Transcript ELEKTRONISK SAMHANDLING

e t m a g a s i n f r a U N i T 4 A g r e s s o N o 1 2013
ELEKTRONISK
­SAMHANDLING
STORT HR-PROSJEKT
SNART I MÅL
EN PROGRAMVARE
BRUKERNE LIKER
– Vi har her de beste f­ orutsetninger –
og en sterk ambisjon om å «spille
våre kunder gode»!
A d m i n i s t r e r e n d e d i r e k t ø r h e l g e st r y p e t
ANSVARLIG UTGIVER
UNIT4 Agresso AS
REDAKTØR
Børre Rødal
REDAKSJON
Pia Torre Schau, Marianne Stern,
Terje Kaasa, Rolf Skregelid, Aslak
Lid, Trygve Lønn, Børre Rødal
og Circus Reklamebyrå.
DESIGN/LAYOUT
Circus Reklamebyrå
TEKST
Børre Rødal, UNIT4 Agresso AS
TRYKK
Nordby Grafisk AS
UNIT4 AGRESSO AS
Gjerdrumsvei 4
Postboks 4244, Nydalen
0401 Oslo
Telefon 22 58 85 00
www.unit4agresso.no
UNIT4 Agresso AS leverer forretningssystemer som utmerker seg ved at de enkelt
lar seg justere til stadig nye behov. I tillegg
til ERP-systemet Agresso - som omfatter
løsninger innen økonomi, lønn og personal
med tilhørende konsulenttjenester og
kundeservice - leverer selskapet også
Current-produktene og virksomhets­
styringssystemet UNIT4 Business Analytics
til det norske markedet. Sammen med sine
partnere betjener UNIT4 Agresso rundt
800 kunder i Norge. UNIT4 Agresso AS
er et datterselskap av UNIT4 NV som har
sitt hovedkontor i Holland og er notert på
børsen i Amsterdam.
UNIT4 Agresso tar forbehold om
­eventuelle feil i tekstene.
Tekster og symboler i dette magasinet
som inneholder referanser til andre
firmaer, merke- og produktnavn er her
ute­lukkende brukt for identifikasjon og kan
være varemerker for sine respektive eiere.
Forsidefoto: Herman Dreyer
2
agresso advantag e N o 1 201 3
Elektronisk
­samhandling
Det har gjennom mange år vært mye
fokus på mulighetsbildet knyttet
til elektronisk utveksling av forretningsdokumenter. Manglende
standarder på dataformater og
infrastruktur har imidlertid begrenset utbredelsen og samhandlingen
mellom virksomheter.
DIFI sitt initiativ om å bruke den
europeiske PEPPOL standarden som
fundament har blitt omfavnet, og
materialiserte seg i myndighetenes
direktiv om at offentlig sektor fra
1. juli 2012 skal benytte EHF (Elektronisk Handles Format) både ved utstedelse og mottak av fakturaer. Denne
standardiseringen påvirker prosesser
og rutiner hos de aller fleste av våre
kunder, - i første omgang i offentlig
sektor, men samtidig setter det også
fart i private virksomheter som er
leverandører til offentlig sektor.
Agresso er fullt ut tilrettelagt
for både utstedelse og mottak av
EHF-fakturaer. Med oppkjøpet av
SendRegning kan vi tilby våre kunder en helhetlig løsning som inkluderer et nettbasert fakturasystem for
småleverandørene, som samlet sett
representerer det største faktura­
volumet. Aktivering av denne gruppen er derfor et vesentlig element
i visjonen om at alle fakturaer skal
distribueres elektronisk.
SendRegning har på oppdrag fra
DIFI spilt en aktiv rolle i utviklingen
av den nye digitale i­ nfrastrukturen
og har tilført UNIT4 Agresso spisskompetanse som kommer våre
kunder til gode ved at vi kan tilby å
ta hånd om hele prosessen. – Vi kan
bidra i aktiveringen av leverandørsiden, ta hånd om sikker transport
og overvåke at fakturaene kommer
kontrollert inn i Agresso. Dette gir
trygghet for rask oppstart og forvaltning.
EHF-fakturaer er den første av en
rekke handelsdokumenter som digitaliseres og det ligger her et svært
spennende mulighetsbilde knyttet
til å hente gevinster innenfor denne
elektroniske samhandlingen.
- Vi har her de beste forutsetninger
og en sterk ambisjon om å «spille
våre kunder gode»!
04
SendRegning med på laget
05
Lønnsom overgang til EHF
UNIT4 Agresso har nylig overtatt selskapet
SendRegning AS. Hvilken verdi har det våre
kunder?
17 kommuner i Hordaland og Rogaland regner
med å frigjøre inntil 30 årsverk.
06
Statskog ser både ­skogen og
trærne
Statskog valgte UNIT4 Business Analytics for
å realisere sine nye strategier og KPI-mål
08
12
Fagsider
06
04
Her finner du tips og nyttig informasjon
om Agresso innen Økonomi, Rapportering,
HR&Lønn og Logistikk
14
12
Snart i mål med stort HR&Lønnprosjekt i Oslo kommune
EVRY og UNIT4 Agresso avslutter 1. juli sitt
hittil største samarbeidsprosjekt i offentlig
sektor. Løsningen omfatter flere enn 100.000
lønnsmottakere.
14
Brenner for digitalisering av
Norge
Sammen tar UNIT4 Agresso og SendRegning
sikte på å ta en ledende posisjon i utviklingen
av elektronisk samhandling.
16
En programvare ­brukerne liker
18
Klar for årets ­lønnsjustering?
19
EDAG
20
Nye tjenester fra K
­ undeservice
19
Å utvikle god programvare handler om å
forstå brukernes behov. Allerede i Agresso
Milestone 4 er deler av denne forståelsen
­innarbeidet i programvaren.
Med Agresso Lønnsforhandling kan hele
prosessen utføres innenfor ett system, enten
den er enkel eller kompleks.
EDAG-prosjektet planlegges iverksatt fra
01.01.2015. Hold deg oppdatert om utviklingen av prosjektet.
17
I løpet av våren vil UNIT4 Agresso Kunde­
service tilby to nye tjenester,- bistand til
refusjon av sykepenger og elektronisk
­distribusjon av fakturaer.
22
21
Agresso Fagdag – t­ irsdag 28. mai
Les mer om Agresso Fagdag, Agresso
Brukerkonferanse, Elektroniske kurshefter,
sponsoravtaler mm.
20
agresso advantag e N o 1 201 3
3
foto H e r man Dr eye r
SendRegning
med på laget
UNIT4 Agresso har nylig overtatt og fått selskapet SendRegning AS
med på laget. Hva gjør et lite selskap med åtte ansatte interessant
for en stor ERP-leverandør som UNIT4 Agresso?
- Det er er kort og godt meget god match, sier Helge Strypet,
administrerende direktør i UNIT4 Agresso. – Vi ville gi våre
kunder et bedre totalprodukt innen eHandel samtidig som
vi strategisk ønsket å styrke vår satsing innenfor elektronisk
samhandling generelt. Utveksling av handelsdokumenter
elektronisk vil raskt øke i omfang og bredde. Vi vil være en
proaktiv pådriver i disse prosessene hos våre kunder og har
ambisjoner om å ta en posisjon innen området.
– Med SendRegning på laget kan vi tilby kundene en unik
kompetanse og trygghet. Bortsett fra de elementene som
forvaltes av offentlige myndigheter, ivaretar vi hele prosessen
når en elektronisk faktura sendes fra et Agresso-system til et
annet.
Standardisering åpner for Leverandøraktivering
Alle offentlige virksomheter er fra sommeren 2012 pålagt å
kunne motta elektroniske fakturaer på standardformatet
EHF (Elektronisk HandelsFormat). Det innebærer følgelig at
leverandørene de benytter også må kunne utstede og sende
sine fakturaer i henhold til det nye EHF-formatet.
