Transcript Årsmøtet for 2012 – Furutangen Hytteforening. Frogner Grendehus

 Årsmøtet for 2012 – Furutangen Hytteforening. Frogner Grendehus, 29. mai 2013, kl. 19:00 Agenda: 1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
Godkjenning av innkalling og dagsorden. Valg av 2 medlemmer til å underskrive protokollen. Valg av referent. Styrets beretning for 2012. Revidert regnskap for 2012. Budsjett for 2013. Årskontingent for 2013. Ny e oppdaterte vedtekter for Furutangen Hyttevelforening. Valg av styremedlemmer, samt komite-­‐medlemmer. Valg av revisor. Innkomne saker fra hytteeiere til behandling av årsmøtet. Orienteringer i tilknytning til årsmøtet: 1. Orientering om Furutangen Aktivitetssenter AS og hytteeiernes medeierskap i selskapet. 2. Nyheter om Furutangen Hytteområde : Utvikler Jan Skogheim. 1 Dokumentasjon til enkeltpunkter på Agendaen: 3. Valg av referent: Som referent foreslås sekretær i styret Frode Braaten. 4. Styrets beretning for 2012: Styrets Årsberetning for 2012.
2012 var som i tidligere år, et aktivt og innholdsrikt år i Furutangen. Ferdigstillingen av Vest – og
Panorama områdene, tilførte nye hytteeiere og aktive og hyggelige medlemmer av
Hyttevelforeningen. Utbyggers ferdigstillelse av Gamle Furutangen og andre gode service og
aktivitetstilbud har medført ytterligere tilbakemeldinger om at vi har et trivelig og godt
fungerende hytteområde. Styret oppsummerer nedenfor de viktigste sakene styret har arbeidet
med i 2011.
Møter og styret.
Det har vært gjennomført 8 offisielle styremøter i sesongen. Styret har bestått 7 medlemmer totalt.
3 representanter fra Furutangen Terrasse, Jan M. Melandsø (styreleder), Tom Finbraaten
(nestleder) og Kari Jensen. 1 medlem fra Nord, Lisbeth Wannebo (Informasjonsansvarlig) 2
medlemmer fra syd , Frode Braaten( Sekretær) og Kaj Gundersen. Avslutningsvis 1 medlem fra
Øst, Jack Johnsen (kasserer, samt jakt og fiske).
Styret ønsker i den kommende periode representasjon i styret fra området Panorama eller Vest.
Styret har i perioden hatt en utmerket dialog og et godt samarbeid med Furutangen Utvikling ved
Lise og Jan Skogheim.
Medlemsutvikling.
Pr. slutten av april viser en opptelling 441 registrerte tomteeiere som medlemmer. På samme tid i 2011 var antallet medlemmer i velet 420.
Oppsummering av de viktigste sakene som styret har arbeidet med.
. Tilrettelegging av løypekjøringen.
. Ny skilting av fartsgrenser innen området.
. Fornying og utvikling av kartet over skiløyper. Disse er nå ferdig og lagt ut for salg.
. Merking av Skiløypene.
. Utvikling av samarbeidet med skyteklubben i Osen og dermed medlemmenes tilbud.
. Miljømessige tilbud og aktiviteter for medlemmene.
. Veinavn innen Furutangen. Vedtatt i kommunen 21. mars 2012. Orientering i Nyhetsbrev.
. Holdningen til prøveprosjekter for Vindmøller i nærområder.
. Gjennomgang av kostnadsstrukturen for kloakk og vann innen området.
. Bredbåndstilbudet. Orientering gitt i Nyhetsbrev.
. Etablering av organisasjonsnummer for velet. Bedre formalisering av regnskap.
. Opprydding innen området og bortkjøring av kvist og ”hageavfall”.
. Brannsikkerheten innen området.
2 . Mobildekningen innen området.
. Etablering av en frivillig beredskapsordning.
. Behandling av diverse henvendelser fra hytteeiere.
