Transcript NÆRØY KIRKELIGE FELLESRÅD Nærøy kirkelige fellesråd

NÆRØY KIRKELIGE
FELLESRÅD
Styre, Råd, utvalg mv.
Nærøy kirkelige fellesråd
Møtested
Kolvereid Menighetshus
Møtedato
04.09.14
Fra kl.
Til kl.
10.00
12.00
Tilstede på møtet
Einar Eidshaug – Kolvereid
Kai Nilsen - Kolvereid
Søren Skagemo - Nærøy
Brynhild Løeng – Nærøy
Medlemmer
Tore Ramfjord - Foldereid
Åse Johnsen – Gravvik
(Angi evt.
Brit Karin Theimann - prost
hvem som er
fraværende)
Tove Paulsen – kommunestyrerepr.
Fraværende:
Camilla Vågan – kommunestyrerepr. – permisjon
Forfall:
Liv Pedersen - Foldereid
Reinert Øren – Kolvereid
Lena Kjærstad – Gravvik
Andre
Britt Tove Edvardsen - kirkeverge
Eldrid Ramstad – ansattrep.
Behandlede saker
Sak nr./år
FS 14 – 17
Underskrifter
Vi bekrefter med våre underskrifter at møtebokens blader, som vi har signert, er ført i samsvar med det som ble bestemt
på møtet.
Utskrifter
Hovedutskrift er sendt til
Medlemmer, varamedlemmer, revisjon, rådmann
NÆRØY KIRKELIGE
FELLESRÅD
MØTEBOK
Side
J.nr.
Ark.nr.
7970 KOLVEREID
Tlf. 74 38 28 05
Saksbehandler:
Sakstype:
Britt Tove Edvardsen
Offentlig X
Unntatt offentlighet jfr.:
Behandlet av:
:2
:
:
Fellesrådet
OFFL §
Møtedato:
FVL §
04.09.14
KL §
Sak nr.:F14-18
Sak: F14-18 Orienteringssaker
Vedlagte dokumenter (utsendt):
Andre dokumenter (ikke utsendt):
SAKSOPPLYSNINGER:
1. Bemanning
 Utlyst stilling som konsulent
Saken ble behandlet i PSU 13.08.14 hvor utlysningsteksten ble godkjent.
Søknadsfrist er satt til 14.09.14.
 Sekretær - organist
Iren ønsker å få gå tilbake til 100 % organist igjen, noe som vil medføre dårligere
bemanning på kontoret hvis vi ikke lykkes med å få tak i en sekretær som kan tiltre
snarest.
2. Spiret på Steine kirke
Einar har saken.
- Deler av spiret som ligger ved kirken må samles sammen og kjøres til Multibygg.
- Det er sendt regning til oss, den må scannes og sendes til takstmann i Namsos.
3. Foldereid kirke
Det har vært noe malearbeid der inne i sommer men det ser ikke ut til å være ferdig
enda. Multibygg skulle sjekke opp saken og gi tilbakemelding.
- Kirkevergen orienterte om at arbeidet er ferdig i hht. Avtale. Det undersøkes
videre hva som gjenstår og hva dette vil koste for å få det ferdig.
- Det har vært noe løs takstein, og knust vindu der inne, undersøk om dette er
ordnet.
FORSLAG TIL VEDTAK:
Orienteringene tas til etterretning.
VEDTAK:
Orienteringene tas til etterretning.
NÆRØY KIRKELIGE
FELLESRÅD
MØTEBOK
Side
J.nr.
Ark.nr.
7970 KOLVEREID
Tlf. 74 38 28 05
Saksbehandler:
Sakstype:
Britt Tove Edvardsen
Offentlig X
Unntatt offentlighet jfr.:
Behandlet av:
:3
:
:
Fellesrådet
OFFL §
Møtedato:
FVL §
04.09.14
KL §
Sak nr.:F14-19
FS 14-19 Regnskapsrapport pr. juli
Vedlagte dokumenter (utsendt):
Resultatregnskap periode 1-7.2014.
