Transcript パワーポイント版「自主管理のススメ①」

マンション管理の最も効率の良い形態。自主管理。
自主管理への道すじをご案内いたします。
自主管理のススメ ①
ボランティア自主管理の落とし穴
・
おまかせ自主管理のススメ
自主管理とは、
自分たちで全部の仕事をすることではありません。
他人の知恵を上手に使って、無駄なお金や労力を省くこと。
そして、マンション管理の主導権を、管理会社から取り戻す。
自分たちのマンションなのだから、自分たちが管理する。
管理の主人公となって、自分たちで決める。
それが、マンション管理のあるべき姿であると考えます。
自主管理とは、
管理組合がマンションの全てを把握し、
管理の主人公になること。
自分たちが手弁当で作業をすることではないと、
常に頭の中に置いておく必要があります。
マンション管理には、二種類の仕事があります。
代わってもらえる仕事
他人に 代わって もらえる 仕事 と・・・
掃除、エレベーターの点検、管理員業務
他人に 代わって もらえない 仕事・・・
などなど
代わって
もらえない仕事
代わって もらえる 仕事
代わってもらえない仕事
事業計画の決定、総会議案の決定、
役員の候補者の選任、などなど
は、自分たちではやらない
頼めることは、頼む。人にやってもらう。
じつは、それは とても 大切な ことなのです
代わって もらえる 仕事
というのは、管理組合活動でもっとも恐ろしいこと・・・
そのひきがねになりかねないのが、
なんでもかんでも 自分たちでやるという自主管理
（ボランティア自主管理）です
代わって もらえる 仕事を自分たちでやろうとすると
この部分の仕事が増えます
↓
代わって
■
もらえない仕事
代わって もらえる 仕事
誰が、この仕事をするのか？
おそらく、理事長さんと、役員の皆さんです
理事長さんが頑張ってボランティアで仕事をしてくれる
その結果、仮に３０万円の節約ができたとしても・・・
この部分の仕事が増えます
↓
代わって
■
もらえない仕事
代わって もらえる 仕事
住民には、３０万円の実感がないから、
それほどありがたいとは思わないし、
理事長さんには、ストレスが溜まります。
せめて理事会がまとまっていれば別ですが、
理事会役員も無関心なら・・・
この部分の仕事が増えます
↓
代わって
■
もらえない仕事
代わって もらえる 仕事
理事長さんの やる気が失せるのは・・・
時間の問題です。
やる気の失せた管理組合。
役員になるのは、まっぴらごめん
毎年毎年、役員さがしが大変で、当然 輪番制。
仕方なく 一年間は 我慢するけど、余計なことはしない
面倒なことは、先送り。
新しい企画？
冗談じゃない。来年だね。来年。
仕方がないから 今年は一年だけ役員やるけど
二度と 管理組合とは 関わり合いになりたくない
そんな理事長さん、あなたの周りにもいませんか？
管理組合 にとって、もっとも 恐ろしいこと・・・
それは、 オーナーの皆さまの関心が 管理組合 から
離れてしまうこと。
いま、多くの 理事長さまや、役員の皆さまの
ボランティア精神が 管理組合を 支えています。
役員の報酬 が話し合われたこと は ありませんか？
それは、役員に集中している仕事の多さと、報われな
さを、端的にあらわしているのではないでしょうか？
役員の皆さまが、本当にやらなければならないことは？
じつは、それほど 多くありません。
例えば、理事会の開催を例にとって考えてみましょう。
理事会の開催に必要な作業
①日時の決定 ⑧飲物の用意
②議題の決定 ⑨出席数の確認
③資料の作成 ⑩討議と決議
④会場の確保 ⑪会議の記録
⑤役員への連絡 ⑫議事録作成
⑥会場の設営 ⑬欠席者への報告
⑦資料の配付 ⑭掲示物の作成
こんなところでしょうか・・・
理事会の開催に必要な作業
①日時の決定 ⑧飲物の用意
②議題の決定 ⑨出席数の確認
③資料の作成 ⑩討議と決議
④会場の確保 ⑪会議の記録
⑤役員への連絡 ⑫議事録作成
⑥会場の設営 ⑬欠席者への報告
⑦資料の配付 ⑭掲示物の作成
このうち、役員でなければできないこと・・・
いくつあるでしょうか？
理事会の開催に必要な作業
①日時の決定 ⑧飲物の用意
②議題の決定 ⑨出席数の確認
③資料の作成 ⑩討議と決議
④会場の確保 ⑪会議の記録
⑤役員への連絡 ⑫議事録作成
⑥会場の設営 ⑬欠席者への報告
⑦資料の配付 ⑭掲示物の作成
議事録は、誰かに頼めますね・・・
議事録の作成は？
つまり、どうしても 自分でやらなくてはならない作業は、
３つしかありません。
①日時の決定
②議題の決定
⑩討議と決議
それ以外は、誰かにやってもらえる作業です。
そして、手間がかかるのも、３つ以外の作業です。
資料の作成
会場の確保
出席数の確認
役員への連絡 会議の記録
掲示物の作成
会場の設営 欠席者への報告
資料の配付
議事録作成
この二つは、頭の中で決めれば、
それでおしまいです。