Tur-­‐ og miljøaktiviteter. Turkomitéen har gjennomført følgende aktiviteter i 2012:
· Servering av solbærtoddy på Kairo i vinterferien. Det gikk med ca 180 krus med solbærtoddy, noe
som er "all time high" for denne aktiviteten.
· Vi har bistått Jan Skogheim i gjennomføringen av påskearrangementene på Bruråskoiene og
skirennet "Granåsrunden" samt høstferiearragementet "Minijegeren".
· Vi har planlagt og startet merkingen av skiløypene i henhold til fargemerkingen på løypekartet.
Juletrefesten 2012 ble arrangert på Osvang sammen med innbyggerne i Osen.
Det var stort oppmøte fra Furutangen.
Jakt og fiske.
Fortsatt er det store muligheter for jakt og fiske rundt Furutangen!
Tidlig Harr fra Osa smaker godt i panna! . Granåstjernet gir også gode opplevelser og har en med
bag-limit på 2 fisk pr. døgn.
Jaktutvalget har også i 2012 administrert småviltjakta i området. Samarbeidet med Jan Skogheim har
fungert utmerket og har blitt ivaretatt av Roar Holthe og Jack Johnsen. Utvalget administrerer i dag 7
jaktfelt fordelt på tre felt hos Jan Skogheim og fire felt hos Geir Arne Rønningen. Hyttevellet får 20%
av inntektene for det som selges av jaktkort hos Jan Skogheim.
Som et ledd i å sikre tilgangen på nok ammunisjon på skytebanen ble sikkerhetsskap for lagring av
dette kjøpt inn våren 2012. Skapet står plassert hos Joker Osen.
2012 har vært et år med høyest jaktdeltakelse fra hytteeierne. Totalt er det skrevet ut 40 jaktkort
fordelt på begge jaktområder.
Økonomi.
Vi viser til regnskapet for 2012 samt budsjett for 2013.
Informasjon.
Det er sendt ut 7 nyhetsbrev fra styret i perioden.
Velforeningen er i ferd med å legge om til nye nettsider for enklere å
kunne oppdatere aktuell informasjon.
Styret ser med glede at Facebook blir flittig benyttet og at informasjon også flyter der.
3 Likedan har Utvikler Jan Skogheim hatt en gjennomført bred og god informasjon om program og alle
aktiviteter de har gjennomført i perioden.
Målsetting er at all relevant informasjon blir lagt på Velets hjemmesider, men det krever også at alle
hytteeiere bidrar med input til slik informasjon.
5. Revidert regnskap for 2012. Ettersendes så snart dette er revidert. 6. Budsjett for 2013. Ettersendes sammen med regnskap for 2012. 7. Årskontingent for 2013. Styret foreslår ingen endring av årskontingenten for 2013 i forhold til 2012. 8. Nye oppdaterte vedtekter for Furutangen Hyttevelforening. I sammenheng med etableringen av organisasjonsnr. i Brønnøysundregistrene for velforeningen er det formelt nødvendig å oppdatere våre vedtekter på noen få punkter. De nye vedtektene må selvfølgelig godkjennes av årsmøtet og er derfor vedlagt. Endringer er markert med rød skrift. VEDTEKTER FOR FURUTANGEN HYTTEVELFORENING
Opprinnelige vedtekter vedtatt av årsmøte den 13/12 – 2006
Reviderte vedtekter vedtatt av årsmøte 29/5 – 2013
§-1
Navn (ny §)
Hyttevelforeningens navn er Furutangen Hyttevelforening, og skal gjenspeile hvor
foreningen har sitt virkeområde
§-2
Formål
Furutangen Hyttevelforening har til formål å verne om stedets interesser og sørge for
god skikk og orden slik at området blir et vakkert og trivelig sted. Foreningen skal ivareta
medlemmenes interesser vis-a-vis og i samarbeide med grunneiere, kommune og andre.
Foreningen er ikke politisk motivert.
