikke tilgjengelig i medlemsregisteret på grunn av påmeldingene fra utlandet som kom samlet etter påmeldingsfristen hadde utløpt. Vi var heldige og hadde holdt av nok plasser til at de utenlandske påmeldte kunne få enten første eller andrevalget sitt. Vi har ajourført egne excel ark med oversikt over alle deltagerne mht turer/aktiviteter og transport til Tønsberg på torsdagen – og har ikke benyttet medlemsregisteret til det.  Tønsbergdagen: Vi var inne i byen dagen før å gjennomføre de siste innkjøpene og vite at vi hadde alt klart for oss med tanke på ruten til neste dag. Dro inn til byen i godt tid. Alt var klart når de første deltakerne ankom byen Bussingen gikk knirkefritt. Virket som alle fant frem i byen og hadde en ålreit dag. Vi hadde god kontakt med både frivillige til postene og museer hele veien, så vi møtte ingen overraskelser på dagen, med at folk ikke møtte opp eller ikke viste om hva som skulle skje. Kontakten med Tønsberg by var også god og vi fikk hjelp til både hvor vi kunne plassere oss på brygga og havnevesenet var snille og lånte oss strøm. På ledermøte kvelden før ble alt av info til lederne gitt og dette så ut til å fungere bra. Alle viste hvor og hva de skulle på Tønsbergdagen.

Vedlegg fra komiteen

Mal over avtale med kursinstruktører Instruks til ledere Oversikt over alle fagaktiviteter og turer 2013 Info til kursholdere 30

Volleyball/Tevling

Volleyball/Tevling Navn Komiteleder Nestleder

Carl Henrik Gjelstad Mariann Hegg

Adresse

Hofveien 51 3090 HOF

Telefon E-post

90817799 [email protected] Hulebakkroken 23, 3090 HOF 92047356 [email protected]

Antall personer i komite Ca. timeforbruk 4

200 timer

Komiteens arbeidsoppgaver

 Arrangere volleyballturnering  Arrangere tautrekkingskonkurranse     Arrangere bli kjent-aktivitet Arrangere tevlingsdag Planlegge alle postene Passe på at budsjettet ble holdt       Kjøpe inn varer og gjøre klar alle postene Plassere postene rundt om i leirområdet Planlegge tidsskjema, og gjennomføringen generelt Finne frivillige til å stå på postene Lage en felles poengskala Rydde opp etter arrangementet

Gode erfaringer

Volleyball/Tautrekking:  Fungerte fint å ha tautrekking om morgenen, selv om det iblant tok tid å samle hele laget. Bli kjent:  Alle er med på alt! Grupper på under 25 er aller best, jo mindre grupper jo bedre. Ha aktiviteter som inkluderer alle, vær kreativ!  Personen som har fått ansvar for bli kjent dagen, og personen som skal finne folk til å stå på postene burde finne dugnadsfolk så fort som mulig. Tevlingsdagen:  Mye engasjement og mange stilte opp frivillig. Godt humør rundt om, og alt ble tatt med et smil. Postene var bra, og passet godt til alle aldersgruppene som var representert. Det var en god blanding av poster, og de var plassert spredt over hele området.

Utfordringer 1. 2.

Volleyball:  Oppsett av turnering med så mange lag på antallet baner tilgjengelig. Anbefaler 4H Norge å kjøpe minst 3 sett med nett til.  Tidsrammen; utfordrende å arrangere turneringen på en dag, med både gruppespill og finaler.  Utfordrende å finne et godt system for dommere som sikrer en viss kvalitet på  dømminga. Tautrekking: Dumt å legge opp til at enkelte turer hadde avreise før morgensamling, når dette gikk utover hvem som kunne være med på tautrekkingslagene. Bli kjent:  Å få små nok grupper til at bli kjent-dagen skulle ha en virkning, og at systemet skulle funke. Dugnadsfolk var også vanskelig å finne, men leirdeltagerne/trivselsagentene stilte frivillig opp, noe som hjalp mye. Tevlingsdag:  Frivillige burde vært bedt om å møte dagen før, for en skikkelig gjennomgang.  Det burde vært merket bedre på poster. En staur med lapp der postnummer og navn burde stått. Dette hadde også vært bra mht. å sette ut postene, slik at disse kom på rett sted.  Det burde også vært laget en skikkelig rulleringsplan, så alle visste hvor de skulle gå. Kart burde vært delt ut til alle gruppeledere og til hver post. Da hadde også flere kommet opp til standene som stod ved scenen.   De postene som skulle lages burde vært ferdige mye tidligere. Drikkepostene burde vært bedre fulgt opp, selv om mange var innom og fylte vann.