– Kommuner og andre offentlige virksomheter rundt
om i vårt langstrakte land ønsker å støtte lokalt næringsliv
og beholde sine lokale leverandører. Men mange av disse
leverandørene er for små til å gjøre investeringer i nye og
mer avanserte løsninger for å sende sine relativt få fakturaer
elektronisk. Med SendRegning kan UNIT4 Agresso tilby
småleverandørene en rimelig og smart webportal for enkel
registrering og formidling av elektroniske fakturaer. I tillegg
kan vi tilby Agresso-kundene en tjeneste for hele prosessen
som inkluderer overvåkning og mottak av fakturaer i eget
system.
Aksesspunkt
Når et handelsdokument skal transporteres elektronisk fra
et økonomisystem til et annet behøves en transportør. Innen
elektronisk samhandling kalles dette for et aksesspunkt.
4
agresso advantag e N o 1 201 3
SendRegning har utviklet referanseprogramvaren for aksesspunktene som transporterer EHF-fakturaer i Norge.
­– Det finnes flere tilbydere av aksesspunkter i Norge, men
det er liten tvil om at SendRegning innehar spisskompetansen på området, sier Strypet.
En ledende rolle
– SendRegning har vært sentrale i utviklingen av formater
og standarder innen elektronisk samhandling, både i Norge
og internasjonalt. UNIT4 Agresso har også samarbeidet tett
med Difi i utviklingen av sine løsninger. Sammen har vi
produkter, kunnskap og erfaring som gjør oss i stand til å ta
en ledende rolle innen elektronisk samhandling, avslutter
Helge Strypet.
Les mer om dette på side 14-15.
Adm.dir. Helge Strypet i UNIT4 Agresso er glad
for å få produktsjef Steinar Cook og de andre i
SendRegning med på laget.
T e k s t H a n n e G r av e m S a g e n
f o t o R o u n d h o u s e AS
Lønnsom overgang
til EHF-faktura
De 17 kommunene som først innførte elektronisk fakturering,
regner med å frigjøre inntil 30 årsverk.
Rundt 170 av landets 428 kommuner har til nå gått over til
standardformatet EHF. Kommunesamarbeidet i ­Hardanger,
Haugalandet og Sunnhordland har vært tidlig ute med
elektroniske løsninger og var de første kommunene i landet
som knyttet seg til den nye digitale infrastrukturen for forsendelse av handelsdokumenter. For alle nye avtaler krever
­kommunene at leverandørene sender faktura i EHF-format.
til infrastrukturen, automatisk støtte for EHF-formatet og
­kostnadsfri leverandøraktivering.
– Vi valgte det økonomisk mest fordelaktige tilbudet, og
teknisk var løsningen betydelig enklere for oss som brukere
enn vi hadde sett for oss. Dessuten ønsker vi at det skal være
enkelt å være leverandør til oss, sier Eitrheim.
Store gevinster
Med nettbaserte fakturasystemer som SendRegning er det
like enkelt for små leverandører å ta i bruk EHF som for store.
Eitrheim forteller at det er nettopp de minste leverandørene
som først har gått over til å fakturere elektronisk.
– Når vi aktiverer store leverandører som Telenor, kommer
det alle andre kommuner til gode. På den måten blir leverandøraktiveringen en slags nasjonal dugnad. Når vi ser hvor
mye det er å tjene, både ressursmessig og kvalitetsmessig, er
det vel verdt strevet å få det på plass, sier Eitrheim.
De 17 kommunene i Hordaland og Rogaland mottar til
sammen nærmere 200 000 fakturaer i året. Konsulent­
selskapet Metier har beregnet at hver EHF-faktura vil spare
mottakeren for inntil 18 minutter fordi informasjonen ­sendes
direkte fra avsenders til mottakers økonomisystem. Den
automatiske innlesingen gir raskere oppdaterte regnskapstall
og reduserer risikoen for feil. I tillegg kommer ­miljøgevinstene
ved å slippe papirfakturaer. Elektronisk fakturering er
­beregnet å spare staten for 1,9 millarder kroner over 15 år.
– Vi har regnet på dette og funnet ut at om analysen til
Metier slår til med bare 25 prosent, vil dette være uhyre
­lønnsomt for oss. Det gjør at vi kan bruke de frigjorte ressursene til andre viktige oppgaver i kommunene, sier innkjøpsansvarlig Dag Eitrheim i Bømlo kommune.
Enkelt for leverandørene
Aksesspunkt
Etter en anbudskonkurranse inngikk kommune­samarbeidet
avtale med SendRegning om levering av aksesspunkt/­
meldingssentral, som håndterer fakturaer og andre forretningsdokumenter både inn til og ut av kommunene. Avtalen
inkluderte all nødvendig programvare, enkel tilkobling
– Om analysen til Metier slår til
med bare 25 prosent, vil dette
være uhyre lønnsomt for oss.
Dag Eitrheim i Bømlo kommune
agresso advantag e N o 1 201 3
5
Ser både skogen
og trærne
Tekst/Foto Si lj e Gom næs
Statskog trengte et verktøy for å realisere sine nye strategier og KPI-mål.
Valget falt på UNIT4 Business Analytics. Det har gitt både ny innsikt i egen
bedrift og nye muligheter. Med utgangspunkt i strategi og hovedmål,
­arbeidet Statskog høsten 2011 med KPI-er for fremtidig drift.
– Etter at vi hadde jobbet frem indikatorer, trengte vi et
­system for å ivareta og operasjonalisere dem, sier Ronald
­Gåsvær, økonomisjef i Statskog.
Selskapet vurderte flere alternativer før de bestemte seg for
UNIT4 Business Analytics. Tungen på vektskålen ble til slutt
et referansebesøk hos YIT. Selve utrullingen av prosjektet
tok tre til fire måneder, anslår Gåsvær. Den forholdsvis raske
prosessen forklarer han med den gode integrasjonen mellom
Agresso-løsningen som de har brukt siden 1996 og UNIT4
Business Analytics, og dessuten at Statskog selv gjorde et
meget grundig forarbeid.
Sparte tid og penger
– Da vi begynte med systemet visste vi derfor hva vi ønsket
å realisere. Vi var tydelige på hva vi ville ha fra dag én. Det
6
agresso advantag e N o 1 201 3
sparte vi nok både tid og penger på, tror Gåsvær.
I første omgang var det to ting Statskog ønsket å oppnå med
UNIT4 Business Analytics: Å få ­økonomirapporteringen
til ledelsen inn i løsningen og å jobbe med måltavler og
­indikatorer. Økonomirapporteringen ble prioritert først og
deretter integrerte man måltavler i systemet.
– Under utrullingen av løsningen samarbeidet vi meget
godt med UNIT4 Agresso. De har dyktige folk med god
­balanse i kunnskapen, sier Gåsvær.
Hos Statskog brukes UNIT4 Business Analytics som lederverktøy, med rundt 25 brukere av totalt 135 ansatte. Det
kan i midlertid bli aktuelt å integrere verktøyet i selskapets
intra­nett, slik at flere i bedriften kan dra nytte av måltavlene.
Her vil man kunne trekke ut elementer fra tavlene, tilpasset
­behovene til hver enkelt innloggede bruker.
Dette er Statskog SF
Statskog SF er organisert som statsforetak og eies 100 %
av staten. Foretaket skal drives etter bedriftsøkonomiske
prinsipper innen sine fire kjerneområder; eiendom, energi, skog
og friluftsliv. Statskog er landets største grunneier. Statens
grunn utgjør 60.000 km2, det vil si 1/5 av fastlands-Norge.
Foretaket har 135 ansatte fordelt på 19 kontorsteder.
I hverdagen har den nye økonomirapporteringen frigjort tid
hos ledelsen.
– Før hadde vi økonomirapportering gjennom Excel. Det
krevde manuell kjøring og distribusjon av rapporter. Dette
slipper vi nå, sier Gåsvær.
Helt annen brukeropplevelse
Det er imidlertid ikke tidsbesparelsene ved å bruke UNIT4
Business Analytics som har skapt størst entusiasme hos
­Statskog, men brukeropplevelsen.