あとは、誰かに日時と議題を伝えて、
①日時の決定その人にその他の作業をしてもらえ
②議題の決定 ⑩討議と決議
ばいいのです。
本当に 他の人にはできないこと
は、これだけです。
つまり、考えることと、決めること。
これだけは、他の人では できませんし、
役員は、これだけを やるという 仕組みを作れ
ばいいのです。
役員は、考えることと、決めること 以外は しない。
それ以外の作業は、人にやってもらう。
そういう仕組みには、二つのメリットがあります。
第一のメリット 役員の作業量が大幅に減りますから、
役員になってもストレスが溜まりません。
第二のメリット 誰が役員になっても、同じように仕事が
できるようになります。
順番に、詳しく 検討して みましょう。
特に理事長になると、とにかく雑用に振り回されます。
引き受けた以上、一年間は、ちゃんとやらないと・・・
その気持ちがストレスの原因になりますし、
ストレスそのものかも知れません・・・
第一のメリット 役員の作業量が大幅に減りますから、
しかし、日常の雑用を 人まかせにすることで、そのよう
役員になってもストレスがありません。
なストレスから解放されます。
作業量が減れば、ストレスも減りますし、ゆったりとし
て仕事をすることができます。
誰もが、ゆったり、落ち着いて管理組合の仕事ができ
るようになる・・・
それが第一のメリットです。
管理組合は、定期的な役員変更が前提となっています。
役員として、ある人はできる。ある人はできない。
生活の仕方や、能力差がある以上、それは当然です。
そのような個人差を埋めるためにも、
第二のメリット 誰が役員になっても、同じように仕事が
人に頼めることは頼んでしまうことが有効です。
できるようになります。
人に頼むことで、作業の平準化が確保できるのです。
仕事を持っていても いなくても、
忙しい会社員の方、リタイアした方、専業主婦の方でも、
同じように仕事をすることができるようになります。
第二のメリット 誰が役員になっても、同じように仕事が
できるようになります。
誰でも、同じように仕事ができるようになる。
それは別な意味でも大切なことです。
独裁的な理事長・役員の台頭を防止する。
組合員の一部の人が、管理組合を私物化してしまう・・・
実は そういう事例も、少なくありません。
年間数千万円のお金が動く管理組合も珍しくありません。
定期的に役員が交替することは、意外と重要なのです。
仕事を人まかせにすることで、誰でも同じように仕事が
できるようになり、定期的に人が入れ替わる仕組みがで
きます。
これが第二のメリットです。
ここまでのまとめ
ボランティア自主管理
自分たちで なんでもかんでも やろうとする自主管理に
は、限界と弊害がある。
おまかせ自主管理
人に頼めることは頼むことで、役員のストレスを減らし、
作業が平準化する。
独裁的役員の台頭を阻止することができる。
なるほど・・・
Ｑ でも、誰が、そういう役を引き受けてくれるの？
Ａ 外部に委託します。
外部に委託することが必要です。
なぜなら、内部の人がその役になると、同じ
ように独裁と不正の温床になる可能性があ
るからです。
外部に委託するからこそ、管理組合の十分
なチェックが可能になります。
Ｑ 費用は？ 費用はどうするの？
Ａ 現行管理委託契約の見直しをして捻出します。
管理会社が中間マージンとして取っていた
分を、その人への支払に充てます。
Ｑ 管理会社に頼むのは、ダメなの？
Ａ 管理会社は、管理仕様以外のことはやりません。
管理組合に関すること、「いっさいがっさい」引き
受けてくれることが必要です。
Ｑ その仕組みには、問題はないの？
Ａ あります。
そのような業務に対応できる、知識と経験のあ
る人材が不足しています。
Ｑ マンション管理士は？
Ａ 全てのマンション管理士が対応できるわけではあ
りません。
豊富な知識と実務経験があるマンション管理士
は、まだまだ少数なのが現実です。しかも、フッ
トワークの良さが必須条件になります。
おわりに
自分たちのマンションを、自分たちで管理すれば、費用
も節約でき、資産管理としては最高の方法です。
しかし反面、マンション管理特有の専門性と、集合住宅
であるという特徴は、管理組合運営に、皆さまが気軽・
手軽に向き合うことを難しくしています。
しかし「おまかせ自主管理」を行うことで、組合事務の
煩わしさや、慢性的人材不足が解消されます。
管理会社への「丸投げ管理」から抜け出して、
専門家の知識と経験を上手に使いこなす、「おまか
せ自主管理」へ移行することをお勧めいたします。
このスライドに関するご質問がございましたら、当事務
所までご一報ください。
各種のデータや、手順などを、無料でご案内しておりま
す。
皆さまのマンションが適正に管理され、皆さまが、豊か
で快適なマンションライフを満喫されることを心から願っ
ております。
ご覧下さり、ありがとうございました。
会田マンション管理事務所