Transcript Årsmøte Hemnes jazzforum for 2013

Årsmøte Hemnes jazzforum for 2013
Onsdag 19. mars 2014 kl. 18.00 - Båtstua
SAKLISTE
Sak 1 Godkjenne stemmeberettigede
Sak 2 Godkjenne innkalling og sakliste
Sak 3 Valg av møteleder, referent og to personer til å
underskrive protokollen
Sak 4 Behandle styrets årsberetning for 2013
Sak 5 Behandle revidert årsregnskap for 2013
Sak 6 Behandle innkomne saker
1)
2)
3)
Sak 7 Behandle budsjett for 2014, herunder fastsette
medlemskontingent for 2014
Sak 8 Trekke retningslinjer for HJFs virksomhet
Sak 9 Valg
Årsberetning for 2013
positive effekt. Her er styret godt i gang med
arbeide. Styret har regelmessig hatt dette oppe til
siskusjon, men har ennå et stykke å gå før en er i
mål med dette arbeidet.
3. Aktivitet
1. Styret i jubileumsåret
Leder
Nestleder
Kasserer
Sekretær
Styremedlem
Tord Johansen
Marte Præsteng
Ådne Eliassen
Torbjørn Skjæran
Rune Furuhatt
Mona Wennberg
Tone Rønning
Varamedlem Svein Erik Hjerpbakk
Tom Horseng
Klubbarrangementer. Etter styrets mening har
det vært siste år vært avholdt forholdsvis få
klubbarrangementer. I klubbens 20-årsjubileumsår
har de likevel vært arrangmert 7 konserter, 5 i løpet
av vinter- og vårhalvåret; de 2 siste mot slutten av
året.
Styret har gjennomført 2 frivilligfester, den ene på
nyåret for Hemnesjazz 2012, med Skøtloftet som
musikalse bidragsytere, mens de frivillige under
Hemnesjazz 2013 fikk være med på fest med
svenske Riff Raff Ruff i midten av oktober.
I april søkte Mona og Tone permisjon fra styret
fram til neste årsmøte. Tom og Svein Erik rykket
opp som ordinære styremedlemmer. Styret fant det
ikke nødvendig å foreta suppleringsvalg.
På vårparten hadde HJF 3 jubileumskonserter med
Subtrio, Paulu Fresu og Ensemble Noor, The Real
Thing, samt Helge Lien Trio. Den siste på
Samfunnshuset i Korgen.
Hemnes jazzforum har 96 medlemmer, inklusive 11
æresmeldemmer.
Innimellom dette var HJF arrangør for Tonje
Unstad som hadde en forestilling beregnet for barn,
før Sleigh Ride, på tradisjonelt vis avsluttet jazzåret
på tredje juledag.
Styret utnevnte Stein Ivar og Ørnulf Skjæran til
æresmedlemmer. Æresmedlemskapet ble,
tradisjonen tro, utdelt i forkant åpningskonserten av
Hemnesjazz 2013.
I samme anledning ble også HJFs hederstegn 2013
utdelt til Lars Hansen Juvik, Tom Horseng, Rune
Furuhatt og Elisabeth Risvik.
Hemnesjazz 2013. Hemnesjazz, i all sin prakt i uke
32, er en maratonjobb for alle impliserte. Mange
sterke musikalske opplevelser, sammen med bra vær,
gjorde festivalen til en «høydare».
2. Styrets arbeid
Hemnesjazz 2013 ble avviklet med 16 konserter og
2225 solgte billetter og 94 festivalpass. Bortimot 200
frivillige bidro til at festivalen ble en suksess for de
ca. 5000 gjester som deltok.
Styret har i valgperioden hatt 29 styremøter og
behandlet 170 saker. I 11 av møtene var utvidet
styre invitert til å delta.
Statkrafts Ung Jazz Nord-prisen, ble tildelt
saxofonist Håkon Skog Erlandsen, egentlig fra Rana,
men som for tiden bor i Tromsø.
Det har vært avviklet et ekstraordinært årsmøte,
samt et medlemsmøte angående fortsettelse av
prosjekt Eget konsertlokale.
Nytt klubblokale. Etter et langt forarbeid kunne vi
endelig starte på arbeidetr med vårt eget øving og
konsertlokale under Prix på Hemnesberget.