Helhetsvurdering

 Volleyball: Godt fornøyd med gjennomføring av volleyballturnering.  Tautrekking: Godt fornøyd med gjennomføring av tautrekking.  Bli kjent: Dagen gikk bra! Gruppene holdt sammen og fulgte systemet som var planlagt. Dugnadsfolka gjorde en super jobb, og alle så ut til å trives. Å følge tiden på hver post gikk ikke helt som planlagt, men dette var noe vi var forberedt på. Noen grupper kom litt tidlig til neste post, men dette løste seg fint, alle gruppene var alltid i aktivitet, og vi har fått positive tilbakemeldinger om at dagen var bra både fra alumner, 4H-ere og voksne.  Tevlingsdag: På tross av en del «innkjøringsproblemer» på starten av dagen, var alle positive til aktivitetene. Vi har inntrykk av at alle hadde det moro når de hadde kommet seg til postene og begynt aktivitetene. Nedrigging tok noen timer, men ble gjennomført av mange frivillige. Det var litt synd at det måtte avbrytes tidligere grunnet varmen. Alt i alt var et en lærerik og morsom oppgave å ta på seg, og vi vil anbefale andre å gjøre det.

Vedlegg fra komiteen

Volleyballoppsett/Tidsskjema Aktivitetsliste Tevlingsdag 32

Mat

Mat Komiteleder Nestleder Kiosk/Leirbutikk Navn

Arild Johansen Torunn B. Solberg Anders Pettersen Dahl

Adresse

Barken 10, 3070 SANDE Odderudveien 60, HOLMESTRAND Sandeveien 24I 3184 Borre

Telefon

45465359 41310046 91782348

E-post

[email protected] [email protected] [email protected]

Antall personer i komite Ca. timeforbruk 5

800 timer

Komiteens arbeidsoppgaver

 Innkjøpsrutiner og leverandører  Servering av frokost, middag og kveldsmat     Betjene lederkantine og gjester Organisere og informere dugnadshjelp til servering og matpakking Vareutvalg til kiosk/butikk Innkjøp sammen med mat     Bygge opp og rigge ned kiosk/butikk, samt påfyll underveis Lære opp dugnadsfolk til bruk av kasse og kortterminal Åpne og stenge kiosk/butikk Opptelling kasser ved stenging på slutten av dagen sammen økonomiansvarlig

Gode erfaringer

 Sentraliser mest på en leverandør. Det forenkler mye. Start planleggingen 4 måneder i forkant med leverandørene: Det er tidsnok.   Bruk av et cateringfirma som lager middag og hjelper til med servering. Fordeling av ansvarsfelt innad i komiteen Kiosk/Leirbutikk:  God hjelp av økonomiansvarlig med åpning og stenging av kiosk/butikk.  Bra samarbeid med mat leder med bestilling    Flinke dugnadsfolk som skjønte arbeidsoppgavene lett Bra beliggenhet for slagstedene Mye pølsesalg når deltakerne var på leirområde til lunsj 33

