Transcript 25 mars 2014 - Lycée Bonaparte

PROCES-VERBAL DES DELIBERATIONS DU COMITE
DE GESTION DE L’ASSOCIATION DU LYCEE
FRANÇAIS DE DOHA
25/03/2014
L'an deux mille quatorze,
Le vingt-cinq Mars à 18h00,
Les membres du comité de gestion de l’association de gestion du Lycée Français de Doha, association
de droit français constituée conformément à la loi française du 1er Juillet 1901 dont le siège est situé à
Al Intisar Street, West Bay, P.O. Box 6110 et exerce ses activités dans les limites du territoire de l’Etat
du Qatar (l’"Association") se sont réunis au siège social de l’Association, sur convocation du Président
du Comité de Gestion de l’Association (le "Président") conformément à l’article 45.1 des statuts de
l’Association.
Sont présents ou représentés :
§
Membres du comité de gestion ayant une voix délibérative :
Fonction
Nom
Présent ou représenté
Président
Olivier WATTEZ
Présent
Trésorier
Marc BOURLAND
Présent
Trésorier adjoint
Philippe TAVERNIER
Secrétaire
Cyril ZAMORA
Secrétaire adjoint
Gildas COLLIN
Présent
Absent- Procuration donnée à
Bruno Terpant
Présent
Membre
Jean Michel BOUEILH
Présent
Membre
Olivier SULIK
Présent
Membre coopté
Dima HALLAL
Présente
Membre
Bruno TERPANT
Présent
Représentant du personnel
Loïc EVANNO
Présent
Comité de Gestion Lycée Bonaparte
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§
§
Membres du comité de gestion ayant une voix consultative :
Fonction
Nom
Présent ou représenté
Proviseur
Gérard ROCHETTE
Présent
Représentant de l'Ambassade
de France
Régis DANTAUX
Présent
Fonction
Nom
Présent ou représenté
Directeur de l’Ecole Primaire
Jean-Claude PERNOT
Présent
Proviseur Adjoint
Ibrahim CONTE
Absent
Claude DUISIT
Présent
Invités :
Directeur Administratif
Financier (DAF)
et
Le comité de gestion étant valablement constitué il peut donc valablement délibérer.
L’ordre du jour de la réunion :
1- Le projet du nouveau site : Restitution réunion Ambassade 23 Mars
2- Administration
a. DAF réponse AEFE – postes AEFE
b. Organisation Mai Juin de la Direction Administration et Financière
c. Groupe de travail sur la structure Activités Périscolaires/Clubs/FSE
3- Inscriptions
a. Recouvrement de créances
b. Tarifs 2014 – 2015
4- RH
a.
b.
c.
d.
e.
Les contrats
Demande AED
AVSI
Résidents AEFE
Autres points
5- Informatique : Solutions et mise en place
Comité de Gestion Lycée Bonaparte
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6- Finances : Audit financier
7- Conformité : validation QCD
8- Commission Travaux
Le Président du Comité de Gestion ouvre la séance
1-Le projet du nouveau site : Restitution de la réunion a l’ambassade du 23 Mars
Les autorités Qatariennes (Conseil suprême de l’Education) ont demandé la formation d’un
groupe de travail pour élaborer le projet du nouvel établissement scolaire. Le service de
coopération et d’action culturelle de l’Ambassade est leader pour l’organisation de ce groupe
de travail qui devra être composé de membres du CG, de l’ambassade, de l’administration du
lycée et tout autre aide qui pourrait apporter son expérience pour ce type de projet (notamment
l’AEFE).
L’effectif visé pourrait être de l’ordre de 3000 élèves. La création de logements de fonction
pour les employés a été évoquée.
Une demande officielle de rendez-vous avec le SEC sera faite très rapidement. Le Conseiller
de coopération et d’action culturelle, le Proviseur, le Président du CG et le Trésorier feront
partie de la délégation représentant l’établissement.
2-Administration
a. DAF réponse AEFE – postes AEFE
Monsieur le Proviseur ainsi que le Directeur Administratif et Financier confirment le
détachement d’un DAF AEFE à compter du 1ier septembre 2014.
Le salaire du futur DAF sera pris en charge par l’établissement à hauteur de 62% ainsi que par
l’AEFE à hauteur des 38% restants.
Le Comite de Gestion fait part de son souhait de pouvoir faire venir le futur DAF dès que
possible à Doha pour le rencontrer et lui présenter en détails sa mission définie par l’AEFE au
sein du lycée.
b. Organisation de la Direction Administration et Financière sur la période MaiJuin
Pour la fin de l’année, Monsieur le Proviseur souhaite mettre en place une permanence des
équipes « vie scolaire » et « administration » jusqu’au 30 juin. Une plus petite équipe restera
mobilisée jusqu’au 03 juillet.
Pour la rentrée, cette permanence reprendra le 27 août et, une première équipe reprendra des le
24 août.
Les heures en sus du quota des 10 jours ouvrées de permanence (après la sortie et avant la
rentrée des classes) seront payées au tarif des heures supplémentaires en vigueur
conformément au contrat de travail.
Le Comite de Gestion demande à recevoir le plan détaillé de l’organisation de ces
permanences avec le chiffrage associée à ces heures supplémentaires.
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c. Groupe de travail sur la structure Activités Périscolaires/Clubs/FSE
La mission du poste de coordinateur du CG pour les activités périscolaires devra être
clairement définie avant d’être créé. L’équipe de direction souhaite que ces activités sortent du
giron de la gestion interne du lycée du point de vue comptable, financier et organisationnel.
