Transcript 2013-066 Acte de poursuite avec DataTransfer

Acte de poursuite avec DataTransfer
Instructions pour l’installation et la mise en service
Edition mars 2014
1
Sommaire
Aperçu des instructions: étapes à suivre et informations importantes
3
1
Inscription au service Acte de poursuite avec DataTransfer
4
2
Phase de test Acte de poursuite avec DataTransfer
5
2.1 Activation d’un compte d’essai5
2.2 Présentation de l’envoi d’un acte de poursuite5
2.2.1 Homologation de vos envois6
2.3 Simuler l’expédition de l’envoi6
2.3.1 Etablissement de l’envoi6
2.3.2 Réception du bulletin de livraison online6
2.3.3 Protocole de traitement7
2.4 Réceptionner et traiter le statut de traitement7
2.4.1 Réceptionner et traiter le statut de traitement au moyen de DataTransfer7
2.4.2 Réceptionner le statut de traitement au moyen de Webservice7
2
3
Activation effective Acte de poursuite avec DataTransfer
3.1 Dépôt des envois8
3.2 Solutions d’affranchissement pour les actes de poursuite8
3.3 Gestion des erreurs et des pannes9
3.4 Recherches9
4
Aperçu du processus Acte de poursuite avec DataTransfer
8
10
5Glossaire
11
6Publications
12
7
13
Adresses de contact
Acte de poursuite avec DataTransfer
Instructions pour l’installation et la mise en service
Le service Acte de poursuite avec DataTransfer vous facilite l’expédition de vos actes de poursuite. L’échange
d’informations avec La Poste Suisse sans changement de support augmente l’efficacité du processus de
traitement et accroît la sécurité. A l’aide des présentes instructions, vous pouvez installer, tester et mettre en
service cette solution.
Aperçu des instructions: étapes à suivre et informations importantes
Thème
Vos avantages
1 Inscription au service Acte de poursuite
avec DataTransfer
Vous trouvez ici les informations nécessaires concernant les possibilités
d’inscription.
2 Phase de test Acte de poursuite
avec DataTransfer
Afin de vous familiariser avec cette solution, nous vous accompagnons
tout au long du processus: de la création de l’envoi jusqu’à la livraison
des données de distribution.
3 Activation effective Acte de poursuite
avec DataTransfer
Après avoir passé tous les tests avec succès, DataTransfer est à votre
disposition pour une utilisation effective.
4 Aperçu du processus Acte de poursuite
avec DataTransfer
Le graphique ainsi que les brèves explications vous donnent une
représentation claire du déroulement du processus.
5 Glossaire
Familiarisez-vous avec les termes et les abréviations les plus importantes.
6 Publications
Vous trouvez ici les publications les plus importantes concernant le service
Acte de poursuite.
7 Adresses de contact
Vous trouvez ici des interlocuteurs qui répondront volontiers à vos
questions et vos demandes.
3
1 Inscription au service Acte de poursuite
avec DataTransfer
L’échange de données entre la Poste et votre logiciel de gestion s’effectue par l’intermédiaire de la plate-forme
de système sécurisée DataTransfer.
La livraison des données s’effectue sous format XML via sedex, SFTP ou e-mail. Dès que vous avez choisi le
type de télétransmission des données, votre conseiller à la clientèle procède à l’inscription à DataTransfer.
Si vous n’avez pas de conseiller à la clientèle personnel, veuillez vous adresser à [email protected] ou
appelez notre numéro gratuit 0848 789 789. L’inscription vous permet d’avoir accès aux plates-formes de
systèmes DataTransfer et My Post Business.
4
2 Phase de test Acte de poursuite avec DataTransfer
2.1
Activation d’un compte d’essai
Une fois l’inscription effectuée, le service de support DataTransfer ([email protected]) configure votre
compte d’essai et active celui-ci. Vous recevez par e-mail les informations nécessaires à l’installation de
l’environnement de test. Pour les clients sedex, la Poste prend en charge l’activation pour le domaine PostMail.
Dès que vous avez reçu toutes les informations nécessaires relatives à votre compte d’essai, vous pouvez
démarrer la phase de test. Nous passons en revue avec vous toutes les étapes du processus: de la préparation
de l’envoi jusqu’à la distribution simulée.
Voici le déroulement de la phase de test
No
Les étapes du processus
2.2
Présentation de l’envoi d’un acte de poursuite
2.2.1
Homologation de vos envois
2.3
Simuler l’expédition de l’envoi
2.3.1
Etablissement de l’envoi
2.3.2
Réception du bulletin de livraison online
2.3.3
Protocole de traitement
2.4
Réceptionner et traiter le statut de traitement
2.4.1
Réceptionner et traiter le statut de traitement au moyen de DataTransfer
2.4.2
Réceptionner le statut de traitement au moyen de Webservice
2.2
Présentation de l’envoi d’un acte de poursuite
L’introduction de e-LP 2.0 standard permettra d’instaurer une mise en page uniforme des commandements
de payer avec code à barres. La mise en place de la nouvelle norme suivra le calendrier de l’Office fédéral de
la justice. L’identification des envois s’effectue par un code à barres spécial pour les actes de poursuite.