Balanse tom. 7.2014
Andre dokumenter (ikke utsendt):
SAKSOPPLYSNINGER:
Resultatregnskapet viser et mindreforbruk på kr 608 000,- hittil i år.
Årsaken til dette skyldes i hovedsak mindre forbrukt energi og lite vedlikehold på bygg.
Lønn blir periodisert, og det tas utgangspunkt i fem ukers ferie, to uker i juli og tre uker i
august. Ferie skal ikke være noen kostnad. Derfor har regnskapet periodisert lønnen slik at det
ser mer korrekt ut i juli og august.
FORSLAG TIL VEDTAK:
Orienteringen tas til etterretning.
VEDTAK:
Orienteringen tas til etterretning.
NÆRØY KIRKELIGE
FELLESRÅD
MØTEBOK
Side
J.nr.
Ark.nr.
7970 KOLVEREID
Tlf. 74 38 28 05
Saksbehandler:
Sakstype:
Britt Tove Edvardsen
Offentlig X
Unntatt offentlighet jfr.:
Behandlet av:
:4
:
:
OFFL §
Fellesrådet
Møtedato:
FVL §
04.09.14
KL §
Sak nr.:F14-20
Sak: F14-20 Utvidelse ved Steine kirkegård
Vedlagte dokumenter (utsendt):
Andre dokumenter (ikke utsendt):
SAKSOPPLYSNINGER:
Viser til sak F14-04.
Det er fattet vedtak hos Riksantikvaren ang. innvilgelse av søknad om dispensasjon;
I forbindelse med utvidelsen av Steine kirkegård gis det med dette tillatelse til fjerning av automatisk
fredet kulturminne, bosetnings-/ aktivitetsspor, id 171107 på Steine, gnr. 32, bnr. 3, Nærøy kommune,
jf. Avmerking på vedlagt kart, stemplet Riksantikvaren og datert 1. juli 2014.
Tillatelsen gis på følgende vilkår:
Tiltaket kan settes i gang på som vist på vedlagte kart uten ytterligere vilkår.
Tillatelsen gjelder bare det omsøkte tiltaket. Tillatelsen bortfaller dersom tiltaket ikke er iverksatt
innen 3 år fra mottakelsen av dette brev.
Forrige kirkeverge innhentet anbud fra noen landskapsarkitekter. Jeg har vært i kontakt med
bispekontoret for å innhente veiledning. Jeg ble anbefalt å sette bort hele prosjektet til en
konsulent.
Kommunen har fått området godkjent omdisponert fra jordbruk til kirkegårdsformål.
Kommunen jobber nå med oppmåling av arealet. Dette forventes ferdig i løpet av de
nærmeste ukene. Vi vil da få tilsendt matrikkelbrev og nytt gnr/bnr på dette tilleggsarealet når
dette er ferdig.
FORSLAG TIL VEDTAK:
Kirkevergen iverksetter ny planprosess og innhenter informasjon ang. kirkegårdsutvidelse fra
instanser som gir veiledning på området. Det innhentes nye anbud fra landskapsarkitekter.
VEDTAK:
Kirkevergen iverksetter ny planprosess i tett dialog med kommunen og innhenter informasjon
ang. kirkegårdsutvidelse fra instanser som gir veiledning på området. Det innhentes anbud fra
landskapsarkitekter.
NÆRØY KIRKELIGE
FELLESRÅD
MØTEBOK
Side
J.nr.
Ark.nr.
7970 KOLVEREID
Tlf. 74 38 28 05
Saksbehandler:
Sakstype:
Britt Tove Edvardsen
Offentlig X
Unntatt offentlighet jfr.:
Behandlet av:
:5
:
:
Fellesrådet
OFFL §
Møtedato:
FVL §
04.09.14
KL §
Sak nr.:F14-21
Sak: F14-21 Brannvern i kirkene
Vedlagte dokumenter (utsendt):
Risikoanalyse for Nærøy Kirkelige Fellesråd 2014
Andre dokumenter (ikke utsendt):
SAKSOPPLYSNINGER:
Vi har mottatt risikoanalyse fra SMC, og hatt en gjennomgang med 3 av kirketjenerne.
