Transcript GUIDE DE L`EXPOSANT 2015

GUIDE DE L’EXPOSANT 2015
INFORMATIONS GENERALES
Le site internet www.vivre-cote-exposants.fr
Contact : 01 75 55 43 66 / 10 95
BIENVENUE
Nous sommes heureux de vous compter parmi les participants du Salon Vivre Côté Sud qui ouvrira ses
portes du 24 au 26 avril 2015 sur l’esplanade du port de Saint-Tropez.
Afin de préparer l’événement dans les meilleures conditions, notre équipe vous accompagnera
pendant toute la durée de la manifestation et répondra à toutes vos questions.
Le site internet www.vivre-cote-exposants.fr est conçu pour préparer votre salon.
Vous y trouverez toutes les informations nécessaires concernant le déroulement du salon,
l’aménagement de votre stand et le règlement en vigueur. L’accès simplifié et sécurisé vous permettra
également d’y passer l’ensemble de vos commandes techniques.
Salon Vivre Côté Sud Saint-­‐Tropez – Guide de l’exposant -­‐ 2015 2 INFORMATIONS PRATIQUES
DATES & HORAIRES
Le salon ouvrira ses portes du 24 au 26 avril 2015, de 10h à 19h, sauf le dimanche fermeture à 18h.
Une soirée privée aura lieu le vendredi 24 avril de 20h à 22h avec inauguration officielle sera suivie d’un cocktail organisé
par la Mairie de Saint-Tropez.
ACCES AU SITE
Adresse
Esplanade du Port
Quai de l’Epi
83990 Saint-Tropez
NOTE LIVRAISONS : Pour toute livraison, merci de préciser votre numéro de stand, contact, et numéro de téléphone. Votre présence est
indispensable pour toute réception de colis, l’organisateur ne pouvant pas les réceptionner à votre place.
Salon Vivre Côté Sud Saint-­‐Tropez – Guide de l’exposant -­‐ 2015 3 Venir sur le site
Par avion :
Aéroport de Toulon-Hyères
Pour bénéficier de réductions sur le plein tarif en classe économique, cliquez sur le lien suivant : http://www.airfranceklmglobalmeetings.com/?eid=24562AF
Référence à citer : 24562AF
Navette directe Varlib’ à destination de Saint-Tropez
Par le TGV :
Gare de Toulon, Gare des Arcs s/Argens (Draguignan), ou Gare de Saint-Raphaël.
Desserte par des navettes routières, ainsi que des navettes bateau régulières de Saint-Raphaël (le port à 500m de la gare).
Par autoroute :
Accès par l’autoroute A8, sortie « Le Muy » (n°36) et suivre la D.25 (40 km)
Par bateau :
Les bateaux verts : services de navettes régulières et rapides reliant Sainte-Maxime, Saint-Tropez, Port-Grimaud, les
Marines de Cogolin, les Issambres et St-Aygulf. (http://www.bateauxverts.com/)
Les Trans Côte d’Azur : au départ de Cannes et de Nice. (http://www.trans-cote-azur.com/)
Les bateaux de Saint-Raphaël : au départ d’Agay, Saint-Aygulf, Port-Fréjus, Saint-Raphaël. (http://www.trans-coteazur.com/)
Stationnement sur le site :
Parking du Port : Pour bénéficier de réductions sur le plein tarif, et commander votre place de parking, vous devez
remplir dans votre demande de prestations techniques le bon de commande parking avant le 10/04/2015.
Les cartes de parking seront à récupérer auprès de l’équipe organisation.
Le tarif préférentiel est de 25 € pour 24h et pour un véhicule.
Tel : 01 75 55 43 66 - [email protected]
Parking Place des Lices
Emplacements pour véhicules électriques :
2 emplacements chemin de l’Estagnet
4 emplacements au parking du Port
2 emplacements au parking du XVe corps (côté droit avant les PAV)
Hébergement :
Merci de vous référer à l’onglet hébergement regroupant les hôtels partenaires proposant des tarifs préférentiels.