– Den største forbedringen ligger i at ­brukeropplevelsen
har blitt vesentlig bedre. Opplæringen gikk raskt og
lederne er svært fornøyde med verktøyet. Innen økonomi­
rapportering gir løsningen flere nye muligheter vi ikke hadde
i Excel. Nå kan vi grave oss skikkelig ned i tallene. Skjermbildene er intuitive og for eksempel flerfirma-rapportering er
løst på en elegant måte slik at brukerne enkelt kan velge å se
data pr organisasjons­enhet eller på tvers. Denne dynamikken
i ­løsningen gjør at brukeropplevelsen er en helt annen.
Også bruken av måltavle og de nye måtene å vise data på
har gitt mersmak for Statskog, som ikke hadde brukt dette
i forbindelse med strategi tidligere.
Per i dag har ikke selskapet behov for
måltavler som oppdateres fortløpende, og nøyer seg med oppdateringer på ukesbasis.
Statskogs formål
• å forvalte, drive og utvikle statlige skog og fjelleiendommer
med tilhørende ressurser og tilgrensende virksomhet
• eiendommene skal drives effektivt med sikte på å oppnå et
tilfredsstillende økonomisk resultat
• det skal drives aktivt naturvern og tas hensyn til friluftslivet
• ressursene skal utnyttes balansert, og fornybare ressurser
skal tas vare på og utvikles videre
har kommet et godt stykke på vei, men dette er en kontinuerlig
prosess. Strategien er og skal være levende, sier Gåsvær.
Stinn av ambisjoner
Selv om UNIT4 Business Analytics er på plass, velger Statskog
å holde blikket høyt og utforske de mange mulighetene
systemet har. Virksomheten ønsker å være fremoverlent og
tenke nytt.
– Vi har mange ambisjoner videre, som blant annet å
­implementere systemet med HR-elementer som sykefravær
og annen personalinformasjon. Vi vil også se på implementering av andre fagsystemer, som saksbehandlingssystem,
kontraktforvaltningssystem og andre systemer som
­ivaretar konkrete oppgaver som for eksempel salg av j­ aktog fiskekort.
– Vi ønsker å være med i tiden. Vi så behovet for en større
bredde i styringen av virksomheten og ikke bare fokusere på
økonomi. Med UNIT4 Business Analytics har vi fått et verktøy
som gir oss anledning til å fokusere bredere. Det gir oss ny
kunnskap om egen virksomhet og forutsetninger for å styre
og utvikle virksomheten på en bedre måte, avslutter Gåsvær.
En kontinuerlig prosess
Foreløpig er det for tidlig å måle de
faktiske gevinstene UNIT4 Business
Analytics gir hos Statskog. Det er
imidlertid liten tvil om at resultatene vil vise seg.
– Gevinstene er avhengig av hvor
godt man lykkes med å finne de
rette indikatorene. Nøkkelen til
­suksess er et verktøy som sikrer
ønsket utviklingsretning. Vi syns vi
agresso advantag e N o 1 201 3
7
Fag s i d e: ø k o n o m i
Anne Berit Skauerud
Na n n K r i s t i n B a k k e r
S i ss e l R ø n n i n g
Arbeidsflyt på åpne poster
Spørre på loggede endringer i faste registre
Bokførte leverandørposter kan du nå velge å sende ut på
arbeidsflyt for kontroll før utbetaling. Så lenge en post ikke
er godkjent kan du ikke manuelt eller automatisk matche,
remittere eller betale posten.
Du kan velge å sende alle poster for kontroll, poster fra
enkelte utvalgte leverandører eller poster over et visst beløp.
Elementtypen har eget skjermbilde for godkjenning og
egne spørringer.
Mange har aktivert logging av endringer på eksempelvis
kontoplan, leverandør- eller kunderegister under Agresso
Oppsett > Systemadministrasjon > Data kontroll > Logging
av endringer > Aktivering av server for logging. Funksjonen
har også et eget vindu for spørring Endringer i faste registre.
Spørrevinduet består av feltnavnene fra tabellen det logges
endringer på og kan for mange virke noe kryptisk.
Agresso har nå løst dette ved å legge spørring på endringer
tilgjengelig fra Browser på alle faste registre du gjør spørrin­
ger mot. Merk deg at feltet kun er tilgjengelig dersom du har
aktivert logging på registeret.
Spesifikasjoner av pliktig
regnskaps­r apportering
i ­PDF-format
SpesifikasjonRapport i Agresso
Bokføringsspesifikasjon
Kontospesifikasjon
Kundespesifikasjon
Leverandørspesifikasjon
Spesifikasjon av merverdiavgift
Bilagsjournal (GL02)
Hovedbok pr dimensjon (GL01)
Reskontrospesifikasjon (CU03)
Reskontrospesifikasjon (SU03)
Transaksjoner pr avgiftskode (GL05)
I henhold til Bokføringsloven § 5 skal
regnskapssystemet kunne gjengi
spesifikasjoner av pliktig regnskaps­
rapportering på papir. For å få en
bedre layout på rapportene kan du ta
i bruk ARC-rapporter (Agresso Report
Creator), som gjør at spesifikasjonene
blir generert i PDF-format. Å ta i bruk
disse rapportmalene medfører mini­
malt med installasjon. ARC-rapportene
som genererer spesifikasjoner av pliktig
regnskapsrapportering kan nå lastes
ned fra Kundenettet, hvor du også
­finner brukerdokumentasjon.
8
agresso advantag e N o 1 201 3
Ved avkryssing får du mulighet til å legge til
feltet Endre status som gir deg informasjon om
dette er en ny rad i det faste registeret (I) eller
en oppdatering på eksisterende rad (U).
Bruk av Browser mot spørring på endringer
gir økt tilgjengelighet til spørring på endringer
og mulighet for enkelt å sette opp IntellAgent
hendelser mot en browsermal for å fange opp
viktige endringer i faste registre.
Fag s i d e: R a p p o rt e r i n g
Arvid Selle
Kopiering av browsermaler
• fra bruker til bruker
• fra firma til firma
Ofte er det praktisk å dele browsermalene du har laget med
andre, eller bruke de selv i andre klienter. Dette kan gjøres
med funksjonaliteten Distribuere, Eksportere og Importere
browsermal som ligger både i Agresso Felles og System­
administrasjon under mappen Kopier browsermaler. Vi viser
hvordan du kan gjøre følgende:
• Dele en privat browsermal med andre brukere
• Kopiere en global eller en privat rapport til andre firma
Forutsetning som må ligge til grunn før kopiering av
­browsermaler: Rapportene må ligge i rapportmenyen for å
kunne bruke funksjonaliteten kopiere browsermaler. Videre
må den mottakende klienten bruke identisk r­ apporteringsmodell som givende klient (samme konteringsstreng,
­rapporteringshierarki
etc.) Hvis rapporterings­
modellen er forskjellig, så
vil ikke browser­malene
fungere.
I vårt eksempel har vi en
global og en privat rapport
som skal d
­ istribueres.
Disse har vi lagt under
hver sin katalog.
Privat rapport
Global rapport
Etter at Browsermalene
er lagt inn i rapporttreet,
kan vi distribuere disse.
Eksportere global rapport til
annet firma
1. Velg Eksporter b
­ rowsermal
under Modul Felles
2. Finn aktuell ­browsermal og
velg denne
3. Finn den eller de firma
som skal motta rapport
4. Bekrefte med F12
Kopiere privat rapport til
annen bruker
1. Velg Distribuer
browser­mal under Modul Felles
2. Finn aktuell browsermal og velg denne
3. Finn den eller de brukere som skal motta rapport
4. Bekrefte med F12
Mottakende bruker vil finne
­rapporten to plasser
1. I rapporttreet vil det bli
opp­rettet en ny mappe for
­mottakende rapporter
2. Rapporten vil også være synlig
i det menypunkt den ble laget
Til slutt anbefaler vi at mottaker
åpner malen og lagrer den med
nytt navn.
(OBS! Private rapporter kan
også kopieres til andre firma
i dette menypunkt)
Gå til mottagende firma,
oppdatér meny og ­rapporten
vil nå være synlig i det
­menypunkt den ble lagd.