Prosjektleder har vært Ådne Eliasen i kompaniskap
med dugnadssjef Trond Landfastøien. Dugnaden er
allerede kommet opp mot 600 timer. Det er ennå
uklart når lokalet kan tas i bruk. Det er utlyst
navnekonkurranse for det nye lokalet. Styret har
ennå ikke behandlet denne saken.
Revisor har avholdt to møter med styret
Styrets hovedfokus har vært å fortsette jobben med
å stabilisere og holde fokus på positiv økonomi i
klubben, samt arrangere Hemnesjazz.
Styret har vært opptatt av å få til en framtidig god
organisering av Hemnes jazzforum og Hemnesjazz.
Styret mener at ved å definere ansvarsområder
oppgaver vil det gi organisasjonen den tiltenkte
4. Økonomi
Hemnes jazzforum og Hemnesjazz har Helgeland
sparebank som hovedsponsor. Offentlige
bidragsytere er Norsk kulturråd med to-årig støtte,
Nordland fylkeskommune, tre-åring støtte og
Hemnes kommune.
Indre Helgeland regionråd og
Musikkutstyrsordningen har gitt tilskudd som er
øremerket den nye klubbscenen.
Styret har å 2013 reforhandlet en tre-åring
hovedsponsoravtale med Helgeland Sparebank,
gjeldende 2014, 2015 og 2016.
5. Framtidig drift og utvikling av Hemnes
jazzforum
Styret har vedtatt at det blir festival også i 2014, og
planleggingen er allerede godt i gang. HJF har
allerede arrangert konsert med Kåre Nymark jr.
Band.
6. Sluttord
Et arbeidsomt jazz år er fullendt. Årets styre fikk
større utfordringer enn vi trodde, men vi «bretta
opp skjorterman å sto han av». For dette styret
virker det som at slagordet, dette ordner vi, passer
veldig bra.
Vi opplevde flotte konserter både på klubbkvelder
og under festivalen. Til sammen har Hemnes
jazzforum og Hemnesjazz hatt 24 arrangementer i
2013.
Styret vil takke alle frivillige, musikere, teknisk stab,
bidragsytere store som små, pressen og sist men
ikke minst vårt kjære publikum. Uten dere alle,
ingen Hemnesjazz!
Hemnesberget 23. januar 2014
Tord Johansen
Marte Præsteng
Ådne Eliassen
Tom Horseng
Rune Furuhatt
Torbjørn Skjæran
Svein Erik Hjerpbakk
Sak 6 Innkomne saker
Medlemsrabatt under Hemnesjazz 2014
Styrets innstilling til årsmøtet:
a) Det gis ikke medlemsrabatt til enkeltkonserter under Hemnesjazz 2014.
eller
b)
Det gis medlemsrabatt til enkeltkonserter under Hemnesjazz 2014, men kun
til HJFs medlemmer (2014) som kjøper billetter innen en dato (fastsatt av
styret) før offisielt billettsalg starter. Frist for bestilling offentliggjøres på
Hemnes jazzforums nettsider og Facbookside.
eller
c)
Medlemsrabatt på alle enkeltkonserter under Hemnesjazz 2014 (som før).
Begrunnelse:
I HJFs vedtekter framgår det at "medlemskapet medfører bl.a. billigere adgang til
de fleste av Hemnes jazzforums arrangementer og enkelte tilbud som rettes kun til
medlemmer av klubben". Dette har vært praktisert på klubbkonserter og festivaler
fram til nå.
Etter påtrykk fra revisor, ønsker styret i HJF å ha best mulig kontroll med
billettsalget under festivalen. Fram til nå har en operert med to ulike billettpriser
for hver konsert. De siste året med to ulike billetter for hver konsert. Det viser seg
å være vanskelig å unngå feil i billettregnskapet sett opp mot faktiske billettintekter
for hver enkelt konsert. Bruk av betalingsterminal og kassaapparat at tastefeil i de
mest hektiske periodene lett kan forekomme.
Styret i HJF ønsker at årsmøtet tar stilling til dette spørsmålet.
Sak 7
Behandle budsjett for 2014, herunder fastsette medlemskontingent for 2014.
Styrets budsjettforslag for 2014 legges fram på årsmøtet.