Restauration :
Le Salon Vivre Côté Sud à Saint-Tropez proposera un point café avec Waycup Café.
Le restaurant Hystéria vous propose une formule « Côté Sud » pour les exposants munis de leur badge.
Hysteria – 1 quai de l’épi – 83990 Saint Tropez / Tel 04 94 96 27 98 / www.hysteriacafechic.com
Salon Vivre Côté Sud Saint-­‐Tropez – Guide de l’exposant -­‐ 2015 4 Police municipale :
Avenue du 8 mai 1945
83990, Saint-Tropez
Tel : 04 94 54 86 65 – [email protected]
Pôle stationnement :
Lot Capitainerie Nouveau Port
83990, Saint-Tropez
Tel : 04 94 97 74 99 – [email protected]
Fourrière municipale :
Avenue du 8 mai 1945
83990, Saint-Tropez
Tel : 04 94 97 75 48 – Michel Barbarin : [email protected]
Capitainerie du Port :
Capitainerie du port
83990, Saint-Tropez
Tel : 04 94 56 68 70 – [email protected]
Salon Vivre Côté Sud Saint-­‐Tropez – Guide de l’exposant -­‐ 2015 5 VOS INTERLOCUTEURS
Florence Colonna - Commissaire général
33 (0)1 75 55 16 50 - 33 (0) 6 63 79 11 44
Fax : 33 (0)1 75 55 17 19 - [email protected]
Julie Guillemin - Responsable communication & événements
33 (0)1 75 55 10 95
Fax : 33 (0)1 75 55 17 19 - [email protected]
Candice Genton- Chef de projet salons
33 (0)1 75 55 43 66
Fax : 33 (0)1 75 55 17 19 – [email protected]
Sibel Akyol- Chef de projet salons
33 (0)1 75 55 16 82
Fax : 33 (0)1 75 55 17 19 – [email protected]
Morgane Chartier - Chef de projet salons
33 (0)1 75 55 10 96
Fax : 33 (0)1 75 55 17 19 – [email protected]
Fabienne Spahn - Scénographe
33 (0) 6 10 90 74 93 - [email protected]
Krystel Germain - Régie logistique et technique
33 (0) 6 64 00 26 58- [email protected]
Commandes complémentaires
Sur le site web www.vivre-cote-exposant.fr
Groupe Express-Roularta
29, rue de Châteaudun – 75308 Paris Cedex 09 – 01 75 55 10 00
www.vivrecotesud.fr
Salon Vivre Côté Sud Saint-­‐Tropez – Guide de l’exposant -­‐ 2015 6 SALON
PLAN
Salon Vivre Côté Sud Saint-­‐Tropez – Guide de l’exposant -­‐ 2015 7 PLANNING ET TEMPS FORTS
Mercredi 22 avril et jeudi
23 avril
Vendredi 24 avril
8h – 20h
Montage et installation des stands par les exposants (un ordre de livraison vous sera
communiqué pour faciliter et fluidifier l’accès au salon)
8h
Pré ouverture du salon
10h
Ouverture du Salon / Petit déjeuner presse
19h
Fermeture du salon au public
Inauguration officielle 20h-22h
Soirée privative (uniquement sur invitation) organisée par la Mairie de Saint-Tropez
sur invitation avec animations musicales
22h
Samedi 25 avril
8h- 10h
10h
Dimanche 26 avril
Lundi 27 avril
Fermeture du salon
Pré-ouverture du salon & livraisons
Ouverture du salon
19h
Fermeture des stands et du salon
8h- 10h
Pré-ouverture du salon & livraisons
10h
Ouverture du salon
18h
Fermeture des stands et du salon
18h - 22h
Démontage - exposants
8h - 12h
Démontage - exposants (un ordre de livraison vous sera communiqué pour fluidifier
et faciliter l’accès au parc)
Salon Vivre Côté Sud Saint-­‐Tropez – Guide de l’exposant -­‐ 2015 8 STAND
BADGES & INVITATIONS
Surfaces de Stands
Invitations Grand public
(valables pour 1 jour et
pour 1 personne)
Badges
- de 16m2
10
De 16m2 à 24 m2
30
A partir de 24m2
50
2
3
5
SOIRÉE DU VENDREDI SOIR
La Mairie organise une soirée musicale avec cocktail privé de 20h à 22h, le vendredi soir. Le buffet sera réservé à leurs
invités.
