Transcript cahier des charges - Saint François Longchamp

CAHIER DES CHARGES
Création d’un site Internet de réservation en
ligne
1. Objet du marché
L’EPIC SFL Tourisme procède au lancement d’une consultation de type Appel d’offres
communes aux services Office de Tourisme, Centrale de réservation et autres services
rattachés à l’établissement public.
La présente consultation a pour objectif :
• d’inscrire la démarche dans une logique économique, une logique réglementaire conforme
au Code des Marchés Publics, de répondre aux exigences de qualité attendues par l’EPIC SFL
Tourisme en matière de réservation en ligne;
• de faciliter la création de packages et d’offres de réservations en ligne intéressantes pour le
grand public.
• d’avoir une plateforme de gestion des réservations pour les résidences ou chez les loueurs
particuliers performante et utile pour le B2B comme pour le B2C
Ce marché est composé de 3 lots :
- Lot 1 : Création d’un site Internet de réservation en ligne
- Lot 2 : Reprise et réintégration des données existantes du système informatique actuel
- Lot 3 : Formation du personnel de SFL Tourisme à la nouvelle plateforme
2. Durée du marché
Ce marché sera passé pour une durée d’un an renouvelable trois fois par reconduction
expresse. Durée totale du marché de 48 mois.
3. Montant du marché
Lot 1 : Création d’un site Internet de réservation en ligne
Minimum : 10 000 € TTC ; maximum : 15 000 € TTC
Lot 2 : Reprise et réintégration des données existantes du système informatique actuel
Minimum : 1 000 € TTC ; maximum : 3 000 € TTC
Lot 3 : Formation du personnel de SFL Tourisme à la nouvelle plateforme
Minimum : 1 000 € TTC ; maximum : 3 000 € TTC
4. Caractéristiques principales
Les prestations devront être conformes aux stipulations du marché. Les caractéristiques
techniques attendues sont celles exprimées dans le Bordereau des Prix.
Saint-François Longchamp – Montgellafrey / Station de montagne Eté – Hiver 1200m – 2832m
EPIC SFL Tourisme – Maison du Tourisme – 73130 Saint-François Longchamp / Téléphone : 04.79.59.10.56 – Fax : 04.79.59.17.23
[email protected] – www.saintfrancoislongchamp.com
Réservez en ligne sur http://www.saintfrancoislongchamp-reservations.com
Le titulaire doit être en mesure de réaliser toutes les prestations décrites dans le Bordereau des
Prix.
4.1. Remise des fichiers
L’EPIC SFL Tourisme ou son prestataire informatique, fournira au titulaire les éléments
nécessaires et les codes d’accès nécessaires à la récupération des données ainsi que l’identité
graphique de la station.
Les fichiers seront donc fournis sur supports numériques de type CD, DVD, par messagerie
Électronique ou par serveur FTP.
5. Impératif fonctionnel
L'office de Tourisme souhaite acquérir une solution de commercialisation des prestations
touristiques de son territoire.
Le système proposé doit permettre toute souplesse de commercialisation, de produits secs ou
de produits packagés, sous la forme de packages dits « dynamiques », autrement dit
l’agrégation des tarifs hébergements d’un côté et des tarifs de prestations optionnelles de
l’autre (remontées mécaniques, location matériel de ski, prestations bien-être, cours de ski
etc…)
La base d'un package est une prestation d’hébergement dont la gestion de disponibilité est
assurée en temps réel soit par l’Office de Tourisme, soit directement par le prestataire dans le
système fourni.
Pour ce faire, le système doit intégrer une interface de gestion pour offrir un accès aux
prestataires du territoire. Ex : Les hôteliers pourront saisir les offres (dispo/prix) qu’ils
proposent à l’OT pour une commercialisation.
Par ailleurs l’Office de Tourisme souhaite que le système lui permette de procéder aux
encaissements et paiements et aux traitements comptables pour les clients comme pour les
fournisseurs. Le système doit impérativement intégré un système de paiement en ligne sur
lequel le client pourra revenir, pour payer le solde de son séjour ou payer un supplément par
exemple.