Nedenfor følgende oversikt over observasjoner fra befaringene (klipt fra risikoanalysen) En
del av disse punktene er allerede utbedret av SMC, men det gir oss en pekepinne på tilstanden
rundt i kirkene våre.
Kolvereid Kirke
Følgende observasjoner under befaringen;
- Ingen røykvarslere
- Utgåtte brannapparat – mangelfullt antall apparat
- Ingen kontroll foretatt på brannslange – manglende dokumentasjon
- Manglende merking av rømningsveier
- Evakueringslys over dører fungerte ikke
- Evakueringsplaner og branninstruks manglet/ikke tilfredsstillende
- Ingen dokumentasjon på kontroll av det elektriske anlegget
- Ingen dokumentasjon på brannøvelser
- Usikret luke inn til rom under kirke
- Prydbusker nært kirkevegg
- Åpen port inn til lagerhus
Gravvik Kirke
Følgende observasjoner gjort under befaringen;
Ingen røykvarslere
Utgåtte brannapparat – mangelfullt antall apparat
Ingen kontroll foretatt på brannslange – manglende dokumentasjon
Manglende merking av rømningsveier
Evakueringslys over dører fungerte ikke
Evakueringsplaner og branninstruks manglet/ikke tilfredsstillende
Ingen dokumentasjon på kontroll av det elektriske anlegget
Ingen dokumentasjon på brannøvelser
-
Usikret luke inn til rom under kirke
Prydbusker nært kirkevegg
Unødvendig brennbart søppel i tårnhus
Trang rømningsvei fra galleri
Foldereid Kirke
Følgende observasjoner gjort under befaringen;
Ingen røykvarslere
Utgåtte brannapparat – mangelfullt antall apparat
Manglende merking av rømningsveier
Evakueringslys over dører fungerte ikke
Evakueringsplaner og branninstruks manglet/ikke tilfredsstillende
Ingen dokumentasjon på brannøvelser
Usikret luke inn til rom under kirke
Prydbusker nært kirkevegg
Unødvendig brennbart søppel i tårnhus
Trang rømningsvei fra galleri
Delvis hindring av rømningsvei fra sakristi
Benker i rømningsvei mellom benk rader og yttervegg
Lundring Kirke
Følgende observasjoner gjort under befaringen;
Ingen røykvarslere
Utgåtte brannapparat – mangelfullt antall apparat
Ingen kontroll foretatt på brannslange – manglende dokumentasjon
Vannavstegningsventil til brannslange defekt
Manglende merking av rømningsveier
Ingen dokumentasjon på kontroll av det elektriske anlegget
Evakueringslys over dører fungerte ikke
Evakueringsplaner og branninstruks manglet/ikke tilfredsstillende
Ingen dokumentasjon på kontroll av det elektriske anlegget
Ingen dokumentasjon på brannøvelser
Lagring av trevirke i hull i grunnmuren
Torstad Kirke
Følgende observasjoner gjort under befaringen;
Ingen røykvarslere
Utgåtte brannapparat – mangelfullt antall apparat
Manglende merking av rømningsveier
Evakueringslys over dører fungerte ikke
Evakueringsplaner og branninstruks manglet/ikke tilfredsstillende
Ingen dokumentasjon på brannøvelse
Ingen dokumentasjon på kontroll av det elektriske anlegget
Usikret dør og vindu inn til rom under kirke
Prydbusker nært kirkevegg
Unødvendig brennbart søppel i korridor og leilighet over sakristi
Trang rømningsvei fra galleri
Delvis hindring av rømningsvei fra sakristi
Benker i rømningsvei mellom benk rader og yttervegg
Steine Kirke
Følgende observasjoner gjort under befaringen;
Ingen røykvarslere
Utgåtte brannapparat – mangelfullt antall apparat
Manglende merking av rømningsveier
Evakueringslys over dører fungerte ikke
-
Evakueringsplaner og branninstruks manglet/ikke tilfredsstillende