Vos stands doivent rester ouverts.
Cette soirée sera pour vous l’occasion de rencontrer les acteurs locaux de Saint-Tropez, des VIP et la Mairie.
Vous pourrez organiser votre propre cocktail sur votre stand.
Seuls les exposants organisant un cocktail bénéficieront d’invitations pour la nocturne.
Boissons et petits fours à fournir par vos soins (négociation en cours auprès de nos partenaires boissons et traiteurs).
Des badges supplémentaires sont disponibles sur commande exclusivement sur le site internet dans la rubrique «
Commande de prestations techniques ». Les badges peuvent être commandés jusqu’au 24 avril inclus et les invitations
jusqu’au 10 avril inclus.
Les badges vous seront remis à votre arrivée au commissariat général, à l’entrée principale du Parc Jourdan. Veuillez vous
munir d’une pièce d’identité.
ATTENTION : vous ne pourrez les retirer que si votre compte (stand et prestations techniques) est soldé.
Rappel : Le port des badges est obligatoire dans l’enceinte du salon pendant toute la durée de la manifestation. Ils vous
permettent l’accès aux espaces réservés aux exposants.
Les invitations doivent être présentées à l’entrée du salon.
Pour information : entrée 7€ - tarif réduit 5€ (étudiants, groupe) - gratuit pour les moins de 12 ans.
Vendredi spécial nocturne sur invitation.
VENTE SUR LES STANDS
Sur votre stand, vous avez la possibilité d’avoir un double tarif : un tarif exclusivement pour les professionnels, ainsi qu’un
tarif pour le grand public.
OUTILS DE PROMOTION
Vous recevrez fin mars/ début avril les quantités indiquées sur votre demande de participation. Sans indication de votre
part, aucune affiche ni flyer ne vous sera adressé.
Salon Vivre Côté Sud Saint-­‐Tropez – Guide de l’exposant -­‐ 2015 9 SIGNALETIQUE
L’esthétisme de notre salon, c’est aussi celui de vos stands.
C’est pourquoi nous interdisons les panneaux publicitaires, les oriflammes, les grands logos,…
Nous tolérons uniquement une signalétique en fond de stand d’un format maximum de 0,80m2. Sinon, nous les enlevons.
Cas particulier : nous consulter.
DESCRIPTIF & FICHES TECHNIQUES
Le détail des équipements mis à disposition sur votre stand est indiqué sur le site internet www.vivre-­‐cote-­‐
exposants.fr
Pour tout renseignement complémentaire sur nos prestations, veuillez contacter : Candice Genton : 33 (0)1 75 55 43 66 –
[email protected]
Et pour toutes les questions logistiques et techniques, veuillez contacter : Krystel Germain : 33 (0) 6 64 00 26 [email protected]
COMMANDES SUPPLEMENTAIRES
La commande d’aménagements, de mobilier et d’équipements supplémentaires est à réaliser exclusivement sur le site
internet www.vivre-cote-exposants.fr.
Vous y trouverez toutes les commandes techniques et logistiques nécessaires.
Vos commandes doivent être enregistrées et validées
au plus tard le 10 avril 2014.
Attention :
Avant de valider votre commande, pensez à vérifier la puissance globale de vos équipements. (ex : cafetière = 1 kw)
Vos installations doivent être conformes au règlement en vigueur. Voir règlement.
Pour que votre commande soit validée, vous devez renseigner vos informations personnelles.