Styrets innstilling til medlemskontingent for 2014:
Medlemskontingent for 2014 settes til kr 200 (ingen endring)
Hemnesjazz 2013 Dato 8. august 9. august 10. august 11. august Artist The Real Group Pixel Alfhilds Balkong Boknakaran Sjøorm Come Shine Lars og Ola Bremnes Arild Andersen Trio Farmers Market ARA m/Simon Mariainen Ung Artist Ingvild Koksvik Ytre Suløen Jass-­‐ensemble m/Tricia Boutte Langlo Solveig Slettahjell Nalle & his Crazy Ivans Mathias Eick Quintet Ytre Suløen Jass-­‐ensemble m/Tricia Boutte Langlo Scene Kirken Rutebil'n Teltet Omsorgssenteret Teltet Kirken Teltet Ranheimbrygga Teltet Teltet Ranheimbrygga Lapphella Teltet Rutebil'n Ranheimbrygga Teltet Kirken Solgte festivalpass Sponsorpass Frivilligpass/sponsorpass Solgte bill. Fribill. 368 6 22 1 93 3 100 48 172 326 74 393 4 15 59 3 67 3 192 79 111 110 2229 20 Frivilligbill. 37 9 7 53 94 22 43 40 40 15 000 250 1 405 9 383 1 406 5 650 34 594 6 500 620 3 700 1 500 1 500 250 1 460 2 321 6 500 0 8 050 8 050 -­‐26 544 -­‐6 500 16 351 2 900 1 790 4 690 -­‐11 661 15 000 3 840 1 165 1 500 250 1 405 917 2 321 26 398 13 590 11 450 25 040 -­‐1 358 12.10 80 80 15 000 16 792 2 285 900 2 344 1 500 2 563 250 250 1 405 460 11 521 2 321 1 322 26 723 32 190 1 800 1 430 10 170 3 230 10 170 -­‐23 493 -­‐22 020 27.12 15 000 250 1 405 4 644 574 21 873 15 000 20 282 35 282 13 409 Totalt 13.4 16 9 5 21 Sleigh Ride 3.4 84 23 13 97 Riff Raff Ruff 26.3 27 21 13 40 5 000 1 500 Helge Lien Trio 30.1 85 85 The Real Thing 26.1 Subtrio m/Paulu Fresu & Ensemble Noor Skøtloftet Artist: Dato: Solgte billetter: -­‐ herav medlemmer: -­‐ fribilletter Pubikum samlet UTGIFTER: Honorar Overnatting Måltider Reiseutgifter Leie av instrumenter Lydteknikere Pianostemmer Skjenkebevilling Leie av lokaler Drikkevarer m.m. Strøm Annonsering Annet Sum utgifter INNTEKTER: Billettinntekter Salgsinntekter Sponsorstøtte Tilskudd Norsk kulturråd Annet Sum inntekter NETTO Tonje Unstad,Mygga og Flua Klubbkonserter 2013 81 792 12 625 2 685 6 044 0 7 500 2 563 1 500 5 620 28 385 0 8 369 7 546 164 629 33 290 53 172 0 0 0 86 462 -­‐78 167 MEDLEMMER HEMNES JAZZFORUM 2013 Æresmedlemmer: Oddbjørn Doseth Eilert Præsteng Arvid Martinsen Magnar Skreslett Erling Wicklund Sjalg Wika Jon Arne Jacobsen Arnt Krane Trond Rydsaa Stein Ivar Skjæran Ørnulf Skjæran Betalende medlemmer: Agnar Nilsen Anne Lise Brygfjeld Anne Lise Fagerheim Anne Marie Skjæran Anne-­‐Grethe Hind Are Breimo Arne Steinvik Asbjørn Johansen Asbjørn Solhaug Astrid Jonassen Aud Johannessen Bjørg Nilsen Bjørn Albert Fjeldavli Bjørn Einar Valla Dagny Toresen Skjæran Edna Axelsen Eli Solhaug Ellen Granhaug Elsa Fjeldavli Erling Koppang Espen Hagen Frode Solbakken Geir Nilsen Gerd Svartvatn Grete Jacobsen Hendy Doseth Hendy Furuhatt Hilde Lise Bergvik Hilmar J Henriksen Holger Christian Sjåvik Inger Lise Pettersen Jan Gaute Buvik Jan Martin Johnsen Jarle Skreslett Jørgen Nilsen Karina Sørensen Kate Bang Kirsten Arntsen Kjell Abelsen Lars Hansen Juvik Lisbeth