Utfordringer

 Kveldsmat: Det skulle være et enkelt brødmåltid og tiden var satt til ½ time. Det var veldig mange som ønsket kveldsmat, derfor ble tiden utvidet til en time fra kl. 21.30-22.30. Dette for at all opprydding skulle være avsluttet før ro i leiren kl. 23.00.  Middag: Vi hadde ikke til enhver tid oversikt over hvor mange som hadde spist middag. Hvis det foregår aktiviteter under måltidene slik at ikke alle kom til avtalt tid, bør matkomiteen få beskjed om dette for å få oversikt over mengde mat og antall deltagere som hadde/ikke hadde spist.  Utfordring med alle som ikke har gitt beskjed om spesialkost ved påmelding!  Lederkantina: Det ble hektisk for matkomiteen å betjene denne samtidig som frokost, middag og kvelds skulle serveres i leiren. Der burde det være en egen «vertinne» hele tiden, både for å sette fram mat og rydde vekk igjen etter hvert måltid. Mat til fagaktivitetene og til nattevakter kunne vært ordnet f.eks. av vertinne i lederkantine og dermed avlastet matkomiteen for øvrig.  De oppsatte tider for vakter passet ikke helt inn i dagsrytmen for måltider. Fra kl. 06.30 var det greit å ha folk og til kl. 10.00. Men da ble det litt «dødtid» fram til middagen skulle serveres kl. 17.00. Nye vakter kom til kl. 15.00 og skulle gå kl. 19.30. Dette ble hjelp ved middag + klargjøring av frokostkasser til neste dag. Kveldsmat kl. 21.30-22.30 og noen måtte da bli litt lengere enn vakta, for å rydde etter kvelds. I tillegg kom «diverse-mat»-hjelpere. Vårt forslag for neste komite: Frokost: kl. 06.30-10.00, Middag: kl. 15.30-19.30, Kvelds: kl. 20.00-23.30.  Organisering av matkomiteen ble ikke helt som vi forventet. Noen i komiteen jobbet 18-19-timers vakter, nesten uten pause. Med fordel kunne det vært flere i komiteen, vakttider skulle vært satt opp for alle i komiteen, slik at vi til enhver tid visste hvem som var tilgjengelig og hva som skulle gjøres i løpet av dagen. Kiosk/Leirbutikk:  Ha ansvar alene, med to utsalgsteder. Ble til tider veldig travelt. Ble lange dager. Fordel med flere i komiteen    Varer fra 4H Norge komme veldig seint og viste ikke hvor mye plass det hadde behov Ha nok kald brus Beregne is bestilling fra dag til dag.

Helhetsvurdering

 Komiteen deltes opp i ansvarsområder: Leder: Arild Johansen (innkjøp) Frokost/brødmåltider: Toril A. Bergan Spesialkost: Middag: Kiosk: Gro H. Solberg Torunn B. Solberg Anders P. Dahl 34

     

Frokost:

Matkasser til frokost ble klargjort om ettermiddagen med smør og pålegg. Brød i egne kasser, ca. 3 pers pr. brød. Frokostkassene ble kjørt ned i hvert tun, inkl. melk i «skolemelk» kartong. De med spesialkost måtte komme opp i matteltet for å hente seg mat og evt. juice. Engangstallerken/kniv + matposer til matpakke ble lagt i en egen kasse til hvert tun. Et skjema ble også lagt i denne kasse for tilbakemelding til komiteen mht. mengde brød, pålegg o.a. Dette fungerte bra. Vi hadde imidlertid litt for store pakninger av ost/pålegg, det ble litt for mye svinn. Et råd er å legge pålegg i mindre bokser med lokk.

Kveldsmat:

Kveldsmaten ble servert ved langbord i matteltet nede i leirområdet. Ikke melk til kveldsmat, noe mange etterlyste. Alle fikk vannflasker ved ankomst, vanncontainer var satt opp, men vi burde tilbudt melk til alle brødmåltidene. Melk og brød hører sammen!

Middag:

Middagen ble servert i et stort mattelt i leirområdet. Det var langbord med 7 matstasjoner, 3-4 personer ved hver stasjon avhengig av type mat, ca. 25 hjelpere ved hver middagsservering. Noen 4H-ere fra hvert tun hjalp til ved middagen og alle var positive til dette. Alle middager var bestilt fra et cateringfirma, som kom med kokker og bestikk. Alle middagshjelpere fikk en kort «briefing» om maten, servering, mengde o.a. av kokken før serveringen startet. Alle fikk utdelt engangshansker og forkle, langt hår i strikk. Dispensere og antibac-flasker stod ved hvert serveringsbord.