Modes de règlement :
-­‐ par chèque à l’ordre du Groupe Express Roularta, à renvoyer accompagné de votre bon de commande
complété à l’adresse : Groupe Express-Roularta – Julie Guillemin
29, rue de Châteaudun – 75308 Paris Cedex 09 – 01 75 55 10 00
-­‐ par virement bancaire
Une facture vous sera adressée après le salon.
MONTAGE
ACCES
L’accès se fera par la Résidence du Nouveau Port, ainsi que par l’avenue du Général De Gaulle.
Merci de vous munir de votre ordre de livraison, et de le présenter aux agents de sécurité.
Salon Vivre Côté Sud Saint-­‐Tropez – Guide de l’exposant -­‐ 2015 10 HORAIRES
Dans le respect du visiteur, nous comptons sur vous pour ouvrir et fermer vos stands aux horaires indiqués. En cas de retard
le matin, nous les ouvrirons à vos risques. Merci également de ne pas démarrer le démontage de vos stands avant 18h le
dimanche.
DEMONTAGE
DATES & HORAIRES
Le montage aura lieu les 22 et 23 avril de 8h à 20h. Pour toute dérogation ou demande spécifique, merci de nous contacter.
Le démontage des stands par les exposants aura lieu à partir du dimanche 26 avril après la fermeture des stands à 18h
jusqu’à 22h et le lundi 27 avril de 8h à 12h.
Les consignes d’accès aux aires de chargement sont identiques à celles des aires de livraisons.
Attention : aucune marchandise ne pourra sortir de l’enceinte du salon avant le 26 avril à 18h30.
LIVRAISONS
Attention : La durée de stationnement sur les aires de livraison sera limitée au temps de déchargement (au maximum 1
heure).
Pour les livraisons, merci de bien marquer vos colis d’une étiquette précisant :
-­‐ nom de l’entreprise
-­‐ numéro du stand
-­‐ contact(s)
-­‐ numéro de téléphone
Il est impératif que vous soyez présents pour réceptionner vos colis. L’organisation ne saurait récupérer vos colis, pour des
raisons d’assurance et de sécurité.
CONDITIONS
Pour accéder aux aires de livraison, les véhicules devront être munis sur le pare-brise du macaron d’identification complété
(numéro de stand et numéro de téléphone portable). Le macaron d’identification vous sera remis lors de votre arrivée au
Parc Jourdan.
Attention : les aires de livraison ne sont pas des zones de stationnement. Le parking du port sera à votre disposition. Voir
rubrique « stationnement ».
STOCKAGE SUR LE STAND
Dans le cadre du plan Vigipirate, aucun stockage ne sera accepté au dos des stands. En cas de non-respect, l’organisateur se
réserve le droit d’évacuer les emballages et les matériels. Des espaces de stockage sont prévus et peuvent être
préalablement réservés via la demande PDF des prestations techniques.
Ces consignes sont essentielles à la tenue du salon.
Si vous ne les suivez pas, nous nous réservons le droit de refuser votre candidature à la prochaine édition.
Salon Vivre Côté Sud Saint-­‐Tropez – Guide de l’exposant -­‐ 2015 11 RÈGLEMENT
Conditions d’admission
Pour être admis à exposer, le candidat doit :
- être inscrit au registre du commerce, à une chambre des métiers ou maison des artistes,
- présenter des garanties de solvabilité et ne pas être géré par un mandataire de justice,
- présenter des produits ou services inscrits à la nomenclature de Vivre Côté Sud, correspondant à l’esprit général haut de
gamme du salon et répondant à des critères de qualité,
- s’engager à les mettre en scène dans un décor en accord avec l’esprit du salon.
Seules les demandes de participation officielles, dûment remplies, signées, accompagnées d’un chèque d’acompte et d’un
dossier de présentation des produits ou services que le candidat souhaite exposer sont prises en compte.