Også her anbefaler vi å åpne
spørringen og lagre med nytt
navn.
agresso advantag e N o 1 201 3
9
Fag s i d e: H R & lø n n
B e n t e F l åt e H o lt h
E-skattekort
Pilottesting av løsningen for innhenting av elektroniske
skattekort fra SKD, via Altinn og direkte fra Agresso, er nå
godt i gang. Resultatet av testingen ser meget lovende ut og
vi vil derfor tilby løsningen til flere kunder utover våren. Fra
august vil løsningen være tilgjengelig for alle.
Løsningen forutsetter at begrepene SKTAB og KOMMUNE
ligger som relasjon på ressurs slik at historikk kan dannes.
Vi minner om at ordningen med elektroniske skattekort blir
obligatorisk for alle fra 2014.
Oppfølging av sykmeldte – overfør oppfølgings­
plan og 9-ukersrapport til Altinn med ett klikk
Fra Agresso HMS kan du overføre oppfølgingsplan og 9-ukers
rapport elektronisk til NAV via Altinn.
Oppfølging av den sykmeldte dokumenteres i en opp­
følgingssak i Agresso HMS, som inneholder alle frister i
opp­følgingsarbeidet. Informasjon om avholdte oppfølgings­
samtaler og dialogmøte registreres i systemet, og oppfølgings­
plan genereres elektronisk på bakgrunn av registreringene.
Ved ett tastetrykk kan den genererte oppfølgingsplanen
overføres til NAV via Altinn. Merk
at det ikke kreves bruker­pålogging
i Altinn – all autentisering skjer
automatisk på bakgrunn av et
virksomhetssertifikat som er
lagret i systemet og ivaretar sik­
kerheten. Sertifikatet gjelder hele
det juridiske foretaket.
Når frist for 9-ukersrapport nås,
kan skjemaet genereres auto­
matisk og oversendes til NAV via
Altinn på tilsvarende måte.
Utnytter du mulighetene i Agresso?
Dersom det er grensekontroller på noen
lønnarter du ikke ønsker å se på varslingslisten
(D-listen) når du kjører PR01, kan du nå eksklu­
dere disse ved å ta vekk krysset i kolonnen Print
i skillekortet Grenser i Lønnartskatalogen.
10
agresso advantag e N o 1 201 3
Systemet oppdateres når kvittering fra Altinn mottas, og
brukeren kan i sitt skjermbilde se at forsendelsen er korrekt
overført. Bruker kan når som helst laste opp en ny versjon av
oppfølgingsplanen.
Endringer i skattefrie satser - reise
Ved årsskiftet ble det foretatt en del endringer i satsene. Her
er noen av endringene:
•Km-godtgjørelse: Inntil 10.000 km kr 4,05
Over 10.000 km kr 3,40
•Dagdiett innland:
F.o.m 5 og inntil 9 timer kr 195,00
F.o.m 9 og inntil 12 timer kr 300,00
F.o.m 12 timer
kr 495,00
•Reiser over 12 timer med overnatting
kr 670,00
•Ulegitimert nattillegg ved overnatting kr 410,00
For oversikt over alle satser, sjekk Skatteetatens hjemmeside:
http://www.skatteetaten.no/no/Tabeller-og-satser/
Fag s i d e: Lo g i st i k k
Tor Bergene
Tips om bruk av
Elektronisk handelsformat
Løsningene i Agresso knyttet til Elektronisk handelsformat
(EHF) omfatter funksjoner både for innlesning og generering
av fakturaer på EHF-formatet.
Innlesning av EHF
Siste versjon, 1.4, av innlesning av EHF (EN53) inneholdt flere
forbedringer vedrørende feilhåndtering. Endringene i denne
versjonen gjør at flere fakturaer behandles automatisk, og
man slipper i større grad unna manuell avviksbehandling.
Vi har hatt fokus på automatisk å takle flere typer feil i
EHF-fakturaene som mottas. Det er lagt til rette for en mer
kontrollert manuell behandling av fakturaer som inneholder
feil eller avvises i forkontroll - og som må følges opp. Dette
gjelder spesielt fakturaer med syntaksfeil og som mangler
informasjon om blant annet mva på fakturalinjene. I tillegg
er mva-behandling for fakturaer som har en tilhørende
innkjøpsordre i Agresso endret, slik at det er mva-kodene på
ordren som
benyttes ved
bokføring.
Skjermbildet
for vedlikehold
elektronisk
faktura er nå
utvidet med
mer infor­
masjon for å
håndtere dette.
Vedlikehold elektronisk faktura med nye felt.

Generering av EHF
I siste versjon 1.3 av generering av EHF (EN54) har vi
standard­isert bruk av aktør-identifikatorer på mottaker og
avsender av EHF i henhold til nye spesifikasjoner publisert av
Difi 20.9.2012. Dette skal gjøre samhandling mellom utsteder,
aksesspunkt og mottaker mer enhetlig og innebærer mindre
behov for manuell oppfølging. Det er også implementert støtte
for utvidet vedleggshåndtering i kreditnota, samt mulighet for
å overføre fakturaer i Fakturaoversikt til historikk.
Legg spesielt merke til den nye muligheten for å aktivere
en kontroll av om Deres referanse (Salgsordre) er utfylt og
eventuelt legge inn en default verdi. Kontrollen vil kun gjelde
kunder som er markert som mottaker av EHF faktura. Alter­
native felt som benyttes som Deres referanse på EHF faktura
kan angis i systemparameteren EN54_SO_EXT_REF. Kontrol­
lene som kan skrus på er beskrevet i dokumentet Anbefalt
oppsett utgående elektronisk faktura, som kan lastes ned fra
Kundenettet.
Ekstern referanse er obligatorisk i EHF-formatet og må derfor
alltid registreres.
God dialog med sine kunder og leverandører om
EHF er viktigst
Når man leser inn og sender fakturaer på EHF-formatet
er det viktig på forhånd å ha avklart med sine kunder og
leverandører hva som skal mottas/sendes i feltene for Deres
referanse og Ordre referanse.
God dialog rundt referansefeltene vil sikre høy datakvalitet
i innholdet i EHF-fakturaene og gi størst mulig grad av auto­
matisk behandling hos mottaker. Det påhviler fakturautsteder et
spesielt ansvar for å ta kontakt med sine kunder angående dette.
agresso advantag e N o 1 201 3
11
EVRY og UNIT4 Agresso har samarbeidet siden 1996, og er nå i ferd med å avrunde sitt hittil største samarbeidsprosjekt.
Fra venstre: Bård Jørgen Haaland – Vice President Business Solutions i EVRY, Helge Strypet – administrerende direktør
i UNIT4 Agresso, Morten Hermstad - prosjektdirektør i EVRY og Camilla Owesen Lie - prosjektleder i UNIT4 Agresso.
12
agresso advantag e N o 1 201 3
T e k s t H a n n e G r av e m S a g e n
foto h e r man dr eye r
Stort HR-prosjekt
snart i mål
I to år har EVRY og UNIT4 Agresso samarbeidet om å levere nytt
lønns- og HR-system til Oslo kommune. 1. juli lukkes leveransen i
det hittil største samarbeidsprosjektet i offentlig sektor.
– Utrullingen av lønnsfunksjonaliteten er avsluttet, samtlige virksomheter er i produksjon og alle lønnsmottakere i
Oslo kommune har fått lønnen sin, sier Bård Jørgen Haaland,
Vice President Business Solutions i EVRY. Han leder ERP- og
ECM-området mot offentlig sektor og er leveranseansvarlig
prosjekteier for Lønn- og HR-prosjektet, som startet i mars
2011. De siste leveransene blir avsluttet i mars og er knyttet
til HMS-prosesser.
Komplett HR-løsning
Oslo kommune er landets største arbeidsgiver. Inkludert pensjonister har kommunen flere enn 100 000 lønnsmottakere.
– Alle kommunens 52 virksomheter er omfattet av prosjektet, noe som betyr at alle ansatte i kommunen blir berørt, sier
Haaland.
