Transcript Brukerveiledning etiketter og flettebrev.pdf

Brukerveiledning;
Lage etiketter og lage brev med adresser til elever flettet inn som mottaker
Det har lenge vært et ønske at vi skal kunne skrive ut adresse-etiketter fra elevdatabasen. Etter mye
prøving og feiling har jeg nå funnet en måte å lage etiketter og en måte å lage brev med adresser
flettet inn.
Slik gjør du;
I elevdatabasen velger du «klasselister» og velger skole og trinn/ klasse (de du ønsker å skrive brev
til).
Velg rapport 03 «Elevnavn m/ adresse og telefon» og klikk «Start»
Forhåndsvisning av rapporten kommer opp på skjermen.
Øverst er det et valg om å eksportere dataene – klikk denne knappen;
Du får opp følgende vindu;
Endre øverste valg til «Comma-separated values (CSV)» og klikk OK:
Nytt vindu – klikk OK;
Nytt vindu – bestem navn og hvor du vil lagre denne filen (husk det – for du skal snart bruke den
igjen) – klikk lagre;
Åpne OpenOffice regneark.
Velg «Åpne»:
Finn rapport-filen du lagret og klikk Åpne;
Nytt vindu;
Se at informasjonen er delt opp i feltene i vinduet nederst (det skal være haket ut kun ved Komma)
Klikk OK
Du har nå et regneark med mer informasjon enn du trenger.
Slett alle kolonner før etternavnet til elevene (A-L) ved å markere, høyreklikke og velge Slett
kolonne. Slett også de kolonnene som har annet enn adresse-informasjon.
Høyreklikk på tallet «1» til venstre for øverste rad, og velg «sett inn rader».
Skriv overskrifter over kolonnene;
Velg «Fil» -> «Lagre som..»
Klikk på «Filtype» og velg «OpenDocument-regneark (ods)» og klikk Lagre.
Alt dette du har gjort hittil, trenger du bare gjøre èn gang for hver gruppe.
Nå der det tid for å lage etiketter eller flette-brev!
Etiketter;
Gjør OOo oppmerksom på regnearket/ databasen/ tabellen
a) Velg «Rediger – Bytt database».
b) Velg «Bla gjennom» og finn filen (klasse 3.odt) med navn
og adresser.
Når du har funnet filen, klikk på «+» før filnavnet og klikk på «Ark1»;
Klikk på «Velg»
Velg «Ny – Etiketter, og du får frem dette vinduet;
Velg regnearket med adresseinformasjon i listen over databaser.
Velg Ark1 under Tabell.
Fjern informasjonen som er foreslått under etikettekst og velg rekkefølge du vil adresse-etikettene
skal hente informasjonen fra regnearket;
Du finner igjen overskriftene på kolonnene i regnearket under Databasefelt
Klikk på pilen for å legge valget inn i Etikettekst-feltet. Gjør du feil, kan du bare markere og slette.
Du bør legge inn mellomrom mellom fornavn og etternavn på samme måte som du lager
mellomrom mellom ord i en tekstbehandler. Du kan også legge inn teks som blir lik på alle (Feks.
«Til»...), og linjeskift og tomme linjer.
Når du er ferdig kan det se slik ut:
På fanebladet «Format»: «Bredde» og «Høyde» er høyden og bredden på hver enkelt etikett.
Vannrett/loddrett avstand er når man teller med mellomrommet mellom en etikett og den neste.
Toppmarg og venstremarg teller for seg selv. Kolonner (spalter) og rader vil du ikke kunne angi
flere av enn det som passer på arket.
Når du har angitt alt (mål etikettene med lineal om det ikke står på pakka), velg «Lagre». På
dialogvinduet som kommer opp angir du så «Merke» (papirformat) og «Type» (et navn du velger
selv, f.eks: «Mine Etiketter». Dette oppsettet velges automatisk neste gang du lager etiketter.
Klikk OK
På fanebladet «Valg» kan du angi om du vil sette inn etikettene i en egen etikett og om du vil
synkronisere innholdet (en endring i regnearket endrer også på etikettfila).