Spesialkost/dietter:

Matkomiteen hadde fått liste over hvilke spesialmat og dietter som var nødvendig. De som skulle ha spesialkost fikk «grønt» bånd, som skulle vises ved bordet. Dette fungerte rimelig greit, men noen hadde ikke gitt beskjed om allergier og det ble en stor jobb for ansvarlig for spesialkost å gå gjennom alle lister. Mange med gluten og lactose + div. allergier. Cateringfirma hadde fått samme liste og gjorde en stor jobb med middagsmaten til disse. Den ble servert ved et eget bord med eget bestikk. Det bør være innholdsfortegnelse på all mat og nøyaktige lister over allergier.

Lederkantine:

Denne var i skolebygget et stykke fra leirområdet. Der skulle det være mulighet for alle ledere å spise alle måltider, og vaktene skulle kunne ta seg litt mat/steke vafler i løpet av sin dag-/nattevakt. Kjøleskap med matvarer i kantina. Her var det mange ledere hele tiden! Kanskje gjorde vi det for hyggelig?! Lederne var ikke flinke til å rydde opp etter seg, men etter litt «instruks» ble det bedre. Vi fikk også etter hvert en «god hjelper» som tok seg av kantina. Avtale på innkjøp ble inngått med grossist denne gang: ASKO. Finn din ASKO grossist på www.asko.no

. Deretter ble vi koblet opp mot en kjedavtale hos KONSUM GRUPPEN. Kontakt: Kjetil Jensen, Regionsjef KGN Bedrift Østfold-Akershus-Oslo. Konsum Gruppen Norge AS, Østkilen 5, 1621 Gressvik, Mobil: +47 930 06 500, E-post: [email protected]

www.konsumgruppen.no

 Her ble hele varesortimentet tatt ut og lagt inn på ASKO netthandel. Bestillinger ble beregnet ut derfra etter antall deltagere.   Denne avtalen omfatter alle typer varer utenom TINE-produkter. Tørrvarer, drikke, alle ferskvarer til middag etc., og alle non-food varer. Avtalen her gir en fast ordrerabatt og en bonus ut fra kjøpets størrelse. De leverandørene som man trenger direkte kontakt med er Brødleverandør, Nortura, Tine, Norsk Iskrem, Bama og Coca Cola. Utover det så tar konsulenten på ASKO / Konsum seg av resten.    Den viktigste leverandøren er den som en gjør avtale med på laging av middag. Vår framgangs måte: 4H kjøper inn alle ingredienser til middagen som leveres direkte fra grossist til produsenten og får en pris på produksjon med utkjøring av maten. (Til Nordisk 4H betalte vi kr. 25,00 pr kuvert. Det er ok pris, kr 20,00 må være et mål) Kjøpsstatistikker og sortiment kan skaffes tilveie. Avtalen med ASKO og Konsumgruppen er gjort med 4H Vestfold.  Utstyr fikk vi låne av Tine var kjølebil og kjøleskap. Fra Coca fikk vi låne kjølere til mineralvann, og fra Norsk Iskrem frysebokser.  Er det spørsmål så kontakt Arild Johansen, Matansvarlig Nordisk 4H-leir, på mobil: 454 65 359 – Kan nok kunne gi noe mer info om noe vil ha det.

Kiosk/Leirbutikk:

 At dugnadsfolk var voksne og ikke 4H-medlemmer er veldig bra med tanke på håndtering av penger. Åpningstider var satt opp etter når deltakerne var på leirområde.  De dagene det var deltakerne var på leirområde hele dagen ble vaktene delt opp i to økter. Åpningstiden var kl. 07.30-20.00 de dagene det skjedde noe i leiren. Ellers var den oppe kl. 07.30-09.00 og kl. 15.00-20.00 da folk var utenfor leieren. Så behovet etter hvert for utviding av tider. Butikken var åpen kl. 08.00-20.00 de dagene det skjedde noe i leiren. Ellers var den oppe kl. 15.00-20.00 da folk var utenfor leieren.  Kiosken var en kioskvogn som sto på teltområdet, og butikken var i stallen på vei opp til resten av leirområdet.  Det var fint med to personer på hvert sted.  Varene var bestilt igjennom matkomiteen med full retur på ting som ikke var åpna. Is var fra Diplom-is som kom innom 4 ganger for å etterfylle. Brus var fra Coca Cola, som ble bestilt fra ASKO.  Var et kasseapparat på hvert sted som var ferdig programmert med priser. Vi hadde bankterminal ved kassen som mye av betalinga ble gjort med kort og ført til mindre penger og telle opp. Det var også mulig å ta ut penger. 36

  Kioskansvarlig passet på at det var nok med veksel i kassen. Prisene ble rundet opp til hver hele 5-er eller 10-er for å slippe for mye kronestykker.  4H Norges produkter ble prissatt etter hva prisen var på nettbutikken og rundet opp. 