Bech-­‐Hansen Lisbeth Skjæran Mari Præsteng Marte Præsteng Mona Wennberg Oddmar Nogi Sjåvik Oddvar Brygfjeld Petter Rønning jr. Rannveig Hind Rigmor Jacobsen Rita Finbak Rita Fjeldavli Rune Furuhatt Sigbjørn Jacobsen Signe Breimo Siv Sande Solfrid Hansen Juvik Solveig Karlsson Stein Ivar Skjæran Svein Wennberg Sverre Stålem Tom Horseng Tone Rønning Tone Øvermo Bruun Torbjørn Skjæran Tord Johansen Tore Johan Akselsen Tore Johansen Torstein Bang Torunn Landfastøien Tove Præsteng Trine Leirvik Trond Landfastøien Trond Møllersen Trude Boldermo Trygve Petter Aanes Turid Johannessen Valva Gisladottir Vera Toresen Viggo Trulsen Wiggo Johansen Yngvar Arntsen Ørnulf Skjæran Ådne Eliassen Klubbhederstegnet er så langt tildelt: Bjørn Einar Valla Asbjørn Solhaug Agnar Nilsen Mona Wennberg Kåre Nilsen Sigrid Pauline Brennhaug Lars Hansen Juvik Tom Horseng Rune Furuhatt Elisabeth Risvik. Rapport Hemnesjazz 2013
Organisasjon Hemnesjazz
Styret:
Tord Johansen, festivalsjef, bookingansvarlig og
arenaansvarlig
Marte Præsteng, nestleder, libero og fest-sjef
Torbjørn Skjæran, sekretær og libero
Rune Furuhatt, markedsansvarlig
Ådne Eliasen, økonomiansvarlig
Tom Horseng, festivalkontorsjef
tillegg ble det hengt opp plakater på Mo og på E6
mellom Bognes i nord og fylkesgrensa i sør.
Scenerigging, klargjøring, konsertsteder.
Det ble rigget scener i Konsertteltet, Rutebiln, Kirka,
Lapphella, Ranheimbrygga og på Hemnesberget
omsorgssenter. Alt gikk etter planen. Det var god
innsats fra frivillige og sjauere, men det kunne ha
vært flere å tatt av. Båtstua var åpen for enkel
servering og festivalkontoret var i dykkerbrygga.
Transport
Transporten gikk uten problemer. Det ble
transportert folk mellom flyplass, hotell og
spillesteder, i tillegg til lokal transport. En av turene
gikk til Hemavan flyplass i Sverige, og en transport
gikk til Bodø. Transportgjengen disponerte 5 biler,
samt to varebiler. En buss var innleid.
Utvidet styre:
Lars Hansen Juvik, sponsorat og annonsering
Asbjørn Solhaug, elektro
Enok Leonhardsen, transportansvarlig
Elisabeth Risvik, artistansvarlig
Agnar Nilsen, innkjøp og internforsyning
Yvonne Rosten, kunst
Jan Martin Johnsen, loddselger
Vera Thoresen, serveringsansvarlig
Ragnhild Høgseth, serveringsansvarlig
Lars Kristian Sjøvold, nettansvarlig
Øystein Johansen, teknisk leder og
arenamedarbeider
Sigrid Pauline Brennhaug, Ung Artist
Daniel Skjærvold, sjauer
Espen Hagen, sjauer
Morten Helseth, revisor PWC
Kyrre Nilsen, vaktleder
Dagny Skjæran, forhåndssalg og innkvartering
Vera Toresen, serveringsansvarlig
Vakthold
Vaktholdet ved teltene og Båtstua ble utført av
frivillige. Som vanlig var det ikke noe bråk å
rapportere om. Tilbakemeldingene fra politiet og
sjenkekontrollen er svært positive.
Gjennomføring
Festivalen ble gjennomført som planlagt med
mange konserter og godt oppmøte fra publikum på
de fleste konsertene.
Artistverter
Det var 8 personer som var opptatt av artistenes ve
og vel. Tilbakemeldingene fra artistene er gode.