Nå kan du klikke «Nytt dokument» og det blir produsert noe som ser omtrent sånn ut;
Utskrift;
Det anbefales å ta et prøveark først for å se om etikettene er kommet på rett plass på arket og at alt
ellers er som det skal. (Du kan holde prøvearket bak det ekte etikettarket for å se om det er blitt
slik du vil ha det). Endre på oppsettet til det blir rett.
For å skrive ut, trykk «Skriv ut». Du får da opp et dialogvindu som spør om du vil skrive ut et
standardbrev, svar «Ja» på dette.
Velg «Alle», utvalgte poster (f.eks 1–16), eller marker de du vil ha. («Ctrl + valg» lar deg velge
flere, «Shift + valg» lar deg velge alle mellom første valg og andre valg). Skal du teste, så velg så
mange som passer inn på ett ark.
Hvis det skulle oppstå felter uten navn i (slik: <>), så dobbeltklikk på dem og velg den databasen
og det feltet du vil ha der. Gjør dette for alle felter uten navn i. Dermed skal etikettene kunne
skrives ut som de skal.
Lykke til!
Flettebrev;
Åpne Open Office tekstdokument. Skriv brevet du vil sende til mottakerene, men la det være litt
plass øverst til å flette inn adressene (de kommer til å passe bra i en vinduskonvolutt).
Når du har forfattet brevet, klikk Verktøy -> Veiviser for brevfletting:
Nytt vindu; Velg «bruk dette dokumentet» og klikk «Neste»:
Nytt vindu – velg «Brev» og klikk neste;
Nytt vindu – det er her flettingen skjer.... Klikk på «Velg en annen adresseliste...»
Klikk «Legg til..»
Finn regneark-filen du lagret tidligere (klasse3.ods) og velg «Åpne»:
Du kommer da tilbake til forrige vindu og maskinen jobber litt. La den jobbe ferdig og klikk OK.
Nå har du fortalt Open Office hvor den skal hente adresse-opplysninger.
Det neste du må gjøre, er å velge type adresseblokk. Klikk «Mer» hvis du vil velge en annen type
adresseblokk enn det som vises i vinduet;
Det neste du må gjøre, er å fortelle OpenOffice hvilke felter som skal brukes. Klikk «Tilordne felt»
Nytt vindu; Her velger du fra rullegardinene hvilke felter i regnearket som hører til flettefeltene.
Du kan kontrollere i vinduet nederst at det ser riktig ut. Rull deg nedover til du har alle feltene
definert. Klikk OK når du er ferdig
Når du nå kommer tilbake til forrige vindu, vil du kunne se nederst i vinduet at det ser korrekt ut...
Klikk Neste – her kan du legge inn en hilsen – f.eks «Kjære <fornavn>!». Klikk Neste
Nytt vindu – her kan du bestemme hvor langt ned adressen skal stå på brevet. Normal
vinduskonvolutt er 3,49 cm.
Klikk Neste – nytt vindu – velg «Rediger dokument» og se at det ser fint ut (her kan du evt fjerne
for mange linjeskift etter adressen osv – så ser brevet ryddig og pent ut.) Feltet rundt
adresseblokken er låst.
Klikk på
...og du kommer tilbake til forrige vindu.
Klikk Neste, og programmet lager likt brev til alle adressater.
I neste vindu kan du gå inn i et eller flere av brevene og legge til hilsner/ personlige meldinger.
Klikk Neste
Du får nå valgene om du vil lagre;
Lagre selve brevet
Lagre alle
enkeltbrevene (ett brev
pr mottaker.)
Skrive ut brevet til alle
mottakerene
Sende dokumentet som
e-post.
Klikk Fullfør når du er ferdig med å lagre/ skrive ut.
Håper dette gjør hverdagen enklere!
Håvard Mathiesen
IKT-konsulent
Undervisningstjenesten
Kongsberg kommune
[email protected]
Tlf.: 32 86 65 24/ 48 16 65 24
Faks: 32 86 65 30
Ring eller send e-post hvis
du ikke får det til
- jeg hjelper gjerne!