Oslo kommune er fra før den største Agresso-installasjonen
i Norge, etter at kommunen innførte Agresso som økonomisystem for ti år siden. HR-løsningen omfatter blant annet
lønn og personaladministrasjon, rekruttering, overvåking og
oppfølging av sykefravær og ressurs- og kompetansestyring.
Prosjektleder Camilla Owesen Lie i UNIT4 Agresso sier
­prosjektet har vært preget av en sterk felles drive for å lykkes.
– Vi har fått bekreftet at Agresso kan støtte store kunder
med 100 000 lønnsmottakere og at ansatte kan forvaltes
­desentralisert, samtidig som Oslo kommune har sentral oversikt over totalforholdet til den enkelte ansatte, sier Owesen Lie.
Holder tidsplanen
Pilotene startet i januar 2012 og gikk i et halvt år, før utrullingen
ble gjennomført i tre puljer fra sommeren til november i fjor.
Prosjektdirektør Morten Hermstad i EVRY har ledet­
­prosjektet siden mai 2011. Til tross for en forsinket oppstart er
prosjektet nå à jour i henhold til tidsplanen.
– Da vi konverterte den siste virksomheten i november
2012, hadde vi tatt igjen planen vår. 1. juli skal vi merkantilt
være avsluttet, og godkjenningsperioden løper frem til oktober, sier Hermstad.
EVRY og UNIT4 Agresso har samarbeidet siden 1996. Dette er
det hittil største prosjektet i offentlig sektor for begge selskaper.
– Sett i lys av prosjektets størrelse og omfang er vi svært
tilfreds med at leveransen er gjennomført i henhold til planen.
All honnør til vår partner EVRY og til mottaksprosjektet i Oslo
kommune, sier administrerende direktør Helge Strypet i UNIT4
Agresso.
– Med sin størrelse og utstrakte bruk av Agresso er Oslo kommune en betydningsfull signalkunde for oss, både her hjemme
og internasjonalt, sier Strypet.
Stort prosjekt – store utfordringer
Fra leverandørsiden jobbet mellom 30 og 40 personer på heltid
med prosjektet frem til nyttår. Det har ikke manglet utfordringer.
– Systemet skal tas i bruk av 52 virksomheter med store innbyrdes forskjeller. UNIT4 Agresso har utviklet et mye mer avansert system som møter flere behov og har større muligheter enn
tidligere, sier Hermstad.
Han påpeker at Oslo kommunes krav til formelle prosesser
har gitt mye læring.
– Ved at vi møtte et apparat som visste hva de ville ha i større
grad enn små kunder gjerne gjør, har vi definitivt fått en formell metode for krevende prosjekter hos offentlige kunder, sier
han.
Gevinster for alle
Flere enn 200 offentlige virksomheter bruker allerede lønn- og
HR- løsningen, og disse vil nyte godt av den nye funksjonaliteten som er utviklet.
– Dette prosjektet har lagt beslag på store ressurser og kan
nok i perioder ha innvirket på vår evne til å betjene andre kunder. Det beklager vi, men resultatet er forbedringer som andre
kunder vil nyte godt av, sier Bård Jørgen Håland.
– Sett i lys av prosjektets størrelse og o
­ mfang
er vi svært tilfreds med at leveransen er
­gjennomført i henhold til planen.
Helge Strypet, adm. dir. i UNIT4 Agresso
agresso advantag e N o 1 201 3
13
T e k s t H a n n e G r av e m S a g e n
foto H e r man Dr eye r
Brenner for
digitalisering
av Norge
– Sammen skal UNIT4 Agresso og SendRegning ta en
ledende posisjon i utviklingen av elektronisk samhandling,
sier produktsjef for SendRegning Steinar O. Cook.
– Vi har lenge ment at elektronisk samhandling er nøkkelen innenfor offentlig
og privat databehandling, sier Cook.
Gründerbedriften SendRegning har
spilt en aktiv rolle i utviklingen av
den nye digitale infrastrukturen for
elektronisk forsendelse av forretningsdokumenter. Selskapet utviklet referanseprogramvaren for aksesspunktene
som transporterer EHF-fakturaer. De
var den første tilbyderen av webfaktura
som oppfylte statens krav for å levere
et offentlig godkjent aksesspunkt. I dag
er de representert i FADs* referansegruppe, to Difi-oppnevnte grupper og
i OpenPEPPOLs transportkomité, som
styrer standardiseringen av transportinfrastrukturen i Europa.
Blir hørt
– SendRegning har vært en pådriver for
elektronisk samhandling i det norske
markedet, sier Olav Astad Kristiansen,
prosjektleder for elektronisk faktura i Difi.
Da SendRegning i 2009 fikk nyss om
at staten ønsket norsk tilkobling til det
europeiske PEPPOL-nettverket, våknet
engasjementet for alvor. I den offentlige innkjøpsløsningen PEPPOL (Pan
European Public Procurement Online)
så Cook et potensiale som hadde manglet i tidligere standarder.
– Ingen tidligere standarder har slått
an eller vært offentlig godkjent. Med
PEPPOL-prosjektet kom noe som kunne
fungere, både fordi det inneholdt
riktige tekniske løsninger og fordi det
var staten som etablerte prosjektet. Det
sikrer tilgjengelighet for alle, ikke bare
de største aktørene, sier Cook.
Han var imidlertid til dels sterkt
uenig i deler av planene. Blant annet
var Altinn tiltenkt en sentral rolle som
webportal, noe Cook var motstander av.
– Vår uenighet endte med et brev
til statsråd Rigmor Aasrud. Det ble
* Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet
14
agresso advantag e N o 1 201 3
et vende­punkt. Jeg ble oppringt av
­departementet, de lyttet til oss, og siden
har vi hatt et veldig fruktbart samarbeid,
sier Cook.
Forenklet programvaren
SendRegning studerte også programvaren PEPPOL hadde utviklet, men var
ikke imponert.
– Jeg har programmert i over 30 år,
og jeg syntes den var vanskelig. Å lage
god programvare som er tilgjengelig for
alle, mener jeg er en kritisk suksessfaktor. Derfor mente vi Difi burde utlyse
en konkurranse for å få skrevet om og
forenklet programvaren, sier Cook.
Difi likte ideen, og SendRegning vant
konkurransen. Selskapet forenklet og
tilpasset programvaren til det norske
markedet og la den ut som åpen kildekode.
– SendRegning har vært en proaktiv
aktør – på godt og vondt for oss. De
– Skal vi nå målet om elektronisk
­samhandling, er det én ting som er viktigere
enn alt annet: Å gjøre det enkelt.
Steinar O. Cook, produktsjef i SendRegning
har satt fingeren på mye de mente var
galt, de er opptatt av å gjøre ting enkelt
og er blant de flinkeste i klassen. De
har også vært fleksible med tanke på
å tilby løsningene sine til markedet. I
dag bruker de fleste norske aktørene
den programvaren SendRegning laget
for oss, påpeker Olav Astad Kristiansen
i Difi.
Valgte UNIT4 Agresso
Mange har lurt på hvorfor SendRegning
valgte UNIT4 Agresso blant flere store
ERP-leverandører som var interessert.
– Det var et aktivt valg. Det var i
UNIT4 Agresso vi opplevde at vi fant
det største faglige fokuset, og vi ble
raskt enige om at ambisjonen er å være
en ledende aktør innenfor elektronisk
samhandling. Her har det offentlige
tatt en lederrolle, og UNIT4 Agresso er
den klart største aktøren i det offentlige
markedet. Å være med der gir oss helt
nye muligheter til å utvikle gode løsninger som blir brukt av både offentlige
og private, sier Cook.
En viktig teknisk utfordring er
ytelse, dvs. hvor mange fakturaer som
kan presses gjennom systemet hvert
sekund.
– Vi har identifisert og jobber aktivt
med de fleste problemområdene. Skal vi
nå målet om elektronisk samhandling,
er det imidlertid én ting som er viktigere enn alt annet: Å gjøre det enkelt,
sier Cook.