L’Office du Tourisme souhaite également décliner une offre d'inviduels régroupés ou de
résidences réparties, autrement dit des grilles de tarification correspondants à différents
hébergement (afin notamment de ne pas avoir à ressaisir les mêms tarifs pour différents
hébergements) et en faciliter la gestion et la promotion au travers de la plate-forme de
réservation, auprès de différents canaux de diffusion (possibilité de passerelles avec
partenaires commerciaux tels que Tour Opérateurs ou Agences de voyage) de son offre et
souhaite pouvoir segmenter ses offres à destination de ses distributeurs.
Le système choisit devrait également avoir la possibilité de présenter un véritable planning
intégrant l’ensemble des réservations, quelle que soit leur origine : en direct, par propriétaire,
par Tour Opérateur.
Il serait souhaitable que ce planning permette également une gestion des réservations le
jour d’arrivée du client, notamment au moment du check-in : possibilité d’encaissement
sur place (supplément linge de lit ou location matériel bébé par exemple), en éditant
directement une facture pour le client ; cette facturation s’intégrant naturellement dans
la comptabilité du système.
En résumé, la solution qui sera proposé doit, dans les grandes lignes permettre :
 aux prestataires de renseigner leurs offres,
 à l'office de tourisme de vendre en ligne sur un nombre de moteurs de vente illimité,
 à l'office de tourisme de vendre en guichet,
 de diffuser à des professionnels via un intranet intégré à la solution proposée,
Saint-François Longchamp – Montgellafrey / Station de montagne Eté – Hiver 1200m – 2832m
EPIC SFL Tourisme – Maison du Tourisme – 73130 Saint-François Longchamp / Téléphone : 04.79.59.10.56 – Fax : 04.79.59.17.23
[email protected] – www.saintfrancoislongchamp.com
Réservez en ligne sur http://www.saintfrancoislongchamp-reservations.com
 de créer et de mettre en vente des packages, élaborés à partir de divers types d’offres
déjà renseignées dans le système.
 De segmenter les offres et leur diffusion au travers de canaux de distribution.
 De réaliser facilement des actions promotionnelles, soit directement par l’office de
tourisme en appliquant des promotions sur certains hébergements ou sur des catégories
d’hébergement (gestion en lots), soit par le client lui-même, en lui ayant délivré au
préalable des codes promotionnels.
 Un suivi comptable précis, à destination notamment du Trésor Public, la comptabilité
de l’Office de Tourisme étant gérée par cet organisme.

6. Impératif technique
Prestations attendues
Fourniture d’un outil complet, multilingue, multiproduit, multidistribution, permettant :
Pour l’administration :
 La gestion de profils d’utilisateurs (administrateurs, marketing, ventes,
réservations)
 paramétrage des supports documentaires officiels,(modèles de courriel de
confirmation, courriel de réservation, documents de ventes, CGV…) afin de rendre
l’OT totalement autonome dans le travail de conformité avec la législation
commerciale.
Pour la commercialisation :
 La mise en ventes de prestations sèches directement dans le système.
 La recherche d’offres d’hébergement seul
 La définition d’un package, assemblage de différentes offres de prestations, avec
assemblage dynamique de la part du client internaute ou de l’agent de réservation
(téléphone ou guichet).
 La gestion d’un panier d’achat.
 La vente, en lien avec un tiers de paiement sécurisé.
 Le traitement commercial et la gestion administrative des réservations de façon
détaillée.
 Le suivi des ventes en direct et par statistiques.
 La possibilité de créer des canaux de distribution et des points de ventes
correspondants aux différents modes de vente mis en œuvre à l’office.
Pour la gestion comptable :
 la gestion comptable des versements à effectuer aux différents fournisseurs du
territoire ayant des produits composant les packages.
 le calcul automatique des commissions et donc des montants dus par l’OT à ses
fournisseurs.
 Un décompte de loyer pour chaque hébergement permettant d’effectuer la
reversion due au propriétaire.