Oppsummering:

Vi opplevde masse positive ungdommer, uten sure miner, selv om vi ved enkelte middager hadde lite mat. De takket oss for god mat. Dugnadshjelpen var veldig effektive og tok jobben med et smil. 4H-ere som hjalp til var blide og positive. Alt i alt en vellykket leir, men med veldig mye jobbing for oss i komiteen. Og vi burde vært flere i komiteen!

Middagsservering…. Klar – ferdig- gå!

Foto: Cecilie Maurud Barstad

Underholdning

Underholdning Navn Komiteleder Nestleder

Mari Johannessen Ole Henrik Apenes

Adresse

Kantåsen 17, 1536 MOSS Heianveien 229, 3175 RAMNES

Telefon

90653785 47678911

E-post

[email protected] [email protected]

Antall personer i komite Ca. timeforbruk

7 (+2 konferansierer) 600 timer

Komiteens arbeidsoppgaver

 Planlegger og gjennomfører åpnings- og avslutningsseremoni  Har ansvar for morgensamlinger og flaggheising      Samordne kveldsunderholdning, konserter, diskotek osv. Har ansvar for å sjekke Lov om opphavsrett og få nødvendige tillatelser Lage avtaler med band/diskotek Har ansvar for alt som foregår på scenen Holde seg oppdatert, slik at viktig informasjon gis fra scenen ved behov

Gode erfaringer

    Felles dokument i Google docs gjør samkjøring av arbeidet enklere. Unge medlemmer (17-20 år) i komiteen har nettverk og førstehåndskunnskap om leirdeltakernes ønsker. Alle i komiteen var godt forberedt på programmet hver kveld. Dette gjorde det lettere å ta ting på sparket, når ting ble annerledes enn vi hadde tenkt. Det er veldig viktig i denne komiteen. Vi kjørte programmet i ett kjør fra ca. kl. 20.00 til ca. kl. 22.00 hver kveld. Dette opplevde vi som en god løsning, og fikk veldig godt oppmøte alle kvelder, om enn med et naturlig frafall underveis.  Underholdningen koordinerte godt med miljøtorget som åpnet nesten akkurat da vi avsluttet vårt opplegg hver kveld. Dette var et positivt samarbeid som vi satte stor pris på, og som skapte en helhet i deltakernes opplevelse. Det var også positivt med tanke på at det var lang vei fra leirområdet til scene og miljøtorg. På denne måten sørget vi for å holde dem i området. 38

 Noen av de turkise t-skjortene (Kristine og Mari stort sett), altså hovedkomiteen var aktive foran scenen under programmet. Dette hadde en veldig positiv effekt, og flere kunne med fordel ha deltatt. Ved å danse og lage liv foran scenen, får man deltakerne med seg og hindrer dem i å forlate området. HK-tskjortenes tilstedeværelse gir deltakerne et positivt inntrykk av leirledelsen spesielt og 4H generelt. Når man ser hvor rare de er blir det ikke så flaut å prøve seg.