– SendRegning er opptatt av å
gjøre ting enkelt og er blant de
flinkeste i klassen. De har også
vært fleksible med tanke på å tilby
løsningene sine til m
­ arkedet, sier
Olav Astad Kristiansen i Difi.
agresso advantag e N o 1 201 3
15
foto H e r man Dr eye r
En programvare
­brukerne liker
Innovativ programvareutvikling handler mer enn noe annet om å forstå ­brukernes
fremtidige behov. Det har utviklingsselskapet UNIT4 R&D, som lager Agresso
­programvare, tatt på alvor. Sammen med UNIT4 Agresso bruker utviklings­selskapet
betydelige ressurser på å forstå ulike ­brukeres a
­ rbeidssituasjon – h
­ vordan de tenker
og hvordan de ønsker å arbeide. Allerede fra og med Agresso Milestone 4 er deler
av denne forståelsen i­nnarbeidet i programvaren.
16
agresso advantag e N o 1 201 3
— Gjennom omfattende studier av våre kunder og
­brukere vet vi i dag mye om informasjonsflyt og arbeidsprosesser i ulike virksomheter. Vi vet også at det stadig
vil bli stilt høyere krav til praktiske, relevante og ­intuitive
ERP-løsninger. Og vi vet at nye brukere og beslutnings­
takere har andre forutsetninger, holdninger og forventninger til både arbeidssituasjon, informasjons­tilgang
og brukergrensesnitt. De tar for eksempel for gitt at
brukervennligheten holder den samme høye standarden
som de kjenner fra nettsteder som Facebook og Amazon.
Dette tar vi på alvor. Vi ønsker å bidra til å gjøre våre
kundevirksomheter attraktive for de mest etterspurte
arbeidstakerne, sier Thomas Staven, leder for Corporate
Product Management i UNIT4.
Forbedret kommunikasjonsflyt
I dag er allerede en rekke funksjoner distribuert ut til
den enkelte ansatte. Vi registrerer timene våre selv, vi
fører reiseregninger, godkjenner fakturaer, analyserer
informasjon osv. – Dette vil forsterke seg, sier Staven.
– Hver enkelt medarbeider vi stadig ha høyere krav
til enkelt å finne eller registrere data, når som helst
og fra hvor som helst. Brukerne vil kreve at nye ERPløsninger tilbyr en langt bedre kommunikasjonsflyt
– både internt og eksternt – enn det vi har i dag. Det
innebærer for eksempel at det i langt større grad må
være mulig umiddelbart å dele informasjon, samarbeide
og kommunisere direkte i programvaren. Gevinsten vil
blant annet være raskere tilgang til korrekt informasjon
og raskere behandling av arbeidsoppgaver.
Kunnskapsdeling og konkurransefortrinn
Vi har med interesse fulgt utviklingen av sosiale medier
som Facebook, Twitter, LinkedIn og blogger. – Det er
interessant å se hvordan disse mediene fungerer og
ekspanderer, sier Staven. – Disse mediene har på kort tid
erobret et enormt marked. Da gjør de noe riktig, – og vi
har utvilsomt noe å lære. Et eksempel er enkel og effektiv
informasjonsdeling internt i en virksomhet. Det handler
om å bygge opp velfungerende nettverk som vil gi verdi
i forbindelse med samarbeid og deling av informasjon.
Sammen med andre gode idéer er dette elementer vi nå
realiserer i våre produkter, forteller Staven.
brukergrupper vi skal favne, slik at vi ikke utilsiktet
ekskluderer noen fra programvaren vår. Et eksempel på
en slik brukergruppe er blinde og svaksynte. Vi har lagt
ned et stort arbeid i programvaren knyttet til universell
utforming, som tar sikte på at også blinde og svaksynte
skal kunne utføre sine arbeidsoppgaver på en effektiv
måte i Agresso.
– Mange arbeidsgivere tror ikke blinde kan bruke PC.
Men det kan de altså, forsikrer Trygve Lønn. – Helt
konkret løses dette blant annet ved hjelp av en leselist i
forkant av tastaturet. Her spretter det opp punktskrift
som representasjon av skjermteksten, linje for linje.
I tillegg benyttes såkalt ”tekst til tale funksjon”, som
gjør det enkelt og raskt å lytte seg gjennom innholdet
på skjermen. For svaksynte handler det først og fremst
om å øke lesbarheten i skjermbildene gjennom sterkere
kontraster, økt størrelse og fargekorreksjoner. Og sannsynligvis er det riktig som Blindeforbundet sier: Bedre
løsninger for blinde og svaksynte – gi bedre løsninger
for alle.
Tett dialog med kunder og brukere
Thomas Staven og Trygve Lønn er opptatt av å finne
løsninger. I hver sin rolle og med hver sin innfallsvinkel
til problemstillingene, jobber de hver dag med å skape
gode programvareløsninger.
– Vår styrke og mulighet ligger i å forstå våre brukeres utfordringer og behov. Gjør vi det - og evner
å bruke ny teknologi til å omsette det til effektive
og bruker­vennlige løsninger – vil vi bidra til å skape
konkurranse­fortrinn for dem. Vi må rett og slett lage
programvare som gir kundene våre fordeler og som
brukerne liker. Det er den langsiktige suksessfaktoren
for en programvareleverandør, avslutter de to.
Brukeropplevelse – ulike krav og behov
– Brukeropplevelse er krevende og har mange dimensjoner, sier Trygve Lønn, Presale Manager i UNIT4
Agresso. – Når vi introduserer ny funksjonalitet og nye
brukeropplevelser er det viktig å være bevisst på hvilke
agresso advantag e N o 1 201 3
17
foto C i rc us
Klar for årets
lønnsjustering?
Det nærmer seg vår og for mange betyr det også tidspunktet for
­vurdering av lønnen til de ansatte. Den årlige lønnsjusteringen kan
være relativt krevende – og ikke alle imøteser den med glede.
Lønn er sensitivt og viktig – og alt
må gjøres riktig. – Med den nye
­funksjonaliteten i Agresso Lønns­
forhandling elimineres behovet for
bruk av potensielle feilkilder som
Excelark. Hele prosessen kan utføres
innenfor ett ­system, enten den er
enkel eller ­kompleks. Og etter­arbeidet
er a
­ utomatisert slik at resultatet blir
oppdatert med få tastetrykk, forteller
produktsjef Bente Flåte Holth.
– Agresso Lønnsforhandling har blitt
grundig gjennomarbeidet og videre­
utviklet, sier hun. – Versjonen Agresso
Milestone 3 inneholder mye ny funk­
sjonalitet som gjør systemet velegnet for
både enkle – og mer komplekse prosesser
for lønnsjustering. I noen organisasjoner
involveres tillitsvalgte i selve prosessen, og
det er tilrettelagt for at de kan se medlemmene for sin fagforening, mens lederne
får tilgang til ansatte i sin avdeling.
­Nedenfor nevner jeg noen av de fordelene
jeg mener er viktige for mange kunder:
Systemet styrer fremdriften i
prosessen
Ved å bruke arbeidsflyt-funksjonalitet
kan hele prosessen planlegges slik
18
agresso advantag e N o 1 201 3
at alle prosess­
deltakere blir
involvert på riktig
tidspunkt og i
riktig rekkefølge
innenfor tilgjengelig tidsramme.
­Rolletildelingen
åpner og
begrenser innsyn
til­passet den
­rollen den enkelte
prosessdeltaker har. Ledelsen kan til
enhver tid se foreløpig resultat, og det
er enkelt å følge opp hvor langt den
enkelte har kommet med sin avdeling.
fordeler årets pott. I Agresso Lønnsforhandling kan brukeren se hvor mye
kalkulerte mer­kostnader til enhver tid
“spiser” av potten slik at en har kontroll
over årets ramme.
Excel er et bra verktøy, men
ikke alltid
Det en kjent sak at bruk av supplerende
Excel-ark utgjør potensielle feilkilder som
kan bidra til forsinkelser og merarbeid
i lønnsjusteringen. Behovet for å bruke
Excelark er nå eliminert. Bruk av Agresso
Lønnsforhandling fjerner usikkerhet og
gir ledere og toppledelsen bedre oversikt
over reell status i prosessen.
