Transcript 2014-02-18 Policydokument vdr fordeling av kostnader

Skihyttevegen Hytteeierforening
Policydokument
Fordeling av kostnader
Kryssubsidiering er et tema som opptar mange i Skihyttevegen. Derfor vil styret utarbeide
en policy vedrørende fordeling av (inntekter og) kostnader.
Styret har delt budsjett og
regnskaper (både vdr resultat
og balanse) i ulike kategorier.
Vedrørende vann- og avløpsfondet holder vi orden på
hvem som eier eksakt hva.
Styret 2012-13 utarbeidet
økonomisystem og
implementerte dette slik at
det i dag er meget nøyaktig
samsvar mellom de ulike
brukergruppenes interesser
og deres kostnader.
24. november 2012
23. februar 2013
Skihyttevegen Hytteierforening - Budsjett og regnskap
Kat I
Kat II
Skihyttevegen
(årskontingent)
Annen infrastruktur
Nordseter
Kat III
Brøyting
Vann og avløp
(avgift)
(avgift)
Bankkonto Drift
1
1.
2.
3.
4.
Fellesmidler
2
Eies av alle som har adresse
Skihyttevegen (som har veirett der).
Eies av alle som betaler for vinterveg
ovenfor Skogsløypa og har veirett i
Høgfjellia. Senere kan de som betaler
for vinterveg nedenfor Skogsløypa
komme til.
Eies av alle som betaler for vann og
avløp (også i Høgfjellia).
Eies av alle i Skihyttevegen som
betaler midler til fondet (individuell
bokføring).
Bankkonto VA-drift
Brøytefond
3
VA-driftsfond
Konsolidert
driftsregnskap
4
VARR-fond
Bankkonto VARR
Konsolidert
balanse
VARR = Vann og Avløp
Reparasjon og Reinvestering
Jørgen Galtestad
Grovt sett er kostnadsbildet
vårt fordelt på kategoriene fra og med 2014 (med forretningsfører på plass);
I.
30 %
II.
40 %
III.
30 %.
Når det gjelder kryssubsidiering mellom kategoriene er den marginal, men dersom en leter
nøye finner en noen eksempler;
 Forretningsfører føres 100 % på Kat I (fra 2014), helt korrekt skal det være 75 %.
De resterende 25 % skulle falle på Kat II og III med hhv 7 og 18 %.
 Bankgebyrer føres på Kat I.
 Rentene for driftskontoen (Kat I og Kat II) godskrives Kat I.
 Porto føres på Kat I.
 Kontorrekvisita i forbindelse med regnskapet belastes Kat I.
 Programvarelisens regnskap (inntil forretningsfører har tatt over alt) føres på Kat I.
 Møterom, en kopp kaffe og en kakebit ifm styremøtene føres på Kat I.
 Årsmøtekostnadene føres på Kat I.
Styret føler at dette er «småtteri» men det er fullt mulig å fordele kostnadene etter nøkler
(slik vi har funnet for kostnadene til forretningsfører, som vi for øvrig vil behandle særskilt
under fordi denne er største post).
Styret vil imidlertid oppmuntre til at;
 Alle oppsittere langs Skihyttevegen er fullverdige medlemmer av foreningen.
 Alle benytter seg av fullt tjenestespekter;
o Helårsveg
o Vann
o Avløp.
 Budsjettering og regnskapsførsel forenkles mest mulig, hvilket bidrar til at;
 Administrasjonskostnadene holdes lavest mulig.
2014-02-18 Policydokument vdr fordeling av kostnader
Skihyttevegen Hytteeierforening
I dette lys holder styret fast på «likhetsprinsippet», som foreningen benytter vdr veien,
brøyting og VA, hvilket i denne sammenheng innebærer at oppsittere som tar ut lite av
tjenestespekteret overbelastes noe i forhold til kunder som tar ut hele spekteret av tjenester.
Etter hvert som alle oppsittere blir mer og mer like – alle tar ut alle tjenester – blir
likhetsprinsippet mer og mer «millimeternøyaktig» - eller «rettferdig».
Det er drøftet tiltak i «Prosjekt Forenkling og Forankring» som gir alle oppsitterne (også i
ESHVA1-området) mulighet til å ta ut fullt tjenestespekter.
For medlemmene vil samlefakturaen for 2014 se slik ut;
a) Årskontingent (drift og vedlikehold av Skihyttevegen)
b) Brøyteavgift Øvre Skihyttevegen – til dem det angår
c) VA-avgift (drift og vedlikehold av Vann- og Avløpsanlegget) – til
dem det angår
d) Midler til VARR-fondet (Vann- og Avløpsfond for større
Reparasjoner og Reinvesteringer) - kun til de som ikke er
ferdige med innbetalingen på kr 2 500
e) Årskontingent til Nordseter Vel (frivillig)
f) Årsavgift til Nordseter Utvikling BA; felles infrastruktur (frivillig)
kr 800
kr 1 500
kr
600
kr
kr
kr
500
100
400
Økonomiansvarlig kan etter egen vurdering sørge for fakturering av postene e og f separat
(vdr frivillige innbetalinger fra medlemmene).
