Transcript Personalhåndbok - Kelly Services

 Personalhåndbok for konsulenter i Kelly Services
Velkommen til Kelly Services! Vi er glade for å kunne tilby deg jobb hos en av våre oppdragsgivere! I den forbindelse er det enkelte opplysninger som kan være nyttige å ta med seg. Denne håndboken vil gi deg svar på en del spørsmål om hvordan du går frem som ekstern medarbeider for Kelly Services. Dersom du, etter å ha lest gjennom dette heftet, fortsatt sitter igjen med noen spørsmål, ta kontakt med din konsulent som vil gi deg svar på det du lurer på. Vi ønsker deg lykke til med dine oppdrag for Kelly Services, og håper vi vil få et hyggelig samarbeid i tiden fremover! Turid Momyr Adm. direktør 2 Kjekt å vite Kelly Services er din arbeidsgiver
3 Når du er i oppdrag er det Kelly som er din formelle arbeidsgiver. Vær oppmerksom på følgende: o Si alltid i fra til Kelly omgående hvis du ikke kan stille på jobb som avtalt, uansett årsak. Vi kontakter kunden. o Lønn/betingelser skal ikke diskuteres med oppdragsgiver. o Ta opp eventuelle problemer med Kelly. o Si i fra hvis kunden pålegger deg store mengder med overtidsarbeid. Taushetsplikt
Hos våre oppdragsgivere og hos Kelly er du pålagt taushetsplikt angående forretnings‐ og driftsforhold. Noen av våre kunder vil forlange at det undertegnes egen taushetserklæring. Du er vår ambassadør
Som vår medarbeider er du vårt ansikt utad, og vi gir deg vår fulle tillit som medarbeider for Kelly. Din innsats bidrar til at vi får oppdrag som du kan trives med. For ordens skyld nevner vi noen enkle regler: o Kle deg med tanke på miljøet (spør gjerne din konsulent hvis du er usikker). o Overhold den avtalte arbeidstiden. o Vær så fleksibel som mulig. o Vær vennlig og omgjengelig overfor overordnede og kollegaer. o Følg kundens instrukser. Konsulenter
Som medarbeider hos Kelly har du ved hvert oppdrag en konsulent som er din støttespiller. Konsulenten vil formelt sett være din nærmeste overordnede, og det er han/hun du skal snakke med hvis det er noe du ønsker å ta opp. Du vil i tilknytning til hvert nytt oppdrag blir informert om hvem som vil være din konsulent i oppdraget. Hold oss underrettet
Et godt samarbeid forutsetter en tosidig kommunikasjon mellom deg og din konsulent i Kelly. Ikke nøl med å ringe dersom: o Din tilgjengelighet endres i forhold til nye oppdrag. o Oppdragets varighet endres. o Du har problemer med å fylle ut timelisten din. o Kunden ønsker deg tilbake ved en senere anledning, eller du blir tilbudt fast jobb. o Arbeidet ikke stemmer overens med det du ble forespeilet. o Arbeidsområdet virker farlig å jobbe i. o Dine personlige data for eksempel navn, adresse, kontonummer, skattekort, skattekommune og lignende endres. o Du ønsker å anbefale venner eller bekjente som ekstern medarbeider eller konsulent for Kelly. Oppfølging
Kelly har valgt å satse på personlig oppfølging av eksterne medarbeidere, konsulenter og kunder. Dette betyr at du med jevne mellomrom vil få anledning til å bli kjent med flere av våre konsulenter. Evaluering
Kelly vil be oppdragsgiver om å gi en evaluering av det arbeidet du har utført for dem. I tillegg ønsker vi din evaluering av oppdraget. Opplæring
For å sikre at våre medarbeidere innehar tilstrekkelig kompetanse og de rette egenskapene, benytter Kelly seg av omfattende og godt kvalitetssikrede test‐ og opplæringsverktøy. 4 Arbeidstid og lønn Arbeidstid
Arbeider du mer enn ordinær arbeidstid (37,5 timer pr. uke eller 9 timers dag) etter avtale med oppdragsgiver, har du krav på overtidstillegg dersom annet ikke er bestemt. Følgende satser gjelder dersom ikke annet følger av spesielle avtaler og tariffer: o
5 o
50 % tillegg etter 9 timers dag, samt lørdager frem til kl. 13:00, dersom lørdagsarbeid ikke er normalt hos oppdragsgiver. 100 % tillegg etter kl. 21:00 på hverdager, på lørdager etter kl.13:00, samt søndager/helligdager, dersom dette ikke er normal arbeidstid hos oppdragsgiver. Kelly følger for øvrig normalt de regler som gjelder hos oppdragsgiver. Kelly Services er medlem av NHO og følger NHOs avtaleverk. Overtid som nevnt over må ikke forveksles med overtid i lovens forstand. Arbeidsmiljøloven gir overtid ut over 40 timer per uke. Lønn