Les candidatures sont soumises au Comité de Sélection qui statue selon les critères mentionnés ci-dessus. Les admissions
sont également limitées en fonction de la capacité du site et du nombre de produits similaires déjà admis.
L’organisateur ne pourra accorder aucune exclusivité.
En cas de candidature non retenue, le Comité n’a pas à motiver sa décision. Le chèque d’acompte est alors renvoyé au
candidat.
L’envoi de la facture au candidat vaut confirmation définitive de l’inscription et établit le contrat de location d’un espace
sous réserve du respect par l’exposant des modalités de règlement.
Est considérée comme non avenue, malgré son acceptation par le Comité de Sélection, la demande émanant d’un exposant
qui, entre la date de l’acceptation et la date d’ouverture du salon, ne satisfait plus aux critères d’admission.
Engagements de l’exposant
L’exposant s’engage à occuper et à ouvrir son stand pendant toute la durée du salon selon les horaires d’ouverture au
public. Au cas où cette règle ne serait pas respectée, l’organisateur se réserve le droit d’ouvrir le stand aux risques de
l’exposant.
L’exposant ne peut céder, sous-louer ou partager, à titre payant ou gratuit, tout ou partie de son stand, excepté aux sociétés
déclarées dans la demande de participation. Les sociétés hébergées doivent se conformer à la procédure d’admission.
Selon le choix de chaque exposant, le matériel est proposé à la vente (directe ou sur commande) ou seulement exposé. En
cas de vente à emporter, l’exposant s’engage à renouveler son stock jusqu’à la fin du salon.
L’affichage des prix doit être fait dans des conditions satisfaisant aux exigences de la réglementation et sans pratique
déloyale vis-à-vis des autres exposants.
L’exposant s’engage à respecter les conditions du guide de l’exposant, à respecter les conditions de sécurité s’appliquant
aux foires et salons et à suivre toute directive donnée par l’organisateur.
Salon Vivre Côté Sud Saint-­‐Tropez – Guide de l’exposant -­‐ 2015 12 Conditions de règlement
Le règlement devra respecter les échéances et les modalités déterminées par l’organisateur.
Pour toute demande de participation intervenant tardivement, le premier versement est égal aux sommes exigibles à la
date considérée. Au cas où ces règlements ne seraient pas effectués dans les délais fixés, l’organisateur se réserve le droit de
disposer de l’emplacement et n’est pas dans l’obligation de rembourser le ou les acomptes déjà versés.
Seuls les exposants ayant soldé leur compte auront accès à leur stand.
Annulation
En cas d’annulation par l’exposant de sa participation, les acomptes versés par ce dernier restent acquis à l’organisateur,
que le stand soit reloué ou non.
Dans le cas où, pour des raisons majeures, le salon ne pourrait avoir lieu, les exposants s’engagent à ne réclamer aucune
indemnité à l’organisateur.
Les sommes disponibles après paiement des dépenses engagées seront distribuées aux exposants au prorata des acomptes
versés par chacun d’eux.
Modifications
Les modalités d’organisation du salon : dates, durée, emplacement, horaires, tarifs, déterminées par l’organisateur peuvent
être modifiées à son initiative.
L’organisateur informera les exposants de ces changements.
L’organisateur réalise le plan général du salon, détermine l’implantation, la répartition, l’attribution et la surface des stands
selon les zones.
L’exposant bénéficie d’un délai de 8 jours à partir de la date où il est informé de l’attribution de son stand pour toute
réclamation. Passé ce délai, l’emplacement proposé est considéré comme accepté.
En cas de modification, aucune réclamation ne sera recevable et les exposants s’engagent à se conformer aux décisions
prises dans l’intérêt du salon.
Les cotes et surfaces indiquées à l’exposant sont aussi précises que possible, mais peuvent refléter un écart peu significatif
avec les dimensions réelles du stand, écart dont l’organisateur ne peut en aucun cas être tenu pour responsable.