§-3
Virkeområde (Omskrevet og delvis nytt)
Velforeningens virkeområde ligger i Åmodt kommune og er begrenset til Furutangen
Hytteområde med underliggende felt som Øst, Nord, Terrassen,Syd, Vest, samt
Panorama. Nye felt som senere reguleres inn i Furutangen Hytteområde, i tråd med de til
enhver tid gjeldende reguleringsplaner og bestemmelser fra Åmodt kommune, skal inngå
i Furutangen Hyttevelforening. Hytteeiere, som har kjøpt eller bygslet grunn innenfor
overnevnte område, plikter å stå som medlem av velforeningen. Medlemskapet omfatter
også ektefelle/ familiemedlemmer. Hver husstand har 1 stemme på årsmøtet. Alle
medlemmer over 18 år er valgbare til tillitsverv i velforeningen.
§-4
Kontingent (tillegg siste setning)
Kontingenten fastsettes på første ordinære årsmøte. Kontingenten skal betales innen
30.06 hvert år. Endringer i kontingenten vedtas på årsmøte med alminnelig flertall.
4 §-5
Valg av styre
Velforeningen ledes av et styre på 5 medlemmer, samt 2 varamedlemmer.
Styremedlemmer og varamedlemmer velges av årsmøtet for perioder på 2 år. På
forlangende skal avstemming skje skriftlig. For å oppnå kontinuitet i styrearbeidet kan
maksimalt 3 av styremedlemmene tre ut av styret samtidig. Gjenvalg tillates.
§-6
Styrets kompetanse
Styret er beslutningsdyktig når i alt 3 stemmeberettigede medlemmer er tilstede. Styret
velger selv leder, nestleder og regnskapsfører/kasserer. Styrets leder innkaller til
styremøter ved behov og alltid når ett eller flere av de øvrige styremedlemmer forlanger
det. Det bør minimum være ett styremøte før årsmøtet. Styremedlem som ikke har
anledning til å møte på styremøte skal selv innkalle vararepresentant til å møte i sitt
sted. Varamedlemmet har da full stemmerett for den han eller hun representerer. For
gyldig vedtak i styret må minst 3 styremedlemmer stemme for vedtaket.
Varamedlemmene har anledning til å møte på styremøte hvis ønskelig. Styret skal føre
protokoll over sine forhandlinger og beslutninger. Protokollen skal underskrives av
samtlige frammøtte styremedlemmer. Styret har ikke myndighet til å oppta lån på vegne
av velforeningen eller på annen måte å forplikte medlemmene økonomisk ut over
kontingenten med mindre forholdet er godkjent av årsmøtet/ekstraordinært årsmøte.
Styremedlem eller varamedlem kan i løpet av funksjonstiden fjernes av årsmøtet/
ekstraordinært årsmøte ved simpelt flertall. Velforeningens medlemmer må rette seg
etter de avgjørelser styret treffer. Eventuelle klager sendes først styret til behandling,
hvoretter både styret og klager kan fremme saken til behandling av årsmøtet.
§-7
Årsmøte
Årsmøtet er velforeningens øverste myndighet. Årsmøte avholdes en gang i året.
Møtetidspunkt berammes av styret og avholdes innen 31.05. Forslag det skal stemmes
over må sendes styret senest 30 dager før årsmøtet. Saksliste med nødvendig forklaring
og underbygging av de saker som skal undergis stemmegivning skal sendes samtlige
medlemmer senest 3 uker før møtet. Tidspunkt for årsmøtet varsles innen 60 dager før
møtet. Styret har ansvar for at informasjon kommer ut på egnet medium, dvs. e-post
eller pr. brev. Årsmøtet, som ledes av styrets leder eller valgt møteleder, skal behandle
følgende saker:
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
Godkjenning av innkalling og dagsorden
Valg av 2 medlemmer til å underskrive protokollen
Styrets beretning
Revidert regnskap
Budsjett neste år
Årskontingent
Valg av styremedlemmer og varamedlemmer, samt valg av representanter til
eventuelle andre styrer og utvalg hvor velforeningen har interesse av å være
representert
h. Valg av revisor
i. Behandling av innkomne saker, forslag eller klager.