Timeregistrering I Kelly Services har vi elektronisk timeregistrering via web for alle ansatte konsulenter. Det betyr at du må logge deg inn med brukernavn og passord for å registrere timer. Det er ikke mulig å levere timelister manuelt. Du vil selvfølgelig få en innføring i bruken av systemet, og det ligger en egen brukerstøtte inne på selve nettsiden hvor du registrerer timer. Du kan også laste ned brukerveiledningen i pdf‐
format fra våre nettsider. To faste lønnsperioder I Kelly Services har vi to faste lønnsperioder hver måned: o
o
1.‐15. med utbetaling 30. i hver måned 16.‐31. med utbetaling 15. i hver måned For deg som konsulent betyr dette at timene må være registrert senest ved midnatt siste dag i gjeldende lønnsperiode for at utbetaling skal kunne skje til avtalt tid. Ved forsinket registrering vil lønn for de uregistrerte timene først bli utbetalt påfølgende periode. Ved fullført oppdrag utbetales tilgodehavende lønn ved første lønnsutbetaling. Skattekort Skattekort (original) og post‐/bankkontonummer må være levert din konsulent innen innleveringsfristen før utbetaling av lønn kan foretas. Feriepenger Feriepenger opptjent i fjoråret vil bli utbetalt ved lønnsutbetaling i juni hvert år. Unntak fra denne regel gjelder kun ved ferie før juni eller dersom ditt arbeidsforhold med Kelly avsluttes. Utbetaling av feriepenger opptjent samme år blir utbetalt påfølgende år dersom ikke annet er avtalt. Det trekkes skatt i henhold til det skattekortet som er innlevert. Fravær
Kelly lønner ved sykefravær i henhold til gjeldende lover og forskrifter. Du må omgående melde fra til din konsulent første fraværsdag. Meldingen må gis muntlig per telefon. SMS og e‐post aksepteres ikke. Dette gjelder både ved bruk av egenmelding og sykemelding. Vi ringer oppdragsgiver med beskjed om fraværet. Sykepenger utbetales kun fra og med dagen Kelly er gjort kjent med fraværet (ref. Folketrygdlovens § 8–18). Regler for fravær på grunn av sykdom
Egenmelding (ref Folketrygdloven § 8‐23, Egenmelding) Du må ha vært ute i oppdrag sammenhengende i minimum 2 måneder før du har rett til sykepenger på grunnlag av egenmelding. Ved gjenansettelse innen to uker regnes tidligere arbeidsforhold med. Dersom et arbeidsforhold blir avbrutt i mer enn to uker, kan egenmelding først nyttes etter at arbeidstakeren igjen har vært i arbeid i to måneder. Når du har gitt oss beskjed om fraværet vil konsulenten din sende deg et egenmeldingsskjema. I tillegg til å fylle ut dette, må du føre opp på timelisten det sykefraværet som tilsvarer normal arbeidstid. Egenmelding kan benyttes inntil 4 ganger pr. rullerende 12 måneder og gjelder for inntil 3 dager pr. gang, regnet fra første fraværsdag. Blir du syk på fredag, regnes lørdag og søndag med og du må ha sykemelding fra lege dersom du fortsatt er syk på mandag. Egenmelding kan nyttes for opptil tre kalenderdager om gangen. Fravær fra en arbeidsøkt som strekker seg over et døgnskille, skal regnes som en egenmeldingsdag. Ved nytt sykefravær innen 16 kalenderdager regnes tidligere fraværsdager uten legeerklæring med. 6 Varer arbeidsuførheten utover de tre kalenderdagene egenmelding er nyttet, kan arbeidsgiveren kreve legeerklæring. Dersom arbeidstakeren ikke legger fram legeerklæring, faller retten til sykepenger bort for egenmeldingsperioden. Dette gjelder likevel ikke hvis arbeidstakeren har vært forhindret fra å søke lege og det er godtgjort at han eller hun har vært arbeidsufør fra et tidligere tidspunkt. Arbeidsgiveren kan kreve at arbeidstakeren skriftlig bekrefter en muntlig egenmelding etter at han eller hun har gjenopptatt arbeidet. Dersom en slik erklæring ikke blir lagt fram, kan arbeidsgiveren bestemme at retten til sykepenger skal falle bort. (ref § 8‐26. Egenerklæring) 7 Sykemelding (ref Folketrygdloven § 8‐18, Sykepenger fra arbeidsgiveren) For å få