Utfordringer

 Unge medlemmer i komiteen krever en annen arbeidsform enn «voksne». Spesielt på leir har de behov for klare beskjeder, og konkrete oppgaver da de gjerne vil være sammen med venner på fritiden. De er uten tvil en kjemperessurs i denne typen komité. Men komiteleder vil anbefale å være to litt eldre, heller enn en slik som vi har vært.  Denne komiteen har stilt opp som dugnadsvakter på bli-kjent, tur- og aktivitetsdagene, tevlingsdagen og Tønsbergdagen. Dette ble veldig hektisk og slitsomt, da man gikk rett fra bussen og inn i underholdningsjobben som varte hele kvelden. Man må huske at underholdningsjobben starter med et brak mellom kl. 16.00 og kl. 17.00 og varer til ca. kl. 22.00 hver eneste dag.  Underholdningskomiteen er en slik komité som stort sett klarer seg på egen hånd. Derfor hendte det at vi hadde noen utfordringer med tanke på kommunikasjon med de andre komiteene. Når man ikke har et naturlig samarbeid hele tiden, er det litt vanskeligere å forholde seg til hverandre. For eksempel henvendte vi oss til matkomiteen kl. 16.30 nesten hver dag. Dette viste seg å fungere dårlig. Det er nemlig ikke slik at underholdningsartistene er det viktigste for dem midt i matserveringen. Dette lærte vi at er fullt forståelig, og noe vi absolutt kunne ha tatt høyde for på forhånd. Kanskje miljøtorget heller er stedet for å skaffe mat til artistene?  Morgensamlingen var noe vi hadde lite fokus på i forkant av leir. Den ble noe undervurdert også under leir. I etterkant har vi funnet ut at denne absolutt kunne vært brukt enda mer, til å gi viktig informasjon til deltakerne. Det kan også være lurt å ha noen til stede som er ansvarlige for dagens program, slik at misforståelser kan oppklares.

Helhetsvurdering

  Milepælplanen ble ikke fulgt til punkt og prikke. Den viktigste grunnen til dette er at artistene ikke har oversikt over turneplan ol. så lang tid i forveien. Det er lurt å være tidlig ute og prate med dem, så man får en god avtale. Men det er veldig viktig å følge opp etter nyttår, og bekrefte dato osv.

Det har variert i de ulike leirkomiteene de siste årene hvorvidt underholdning har vært en egen komité. Vi vil anbefale på det sterkeste at man velger å skille den ut, slik vi har gjort. Vi er utrolig fornøyde med det produktet vi har skapt, og vi har fått mange positive tilbakemeldinger. Vi har lært at noen ting bare ikke kan planlegges, noe vi nok har til felles med de andre komiteene. Komiteen har også turt å tenke stort, og sett at 39

det er utrolig hva man får til hvis man bare prøver. Den friheten vi har fått fra hovedkomiteen sin side er vi veldig takknemlige for, og er ikke i tvil om at den har spilt en stor rolle for utfallet. Både hva gjelder underholdningen og resten av leiren er underholdningskomiteen godt fornøyde med resultatet. De utfordringene som oppsto underveis hadde mye med leirområdet å gjøre, mens selve gjennomføringen av 4H arrangementet var meget vellykket. Komiteene generelt og hovedkomiteen spesielt var positive og imøtekommende, og det merket man på stemningen i hele området. Dette mener vi er et veldig godt utgangspunkt for en god leir.

Vedlegg fra komiteen

Milepælsplan for underholdningskomiteen Program for underholdning

Foto: Lucy Marie Odberg Foto: Jon Vegard Sparre Foto: Jon Vegard Sparre Foto: Cecilie Maurud Barstad

PR/Info

PR/Info Komiteleder Nestleder 2. Nestleder Navn

Cecilie Maurud Barstad Lucy Marie Odberg Jon Vegard Sparre

Adresse

65 Redchurch Street, LONDON E2 7DJ Lågendalsveien 2281 3282 KVELDE Moldegata 43 H207, 0445 OSLO

Telefon

+447717436412 95907633 92695337

E-post

[email protected] [email protected] [email protected]

Antall personer i komite Ca. timeforbruk 4

400 Komiteens arbeidsoppgaver  Design og produksjon av visuell identitet.  Sette opp Webside/ blog og lage/ publisere innhold.    Manager Facebook-, Instagram- og Twitter-konti. Design og produksjon av promomateriell, profileringsartikler og leirminne. Fotografering av alle deltakere etter fylke og land. Redigering og trykking og pakking under leiren.   Fortell om leiren til presse som TV, aviser, nettsider og 4H-magasiner. Dokumentere leiren fra morgen til kveld. Gode erfaringer  Vi føler tema og visuell identitet har bidratt positivt til den gode leiropplevelsen. Vi fokuserte på på å lage profileringsartikler som var fargerike, godt design og praktisk. Det var gøy å oppleve at salget på dette gikk bra og at leirminne-ryggsekkene ble vel brukt.