Forslag fra Jørgen Erik Galtestad den 16. februar 2013.
Styrets elektroniske behandling av dokumentet i perioden 16. - 18. februar 2014;
 Styret vedtok dokumentet som policydokument.
Spesielt vedrørende forretningsfører
Under forberedelser og gjennomføring av Årsmøte 2013 fikk styret fullmakt til å engasjere
forretningsfører og vi orienterte om at dette vil koste oss ca 25 000 kroner/år, eller ca 300
kroner/hytte/år. Vi tenkte ikke på annen fordeling enn lik belastning pr hytte.
Nevner her at det blant styremedlemmene ikke finnes noen som er villig til å ta på seg det
videre arbeid i det omfang som dagens økonomiansvarlige har utført. Vi har forspurt alle
medlemmene om noen kunne tenke seg på ta på seg oppgaven mot betaling men det var
ingen respons på forespørselen. Derfor har ikke styret noe annet valg enn å engasjere en
ekstern forretningsfører.
I lys av et kjent behov for «millimeternøyaktighet» hos flere av våre medlemmer, og ikke
minst i Høgfjellia som får vann og avløp fra vår forening, bør det regnes litt nøyere på en
mer «rettferdig» fordeling enn «lik» fordeling i denne sammenheng.
1
12 Eiendommer i Skihyttevegen, hvorav pt 10 er tilknyttet Høgfjellias VA-nett, men som ikke er del av
Høgfjellia-feltet (ESHVA-området), ref Lars Skjeggestad
2014-02-18 Policydokument vdr fordeling av kostnader
Side 2 av 3
Skihyttevegen Hytteeierforening
Det er nyttig å kunne dokumentere at det er gjort en vurdering og hvilke avrundinger som er
gjort dersom «lik» fordeling velges.
Styret har foretatt en grov vurdering og beregning under. Tekst og tall taler vel for seg selv
kanskje med unntak av oppryddings«transaksjoner». Det er forutsatt at det sendes
én faktura til alle medlemmer, hvilket medfører noe «sorteringsarbeid» i etterkant; hva som
er betalt for hva og fordeling på ulike bankkonti. Her er det forutsatt dette medfører
«transaksjoner» tilsvarende 1/5 av antall kunder som de ulike tjenestene omfatter.
Fordeling av kostnadene til forretningsfører i Skihyttevegen Hytteeierforening
2013-12-29
Kostnader til forretningsfører:
kroner
Antall fakturaer
Samlefaktura
83
Kat I - Skihyttevegen
83
Purring og evt sanksjoner
4
Kat II - Brøyting Ø. Skihytteveegen
41
Purring og evt sansksjoner
2
Kat III - Vann og avløp*
60
Purring og evt sanksjoner
2
Høgfjellia
1
Nordseter Vel
83
Purring og evt sanksjoner
0
Nordseter Utvikling BA (felles infrastruktur)
83
Purring og evt sanksjoner
0
Sum:
"Forhandlings"
faktor
1
92
Utbetalinger
38
3
3
3
21
3
6
1
3
1
3
OppryddingsTransaksjoner
"transaksjoner" Transaksjoner akkumulert
83
17
55
12
150
8
11
6
17
12
33
6
6
45
17
18
0
18
17
18
0
18
64
70
247
247
25 000
Fordeling Pr kunde
(kroner) (kroner)
%
61
15 142
182
7
1 741
42
18
4 555
76
7
1 781
21
7
1 781
21
100
25 000
* 45 kunder VA + 15 vdr oppbygging av VARR-fond
Kat I kunde
Kat I + II kunde
Kat I + III kunde
Kat I + II + III kunde
(alle inkluderer Nordseter Vel og Nordseter Utvikling BA)
225
268
301
344
Kat I m/Nordseter Vel og Nordseter Utvikling
Ekstra for kat II
Ekstra for kat III
Sum:
75
7
18
100
18 704
1 741
4 555
25 000
Som det fremgår av beregningen over faller 75 % av kostnadene til forretningsfører på
kat-I-kunder (alle), 7 % faller på kat-II-kunder og 18 % faller på kat-III-kunder.
For medlemmene vil da samlefakturaen post a) se slik ut;
a) Årskontingent (drift og vedlikehold av Skihyttevegen)
kr
500 +*
*




For kat I-kunder; kr 225
For kat I+II-kunder; kr 268
For kat I+III-kunder; kr 301
For kat I+II+III-kunder; kr 344
Post a) på fellesfakturaen blir 500 + 300 kr for alle når en holder fast på likhetsprinsippet
også vedrørende kostnader til forretningsfører.
2014-02-18 Policydokument vdr fordeling av kostnader
Side 3 av 3