Ca. 200 frivillige deltok i arrangementet. Vi er stolte
av at så mange stiller opp. Uten den store innsatsen
hadde det vært umulig å arrangere festivalen. Det
ble laget egne t-skjorter til alle frivillige.
Booking
Alle bookinger, inkludert honorarer og reiseutgifter,
ble skriftlig avtalt og var i henhold til kravene i
revisjonsberetningen.
Markedsføring
Årets trykte program er vi svært fornøyd med. Det
ble laget i samarbeid med Sletten grafiske og ble
sendt til innbyggere og bedrifter på Helgeland. I
Billettkontoret
Billettkontoret var i år lokalisert til Dykkerbrygga og
hadde åpent onsdag, torsdag, fredag og lørdag.
Kontoret ble drevet av 14 frivillige som gikk på skift.
Oppgavene var billettsalg og informasjon.
Matsalg
Fra Båtstua og fra eget telt kunne publikum kjøpe
varm mat og god drikke fra onsdag kveld, til søndag
formiddag. Artister fikk sin frokost servert på
Dokkarbrygga. Hovedkokk var Steinar Jensen.
Maten ble tilberedt på aulakjøkkenet, og brakt ut til
serveringsstedene med bil. I alt 65 frivillige sto for
serveringen.
Økonomigruppe/tellekorps
Økonomigruppa besto av 2 personer. Pengene ble
betryggende opptalt i eget kontor med safe.
Innkvartering/backstage
Artister som ikke fikk plass på Hemnesberget,
overnattet på Meyergården hotell på Mo. Som
tidligere år, hadde gjestfrie Hemnesværinga stilt rom
og hele hus til disposisjon for festivalen.
Servering og vareflyt
Innkjøp av drikkevarer og mat ble gjennomført av
innkjøpsleder og assistent. Utlevering til salgboder
gikk i henhold til plan. En meget slitsom festival for
den ansvarlige.
Arrangementer for barn og unge
Ung artist hadde 11 sangere og en på keyboard.
Seminaret Ung artist startet med et seminar onsdag
som fortsatte torsdag og fredag. Sigrid Brennhaug
og Hr. Digermulen underviste, med hjelp av tre
musikere de to siste dagene. Seminaret ble avsluttet
lørdag med en godt besøkt konsert i Ranheimbrygga.
Kunstutstilling på MilePerlen og hos Valvas
galleri
I år var vi kun engasjert gjennom markedsføringen i
festivalavisen.
Evaluering av Hemnesjazz 2013
Det ble i år avviklet tre runder med evalueringer.
Det første allerede avslutningssøndagen. Til
evalueringsmøtet i september forelå 10 skriftlige
innspill. Innspillene ble behandlet i styremøte i
september. Det er utarbeidet et sammendrag av
evalueringsrapportene.
Artister 2013
The Real Group, Pixel, Boknakaran, Alfhilds
Balkong, Sjøorm, Come Shine, Ola og Lars
Bremnes, Arild Andersen Trio, Farmers Market,
Ára m/Simon Mariainen, Ingvild Koksvik, Ytre
Suløen Jass-ensamble, Solveig Slettahjell, Nalle and
his Crazy Ivans og Mathias Eick Quintet.
Konferansier var Lars Hansen Juvik.
Vedtekter
Vedtatt 1. juni 2009
Sist revidert 12. mars 2012
§ 1 NAVN OG FORMÅL
Klubbens navn er Hemnes jazzforum (HJF) og har sete på Hemnesberget. Klubben ble stiftet den 26. februar
1993.
Hemnes jazzforums formål er å
a) gi publikum anledning til å oppleve levende musikk,
b) spre kunnskap om, øke forståelsen og interessen for i hovedak jazzmusikk og beslektede musikkformer,
c) legge forholdene til rette også for amatører som ønsker å spille og lære mer om jazz og beslektede
musikkformer.
d) samarbeide med andre organisasjoner innen kulturlivet hvis dette kan bidra til en styrking av musikkmiljøet.
§ 2 ORGANISASJON
Hemnes jazzforums plikter og oppgaver ivaretas av
a)
b)
c)
Årsmøtet – som er Hemnes jazzforums øverste myndighet og består av medlemmene.
Styret – som forstår den daglige drift og består av medlemmer valgt av årsmøtet.