Les moteurs de recherche/vente proposeront au minimum les critères suivants :
 Type d’offre
 Zone géographique
 Attributs du produit
Saint-François Longchamp – Montgellafrey / Station de montagne Eté – Hiver 1200m – 2832m
EPIC SFL Tourisme – Maison du Tourisme – 73130 Saint-François Longchamp / Téléphone : 04.79.59.10.56 – Fax : 04.79.59.17.23
[email protected] – www.saintfrancoislongchamp.com
Réservez en ligne sur http://www.saintfrancoislongchamp-reservations.com
Pour le référencement :
Le site web devra respecter les règles d’écriture du W3C afin de faciliter son
référencement naturel auprès des moteurs de recherche
Pour le multilingue-multisaison :
Le site web devra prendre en compte que les données doivent être intégrées
différemment pour l’été et pour l’hiver ainsi que pour chaque langue proposée.
Le panier d’achat devra permettre :
 de compléter les prestations (une nuit supplémentaire) et d’ajouter des prestations
complémentaires (Carte Soleil, Offre balnéothérapie, produits annexes par
exemple).
 de proposer automatiquement des produits complémentaires au produit initial en
panier.
 Il pourra être réglé par différents modes de paiement (Carte, chèque, virement..).
 de mettre en place une fonction de vente “libre” de tous les produits disponibles.
Les moteurs de recherche, de consultation et d’achat de packages devront être appelables en
marque blanche depuis d’autres sites internet.
L’outil devra permettre la gestion des relations avec les fournisseurs et des flux comptables,
selon différentes règles commerciales et administratives (rétrocession, commissionnement des
prestataires, règles de TVA,…).
L’outil disposera d’un module statistique complet :
 doté de fonctions d’exportation des statistiques.
 avec fonctions pour le paramétrage des différents états (factures, bons d’échange, …)
Les modalités de paramétrage des packages seront décisif et notamment :
 la nature des offres intégrables dans des packages
 la possibilité de contrôler la cohérence des assemblages produits automatiquement.
 les possibilités offertes en termes de gestion différenciée des stocks et des tarifs
 Les différents cas de figure traités en termes d’encaissement et de re-facturation
(modes de paiement, arrhes, acomptes, commissions)
Les modalités de paramétrage du logiciel :
 Le paramétrage à l’installation sera effectué avec l'aide du fournisseur de la solution
 Le paramétrage devra être accessible à l’office de tourisme.
 les moteurs de recherche et paniers devront être intégrables aux différents sites webs
de l’OT et de ses partenaires en quelques clics. L'OT doit pouvoir effectuer ce type de
manœuvre sans dépendre du service technique de l'éditeur de la solution.
 Vente en marque blanche.
Les candidats indiqueront les limites de leur outil en termes de composition dynamique :
 capacité d’intégration d’offres complémentaires au sein d’un package,
 calcul dynamique du tarif en fonction des choix du client à valider,
 contrôle de cohérence des dates,
 contrôle de cohérence du nombre de personnes dans la réservation,
 contrôle de cohérence géographique,
 affectation automatique des quantités sur les prestations incluses, etc..
Saint-François Longchamp – Montgellafrey / Station de montagne Eté – Hiver 1200m – 2832m
EPIC SFL Tourisme – Maison du Tourisme – 73130 Saint-François Longchamp / Téléphone : 04.79.59.10.56 – Fax : 04.79.59.17.23
[email protected] – www.saintfrancoislongchamp.com
Réservez en ligne sur http://www.saintfrancoislongchamp-reservations.com
7. Principales fonctionnalités demandées pour la réservation
Concernant l’enregistrement de réservation
 D’enregistrer automatiquement des réservations en ligne avec ou sans paiement en
ligne
 D’enregistrer les réservations via une interface backoffice pour des personnels au
téléphone ou en point de vente physique.
 De faire des dossiers en pré-réservation.
 Que le système puisse proposer des produits supplémentaires à la réservation.
 Qu'il soit possible de mettre en place un module de vente “libre” de tous les produits
disponibles.
Concernant la gestion de réservation
 Pouvoir rechercher une réservation par le nom du client, son adresse-mail, la référence
du dossier, la date (de réservation, d’arrivée, de départ), le point de vente, ou le statut
(traité/non traité).