§-8
Regler om stemmegivning
Foreliggende saker avgjøres ved alminnelig flertall med mindre annet er særskilt
bestemt. Hver husstand, som har betalt kontingent, er stemmeberettiget. Fraværende
medlem kan stemme gjennom et annet medlem ved skriftlig fullmakt. Ved stemmelikhet
under punktene a) - i) avgjøres avtemningen med styreleders dobbeltstemme. Saker
under punkt i) ansees ved stemmelikhet som nedstemt og må i tilfelle tas opp på nytt
ved neste årsmøte/ekstraordinære årsmøte. Saker som har stor betydning for
velforeningens medlemmer og som det sittende styret vurderer som svært viktig, skal
undergis skriftlig stemmegivning. Årsmøtet kan imidlertid vedta å foreta avstemmingen
ved håndsopprekking. Informasjon om slike saker sendes medlemmene sammen med
innkalling til årsmøtet/ekstraordinært årsmøte eller i egen informasjon. Medlemmer som
5 ikke er til stede kan avgi sin stemme pr. post i lukket konvolutt eller pr. E-mail til styret,
som skal åpnes under årsmøtet i anledning stemmegivningen. Medlemmer som verken er
til stede på årsmøtet og eller har benyttet muligheten til å utstede fullmakt eller avgi
stemme pr. post der dette er mulig, blir bundet av flertallet. Forhandlingene skal
protokolleres og underskrives av 2 medlemmer, som velges av årsmøtet.
§-9
Ekstraordinært årsmøte
Ekstraordinært årsmøte kan sammenkalles av styret når det ansees nødvendig. Likeledes
kan det sammenkalles til ekstraordinært årsmøte når minst halvparten av medlemmene
forlanger det. Det skal i tilfelle sendes skriftlig melding til styret med underretning om
den eller de saker som ønskes behandlet og bakgrunnen for dette. Møtet innkalles om
mulig med minst 3 ukers varsel og dagsorden skal følge vedlagt. Kun saker som er angitt
i innkallelsen kan behandles under det ekstraordinære årsmøtet.
§-10 Vedtektsendring
Endring av velforeningens vedtekter kan bare skje etter vedtak fattet av årsmøtet.
Forslag til vedtektsendringer skal sendes skriftlig til styret senest 30 dager før årsmøtet
skal avholdes. Også vedtektsendringer avgjøres med alminnelig flertall.
§-11 Opphør (ny §)
Ved opphør av Hyttevelforeningens virksomhet skal dette først behandles på ordinær
årsmøte som egen sak på sakslisten og vedtas med simpelt flertall. Deretter skal styret
innen 30 dager kalle inn til ekstraordinært årsmøte hvor kun opphør av
Hyttevelforeningen står på sakslisten. Vedtak om opphør må vedtas med 2/3 flertall.
Fordeling av de midler som velet besitter skal avgjøres sammen med vedtak om opphør
etter forslag fra styre.