Oppdatert informasjon i ett system
Tilgang til statistiske data
Agresso Lønnsforhandling viser opp­
datert informasjon i alle prosessens
faser. Endringer som skjer underveis, for
eksempel at en person bytter ­avdeling,
kan fanges opp – slik at brukerne hele
tiden jobber med reell informasjon.
Både under og etter ferdigstillelse av
prosessen tilbyr systemet rik tilgang til
statistiske data som for eksempel median­
lønn, gjennomsnittslønn, sammenligning
av lønnsnivå menn/kvinner mm.
Alle typer endringer inklusiv
Når selve lønnsjusteringen er over,
sitter mange hvert å igjen med et
betydelig etterarbeid. Med Agresso
Lønnsforhandling reduseres dette
arbeidet betydelig, fordi det produseres
en rekke rapporter med utgangspunkt
i resultatene fra den avsluttede lønnsjusteringen. Et par konkrete eksempler
er oppdatering av satser i satsregisteret
og generering av lønnsbrev til ansatte.
Sistnevnte kan også distribueres til
dokumentarkivet dersom det er ønskelig.
kalkulerte merkostnader
Det er tilrettelagt for å gjennomføre
generelle %- og kronetillegg på utvalgte
grupper eller alle ansatte. I tillegg kan
en foreta individuelle justeringer både
på månedslønn og andre faste lønns­
tillegg. Det er tilrettelagt for utstrakt
bruk av formler slik at en kan hensynta
alle de beregningene en har behov for.
I noen tilfeller kan en justering av
månedslønn eller et fast tillegg automatisk medføre at et annet fast tillegg økes.
Dette er tilfelle når et tillegg beregnes
på basis av andre lønns­elementer, og det
er viktig informasjon å hensynta når en
Mindre etterarbeid
Ta gjerne kontakt med oss for
mer informasjon om Agresso
Lønnsforhandling!
foto H e r man Dr eye r
EDAG
Elektronisk Dialog med ArbeidsGiver
Mange kunder er spente på EDAG-prosjektet som planlegges
iverksatt fra 01.01.2015. Innen det må løsningene for å håndtere
EDAG-melding være på plass.
Vi begynte å informere om EDAG for halvannet år siden, og
har underveis oppdatert informasjonen i takt med utviklingen i prosjektet. Premissgiverne er offentlige myndigheter
representert ved Arbeids­og velferdsdirektoratet, Brønnøysundregistrene, Skattedirektoratet og Statistisk sentralbyrå.
Altinn skal brukes som samhandlingsverktøy.
Nært samarbeid med myndighetene
– UNIT4 Agresso og flere andre leverandører samarbeider
gjennom workshops og analyser nært med myndighetene
i EDAG-prosjektet. Det er stor gjensidig vilje til åpenhet i
utviklingsprosessen hvor alle aktørene har ett felles mål: Å gi
brukerne en best mulig løsning. UNIT4 Agresso blir hørt på
en slik måte, at vi helt konkret er med på å utforme formatet
for den endelige løsningen. Det er en fordel for våre kunder,
sier produktsjef Børge Danielsen. – Samtidig vil jeg nevne at
arkitekturen i Agresso – også i denne sammenhengen – ser
ut til å være gunstig. Selv om det vil kreve endringer i oppsettet hos de fleste kunder, ser det ut som EDAG-løsningen
kan implementeres i Agresso på en måte som, sammenlignet
med mange andre systemer, vil kreve mindre av brukerne.
Prøvedriftsår i 2014
I 2014 vil UNIT4 Agresso i samarbeid med myndighetene
gjennomføre et prøvedriftsår hos noen utvalgte kunder.
Disse vil i denne perioden kjøre rapportering til myndig­
hetene i henhold til dagens regler, parallellt med at de
­leverer på det nye rapporteringsformatet.
– Helt konkret vil det si at Lønns­- og trekkoppgaven
(RF­1015), Årsoppgaven (RF­1025), Termin­oppgaven (RF­1037),
Aa­registeret (25.01.05), Lønnsstatistikk (RA­0500) og Inntekts-­
og skatteopplysningsskjemaet til NAV rapporteres inn på
vanlig måte i tillegg til den såkalte EDAG-meldingen, som
skal erstatte alle disse rapportene, forteller Børge.
Positive praktiske konsekvenser
EDAG-meldingen skal sendes inn minimum hver måned.
Meldingen, som trekkes ut av Agresso, vil inneholde
­rikholdig informasjon om det enkelte arbeidsforhold med
tilhørende opplysninger om arbeidede timer, ytelser og
trekk. I praksis betyr dette at brukeren ikke lenger behøver
å forholde seg til ulike arbeidsprosesser knyttet til hver av
de nevnte rapportene. Arbeidsprosessene for brukeren blir
derfor enklere og mye av den komplekse systemlogikken som
i dag er innebygget i
disse systemprosessene, flyttes over
til mottaker, slik
at feilkildene blir
færre. For eksempel
vil datainnholdet i
EDAG-meldingen
arbeidsgiver sender,
inneholde tilstrekkelig informasjon til at
NAV via egen systemog forretningslogikk
vil ta stilling til hvorvidt en ansatt skal
meldes inn eller ut av
AA-registeret. NAV vil
da selv foreta nødvendige registreringer i
sine bakenforliggende
systemer.
– Det kommer nye retningslinjer som vil påvirke EDAG
allerede nå i 2013. Disse regelendringene skal etter planen
sendes ut på høring nå i mars 2013, med en høringsfrist på to
måneder. Vi henstiller til våre kunder å gjøre seg kjent med
de foreslåtte regelendringene, og komme med eventuelle
tilbakemeldinger innen fristens utløp. Vi følger nøye med på
det som skjer, og føler at vi er i god rute med vår del av forberedelsene, sier Børge Danielsen. - Etter at de nødvendige
politiske vedtak er fattet, ønsker vi å etablere en dialog med
kunder som skal delta som piloter i prøvedriftsåret 2014. Det
gleder vi oss til.
Les om forslag til lov- og
forskriftsendringer i en egen
sak på side 23.
agresso advantag e N o 1 201 3
19
foto H e r man Dr eye r
Nye tjenester fra
UNIT4 Agresso Kundeservice
Agresso Kundeservice arbeider kontinuerlig med å kvalitetssikre
og utvikle sine tjenester. I løpet av våren vil de ha på plass to
helt nye tjenstetilbud.
Bistand refusjon sykepenger
- Å innkreve refusjon for ansattes sykefravær er
en økonomisk svært viktig og faglig krevende
prosess. Vi ønsker derfor å tilby kundene ekstra
bistand i denne prosessen, forteller direktør for
UNIT4 Agresso Kundeservice, Rolf Skregelid.
– Fra 1. mai tilbyr vi en ny tjeneste som skal være et lav­
terskeltilbud for bistand i forbindelse med refusjonsarbeidet.
Dette er et tilbud til alle brukere av refusjonsmodulen, helt
uavhengig av hvilke avtaler kunden måtte ha fra før av, sier
Skregelid.
Tjenesten omfatter bistand til hvordan refusjonskrav
skal håndteres i Agresso og hvordan en elektronisk kan
samhandle med NAV i forbindelse med disse kravene. Alle
kundene tildeles en pott med 3 timer gratis bistand for å
bli tryggere i bruken av refusjonsmodulen. Vi anbefaler
fremdeles at de ulike brukerne hos kunden koordinerer sine
henvendelser til oss for å få optimal utnyttelse av tilbudet.
Når potten på 3 timer er disponert, vil tjenestene bli fakturert
på vanlig måte, naturligvis med unntak av saker som allerede
dekkes av support- og vedlikeholdsavtalene.
Dette er et tjenestetilbud som ikke styres av de ordinære
kravene til responstider. Ytterligere informasjon om tilbudet
vil bli distribuert på Kundenettet.
20
agresso advantag e N o 1 201 3
Elektronisk distribusjon av fakturaer
– Med SendRegning på laget kan vi nå tilby elektronisk distribusjon av inngående
fakturaer for alle våre kunder, forteller Bernt Vemøy, Anne Cathrine Risvand og
Marianne Ruud Myrdal i UNIT4 Agresso Kundeservice.