Utfordringer

 Vi var egentlig for få personer under leiren til å kunne ha et åpnet PR kontor der pressekontakter kunne være for å skrive pressemeldinger. Vi hadde bare to datamaskiner til utlån. Det kunne med fordel vært et par til stasjonære maskiner. Og folk som jobbet der på skift gjennom dagen og kvelden mens PR-teamet brukte tid på å være i teltområdet, miljøtorget og ved scenen for å skrive om det som skjedde. 41

 Vi hadde ikke bra oppmøte fra fylkesmediekontakter. Det bør finnes en metode for å få alle disse før leiren. Kanskje hovedledere til hvert fylke må nominere en av lederne til å gjøre den jobben. På den andre side hadde vi 6-7 stykker på leiravis som delte leiren på en ny måte enn vi gjorde. Kan være en idé å kombinere leiravis med fylkesmediekontakter.  Det kan være vanskelig å finne på historier eller nyhetsverdige saker hele tiden. Viktig at alle som er med i hovedkomiteen bidrar til å komme med informasjon som kan bli til en nyhet.

 Vi hadde lyst til for eksempel å være med på God Morgen Norge eller lignende. Her skulle vi begynt å ta kontakt mye før. Siden vi ikke kjente noen i nasjonal TV var det vanskelig å få en fot inn. Derimot fikk vi Vestfold TV som kom og lagde ca. 7-8 minutter om leiren som man kan se på deres websider.

Helhetsvurdering

 Vi brukte en god del av budsjettet på design og webside. Dette begynte vi med tidlig for å få ut informasjon, men også for å skape blest om Think Love Do Move-temaet. Vi bygget opp Facebook-side som har over 1200 medlemmer og en instagram hashtag   Vi skulle ønske vi hadde bedre veiledning fra 4H Norge hovedkontor. At man fikk en startpakke med råd om presse. Hva er deres strategi og kontaktnettverk? Vi brukte mye tid på å finne pressekontakter som sikkert 4H allerede har og dermed kunne vi spart tid. som har 1500 bilder som 4H-ere har lagt ut. Total antall besøk på hjemmeside er 20.446, og unike brukere er 3.832 personer. Fotografering - Vi valgte å gjennomføre fotografering av leirdeltakerene selv siden vi har en god fotograf, Jon Vegard Sparre, i komiteen. Søndag ettermiddag hadde vi fotografering nede mot stranden. 15 min. mellom hver gruppe. Det var da viktig at gruppa var klar på forhånd og hadde fått instrukser om hvordan de skulle stilles opp. Det var et hardt tidsskjema, men det gikk. Printing av fotografier ble gjort hos en lokal fotobutikk i Tønsberg, og alle som hadde bestilt bilde fikk dette utdelt siste dagen. De fleste hadde forhåndsbetalt ved påmelding, mens noen betalte på leiren før de fikk bilde. Ingen etterfakturering. Jobben vi gjorde resulterte i et godt overskudd på leir foto.  Profileringsartikler - Vi trykket opp to sett med profilerings t-skjorter før leiren. En i 2011 og en i 2012. Disse ble aktivt brukt på leirer de to årene, og ble også sendt ut til land, fylker og län som et profileringsstunt. I tillegg produserte vi opp 3000 buttons med 20 ulike fargekombinasjoner som ble delt ut hele 2012. Ønske var at flest mulig skulle ha med seg buttons på leiren og finne sin match. Vi produserte også profileringsplakater til bruk på arrangement rundt om i Norden, og én reklamebanner vi brukte lokalt.  Effekter og leirminne - Vi valgte en ryggsekk/gymbag i 4 friske farger med leirlogoprint som leirminne. Dette ble delt ut første dag, og disse ble flittig brukt gjennom hele leiren. 42

 Andre effekter som ble solgt på leiren var:

Beskrivelse

Håndklær 70x140 med leirmotiv Silikon-armbånd med leirmotiv T-skjorter/singlet Tøymerke med leirmotiv