rett til sykepenger fra arbeidsgiveren må arbeidstakeren ha vært ansatt hos arbeidsgiveren i minst fire uker (opptjeningstid). Fravær uten gyldig grunn regnes ikke med i opptjeningstiden. Dersom arbeidstakeren slutter i arbeidet, men igjen begynner å arbeide hos den samme arbeidsgiveren innen to uker, regnes det tidligere arbeidsforholdet med når opptjeningstiden skal beregnes. Sykepenger fra arbeidsgiveren ytes tidligst fra og med den dag arbeidstakeren har gitt melding om arbeidsuførheten til arbeidsgiveren, såfremt det har vært mulig for arbeidstakeren å gi slik melding. Plikten til å gi melding gjelder også når det foreligger legeerklæring. Retten til sykepenger faller bort dersom arbeidsgiveren skal betale sykepenger på grunnlag av legeerklæring (§ 8‐7), og legeerklæringen ikke er sendt til arbeidsgiveren innen 14 dager etter at arbeidsgiveren kan kreve slik erklæring. Sykepenger fra arbeidsgiveren ytes bare for dager som det skulle ha vært utbetalt lønn for. Arbeidstakerens rett til sykepenger fra arbeidsgiveren faller bort når arbeidsforholdet opphører, dersom tidspunktet for opphøret var fastsatt før arbeidsuførheten oppstod. Regler for fravær på grunn av barns sykdom
Du må ha vært ute i oppdrag sammenhengende i 4 uker for å ha rett til permisjon med lønn i forbindelse med barns sykdom. Utdrag fra Arbeidsmiljølovens paragraf 12‐9: 1) Arbeidstaker som har omsorg for barn har rett til permisjon: a) for nødvendig tilsyn med barnet når det er sykt b) hvis barnet skal følges til legeundersøkelse eller annen oppfølging i forbindelse med sykdom, eller c) hvis den som har det daglige barnetilsynet er syk eller har permisjon etter denne paragraf på grunn av ett annet barn Permisjonsretten er begrenset til 10 dager pr. kalenderår pr. arbeidstaker. Dersom arbeidstakeren har mer enn 2 barn øker permisjonsretten til 15 dager. Retten gjelder frem til barnet fyller 12 år. Arbeidstakeren som er alene med omsorgen for barn, har rett til permisjon inntil 20 dager pr. kalenderår, 30 dager ved mer enn 2 barn. Det samme gjelder dersom det er to om omsorgen, men en av partene er langvarig avskåret fra tilsynet med barnet pga. egen funksjonshemming, innleggelser på helseinstitusjon som langtidspasient eller tilsvarende forhold. Lønn ved sosialt fravær
Vi er klar over at mange – spesielt dersom du er i et lengre oppdrag – har problemer med å kunne gå til lege, tannlege og lignende på fritiden. Dersom det ikke er mulig, eller det er vanskelig å få utført disse besøkene utenom arbeidstiden, vil Kelly dekke din lønn ved slikt fravær, forutsatt at du har arbeidet for oss i sammenhengende 12 måneder eller mer. Ordningen gjelder lege‐ og tannlegebesøk inntil én dag pr. år. Vi vil uansett be deg vise smidighet i forholdet til oppdragsgiver, slik at et fravær ikke oppleves som en større belastning enn nødvendig. Siden sosialt fravær dekkes av Kelly, og ikke oppdragsgiver, må du trekke dette ut fra kundens timeantall,og føre antall timer og fraværsårsak i feltet for merknader. NB! Husk å gi beskjed til din konsulent i forkant av slikt fravær. 8 Helligdager og høytidsdager Helligdager/bevegelige helligdager
Kelly betaler sine ansatte for bevegelige helligdager (1. nyttårsdag, Skjærtorsdag, Langfredag, 2. påskedag, Kr. Himmelfartsdag, 2. pinsedag, 1. juledag og 2. juledag) som måtte falle inn i et oppdrag, og som normalt ville være arbeidsdager. Julaften og nyttårsaften er normale arbeidsdager og du får betalt for antall arbeidede timer. 9 Dersom bedriften normalt holder stengt hele eller deler av dagen, er dette å anse som oppdragsgivers arbeidstid, og det vil derfor ikke utbetales lønn. Følgende kriterier må være innfridd for å få helligdagsbetaling: o
o
Du må ha arbeidet for Kelly minst 750 timer de siste 12 måneder før den aktuelle helligdagen Du må være i sammenhengende oppdrag for Kelly i en periode på minst 30 dager, samt være i oppdrag siste arbeidsdag før, og første arbeidsdag etter helligdagen. Fravær pga. sykdom eller forhåndsavtalt ferie i løpet av 30 dagers perioden nevnt over, fratar deg ikke retten til betaling for helligdager. Nærmere presiseringer av reglene er gitt i arbeidsavtalen. Offentlige høytidsdager