– Leverandører som pr i dag sender papirfakturaer, medfører skanning og merarbeid hos mange av kundene våre.
Det innebærer at dyktige medarbeidere bruker verdifull
arbeidstid på å skanne inngående fakturaer. Dette ønsker vi
å tilby en enkel løsning på, ved å tilby kundene våre tilgang
til en skannersentral.
– Tjenesten Agresso Kundeservice tilbyr kan enkelt
­beskrives slik: Vi tilbyr kundene en postboks og en skannersentral hvor alle inngående fakturaer sendes til. Kundene
oppgir denne adressen til alle de leverandørene som leverer
papirfakturaer. Etter at skannersentralen har mottatt
faktura og skannet denne, sendes fakturaen elektronisk
via ­SendRegning til kunden
som mottar dem som EHFfakturaer, sier Anne Cathrine
Risvand.
– Papirfaktura vil f­ remdeles
benyttes i noen år, men
gjennom denne tjenesten
kan vi allerede nå tilby kun
­elektroniske fakturaer for
våre kunder. I tillegg vet vi
at tjenesten kan løse flere
­utfordringer hos våre k
­ under.
De blir mindre sårbare for
sykdom og variasjoner i
­fakturavolum, de sparer tid
og de unngår investeringer til
skanner og tolkeprogram, sier
Bernt Vemøy.
– Tjenesten vil bli bli priset
pr. faktura, forteller ­Marianne
Ruud Myrdal. – Det gjør
det enkelt å forholde seg til
­kostnadene.
I UNIT4 Agresso Kundeservice
tror de skanner­sentralen kan
bidra til å hjelpe noen ­raskere
i gang med elektronisk
­fakturahåndtering, og de er
overbevist om at t­ jenesten vil
være både lønnsom og kjærkommen for mange kunder.
agresso advantag e N o 1 201 3
21
Aktuelt Agresso
Gode ­resultater
­nasjonalt og
­internasjonalt
UNIT4 Solution Store
Både UNIT4-konsernet og UNIT4 Agresso i Norge viser gode
resultater og betydelig omsetningsvekst i 2012. Konsernet
økte sin omsetning fra € 445,7 mill til € 469,8 mill og EBITDA
fra €83,5 mill til € 86,2 mill fra 2011 til 2012. Tilsvarende økte
UNIT4 Agresso i Norge sin omsetning fra NOK 305,3 mill til
NOK 324,5 mill. På grunn av et spesielt godt år i 2011 gikk
EBIDA noe tilbake fra NOK 59,7 mill til NOK 55,1 mill. Men
2012 slutter seg til rekken av år hvor UNIT4 Agresso i Norge
har levert gode resultater og en jevnt stigende utvikling.
UNIT4 Agresso er i ferd med å etablere et nytt tilbud for
virksomheter som ser verdien av å ta i bruk UNIT4 Business
Analytics, men som i øyeblikket ikke har kapasitet til å gjennomføre et grundig forarbeid og et påfølgende implementeringsprosjekt. Vi bygger rett og slett ”et utstillingsvindu” på
nettet, hvor du kan se og bestille fiks ferdige, smalt definerte
programvareløsninger innen virksomhetsstyring. Hensikten
er å gjøre en enkel form for virksomhetsstyring lett tilgjengelig og dessuten tilby kunder som har implementert UNIT4
Business Analytics funksjonelle tilleggsløsninger som de
raskt kan ta i bruk. UNIT4
Solution Store er under
utvikling, og vil bli lansert
for det norske markedet
før sommeren 2013.
Sponsoravtale med
Team Nordberg
F o t o Sc a n p i x
Sponsoravtaler med
Norges Skiforbund
UNIT4 Agresso har vært sponsor for kombinert­
landslaget i forbindelse med VM i Val Di Fiemme,
WC i Lahti og WC i Holmenkollen. Under
Holmenkoll­helgen var UNIT4 Agresso også
­sponsor for blant annet WC-hopprennet.
22
agresso advantag e N o 1 201 3
UNIT4 Agresso er stolt sponsor for
orienterings-ekteparet Anne Margrethe
Hausken Nordberg og Anders Nordberg.
Sammen har de 12 VM-medaljer, og har
ambisjoner om å være med i verdens­
toppen også i årene som kommer. Begge
er profilerte idrettspersonligheter. Anne
Margrethe ledet i fire år Olympiatoppens
utøver­komité, og ble kjent som norske
toppidrettsutøveres talskvinne. Anders ble
kåret til Årets Forbilde under Idrettsgallaen 2010, blant annet fordi han
avbrøt siste etappe på VM-stafetten for å hjelpe Sveriges løper som var
alvorlig skadet. I år er sesongens høydepunkt VM i Finland 8.-14. juli. Vi
ønsker lykke til!
Aktuelt Agresso
Agresso FagDag 2013 – 28. mai
2013
Agresso Fagdag arrangeres tirsdag 28. mai på Radisson Blu Scandinavia Hotel
i Oslo sentrum. Programmet vil som tidligere tilby seminarer innen Økonomi/
Regnskap, Rapporterting og HR&Lønn. Komplett program og påmeldingsskjema
legges ut på www.unit4agresso.no i begynnelsen av april.
E-læringskurs i Agresso
for nyansatte
Forslag til lov- og
forskriftsendringer
Kurset er et selvstudiekurs beregnet på nyansatte som ikke har kjennskap til Agresso fra før. E-læringen er organisert som en elektronisk
kursbok bestående av tekst, bilder og e-guider. Tekstene er lett søkbare, og e-guidene gjør eksempler og fremgangsmåter enkle å jobbe
med. Kurset er beregnet på dem som ikke ønsker eller har mulighet
for å delta på våre populære k
­ lasseromskurs med samme tema.
I kurset gjennomgås følgende kapitler/leksjoner: Hva er Agresso? –
Logge på og logge av – Brukergrensesnitt - Navigere i Agresso - Skjermbilder og funksjonstaster - Grunnstrukturen i Agresso – Spørringer
– Rapporter.
Skattedirektoratet har på vegne av de tre etatene
som deltar i EDAG-prosjektet nylig sendt ut på
høring forslag til lov- og forskriftsendringer som
følge av den nye a-opplysningsloven. Hørings­
dokumentene er tilgjengelig på Skattedirektoratets
hjemmesider, se http://www.skatteetaten.no/no/
Radgiver/Rettskilder/Uttalelser/Horingsuttalelser
For mer informasjon –
send en Epost til [email protected]
eller klikk deg inn på vår hjemmeside.
Vi oppfordrer våre lønns og personalkunder til
å gjøre seg kjent med innholdet og eventuelt
kontakte UNIT4 Agresso eller annen relevant
høringsinstans dersom man har ­bemerkninger.
Frist for å avgi høringsuttalelse til Skatte­
direktoratet er 4. juni 2013.
Sponsor/utstiller på
viktige konferanser
Agresso Brukerkonferanse arrangeres i år som i fjor på Clarion
Hotel & Congress Hotel i Trondheim. Årets ­konferanse er den
20. i rekken og noen spesielle jubileumsinnslag vil det bli. Som
tidligere planlegges i tett samarbeid med Agresso Bruker­
forening et bredt faglig program som vil omfatte ca 50 foredrag
og seminarer knyttet til bruk av ­løsninger fra UNIT4 Agresso.
UNIT4 Agresso deltar hvert år aktivt på en rekke konferanser.
I løpet av våren deltar vi som sponsor/utstiller på blant annet:
14.-16. april Evry’s FØRST-konferanse 2013, Bergen
18.-19.april NIMA-dagene, Oslo sentrum
24. april IT Nor’s AgressoDagen 2013, Trondheim
11.-12. juni
Forretningssystemer 2013, Oslo 10. juni GOBI 2013 - BI Seminar, Oslo Spektrum
agresso advantag e N o 1 201 3
23
Last ned g
­ ratis
­magasin om
innkjøp og
­­ehandel
www.unit4agresso.no