Medlemsmøter – som er et kontaktorgan mellom styret og medlemmene i klubben.
Hemnes jazzforum er medlem av Norsk jazzforum.
§ 3 MEDLEMSKAP
Enhver person som kan bifalle Hemnes jazzforums formål kan bli medlem av klubben. Ethvert medlem har rett og
plikt til, gjennom demokratiske avgjørelser, å delta i Hemnes jazzforums ledelse og bestemme dens form og
virksomhet.
Kontingent og kontingentperiode fastsettes av årsmøtet og betales forskuddsvis. Medlemskap i Hemnes jazzforum
er først gyldig fra første dag kontingenten er betalt.
Medlemskapet medfører bl.a. billigere adgang til de fleste av Hemnes jazzforums arrangementer og enkelte tilbud
som rettes kun til medlemmer av klubben.
Et medlem som motarbeider klubbens virksomhet kan, etter å ha forklart seg for styret, ekskluderes for en bestemt
periode.
Som æresmedlem kan utnevnes personer som på en særlig fremragende måte har tjent Hemnes jazzforums sak.
Æresmedlemskapet utnevnes av styret ved en passende anledning. Forslaget begrunnes ved utnevnelsen.
Æresmedlemskap medfører livsvarig gratis medlemskap og gratis adgang til arrangementer i regi av Hemnes
jazzforum.
§ 4 STEMMERETT OG VALGBARHET
For å ha stemmerett må man være fylt 15 år, og hatt gyldig medlemskap i minst 1 måned og ha oppfylt
medlemsforpliktelsene. Ingen kan møte eller avgi stemme ved fullmakt.
Alle medlemmer som har stemmerett er valgbare til tillitsverv i laget, og som representant til ting eller møte i
overordnede organisasjonsledd. Tillitsvalgt kan imidlertid ikke samtidig være lønnet arbeidstaker i Hemnes jazzforum.
Medlemmer som skylder kontingent har ikke stemmerett, er ikke valgbar og kan ikke være representant til ting eller
møte i overordnet organisasjonsledd.
§ 5 TILLITSVALGTES GODTGJØRELSE
For refusjon av utgifter og godtgjørelse til Hemnes jazzforums styremedlemmer gjelder:
a)
b)
Tillitsvalgt kan motta refusjon for nødvendige, faktiske utgifter, inkludert tapt arbeidsfortjeneste, som påføres
vedkommende i utførelsen av vervet.
Tillitsvalgt kan motta en rimelig godtgjøring for sitt arbeid. Utgifter til tapt arbeidsfortjeneste og til godtgjøring
skal fremgå av budsjett og regnskap.
§ 6 ÅRSMØTET
Årsmøtet avholdes innen 1. mars hvert år.
Medlemmer pr. 31.12 av Hemnes jazzforum har adgang til årsmøtet.
Årsmøtet skal:
a) Godkjenne de stemmeberettigede
b) Godkjenne innkalling og sakliste
c) Velge møteleder og referent, samt to personer til å underskrive protokollen
d) Behandle styrets årsberetning
e) Behandle styrets årsregnskap i revidert stand
f) Behandle innkomne forslag og saker, som må være styret i hende innen 2 uker før årsmøtet
g) Behandle budsjett
h) Trekke retningslinjer for Hemnes jazzforums virksomhet
i) Velge
- leder
- nestleder
- kasserer
- sekretær
- 3 styremedlemmer
- 2 varamedlemmer
- statsautorisert revisor
- valgkomité med leder, og 2 medlemmer og 1 varamedlem for neste årsmøte.
Alle styremedlemmer velges for 2 år, men slik at halve styret er på valg hvert år. Varamedlemmer og
revisorer velges for ett år av gangen. Valgkomiteen velges for ett år av gangen, men kontinuiteten bør
opprettholdes . Styremedlemmenes sammensetning skal i størst mulig grad dekke Hemnes jazzforums
behov for kompetanse innen ledelse, økonomi og sponsorering, PR og booking.
Alle styremedlemmer velges for 2 år, men slik at halve styret er på valg hvert år. Varamedlemmer, revisorer og
valgkomite velges for ett år av gangen.
Årsmøtet er beslutningsdyktig når det er lovlig innkalt, dvs. ved kunngjøring senest 4 uker før det skal avholdes.
