Transcript Referat-årsmøte-04.09.20141

MØTEREFERAT: NR 11 2013/2014, YATA Norge årsmøte 2014
Tid (dato,
fra kl til kl):
Torsdag 04.09.14, kl. 1800-2000
Innkalt av
(avd. og
person):
Ragnhild Holmås, leder for YATA Norge
(avtroppende)
Ordstyrer:
Ragnhild Holmås
Deltakere:
Ragnhild Holmås, Øystein Andresen, Annette
Hovdal, Sunniva Gaasemyr, Eirik Sætre, Malin
Østevik, Marie Dahle, Wilhelm Kiil Rød, Tina
Saltskår, Eirik Torsvoll, Aslak Heldal, Thor
Steinhovden, Tugba Gunes, Wiggo
Wilhelmsen, Jenny Sørvold, Fredrik Lie-Hagen
Sted:
Den norske
atlanterhavskomités
kontorer, Fridtjof Nansens
plass 8
Referent Sunniva Gaasemyr
Observatør: Aina Slinning for DNAK
I tillegg omtrent 10 andre YATA-medlemmer
Ikke møtt
Sak (ref.
innkalling)
Helene Sigmond, Linn Aurora-Wengen, Julie
Sandness, SPU-representant
Diskusjon og konklusjon
1. Godkjenning av innkalling og dagsorden
2. Valg av referent
3. Presentasjon av årsberetning
a. YATA Norge og arrangementskomité
b. Lokallag
Ansvarlig
c. NorSec 2014
4. Regnskap og budsjett
5. YATA Oslo: Opprettelse?
6. Gjennomgang av forslag til vedtektsendringer
7. Valg av nytt landsstyre, YATA Norge
8. Eventuelt
1
Godkjenning av innkalling og saksliste
Ordstyrer
Ingen saker ønskes tatt opp under "8. Eventuelt" av møtedeltakerne,
dette punktet faller derfor bort.
Innkalling og øvrig saksliste godkjent.
2
Valg av referent
Sunniva Gaasemyr, godkjent.
3
Presentasjon av årsberetning
3a
YATA Norge
Ragnhild
Ordstyrer går gjennom utvalgte høydepunkter fra YATA Norges
årsrapport:
 330% vekst i medlemsmassen i året 13/14
 Medlemsmassen er noe homogen; mulig målsetning for neste
år å rekruttere flere medlemmer utenfor de
samfunnsvitenskapelige/humanistiske miljøene?
 Organisasjonen har gjennomgått flere endringer ift. struktur det
siste året
 Nye vedtekter er blitt utarbeidet, samt veiledende
driftsdokumenter for å forenkle kontinuitet i driften
 Ny mail-løsning har forenklet kommunikasjonen
 Organisasjonens fasade er blitt utbedret, med en nyoppusset
nettside, og en ny designmanual for YATAs visuelle profil
 Målsetningen for vekst anses som oppnådd, men YATA har
forbedringspotensiale for økt mangfold i medlemsmassen, samt
for å øke samarbeid med andre organisasjoner
3a
3b
YATA Norge arrangementskomité
Representant for arrangementskomitéen presenterer kort arbeidet
komitéen har gjort det siste året, med fokus på seminarserien
"Fremtidens sikkerhetsutfordringer."
Eirik S.
Lokallag
Nyvalgt leder for YATA Trondheim går gjennom utviklingen i Trondheim
det siste året, som er preget av vekst i medlemsmassen og hyppige
arrangementer, men også noen strukturelle utfordringer ift. å sikre
Wilhelm
effektiv drift og aktivisering av alle som ønsker å bidra. En mulig løsning
er å dele YATA Trondheims arrangementskomité inn i team med ulike
interesseområder.
Lederen for YATA Bergen går gjennom utviklingen i Bergen, som er
Tina
preget av store ressurser tilgjengelig på samarbeidsfronten, bl a
gjennom Sjøkrigsskolen, men utfordringer ift å rekruttere medlemmer
til tillitsverv. Dette har vært et problem det siste året, men ser nå ut til å
løse seg.
3c
4
Kommentar: Fredrik foreslår at YATA i året som kommer bør søke å
utforske mulige nye arenaer for medlemsrekruttering for å styrke
mangfoldet, f. eks. andre studiemiljøer enn de "tradisjonelle" YATAmiljøene.
Fredrik
Kommentar: Ragnhild understreker betydningen av å opprettholde
god kommunikasjon og informasjonsutveksling mellom de ulike
greinene av YATA, bl. a. gjennom kvartalsrapportene.
Ragnhild
NorSec 2014
Øystein leser opp en kort oppsummering på vegne av Helene, lederen
for NorSec, som ikke hadde mulighet til å møte. NorSec 2014 var i all
hovedsak en suksess (se årsrapport samt dedikerte NorSec-dokumenter
på YATA Drive for mer utfyllende informasjon om NorSec).
Øystein
Regnskap og budsjett
Økonomiansvarlig for avtroppende styre presenterer regnskapsåret
13/14. På bunnlinja starter YATA året 14/15 med omtrent 18 000 kr på
konto.
Betydelige endringer relatert til YATAs finansiering som har inntruffet
året 13/14 er at FD har endret sine tildelingsrutiner; som følge av dette
vil YATAs søknad om å få driftskostnader i fremtiden bli sendt til DNAK
og inkludert i DNAKs søknad til FD, fremfor at YATA sender sin egen
søknad, som tidligere har vært praksis.