Kelly betaler full lønn for 1. mai og 17. mai når disse ikke faller på en lørdag, søndag eller annen helgedag/fridag. Forutsetningen er at du har et 30 dages sammenhengende oppdrag, samt skal være i oppdrag siste arbeidsdag før og første arbeidsdag etter den offentlige høytidsdagen. Forsikringer og goder Reiseforsikring
Kelly har tegnet reiseforsikring for ansatte som reiser i firmaets tjeneste. Yrkesskadeforsikring
Kelly har forsikret alle sine ansatte mot yrkesskader og yrkessykdommer gjennom NHO Service. OTP – Obligatorisk tjenestepensjon
Kelly har inngått avtale om OTP gjennom NHO tjenestepensjon. Dette gir deg som vikar en opptjening på 2 % av lønn i henhold til avtalens regler. Kelly-kortet
Som medarbeider i Kelly får du tildelt et rabatt‐ og fordelskort. Les mer om dine rabatter og fordeler på www.kellyservices.no. 10
Hvem er vi og hva står vi for? Kelly Services
Kelly rekrutterer kvalifiserte medarbeidere til offentlige instanser, private bedrifter og organisasjoner. Vi rekrutterer til stillinger på alle nivåer – fra støttefunksjoner til toppledelse, og finner medarbeidere til vikariater, prosjekter, kortere og lengre engasjementer og permanente stillinger. 11 Spesialister rekrutterer spesialister
Kelly Financial Resources (KFR) er et eget konsept med fokus på stillinger innen regnskap, økonomi og finans. KFR sin spesialitet er å gi fremragende fagfolk attraktive karrieremuligheter. Alle medarbeiderne i KFR har høyere økonomisk utdannelse og har arbeidserfaring fra enten regnskap, økonomi eller finans. Kelly Scientific Resources (KSR) er en spesialistavdeling som er globalt ledende innen rekruttering til naturvitenskapelig basert virksomhet. KSR fokuserer på stillinger innen FoU, produksjon, QA/QC, regulatory og kliniske studier samt salg og markedsføring av produktene. Alle i KSR har høyere utdannelse og relevant naturvitenskapelig arbeidserfaring. Kelly IT Resources (KITR) er et eget forretningsområde med hovedfokus på utleie og rekruttering av konsulenter med lettere eller tyngre kompetanse og/eller erfaring innen IT – herunder brukerstøtte, drift, systemutvikling, programmering, rådgivning og prosjektledelse, for å nevne noen. Alle i KITR har høyere utdannelse innen IT samt arbeidserfaring fra et eller flere områder innen fagfeltet. Kelly Search & Selection er et konsept som fokuserer på fastrekruttering, executive search og headhunting. Kelly Search & Selection rekrutterer til faste stillinger på alle nivåer innen de fleste fagområder. Kelly Search & Selection har spesialiserte og sertifiserte rådgivere som gjennom analyser, dybdeintervjuer og ulike testverktøy finner den riktige kandidaten til stillingen. Kelly har i tillegg lang erfaring innen outsourcing av funksjoner og bistand ved omstilling. Dette forretningsområdet er organisert under vår Outsourcing and Consulting Group (OCG). Kvalitetsstyring
Kelly Services Norge AS er NS EN ISO 9001‐sertifisert. Det betyr at alle våre systemer og prosedyrer er gjennomarbeidet og kvalitetssikret. I tillegg til egne interne kvalitetsrevisjoner som sikrer at våre avdelinger følger kvalitetssystemene foretar Veritas årlige revisjoner. Dette er med på å sikre vår leveringssikkerhet og presisjon. Sertifiseringen omfatter alle våre vikartjenester og fastrekrutteringer, og gjelder for samtlige kontorer i Norge. Dette er den mest omfattende ISO 9001‐sertifiseringen av noe bemanningsbyrå i Norge. HMS
Helsen og sikkerheten til våre medarbeidere er av største viktighet og er selve kjernen i våre verdier. Kelly Services har etablert en helse‐ og sikkerhetspolicy for å redusere skader, begrense kostnader og øke lønnsomheten hos våre oppdragsgivere. I samsvar med alle gjeldende lover og regler, vil Kelly Services opprettholde et proaktivt program for sikkerhetsbevissthet for å takle yrkesskader og sykdommer. Alle Kelly Services ansatte forventes også umiddelbart å rapportere til ledelsen om farlige forhold som berører selskapets anlegg og/eller arbeidssteder hos kunden. Kelly Services vil aldri med viten og vilje gjøre forretninger med kunder som ikke forplikter seg til å verne om helsen og sikkerheten til våre medarbeidere. Miljøpolitikk
