Transcript 20141023_Klubbadmin

 IL Aasguten
Respekt Samhold Trivsel KlubbAdminmøte på Stjørdal Dato: 23. oktober 2014, kl. 17-­‐20 Tilstede fra IL Aasguten: Torbjørn Nyborg, Lovise Hovdal og Tron Vedul Tronstad Oppsummering fra møtet: Presentasjon blir gjort tilgjengelig i etterkant av møtet. De ønsker tilbakemelding på ønsker vi måtte ha. Hvis det dukker opp funksjonalitet som vi ønsker, kan dette meldes inn. Brukerstedsavtale må signeres digitalt av leder. Smartkort med utvidet sikkerhet må brukes. Dette gjøres i SportAdmin. Har Kjell Olav gjort dette? Systemet er kompatibelt med fix(?) som fotball bruker. Spilleroverganger oppdateres blant annet i medlemsregistreringene. Alle bør bruke MinIdrett for å betale medlemskontingent. Online-­‐betaling, dvs. VISA, koster minst. Støttemedlemmer kan betale ”manuelt” ved at vi oppretter en kontingent på 0 kroner og sender vanlig faktura i posten. Alternativt må vi skrive ute faktura med KID-­‐nummer som betales. Da blir det registrert i systemet. KID-­‐betaling koster 14 kroner per betaling. Online-­‐betaling koster drøyt 2 kroner + drøyt 2 % av omsetningen som hentes inn med løsningen. Vi kan legge til detaljer som medlemmene må fylle ut i MinIdrett hvis vi ønsker det. Dette kan være hva som helst. Detaljene kan også være forbeholdt klubben å endre. Man kan ”søke” på fødselsdato ved å filtrere i stedet for å søke. Foresatt registreres i KlubbAdmin. Foresatte trenger ikke å være medlem. Man kan legge til ny person hvis den ikke ligger i databasen. Kan legge til familierelasjoner i lista. Huk av og gå på ”Flere valg”. Det samme kan gjøres med duplikater. Man kan sende e-­‐post, SMS og brev/etiketter til utvalg, eller andre filtre du setter. E-­‐post er gratis. SMS koster penger. Usikkert om kostnadene blir spesifisert på faktura. Foredragsholder skal undersøke. Brev kommer ut som PDF som du må skrive ut selv og sende. Du får beskjed om hvor mange som har e-­‐postadresse, mobilnummer og postadresse. Det kan være aktuelt å legge til trenere som skal sende ut informasjon til sine grupper/utvalg. Hvis de gjør endringer på sine utvalg skjer ikke noe med hovedlaget. Dvs. hvis de sletter et medlem blir det kun slettet fra utvalget, ikke hovedlaget eller andre utvalg. Endringer på medlemmer loggføres i systemet. IL Aasguten
Respekt Samhold Trivsel Faktura: Man kan merke alle og sende familiekontingent, deretter merke alle og sende enkeltkontingent. Systemet vet hvem som har fått familiekontingent og sender ikke dobbelt. Du bør starte med familie slik at disse faktureres først. Man kan få opp liste over de som ikke har e-­‐postadresser (og mobilnummer), sånn at disse kan styres manuelt. Er det enkelt å finne ut hvem som er på MinIdrett? Nei. Det er ikke mulig å få opp en slik liste. Man kan ikke føre flere utgifter på samme faktura (for eksempel to skidresser i én familie). Kan generere en egen faktura som heter To skidresser og sende til én person. PDF-­‐er blir generert for alle man merker. Hvis enkeltfakturaer skal hentes ut må man merke av én person. Dette må for eksempel gjøres hvis man selv vil sende faktura med e-­‐post. Det er for øvrig på ønskelista over ting de skal forsøke å gjøre. Pengene som betales inn går inn på BuyPass-­‐kontoen. Man bestemmer selv når penger skal overføres derfra til klubbkontoen. Det er en fordel hvis medlemmene registrerer seg som medlem i idrettslaget på Min idrett. Da kommer de automatisk inn med rett data. Vi kan publisere link på hjemmesiden som fører til Min idrett. Veien videre for IL Aasguten sin del: Torbjørn Nyborg holder på med å oppdatere fødselsdato på alle medlemmene. Vi har registrert omkring 700 medlemmer for 2014. Når lista er oppdatert sender vi ei Excel-­‐fil med alle medlemmene over til KlubbAdmin for å få disse inn i systemet. Da ber vi dem slette alle medlemmene som ligger registrert der i dag. Når dette er gjort legger vi ut informasjon på hjemmesiden om at alle medlemmene må gå inn på MinIdrett å registrere seg. Der kan medlemmene blant annet registrere familierelasjoner som vi kan benytte når medlemskontingent skal sendes ut. Hva må diskuteres mer? Vi må bestemme oss for hvordan vi skal fakturere medlemskontingentene. Alle løsningene fra KlubbAdmin koster penger, men kan muligens være verdt det pga. mindre arbeid. Støttemedlemmer må mest sannsynlig håndteres manuelt, men også dette kan gjøres via KlubbAdmin. Giroer kan for eksempel skrives ut og sendes i posten eller leveres direkte.