9. Valg av styremedlemmer, samt komite-­‐medlemmer. Styret: Følgende styremedlemmer står på valg: Kari Jensen, Jack Johnsen, samt Kaj Gundersen. Av disse har Kari Jensen og Jack Johnsen sagt ja til gjenvalg. Kaj Gundersen ønsket ikke gjenvalg. Likedan ønsker Tom Finbraaten og Lisbeth Wannebo å gå ut av styret. Det må derfor velges 3 nye styremedlemmer. Innstilling til valg av styremedlemmer foretas av Hyttevelforeningens valgkomite. Denne ettersendes. Turkomite: Forslag om at Kari Jensen gjenvelges. Jaktkomite: Forslag om at Jack Johnsen og Roar Holte gjenvelges. Arangementskomitee: Velges på årsmøtet. Valgkomite: Kaj Gundersen samt nytt medlem som velges på årsmøtet. 10. Valg av revisor Forslag om at Dagfinn Eriksen fortsetter som revisor. 6 11. Innkomne saker fra hytteeiere til behandling av årsmøtet. 11.1 Fra flere hytteeiere er det kommet inn forslag om å flytte årsmøtet til påsken neste år. Styrets kommentar: Styret foreslår derfor at det stemmes for at årsmøtet for 2013 avholdes skjærtorsdag neste år. Av praktiske årsaker må møtet avvikles på Osvang. 11.2 En hytteeier ønsker å diskutere tilfeller av manglende kontroll av hunder og brudd på båndtvangen for hunder på Furutangen. Styrets kommentar: Båndtvangen for hunder ble vedtatt allerede på Hyttevelets stiftelesmøte 13/12-­‐06. Styret har med bakgrunn i henvendelser fra hytteeiere tidligere, gjennom nyhetsbrev samt i årsmøter, minnet om båndtvangen samt betydningen av at hundeeier har god kontroll på sine hunder i løyper og ellers. Vi vil også på dette årsmøtet minne om dette. Om det er nødvendig med ytterligere skilting om båndtvang vil bli diskutert med Jan Skogheim. 11.3.
En hytteeier har gitt følgende innspill for diskusjon på årsmøtet. Jeg har følgende tre saker jeg ønsker å ta til årsmøtet.
1. Bruks og bestemmelsesrett på sin egen selveiertomt
(iht gjeldende lover og regler, og reguleringsplan gitt av Åmot kommune)
Hvilke rettigheter er lagt til styret i velforeningen knyttet til våre selveier tomter?
Har tidligere hørt at det har vært behandlet saker som eksempelvis om trampoliner skal
være tillatt på hyttetomter ol. Dette må vel kunne sies å være den enkelte hytteeiers valg
om dette er et ønske. Ser for meg nye regler for hver eneste gang vi får et nytt styre.
Ønsker en diskusjon knyttet til dette.
2. Skal en hytteeier ha mulighet til å ytre uenighet knyttet til vedtak gjort i styret i
vellet?
Hvordan skal jeg som hytteeier i Furutangen forholde meg dersom det er noe jeg er uenig
i knyttet til saker som styret vedtar? Hva skal jeg kunne forvente?
Jeg har sendt en forespørsel til styret i velforeningen, og har fått tilbake to svar på mail
som kun er behandlet av leder. Er dette riktig?
3. Jeg ønsker å diskutere bålforbudet styret har kommet med.
Det er i henhold til lov tillatt å brenne bål i perioden 15. september til 15. april (dersom
dette kan gjøres forsvarlig, og ikke utsetter andre for fare ). Grunneier kan nekte
bålopptenning på sitt område, noe jeg synes er fint. Det jeg synes er rart er at vi tomteeiere
ikke er tatt med på råds knyttet opp mot en lovlig aktivitet som det å brenne bål/bråte
faktisk er (når det er lov vel og merke). Styret kunne komme oss tomteeiere i møte, og vi
kunne finne en gylden middelvei. Det at man kan skyve på fristen fra eks 15. september til
1 november eller lignende, kunne vært en mulighet. Jeg ønsker en diskusjon på hvilken
hjemmel velforeningen har til å nekte den enkelte tomteeier å brenne (lovlig) bål på sin
7 egen tomt.