Le Webservice de la Poste pour la création de code à barres (www.poste.ch/post-barcode-cug) est à votre disposition gratuitement. La plupart des solutions de logiciels destinés aux offices de poursuite ont également
intégré le code à barres et le génèrent automatiquement comme un élément du commandement de payer.
Exemple
5
2.2.1 Homologation de vos envois
Afin que vos envois puissent être traités sans erreur, nous vérifions l’adressage, la qualité du papier ainsi que
la préparation et le placement corrects des codes à barres. Pour l’homologation, veuillez envoyer cinq
commandements de payer ou comminations de faillite modèles ainsi que les enveloppes ou les enveloppe
collectrices au Service d’homologation pour l’envoi de lettres:
Poste CH SA
PostMail
Bon à tirer 2nd Level
Lischmatt 40
4621 Härkingen
[email protected]
2.3
Simuler l’expédition de l’envoi
Une fois l’homologation effectuée, nous simulons avec vous l’intégralité du processus d’expédition. Veuillez
noter que nous pouvons uniquement vous assister pour le test avec DataTransfer. Les questions et les tests
concernant le logiciel destiné aux offices de poursuite sont de la responsabilité du prestataire correspondant.
2.3.1 Etablissement de l’envoi
Nous vous saurions gré de nous contacter par e-mail [email protected], avant le premier établissement
de l’envoi. Nous vous accompagnerons tout au long de la phase de test électronique.
Pour une simulation proche de la réalité, veuillez entrer plusieurs adresses de destinataires tests dans votre
solution de logiciel. Etablissez des commandements de payer ou des comminations de faillite modèles pour ce
groupe de destinataires et clôturez le traitement en nous transmettant le fichier de données correspondant.
2.3.2 Réception du bulletin de livraison online
Une fois l’entrée des données effectuée, nous vous envoyons le bulletin de livraison (PDF). Nous vous renvoyons
le bulletin de livraison par le même canal (sedex, SFTP ou par e-mail) que celui sur lequel vous avez envoyé
les données. Imprimez le bulletin de livraison et envoyez les envois tests accompagnés du bulletin de livraison
à l’adresse suivante:
Poste CH SA
PostMail
IMT, PM82
Viktoriastrasse 21
3030 Berne
E-mail [email protected]
Notre testeur simulera pour vous les processus de distribution au sein de la Poste.
6
2.3.3 Protocole de traitement
Après chaque livraison de données, vous recevez en plus du bulletin de livraison un protocole électronique
de traitement. Avec celui-ci, vous pouvez vérifier si toutes les données transmises ont été correctement
reprises. Vous trouverez l’utilisation exacte de ces messages dans le manuel DataTransfer Annexe 1, aux chapitres 3.4.2 et 3.4.3 (www.poste.ch/post-datatransfer-anhang1.pdf) ainsi que sur l’aperçu des codes d’erreur
(www.poste.ch/post-datatransfer-fehlercodes.xlsx).
2.4
Réceptionner et traiter le statut de traitement
2.4.1 Réceptionner et traiter le statut de traitement au moyen de DataTransfer
Après la réception des envois test, nous saisissons plusieurs événements de traitement et vous envoyons le
jour suivant les informations correspondantes ainsi que vos rapports en abonnement sur votre système
informatique, via sedex, SFTP ou par e-mail. Les événements de traitement vous donnent des indications sur
le déroulement de l’envoi ainsi que sur le statut actuel de l’envoi.
Si un des statuts d’envoi n’est pas compréhensible, vous trouverez des explications détaillées sous
www.poste.ch/post-versenden-track-and-trace-faq.
Veuillez tenir compte du fait qu’en plus de certains événements de traitement, des événements supplémentaires (subevents) peuvent survenir. Ceux-ci entrent également en question dans le cas d’une tentative
de distribution infructueuse (les raisons possibles de renvoi peuvent être: non retiré, a déménagé, etc.).
Les événements supplémentaires vous sont transmis avec le numéro correspondant et concordent avec les
informations se trouvant sur l’envoi physique.
2.4.2 Réceptionner le statut de traitement au moyen de Webservice
Avec le Webservice «Suivi des envois», vous pouvez recevoir les données d’envoi de la Poste en format lisible
en machine (XML). Veuillez noter que l’aperçu d’envoi actuel est toujours disponible sur le Webservice,
mais les modifications ultérieures ne sont pas annoncées activement. Le Webservice convient parfaitement à
l’installation de la consultation directe du suivi des envois dans votre environnement de travail, nous recom­
mandons l’utilisation des données du rapport pour un traitement des données consolidé.