Med mindre annet er lovfestet skal et vedtak for å være gyldig være truffet med alminnelig flertall av de avgitte
stemmene.
Valg foregår skriftlig hvis fremmes krav om det.
Saksdokumentene skal være disponible på Hemnes jazzforums nettsider senest innen en uke før
årsmøtet.
Stemmeberettigede er alle som har gyldig medlemskap når årsmøtet avholdes.
Vedtak fra årsmøtet fattes med alminnelig flertall, dersom intet annet er nevnt i vedtektene. Ved behandling av
årsberetning og årsregnskap har styret ikke stemmerett.
§ 6 EKSTRAORDINÆRT ÅRSMØTE
Ekstraordinært årsmøte kan avholdes etter vedtak på årsmøtet, når styret finner det påkrevd eller når minst 25
medlemmer krever det. Det kalles inn med minst 2 ukers varsel.
Ekstraordinært årsmøte kan kun behandle den eller de saker kravet om årsmøte omfatter, og som er kunngjort i
innkallingen.
§7 STYRET
Hemnes jazzforum ledes og forpliktes av styret, som er klubbens høyeste myndighet mellom
årsmøtene.
Styret skal :
a) Iverksette årsmøtets vedtak og bestemmelser.
b) Påse at klubbens midler brukes og forvaltes på en forsiktig måte i samsvar med de vedtak som er fattet på
årsmøtet. Styret skal videre se at klubben har en tilfredsstillende organisering av regnskaps- og
budsjettfunksjonen, og har en forsvarlig økonomistyring.
c) Utarbeide instrukser for styrets medlemmer
d) Oppnevne etter behov komiteer/utvalg/personer for spesielle oppgaver og utarbeide mandat/instruks for
disse.
e) Representere Hemnes jazzforum utad.
f) Omdisponere styremedlemmenes roller dersom det er behov for det.
Styret skal holde møte når lederen bestemmer det eller et flertall av styremedlemmene forlanger det.
Styret er vedtaksført når et flertall av styrets medlemmer er til stede. Vedtak fattes med flertall av de avgitte stemmene.
Ved stemmelikhet er møtelederens stemme avgjørende.
Vararepresentanter har møte- og talerett på styremøter. Vararepresentantene har stemmerett når de erstatter et
fraværende styremedlem. Ved frafall rykker vararepresentant opp i styret, og styret kan oppnevne ny vararepresentant.
§ 8 MEDLEMSMØTER
Styret kan kalle inn til medlemsmøte når styret eller medlemmer av Hemnes jazzforum finner det ønskelig.
Hensikten vil være å bringe Hemnes jazzforums medlemmer og styret i kontakt med hverandre gjennom diskusjoner
om jazzklubbens virksomhet.
§ 9 ØKONOMI
Regnskapsåret er 1. januar til 31. desember. Regnskapet føres av styrets økonomiansvarlige. Styret kan utpeke
kasserer for helt eller delvis frittstående undergrupper i forbindelse med større arrangementer i regi av Hemnes
jazzforum.
Regnskapet skal til enhver tid kunne framlegges for styret, som videre kan godkjenne at andre enkeltpersoner eller
instanser får regnskapet til gjennomsyn.
Regnskapet revideres av statsautorisert revisor. Revisor har til oppgave å gå gjennom Hemnes jazzforums regnskaper
og forestå eventuelle andre kontrollfunksjoner som årsmøtet pålegger dem. Eventuelle erstatningskrav mot
medlemmer av styret, reist av styret eller årsmøtet, skal godkjennes av offentlig godkjent revisor.
§ 10 OPPLØSNING
Oppløsning av Hemnes Jazzforum kan bare skje ved at det ordinære årsmøtet med 4/5 flertall av de oppmøtte
stemmeberettigede bestemmer dette og videre at vedtaket blir stadfestet på et ekstraordinært årsmøte en måned
senere.
Dersom oppløsning blir vedtatt skal Hemnes jazzforums eventuelle midler disponeres av årsmøtet i følge
formålsparagrafen, eller settes på sperret konto styrt av Norsk jazzforum til jazzaktiviteter i Hemnes.
§ 11 LOVENDRING
En lovendring kan bare foretas på årsmøtet og krever 2/3 flertall blant de fremmøtte stemmeberettigede.