Ingen dokumentasjon på brannøvelse
Ingen dokumentasjon på kontroll av det elektriske anlegget
Prydbusker nært kirkevegg
Unødvendig brennbart søppel i 2 etasje tårn
Benk i rømningsvei mellom benk rad og yttervegg
Lund Kirke
Følgende observasjoner gjort under befaringen;
Ingen røykvarslere
Utgåtte brannapparat – mangelfullt antall apparat
Manglende merking av rømningsveier
Evakueringslys over dører fungerte ikke
Evakueringsplaner og branninstruks manglet/ikke tilfredsstillende
Ingen dokumentasjon på brannøvelse
Ingen dokumentasjon på kontroll av det elektriske anlegget
Prydbusker nært kirkevegg
Usikret luke inn til rom under kirken
Unødvendig brennbart søppel i korridor 2 etasje tårn
Trang rømningsvei fra galleri
Salsbruket Kirke
Følgende observasjoner gjort under befaringen;
Ingen røykvarslere
Utgåtte brannapparat – mangelfullt antall apparat
Manglende merking av rømningsveier
Evakueringslys over dører fungerte ikke
Evakueringsplaner og branninstruks manglet/ikke tilfredsstillende
Alle dører med gammeldagse lås, ingen nøkler tilstede
Ingen dokumentasjon på brannøvelse
Ingen dokumentasjon på kontroll av det elektriske anlegget
Nærøya Kirke
Følgende observasjoner gjort under befaringen;
Mangelfullt antall apparat
Manglende merking av rømningsveier
Evakueringsplaner og branninstruks manglet/ikke tilfredsstillende
Ingen dokumentasjon på brannøvelse
Kort oppsummert er konklusjonen at vi står ovenfor følgende tiltak:
Organisatoriske tiltak:
 Oppgradere avvikssystemet
 Etablering av prosedyrer, instrukser for ansatte ved åpning/ stenging av kirker
 Opplæring må dokumenteres
 Gjennomføring av tiltak beskrevet i risikoanalysen
Tekniske tiltak:
 Ledesystem
 Fjerne gamle ledelys
 Sørge for dørlås som kan åpnes fra innsiden
 Sjekk og kontroll av elektriske system inkl. lydavledere/ jording
 Gjennomføring av tiltak beskrevet i risikoanalysen
Det planlegges gjennomføring av en teknisk brannøvelse i alle kirkene fremover. Kirkevergen
og kirketjenerne skal gå gjennom hver enkelt kirke og se på forholdene og sette opp en liste
over hvilke tiltak som skal gjennomføres i hver enkelt kirke.
FORSLAG TIL VEDTAK:
Kirkevergen gis tillatelse til å iverksette nødvendige tiltak for å sikre kirkene innenfor
budsjettets rammer. Større utfordringer kartlegges og det lages en plan for fremtidige
investeringer. Planen legges frem for fellesrådet når alle kirkene er kartlagt.
VEDTAK:
Kirkevergen gis tillatelse til å iverksette nødvendige tiltak for å sikre kirkene innenfor
budsjettets rammer. Større utfordringer kartlegges og det lages en plan for fremtidige
investeringer. Planen legges frem for fellesrådet når alle kirkene er kartlagt.
NÆRØY KIRKELIGE
FELLESRÅD
MØTEBOK
Side
J.nr.
Ark.nr.
7970 KOLVEREID
Tlf. 74 38 28 05
Saksbehandler:
Sakstype:
Britt Tove Edvardsen
Offentlig X
Unntatt offentlighet jfr.:
Behandlet av:
:9
:
:
Fellesrådet
OFFL §
FVL §
Møtedato:
04.09.14
KL §
Sak nr.:F14-22
Sak: F14-22 Nye kontorlokaler
Vedlagte dokumenter (utsendt):
Andre dokumenter (ikke utsendt):
SAKSOPPLYSNINGER:
Representant fra komiteen ang. nye kontorlokaler jobber med en utredning i forhold til
lydforholdene på de tilbudte kontorlokalene hos CE Eiendom. I følge planen skulle dette
gjøres før ferien, men det ble det dessverre ikke tid til. Vi avventer denne rapporten før vi kan
akseptere tilbudet.