Styrets kommentar. Til pkt1. Styret i Furutangen Hyttevelforening og dets arbeid tar utgangspunkt i Hyttevelforeningens vedtekter. Saker som styret behandler skjer på bakgrunn av henvendelser fra hytteierne primært, fra utvikler (Jan Skogheim) eller også eksterne saker som har betydning for hytteierne. (Eksempelvis utbygging av en vindmøllepark på Rasskiftet). Saker som har allmenn interesse for hytteierne sendes ut av styret i form av nyhetsbrev . Ved saker av større betydning for hytteierne tas dette opp til diskusjon eller avstemming på årsmøtet. Likedan behandler årsmøtet saker som meldes inn etter ønsker fra hytteeiere. Som ellers gjeldende for interesseorganisasjoner ute i vårt samfunn er hensikten at felles vedtak og regler skal følges av Hyttevelforeningens medlemmer. Dette er også nedfelt i vedtektene. Hyttevelforeningen har selvfølgelig ingen rettigheter knyttet til selvråderetten for hytteeiers tomt. Når det gjelder trampoliner er dette behandlet etter ønske fra hytteeiere både på årsmøtene i 2010 og 2011. Styrets holdning, som også ble årsmøtenes vedtak, var at den enkelte burde diskutere dette med nærmeste naboer og la allmenn høflighet og hensyn være rådgivende. Generelt har styret en holdning til regler at det bør være så få som mulig. Dette er også i tråd med en bred tilbakemelding fra hytteierne ved en undersøkelse om miljø, regler etc. som ble foretatt i slutten av 2011. Hytteierne ønsker at samværet på Furutangen skal være basert på allmenn høflighet og respekt for hverandre. Det er derfor ikke riktig at nye regler lanseres hver gang nytt styre blir valgt. Det kan en enkelt fastslå ved å studere referater fra årsmøtene tilbake i tid. Ad pkt 2 Hvordan en hytteeier skal forholde seg når en er uenig i saker som styret vedtar eller behandler , fremkommer i vedtektenes §-­‐6. Henvendelser til styret fra medlemmene blir alltid besvart. Enten av det styremedlem som mottar henvendelsen, styrets nestleder eller styrets leder. Alle tilbakemeldinger gis med bakgrunn i en forutgående behandling i styret. Ad pkt 3. Brannsikkerheten og bålforbud har vært en sak på alle årsmøter de siste 3 år. Alle tilstede har ytret klare holdninger til at brannsikkerheten er et felles ansvar og at den må bedres. Det er derfor ikke riktig at hytteeierne ikke er tatt med på råds. Brenning av bål har også ofte vært et tema i nyhetsbrev fra styret og utbygger Jan Skogheim. 8 Styrets vedtak i 2012 om bålforbud på Furutangen tar utgangspunkt i nødvendig tiltak for å høyne brannsikkerheten og ønsket om å verne hytteeiernes og utviklers (Jan Skogheim) verdier. Bakgrunnen, som også tidligere informert om, er at det har vært flere alvorlige branntilløp på grunn av brenning av kvist og treavfall på hyttetomter. Bålbrenning som har vært til sterk sjenanse og frykt for naboer og uaktsom i forhold til den generelle brannsikkerhet. I søppelcontainere har det også vært to branner som har medført slukking fra det stedlige brannvesen. Styret og sælig Jan Skogheim har mottatt flere henvendelser og klager om uaktsom bålbrenning fra hytteeiere. Uaktsom bålbrenning har også funnet sted utenom den lovmessige forbudsperiode for bålbrenning mellom 15/4 til 15/9. Derfor vedtak om bålforbud hele året. Styret og utvikler kan ikke unnlate å reagere på de inntrufne forhold. Styret kan heller ikke se noe annet at dette også er i hytteiernes interesse. I sammenheng med styrets informasjon om bålforbudet mottok vi også bred støtte fra mange medlemmer. Et tiltak fra styret har også vært samlet bortkjøring av kvist etc. innen området. For god ordens skyld vil vi presisere at bålforbudet selvfølgelig ikke gjelder griller og bålpanner som er brannsikret, men brenning av kvist og trær samt bygningsavfall. Jan Skogheim ønsker forøvrig i år til å foreta en innskjerping ift. bål i skogen. Spesielt
har dette utartet seg rundt Granåstjernet, med mange som har tent opp småbål.
Velforeningens hjemmel til bålforbudet finnes først og fremst i at dette best tjener
hytteeirnes interesser. ( JFR. Foreningens vedtekter), samt de lovmessige gitte forordninger om bålbrenning. 9