Dima Hallal se propose de diriger un groupe de travail composé des responsables du FSE, des
clubs et des organisateurs des évènements marquants du lycée (marché de noël, course contre
la faim, …) pour avancer dans ce sens.
3-Inscriptions
a. Recouvrement de créances
Les familles concernées sont relancées régulièrement par mail et téléphone. Une relance écrite
est à faire rapidement aux parents en retard de paiement des frais de scolarité du second
trimestre avec mention aux récidivistes que le CG se réserve le droit de reconsidérer la
réinscription automatique des enfants de parents en retard de paiement récurent.
b. Tarifs 2014 – 2015
Les frais de scolarité devront être seront mis en ligne sur le site internet dès que possible et
sont définis calculés selon ce qui comme suit :
Augmentation des frais de scolarité 2014-2015 vs 2013-2014
Niveau
Français
Maternelle
Primaire
Collège
Lycée
+7%
+5%
+5%
+5%
Autres
nationalités
+9%
+9%
+9%
+9%
Les tarifs Entreprises sont en cours de confirmation directement auprès du SEC et seront
communiqués dès que possible.
4-RH
a. Les contrats
Malgré la mise à disposition des contrats de travail au service RH, il y a trop peu de progrès de
cette démarche. Les récents mouvements dans le service administratif ont permis de mettre en
lumière que le proviseur du lycée, en tant que donneur d’ordre, partage la responsabilité de
l’emploi du personnel. Il est alors nécessaire de voir apposer sa signature dans les contrats
pour la validité légale accompagnant celle du président. Il est rappelé, toutefois, que le
Proviseur, par sa signature, facilite ainsi le recrutement mais seul le Président assure la
compétence d’employeur (comme dans toute association). Cette signature reste temporaire
dans l’attente d’une reconnaissance légale par les autorités locales de l’association parentale.
b. Demande AED
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Une demande a été émise par la vie scolaire pour renforcer l’équipe des AED afin de facilité la
surveillance du déjeuner durant la période chaude : la solution de surveillance sera étudiée en
même temps que la mise en place des moyens matériels.
c. AVSI
Les AVSI sont aujourd’hui rémunérées selon la grille des aides maternelles qui ont un horaire
de référence de 30h/semaine. Cet horaire en pratique ne peut pas être atteint par les ASVI car
elles suivent le rythme du primaire de 27.5h/semaine. Ce qui a pour conséquence d’une
réduction anticipée de l’indemnité logement. Il a été choisi de conserver les AVSI dans la
grille des aides maternelles mais avec un horaire hebdomadaire de référence de 27.5h pour
coller à l’horaire des professeurs du primaire. La facturation aux parents sera revue en
conséquence.
•
•
d. Autres points
De façon à renforcer l’équipe sur les sujets Intendance/Contrat/Achat suite à certains
départs, un poste de responsable est envisagé. Un appel à candidature va être mis en
ligne rapidement.
La prise en charge des frais de visa pour les salariés du lycée dont le conjoint travaille
au lycée (sponsorisé par le lycée) a été accordée. Les modalités restent à définir en
interne.
5-Informatique : Solutions et mise en place
Le Comite de Gestion et la direction du lycée ont élaboré une nouvelle organisation du service
informatique du lycée dont les grandes lignes sont les suivantes :
• Un responsable applicatif (Dominique Stock),
• Un responsable Système, Sécurité, Support et Telecom (Amine El-Moueffeq)
• Les taches entre ces 2 pôles ont été clarifiées. Ces 2 postes reportent au DAF.
• Une prestation a temps partiel de support local va être mise en place pour libérer du
temps a ces 2 pôles afin d’avoir tous les moyens de traiter les sujets de fond : migration
ProNote et Factos, d’une part, et d’autre part, la fiabilisation du réseau et des serveurs
systèmes et applicatifs.
• Une prestation d’audit des systèmes actuels est en cours afin de définir le plan de route
pour 2014-2015.
Afin d’améliorer la communication aux parents via email, il a été décidé de mettre un message
dans le cahier des élèves pour demander aux parents qui ne reçoivent pas les messages du
lycée d’envoyer un mail au lycée. Il est également demandé au service informatique de
vérifier les retours d’erreurs reçues suite aux envois groupés d’e-mails (certains fournisseurs
d’accès rejetant systématiquement ce type de mail)
6- Finances : Audit financier
Les résultats seront communiqués suite à la réunion de fin de mission prévue début avril avec
les auditeurs financiers.
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7-Conformité : validation QCD
L’inspection QCD a eu lieu le 17 Mars 2014. Beaucoup de points ont été soulevés lors de la
visite. La vérification du système incendie ne s’est pas faite suite à un manque de soutien de la
société Phoenix. Le rapport est attendu sous peu pour réaliser la mise en conformité
nécessaire.
8. Commission travaux
Une solution pour la prise des repas pendant la période chaude a été envisagée :
• La permanence devient salle de repas entre 12h et 14h
• 2 foyers des élèves sur 3 deviennent salle de repas entre 12h et 14h.
• La salle polyvalente devient permanence entre 12h et 14h voire 15h.
• L’ajout de zone d’ombre devant le kiosque sera étudié.
Cette décision est motivée par la fréquente dégradation des foyers des élèves. Il est rappelé
que la destination des salles du bâtiment H lors de la réalisation du projet était d’accueillir de
nouvelles classes.
Le projet sera finalisé entre la commission travaux et les services du lycée.
La dernière tranche de travaux de modification de la climatisation du bâtiment G peut être
engagée.
Le Président du Comité de Gestion remercie l’assemblée et clos la réunion.
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