 En Backoffice pour les utilisateurs autorisés: entrer dans le dossier et faire des
modifications ; faire un nouvel envoi des documents du dossier.
 Relance automatique pour les clients n’ayant pas réglé le solde de leur réservation
dans la durée impartie et annulation de la pré-réservation, toujours de façon
automatique, si aucun règlement n’a été enregistré dans le délai imparti.
8. Principales fonctionnalités demandées pour les fournisseurs et à
la gestion des offres
Chaque producteur dans son interface de gestion doit pouvoir :
 Créer un nombre illimité de Produits
 Créer des sous-produits et les rendre obligatoire / optionnel / inclus (ex : petit
déjeuner)
 Créer une combinaison illimitée de Tarifs
 Proposer des tarifs à la semaine ou au mois, démarrant un jour précis ou n’importe
lequel.
 Avec des dates d’applications particulières – promotionnelles – réservables que
certains jours.
 En prix net ou en prix brut
 Incluant ou pas les taxes
 Bloquer (ou débloquer) facilement et rapidement les périodes souhaitées
 Créer une combinaison illimitée de disponibilités,
 Déterminer les dates de rétrocession des produits
 Rendre possible la réservation de nuitée(s) supplémentaire(s) pour un prix différent
Concernant la gestion des offres, chaque fournisseur peut:
 Modifier les quantités mises à la vente à tout moment
 Fermer la disponibilité d’un produit, d’une journée entière, de plusieurs produits, etc..
 Modifier un prix ponctuellement pour une journée (par ex: si faible taux de
remplissage)
 Mettre en place des prix promotionnels (par exemple 3eme nuit gratuite)
Saint-François Longchamp – Montgellafrey / Station de montagne Eté – Hiver 1200m – 2832m
EPIC SFL Tourisme – Maison du Tourisme – 73130 Saint-François Longchamp / Téléphone : 04.79.59.10.56 – Fax : 04.79.59.17.23
[email protected] – www.saintfrancoislongchamp.com
Réservez en ligne sur http://www.saintfrancoislongchamp-reservations.com
9. Principales fonctionnalités demandées pour la Distribution :
 Pouvoir distribuer des offres:
- via son propre site Internet
- vers les partenaires de distribution – les “agents”, par le biais de passerelles
- vers les autres acteurs utilisateurs.
 Pouvoir envoyer des offres à la clientèle par e-mail, incluant la présence de liens
internet permettant de réserver directement, via ces liens, les offres proposées.
 Créer autant de canaux de vente que possible pour ouvrir à la vente vers divers
partenaires et distributeurs,
 Rattacher autant de points de vente que souhaité à un canal de vente.
 Pouvoir déployer des points de vente sous différentes formes :
- temporaire pour enregistrer des réservations, pour un évènement particulier, par
exemple, accueillir les participants à une manifestations et leur proposer sur place des
prestations.
- sur une borne automatique.
- pour des partenaires sur leurs sites
- pour des professionnels en leur donnant un accès personnalisé.
- en “marque blanche” pour des tiers.
 Pouvoir définir des points de ventes différents pour lesquels des conditions de ventes
différentes (et donc des documents) s’appliquent.
 Pouvoir mettre en place une politique de distribution par la segmentation des offres et
des prix sur le marché indirect et ainsi choisir quels sont les tarifs et disponibilités qui
sont accessibles dans tel ou tel autre canal de vente en fonction des profils de clientèle
visés (clients directs ou partenaires ou distributeurs),
 Pouvoir faire le suivi précis des ventes par l’analyse des dossiers enregistrés pour
chacun des points de vente.
10.
Principales fonctionnalités demandées pour les
packages/forfaits :












Pouvoir paramétrer des dates
Date d’application du package
Date de mise en ligne
Date limite d’annulation
Intégration automatique des promotions sur n’importe lequel des produits formant le
package (hébergement, forfaits remontées mécaniques…)
Jour de vente du package
Pouvoir Associer des produits de tous types
Pouvoir paramétrer des conditions de cohérence entre les composants
Sur le nombre de client dans le dossier
Sur la date
Sur le lieu d’une prestation par rapport à un autre
Sur le nombre d’unité d’une prestation réservable dans le package.