Kravet fra prestenes verneombud ang. hensyn til besøkende må tas på alvor stiller særskilte
krav til god lydisolasjon. Det er derfor viktig å få dokumentert standarden på de lydisolerte
rommene før vi skriver ny kontrakt.
Eksisterende kostnader pr 2014
Eksisterende husleie kr 11 790,- * 12 mnd =
Fellesutgifter
kr 4 150,- * 4 kvartal =
Kontorhold Nærøy kr 1 628,- * 12 mnd =
Totalt
Nytt tilbud ca 300 m2
Tilbud fra CE Eiendom pr år
( kr 720 pr m2 * 300 m2)
kr 141 480,kr 16 600,kr 19 536,- opphører ved flytting
kr 177 616,-
kr 216 000,- (kr 18 000 pr mnd)
Datatilknytningen mot kommunen må sjekkes opp og kostnader må beregnes. Kirkevergen
søker hjelp hos kommunens it-avdeling for å få dette kartlagt. Forhåpentligvis vil jeg ha en ca
kostnad klar til fellesrådsmøtet.
Vi håper å få til en avtale om flytting innen november. Det vil da evt. bli 2 mnd (kr 36 000)
med ny husleie i tillegg til den eksisterende leien. Disse kostnadene foreslås dekket av
disposisjonsfondet.
FORSLAG TIL VEDTAK:
Kirkevergen gis tillatelse til å inngå ny leiekontrakt med CE Eiendom når det foreligger
tilfredsstillende rapport iht. kravspesifikasjonen.
Økte kostnader til datatilknytning og ekstra leieutgifter dekkes av disposisjonsfondet.
SAKSUTREDNING PÅ MØTET:
Einar Eidshaug forlot møtet under behandling av denne saken da han er inhabil i hht.
Forvaltningslovens § 6 E.
VEDTAK:
Kirkevergen gis tillatelse til å inngå ny leiekontrakt med CE Eiendom når det foreligger
tilfredsstillende rapport iht. kravspesifikasjonen. Lydnivået må dokumenteres før
kontraktsinngåelse.
Økte kostnader til datatilknytning og ekstra leieutgifter dekkes av disposisjonsfondet.
NÆRØY KIRKELIGE
FELLESRÅD
MØTEBOK
Side
J.nr.
Ark.nr.
7970 KOLVEREID
Tlf. 74 38 28 05
Saksbehandler:
Sakstype:
Britt Tove Edvardsen
Offentlig X
Unntatt offentlighet jfr.:
Behandlet av:
: 11
:
:
Fellesrådet
OFFL §
Møtedato:
FVL §
04.09.14
KL §
Sak nr.:F14-23
Sak: F14-23 Eventuelt
Vedlagte dokumenter (utsendt):
Andre dokumenter (ikke utsendt):
Status i trosopplæringen
Eldrid orienterte om hva som skjer i trosopplæringen.

Det jobbes med samarbeid med øvrige organisasjoner i distriktet.

Leirer for barn – ungdom. Det finnes leirarrangementer både på Sømliøya og
Hallarheim, vi har ikke kapasitet til å arrangere selv, men vi kan bidra til at våre barn
og unge kan delta på disse leirene.

Trosopplæringskonferansen på Lillestrøm 22.10.2014
Utelys i Gravvik
Lys på uthuset og flombelysningen fungerer ikke. Kirkevergen skal undersøke saken.
Sykkelovernatting i Gravvik kirke
Lokalbefolkningen har reagert på at det var ukjente som overnattet i kirken i sommer. Ingen i
menighetsrådet var orientert om saken.
Bygningskomiteen
Komiteen bør ta en runde i alle kirkene og lage en ny rapport over hva som bør gjøres og
prioriteres fremover. Kirkevergen innkaller til en befaring.
Stillingsinstruks kirkevergen
Komiteen som har jobbet med instruksene har ikke fått ferdig arbeidet enda, da det gjenstår å
få en gjennomgang av kirkevergens instruks.
Dette skal prioriteres snarest for å få ferdig komiteens arbeid, og få sendt stillingsinstruksene
videre til godkjenning.
Prosten orienterte om bemanning på prestesiden
Det er utlyst vikariat med søknadsfrist 09.09.14.