Montage, démontage et décoration des stands
L’exposant doit assurer lui-même la surveillance du matériel et des marchandises sur les lieux pendant le montage et le
démontage. Il pourvoira lui-même à leur transport et à leur réception.
Il se conformera aux instructions données en ligne dans le guide de l’exposant, notamment pour l’accès et la circulation sur
le site, les dates et horaires.
Le non-respect par un exposant de la date limite d’occupation d’un stand autorise l’organisateur à réclamer le paiement de
pénalités de retard et de dommages et intérêts.
La décoration des stands est effectuée par les exposants et sous leur responsabilité. Elle doit respecter l’esprit général du
salon défini par l’organisateur.
Si la mise en scène du stand est jugée insuffisante par l’organisateur, ce dernier peut imposer un(e) styliste à l’exposant qui
lui sera facturé ou faire fermer le stand sans dédommagement.
En dehors de celle mise en place par l’organisateur, toute signalétique doit faire l’objet d’un accord préalable. Au cas où
cette règle ne serait pas respectée, l’organisateur se réserve le droit de démonter la signalétique non autorisée aux risques
de l’exposant.
Salon Vivre Côté Sud Saint-­‐Tropez – Guide de l’exposant -­‐ 2015 13 L’organisateur se réserve le droit d’interdire, avant ou pendant le salon, la présentation de tout article ou service non
conforme au dossier présenté au Comité de Sélection.
La présentation des produits doit être faite uniquement dans l’enceinte de l’espace d’exposition, de façon à ne pas empiéter
sur les allées et à ne pas gêner les stands voisins.
Toute utilisation de structures (type tente ou chapiteaux) autres que celles mises en place par l’organisateur est interdite,
sauf accord préalable. Il est également interdit d’utiliser les espaces environnant le salon pour la présentation de produits
ou la distribution de prospectus, sauf accord préalable.
Etat des lieux
L’exposant prend possession des lieux dans l’état où ils se trouvent et doit les rendre dans le même état. A défaut, il lui sera
facturé les travaux de remise en état, ainsi que des frais de mise en benne et de recyclage.
Assurance
Le Groupe Express-Roularta est responsable civilement en sa qualité d’organisateur du salon Vivre Côté Sud. Cette
responsabilité ne saurait en aucun cas s’étendre aux dommages causés par des tiers aux visiteurs ou aux exposants.
L’exposant répond de tous les dommages qu’il cause à autrui. Il doit obligatoirement être couvert par une assurance
responsabilité civile individuelle. Il doit lui-même assurer le matériel exposé. Il est également responsable du matériel qu’il
a loué.
L’assurance minimum obligatoire et les assurances complémentaires facultatives seront communiquées dans le guide de
l’exposant.
Le Groupe Express-Roularta ne pourra être tenu pour responsable des dégâts éventuels dus aux conditions climatiques.
Douanes
Il appartient à chaque exposant d’accomplir les formalités douanières pour les matériels et les produits en provenance de
l’étranger. L’organisateur ne peut en aucun cas être tenu responsable des difficultés survenues lors de ces formalités.
Application du règlement
Toute infraction aux dispositions du présent règlement peut entraîner l’exclusion de l’exposant.
Il en est notamment ainsi pour la non conformité de l’agencement du stand, le non respect des règles de sécurité, la non
occupation du stand, une présentation de produits non conforme à l’esprit du salon.
A titre de dommages et intérêts, l’organisateur conservera le montant versé par l’exposant fautif.
L’organisateur dispose d’un droit de rétention sur les articles exposés et les éléments mobiliers ou décoratifs appartenant à
l’exposant.
L’organisateur se réserve le droit de statuer sur tous les cas non prévus au présent règlement et de le modifier lorsque cela
lui paraîtra nécessaire.
Contestations
En cas de contestation, les tribunaux du siège de l’organisateur sont seuls compétents.
Salon Vivre Côté Sud Saint-­‐Tropez – Guide de l’exposant -­‐ 2015 14