Pour avoir accès au Webservice «Suivi des envois», vous pouvez ouvrir un compte d’utilisateur technique sur
MyPostBusiness. Ensuite, adressez-vous au Support Webservice pour l’activation du compte.
Vous trouverez des informations concernant la marche à suivre sous www.poste.ch/post-sendungenverfolgen-cug.
En cas de questions, le service de support MyPostBusiness ([email protected]) ainsi que le service de
support Webservice ([email protected]) se tiennent à votre entière disposition.
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3 Activation effective Acte de poursuite
avec DataTransfer
Une fois la phase de test terminée, le service de support DataTransfer active votre compte pour la production
et vous communique les données d’accès. Vous pouvez maintenant envoyer les actes de poursuite ainsi que
tous les autres envois munis de code à barres (Recommandé, Remboursement sans titre, Courrier A Plus, colis)
avec la livraison des données électronique et consulter à tout moment le statut de l’envoi.
3.1
Dépôt des envois
Les actes de poursuite peuvent être déposés selon les deux modes suivants:
– ouverts, à l’unité et pliés en format A5
– plusieurs dans des enveloppes collectrices
L’adresse suivante doit figurer sur le recto des enveloppes collectrices:
Office de distribution
Actes de poursuite
9999 Exempleville
3.2
Solutions d’affranchissement pour les actes de poursuite
Pour l’affranchissement des envois, le Service d’affranchissement Poste, les systèmes d’affranchissement intelligents (IFS) ainsi que l’Affranchissement PP sont à votre disposition.
Service d’affranchissement Poste
Confiez-nous l’affranchissement de vos envois de la poste aux lettres. Cette solution d’externalisation libère de
précieuses capacités tout en offrant un rapport qualité-prix optimal et transparent.
IFS
Les IFS sont des systèmes d’affranchissement intelligents permettant un traitement confortable, efficace et
souple des envois postaux, 24 heures sur 24. IFS vous permet d’imprimer le prix d’expédition de votre courrier
quotidien directement sur les envois ou sur des étiquettes gommées.
Pour l’envoi de plusieurs actes de poursuite dans une enveloppe collectrice, veuillez affranchir, dans la mesure
du possible, les envois avec une seule empreinte.
Affranchissement PP
L’affranchissement PP convient particulièrement à l’expédition de grandes quantités. La facturation de l’envoi
est effectuée sur la base d’un bordereau de dépôt. Grâce à l’informatique et Internet, ceci est aujourd’hui
encore bien plus simple qu’auparavant. Vous pouvez établir le bordereau de dépôt avec DataTransfer ou
manuellement sur www.poste.ch/mypostbusiness. Afin de pouvoir établir le bordereau de dépôt avec
DataTransfer, vous devez vous inscrire à la solution d’expédition «Etablir bordereau de dépôt». Vous nous
transmettez, via DataTransfer, les données de votre envoi en format XML pour la facturation et vous recevez
immédiatement en retour le bordereau de dépôt rempli en format PDF.
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3.3
Gestion des erreurs et des pannes
Variations des quantités d’envoi après la livraison des données
Il est important que tous les envois déclarés sur le fichier de données correspondent aux envois que vous voulez
livrer. Si vous souhaitez encore modifier la quantité de l’envoi après la livraison des données (ajouter ou retirer
des envois), veuillez inscrire manuellement la correction sur le bulletin de livraison afin que l’office de dépôt
puisse corriger les données dans le fichier.
Livraison des données effectuée, mais pas de bulletin de livraison généré
Si le bulletin de livraison n’arrive pas à temps à votre domicile, vous pouvez utiliser le processus de remplace­
ment suivant: www.poste.ch/post-ersatzprozess-ausfall-datatransfer-lieferschein.pdf. Vous trouverez le bulletin
de remplacement sous www.poste.ch/post-briefe-datatransfer-ersatzbeleg-lieferschein.pdf. Le service de
support DataTransfer ([email protected]) est l’interlocuteur pour toute question et message d’erreur.
3.4
Recherches
En cas de distribution infructueuse, veuillez vous adresser à nos spécialistes du support Produits. Ils effectueront
les recherches nécessaires: [email protected], téléphone 0848 000 025.
9
4 Aperçu du processus Acte de poursuite
avec DataTransfer
Client commercial enregistré
Destinataire
Messages concernant le statut, données de rapport (XML)
5
Bulletin de livraison/Protocole de traitement
2
sedex
1
Données
de scannage
SFTP
E-mail
Expéditeur
Données (XML)
Passerelle
Destinataire
Système PostMail
4
3
Dépôt des envois
Office de poste
Delivery
Légende
10
1.