Økonomiansvarlig foreslår å fjerne en formulering i YATAs vedtekter
som pålegger økonomiansvarlig å utarbeide et budsjettforslag for YATA
Norge som skal presenteres på årsmøtet. Dette er en oppgave med
liten effekt, idet økonomiansvarlig besitter for mangelfull informasjon
til å kunne lage et meningsfullt budsjett.
Forslaget vedtas av årsmøtet og formuleringen fjernes.
Annette
5
YATA Oslo: Opprettelse?
Landsstyret YATA Norge og arrangementskomitéen (AG) i Oslo har i året
13/14 drøftet muligheten for å avvikle AG og isteden opprette et eget
lokallag for Oslo, med sitt eget lokallagsstyre. Denne løsningen har flere
fordeler:
 Som et lokallag istedenfor en komité, vil YATA Oslo ha
muligheten til å søke om finansiering på egenhånd, istedenfor å
gå via landsstyret. Dette vil forkorte kommunikasjonskjeden og
gjøre YATA Oslo mer effektiv og fleksibel enn AG.
 Strukturelt vil det gjøre YATA-organisasjonen i Oslo mer lik den i
Trondheim og Bergen; det vil være mer i samsvar med
vedtektene, og være mer rettferdig, idet det vil skape samme
organisatoriske avstand mellom de lokalt aktive medlemmene i
Oslo og landsstyret, som det allerede er mellom medlemmene i
Trondheim/Bergen og landsstyret.
 Gjennom at YATA Oslo kan besørge finansiering til sine egne
arrangementer uten å involvere landsstyret, fristilles
landsstyret til å bruke mer tid på alle lokallagene, og på den
internasjonale representasjonen som er landsstyrets ansvar.
Kommentarer og spørsmål:
 Spm: Hva betyr dette for de vanlige medlemmene? Svar: Ikke
stort; alle velger allerede lokasjon når de registrerer seg for å
motta informasjon om arrangementer i deres område. Dette vil
forbli.
 Spm: Blir det valg av styre til YATA Oslo på samme måte som de
andre lokallagene? Svar: Ja.
 Kommentar: Dette betyr at YATA Oslo kan knytte seg til SiO.
 Spm: Vil ikke opprettelsen av et lokallag i Oslo medføre mer
byråkrati? Svar: Nei.
 Noen videre kommentarer om antall medlemmer i YATA Oslo
styre, styrets mulighet til selvsupplering, den mulige
opprettelsen av en arrangementskomité innad i YATA Oslo,
samt annet relatert til standard lokallagsdrift som definert i
YATA vedtekter.
Avstemming: Opprettelse av YATA Oslo enstemmig vedtatt.
Konstituerende møte avholdes den 18. september.
Ragnhild
Alle
6
Vedtektsendringer
Øystein presenterer arbeidet som landsstyrets utvalg har gjort med
YATAs vedtekter de siste månedene for å komme frem til et nytt
vedtektsforslag til årsmøtet. Endringene går fra de rent kosmetiske med
retting av skrivefeil og sortering av paragrafer, til omfattende
innholdsendring. Han går igjennom de største endringene, bl. a.
forslaget om å innføre krav om norsk statsborgerskap for
landsstyremedlemmer, som fører til diskusjon.
Øystein
Årsmøtet går igjennom det nye vedtektsforslaget og voterer paragraf
for paragraf. §1-§6, underpunkt 9 i forslaget vedtas. Forslaget til §6,
underpunkt 10, forslaget om krav til statsborgerskap, vedtas ikke.
Kommentar: Fredrik foreslår å se på muligheten til å innføre et krav om
statsborgerskap i et NATO-land for YATAs medlemmer, som et mindre
restriktivt alternativ.
Fredrik
Resterende paragrafer i forslaget vedtas, unntatt de som henviser til
Arrangementskomitéen i Oslo, som faller bort som følge av
opprettelsen av YATA Oslo, og formuleringen om budsjettforslag til
årsmøtet (som tidligere nevnt under "4. Regnskap og budsjett" i dette
referatet).
7
Valg av nytt landsstyre, YATA Norge
Marie fra valgkomitéen presenterer arbeidet som er blitt gjort med
innstillingen til det nye styret. Noen av kriteriene som er blitt fulgt er en
målsetning om mangfold i bakgrunnene til styremedlemmene, og å ha
en blanding av nye og gamle medlemmer. Der det har vært flere søkere
på en stilling har det blitt innkalt til intervjuer.
Marie
De innstilte gir deretter en kort presentasjon av seg selv.
Leder: Øystein Næss Andresen
Nestleder: Eirik Torsvoll
Økonomisk ansvarlig: Aslak Heldal
Kommunikasjonsansvarlig: Thor Steinhovden
Styremedlem: Tugba Gunes
Styremedlem: Wiggo Wilhelmsen
Styremedlem: Jenny Sørvold
Med ingen motkandidaturer, blir det innstilte styret enstemmig valgt
ved akklamasjon.
Avsluttende
Aina minner om DNAKs kurs i internasjonal politikk som skal avholdes i
Bergen, Trondheim og Bodø, hvor YATA-medlemmer er hjertelig
Aina
velkomne.
Øystein overrekker en bukett til avtroppende styreleder Ragnhild, på
vegne av styret 13/14.
Årsmøtet heves kl. 1958.
Observatører
Aina Slinning
Dato og sted
Oslo, 04.09.14
Godkjent av
Signert referent Sunniva Gaasemyr
Øystein