11.
Principales fonctionnalités demandées pour la base Clients
Pour les utilisateurs
 Accès à la base clients, profils et historique des réservations.
Saint-François Longchamp – Montgellafrey / Station de montagne Eté – Hiver 1200m – 2832m
EPIC SFL Tourisme – Maison du Tourisme – 73130 Saint-François Longchamp / Téléphone : 04.79.59.10.56 – Fax : 04.79.59.17.23
[email protected] – www.saintfrancoislongchamp.com
Réservez en ligne sur http://www.saintfrancoislongchamp-reservations.com
 Création et édition de questionnaire pour profilage des clients
 Fonction de requête sur le questionnaire.
 Classement des hébergements les plus consultés
 Fonction de recherche et de filtrage sur les consommations
 Exportation manuelle vers Excel
 Eportation simple (type Excel) pour alimenter le fichier client de l’office de tourisme
Pour les Clients:
 Login et mot de passe pour accéder à ses réservations.
 Historique des achats.
 Evaluation, notation et commentaires à la suite de leurs séjours, avec contrôle par le
prestataire avant mise en ligne.
12.
Délais d’exécution
Les délais d’exécution du marché, par type de prestations, seront ceux indiqués ci-dessous par
le titulaire dans Bordereau de prix. Le délai de livraison est contractuel.
Les délais exprimés dans ce marché sont en jours ouvrés et ne tiennent compte ni des jours
fériés, ni des jours de week-end et correspondent aux heures comprises dans la période
d’intervention suivante : 9h - 17 h.
13.
Compétences et références de l’entreprise
Le candidat devra justifier de ses compétences et de son savoir-faire en fournissant tout
document justifiant de ses qualifications professionnelles.
Le candidat fournira également un certain nombre de références significatives proches du
département de la présente consultation.
Saint-François Longchamp – Montgellafrey / Station de montagne Eté – Hiver 1200m – 2832m
EPIC SFL Tourisme – Maison du Tourisme – 73130 Saint-François Longchamp / Téléphone : 04.79.59.10.56 – Fax : 04.79.59.17.23
[email protected] – www.saintfrancoislongchamp.com
Réservez en ligne sur http://www.saintfrancoislongchamp-reservations.com
Modalités de réponse
- Éléments indispensables à la candidature :
 Bordereau de prix dûment rempli
 Délai d’intervention à partir de l’accord de marché jusqu’à la livraison à l’Office de
Tourisme
 Références en rapport avec le cahier des charges,
 Lettre de Motivation et d’engagement,
 Compétences et particularités,
 Moyens dont vous disposez : nombre de personnel et conditions techniques…
- Critères de sélection :
Un jury interne à SFL Tourisme se réunira sous 8 jours après la date de forclusion de
réponse pour selectionner les trois meilleurs dossiers.
A partir du 30 mars, les trois meilleures réponses seront convoquées pour passer une
session d’Oral avec ce même jury afin de déterminer la sélection finale.
- Délais :
L’ensemble des documents est à adresser avant le 15 mars 2014 - 12 heures, avec tampon de
la société sur l’enveloppe et la mention explicite « Consultation Site de la Centrale de
Réservation » à :
Office de Tourisme
Maison du Tourisme
73130 SAINT FRANCOIS LONGCHAMP
- Contacts :
Mr GIRARD Sylvain
Directeur de la Centrale de Réservation
Maison du Tourisme
73130 SAINT FRANCOIS LONGCHAMP
Tel : 04 79 83 32 80
Fax : 04 79 59 17 23
Email : [email protected]
Saint-François Longchamp – Montgellafrey / Station de montagne Eté – Hiver 1200m – 2832m
EPIC SFL Tourisme – Maison du Tourisme – 73130 Saint-François Longchamp / Téléphone : 04.79.59.10.56 – Fax : 04.79.59.17.23
[email protected] – www.saintfrancoislongchamp.com
Réservez en ligne sur http://www.saintfrancoislongchamp-reservations.com