Pris

200 30 120 45

Antall bestilt

331 250 700 800

Antall solgt

260 250 669 464  Arbeid mot utenlandske deltakere - Fra første dag hadde vi fokus på at dette var en nordisk leir. Hjemmeside + alle utsendinger hadde en norsk, og en engelsk versjon. Det ble sendt ut 2 informasjonspakker i tillegg til invitasjonen til alle lands-, fylkes-, og läns- 4Horganisasjoner i Norden. Disse ligger alle som vedlegg til rapporten.  Vi takker spesielt ladestasjon og gratis internett under leiren som gjorde det mulig for alle som ville, å legge ut bilder på sosiale medier mens de var på leiren. På den måten var deltaker med på å gjøre flott PR under leiren. Vedlegg fra komiteen 1.

Kommunikasjonsplan PR/Info. Sommerplan Informasjonsbrev til fylker Invitasjon Norsk/Engelsk

Maling av skilt

Foto: Jon Vegard Sparre

Miljøtorg

Miljøtorg Komiteleder Nestleder Navn

Jørn Johan Hedlund Karen Anine Horntvedt Eliassen

Adresse

Stiveien 2 Lakstjønnveien 1 3158 ANDEBU

Telefon

90560697 95227772

E-post

[email protected] [email protected]

Antall personer i komite Ca. timeforbruk 6

80 + 330 timer levert av N4HA

Komiteens arbeidsoppgaver

 Drift av miljøtorg på det areal HK finner egnet etter inspill fra Miljøtorgkomiteen  Bestilling av mat og utstyr via andre komiteer

Gode erfaringer

Vi fikk tidlig opp en komité av erfarne Alummer, både aktive og mindre aktive medlemmer i Vigga. Dette ga en trygghet for å lykkes. Vi fikk også tidlig bekreftelse fra HK at andre komiteer skulle spilles på lag med. Vil spesielt takke komiteene Teknisk og Mat/kiosk for kjempe god hjelp. Bør også nevne Økonomi.

Utfordringer

 Måtte bruke mye av tiden i HK og forklare hvilke rammer som skulle gjelde og hva vi har vært enige om tidligere møter. Har vel egentlig her følt at mange i HK ser på vedtak, som en midlertidig greie. Og at alt er åpent for omkamp.

 I år har det vært en fordeling av overskudd på 50% til Leirkomiteen og 50% til alumnene (herav 80% til Arrangørklubben og 20% til N4HA). Dette skulle vært nedfelt i vedtekter men har aldri blitt gjennomført. Dette førte til diskusjoner og uklarheter.

Helhetsvurdering

Miljøtorget under leieren fungerte optimalt. Dette basert på egne erfaringer, samt samtaler med komitemedlemmer andre komiteer og ikke minst leirdeltagerne. Føler at kjøkken og butikk fungerte som det skulle. Det ble noe avvik mellom kasser og beholdning, dette skyldes brukerfeil. Ute i hallen hadde vi solide benker til alle. Er det noe andre skal lære av til senere er det nettopp og bruke solide benker. Disse vil få hard behandling, enklere løsninger vil bli ødelagt. Jeg er sikker på at vi hadde fått store kostnader om vi skulle leid noe enklere. Samarbeidet med andre komiteer i HK fungerte kjempebra.

Vedlegg fra komiteen

Budsjett og regnskap 44

Hovedkomiteen

Foto: Jon Vegard Sparre

Takk for en hyggelig uke! Hilsen oss i hovedkomiteen

rapport nordic 4h camp 2013

Transcript rapport nordic 4h camp 2013

RAPPORT NORDIC 4H CAMP 2013 Stokke – Vestfold – Norway THINK – LOVE – DO – MOVE

Innhold

Forord

Oppsummering

Fylkesstyret

4H Norge

Leirsjef

Administrasjon/Leirkontor

Økonomi

Sanitet/Beredskap

Teknisk

Tur- og aktivitet

Volleyball/Tevling

Mat

Underholdning

PR/Info

Miljøtorg

Takk for en hyggelig uke! Hilsen oss i hovedkomiteen

Directory