Kelly er opptatt av miljøet og forsøker å være en foregangsbedrift innen miljøbesparende tiltak. Dette innebærer blant annet resirkulering, bruk av svanemerkede produkter og minimalt utslipp av miljøgasser. Vi har formalisert vårt arbeid i en egen miljøpolicy og er samtidig dedikert til Kellys globale Recognize‐program som fokuserer på å drive en bærekraftig og miljøvennlig virksomhet. Kelly oppfordrer alle våre medarbeidere, kunder og leverandører til å tenke miljøvennlig. Rusmiddelpolitikk
For å sikre at både Kelly og våre oppdragsgivere ivaretar sikkerhet, kvalitet og faglig standard på våre oppdragsgiveres produkter og tjenester, utøver Kelly en nulltoleranse ved bruk av rusmidler i arbeidstiden. Med rusmidler mener vi alkohol og narkotiske stoffer. Vi forventer at du som medarbeider viser respekt for dette kravet og at du tar kontakt dersom du mistenker bruk av rusmidler blant andre medarbeidere som er tilknyttet Kelly. 12
Tips og råd Fersk i arbeidslivet?
Som relativt fersk i arbeidslivet har man liten erfaring med hvordan man skal forholde seg på en ny arbeidsplass, likevel er det ganske enkle og greie «kjøreregler» som gjelder. Det som er aller viktigst er selvfølgelig at man er pliktoppfyllende og gjør jobben man er tildelt på best mulig måte. 13 I tillegg er det en del andre ting man skal ta hensyn til, blant annet: Man skal unngå å bruke arbeidstiden til private gjøremål. Er det noe som kun kan utføres på dagtid, avtaler man dette med kontaktpersonen i bedriften. Private samtaler er kun for høyst nødvendige beskjeder, og det skal ta minimalt med tid. Mobiltelefon bør være avslått slik at man heller sjekker innkomne samtaler i lunsjpausen. Pauser som for eksempel røykepauser kan føre til irritasjon, og det er derfor viktig at man har spurt om dette er greit på forhånd. Har man i oppgave å utføre banktjenester eller andre ærend for arbeidsgiver, skal ikke denne tiden benyttes til å foreta private innkjøp etc. før man går tilbake til jobb. Det er alltid viktig å ha en åpen dialog med dem du jobber sammen med, og at du tar hensyn til hvilke normer og regler som gjelder i bedriften. Slike faktorer er nesten like viktige som hvordan du utfører jobben din, når du skal få anbefalinger videre. De som får gode tilbakemeldinger får muligheter videre i arbeidslivet. Mange eksterne medarbeidere fra Kelly blir tilbudt fast ansettelse eller får en ny jobb av oss. Dette er eksterne medarbeidere som er attraktive nettopp fordi de blir anbefalt fra oppdragsgiver. Derfor: o
o
o
o
o
o
o
o
o
Vis positiv serviceinnstilling. Prøv alltid å hjelpe så godt du kan. Hold tider/vær punktlig!! Lunsj, pauser etc. Tyggegummi og lignende skal ikke nytes i arbeidstiden hvis man jobber med kunder. Privat bruk av PC skal alltid forhåndsgodkjennes. Gå ikke fra PC'en/arbeidsstasjonen pålogget, slik at uvedkommende kan få tilgang. Gi ikke ditt passord til andre. Kelly Services kan bli ansvarlig for våre ansattes uforsiktige bruk av bruker ID og passord. Ikke anta at du er anonym. All trafikk på Internett overvåkes og logges internt. Ikke skap problemer på mailsystemet ved å sende e‐post med store vedlegg. Nedlasting av programvare til privat formål er forbudt. Filnavn: 20110324_personalhaandbok.docx Katalog: C:\Documents and Settings\rolanst\My Documents Mal: C:\Documents and Settings\rolanst\Application Data\Microsoft\Maler\Normal.dotm Tittel: Emne: Forfatter: rolanst Nøkkelord: Merknader: Opprettelsesdato: 08.09.2010 15:27:00 Versjonsnummer: 45 Sist lagret: 06.07.2011 12:36:00 Sist lagret av: rolanst Samlet redigeringstid: 1 576 minutter Sist skrevet ut: 06.07.2011 12:36:00 Ved siste fullstendige utskrift Antall sider: 13 Antall ord: 3 107 (ca.) Antall tegn: 16 470 (ca.)