Vous préparez vos envois et transmettez le fichier de données via sedex, SFTP ou par e-mail.
2.
La Poste réceptionne les données, les contrôle et établit le bulletin de livraison ainsi que le protocole de traitement
sur sedex, SFTP ou bien les envoie par e-mail.
3.
Vous imprimez le bulletin de livraison que vous avez reçu et le remettez à la Poste avec vos envois physiques.
Vous recevez le double du bulletin de livraison signé, qui vous servira d’attestation de dépôt.
4.
Les envois passent par le processus de traitement de la Poste.
5.
Après le dépôt, la Poste vous transmet toutes les 24 heures l’état actuel de traitement avec DataTransfer.
Vous traitez les données de distribution dans votre système informatique.
5Glossaire
Terme
Qu’est-ce que cela signifie?
Affranchissement en espèces PP
Avec l’affranchissement PP, vous affranchissez facilement, correctement et en toute
sécurité.
La marque d’affranchissement PP imprimée remplace le timbre ou l’affranchissement
avec la machine à affranchir.
BmB
Abréviation pour Lettres avec code à barres
EPLJD
Abréviation pour Envoi de la poste aux lettres avec justificatif de distribution
DataTransfer
DataTransfer est une plate-forme de système permettant l’échange de données
d’envoi et les rapports entre la clientèle commerciale et la Poste.
Système d’affranchissement intelligent IFS
Le Système d’affranchissement intelligent IFS est une solution d’affranchissement
efficace et conviviale pour la clientèle commerciale. Il permet le traitement économe
en temps et fiable du courrier quotidien et des envois en nombre.
Bulletin de livraison online (BLO)
Le Webservice établit les bulletins de livraison nécessaires pour le dépôt des envois
EPLJD.
My Post Business
My Post Business est la plate-forme de La Poste Suisse dédiée à la clientèle
commerciale.
RMP
Lorsqu’un envoi de lettres doit être distribué exclusivement à une personne
particulière (en main propre), vous apposez sur l’enveloppe le code à barres de
prestation complémentaire «RMP».
sedex
Abréviation de «secure data exchange».
Plate-forme mise à disposition par la Confédération pour le transport sécurisé et
intégral de données entre les registres connectés.
Track & Trace
Suivi de l’envoi sur Internet
XML
XML sont des données de texte structurées et utilisées pour l’échange de données
entre systèmes informatiques indépendamment de plate-forme et d’implémentation.
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6Publications
Manuels et schémas XSD concernant DataTransfer et le bordereau de dépôt
www.poste.ch/post-datatransfer-cug/
Codes à barre et codes Datamatrix pour envois de la poste aux lettres Utilisation et Création
www.poste.ch/post-startseite/pm-einschreiben-anleitung-barcode.pdf
DataTransfer pour les lettres avec code à barres (BmB)
www.poste.ch/datatransfer-lettres
Informations concernant les actes de poursuite (AP)
www.poste.ch/actes-de-poursuite
Webservice «Code à barres» pour l’établissement et la création de codes à barres et de support d’adressage
www.poste.ch/post-barcode-cug
Webservice «Suivi des envois» (Track & Trace) pour télécharger données et images d’envoi
www.poste.ch/post-sendungenverfolgen-cug
My Post Business – La plate-forme Internet pour la clientèle commerciale
www.poste.ch/mypostbusiness
Explication des termes pour les messages de statut
www.poste.ch/post-versenden-track-and-trace-faq
Affranchissement PP
www.poste.ch/affranchir-pp
Bordereau de dépôt
www.poste.ch/post-datatransfer-cug-avz
Aide-mémoire Lettre avec code à barres
www.poste.ch/post-pm-briefsendungen-barcode.pdf
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7 Adresses de contact
DataTransfer et Webservices
Poste CH SA
Support DataTransfer
Nordring 8
3030 Berne
Téléphone 0848 789 789
E-mail [email protected]
My Post Business
Poste CH SA
My Post Business
Viktoriastrasse 21
3030 Berne
Téléphone 058 338 44 76
E-mail [email protected]
Service d’homologation pour l’envoi de lettres
Poste CH SA
PostMail
Bon à tirer 2nd Level
Lischmatt 40
4621 Härkingen
E-mail [email protected]
Saisie des données de test (simulation d’envoi)
Poste CH SA
PostMail
IMT, PM82
Viktoriastrasse 21
3030 Berne
E-mail [email protected]
Recherches et questions spécialisées
Poste CH SA
PostMail
Support Produits
Viktoriastrasse 21
3030 Berne
Téléphone 0848 000 025
E-mail [email protected]
13
Poste CH SA
PostMail
Support Produits
Viktoriastrasse 21
3030 Berne
2013-066 (PM) 03.2014
Téléphone 0848 000 025
[email protected]
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